5.4 Bereich "Termine"

In diesem Bereich sieht die angemeldete Honorarkraft alle Termine, für welche Sie eine aktive, zugesagte Terminvereinbarungen im Honorarvertrag hat.

Hinweis: Dieser Bereich wird erst nach Erreichen der „minimalen Teilnehmerzahl“, Durch ändern des Veranstaltungsstatus auf „in Durchführung zugesagt“ oder setzen der Einstellung „Internetauftritt Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer einblenden“ angezeigt.

Ab diesen Zeitpunkt können die Termine direkt ausgewählt werden. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Termine“ im Webdokument „Veranstaltung“. Durch Klick auf einen der dort angezeigten Termine wird dessen Detailseite angezeigt. Diese ist wie folgt aufgebaut:

5.4.1 Kopfbereich

Im Kopfbereich auf der Detailseite des Termins wird die Veranstaltungsnummer, der Name der Veranstaltung, Datum & Uhrzeit sowie der Ort angezeigt.

Ein Klick auf die Adresse öffnet Google Maps und zeigt den Ort auf der Karte an
Ein Klick auf den Ort öffnet die Detailseite des Orts.

Hier werden die Informationen aus den Attributen „Honorarkraftinfo“ und „Teilnehmerinfo“ angezeigt, welche im Ort hinterlegt sind. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Teilnehmerinfo“ und der Applikation „Honorarkraftinfo“ im Webdokument „Ort“.
Hinweis: Die Honorarkraft sieht immer beide Informationen, da auch die hinterlegten Teilnehmerinformationen für Sie wichtig sein können. Die Honorarkraftinfo wird nur angezeigt, wenn ein aktiver Honorarvertrag vorhanden ist, welche durch den Auftraggeber und der Honorarkraft bestätigt wurde. Die Teilnehmerinformationen werden schon angezeigt, wenn es einen aktiven Honorarvertrag gibt. Dieser muss noch nicht bestätigt sein.

Sind im Ort über die Applikation „Zugänge“ Zugänge angelegt und über die Rolle „Honorarkraft“ eingeschränkt werden diese auf der Detailseite des Orts angezeigt. Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Meine Zugänge“ im Webdokument „Ort“.
Hinweis: Zugänge werden erst angezeigt, wenn die Honorarkraft einen bestätigten Honorarvertrag hat welcher einen Bezug zu dem Termin/Ort hat.

5.4.2 Bereich "meine Zugänge"

Ist im Termin über die Applikation „Zugänge“ ein Zugang angelegt und die Rolle „Honorarkraft“ eingeschränkt, werden die Informationen aus dem Zugang in diesem Bereich angezeigt.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Meine Zugänge“ im Webdokument „Termin“.

Hinweis: Zugänge werden nur angezeigt, wenn die aktive Honorarkraft einen bestätigten Honorarvertrag mit Bezug zu dem Termin hat.

5.4.3 Bereich "Teilnehmerinfo"

In diesem Bereich werden die Informationen angezeigt, welche im Attribut „Teilnehmerinfo“ im Ort, sowie im Attribut „Teilnehmerinfo“ im jeweiligen geöffneten Termin hinterlegt sind.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Teilnehmerinfo“ im Webdokument „Ort“ sowie der Applikation „Teilnehmerinfo“ im Webdokument „Termin“.

Wichtig: Die Teilnehmerinformationen werden schon angezeigt, wenn es einen aktiven Honorarvertrag gibt. Dieser muss noch nicht bestätigt sein.

5.4.4 Bereich "Honorarkraftinfo"

In diesem Bereich werden die Informationen angezeigt, welche im Attribut „Honorarkraftinfo“ im Ort, sowie im Attribut „Honorarkraftinfo“ im jeweiligen geöffneten Termin hinterlegt sind.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Honorarkraftinfo“ im Webdokument „Ort“ sowie der Applikation „Honorarkraftinfo“ im Webdokument „Termin“.

Wichtig: Die Honorarkraftinfo wird nur angezeigt, wenn ein aktiver Honorarvertrag vorhanden ist, welche durch den Auftraggeber und der Honorarkraft bestätigt wurde.

5.4.5 Bereich "Lehrinhalte"

Ist in der Veranstaltung unter der Eigenschaft „Lehrplan“ ein Lehrplan verknüpft und dieser über die Applikation „Planung“ zugewiesen, so werden die entsprechenden Themen für diesen Termin in diesem Bereich angezeigt.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Lehrinhalte“ im Webdokument „Termin“.

Wichtig: Der Honorarvertrag muss aktiv, jedoch noch nicht bestätigt sein, damit diese Informationen angezeigt werden. Des Weiteren muss eine der folgenden Bedingungen erfüllt sein:

Einstellung im Internetauftritt „Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer einblenden“ ist gesetzt.
Die Mindestteilnehmerzahl in der Veranstaltung ist erreicht.
Die Veranstaltung hat den Status „in Durchführung zugesagt“.

5.4.6 Bereich "meine Inhalte"

Über diesem Bereich hat die Honorarkraft die Möglichkeit Inhalte für Teilnehmer für den geöffneten Termin der Veranstaltung zu hinterlegen. So kann die Honorarkraft zur Vorbereitung auf einen Termin Inhalte einstellen oder im Nachgang Unterlagen zu einem Termin zur Verfügung stellen.

Ein Klick auf den Button „Text erstellen“ erzeugt einen Textinhalt. Klick die Honorarkraft nun in das Eingabefeld, kann sie einen Text für die Teilnehmer hinterlegen und über Button „Text speichern“ diesen abspeichern.

Ein Klick auf den Button „Datei hochladen“ blendet das Uploadfeld ein. Durch Klicken und Ziehen (Drag and Drop) kann die Honorarkraft hier ein oder mehrere Dateien hochladen und den Teilnehmenden als Download zur Verfügung stellen.

Über den jeweiligen Verschiebepunkt beim Textfeld oder der Datei, kann die Reihenfolge der Inhalte geändert werden. Über den Link „Inhalt entfernen“ kann der entsprechende Inhalt gelöscht werden.

Hinweis: Hinterlegt eine Honorarkraft hier Inhalte für Teilnehmer, werden diese nicht aktiv darüber informiert (Honorarkraft muss die Teilnehmer aktive darauf hinweisen). Die von der Honorarkraft hochgeladenen Inhalte und Texte werden in dem jeweiligen Termin in der Veranstaltung hinterlegt (Applikation „Inhalte“). Alle hinzugefügten Inhalte von Honorarkräften können über das Objekt „Inhalt“ und den Report „Uploads von Honorarkräften“ jederzeit nachvollzogen werden.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Inhalte pflegen durch Honorarkraft“ im Webdokument „Termin“.

Unterlagen, Downloads, Videos oder Texte, die im Allgemeinen bei der Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden sollen, müssen über die Applikation „Inhalte“ in der Veranstaltung eingebunden werden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 13.1 „Inhalte in einer Veranstaltung hinzufügen“ im Abschnitt „Inhalte auf Beteiligte einschränken“.

5.4.7 Bereich "Anwesenheiten pflegen"

Über diesen Bereich kann die Honorarkraft die Anwesenheiten der Teilnehmer der Veranstaltung pflegen. Das System geht grundsätzlich davon aus, dass eine Person an allen Terminen in Gänze teilnimmt (zu erkennen an der grünen Umrandung). Ist dies nicht der Fall, kann eine Abweichung folgendermaßen dokumentiert werden:

Der Klick auf den Namen des Teilnehmers ändert den Status auf „nicht teilgenommen“ (rote Umrandung) und „unentschuldigt“.

Liegt eine Entschuldigung des Teilnehmers vor, kann die Honorarkraft durch einen Klick auf „unentschuldigt“ diesen Wert auf „entschuldigt“ umstellen.

Durch einen Klick auf die 3 Punkte kann die Uhrzeit der Anwesenheit des Teilnehmers angepasst werden. So kann dokumentiert werden, dass ein Teilnehmer später kam oder früher ging.
Die Art der Anwesenheit kann durch einen Klick auf den Eintrag „Präsenz“ oder „Virtuell“ beim jeweiligen Teilnehmer geändert werden.

Änderungen im Bereich „Anwesenheiten pflegen“ werden direkt im System bei der Anmeldung des jeweils bearbeiteten Teilnehmers gespeichert. Dadurch ergibt sich in der jeweiligen Anmeldung z.B. der Wert für die „Teilnahme in Prozent“ oder die „Unentschuldigte Fehlzeiten in Prozent“, welche man in der Anmeldung des Teilnehmers im Bereich „Statistik“ findet.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Anwesenheiten pflegen“ im Webdokument „Termin“.

Hinweis: Gemeldete Anwesenheiten sowie der sich darauf ergebenden Fehlzeiten können über den Report "Anwesenheiten pflegen" sowie dem Report "Fehlzeitenübersicht" ausgewertet und überprüft werden. Diese Reports finden Sie in der jeweiligen Veranstaltung in der Applikation "Anmeldungen" unter dem Link "Reports" im unteren Bereich. Sollten die Reports nicht in der Liste der verfügbaren Reports angezeigt werden, klicken Sie auf der rechten Seite auf den blauen Link "Reports bearbeiten". Über die angezeigte Reportauswahl können Sie die Reports "Anwesenheiten pflegen" und "Fehlzeitenübersicht" der Reportauswahl hinzufügen. Hierzu suchen Sie diese in der Liste "Reportauswahl" auf der linken Seite und wählen diese dann per Klick aus. Im Anschluss werden die ausgewählen Reports in der Liste "Aktuelle Reportlinks" in der Mitte der Reportauswahl angezeigt. Ist dies erledigt klicken Sie bitte auf den Link "Dialogfeld schließen". Im Anschluss sollten die beiden Reports in der Reportauswahl in der Applikation "Anmeldungen" zur Verfügung stehen.

5.4.8 Bereich "Klassenbuch"

In diesem Bereich kann die Honorarkraft ein Klassenbuch führen. Der Alias kann über die Applikation „Einstellungen“ in der Applikation „Klassenbuch“ im Webdokument „Termin“ angepasst werden.

Hinweis: Die Dokumentvorlage „Klassenbuch“ in der Liste „weitere Dokumente erstellen“ im Webdokument „Veranstaltung“ ist von der Änderung des Alias in der Applikation nicht betroffen. Möchte man auch hier Anpassungen vornehmen, kopiert man die Dokumentvorlage „Klassenbuch (Dokumentation)“ und passte diese inkl. Namen seinen Bedürfnissen an. Im Anschluss fügt man die neue Dokumentenvorlage in der Liste „weitere Dokumente erstellen“ hinzu und versteckt die originale Dokumentenvorlage. Das Dokument „Klassenbuch“ kann über die Dokumentenvorlage ausschließlich von eingeloggten Honorarkräften der Veranstaltung generiert werden.

Einträge in diesem Bereich können nur von Honorarkräfte mit aktiven Honorarvertrag hinterlegt und gelesen werden, wenn zusätzlich eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

Die Einstellung "Kursleiterbereich: Teilnehmerinfo immer einblenden" ist gesetzt.
Der Status der Veranstaltung ist „in Durchführung – zugesagt“.
Die aktuelle Teilnehmerzahl ist größer/gleich der Minimalen Teilnehmerzahl.

Des Weiteren können die von der Honorarkraft hinterlegten Klassenbucheinträge von folgenden Personengruppen und folgenden Bedingungen nur gelesen werden:

Eingeloggter Benutzer ist Teilnehmer oder Auftraggeber mit einer Anmeldung mit dem Status „Anmeldung“.
Eingeloggter Benutzer ist Leitungskraft in der Geschäftsstelle der Veranstaltung des Termins (Rolle: Leiter/in, Außenstellenleiter/in, Geschäftsführer/in, Stellv. Leiter/in).

Um einen Eintrag im Klassenbuch zu hinterlegen, Klickt die Honorarkraft in das Eingabefeld und macht im Anschluss seine Texteingabe. Ist Sie mit der Eingabe fertig, kann der Text über den Button „Text speichern“ abgespeichert werden. Möchten man den Klassenbucheintrag erneut bearbeiten, klickt man in den vorhandenen Text, editiert diesen und speichert Ihn wieder ab.

Dieser Bereich ist dazu gedacht, um besprochen Themen der Schulung bzw. zu erledigende Aufgaben festzuhalten. Teilnehmer, die nicht am Termin teilnehmen konnten, haben so z.B. die Möglichkeit, sich über die Inhalte des Termins und eventuell zu erledigenden Aufgaben zu informieren.

Gerade wenn mehrere Honorarkräfte bei einer Veranstaltung geplant sind, haben diese über das Klassenbuch die Möglichkeit dokumentierten Einträge in den einzelnen Terminen nachzuvollziehen. Über die Dokumentenvorlage „Klassenbuch“ in der Liste „Weitere Dokumente erstellen“ können sich Honorarkräfte ein Dokument erstellen, welches eine Übersicht aller hinterlegten Klassenbucheinträge aus allen Terminen der Veranstaltung bietet.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass auch Teilnehmer die hinterlegten Klassenbucheinträge der Honorarkraft aus dem jeweiligen Termin der Veranstaltung einsehen können. Die Einsicht kann, wenn gewünscht, auf Honorarkräfte eingeschränkt werden.

Sollten Sie Interesse daran haben, wenden Sie sich bitte an: support@cmxkonzepte.de.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Klassenbuch“ im Webdokument „Termin“.

Hinweis: Möchte man als Mitarbeiter in einer Veranstaltung prüfen ob die Honorarkraft Klassenbucheinträge hinterlegt hat, geht man wie folgt vor. Man öffnet in der Veranstaltung die Applikation "Dokumente". In der Applikation kann man nun die Dokumentvorlage "Klassenbuch (Dokumentation) (Muster)" auswählen so dass das Dokument erstellt wird. Sind in den Terminen der Veranstaltung Klassenbucheinträge hinterlegt, werden diese in dem Dokument angezeigt und können so durch den Mitarbeitenden nachvollzogen werden.