Änderung an der automatischen Bestätigungsmail, bei Internetanmeldungen (Update 2026)
Mit der Umstellung auf das neue Update 2026 ändert sich der Prozess und die Vorgehensweise, wie das System bei Internetanmeldungen die automatischen Bestätigungsmails versendet.
Was hat sich dadurch geändert?
Die automatische Bestätigungsmail, welche bei Internetanmeldungen versendet wird, wird jetzt direkt über das Nachrichtensystem von cmxOrganize versendet.
Durch das Versenden der Bestätigungsmail über das System ist der Versand im Verlauf des Kontakts ersichtlich und transparent nachvollziehbar.
Die Bestätigungsmail wird auch bei onlinevhs-Anmeldungen versendet.
Was sind die Vorteile des neuen Vorgehens?
Das System wird transparenter und flexibler.
Der Text in der genutzten Nachrichtenvorlage ist individuell bearbeitbar.
Die genutzte Nachrichtenvorlage kann alternativ ausgetauscht werden.
Schwer zu findende Einstellungen fallen weg.
Die versendete Nachricht ist im Nachrichtenverlauf des Auftraggebers der Anmeldung sowie im Einkauf ersichtlich und nachvollziehbar.
Für alle Anmeldungen mit der Art "Internet" wird eine Bestätigung versendet, auch bei Anmeldungen welche über die onlinevhs-Schnittstelle im System erstellt werden. So kann der Trigger für die automatischen Bestätigungen im Kontext von Internetanmeldungen angepasst werden. Beispiel: Bei Anmeldungen mit der Art "Internet" wird keine weitere Bestätigungsmail versendet.
Bestätigungstext nach der Buchung (Bildschirmanzeige) und Nachrichtentext sind jetzt barriereärmer und übersichtlicher.
Der E-Mailversand ist technisch besser nachvollziehbar und steuerbarer.
Das System ist einfacher wartbar. Das System wird robuster. Darstellungsfehler gehören der Vergangenheit an. Probleme beim Versand sich einfacher zu beheben.
Wo findet man die Bestätigungsmail?
Ist diese mit allen Anmeldungen verknüpft?
Nein, die Bestätigungsmail ist nicht mit den Anmeldungen verknüpft, für die im regulären Buchungsvorgang eine Anmeldung erstellt wird. Die Bestätigungsmail wird mit dem Kontakt des Auftraggebers der Anmeldung und dem Einkauf verknüpft und ist dort einsehbar.
Was ist zu beachten?
Im Rahmen der Umstellung wurde eine individuelle Nachrichtenvorlage für die automatische Bestätigungsmail auf Basis der Nachrichtenvorlage "Einkauf Eingangsbestätigung (Muster)" erstellt und über das Attribut "Nachrichtenvorlage Anmeldebestätigung" im Internetauftritt verknüpft.
Die individuelle Nachrichtenvorlage heißt "Eingangsbestätigung individuell (autom. erstellt)".
Diese kann bei Bedarf bearbeitet oder gegen eine andere Nachrichtenvorlage ausgetauscht werden. Bitte prüfen Sie, ob der Text mit Ihrer Vorgehensweise übereinstimmt und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor.
Sofern mehrere Internetauftritte vorhanden sind, wird für onlinevhs-Buchungen die Bestätigungsnachricht des Standard-Internetauftritts verwendet. Ist kein Internetauftritt als Standard oder sind mehrere Internetauftritte als Standard markiert, wird die Nachrichtenvorlage des ältesten, aktiven Internetauftritts (erstellt am) verwendet.
Die Nachrichtenvorlage listet alle Anmeldungen und Wartelisteneinträge eines Buchungsvorgangs (Einkauf) auf. Das heißt, dass der einleitende Text auf beide Fälle eingeht und entsprechend neutral formuliert ist / sein sollte.
Texte, bei denen der Name "datenschutz", "widerruf" oder "agb" in der Nachrichtenvorlage vergeben ist, werden zugeklappt dargestellt, sofern es der E-Mailclient unterstützt.
Folgende Texte aus dem Internetauftritt wurden beim Erstellen der individuellen Nachrichtenvorlage übernommen
"Zusatztext zur Anmeldebestätigung" = Text "zusatztext"
"Information EU-DSGVO Anmeldung" = Text "datenschutz"
"Widerrufsbelehrung" = Text "widerruf"
Über welches E-Mailkonto die Nachricht versendet wird, wird über das E-Mailkonto in der Nachrichtenvorlage definiert. Wenn in der Nachrichtenvorlage kein E-Mailkonto hinterlegt ist, wird das E-Mailkonto der Geschäftsstelle verwendet, welche im Internetauftritt beim Attribut "Geschäftsstelle" verknüpft ist.
Die Texte aus den Attributen "Anmeldebestätigung", "Zusatztext zur Anmeldebestätigung" und "Wartelistenbestätigung" im Internetauftritt werden weiterhin genutzt und auf dem Bestätigungsbildschirm angezeigt, jedoch nicht mehr in der Nachricht verwendet.
Anpassung der Nachrichtenvorlage
Sollte die automatisch individuell erstellte Nachrichtenvorlage "Eingangsbestätigung individuell (autom. erstellt)" nicht passen, können sie diese direkt bearbeiten. Ist alles angepasst empfehlen wir, den Namen der Vorlagenbezeichnung der Nachrichtenvorlage anzupassen. Damit ist auf den ersten Blick klar, dass Anpassungen vorgenommen wurden.
Empfehlenswert als Vorlagenbezeichnung ist z.B. Kürzel + Eingangsbestätigung.
Hinweis: Ist bei Ihnen die Vorlagenbezeichnung schon angepasst und weicht diese vom Standard "Eingangsbestätigung individuell (autom. erstellt)" ab, so haben wir in einigen Fällen schon Anpassungen aufgrund von Kundenwünschen vorgenommen.
Aufbau der Nachrichtenvorlage "Eingangsbestätigung individuell (autom. erstellt)"
Text für Betreff
Wird per Script ausgegeben. Je nachdem wie viele Anmeldungen und Anmeldeart im Einkauf enthalten sind, wird der Text für den Betreff der E-Mail dynamisch angepasst.
Dieser kann z. B. je nach Anzahl der Anmeldungen wie folgt lauten:
Anmeldung für Name der Veranstaltung und Nummer der Veranstaltung
Eingangsbestätigung für Anzahl Anmeldungen vom Datum
Bei Anmeldungen auf Warteliste wird je nach Anzahl folgendes ausgegeben:
Wartelisteneintrag für Name der Veranstaltung und Nummer der Veranstaltung
Eingangsbestätigung von Anzahl Wartelisteneinträge von Datum
Bei gemischten Arten von Anmeldungen wird folgendes ausgegeben:
Eingangsbestätigung für Anzahl Buchungen vom Datum
ErsterText
Über diesen Textbaustein werden über die enthaltenen Platzhalter, die folgenden Informationen ausgegeben:
Platzhalter "Geschäftsstelle": Name der Geschäftsstelle des Einkaufs
Platzhalter "Datum": Datum der Anmeldung
Text "vielen Dank für" + Platzhalter "Script: EingangsbestaetigungTitel". Je nach Art und Anzahl der Anmeldungen wird über das Script ein dynamischer Text ausgegeben. Dieser kann z.B. wie folgt lauten:
Vielen Dank für Ihre Anmeldung!
Vielen Dank für Ihre Anmeldungen!
Vielen Dank für Ihren Wartelisteneintrag!
Vielen Dank für Ihre Wartelisteneinträge!
Vielen Dank für Ihre Buchungen!
Text "Anmeldebestätigung"
Über diesen Textbaustein, wird der folgendes Text in der E-Mail ausgegeben:
"Die Daten sind erfolgreich bei uns eingegangen.
Eine verbindliche Anmeldebestätigung erhalten Sie in einer separaten E-Mail. Anmeldungen außerhalb unserer Geschäftszeiten werden i.d.R. am nächsten Werktag bearbeitet.
Sollte die Veranstaltung außerhalb unserer Geschäftszeiten beginnen bzw. stattfinden (abends, am Wochenende) ersetzt diese Bestätigung die verbindliche Anmeldebestätigung."
Sollte dieser Text nicht Ihrem Vorgehen entsprechen, passen Sie den Text bitte an.
Dritter Text
Über diesen Textbaustein werden Informationen über die folgenden Platzhalter ausgegeben:
Platzhalter "Liste, Text: Einkaufspositionen Anmeldung": Über diesen Platzhalter werden die Einkaufpositionen der Anmeldung untereinander gelistet. Zur Darstellung der Informationen greift der Platzhalter auf die Textvorlage "Eingangsbestätigung: Einkaufsposition Anmeldung" zurück.
Platzhalter "Liste, Text: Einkaufspositionen Produkte": Über diesen Platzhalter werden die Einkaufpositionen der Produkte untereinander gelistet. Zur Darstellung der Informationen greift der Platzhalter auf die Textvorlage "Eingangsbestätigung: Einkaufsposition Produkt" zurück.
Platzhalter "Informationen online ansehen"; Über diesen Platzhalter ist der Link zur Profilseite des Kontakts in der E-Mail verknüpft. Klickt der Kontakt auf diesen Link und ist am Internetauftritt angemeldet, wird dessen Profilseite geöffnet. Ist der Kontakt nicht am Internetauftritt angemeldet, wird die Anmeldeseite angezeigt. Nach dem der Kontakt sich mit seinem Login-Daten eingeloggt hat, wird er auf die Profilseite umgeleitet.
Text "zusatztext"
Beim Erstellen der Nachrichtenvorlage wurde eine Kopie des verknüpften Text aus dem Attribut "Zusatztext zur Anmeldebestätigung" im Internetauftritt erstellt und in die Nachrichtenvorlage eingebettet.
Hinweis: Ändert man den Text beim Attribut "Zusatztext zur Anmeldebestätigung:" hat dies keine Auswirkung auf den Text in der Nachrichtenvorlage. Möchte man den Text anpassen, muss man diesen direkt in der Nachrichtenvorlage beim Text "zusatztext" ändern.
Der Zusatztext zur Anmeldebestätigung wird weiterhin genutzt und auf dem Bestätigungsbildschirm angezeigt.
Text "datenschutz"
Beim Erstellen der Nachrichtenvorlage wurde eine Kopie des verknüpften Textes aus dem Attribut "Information EU-DSGVO Anmeldung" erstellt und in diese Nachrichtenvorlage eingebettet.
Hinweis: Ändert man den nun den Text beim Attribut "Information EU-DSGVO Anmeldung", hat dies keine Auswirkung auf den Text in der Nachrichtenvorlage. Möchte man den Text anpassen, muss man dies direkt in der Nachrichtenvorlage beim Text "datenschutz" durchführen.
Der Text "Information EU-DSGVO Anmeldung" wird in Kombination mit einer Checkbox weiterhin im Anmeldeprozess zur Bestätigung genutzt (Pflichtfeld).
Text "widerruf"
Beim Erstellen der Nachrichtenvorlage wurde eine Kopie des verknüpften Textes aus dem Attribut "Widerrufsbelehrung" erstellt und in diese Nachrichtenvorlage eingebettet.
Hinweis: Ändert man den nun den Text beim Attribut "Widerrufsbelehrung", hat dies keine Auswirkung auf den Text in der Nachrichtenvorlage. Möchte man den Text anpassen, muss man dies direkt in der Nachrichtenvorlage beim Text "widerruf" durchführen.
Der Zusatztext "Widerrufsbelehrung" wird weiterhin genutzt und auf dem Bestätigungsbildschirm angezeigt.
