Digitalisierung Wartelistenmanagement: Neue Mailvorlage mit Bestätigungs-Formular
Hat man Veranstaltungen in welchen Plätze frei werden und man hat Teilnehmer
auf der Warteliste, kann man über die Nachrichtenvorlage "Nachrückeanfrage an AG (mit Rückmeldeformular)" aktive Anfragen stellen, ob diese die freien Plätze belegen möchten oder nicht.
Hierzu filtert man in der Veranstaltung über die Applikation "Anmeldungen" im Report nach Anmeldungen mit dem Status "Warteliste". Nachdem man die entsprechenden Anmeldungen im Report ausgewählt hat, welche man anschreiben möchte, klickt man auf Optionen -> Nachricht senden und wählt die Nachrichtenvorlage "Nachrückeanfrage an AG (mit Rückmeldeformular)" aus. Im Anschluss wird eine Kommunikation erstellt welche man nach der Prüfung er Nachricht versenden kann.
Der Teilnehmer bekommt nun eine E-Mail mit Information zur Veranstaltung. In der E-Mail ist der Link zu Formular "Rückmeldung zu Nachrückemöglichkeit" hinterlegt. Öffnet der Teilnehmer diesen Link, wird das Formular ohne Anmeldung geöffnet.
Im Formular kann der Teilnehmer mitteilen ob er frei gewordenen Platz wahrnehmen und nachrücken möchte oder nicht.
Wählt der Teilnehmer "Ja" aus, ändert sich der Status in der Anmeldung von Warteliste auf Anmeldung und es wird eine Nachricht über eine entsprechende Nachrichtenvorlage an den Teilnehmer und/oder Auftraggeber (falls abweichend) nach den Regeln des vordefinierten Triggers versendet. Des Weiteren wird der Vorgang "Rückmeldung zu Nachrückemöglichkeit" in der Geschäftsstelle der Anmeldung erzeugt, welcher die Anmeldung als Bezugsobjekt hat.
Wählt der Teilnehmer "Nein" aus, ändert sich der Status in der Anmeldung von Warteliste auf Interessent. Zusätzlich wird der Vorgang "Rückmeldung zu Nachrückemöglichkeit" in der Geschäftsstelle der Anmeldung erzeugt, welcher die Anmeldung als Bezugsobjekt hat.
Beide Vorgänge können dann wie gewohnt durch einen Mitarbeitenden bearbeitet und dann abgeschlossen werden.
