Neue Statistik-Anleitungen "Statistik ebSaarland (Statistik Erwachsenenbildung Saarland)"
Wir haben unter unseren Statistik-Anleitungen eine neue Anleitung "(Statistik Erwachsenenbildung Saarland)" unter folgendem Link veröffentlicht und eingepflegt:
Statistik ebSaarland (Statistik Erwachsenenbildung Saarland)
Statistik ebSaarland (Statistik Erwachsenenbildung Saarland)
Daten die in die Auswertungen einfließen, sind nur die Daten aus den Auswertungssets und den Rohwerten. Diese müssen nicht mit den Daten der Veranstaltung übereinstimmen. In der Auswertung werden die Verbandsvorgaben berücksichtigen, in den Daten aus den Veranstaltungen ggf. nicht.
Weiterhin empfehlen wir Ihnen unbedingt nur unsere Musterreports für die Bearbeitung zu verwenden, da wir nur bei diesen gewährleisten können, dass die aktuellen Vorgaben der Verbandsstatistiken berücksichtigt werden. Diese werden Ihnen in der Anleitung genau benannt.
1. Veranstaltungen vorbereiten
Vor der Erstellung einer Auswertung sollten alle Daten, die für die Statistik relevant sind, auf Vollständigkeit überprüft werden. Dies geschieht in der Detailansicht der einzelnen Veranstaltungen und über zwei Reports in der Objektart „Veranstaltungen“.
Da beim Kopieren von Veranstaltungen alle Statistik relevanten Eigenschaften mit kopiert werden, ist die sorgfältige Datenpflege direkt in der Veranstaltung vorteilhaft, insbesondere bei wiederkehrenden Veranstaltungen und Veranstaltungsvorlagen.
In der Veranstaltung
In der Detailansicht einer Veranstaltung sind folgende Eigenschaften relevant für die Statistik:
Die Eigenschaften in der Gruppe „Statistik“
Programmbereich
Fachgebiet
Veranstaltungsart
Veranstaltungsziel
Bistumskategorie
Die Gesamtteilnehmerzahl (automatisch berechnet aus „aktuelle Teilnehmerzahl + Basisbelegung + abgebrochene Anmeldungen“)
Bei Veranstaltungen ohne Anmeldungen (z. B. Vorträge mit Abendkasse) kann direkt in der Veranstaltung die „aktuelle Teilnehmerzahl“ eingetragen werden. Die Eigenschaft „automatisch berechnen“ schaltet dadurch auf „nein“ um.
Die Daten für Altersgruppen und Geschlechter werden automatisch auf Basis der in den Anmeldungen verknüpften Teilnehmerkontakte ausgefüllt.
Die Eigenschaft „anrechenbar“ hat keine Bedeutung.
Im Report "Statistikangaben der Veranstaltung" (Objektart "Veranstaltung")
Dieser Report kann verwendet werden, um die meisten Statistikangaben übersichtlich angeordnet zu überprüfen und zu ändern.
In der Spalte „Beginnt am“ wird das gewünschte Statistikjahr oder ein Zeitraum für die Statistik gefiltert (z. B. „2023“ für das gesamte Jahr oder „01.01.2023 – 31.06.2023“ für das erste Halbjahr).
Für die Statistik zählt jeweils das Beginndatum einer Veranstaltung. Fängt also eine Veranstaltung im Dezember 2023 an und läuft bis März oder April 2024, wird sie für die Statistik dem Kalenderjahr 2023 zugeordnet.
Um in einer Spalte nur Veranstaltungen anzuzeigen, bei denen nichts eingetragen wurde, kann der Filter „null“ oder „leer“ verwendet werden. So ist es möglich, nur Veranstaltungen aufzulisten, bei denen eine Eingabe vergessen wurde.
Die für Statistiken relevanten Felder sind im Report direkt bearbeitbar. Korrekturen und Änderungen können vorgenommen werden, ohne die Detailansicht einer Veranstaltung zu öffnen. Hinweis: Im Dropdown in der jeweiligen Spalte sind nur die Fachgebiete verfügbar welche für Ihre spezielle Statistik gelten.
Die Eigenschaften "Fachgebiet" und "Veranstaltungsart" sind Pflichtangaben für die Statistik. Als Hilfestellung kann der „Programmbereich“ verwendet werden. Wenn alle Informationen bereits bei der Veranstaltungsplanung eingetragen werden, ist die Statistik mit wenigen Klicks erledigt.
Im Report "Veranstaltungen mit Basisbelegung" (Objektart "Veranstaltung") Dieser Report zeigt alle Veranstaltungen an, für die eine Basisbelegung eingetragen wurde und kann zur Kontrolle der Teilnehmerzahlen verwendet werden.
2. Auswertung erstellen
Nach Aufrufen der Objektart "Auswertungen" in der Zentralen Suche wird über die blaue Schaltfläche "Auswertung erstellen" eine neue, leere Auswertung erstellt. Folgende Eigenschaften sollten in der neuen Auswertung ausgefüllt werden:
Name: Es empfiehlt sich, im Namen sowohl das Jahr als auch die Auswertungsart zu verwenden, um sie später identifizieren zu können.
Auswertungsart: Erwachsenenbildung Saar
Beginn- und Endedatum: Diese Angaben legen fest, welche Veranstaltungen in der Auswertung berücksichtigt werden. Ausschlaggebend ist das Datum des ersten Termins einer Veranstaltung (Beispiel: für eine vollständige Statistik des Jahres 2023 ist das Beginndatum der 01.01.2023 und das Endedatum der 31.12.2023). Vorgabe des BVV ist, dass eine Auswertung immer für ein ganzes oder ein halbes Kalenderjahr erstellt werden soll.
Der Status einer Veranstaltung spielt für die Auswertung keine Rolle. Es werden alle aktiven, nicht ausgefallenen Veranstaltungen in dem angegebenen Zeitraum eingelesen.
Eine Geschäftsstelle muss nur ausgewählt werden, wenn sich mehrere Geschäftsstellen eine Installation teilen, die jeweils eigene Statistiknummern erhalten haben. Die Statistiknummer ist in der Eigenschaft „Nummer“ einer Geschäftsstelle hinterlegt. Sie wird in der Regel bei der Ersteinrichtung von cmxOrganize eingetragen.
3. Auswertungssets erstellen
Auswertungssets werden in der Auswertung über eine Methode erstellt. Über die Methode "jetzt prüfen" kann man Änderungen bei einzelnen Veranstaltungen direkt prüfen. Über die Methode "Alle prüfen" kann man alle Veranstaltungen des Auswertungssets prüfen.
Bei einem Auswertungsset handelt es sich um eine Kopie aller für die Statistik relevanten Informationen einer Veranstaltung.
Änderungen die an einem Auswertungsset vorgenommen werden, werden nicht in die Veranstaltung übertragen. So ist es möglich die Statistikinformationen und Veranstaltungen getrennt voneinander zu bearbeiten.
Die Verwendung von „Auswertungssets“ ermöglicht es, mehrere voneinander unabhängige, Statistiken für den gleichen Satz an Veranstaltungen anzulegen (z. B. wenn Statistiken für mehrere Landesverbände erstellt werden, deren Vorgaben voneinander abweichen).
Nach Eingabe des Beginn- und Endedatums einer Auswertung wird unterhalb der Eigenschaften der Auswertung die Meldung „Im eingestellten Zeitraum existieren Veranstaltungen ohne Auswertungssets“ angezeigt. Ein Klick auf "erstelle Auswertungssets" liest nun die Statistikdaten aller im vorgegebenen Zeitraum vorhandenen Veranstaltungen ein. Abhängig von der Anzahl an Veranstaltungen kann dies einige Minuten dauern.
Hinweis: Bei mehr als 1.000 Veranstaltungen kann es vorkommen, dass das System die Erstellung von Auswertungssets abbricht. In diesem Fall muss wiederholt auf „erstelle Auswertungssets“ geklickt werden, bis alle Veranstaltungen verarbeitet sind und die Meldung „Im eingestellten Zeitraum existieren Veranstaltungen ohne Auswertungssets“ verschwindet.
Welche Veranstaltungen werden eingelesen?
Bei Erstellen der Auswertungssets werden alle Veranstaltungen berücksichtigt, die folgende Bedingungen erfüllen:
Beginndatum der Veranstaltung liegt im ausgewählten Datums-Zeitraum der Auswertung
Veranstaltung ist aktiv
Veranstaltung ist nicht in der Phase "Planung" oder "Entwicklung"
Veranstaltung ist nicht ausgefallen
Veranstaltung hat keine BAMF-Datenstruktur
4. Auswertungssets prüfen und korrigieren
Ein anschließender Klick auf die Methode „Alle prüfen“ überprüft, ob alle Informationen, die für die gewählte Auswertungsart relevant sind, vollständig sind und den Vorgaben der jeweiligen Statistik entsprechen (= plausibel sind).
Die Auswertungssets werden als Liste angezeigt. Ein Klick auf den Link „Details“, neben dem Titel einer Veranstaltung öffnet und schließt die Detailansicht, in der Daten kontrolliert und ggf. korrigiert werden können.
Der empfohlene Arbeitsablauf ist, alle nicht plausiblen Auswertungssets nacheinander zu öffnen und die angezeigten Fehler direkt in der Veranstaltung zu korrigieren. Ein anschließender Klick auf „Rohwerte nochmals aus Veranstaltung übernehmen“ (unterhalb der Rohwerte in der rechten Spalte der Detailansicht) liest die Rohwerte neu ein. Ein Klick auf „jetzt prüfen“ über-prüft sie nochmals auf ihre Plausibilität.
Wurden viele Veranstaltungen nachbearbeitet, kann der Link „Rohwerte aktualisieren“ ober-halb der Auswertungssets verwendet werden, um alle Daten neu einzulesen.
Achtung: Manuelle Änderungen an den Auswertungssets gehen dadurch verloren, es werden alle Daten aus den Veranstaltungen neu eingelesen und die vorhandenen ersetzt! Sollte es in Einzelfällen nicht möglich sein, die Änderungen in einer Veranstaltung vorzunehmen, können auch die Rohdaten direkt bearbeitet werden.
Aktiv / nicht aktiv
Auswertungssets, die nicht in die Statistik einfließen, werden bei der Prüfung automatisch auf „nicht aktiv“ gestellt. Eine Begründung für die automatische Deaktivierung wird angezeigt, wenn ein Auswertungsset manuell auf „aktiv“ gestellt wird (z. B. „Keine Teilnehmer vorhanden“).
Eine Veranstaltung wird als „nicht aktiv“ markiert, wenn sie …
nach Erstellung des Auswertungssets ausgefallen ist
keine Termine hat
keine Teilnehmer hat
Abgebrochene Veranstaltungen werden mit ausgewertet, wenn zum Zeitpunkt des Abbruchs Anmeldungen vorlagen.
5. Reportdaten nach Excel exportieren
Report "Auswertungsset Erwachsenenbilder Saarland" wird für Erstellung der Excel-Datei genutzt.
Die Anzeige der Zeilen im Report auf die Anzahl der Datensätze erhöhen
Alle Auswertungssets markiere.
Oben in der Mitte rechts auf die 3 Punkte klicken und Excel auswählen.
Aus dem Download die Excel Datei öffnen.
Die Fehlermeldungen in Excel mit „ja“ bestätigen.
Bitte beachten Sie, dass es sich hier um eine spezielle Statistik-Anleitungen handelt, da Sie auf individuellen Angaben und speziellen Eigenschaft (Bistumskategorie) zurückgreift, welche nicht in jedem System eingerichtet ist.
Sollten Sie allgemeine Statistik-Anleitungen suchen finden Sie diese hier:
