5. Möglichkeiten der Honorarkraft in einer laufenden Veranstaltung

Nachdem eine Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ hat und der Honorarvertrag bestätigt wurde, hat die Honorarkraft folgende Möglichkeiten, um eine laufende Veranstaltung zu verwalten:

1. Nachdem die Honorarkraft im Internetauftritt angemeldet hat, öffnet Sie auf der Profilseite den Bereich „meine Veranstaltungen“ (auf der linken Seite).

2. Unter der Überschrift „Aktuelle Veranstaltungen, die Sie leiten“ werden Ihr alle Veranstaltungen angezeigt, welche einem Status der Phase “Durchführung“ haben.

Durch Klick auf einer der angezeigten Veranstaltungen, kann Sie die Detailseite der Veranstaltung öffnen.

5.1 Detailseite der Veranstaltung

Auf der Detailseite der Veranstaltung sind folgende Informationen und Bereiche ersichtlich:

Kopfbereich (Veranstaltungsinformationen)

Titel und Untertitel der Veranstaltung.
Der Text aus dem Attribut „Beschreibung“, welcher in der Veranstaltung hinterlegt ist.
Der Text aus dem Attribut „Information“, welcher in der Veranstaltung hinterlegt ist.
Der Text aus dem Attribut „Termininfo“, welcher in der Veranstaltung hinterlegt ist.

Bereich Veranstaltungsdetails
In diesem Bereich sind die Zeiten, alle Termine, die Veranstaltungsnummer, der Ort und weitere wichtige Informationen ersichtlich. Klickt die Honorarkraft auf eine der Informationen im Bereich Veranstaltungsdetails wird die jeweilige Detailseite geöffnet. Ein Klick auf den Pfeil bei den Terminen (Bereich „Anzahl“) blendet die Details ein.

Ein Klick auf die Adresse öffnet Google Maps und zeigt den Veranstaltungsort auf der Karte an.
Ein Klick auf den Ort öffnet die Detailseite des Orts.

Hier werden die Informationen aus den Attributen „Honorarkraftinfo“ und „Teilnehmerinfo“ angezeigt, welche im Ort hinterlegt sind. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Teilnehmerinfo“ und der Applikation „Honorarkraftinfo“ im Webdokument „Ort“.
Hinweis: Die Honorarkraft sieht immer beide Informationen, da auch die hinterlegten Teilnehmerinformationen für Sie wichtig sein können. Die Honorarkraftinfo wird nur angezeigt, wenn ein aktiver Honorarvertrag vorhanden ist, welche durch den Auftraggeber und der Honorarkraft bestätigt wurde. Die Teilnehmerinformationen werden schon angezeigt, wenn es einen aktiven Honorarvertrag gibt. Dieser muss noch nicht bestätigt sein.

Sind im Ort über die Applikation „Zugänge“ Zugänge angelegt und über die Rolle „Honorarkraft“ eingeschränkt werden diese auf der Detailseite des Orts angezeigt. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Meine Zugänge“ im Webdokument „Ort“.
Hinweis: Zugänge werden erst angezeigt, wenn die Honorarkraft einen bestätigten Honorarvertrag hat, welcher einen Bezug zu dem Termin/Ort aufweist.

Klickt Sie auf einen Termin wird im Kapitel 5.4 Bereich „Termine“ genau beschrieben, welche Informationen und Möglichkeiten Sie hier hat.

Hinweis: Nach Erreichen der „minimalen Teilnehmerzahl“, durch ändern des Veranstaltungsstatus auf „in Durchführung zugesagt“ oder setzen der Einstellung „Internetauftritt Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer anzeigen“ kann die Honorarkraft die Termine in den Veranstaltungsdetails anklicken.

Bereich Inhalte
Wurden in einer Veranstaltung über die Applikation „Inhalte“ zusätzliche Inhalte (Texte, Bild, Downloads usw.) hinzugefügt sind diese hier ersichtlich.

Wurden die Inhalte zusätzlich über die Methode „Berechtigung auf Beteilige einschränken“ eingeschränkt, können diese Inhalte nur die Honorarkraft- und Teilnehmerkontakte sehen, welche eine entsprechende Rolle in der Veranstaltung zugewiesen haben. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 13.1 „Inhalte in einer Veranstaltung hinzufügen" im Bereich „Inhalte auf Beteiligte einschränken".

Formular „Kontaktaufnahme“
Das Formular „Kontaktaufnahme“ wird über das Webdokument „Veranstaltung“ im Internetauftritt eingebunden. Über dieses Formular können Honorarkräfte oder Teilnehmer eine Kontaktanfrage stellen, wenn Sie Rückfragen zur Veranstaltung haben. Das Formular wird nur eingeblendet, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

In der Veranstaltung sind keine freien Plätze mehr vorhanden / oder ...

Die Veranstaltung ist ausgefallen und hat begonnen / oder ...

Die Veranstaltung ist „in Durchführung“ und hat begonnen / oder ...

Der in der Veranstaltung hinterlegte Anmeldeschluss ist sperrend und liegt in der Vergangenheit

Bereich „Ihr Ansprechpartner“

Ist in der Veranstaltung ein Verantwortlicher im gleichnamigen Attribut hinterlegt, wird dieser Kontakt in diesem Bereich „Ihr Ansprechpartner“ angezeigt. Ein Klick auf den Kontakt öffnet dessen Detailseite. Hier werden die Kontaktinformationen (Telefonnummer und/oder E-Mailadresse) angezeigt. Ist eine E-Mailadresse publiziert, kann man durch Klick auf den Link „Nachricht schreiben“ ein Kontaktformular einblenden lassen, um eine Nachricht zu schreiben.

Hinweis: Über das Attribut „Publikation“ in der E-Mailadresse und Telefonnummer im Backend des Kontakts, kann man steuern, welche Telefonnummer und/oder E-Mailadresse auf der Detailseite des Kontakts angezeigt werden. Über die Einstellung „Veranstaltung – Verantwortlichen nicht anzeigen“ in den Einstellungen des Internetauftritts kann man das System so einstellen, dass der Verantwortliche nicht angezeigt wird, auch wenn dieser in einer Veranstaltung im gleichnamigen Attribut hinterlegt ist.

Dargestellt wird dieser Bereich über die Applikation „Verantwortlicher“ im Webdokument „Veranstaltung“.

Bereich „Unsere Empfehlungen“
In diesem Bereich werden Veranstaltungen angezeigt, welche als Empfehlung, Fortsetzung, Wiederholung etc. über die Applikation „Empfehlung“ in der Veranstaltung verknüpft sind. Sind keine Empfehlungen verknüpft wird dieser Bereich nicht angezeigt.

Dargestellt wird dieser Bereich über die Applikation „Empfehlungen“ im Webdokument „Veranstaltung“.

Bereich „Meine Zugänge“
In diesem Bereich sieht die Honorarkraft den Namen und Beschreibungstext von Zugängen, die in der Applikation "Zugänge" einer Veranstaltung liegen und über die Rolle „Honorarkraft“ eingeschränkt wurden.

Sichtbarkeit der Zugänge
Informationen aus Zugängen, welche über die Rolle „Honorarkraft“ eingeschenkt wurden, werden nur aktiven Honorarkräfte (Kontakterweiterung "Honorarkraft") mit einem bestätigten Honorarvertrag, der Bezug zu der Veranstaltung hat angezeigt.

Hinweis: Durch hinterlegen mehrerer Zugänge mit unterschiedlichen Rollen ist es so möglich, Teilnehmern und Honorarkräften unterschiedliche Informationen zur Verfügung zu stellen.

Dargestellt wird dieser Bereich über die Applikation „Meine Zugänge“ im Webdokument „Veranstaltung“.

Bereich „Teilnehmerinfo“

In diesem Bereich wird der Honorarkraft der hinterlegte Text aus dem Attribut „Teilnehmerinfo“ angezeigt, welcher in der Veranstaltung hinterlegt ist.

Wichtig: Honorarvertrag muss aktiv sein, jedoch noch nicht bestätigt sein, damit diese Informationen angezeigt werden.

Dargestellt wird dieser Bereich über die Applikation „Teilnehmerinfo“ im Webdokument „Veranstaltung“.

Bereich „Honorarkraftinfo“
In diesem Bereich wird der hinterlegte Text aus dem Attribut „Honorarkraftinfo“ angezeigt, welcher in der Veranstaltung hinterlegt ist.

Wichtig: Honorarvertrag muss aktiv sein und bestätigt sein, damit diese Informationen angezeigt werden.

Dargestellt wird dieser Bereich über die Applikation „Honorarkraftinfo“ im Webdokument „Veranstaltung“.

Bereich „Teilnehmer“
In diesem Bereich kann die Honorarkraft:

die Anzahl der aktuellen Anmeldungen sehen

Nach Erreichen der Mindestteilnehmerzahl oder ändern des Veranstaltungsstatus auf „in Durchführung - zugesagt“ oder setzen der Einstellung „Internetauftritt Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer anzeigen“ kann die Honorarkraft:

die Teilnehmerübersicht einsehen
Hier werden die Namen der Teilnehmer, die Frage und Antwort aus dem Mitteilungsfeld, die Honorarkraftinformationen aus der Anmeldung sowie die Telefonnummer und E-Mailadresse angezeigt.
Hinweis: Durch setzen der Einstellung „Internetauftritt eMails in Teilnehmerliste ausblenden“ und/oder „Internetauftritt Telefonnummern in Teilnehmerliste ausblende“ kann die E-Mailadresse und/oder Telefonnummer in der angezeigten Teilnehmerübersicht ausgeblendet werden. Des Weiteren kann durch Setzen der Einstellung „Internetauftritt Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer einblenden“ kann das System so umgestellt werden, dass diese Informationen auch ohne erreichen der Mindestteilnehmerzahl oder ändern des Veranstaltungsstatus angezeigt wird.

eine Teilnehmerliste generieren
Durch Klick auf dem Link „Teilnehmerliste erstellen“ kann die Honorarkraft eine Teilnehmerliste erstellen, in welcher Sie schriftlich die Anwesenheiten pflegt. Wurde schon eine Teilnehmerliste über den Link generiert wird diese mit Datum und Zeitstempel im Bereich „bereits generiert Teilnehmerlisten“ angezeigt. Des Weiteren wird jedes generierte Dokument in der Applikation „Dokumente“ in der Veranstaltung hinzugefügt.
Hinweis: In der Teilnehmerliste wird die Telefonnummer immer angezeigt und kann nicht über eine Einstellung verändert werden!

Achtung: Optional können hier auch Teilnehmer angezeigt werden, welche auf der Warteliste stehen. Diese werden dann unter dem Link „Warteliste angezeigt. Damit die möglich ist müssen entsprechende Einstellungen im Internetauftritt gesetzt sein. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 14.2 „Generelle Einstellungen“ unter „Internetauftritt » Kursleiterbereich: Warteliste in Kursleiterinfo einblenden“, „Veranstaltung » Warteliste erst nach Kursbeginn einblenden“, „Internetauftritt » Kursleiterbereich: Telefonnummer in Warteliste in Kursleiterinfo einblenden“ sowie „Internetauftritt » Kursleiterbereich: E-Mailadresse in Warteliste in Kursleiterinfo einblenden“.

5.2 Dokumentvorlagen

Je nach Einstellung im Webdokument „Veranstaltung“ in der Liste „Weitere Dokumente erstellen“ können Honorarkräfte in der Veranstaltung folgende Dokumente selbst erstellen und herunterladen:

Teilnehmerliste (automatisch befüllt)

Ein Klick auf diese Dokumentenvorlage generiert eine Teilnehmerliste, welche die in den Terminen gepflegten Anwesenheiten der Teilnehmer berücksichtigt.

Teilnahmeliste mit Art der Teilnahme

Ein Klick auf diese Dokumentenvorlage generiert eine Teilnehmerliste in der ersichtlich ist, ob die Teilnehmer in Präsenz oder virtuell teilnehmen werden bzw. wenn die Teilnahme bei der Kontrolle der Anwesenheiten angepasst wurde, teilgenommen haben.

Klassenbuch

Ein Klick auf diese Dokumentenvorlage erstellt ein Übersichtsdokument, welches alle Klassenbucheinträge der Termine dieser Veranstaltung enthält.

Weitermeldeliste (fertige Folgeveranstaltung)

Ein Klick auf diese Dokumentenvorlage erstellt eine vorausgefüllte Weitermeldeliste, die ausgedruckt und von Teilnehmern in der Veranstaltung unterschrieben werden kann.

Weitermeldeliste (noch ohne Folgeveranstaltung)

Ein Klick auf diese Dokumentenvorlage erstellt eine vorausgefüllte Weitermeldeliste, die ausgedruckt und von Teilnehmern in der Veranstaltung unterschrieben werden kann.

Hinweis: Versteckte oder inaktive Dokumentvorlagen stehen nicht zur Auswahl. Die Sichtbarkeit versteckter Dokumentvorlagen kann über das Attribut „Darstellungsart“ in der Liste „Weitere Dokumente erstellen“ gesteuert werden, indem die Darstellungsart z.B. auf Teaser oder Link umgestellt wird.

5.3 Teilnehmer nachmelden

Hat eine Veranstaltung begonnen und nimmt ein nicht angemeldeter Teilnehmer an der Veranstaltung teil, kann die Honorarkraft durch einen Klick auf den Button „weiteren Teilnehmer anmelden“ diesen nachmelden.

Die Applikation „Weiteren Teilnehmer anmelden“ wird nur angezeigt, wenn:

dass Beginndatum der Veranstaltung erreicht wurde.
der aktuell angemeldet Benutzer Honorarkraft ist.
die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ hat.

Hinweis: Bei der Anmeldung durch Honorarkräfte findet eine Überprüfung mit Bestandsdaten statt, sodass bereits in der Datenbank geführte Teilnehmende in vielen Fällen nicht erneut angelegt werden. Dafür müssen jedoch genügend Daten von der Honorarkraft eingegeben / erfragt werden. Sollte der Kontakt erneut angelegt werden, können die Datensätze über das Dubletten-System manuell zusammengeführt werden. Bei der Anmeldung durch die Honorarkraft werden aus Datenschutzgründen keine Bankinformationen abgefragt.

Folgende Pflichtfelder müssen für eine Anmeldung durch die Honorarkraft befüllt werden (alle anderen Eingabefelder sind optional):

Anrede
Vorname
Name
Anschrift (wird für die Rechnung benötigt)

Nachdem die Honorarkraft die entsprechenden Daten erfasst hat, kann Sie den Anmeldeprozess über den Button „Teilnehmer jetzt anmelden“ abschließen. Im Anschluss wird der nachgemeldete Teilnehmer direkt in der Teilnehmerübersicht und im Termin angezeigt, wodurch die Anwesenheit sofort durch die Honorarkraft gepflegt werden kann.

Hinweis: Im System wird eine unbestätigte Anmeldung mit der Anmeldeart „Honorarkraft“ in der jeweiligen Veranstaltung erzeugt. In den Metadaten ist zu sehen, dass die Honorarkraft als „Ersteller“ der Anmeldung hinterlegt ist. Des Weiteren wird die Anmeldung in der Applikation „Anmeldung“ auf der Startseite angezeigt. So wird sichergestellt, dass die Anmeldung bearbeitet und die Teilnehmende Person kontaktieret werden, um ggf. die fehlenden Daten zu ergänzen und die Anmeldung zu bestätigen.

Die Möglichkeit für die Honorarkraft, Teilnehmer nachzumelden wird über die Applikation „Weiteren Teilnehmer anmelden“ im Webdokument „Veranstaltung“ bereitgestellt.

5.4 Bereich "Termine"

In diesem Bereich sieht die angemeldete Honorarkraft alle Termine, für welche Sie eine aktive, zugesagte Terminvereinbarungen im Honorarvertrag hat.

Hinweis: Dieser Bereich wird erst nach Erreichen der „minimalen Teilnehmerzahl“, Durch ändern des Veranstaltungsstatus auf „in Durchführung zugesagt“ oder setzen der Einstellung „Internetauftritt Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer einblenden“ angezeigt.

Ab diesen Zeitpunkt können die Termine direkt ausgewählt werden. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Termine“ im Webdokument „Veranstaltung“. Durch Klick auf einen der dort angezeigten Termine wird dessen Detailseite angezeigt. Diese ist wie folgt aufgebaut:

5.4.1 Kopfbereich

Im Kopfbereich auf der Detailseite des Termins wird die Veranstaltungsnummer, der Name der Veranstaltung, Datum & Uhrzeit sowie der Ort angezeigt.

Ein Klick auf die Adresse öffnet Google Maps und zeigt den Ort auf der Karte an
Ein Klick auf den Ort öffnet die Detailseite des Orts.

Hier werden die Informationen aus den Attributen „Honorarkraftinfo“ und „Teilnehmerinfo“ angezeigt, welche im Ort hinterlegt sind. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Teilnehmerinfo“ und der Applikation „Honorarkraftinfo“ im Webdokument „Ort“.
Hinweis: Die Honorarkraft sieht immer beide Informationen, da auch die hinterlegten Teilnehmerinformationen für Sie wichtig sein können. Die Honorarkraftinfo wird nur angezeigt, wenn ein aktiver Honorarvertrag vorhanden ist, welche durch den Auftraggeber und der Honorarkraft bestätigt wurde. Die Teilnehmerinformationen werden schon angezeigt, wenn es einen aktiven Honorarvertrag gibt. Dieser muss noch nicht bestätigt sein.

Sind im Ort über die Applikation „Zugänge“ Zugänge angelegt und über die Rolle „Honorarkraft“ eingeschränkt werden diese auf der Detailseite des Orts angezeigt. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Meine Zugänge“ im Webdokument „Ort“.
Hinweis: Zugänge werden erst angezeigt, wenn die Honorarkraft einen bestätigten Honorarvertrag hat welcher einen Bezug zu dem Termin/Ort hat.

5.4.2 Bereich "meine Zugänge"

Ist im Termin über die Applikation „Zugänge“ ein Zugang angelegt und die Rolle „Honorarkraft“ eingeschränkt, werden die Informationen aus dem Zugang in diesem Bereich angezeigt.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Meine Zugänge“ im Webdokument „Termin“.

Hinweis: Zugänge werden nur angezeigt, wenn die aktive Honorarkraft einen bestätigten Honorarvertrag mit Bezug zu dem Termin hat.

5.4.3 Bereich "Teilnehmerinfo"

In diesem Bereich werden die Informationen angezeigt, welche im Attribut „Teilnehmerinfo“ im Ort, sowie im Attribut „Teilnehmerinfo“ im jeweiligen geöffneten Termin hinterlegt sind.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Teilnehmerinfo“ im Webdokument „Ort“ sowie der Applikation „Teilnehmerinfo“ im Webdokument „Termin“.

Wichtig: Die Teilnehmerinformationen werden schon angezeigt, wenn es einen aktiven Honorarvertrag gibt. Dieser muss noch nicht bestätigt sein.

5.4.4 Bereich "Honorarkraftinfo"

In diesem Bereich werden die Informationen angezeigt, welche im Attribut „Honorarkraftinfo“ im Ort, sowie im Attribut „Honorarkraftinfo“ im jeweiligen geöffneten Termin hinterlegt sind.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Honorarkraftinfo“ im Webdokument „Ort“ sowie der Applikation „Honorarkraftinfo“ im Webdokument „Termin“.

Wichtig: Die Honorarkraftinfo wird nur angezeigt, wenn ein aktiver Honorarvertrag vorhanden ist, welche durch den Auftraggeber und der Honorarkraft bestätigt wurde.

5.4.5 Bereich "Lehrinhalte"

Ist in der Veranstaltung unter der Eigenschaft „Lehrplan“ ein Lehrplan verknüpft und dieser über die Applikation „Planung“ zugewiesen, so werden die entsprechenden Themen für diesen Termin in diesem Bereich angezeigt.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Lehrinhalte“ im Webdokument „Termin“.

Wichtig: Der Honorarvertrag muss aktiv, jedoch noch nicht bestätigt sein, damit diese Informationen angezeigt werden. Des Weiteren muss eine der folgenden Bedingungen erfüllt sein:

Einstellung im Internetauftritt „Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer einblenden“ ist gesetzt.
Die Mindestteilnehmerzahl in der Veranstaltung ist erreicht.
Die Veranstaltung hat den Status „in Durchführung zugesagt“.

5.4.6 Bereich "meine Inhalte"

Über diesem Bereich hat die Honorarkraft die Möglichkeit Inhalte für Teilnehmer für den geöffneten Termin der Veranstaltung zu hinterlegen. So kann die Honorarkraft zur Vorbereitung auf einen Termin Inhalte einstellen oder im Nachgang Unterlagen zu einem Termin zur Verfügung stellen.

Ein Klick auf den Button „Text erstellen“ erzeugt einen Textinhalt. Klick die Honorarkraft nun in das Eingabefeld, kann sie einen Text für die Teilnehmer hinterlegen und über Button „Text speichern“ diesen abspeichern.

Ein Klick auf den Button „Datei hochladen“ blendet das Uploadfeld ein. Durch Klicken und Ziehen (Drag and Drop) kann die Honorarkraft hier ein oder mehrere Dateien hochladen und den Teilnehmenden als Download zur Verfügung stellen.

Über den jeweiligen Verschiebepunkt beim Textfeld oder der Datei, kann die Reihenfolge der Inhalte geändert werden. Über den Link „Inhalt entfernen“ kann der entsprechende Inhalt gelöscht werden.

Hinweis: Hinterlegt eine Honorarkraft hier Inhalte für Teilnehmer, werden diese nicht aktiv darüber informiert (Honorarkraft muss die Teilnehmer aktive darauf hinweisen). Die von der Honorarkraft hochgeladenen Inhalte und Texte werden in dem jeweiligen Termin in der Veranstaltung hinterlegt (Applikation „Inhalte“). Alle hinzugefügten Inhalte von Honorarkräften können über das Objekt „Inhalt“ und den Report „Uploads von Honorarkräften“ jederzeit nachvollzogen werden.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Inhalte pflegen durch Honorarkraft“ im Webdokument „Termin“.

Unterlagen, Downloads, Videos oder Texte, die im Allgemeinen bei der Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden sollen, müssen über die Applikation „Inhalte“ in der Veranstaltung eingebunden werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 13.1 „Inhalte in einer Veranstaltung hinzufügen“ im Abschnitt „Inhalte auf Beteiligte einschränken“.

5.4.7 Bereich "Anwesenheiten pflegen"

Über diesen Bereich kann die Honorarkraft die Anwesenheiten der Teilnehmer der Veranstaltung pflegen. Das System geht grundsätzlich davon aus, dass eine Person an allen Terminen in Gänze teilnimmt (zu erkennen an der grünen Umrandung). Ist dies nicht der Fall, kann eine Abweichung folgendermaßen dokumentiert werden:

Der Klick auf den Namen des Teilnehmers ändert den Status auf „nicht teilgenommen“ (rote Umrandung) und „unentschuldigt“.

Liegt eine Entschuldigung des Teilnehmers vor, kann die Honorarkraft durch einen Klick auf „unentschuldigt“ diesen Wert auf „entschuldigt“ umstellen.

Durch einen Klick auf die 3 Punkte kann die Uhrzeit der Anwesenheit des Teilnehmers angepasst werden. So kann dokumentiert werden, dass ein Teilnehmer später kam oder früher ging.
Die Art der Anwesenheit kann durch einen Klick auf den Eintrag „Präsenz“ oder „Virtuell“ beim jeweiligen Teilnehmer geändert werden.

Änderungen im Bereich „Anwesenheiten pflegen“ werden direkt im System bei der Anmeldung des jeweils bearbeiteten Teilnehmers gespeichert. Dadurch ergibt sich in der jeweiligen Anmeldung z.B. der Wert für die „Teilnahme in Prozent“ oder die „Unentschuldigte Fehlzeiten in Prozent“, welche man in der Anmeldung des Teilnehmers im Bereich „Statistik“ findet.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Anwesenheiten pflegen“ im Webdokument „Termin“.

Hinweis: Gemeldete Anwesenheiten sowie der sich darauf ergebenden Fehlzeiten können über den Report "Anwesenheiten pflegen" sowie dem Report "Fehlzeitenübersicht" ausgewertet und überprüft werden. Diese Reports finden Sie in der jeweiligen Veranstaltung in der Applikation "Anmeldungen" unter dem Link "Reports" im unteren Bereich. Sollten die Reports nicht in der Liste der verfügbaren Reports angezeigt werden, klicken Sie auf der rechten Seite auf den blauen Link "Reports bearbeiten". Über die angezeigte Reportauswahl können Sie die Reports "Anwesenheiten pflegen" und "Fehlzeitenübersicht" der Reportauswahl hinzufügen. Hierzu suchen Sie diese in der Liste "Reportauswahl" auf der linken Seite und wählen diese dann per Klick aus. Im Anschluss werden die ausgewählen Reports in der Liste "Aktuelle Reportlinks" in der Mitte der Reportauswahl angezeigt. Ist dies erledigt klicken Sie bitte auf den Link "Dialogfeld schließen". Im Anschluss sollten die beiden Reports in der Reportauswahl in der Applikation "Anmeldungen" zur Verfügung stehen.

5.4.8 Bereich "Klassenbuch"

In diesem Bereich kann die Honorarkraft ein Klassenbuch führen. Der Alias kann über die Applikation „Einstellungen“ in der Applikation „Klassenbuch“ im Webdokument „Termin“ angepasst werden.

Hinweis: Die Dokumentvorlage „Klassenbuch“ in der Liste „weitere Dokumente erstellen“ im Webdokument „Veranstaltung“ ist von der Änderung des Alias in der Applikation nicht betroffen. Möchte man auch hier Anpassungen vornehmen, kopiert man die Dokumentvorlage „Klassenbuch (Dokumentation)“ und passte diese inkl. Namen seinen Bedürfnissen an. Im Anschluss fügt man die neue Dokumentenvorlage in der Liste „weitere Dokumente erstellen“ hinzu und versteckt die originale Dokumentenvorlage. Das Dokument „Klassenbuch“ kann über die Dokumentenvorlage ausschließlich von eingeloggten Honorarkräften der Veranstaltung generiert werden.

Einträge in diesem Bereich können nur von Honorarkräfte mit aktiven Honorarvertrag hinterlegt und gelesen werden, wenn zusätzlich eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

Die Einstellung "Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer einblenden" ist gesetzt.
Der Status der Veranstaltung ist „in Durchführung – zugesagt“.
Die aktuelle Teilnehmerzahl ist größer/gleich der Minimalen Teilnehmerzahl.

Des Weiteren können die von der Honorarkraft hinterlegten Klassenbucheinträge von folgenden Personengruppen und folgenden Bedingungen nur gelesen werden:

Eingeloggter Benutzer ist Teilnehmer oder Auftraggeber mit einer Anmeldung mit dem Status „Anmeldung“.
Eingeloggter Benutzer ist Leitungskraft in der Geschäftsstelle der Veranstaltung des Termins (Rolle: Leiter/in, Außenstellenleiter/in, Geschäftsführer/in, Stellv. Leiter/in).

Um einen Eintrag im Klassenbuch zu hinterlegen, Klickt die Honorarkraft in das Eingabefeld und macht im Anschluss seine Texteingabe. Ist Sie mit der Eingabe fertig, kann der Text über den Button „Text speichern“ abgespeichert werden. Möchten man den Klassenbucheintrag erneut bearbeiten, klickt man in den vorhandenen Text, editiert diesen und speichert Ihn wieder ab.

Dieser Bereich ist dazu gedacht, um besprochen Themen der Schulung bzw. zu erledigende Aufgaben festzuhalten. Teilnehmer, die nicht am Termin teilnehmen konnten, haben so z.B. die Möglichkeit, sich über die Inhalte des Termins und eventuell zu erledigenden Aufgaben zu informieren.

Gerade wenn mehrere Honorarkräfte bei einer Veranstaltung geplant sind, haben diese über das Klassenbuch die Möglichkeit dokumentierten Einträge in den einzelnen Terminen nachzuvollziehen. Über die Dokumentenvorlage „Klassenbuch“ in der Liste „Weitere Dokumente erstellen“ können sich Honorarkräfte ein Dokument erstellen, welches eine Übersicht aller hinterlegten Klassenbucheinträge aus allen Terminen der Veranstaltung bietet.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass auch Teilnehmer die hinterlegten Klassenbucheinträge der Honorarkraft aus dem jeweiligen Termin der Veranstaltung einsehen können. Die Einsicht kann, wenn gewünscht, auf Honorarkräfte eingeschränkt werden.

Sollten Sie Interesse daran haben, wenden Sie sich bitte an: support@cmxkonzepte.de.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Klassenbuch“ im Webdokument „Termin“.

Hinweis: Möchte man als Mitarbeiter in einer Veranstaltung prüfen ob die Honorarkraft Klassenbucheinträge hinterlegt hat, geht man wie folgt vor. Man öffnet in der Veranstaltung die Applikation "Dokumente". In der Applikation kann man nun die Dokumentvorlage "Klassenbuch (Dokumentation) (Muster)" auswählen so dass das Dokument erstellt wird. Sind in den Terminen der Veranstaltung Klassenbucheinträge hinterlegt, werden diese in dem Dokument angezeigt und können so durch den Mitarbeitenden nachvollzogen werden.

5.5 Button "Termin in Kalender speichern"

Durch einen Klick auf diesen Button wird der Download eine ISC-Datei (iCalendar-Dateien) gestartet. Diese Datei dient zum Austausch von Kalenderinhalten in einem standardisierten Format und kann in diversen Programmen importiert werden.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Termine speichern“ im Webdokument „Veranstaltung“.