„Digitale Anbindung“ - Interner Bereich für alle Interessengruppen

In den folgenden beiden Artikeln wird erläutert wie man vorhanden Honorarkraftzugänge überprüfen kann, diese einrichtet und die Honorarkräfte über den neuen Zugang informiert.

In den folgenden beiden Artikeln wird erläutert wie man vorhanden Teilnehmerzugänge überprüfen kann, diese einrichtet und die Teilnehmer über den neuen Zugang informiert.

Durch den internen Bereich ist es möglich, Außenstellen einen Einblick ins aktuelle Kursgeschehen zu ermöglichen. So können Außenstellen auf Ihre publizierten Veranstaltungen im Internetauftritt zugreifen, ohne dass Sie Zugang zum Backend des Systems haben müssen. Damit ein solcher Zugang funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Kontakt muss über eine der folgenden Rollen mit der Geschäftsstelle verknüpft sein: Geschäftsführer/in, Außenstellenleiter/in, Leiter/in oder stellv. Leiter/in.
2. Im Kontakt unter „Zugang zum Internetauftritt“ muss mindestens eine E-Mailadresse im Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ eingetragen sein. Somit kann die Funktion „Passwort vergessen/anfordern“ genutzt werden. Alternativ sollte unter dem Attribut „Passwort“ ein Passwort vergeben sein (zu erkennen an den Punkten).

1. Im Bereich „meine Veranstaltungen“ unter der Überschrift „Veranstaltungen Ihrer Geschäftsstelle“ sieht er eine Liste aller publizierten Veranstaltungen (Phase „Durchführung“) der Geschäftsstelle(n), der Veranstaltungen seiner Geschäftsstelle(n).
2. Auf den Detailseiten der Veranstaltungen können Außenstellenleitungen ohne Zugriff auf das Backend nach Erreichen der Mindestteilnehmerzahl oder wenn der Status der Veranstaltung auf „in Durchführung – zugesagt“ steht, folgende Informationen abrufen:
• Teilnehmerübersicht - In diesem Bereich sieht die Außenstelle die Telefonnummer (sofern gewünscht), die E-Mailadresse (sofern gewünscht), den Inhalt des Mitteilungsfeldes sowie die Honorarkraftinformation aus der Anmeldung.
• Teilnehmerlisten generieren und ausdrucken.
• Honorarkraftinformationen aus der Veranstaltung einsehen.
• Honorarkraftinformationen auf Terminen einsehen.
• Honorarkraftinformationen aus dem Ort einsehen.
• Die von Honorarkräften hinterlegte Texte und Downloads in Terminen einsehen.
• Die Klassenbucheinträge in den Terminen einsehen.

Auch Raumverantwortliche können über den internen Bereich Informationen über Orte abrufen und entsprechende Dokumente generieren. Damit ein Raumverantwortlicher Zugriff auf den entsprechenden Bereich im Internetauftritt bekommt, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Kontakt muss über die Rolle „Raumverantwortliche/r“ mit einem Ort verknüpft sein.
2. Im Kontakt unter „Zugang zum Internetauftritt“ muss mindestens eine E-Mailadresse im Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ eingetragen sein, damit die Funktion „Passwort vergessen/anfordern“ genutzt werden kann. Alternativ sollte unter dem Attribut „Passwort“ ein Passwort vergeben sein (zu erkennen an den Punkten).

• Belegungsliste (aktuelles Programm)
• Stundenplan (kommende Woche)
• Stundenplan nach Wochentagen (zukünftige Termine)
• Stundenplan nach Wochentagen (Veranstaltungsweise)
• Hausmeisterliste (aktuelles Programm)
• Hausmeisterliste (kommendes Programm)

In bestimmten Fällen kann es nötig sein einen Zugang für den Internetauftritt manuell anzulegen. Um dies durchzuführen öffnet man die die Detailseite des betreffenden Kontakt. Im Anschluss geht man wie folgt vor, um einen Zugang zum Internetauftritt einzurichten:

1. Die hinterlegte E-Mailadresse aus dem gleichnamigen Bereich kopieren.
2. Auf den Link „Zugang zum Internetauftritt“ klicken, so dass die Attribute eingeblendet werden.
3. Die kopierte E-Mailadresse in das Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ einfügen.

Hat man über die Applikation „Veranstaltungsplanung“ den Status der Veranstaltungen auf „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ umgestellt und es ist kein Trigger "Statuswechsel in Veranstaltung" im System eingerichtet, geht man wie folgt vor, um die Honorarkräfte über die Onlineplanungsmöglichkeit zu informieren:

Hinweis:
Das stündliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 2.000 E-Mails.
Das tägliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 6.000 E-Mails.

Nachdem die Honorarkraft die E-Mail mit Aufforderung zur Veranstaltungsplanung oder einem Planungsbogen erhalten hat, hat Sie folgende Möglichkeiten:

Bei E-Mails mit Planungsbogen
Hat die Honorarkraft keinen Onlinezugang und eine E-Mail mit einem Planungsbogen bekommen, kann Sie diesen Planungsbogen bearbeiten und per E-Mail zurücksenden. Diesem Fall ist im Kapitel 3.5 „Verarbeitung von Rückmeldungen/Planungsbögen per E-Mail/Telefon“ beschrieben, wie man mit der weiteren Bearbeitung vorgeht. Dieses Vorgehen greift auch, wenn sich die Honorarkraft telefonisch oder persönlich zur Veranstaltungsplanung meldet.

Bei E-Mail mit Link zur Veranstaltung:
Hat die Honorarkraft eine E-Mail mit Link zur Veranstaltung bekommen, klickt Sie einfach auf den Link in der E-Mail. Im Anschluss wird Sie auf die Detailseite der Veranstaltung umgeleitet.

Hinweis: Ist die Honorarkraft noch nicht im internen Bereich des Internetauftritts eingeloggt, wird die Login Seite angezeigt. Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Internetauftritt eingeloggt hat, wird die Detailseite der Veranstaltung angezeigt.

Bei E-Mail ohne Link (nur mit Informationen das mit der Planung begonnen werden kann):
Erhält die Honorarkraft eine allgemeine Infomail, dass Sie mit der Planung beginnen kann (ohne direkten Link zu einer konkreten Veranstaltung), muss sich die Honorarkraft mit Ihren Zugangsdaten im Internetauftritt einloggen. Ist das erledigt, klickt Sie oben rechts auf Ihr Kürzel/Ihr Bild, um auf die Profilseite im internen Bereich zu gelangen. Hier öffnet Sie den Bereich „meine Veranstaltungen“. Unter der Überschrift „Veranstaltungen, die Sie planen können“ findet die Honorarkraft alle Veranstaltungen welche den Status „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ haben. Durch einen Klick auf eine der dort angezeigten Veranstaltung öffnet sich die Detailseite der jeweiligen Veranstaltung.

Hinweis zur Kommentarfunktion: Ist die Kommentarfunktion in der Applikation „Veranstaltungsplanung“ aktiv, kann die Honorarkraft nicht nur selbst kommentieren, sondern auch alle bereits vorhandenen Kommentare aus der Veranstaltung sehen, welche z.B. vor der Veranstaltungsplanung durch Mitarbeiter hinterlegt wurden. Über das Feld „Kommentar erstellen“ kann Sie eigene Kommentare hinterlegen. Diese sind direkt nach Drücken des Buttons „Kommentar speichern“ in der Veranstaltung sichtbar. Schließt die Honorarkraft die Veranstaltungsplanung nicht ab, gibt es darüber keine aktive Benachrichtigung.

1. die Geschäftsstelle, die im Internetauftritt in der Eigenschaft "Geschäftsstelle für Planung" verknüpft ist.
2. die Geschäftsstelle der Veranstaltung, wenn im Internetauftritt die Eigenschaft "Planung an die Geschäftsstelle der Veranstaltung" auf "ja" gesetzt ist.
3. der Kontakt, der in der Veranstaltung in der Eigenschaft "Verantwortlicher" verknüpft ist.
4. die Hauptgeschäftsstelle.

Die Honorarkraft hat im internen Bereich des Internetauftritts auch die Möglichkeit selbst Veranstaltungsvorschläge zu unterbreiten. Durch die Applikation „Veranstaltungsplanung“ kann sie die vorgeschlagenen Veranstaltungen im Anschluss direkt planen und die Planung einreichen.

Hinweis: Voraussetzung hierfür ist, dass die Einstellung „Internetauftritt – Veranstaltung vorschlagen ausblenden“ entweder nicht gesetzt oder auf „nein“ eingestellt ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 14.2.2 „Internetauftritt » Veranstaltung vorschlagen ausblenden“.

Hinweis: Eingereichte Veranstaltungsvorschläge (Veranstaltungen mit Status „Vorschlag“) können zusätzlich im Report „Entwicklung“ im Objekt „Veranstaltungen“ nachvollzogen werden.

1. Über Suchen & Erstellen das Objekt „Honorarvertrag“ öffnen.
2. Auf den Link „Reports“ (linken Seite) klicken und den Report "Honorarverträge verwalten" öffnen.
3. Hat man den Report geöffnet. filtert man in der Spalte „Status der Veranstaltung“ nach „in Bearbeitung durch Honorarkraft“.

Hinweis: Schließt eine Honorarkraft eine Veranstaltungsplanung ab, ändert sich der Status der Veranstaltung auf „zu Prüfen durch Verantwortliche/n“ und der Zeitstempel aktualisiert sich.

Hat eine Honorarkraft keine Möglichkeit die Onlineplanung zu nutzen oder hat Sie eine E-Mail mit einem Planungsbogen erhalten, wird sie die entsprechende Rückmeldung per E-Mail oder Telefon durchführen. Ist dies der Fall, öffnet der bearbeitende Mitarbeiter die Veranstaltung und stellt den Status der Veranstaltung auf „in Bearbeitung“ um. Durch Änderung des Veranstaltungsstatus ist für andere Mitarbeitende ersichtlich, das man an der Veranstaltung arbeitet. Durch das Ändern des Veranstaltungsstatus wird diese Veranstaltung beim Filtern in Reports ebenfalls entsprechend berücksichtigt.

Nun verarbeitet der Mitarbeitende die Informationen der E-Mail, des Planungsbogens oder der Rücksprache per Telefon und passt die Daten der Veranstaltung entsprechend an. Ist dies erledigt kann nun z.B. eine E-Mail-Korrekturschleife genutzt werden, siehe Kapitel 3.6.3 „E-Mail-Korrekturschleife“. Soll keine Korrekturschleife genutzt werden wird im Kapitel 3.6.1 „keine Korrekturschleife“ beschrieben, wie man weiter verfahren kann.

Durch das Abschließen der Onlineplanung durch die Honorarkraft, wird der Status der Veranstaltung auf „zu prüfen durch Verantwortlichen“ geändert. Damit ist die Veranstaltung im Bereich „Veranstaltungen, die Sie planen können“ nicht mehr verfügbar.

Ist in der Veranstaltung ein Verantwortlicher hinterlegt, erhält dieser auf seiner Startseite eine Benachrichtigung inkl. Vorgang (Planung abgeschlossen). Ist kein Verantwortlicher hinterlegt, wird die Benachrichtigung inkl. Vorgang (Planung abgeschlossen) standardmäßig für die Hauptgeschäftsstelle erzeugt. Alternativ kann eine davon abweichende Geschäftsstelle oder die Geschäftsstelle der Veranstaltung als Ziel für die Planung definiert werden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 3.2 „Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft“, sowie im Kapitel 14.1 „Einstellungen für den Empfänger des Vorgangs bei der Veranstaltungsplanung“.

Um diese eingereichte Planung zu bearbeiten, klickt man auf den Button „Bearbeiten“ in der Benachrichtigung. Nun wird der dazugehörige Vorgang und dessen Bearbeitung gestartet. Im Vorgang selbst ist die jeweilige Veranstaltung als Kontextobjekt verlinkt. Des Weiteren werden im Vorgang die Informationen angezeigt, welche die Honorarkraft über das Formular eingereicht hat. Diese sind bei der Veranstaltung als „Änderungen“ hinterlegt. Hat die Honorarkraft über die Funktion „Kommentar erstellen“ ein Kommentar hinterlassen, so wird dies hier, sowie in der Veranstaltung angezeigt. Mit einem Klick auf die Veranstaltung, kann diese direkt geöffnet und bearbeitet werden.

Hinweis: Alternativ bietet der Report „gestellte Änderungswünsche“ im Objekt „Veranstaltungen“ eine Übersicht aller noch nicht bearbeiteten Änderungen in Veranstaltungen.

Hinweis: Hat die Honorarkraft eine Änderung an den Terminen / Zeiten eingereicht, sollte überprüft werden, ob der Raum zu diesem Zeitpunkt auch zur Verfügung steht. Durch das Übernehmen der eingereichten Terminänderung werden direkt die Daten in der Terminserie angepasst. Die Termine werden dann dort wie gewohnt generiert.

Nachdem die Honorarkraft die E-Mail „Rückmeldung zur Veranstaltung“ zum Korrekturlesen bekommen hat, hat sie folgende Möglichkeiten:

Bei E-Mail mit Link zur Veranstaltung:
Hat die Honorarkraft eine E-Mail mit Link zur Veranstaltung bekommen, klickt Sie einfach auf den Link in der E-Mail. Im Anschluss wird Sie auf die Detailseite der Veranstaltung umgeleitet.

Hinweis: Ist die Honorarkraft noch nicht im internen Bereich des Internetauftritts eingeloggt, wird die Login Seite angezeigt. Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Internetauftritt eingeloggt hat, wird die Detailseite der Veranstaltung angezeigt.

Bei E-Mail ohne Link mit Informationen, dass man die Veranstaltungen Korrekturlesen kann:
Hat die Honorarkraft eine allgemeine Informationsmail mit dem Hinweis zum Korrekturlesen bekommen, loggt Sie sich zuerst in den internen Bereich des Internetauftritt ein. Im Anschluss findet Sie auf der Profilseite im Bereich „meine Veranstaltungen“ unter der Überschrift „Veranstaltungen, die Sie prüfen können“ alle Veranstaltungen, welche Sie Korrektur lesen kann. Durch Auswahl einer Veranstaltung kann Sie die Detailseite der Veranstaltung öffnen.

Hinweis: Durch das Absenden des Formulars „Rückmeldung geben“ wird der Status der Veranstaltung wieder auf „zu prüfen durch Verantwortlichen gesetzt“. Des Weiteren wird eine Benachrichtigung inkl. Vorgang in der Geschäftsstelle der Veranstaltung erzeugt. Weitere Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten des Formulars finden Sie im Kapitel 14.3.1.2 Formular „Rückmeldung geben“. Eine kundenspezifische Anpassung ist über den Trigger zur Formularsendung möglich. So kann z.B. die verantwortliche Person anstelle der Geschäftsstelle der Veranstaltung über die Rückmeldung informiert werden. Bitte nehmen Sie hierfür Kontakt zum Support (support@cmxkonzepte.de) auf.

Hinweis: Damit auch andere Mitarbeiter sehen, dass an dieser Veranstaltung gearbeitet wird, empfiehlt es sich den entsprechenden Status der Veranstaltung anzupassen. Hierzu nutzt man den Status „in Prüfung durch Verantwortlichen“.

Hat man eine Veranstaltung geöffnet und möchte den Versandt des Honorarvertrags anstoßen, stellt man den Status der Veranstaltung auf „freigegeben“ um.

Ist auf dem System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ verbaut, so wird bei Änderung des Status der Veranstaltung auf „freigegeben“ eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage „Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift“ für jeden aktiven Honorarvertrag der Veranstaltung generiert. Dadurch wird in den entsprechenden Honorarverträgen auch das dazugehörige Dokumente erzeugt.

Die jeweilige Nachricht in der Kommunikation enthält eine kurze Anrede sowie Informationen zur Veranstaltung und den Link zum jeweiligen Honorarvertrag. Nach Prüfung der Nachricht, kann diese durch Klick auf den Button „Nachricht senden“ versendet werden. Durch das Versenden der E-Mail wird der Status im Honorarvertrag auf „versendet“ gestellt. Ab diesem Zeitpunkt wird der Honorarvertrag im Bereich „ausstehende Unterschriften“ auf der Profilseite der jeweiligen Honorarkraft angezeigt.

Hinweis:
Ist im System der Cronjob zur Erinnerung an die Unterschrift des Honorarvertrages angelegt, so versendet dieser im Standard nach 14 Tage bei Honorarverträge welche noch immer den Status „versendet“ haben, eine Erinnerungsmail auf Basis der Nachrichtenvorlage „Erinnerung Honorarvertrag unterschreiben“ an die Honorarkraft. Reagiert die Honorarkraft auch auf diese Erinnerungsmail nicht, so muss ein Mitarbeitender Kontakt mit der Honorarkraft aufnehmen. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status prüfen kann.

Ist im System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsdurchfuehrung“ angelegt, so hat dieser die folgende Funktion. Dieser Cronjob überprüft täglich, ob es Veranstaltungen mit dem Status „freigegeben“ gibt. Anhand des Attributs „letzte Statusänderung“ überprüft er, ob der Status „freigegeben“ älter als 30 Tage ist. Ist dies der Fall, so stellt er den Status der Veranstaltung auf „in Durchführung“ um, so dass diese im Internetauftritt angezeigt wird und Interessenten sich zu dieser Veranstaltung anmelden können. Hierbei ist es egal ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde oder nicht. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status der Unterschrift prüfen kann.

Es kann vorkommen, dass Honorarkräfte nach Erhalt der E-Mail und Einsicht des Honorarvertrags, Fehler oder Beanstandungen haben und diese melden. Um eine Transparenz im System und der Vorgehensweise zu gewährleisten, geht man in diesem Fall wie folgt vor:

Wenn sich in der Höhe des Honorars / Aufwands etwas ändert oder hinterlegte Daten falsch waren öffnet die entsprechende Veranstaltung und stellt den Status von „freigegeben“ auf „in Prüfung durch Verantwortlichen“ um. Nun öffnet man den beanstandeten Honorarvertrag und storniert diesen über das Attribut „Status“. Im Attribut „Hinweis“ kann der Grund für die Stornierung hinterlegt werden.

Hinweis: Durch das Stornieren des Honorarvertrags wird auch das dazugehörige Dokument des Honorarvertrags storniert. Durch dieses Vorgehen ist sichergestellt, dass eine Honorarkraft nicht durch den Cronjob „Produkt_ErinnerungUnterschriftHonorarvertrag“ vom System erinnert wird, dass Sie den Honorarvertrag noch unterschreiben muss. Durch Ändern des Veranstaltungsstatus wird sichergestellt, dass der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsdurchführung“ nicht greift.

Über den Report "Honorarverträge verwalten" im Objekt "Honorarverträge" kann kontrolliert werden, welche Honorarverträge schon versendet wurden und ob diese schon durch die Honorarkraft bestätigt (unterschrieben) wurden oder nicht.

Dazu filtert man im Report in der Spalte „Status des Honorarvertrags“ nach „versendet“. Im Anschluss werden im Report alles versendeten Honorarverträge angezeigt. Über die Spalte „bestätigt durch Honorarkraft“ lässt sich erkennen/filtern, welche Honorarverträge noch nicht bestätigt wurden.

Durch diese Übersicht kann im Report genau filtern und Mitarbeitende können bei versendeten Verträgen ohne Unterschrift entsprechend reagieren. Öffnet ein Mitarbeiter einen hier angezeigten Honorarvertrag, lässt sich über die Applikation „Nachrichten“ erkennen, ob schon eine Erinnerungsmail versandt wurde. Ist dies der Fall, kann der Mitarbeiter mit der Honorarkraft Kontakt aufnehmen, um den Sachverhalt zu klären.

Honorarkräfte erhalten je Vertrag eine separate E-Mail. Diese enthält einem Link zum entsprechenden Honorarvertrag. Nach dem Klick auf den Link in der E-Mail, wird die Honorarkraft zum entsprechenden Honorarvertrag im internen Bereich weitergeleitet. Nach dem Login in den Internetauftritt, hat die Honorarkraft die Möglichkeit diesen Vertrag online zu unterschreiben.

Mit dem Setzen der Unterschrift - auf mobilen Endgeräten mittels Unterschriften-Feld ansonsten durch das Setzen eines Hakens und dem Klick auf „Unterschrift setzen“ – wird das Attribut „bestätigt durch Honorarkraft“ auf „ja“ und der Status des Honorarvertrags auf "in Durchführung" gestellt. Des Weiteren werden die Attribute "Bestätigt am" und "Bestätigt durch" mit dem Kontakt der eingeloggten Honorarkraft befüllt. Der jeweilige Vertrag wird dann im Bereich „meine Verträge“ gelistet und aus dem Bereich „ausstehende Unterschriften“ entfernt. In jedem unterschriebenen Honorarvertrag hat die Honorarkraft die Möglichkeit, diesen Vertrag als PDF-Datei zu erzeugen, um diesen auszudrucken oder lokal zu speichern.

Hinweis: Erst wenn der Honorarvertrag bestätigt und den Status „in Durchführung“ hat, wird die Honorarkraft mit der die Rolle „Honorarkraft“ mit der Veranstaltung verknüpft. Diese Rolle stellt die Voraussetzung für Funktionen wie z.B.: das Einsehen der Teilnehmerliste, das Anzeigen der Honorarkraftinformationen, das Anzeigen der Zugänge und viele weitere Funktionen dar.

Es kann vorkommen, dass Honorarkräfte Honorarverträge nicht über den Digitalen Honorarkraftbereich bestätigen, sondern der unterschriebene Vertrag per Post oder auf elektronischen Weg (z. B. als Anhang einer E-Mail) empfangen wird. In diesem Fall geht man wie folgt vor, um den Honorarvertrag zu bestätigen:

Der Mitarbeitende öffnet die entsprechende Veranstaltung und wechselt dort die Applikation „Honorarverträge“. Hier wählt man den Honorarvertrag aus welchen man bestätigen möchte. Im Honorarvertrag setzt man nun das Attribut „bestätigt durch Honorarkraft“ auf „ja“, hierdurch wird der Status des Honorarvertrags auf "in Durchführung" gestellt und die Attribute "Bestätigt am" und "Bestätigt durch" mit dem Kontakt des eingeloggten Mitarbeiters befüllt.

Hinweis: Wird ein Honorarvertrag manuell bestätigt, hat aber noch ein Honorarvertragsdokument (Art=Vertrag) mit nicht gesetzter Unterschrift, wird die Unterschrift auf gültig gestellt und das Dokument neu generiert. Der jeweilige Vertrag wird dann im Bereich „meine Verträge“ gelistet und aus dem Bereich „ausstehende Unterschriften“ entfernt.

Hinweis: Erst wenn der Honorarvertrag bestätigt und den Status „in Durchführung“ hat, wird die Honorarkraft mit der die Rolle „Honorarkraft“ mit der Veranstaltung verknüpft. Diese Rolle stellt die Voraussetzung für Funktionen wie z.B.: das Einsehen der Teilnehmerliste, das Anzeigen der Honorarkraftinformationen, das Anzeigen der Zugänge und viele weitere Funktionen dar.

Sind Veranstaltungen fertig geplant (Status der Veranstaltung = freigegeben), der Honorarvertrag bestätigt (Status des Honorarvertrags = in Durchführung) können diese Veranstaltung online gestellt werden. Hat ein Mitarbeitender eine solche Veranstaltung gerade in Bearbeitung, ändert er dazu einfach den Status der Veranstaltung auf „in Durchführung“. Durch setzen dieses Status, wird die betroffene Veranstaltung im Programm des Internetauftritts angezeigt.

Ist in der Veranstaltung, Anmeldungen über den Internetauftritt erlaubt, kein Anmeldebeginn, Anmeldeschluss oder ähnliches definiert, sind ab diesem Zeitpunkt Anmeldungen über den Internetauftritt möglich.

Hinweis: Veranstaltungen in der Phase „Durchführung“ werden auf der Profilseite der Honorarkraft im Internetauftritt im Bereich „meine Veranstaltungen“ unter „Aktuelle Veranstaltungen, die Sie leiten“ angezeigt.

Hinweis: Ist im System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsdurchführung“ angelegt, so hat er folgende Funktion. Dieser Cronjob überprüft täglich, ob es Veranstaltungen mit dem Status „freigegeben“ gibt. Anhand des Attributs „letzte Statusänderung“ überprüft er, ob der Status „freigegeben“ älter als 30 Tage ist. Ist dies der Fall, so stellt er den Status der Veranstaltung auf „in Durchführung“ um, so dass diese im Internetauftritt angezeigt wird und Interessenten sich zu dieser Veranstaltung anmelden können. Hierbei ist es egal ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde oder nicht. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status der Unterschrift überprüfen kann.

Auf der Detailseite der Veranstaltung sind folgende Informationen und Bereiche ersichtlich:

Kopfbereich (Veranstaltungsinformationen)

• Titel und Untertitel der Veranstaltung.
• Der Text aus dem Attribut „Beschreibung“, welcher in der Veranstaltung hinterlegt ist.
• Der Text aus dem Attribut „Information“, welcher in der Veranstaltung hinterlegt ist.
• Der Text aus dem Attribut „Termininfo“, welcher in der Veranstaltung hinterlegt ist.

• Ein Klick auf die Adresse öffnet Google Maps und zeigt den Veranstaltungsort auf der Karte an.
• Ein Klick auf den Ort öffnet die Detailseite des Orts.

Hier werden die Informationen aus den Attributen „Honorarkraftinfo“ und „Teilnehmerinfo“ angezeigt, welche im Ort hinterlegt sind. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Teilnehmerinfo“ und der Applikation „Honorarkraftinfo“ im Webdokument „Ort“.

Hinweis: Die Honorarkraft sieht immer beide Informationen, da auch die hinterlegten Teilnehmerinformationen für Sie wichtig sein können. Die Honorarkraftinfo wird nur angezeigt, wenn ein aktiver Honorarvertrag vorhanden ist, welche durch den Auftraggeber und der Honorarkraft bestätigt wurde. Die Teilnehmerinformationen werden schon angezeigt, wenn es einen aktiven Honorarvertrag gibt. Dieser muss noch nicht bestätigt sein.

Sind im Ort über die Applikation „Zugänge“ Zugänge angelegt und über die Rolle „Honorarkraft“ eingeschränkt werden diese auf der Detailseite des Orts angezeigt. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Meine Zugänge“ im Webdokument „Ort“.

Hinweis: Zugänge werden erst angezeigt, wenn die Honorarkraft einen bestätigten Honorarvertrag hat, welcher einen Bezug zu dem Termin/Ort aufweist.

Hinweis: Nach Erreichen der „minimalen Teilnehmerzahl“, durch ändern des Veranstaltungsstatus auf „in Durchführung zugesagt“ oder setzen der Einstellung „Internetauftritt Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer anzeigen“ kann die Honorarkraft die Termine in den Veranstaltungsdetails anklicken.

Hinweis: Über das Attribut „Publikation“ in der E-Mailadresse und Telefonnummer im Backend des Kontakts, kann man steuern, welche Telefonnummer und/oder E-Mailadresse auf der Detailseite des Kontakts angezeigt werden. Über die Einstellung „Veranstaltung – Verantwortlichen nicht anzeigen“ in den Einstellungen des Internetauftritts kann man das System so einstellen, dass der Verantwortliche nicht angezeigt wird, auch wenn dieser in einer Veranstaltung im gleichnamigen Attribut hinterlegt ist.

Wichtig: Honorarvertrag muss aktiv sein, jedoch noch nicht bestätigt sein, damit diese Informationen angezeigt werden.

Wichtig: Honorarvertrag muss aktiv sein und bestätigt sein, damit diese Informationen angezeigt werden.

•  die Anzahl der aktuellen Anmeldungen sehen

die Teilnehmerübersicht einsehen
Hier werden die Namen der Teilnehmer, die Frage und Antwort aus dem Mitteilungsfeld, die Honorarkraftinformationen aus der Anmeldung sowie die Telefonnummer und E-Mailadresse angezeigt.

Hinweis: Durch setzen der Einstellung „Internetauftritt    eMails in Teilnehmerliste ausblenden“ und/oder „Internetauftritt    Telefonnummern in Teilnehmerliste ausblende“ kann die E-Mailadresse und/oder Telefonnummer in der angezeigten Teilnehmerübersicht ausgeblendet werden. Des Weiteren kann durch Setzen der Einstellung „Internetauftritt    Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer einblenden“ kann das System so umgestellt werden, dass diese Informationen auch ohne erreichen der Mindestteilnehmerzahl oder ändern des Veranstaltungsstatus angezeigt wird.

eine Teilnehmerliste generieren
Durch Klick auf dem Link „Teilnehmerliste erstellen“ kann die Honorarkraft eine Teilnehmerliste erstellen, in welcher Sie schriftlich die Anwesenheiten pflegt. Wurde schon eine Teilnehmerliste über den Link generiert wird diese mit Datum und Zeitstempel im Bereich „bereits generiert Teilnehmerlisten“ angezeigt. Des Weiteren wird jedes generierte Dokument in der Applikation „Dokumente“ in der Veranstaltung hinzugefügt.

Hinweis: In der Teilnehmerliste wird die Telefonnummer immer angezeigt und kann nicht über eine Einstellung verändert werden!

Je nach Einstellung im Webdokument „Veranstaltung“ in der Liste „Weitere Dokumente erstellen“ können Honorarkräfte in der Veranstaltung folgende Dokumente selbst erstellen und herunterladen:

• Teilnehmerliste (automatisch befüllt)

Ein Klick auf diese Dokumentenvorlage generiert eine Teilnehmerliste, welche die in den Terminen gepflegten Anwesenheiten der Teilnehmer berücksichtigt.

• Teilnahmeliste mit Art der Teilnahme

Ein Klick auf diese Dokumentenvorlage generiert eine Teilnehmerliste in der ersichtlich ist, ob die Teilnehmer in Präsenz oder virtuell teilnehmen werden bzw. wenn die Teilnahme bei der Kontrolle der Anwesenheiten angepasst wurde, teilgenommen haben.

• Klassenbuch

Ein Klick auf diese Dokumentenvorlage erstellt ein Übersichtsdokument, welches alle Klassenbucheinträge der Termine dieser Veranstaltung enthält.

• Weitermeldeliste (fertige Folgeveranstaltung)

Ein Klick auf diese Dokumentenvorlage erstellt eine vorausgefüllte Weitermeldeliste, die ausgedruckt und von Teilnehmern in der Veranstaltung unterschrieben werden kann.

• Weitermeldeliste (noch ohne Folgeveranstaltung)

Ein Klick auf diese Dokumentenvorlage erstellt eine vorausgefüllte Weitermeldeliste, die ausgedruckt und von Teilnehmern in der Veranstaltung unterschrieben werden kann.

Hat eine Veranstaltung begonnen und nimmt ein nicht angemeldeter Teilnehmer an der Veranstaltung teil, kann die Honorarkraft durch einen Klick auf den Button „weiteren Teilnehmer anmelden“ diesen nachmelden.

Die Applikation „Weiteren Teilnehmer anmelden“ wird nur angezeigt, wenn:

• dass Beginndatum der Veranstaltung erreicht wurde.
• der aktuell angemeldet Benutzer Honorarkraft ist.
• die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ hat.

Hinweis: Bei der Anmeldung durch Honorarkräfte findet eine Überprüfung mit Bestandsdaten statt, sodass bereits in der Datenbank geführte Teilnehmende in vielen Fällen nicht erneut angelegt werden. Dafür müssen jedoch genügend Daten von der Honorarkraft eingegeben / erfragt werden. Sollte der Kontakt erneut angelegt werden, können die Datensätze über das Dubletten-System manuell zusammengeführt werden. Bei der Anmeldung durch die Honorarkraft werden aus Datenschutzgründen keine Bankinformationen abgefragt.

Hinweis: Im System wird eine unbestätigte Anmeldung mit der Anmeldeart „Honorarkraft“ in der jeweiligen Veranstaltung erzeugt. In den Metadaten ist zu sehen, dass die Honorarkraft als „Ersteller“ der Anmeldung hinterlegt ist. Des Weiteren wird die Anmeldung in der Applikation „Anmeldung“ auf der Startseite angezeigt. So wird sichergestellt, dass die Anmeldung bearbeitet und die Teilnehmende Person kontaktieret werden, um ggf. die fehlenden Daten zu ergänzen und die Anmeldung zu bestätigen.

In diesem Bereich sieht die angemeldete Honorarkraft alle Termine, für welche Sie eine aktive, zugesagte Terminvereinbarungen im Honorarvertrag hat.

Hinweis: Dieser Bereich wird erst nach Erreichen der „minimalen Teilnehmerzahl“, Durch ändern des Veranstaltungsstatus auf „in Durchführung zugesagt“ oder setzen der Einstellung „Internetauftritt Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer anzeigen“ angezeigt.

Durch einen Klick auf diesen Button wird der Download eine ISC-Datei (iCalendar-Dateien) gestartet. Diese Datei dient zum Austausch von Kalenderinhalten in einem standardisierten Format und kann in diversen Programmen importiert werden.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Termine speichern“ im Webdokument „Veranstaltung“.

Ist in einer Veranstaltung eine Prüfungsvorlage verknüpft, wird am letzten Tag einer Veranstaltung der Bereich „Prüfungsergebnisse“ auf der Detailseite der Veranstaltung eingeblendet.

In diesem Bereich wird die Statistik der Teilnahme sowie der Name jedes Teilnehmers angezeigt. Rechts daneben wird ein Auswahlfeld zur Dokumentierung der Prüfungsergebnisse eingeblendet. In dem Menü (Dropdown) wählt die Honorarkraft beim jeweiligen Teilnehmer aus, ob:

• Die Prüfung bestanden wurde
• Die Prüfung nicht bestanden wurde
• Der Teilnehmer nicht Teilgenommen hat

Ab dem letzten Tag einer Veranstaltung wird das Formular „Leistung bestätigen“ im Bereich "meine Veranstaltungen" auf der Detailseite des Honorarvertrags der Veranstaltung angezeigt. Bereitgestellt wird das Formular „Leistung bestätigen“ über das Webdokument „Honorarvertrag“.

Hinweis: Ist im System der Cronjob „Produkt_ErinnerungLeistungBestätigen“ eingerichtet, so prüft dieser den Status der Honorarverträge. Ist der Status 2 Tage nach Veranstaltungsende noch auf „in Durchführung“ versendet er eine Erinnerungsmail über die Nachrichtenvorlage „Erinnerung Leistung bestätigen“ an die Honorarkraft. Ist der Status im Honorarvertrag nicht auf „in Durchführung“ oder ist im System kein Cronjob „Produkt_ErinnerungLeistungBestätigen“ eingerichtet, wird keine Erinnerungsmail Versand. Die E-Mail selbst enthält eine kurze Anrede, Informationen zur Veranstaltung sowie den Link zur Detailseite des Honorarvertrags wo sich das Formular „Leistung bestätigen“ findet.

Unter der Überschrift „Aktuelle Veranstaltungen, die Sie leiten“, die Veranstaltung suchen, für welche man die Leistung bestätigen möchte.

Nachdem in der Geschäftsstelle der Vorgang „Leistung bestätigt“ eingegangen ist, klickt der Mitarbeiter auf „Bearbeiten“. Im Anschluss wird er in den Vorgang umgeleitet. Im Vorgang selbst ist der Honorarvertrag als Kontext verlinkt. Des Weiteren werden im unteren Bereich des Vorgangs die Informationen angezeigt, welche die Honorarkraft im Formular angegeben hat. Hat die Honorarkraft eine Teilnehmerliste hochgeladen, so ist diese hier ebenfalls ersichtlich.

Der bearbeitende Mitarbeiter öffnet dann den Honorarvertrag und gleicht diese ab:

• ggf. Anpassung der Termine / Zeiten
• ggf. Anpassung der USt.
• ggf. Anpassung der TN
• gibt Anpassung der Aufwendungen
• ggf. Anpassung des Honorars
• ggf. Prüfung ob die Teilnehmerliste zur Veranstaltung vorliegt

Ist die Leistung von der Honorarkraft bestätigt (Status im Honorarvertrag = Leistung bestätigt) und durch einen Mitarbeitenden die Abgaben, Fahrtkosten, Aufwendungen sowie die Daten in der Veranstaltung geprüft. Kann nun die Honorarabrechnung angestoßen werden.

Hinweis: Ist im System der Cronjob „Produkt_ErinnerungUnterschriftHonorarabrechnung“ hinterlegt prüft dieser täglich den Status des Honorarvertrags. Ist nach 14 Tagen der Status noch immer auf Honorarabrechnung zu bestätigen“ wird eine Erinnerungsmail auf Basis der Nachrichtenvorlage „Erinnerung Honorarabrechnung bestätigen“ versendet. Diese enthält eine kurze Ansprache, Informationen zur Veranstaltung, einen Link zur Profilseite und Informationen wie man die Honorarabrechnung unterschreibt, als PDF ausdruckt und alternativ zurücksendet.

Nach Erhalt der E-Mail geht die Honorarkraft wie folgt vor, um die Honorarabrechnung zu bestätigen:

In der E-Mail wird als erstes der Link „Bitte klicken Sie hier, um die Honorarabrechnung zu bestätigen“ angezeigt. Nach Klick auf diesen Link wird das Dokument auf der Internetseite geöffnet. Ist die Honorarkraft nicht im Internetauftritt eingeloggt, wird die Login-Seite angezeigt. Nachdem Sie Ihre Login-Daten eingegeben hat, öffnet sich das Dokument.

Hinweis: Honorarabrechnung mit fehlender Unterschrift werden auch auf der Profilseite der Honorarkraft im Bereich „Ausstehende Unterschriften“ angezeigt, bis diese bestätigt wurden.

• Wurde im Formular „Leistung bestätigen“ „umsatzsteuerpflichtig“ = "Nein" angegeben, so ist dies im Honorarvertrag beim Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ hinterlegt und diese Honorarabrechnung gilt für die Honorarkraft gleichzeitig als Rechnung.

In Ihr wird über einen Platzhalter die von der Honorarkraft angegeben Rechnungsnummer ausgegeben. Ist im Kontakt der Honorarkraft eine Steuernummer hinterlegt oder in der Kontakterweiterung (Honorarkraft) eine USt-IdNr. hinterlegt, werden diese im Rechnungsdokument mit ausgegeben.

• Wurde im Formular „Leistung bestätigen“ „umsatzsteuerpflichtig“ = "Ja" angegeben, so ist dies im Honorarvertrag beim Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ hinterlegt. Die Honorarabrechnung dient in diesem Fall zur Überprüfung und muss trotzdem von der Honorarkraft bestätigt werden, wenn die Angaben korrekt sind.

Achtung: In diesem Fall muss die Honorarkraft Ihre Rechnung hochladen damit eine Auszahlung des Honorars erfolgen kann. In der E-Mail zur Honorarabrechnung wird daher der Hinweis: „Bitte übersenden Sie uns Ihre Rechnung, da vorher keine Auszahlung stattfinden kann.“ angezeigt. Darunter befindet sich der Link „Link zum Rechnungsupload“. Durch Klick auf diesen Link kann die Honorarkraft, das dazugehörige Formular öffnen. Ist die Honorarkraft nicht im Internetauftritt eingeloggt, wird die Login-Seite angezeigt. Nachdem Sie Ihre Login-Daten eingegeben hat, öffnet sich das Formular. Im Formular lädt die Honorarkraft dann Ihre Rechnung hoch und sendet es ab.

Hinweis: Durch den Rechnungsupload und versandt des Formulars wird die Datei im Honorarvertrag unter Medien eingebunden. Des Weiteren wird eine Benachrichtigung inkl. Vorgang in der Geschäftsstelle des Honorarvertrags erzeugt. Im Vorgang selbst ist der Honorarvertrag als Kontextobjekt verknüpft und die Datei hinterlegt. Bearbeitet ein Mitarbeiter diesen, kann er so schnell auf die Daten zugreifen.

Ist im System eine Benachrichtigung inkl. Vorgang „Anpassungsbedarf Honorarabrechnung“ vorhanden, muss dieser von einem Mitarbeiter bearbeitet werden und es darf keine Auszahlung angestoßen werden.

Nach Klick auf den Button „Bearbeiten“ wird der dazugehörige Vorgang gestartet. Im Vorgang selbst ist als Kontextobjekt der dazugehörige Honorarvertrag verlinkt. Des Weiteren werden im Vorgang die Informationen angezeigt, welche die Honorarkraft über das Formular eingegeben hat.

Der bearbeitende Mitarbeiter öffnet dann den Honorarvertrag und stellt den Status auf „Leistung bestätigt“ um. Im Anschluss überprüft der Mitarbeitende den Honorarvertrag mit Hilfe der Angaben, welche die Honorarkraft gemacht hat.

• ggf. Anpassung der Termine / Zeiten
• ggf. Anpassung der USt.
• ggf. Anpassung der TN
• gibt Anpassung der Aufwendungen
• ggf. Anpassung des Honorars

Wird der Vorgang „Honorarabrechnung bestätigt“ von einem Mitarbeiter bearbeitet, öffnet er den dazugehörigen Honorarvertrag. Steht beim Status des Honorarvertrags „Honorarabrechnung bestätigt“, prüft dieser:

• ob im Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ = „Nein“ steht. Ist dies der Fall, prüft er, ob das Attribut „Abrechnen“ auf „Ja“ steht. Ist dies nicht der Fall stellt er das Attribut um, um die Auszahlung des Honorars zu veranlassen.
• Ist beim Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ = „Ja“ hinterlegt, kann man im Honorarvertrag unter Medien prüfen, ob die Honorarkraft schon eine Rechnung hochgeladen hat. Alternativ kann man prüfen, ob der Vorgang „Rechnungsupload“ vorhanden ist. Liegt eine Rechnung vor stellt man das Attribut „Abrechnen“ auf „Ja“, um die Auszahlung des Honorars zu veranlassen.

Achtung: Liegt keine Rechnung vor, darf das Attribut „Abrechnen“ nicht auf „ja“ umgestellt werden, bis die Rechnung der Honorarkraft vorliegt!

Hier sind folgende Informationen und Bereiche ersichtlich:

• Bereich „Teilnehmerinfo“ - Teilnehmer Informationen welche im Attribut „Teilnehmerinfo“ im Ort und/oder Termin hinterlegt wurden. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Teilnehmerinfo“ im Webdokument „Termin“ und der Applikation „Teilnehmerinfo“ im Webdokument „Ort“.
• Bereich „meine Zugänge“ - Informationen, welche über die Applikation „Zugänge“ im Termin hinterlegt wurden und über die Rolle „Teilnehmer“ eingeschränkt wurden. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Meine Zugänge“ im Webdokument „Termin“.
• Bereich „Lehrinhalte“ - Lehrinhalte zum Termin, welche über die Applikation „Planung“ in der Veranstaltung beim jeweiligen Termin hinterlegt wurden. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Lehrinhalte“ im Webdokument „Termin“.
• Bereich „Meine Inhalte“ - Inhalte, welcher von der Honorarkraft im jeweiligen Termin hinterlegt wurden. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Inhalte pflegen durch Honorarkraft“ im Webdokument „Termin“.

• Bereich „meine Zugänge“ - Informationen, welche über die Applikation „Zugänge“ im Ort hinterlegt wurden und über die Rolle „Teilnehmer“ eingeschränkt wurden. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Meine Zugänge“ im Webdokument „Ort“.
• Bereich „Teilnehmerinfo“ - Teilnehmerinformationen, welche im Attribut „Teilnehmerinfo“ im Ort hinterlegt wurden. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Teilnehmerinfo“ im Webdokument „Ort“.

•  In der Veranstaltung sind keine freien Plätze mehr vorhanden / oder
• Die Veranstaltung ist ausgefallen und hat begonnen / oder
• Die Veranstaltung ist „in Durchführung“ und hat begonnen / oder
• Der in der Veranstaltung hinterlegte Anmeldeschluss sperrend und liegt in der Vergangenheit

Hinweis: Über das Attribut „Publikation“ in der E-Mailadresse und Telefonnummer im Backend des Kontakts, kann man steuern, welche Telefonnummer und/oder E-Mailadresse auf der Detailseite des Kontakts angezeigt werden. Über die Einstellung „Veranstaltung – Verantwortlichen nicht anzeigen“ in den Einstellungen des Internetauftritts kann man das System so einstellen, dass der Verantwortliche nicht angezeigt wird, auch wenn dieser in einer Veranstaltung im gleichnamigen Attribut hinterlegt ist.

Hinweis: Hat ein Teilnehmer eine bestätigte Anmeldung auf der Warteliste oder Platzreservierung werden Ihm in diesem Bereich nur Veranstaltungen angezeigt, welche eine Empfehlung mit der Intention „Wiederholung“ zur geöffneten Veranstaltung haben.

• Intention ist „Fortsetzung“ oder „Wiederholung“.
• Die empfohlene Veranstaltung hat den Status „freigegeben“ oder einen Status der Phase „Durchführung“.
• Die empfohlene Veranstaltung muss im Internetauftritt publiziert sein und die Eigenschaft „publizierbar“ muss auf „ja“ stehen.
• In der empfohlenen Veranstaltung müssen Anmeldungen möglich sein.
• das Startdatum muss heute oder in der Zukunft liegen.
• der Anmeldeschluss darf noch nicht erreicht sein.

In diesem Bereich sieht der angemeldete Teilnehmer alle Termine, für welche er eine aktive, zugesagte Terminvereinbarungen in der Anmeldung hat.

Hinweis: Dieser Bereich wird erst nach Erreichen der „minimalen Teilnehmerzahl“, Durch ändern des Veranstaltungsstatus auf „in Durchführung zugesagt“ oder setzen der Einstellung „Internetauftritt Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer anzeigen“ angezeigt.

• Bereich „Teilnehmerinfo“ - Teilnehmerinformationen, welche im Attribut „Teilnehmerinfo“ im Ort hinterlegt wurden. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Teilnehmerinfo“ im Webdokument „Ort“.
• Bereich „meine Zugänge“ - Informationen, welche über die Applikation „Zugänge“ im Ort hinterlegt wurden und über die Rolle „Teilnehmer“ eingeschränkt wurden. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Meine Zugänge“ im Webdokument „Ort“.

Hinweis: Die Teilnehmer werde nicht aktiv darüber informiert, wenn die Honorarkraft hier Unterlagen oder Hausaufgaben hinterlegt. Die Honorarkraft muss die Teilnehmer während der Schulung aktiv darauf hinweisen/ansprechen.

In diesem Bereich werden alle laufenden oder zukünftigen Veranstaltungen der Honorarkraft der Veranstaltung angezeigt, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Veranstaltung muss einen aktiven Honorarvertrag haben.
• Der Veranstaltungsstatus muss einen Status der Phase „Durchführung“ haben.
• Das Enddatum der Veranstaltung ist noch nicht erreicht (begonnen) oder das Beginndatum liegt in der Zukunft.

Hinweis: Wird im Kontakt der Honorarkraft das Attribut „Platzhalter“ aktiviert, wird dieser Bereich nicht mehr angezeigt.

Hat man eine Veranstaltung kopiert, wird in den Metadaten der kopierten Veranstaltung im Attribut „Quelle“ immer die Veranstaltung verlink, aus welcher diese Veranstaltungskopie erstellt wurde. Klickt man nun auf den Header sind dort die Methoden „Empfehlung (Fortsetzung) aus Quellobjekt erstellen“ und „Empfehlung (Wiederholung) aus Quellobjekt erstellen“ verfügbar.

Durch Klick auf eine dieser Methoden wird vom System in der Applikation „Empfehlung“ der Veranstaltungskopie, eine Empfehlung als Fortsetzung oder Wiederholung erstellt.

Hinweis: Wurden Veranstaltungen neu erstellt, haben diese in den Metadaten keine Quellveranstaltung verknüpft. In diesem Fall kann man entweder über die Applikation „Empfehlung“ manuell Empfehlungen zu anderen Veranstaltungen als Fortsetzungen oder Wiederholung verknüpfen oder man verknüpft über die Metadaten manuell eine Quellveranstaltung damit man die Methoden nutzen kann.

Die Methode „Einladung zur Weitermeldung“ kann in einer empfohlenen Veranstaltung ausgeführt werden. Sie erstellt eine Kommunikation mit allen Teilnehmern von Veranstaltungen welche die aktuelle Veranstaltung als Empfehlung mit der Intention „Wiederholung“ oder „Fortsetzung“ verknüpft sind.

Voraussetzung hierfür sind:

Hinweis: Es werden alle Teilnehmer der aktuellen Veranstaltung übersprungen, auch wenn der Status nicht (mehr) Anmeldung ist.

Hinweis: Klickt der Teilnehmer nach Erhalt der E-Mail auf den Link wird er zur Login-Seite des Internetauftritts umgeleitet. Ist ein Teilnehmer im Internetauftritt (Frontend) angemeldet wird der interne Bereich geöffnet. Auf der Profilseite im Bereich „Weitermeldung“ werden Ihm nun alle Veranstaltungen angezeigt, zu welchen er sich Weitermelden kann. Eingebunden wird diese Funktion über die Applikation „Weitermeldungen“ im Webdokument „Kontakt“. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 9.8 Bereich „Weitermeldung“.

Die allgemeingültige Methode „Aufforderung zur Weitermeldung“ kann nur in Reports für Anmeldungen ausgeführt werden.

Hinweis: Die Empfohlenen Veranstaltung welche eine Intention als „Wiederholung“ oder „Fortsetzung“ haben, müssen in einen Status der Phase „Durchführung“ sein.

• Methode wird über einen Report durchgeführt
• Es existiert noch keine Anmeldung des Teilnehmers zur Empfohlen Veranstaltung
• Der Veranstaltungsbeginn der Empfohlenen Veranstaltung ist heute oder liegt in der Zukunft
• Die Empfohlene Veranstaltung ist im Internetauftritt publiziert
• Bei der Empfohlenen Veranstaltung ist eine Anmeldung über den Internetauftritt möglich
• Die Empfehlung (der aktuellen Veranstaltung) muss einen Status der Phase „Durchführung“ haben (Status „freigegeben“ funktioniert nicht, da die Veranstaltung keine Detailseite“ hat.
• Die Applikation „Weitermeldung“ muss im Webdokument „Veranstaltung“ eingebunden und aktiv sein.

• Phase der empfohlenen Veranstaltung ist "Durchführung" & Empfehlung = Intention "Fortsetzung" - Nachricht auf Basis der Nachrichtenvorlage „Information zur Veranstaltungsfortsetzung“ an alle Teilnehmer verknüpfter Veranstaltungen mit Status „Anmeldung“ in der Anmeldung.
• Phase der empfohlenen Veranstaltung ist "Durchführung" & Empfehlung = Intention "Wiederholung" - Nachricht auf Basis der Nachrichtenvorlage „Information zur Veranstaltungswiederholung“ an alle Teilnehmer verknüpfter Veranstaltungen mit Status „Anmeldung“, „Warteliste“, „Interessent“, „Platzreservierung“ „storniert durch Auftraggeber UND Status der verknüpften Veranstaltung = ausgefallen“ sowie „storniert durch Auftragnehmer UND Status der verknüpften Veranstaltung = ausgefallen“ in der Anmeldung

Achtung: Hat eine empfohlene Veranstaltung den Status "freigegeben" hat diese Veranstaltung keine Detailseite, deshalb macht diese Methode nur bei publizierten Veranstaltungen mit einem Status der Phase „Durchführung“ sinn.

Im Internetauftritt ist über das Webdokument „Kontakt“ sowie über das Webdokument „Veranstaltung“ jeweils die Applikation „Weitermeldungen“ eingebunden. Daraus ergeben sich verschiedene Ansichten und Möglichkeiten zu Weitermeldung für den Teilnehmer:

• Ist ein Teilnehmer im Internetauftritt (Frontend) angemeldet und hat seinen internen Bereich (Profilseite) geöffnet, werden Ihm im Bereich „Weitermeldung“ alle Veranstaltungen mit der Intention "Wiederholung/Fortsetzung" angezeigt auch wenn diese Veranstaltungen noch nicht publiziert sind. Somit hat der Teilnehmer die Möglichkeit sich über den jeweiligen Link "Verbindlich weitermelden"  z.B. Vorab zu einer nicht veröffentlichen Veranstaltung an zu melden.
  
• Ist ein Teilnehmer im Internetauftritt (Frontend) in seinem internen Bereich angemeldet und hat über den Bereich „meine Veranstaltungen“ eine Veranstaltungsdetailseite geöffnet, zu welcher er angemeldet ist, wird Ihm dort ebenfalls der Bereich „Weitermeldung“ mit Veranstaltungen angezeigt  wenn diese eine Intention Weitermeldung/Fortsetzung haben welche der geöffneten Veranstaltung zugeordnet sind. Über den Link "Verbindlich weitermelden" kann sich der Teilnehmer zu jeweiligen Veranstaltung anmelden.
  

In diesem Bereich kann der angemeldete Kontakt seine persönlichen Daten einsehen und bearbeiten. Der Kontakt kann außerdem das Passwort zum Internetauftritt und die Bankverbindung ändern.

Bereich „meine Daten“

Hinweis: Gibt es im Kontakt der angemeldeten Person unterschiedliche E-Mailadressen, wird die hinterlegte E-Mailadresse aus "Zugang zum Internetauftritt" als E-Mailadresse (Benutzername) aufgeführt. Unter E-Mailadresse (Kommunikation) ist die E-Mailadresse aus dem Kontakt aufgeführt, die aktuell bei den Mails an erster Stelle steht. Das ist entweder die neueste E-Mailadresse oder die als "wichtig" markierte.

Hinweis: Ändert der eingeloggte Kontakt die Adressdaten, werden diese im Bereich „Anschrift“ im Kontakt zusätzlich als „wichtige“ Adresse hinzugefügt. Die vorherigen Adressdaten sich weiterhin sichtbar und aktiv, sie werden nicht automatisch entfernt oder auf inaktiv gesetzt.

Hinweis: Die alten Telefonnummern sind weiterhin im Kontakt sichtbar und aktiv. Sie werden nicht automatisch entfernt oder auf inaktiv gesetzt!

Als Honorarkraft eingeloggt:
Ist eine Honorarkraft (Kontakt mit aktiver Erweiterung Honorarkraft) eingeloggt wird in diesem Bereich der Link „Neue Veranstaltung vorschlagen“ angezeigt, sofern diese über die Einstellungen im Internetauftritt aktiviert wurde. Über diesen Link können Honorarkräfte neue Veranstaltungen vorschlagen und im Anschluss direkt planen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 3.3 „Vorschläge einreichen und Möglichkeit zur direkten Veranstaltungsplanung“.

Des Weiteren werden die folgenden Bereiche, in der hier gelisteten Reihenfolge angezeigt:

• Bereich „Aktuelle Veranstaltungen, die Sie leiten“ - In diesem Bereich werden alle Veranstaltungen angezeigt, welche einen Status der Phase „Durchführung“ haben und die angemeldete Honorarkraft einen aktiven Honorarvertrag hat.
• Bereich „Geplante Veranstaltungen, die Sie leiten“ - In diesem Bereich werden alle Veranstaltungen mit dem Status „freigegeben“ angezeigt, zu welchen die angemeldete Honorarkraft einen aktiven Honorarvertrag hat.
• Bereich „Vorschläge, die von Ihnen gemacht wurden“ - In diesem Bereich werden alle Veranstaltungen mit dem Status „Vorschlag“ angezeigt, zu welchen die angemeldete Honorarkraft einen aktiven Honorarvertrag hat.
• Bereich „Veranstaltungen, die Sie planen können“ - In diesem Bereich werden alle Veranstaltungen mit dem Status „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ angezeigt, zu welchen die angemeldete Honorarkraft einen aktiven Honorarvertrag hat.
• Bereich „Veranstaltungen, die Sie prüfen können“ - In diesem Bereich werden alle Veranstaltungen mit dem Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ angezeigt, zu welchen die angemeldete Honorarkraft einen aktiven Honorarvertrag hat.

• Einsicht in die Grundlegenden Daten und Informationen einer Veranstaltung

In diesem Bereich werden Veranstaltungen aufgeführt, wenn:

• man als Honorarkraft in einer Veranstaltung tätig war und diese beendet, abgebrochen oder ausgefallen ist (Status der Veranstaltung entspricht einen Status der Phase „Abschluss“).
• man als Teilnehmer in einer Veranstaltung angemeldet war und diese beendet, abgebrochen oder ausgefallen ist (Status der Veranstaltung entspricht einen Status der Phase „Abschluss“).

In diesem Bereich werden offene Verbindlichkeiten oder Forderungen angezeigt.

• Als Honorarkraft hat man hier eine Übersicht der offenen Verbindlichkeiten.

Hinweis: Wurden bei Honorarkräften schon Teilzahlungen in den Verbindlichkeiten aus Honorarverträgen bei längeren Veranstaltungen geleistet, so wird der Gesamtbetrag und der offene Betrag bei der jeweiligen Verbindlichkeit gelistet.

• Als Teilnehmer / Auftraggeber hat man hier eine Übersicht der offenen Forderungen.

Dieser Bereich wird nur Honorarkräften angezeigt. In diesem Bereich findet die angemeldete Honorarkraft Ihre Honorarverträge. Neben jeden Honorarvertrag wird zusätzlich der Status des Honorarvertrag angezeigt. Somit kann die Honorarkraft auf einen Blick erkennen, wie es um den Honorarvertrag steht oder ob noch Aufgaben zu erledigen sind.

Klickt die Honorarkraft auf einen Vertrag, öffnet sich dessen Detailseite. Hier werden die Details zum Honorarvertrag angezeigt. Des Weiteren ist der Unterschriften-Status ersichtlich. Bei bestätigten Honorarverträgen wird auf der Detailseite der Link „Honorarvertrag.pdf“ angezeigt. Über diesen Link kann die Honorarkraft diesen Vertrag als PDF öffnen und speichern.

Dieser Bereich wird nur Honorarkräften angezeigt. In diesem Bereich werden Honorarverträge und Honorarabrechnung gelistet, zu denen noch keine Unterschrift vorliegt. Dadurch ist schnell ersichtlich, welche Verträge die Honorarkraft noch unterschreiben / bestätigen muss.

Dieser Bereich wird nur Teilnehmern angezeigt. Dargestellt wird dieser Bereich über die Applikation „Weitermeldungen“ im Webdokument „Kontakt“.

Unter der Überschrift „Weitermeldung“ wird der Hinweistext mit den Links zu den AGBs, der Datenschutzvereinbarung sowie dem Widerruf angezeigt.

Darunter werden Veranstaltungen angezeigt welche den Status „freigegeben“ oder einen Status der Phase „Durchführung“ haben und über eine Empfehlung mit der Intension (Wiederholung/Fortsetzung) mit einer Veranstaltung verknüpft sind, zu welcher der Teilnehmende angemeldet ist/war.

Hinweis: War ein Teilnehmender bei einer Veranstaltung angemeldet, welche ausgefallen ist, er eine Platzreservierung hatte, als Interessent angemeldet war oder auf der Warteliste stand, werden Ihm in diesem Bereich Veranstaltungen angezeigt, welche eine Empfehlung mit der Intention „Wiederholung“ haben.

Über die Schaltfläche “Profil einreichen oder Änderungen beantragen” können Honorarkräfte das Formular „Profil einreichen oder Änderungen beantragen“ öffnen. Über dieses Formular kann die Honorarkraft Informationen für Ihr öffentliches Profil im Internetauftritt einreichen.

Hinweis: Das Formular kann individuell angepasst werden.

Hinweis: Eine Honorarkraft kann das Formular beliebig häufig absenden. Der aktuelle aktive Artikel ist davon nicht berührt. Sind mehrere Profile in der Applikation „Inhalte“ im Kontakt der Honorarkraft vorhanden, wird empfohlen, die nicht mehr aktuellen Profile zu deaktivieren und überflüssige Profile zu löschen, damit es nicht zu Anzeigefehlern kommt.

Über die Schaltfläche “Verfügbarkeiten übermitteln” kann die Honorarkraft im internen Bereich des Internetauftritts ein Formular aufrufen, in dem es möglich ist, für einzelne Tage „Verfügbarkeiten“ mit Datum und Uhrzeit einzureichen. Diese Verfügbarkeiten werden im „Kontakt“ in der Applikation „Verfügbarkeiten“ angelegt.

Hinweis: Gepflegte Verfügbarkeiten sind sie in der Planung (Kalenderansicht) des Kontakts als grün eingefärbte Fläche ersichtlich.

Über die Schaltfläche “Verfügbarkeiten stornieren” kann die Honorarkraft im internen Bereich des Internetauftritts ein Formular aufrufen, in dem es möglich ist, gemeldete Verfügbarkeiten zu stornieren. Nach dem das Formular geöffnet wurde kann über das Auswahlmenü (Dropdown) eine gemeldete Verfügbarkeit ausgewählt werden, welche man stornieren will. Über den Button „stornieren“ wird kann dann das Formular abgesendet werden und wenn nötige im Anschluss weitere Verfügbarkeiten storniert werden.

Durch Absenden des Formulars werden die ausgewählten Verfügbarkeiten in der Applikation „Verfügbarkeiten“ im „Kontakt“ entfernt. Diese sind dann in der Planung (Kalenderansicht) des Kontakts nicht mehr sichtbar.

Das Formular befindet sich im Webdokument „Kontakt“ in der Liste „Mein Honorarkraftbereich“.

Folgende Dokumente können Honorarkräfte auf der Profilseite unter der Überschrift „mein Honorarkraftbereich“ standardmäßig selbst erstellen und herunterladen:

Folgende Dokumente können Teilnehmer auf der Profilseite unter der Überschrift „mein Teilnahmebereich“ standardmäßig selbst erstellen und herunterladen:

• „Anmeldungsliste (Veranstaltungen in Durchführung)“ - Erstellt ein Dokument mit einer Übersicht alle Anmeldung zu Veranstaltungen, welche die Phase „Durchführung“ haben und zu welchen sich der Teilnehmer selbst angemeldet hat oder von einer anderen Person angemeldet wurde. In der Spalte „Status“ wird der aktuelle Status der jeweiligen Anmeldung angezeigt.
• „Qualifikationsübersicht“ - Erstellt ein Dokument mit einer Übersicht, der im Kontakt des Teilnehmers hinterlegten Qualifikationen, welcher im System erfasst wurden.
• „Auskunft über Personenbezogene Daten“ - Erstellt ein Dokument mit allen im System erfassten Stammdaten des Teilnehmers

Die Liste „Dokumente für Raumverantwortliche“ wird über das Webdokument „Ort“ eingebunden und kann auch darüber angepasst werden.

Über eine Berechtigung in der Publikation ist die Liste so eingeschränkt, dass Sie ausschließlich angemeldeten Kontakten auf der Detailseite eines Ortes angezeigt wird, wenn diese eine Rolle als „Raumverantwortliche/r“ hat.

Folgende Musterdokumente sind über die Liste eingebunden und können dadurch erstellt und herunterladen werden:

• Belegungsliste (aktuelles Programm)
• Stundenplan (kommende Woche)
• Stundenplan nach Wochentagen (zukünftige Termine)
• Stundenplan nach Wochentagen (Veranstaltungsweise)
• Hausmeisterliste (aktuelles Programm)
• Hausmeisterliste (kommendes Programm)

• Informationen stehen Personengruppen schnell zur Verfügung
• Ein zentraler Ort um Informationen für die gesamte Personengruppe zu hinterlegen
  
• leichte Berechtigungsvergabe über Kontakterweiterung
  

• Upload-Funktionen -> da mehrere Kontakte darauf zugreifen können, währen die Daten nicht Datenschutzkonform

Hinweis: Nachrichten, welche an Teilnehmer versendet wurden, findet man in der betroffenen Veranstaltung in der Applikation „Anmeldung“ und dann in der Anmeldung des betroffenen Kontakts. Nachrichten, welche an Honorarkräfte versendet wurden, findet man in der Veranstaltung in der Applikation „Honorarverträge“ und dann im Honorarvertrag des betroffenen Kontakts.

Wird eine Veranstaltungsplanung durch eine Honorarkraft abgeschlossen, wird ein Vorgang hierzu erstellt. Über den Internetauftritt kann man konfigurieren in welcher Geschäftsstelle der dazugehörige Vorgang erstellt werden soll, so dass er durch Mitarbeitende bearbeitet werden kann.

Um diese Einstellung vorzunehmen oder zu ändern, geht man wie folgt vor:

1. Über „Suchen & Erstellen“ das Objekt „Internetauftritte“ öffnen.
2. In der Auswahlliste den entsprechenden Internetauftritt anklicken.
3. Auf der Detailseite des Internetauftritts nach unten Scrollen, bis die Applikationsleiste angezeigt wird.
4. Rechts über „Applikation bearbeiten“ die Applikation „Einstellungen“ hinzufügen (wenn diese noch nicht vorhanden ist).
5. Die Applikation „Einstellungen“ durch einen Klick öffnen.

Achtung: Alle diese genannten Einstellungsmöglichkeiten findet man in der eingeblendeten Vorlagenliste in den Einstellungen des Internetauftritts. Möchte man eine Einstellung ändern, so Klickt man diese in der Vorlagenliste an.

Alle gesetzten Einstellungen werden im oberen Bereich (inkl. dem aktuellen Status) eingeblendet. Durch Verändern des Status auf ja/nein, kann man die Einstellungen entweder aktivieren oder deaktivieren.

Hinweis: Ist eine Honorarkraft oder ein Teilnehmer im internen Bereich des Internetauftritts aktuell angemeldet, sind Änderungen an den Einstellungen nicht direkt sichtbar. Erst nach Aktualisierung der Webseite im Browser (drücken der Taste F5) oder nach dem nächsten Login, werden diese korrekt angezeigt.

Über die Webdokumenten des Internetauftritts werden verschiedene Funktionen für den Digitalen Bereich bereitgestellt.

Um die Webdokumente zu öffnen, geht man wie folgt vor:

• Über „Suchen & Erstellen“ öffnet man das Objekt „Internetauftritte“ und wählt dann in der Auswahlliste, den entsprechenden Internetauftritt aus, welchen man konfigurieren will.
• Nach dem Öffnen wird im oberen Bereich der „Header“, die „Startseite“ inkl. Webansicht, der Link „Weiteren Webdokumente anzeigen“ und der „Footer“ angezeigt.
• Ein Klick auf den Link „Weitere Webdokumente anzeigen“ blendet die Liste der Webdokumente ein.