9. Grundaufbau des internen Bereichs

Logt sich ein Kontakt in den internen Bereich des Internetauftritts ein, wird im Navigationsbereich oben links neben dem Symbol „Logout“ der Profillink mit den Initialen des Kontaktes angezeigt. Ist im Kontakt ein Bild hinterlegt, wird stattdessen das Bild angezeigt.

Ein Klick auf Initialen oder das Bild öffnet den internen Bereich (Profilseite) des angemeldeten Kontakts.

Auf der linken Seite werden als erstes der vollständige Name und mehrere Links (in blauer Schrift) zu den einzelnen Bereichen angezeigt. Je nachdem, ob man Teilnehmer, Honorarkraft, Außenstellenleiter und/oder Raumverantwortlicher ist, passen sich diese Bereiche und die Inhalte entsprechend an.

9.1 Bereich "Mein Profil"

In diesem Bereich kann der angemeldete Kontakt seine persönlichen Daten einsehen und bearbeiten. Der Kontakt kann außerdem das Passwort zum Internetauftritt und die Bankverbindung ändern.

Bereich „meine Daten“

In diesem Bereich sieht der Profilinhaber die Anrede, Vorname, Name und die genutzte E-Mailadresse(n).

Hinweis: Gibt es im Kontakt der angemeldeten Person unterschiedliche E-Mailadressen, wird die hinterlegte E-Mailadresse aus "Zugang zum Internetauftritt" als E-Mailadresse (Benutzername) aufgeführt. Unter E-Mailadresse (Kommunikation) ist die E-Mailadresse aus dem Kontakt aufgeführt, die aktuell bei den Mails an erster Stelle steht. Das ist entweder die neueste E-Mailadresse oder die als "wichtig" markierte.

Ein Klick auf den Link „Meine Daten ändern“ öffnet den Bearbeitungsmodus. Hier kann der Profilinhaber die Anrede, das Geburtsjahr sowie seine E-Mailadresse ändern.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Artikel "Anzeige der genutzten E-Mailadressen im eigenem Profil im Internetauftritt".

Bereich „Passwort“
In diesem Bereich wird dem Profilinhaber angezeigt, wann das Passwort zum letzten Mal geändert wurde. Über den Link „Passwort ändern“ kann der eingeloggte Kontakt sein Zugangspasswort zum internen Bereich des Internetauftritts ändern. Hierzu muss er das aktuelle sowie das neue Passwort eingeben und die Passwortänderung bestätigen. Im Anschluss wird das neue Passwort im Bereich „Zugang zum Internetauftritt“ unter der Eigenschaft „Passwort“ hinterlegt. Des Weiteren wird in der Eigenschaft „Passwort erstellt am“ das Datum hinterlegt an welchen die Passwortänderung stattgefunden hat. Ab diesen Zeitpunkt kann nur das neue Passwort zum Login in den internen Bereich des Internetauftritts verwendet werden.

Bereich „Meine Adresse“
In diesem Bereich wird dem Profilinhaber die Adressdaten angezeigt, welche im Kontakt im Bereich „Anschrift“ an oberster Stelle stehen oder als wichtig markiert sind. Über den Link „ändern“ können die Adressdaten geändert werden. Nach Klick auf den Button „Eingabe bestätigen“ werden die neue Adressdaten im Kontakt hinterlegt.

Hinweis: Ändert der eingeloggte Kontakt die Adressdaten, werden diese im Bereich „Anschrift“ im Kontakt zusätzlich als „wichtige“ Adresse hinzugefügt. Die vorherigen Adressdaten sich weiterhin sichtbar und aktiv, sie werden nicht automatisch entfernt oder auf inaktiv gesetzt.

Bereich „Meine Telefonnummer“

Im Bereich wird dem Profilinhaber die Telefonnummer angezeigt, welche im Kontakt im Bereich „Telefonnummern“ an oberster Stelle steht und/oder als wichtig markiert ist. Über den Link „ändern“ kann eine neue Telefonnummer und deren Art hinterlegt werden. Nach Klick auf den Button „Eingabe bestätigen“ wird die neue Telefonnummer im Kontakt im Bereich „Telefonnummern“ und dem Status „wichtig“ hinterlegt.

Hinweis: Die alten Telefonnummern sind weiterhin im Kontakt sichtbar und aktiv. Sie werden nicht automatisch entfernt oder auf inaktiv gesetzt!

Bereich „Meine Bankverbindung“
Im Bereich wird dem Profilinhaber die aktuell genutzt Bankverbindung angezeigt. Existiert im Kontakt des Profilinhabers noch keine Bankverbindung wird das entsprechende Eingabefeld angezeigt. Alternativ kann über den Link „ändern“ eine neue Bankverbindung hinterlegt werden. Nach Bestätigung der Eingabe über den Button „Eingabe bestätigen“ wird die neue Bankverbindung im Kontakt im Bereich „Bankverbindung“ und dem Status „wichtig“ hinterlegt.

Die Bankverbindung wird in allen vorhandenen Vermögen (Anmeldungen, Honorarverträge, etc.) ohne Abrechnung automatisch ausgetauscht.

Existieren offene Vermögen (Forderungen und/oder Verbindlichkeiten) bei denen die Bankverbindung nicht automatisch gewechselt werden kann, da es bereits eine Abrechnung (z.B. mit Rechnung) und/oder erfolgte Zahlungen gibt, erstellt das System einen Vorgang und sendet diesen an die Hauptgeschäftsstelle (Ansprechpartner ist Inhaber der Bankverbindung, Kontext ist die erstelle Bankverbindung). Nun kann dieser Vorgang intern verarbeitet werden. In diesen Fällen muss geprüft werden, ob die Bankverbindung in den vorhandenen offenen Vermögen gewechselt bzw. durch die neue Bankverbindung ersetzt werden soll.

Sollte eine individuelle Finanzschnittstelle im Einsatz sein, kann im Fall einer neuen Bankverbindung auch immer über diesen Umstand informiert werden. Hierfür ist dann ein individueller Trigger nötig.

9.2 Bereich „Meine Veranstaltungen“

Als Honorarkraft eingeloggt:
Ist eine Honorarkraft (Kontakt mit aktiver Erweiterung Honorarkraft) eingeloggt wird in diesem Bereich der Link „Neue Veranstaltung vorschlagen“ angezeigt, sofern diese über die Einstellungen im Internetauftritt aktiviert wurde. Über diesen Link können Honorarkräfte neue Veranstaltungen vorschlagen und im Anschluss direkt planen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 3.3 „Vorschläge einreichen und Möglichkeit zur direkten Veranstaltungsplanung“.

Des Weiteren werden die folgenden Bereiche, in der hier gelisteten Reihenfolge angezeigt:

Bereich „Aktuelle Veranstaltungen, die Sie leiten“ - In diesem Bereich werden alle Veranstaltungen angezeigt, welche einen Status der Phase „Durchführung“ haben und die angemeldete Honorarkraft einen aktiven Honorarvertrag hat.
Bereich „Geplante Veranstaltungen, die Sie leiten“ - In diesem Bereich werden alle Veranstaltungen mit dem Status „freigegeben“ angezeigt, zu welchen die angemeldete Honorarkraft einen aktiven Honorarvertrag hat.
Bereich „Vorschläge, die von Ihnen gemacht wurden“ - In diesem Bereich werden alle Veranstaltungen mit dem Status „Vorschlag“ angezeigt, zu welchen die angemeldete Honorarkraft einen aktiven Honorarvertrag hat.
Bereich „Veranstaltungen, die Sie planen können“ - In diesem Bereich werden alle Veranstaltungen mit dem Status „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ angezeigt, zu welchen die angemeldete Honorarkraft einen aktiven Honorarvertrag hat.
Bereich „Veranstaltungen, die Sie prüfen können“ - In diesem Bereich werden alle Veranstaltungen mit dem Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ angezeigt, zu welchen die angemeldete Honorarkraft einen aktiven Honorarvertrag hat.

Hinweis: Wird unter der Veranstaltung der entsprechende Honorarvertrag mit angezeigt, ist hier auch der aktuelle Status des Honorarvertrags ersichtlich.

Als Teilnehmer eingeloggt:

Ist ein Teilnehmer (Kontakt mit aktiver Erweiterung Teilnehmer) eingeloggt, werden die folgenden Bereiche in der hier gelisteten Reihenfolge angezeigt:

Bereich „Veranstaltungen, an denen Sie aktuell Teilnehmen“ - In diesem Bereich werden alle Anmeldungen inkl. Veranstaltung und Details zu Anmeldung angezeigt, bei welchen der eingeloggte Kontakt eine Anmeldung mit dem Status „Teilnehmer“ hat, die Anmeldung bestätigt wurde und die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ oder den Status „freigegeben“ hat.
Bereich „Veranstaltungen, bei denen Sie einen Platz reserviert haben“ - In diesem Bereich werden alle Anmeldungen inkl. Veranstaltung und Details zu Anmeldung angezeigt bei welchen der eingeloggte Kontakt eine Anmeldung mit dem Status „Platzreservierung“ hat, die Anmeldung bestätigt wurde und die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ oder den Status „freigegeben“ hat.
Bereich „Veranstaltungen, bei denen Sie auf der Warteliste stehen“ - In diesem Bereich werden alle Anmeldungen inkl. Veranstaltung und Details zu Anmeldung angezeigt bei welchen der eingeloggte Kontakt eine Anmeldung mit Status „Warteliste“ hat, die Anmeldung bestätigt wurde und die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ oder den Status „freigegeben“ hat.
Bereich „Anmeldungen, die storniert wurden“ - In diesem Bereich werden alle Anmeldungen inkl. Veranstaltung und Details zu Anmeldung angezeigt:

bei welchen der eingeloggte Kontakt eine Anmeldung mit Status „storniert durch …“ hat, die Anmeldung bestätigt wurde und die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ oder den Status „freigegeben“ hat.
bei welchen der eingeloggte Kontakt eine andere Person angemeldet hat und die Anmeldung den Status „storniert durch …“ hat, die Anmeldung bestätigt war und die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ oder den Status „freigegeben“ hat.

Bereich „Anmeldungen, die noch nicht bestätigt wurden“ - In diesem Bereich werden alle Anmeldungen inkl. Veranstaltung, Details und Status der Anmeldung angezeigt:

bei welchen der eingeloggte Kontakt eine Anmeldung mit Status „Anmeldung“ hat, die Anmeldung jedoch noch nicht bestätigt wurde und die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ oder den Status „freigegeben“ hat.
bei welchen der eingeloggte Kontakt eine andere Person angemeldet hat, die Anmeldung jedoch noch nicht bestätigt wurde und die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ oder den Status „freigegeben“ hat.

Bereich „Anmeldungen, die Sie beauftragt haben“ - In diesem Bereich werden alle Anmeldungen inkl. Veranstaltung, Details und Status der Anmeldung angezeigt, bei welchen der eingeloggte Kontakt eine andere Person angemeldet hat, die Anmeldung bestätigt wurde und die Veranstaltung einen Status der Phase „Durchführung“ hat oder den Status „freigegeben“ hat.

Als Außenstelle eingeloggt:

Ist ein Kontakt im Internetauftritt eingeloggt, welcher über eine der Rollen (Geschäftsführer/in, Außenstellenleiter/in, Leiter/in oder stellv. Leiter/in) mit einer Geschäftsstelle verknüpft ist, werden diesen unter dem Bereich „Veranstaltungen Ihrer Geschäftsstelle“ alle Veranstaltungen angezeigt, welche einen Status der Phase „Durchführung“ haben.

Durch Klick auf einer der hier angezeigten Veranstaltungen, öffnet sich deren Detailseite.

Einsicht in die Grundlegenden Daten und Informationen einer Veranstaltung

Ab Erreichen der Mindestteilnehmerzahl oder wenn der Status der Veranstaltung auf „in Durchführung – zugesagt“ steht, folgende Informationen abrufen:

Teilnehmerübersicht - Hier sieht Sie die Telefonnummer, die E-Mailadresse, die Frage aus dem Mitteilungsfeld. Die Antwort des Teilnehmers zu der Frage sowie die Honorarkraftinformation aus der Anmeldung.
Teilnehmerlisten generieren und ausdrucken.
Honorarkraftinformationen aus der Veranstaltung einsehen.
Honorarkraftinformationen auf Terminen einsehen.
Honorarkraftinformationen aus dem Ort einsehen.
Die von Honorarkräften hinterlegte Texte und Downloads in Terminen einsehen.
Die Klassenbucheinträge in den Terminen einsehen.

Als Raumverantwortlicher eingeloggt:
Als Raumverantwortlicher eingeloggt hat dieser Bereich keine Anzeige/Funktion.

9.3 Bereich „Beendete Veranstaltungen“

In diesem Bereich werden Veranstaltungen aufgeführt, wenn:

man als Honorarkraft in einer Veranstaltung tätig war und diese beendet, abgebrochen oder ausgefallen ist (Status der Veranstaltung entspricht einen Status der Phase „Abschluss“).
man als Teilnehmer in einer Veranstaltung angemeldet war und diese beendet, abgebrochen oder ausgefallen ist (Status der Veranstaltung entspricht einen Status der Phase „Abschluss“).

9.4 Bereich „Meine Finanzübersicht“

In diesem Bereich werden offene Verbindlichkeiten oder Forderungen angezeigt.

Als Honorarkraft hat man hier eine Übersicht der offenen Verbindlichkeiten.

Hinweis: Wurden bei Honorarkräften schon Teilzahlungen in den Verbindlichkeiten aus Honorarverträgen bei längeren Veranstaltungen geleistet, so wird der Gesamtbetrag und der offene Betrag bei der jeweiligen Verbindlichkeit gelistet.

Als Teilnehmer / Auftraggeber hat man hier eine Übersicht der offenen Forderungen.

9.5 Bereich „Meine Verträge“

Dieser Bereich wird nur Honorarkräften angezeigt. In diesem Bereich findet die angemeldete Honorarkraft Ihre Honorarverträge. Neben jeden Honorarvertrag wird zusätzlich der Status des Honorarvertrag angezeigt. Somit kann die Honorarkraft auf einen Blick erkennen, wie es um den Honorarvertrag steht oder ob noch Aufgaben zu erledigen sind.

Klickt die Honorarkraft auf einen Vertrag, öffnet sich dessen Detailseite. Hier werden die Details zum Honorarvertrag und der dazugehörigen Dokumente (z. B. Honorarabrechnungen) angezeigt. Des Weiteren ist der Unterschriften-Status ersichtlich. Bei bestätigten Honorarverträgen wird auf der Detailseite der Link „Honorarvertrag.pdf“ angezeigt. Über diesen Link kann die Honorarkraft diesen Vertrag als PDF öffnen und speichern.

9.6 Bereich „Ausstehende Unterschriften“

Dieser Bereich wird nur Honorarkräften angezeigt. In diesem Bereich werden Honorarverträge und Honorarabrechnung gelistet, zu denen noch keine Unterschrift vorliegt. Dadurch ist schnell ersichtlich, welche Verträge die Honorarkraft noch unterschreiben / bestätigen muss.

9.7 Bereich „Meine Channels“

In diesem Bereich werden die Channels angezeigt, zu denen der angemeldete Kontakt eine Berechtigung hat. Dies können z. B. Channels für Honorarkräfte oder Channel für Veranstaltungen (Teilnehmende) sein. Durch einen Klick auf den jeweiligen Channel kann man die hinterlegten Informationen einsehen oder auch die Upload-Möglichkeit nutzen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Kapiteln 13.2 „Channel für Honorarkräfte erstellen“ und im Kapitel 13.3 „Channel für Veranstaltungen erstellen“.

9.8 Bereich „Weitermeldung“

Dieser Bereich wird nur Teilnehmern angezeigt. Dargestellt wird dieser Bereich über die Applikation „Weitermeldungen“ im Webdokument „Kontakt“.

Unter der Überschrift „Weitermeldung“ wird der Hinweistext mit den Links zu den AGBs, der Datenschutzvereinbarung sowie dem Widerruf angezeigt.

Darunter werden Veranstaltungen angezeigt welche den Status „freigegeben“ oder einen Status der Phase „Durchführung“ haben und über eine Empfehlung mit der Intension (Wiederholung/Fortsetzung) mit einer Veranstaltung verknüpft sind, zu welcher der Teilnehmende angemeldet ist/war.

Hinweis: War ein Teilnehmender bei einer Veranstaltung angemeldet, welche ausgefallen ist, er eine Platzreservierung hatte, als Interessent angemeldet war oder auf der Warteliste stand, werden Ihm in diesem Bereich Veranstaltungen angezeigt, welche eine Empfehlung mit der Intention „Wiederholung“ haben.

Damit entsprechende Veranstaltungen korrekt in diesem Bereich angezeigt werden müssen Sie folgende Kriterien erfüllen:

Intention ist „Fortsetzung“ oder „Wiederholung“.
Die empfohlene Veranstaltung hat den Status „freigegeben“ oder einen Status der Phase „Durchführung“.
Die empfohlene Veranstaltung muss im Internetauftritt publiziert sein und die Eigenschaft „publizierbar“ muss auf „ja“ stehen.
In der empfohlenen Veranstaltung müssen Anmeldungen möglich sein.
das Startdatum muss heute oder in der Zukunft liegen.
der Anmeldeschluss darf noch nicht erreicht sein.

Durch Klick auf den Link „Verbindlich weitermelden“ oder „Jetzt in Warteliste eintragen“ (rechts neben den Veranstaltungen), kann sich der Teilnehmer zu den angezeigten Veranstaltungen anmelden. Dies erzeugt eine unbestätigte Anmeldung in der Veranstaltung. Hat sich der Teilnehmer schon zu einer der angezeigten Veranstaltungen angemeldet, ist dies rechts neben der Veranstaltung sichtbar (Meldung „Sie sind weitergemeldet“).

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel 8. „Weitermeldungen".