Channel für Veranstaltungen erstellen

In Veranstaltungen gibt es die Möglichkeit über die Applikation "Inhalte" einen Channel für diese Veranstaltung zu erstellen. Dieser Channel kann über eine Methode auf die angemeldeten Teilnehmer eingeschränkt werden. Dadurch bietet sich die Möglichkeit z.B Schulungsvideos oder Schulungsunterlagen den Teilnehmenden zu dieser Veranstaltung zu Verfügung zu stellen.

Hinweis: In Veranstaltungschannels sollte die Uploadfunktion generell unterbunden werden.

Vorteile welche sich dadurch ergeben sind:

Rechte können leicht vergeben / entzogen werden
sehr hohe transparent, wer Zugriff auf diesen Channel hat

Für was sind solche Channels nicht geeignet?

Upload-Funktionen -> da mehrere Kontakte darauf zugreifen können, währen die Daten nicht Datenschutzkonform

Vorgehen:

Channel in der Veranstaltung erstellen

Um einen einen Channel in einer Veranstaltung für berechtigte Personen einzurichten, geht man wie folgt vor:

1. Die Veranstaltung öffnen für welche man einen Channel erstellen möchte.

2. In der Veranstaltung die Applikation "Inhalte" über die Applikationsleiste öffnen

3. Auf der Detailseite der Applikation "Inhalte" im unteren Bereich auf den Button "Inhalt hinzufügen" (3 Stiche mit einem Pluszeichen) klicken. Im Anschluss in der Listenansicht auf der rechte Seite, den Eintrag "Channel" auswählen und auf Methode "Channel erstellen" klicken. Im Anschluss wird ein neuer Channel erstellt und es öffnet sich dessen Detailseite.

4.) Als nächstes befüllt man die Attribute der Detailseite des Channels:

– Attribut „Name“
Über dieses Attribut legt Sie den Namen des Channels fest. Der hier vergebene Name dient zu Identifizierung des Channels und wird auch im internen Bereich des Internetauftritts unter dem Bereich „meine Channels“ den berechtigten Personen angezeigt. Der Name des Channels sollte daher eindeutig sein. Beispiel für den Aufbau eines Namens bei einen Veranstaltungschannel wäre:

Veranstaltungsnummer - Veranstaltungsname - Datum der Veranstaltung

– Attribut „Readonly“

Über dieses Attribut legen Sie fest, ob berechtigte Personen Inhalte in den Channel hochladen dürfen oder nicht. Die Systemstandardeinstellung ist "Nein", das bedeutet, dass die berechtigte Personen Daten im Channel hochladen dürfen.

Hinweis: Da man die Berechtigungen bei Veranstaltungschannel über Methoden vergibt werden diese Automatisch im Recht der Berechtigung nur auf lesend gesetzt. Daher muss man hier keine separate Einstellung vornehmen.

Bitte beachten Sie das dies nur für die Upload-Funktion der berechtigten Personen im Internetauftritt gilt. Ausgenommen von diesen eingeschränkten Rechten ist der Mitarbeitende, welcher den Channel erstellt hat und volles Zugriffsrecht hat. Hat man eine zusätzliche Berechtigung für anderen Mitarbeitende oder Kontakte mit der Erweiterung "Mitarbeiter" eingerichtet, so recht ein lesendes Recht aus, damit diese den Channel im Backend sehen und diesen bearbeiten dürfen.

– Attribut „Aktiv“

Über dieses Attribut legen Sie fest, ob der Channel aktiv ist oder nicht.

Berechtigung für den Veranstaltungschannel erstellen

Ist der Channel soweit eingerichtet, fügt man als nächstes die Berechtigungen für diesen Channel hinzu. Hierzu klickt man im Browser auf den Button "zurück" bis man wieder in der Veranstaltung ist. Im Anschluss geht man wie folgt vor:

1. In der Veranstaltung die Applikation "Anmeldungen" in der Applikationsleiste öffnen

2. Auf der Detailseite der Anmeldungen im unteren Bereich auf den Link "Reports" klicken. Im Anschluss wird unten der Report "Alle Anmeldungen" angezeigt.

3. Im Report in der Spalte "Status" nach "Anmeldung" filtern so das nur noch Anmeldungen mit dem Status "Anmeldung" angezeigt werden.

4. In der Spalte "Anmeldungen" einen Haken beim Filterfeld setzen, so das alle Anmeldungen ausgewählt und rechts neben dem Auswahlkästchen die Optionen angezeigt werde.

5. Auf Optionen klicken, dann auf "Methoden" und die Methode "Channelberechtigung erstellen" auswählen. Im Anschluss werden die Berechtigungen für den Channel vom System automatisch eingerichtet.

Hinweis: Ist die Methode abgeschlossen wird die Meldung "Anmeldung Channelberechtigung erstellen" und "Stapelverarbeitung abgeschlossen" angezeigt.

Durch klick auf den Button "Zurück" (im Browser) kann man dann wieder zur Veranstaltung wechseln um dann entsprechende Inhalte im Channel hinzuzufügen.

ACHTUNG:

Möchte man prüfen ob die Berechtigungen durch die Methode korrekt erstellt wurden sind, kann man dies wie folgt:

1. In der Veranstaltung die Applikation "Inhalte" öffnen und den Channel im Bereich "Veranstaltung hat folgende Inhalte ..." anklicken.

2. Ist der Channel geöffnet ist am roten Berechtigungssymbol (Schloss-Symbol oben rechts) in der Titelzeile sichtbar, das entsprechende Berechtigungen vom System vergeben wurden. Durch einen Klick auf das Symbol, wird die Detailseite der Berechtigungen geöffnet.

Berechtigung 1: In dieser Berechtigung ist unter dem Attribut "Kontakterweiterung" die Erweiterung "Mitarbeiter" eingetragen. Im Feld Recht (auf der linken Seite) bekommt dieseBerechtigung immer das Rechte "Vollzugriff". Dies ist daran erkennbar, dass in der Spalte "Schreiben" und "Lesen" überall "Ja" steht. Durch diese Berechtigung können alle Mitarbeitenden den Channel sehen und Inhalte des Channels modifizieren, Hinzufügen oder entfernen.

Nachfolgenden Berechtigung: Je nachdem wievielte Anmeldungen beim Ausführen der Methode "Channelberechtigung erstellen" ausgewählt wurden sind, wurde für jeden Kontakt eine einzelne Berechtigung erstellt. In Jeder Berechtigung ist über das Attribut "Kontakt" ein anderer Teilnehmerkontakt verknüpft. Des Weiteren wurde vom System in jeder Berechtigung das Recht "Schreiben" auf "nein" gesetzt. Dadurch ist sichergestellt dass die betroffenen Kontakt über den Internetauftritt ausschließlich lesende Rechte auf den Channel und dessen Inhalte haben.

Inhalte im Veranstaltungschannel hinzufügen

Um nun neue Inhalte in einen Veranstaltungschannel hinzuzufügen öffnet man in der Veranstaltung die Applikation "Inhalte". Im Bereich "Veranstaltung hat folgende Inhalte ..." wird der Channel angezeigt, welchen man vorher erstellt hat. Diesen Klickt man an, um auf dessen Detailseite zu kommen.

Auf der Detailseite eines Channels können über die Applikation "Inhalte", Inhalte hinzugefügt werden.

Hinweis: Ist die Applikation noch nicht vorhanden, kann man diese, in der Applikationsleiste über den Link "Applikationen bearbeiten" hinzufügen.

Durch einen Klick auf die Applikation "Inhalte" wird die Detailseite der Applikation geöffnet. Unter der Überschrift "Channel hat folgende Inhalte ..." kann man erkennen, ob es schon Inhalte in dem Channel gibt. Alternativ kann man Inhalte wie Überschriften, Texte, Bilder oder Downloads über die Symbole in der Symbolleiste (im unteren Bereich) hinzugefügen.

Die gebräuchlichsten Symbole sind:

Symbol „Überschrift hinzufügen“ (T) -> Ein Klick auf dieses Symbol, erstellt einen leeren Text mit der Art „Überschrift“. Klickt man auf den leeren Text, wird das dazugehörige Textobjekt geöffnet. Über die folgenden Attribute können dann entsprechende Informationen hinterlegen und die Überschrift angepasst werden:

Attribut „Text“ – Über dieses Attribut können Sie einen Text hinterlegen, welcher dann im Channel als Überschrift angezeigt wird. Ein Klick auf die 3 Punkte öffnet den Texteditor zur Eingabe und/oder Bearbeitung des Textes. Über den Texteditor kann der Text zusätzlich formatiert werden. Hat man den Text fertig bearbeitet, Klickt man im Texteditor auf das Symbol „speichern“ (Diskette) um diesen zu speicher.

Hinweis: Texte werden im System NICHT automatisch gespeichert.

Attribut „Name“ – Über dieses Attribut können Sie optional einen internen Namen für diesen Text hinterlegen. Dies hilft beim identifizieren und wiederfinden von Texten. Ein Klick auf die 3 Punkte oder den vorhandenen Text, öffnet den Bearbeitungsmodus. Nachdem Sie Ihre Eingabe gemacht haben, können Sie den Text durch drücken der Enter-Taste speichern.
Attribut „Art“ – Über dieses Attribut (Drop Down) wird bestimmt, um was für eine Art von Text es sich handelt, welcher im Attribut "Text" hinterlegt wurde. Wurde das Textobjekt über eine Symbol generiert, kann die Art schon vorbestimmt sein. Bei Überschriften kann über dieses Attribut die Art der Überschrift bestimmt werden z. B. H1, H2, H3 usw. Diese Eigenschaft bestimmt also, wir der Texte im Internetauftritt Dargestellt / Formatiert wird.

Symbol „Text hinzufügen“ ( 3 Striche und ein halber Strich) -> Ein Klick auf dieses Symbol Erstellt einen leeren Text mit der Art „Absatz“. Klickt man auf den Text, wird das dazugehörige Textobjekt geöffnet. Über folgende Attribute können Sie entsprechende Informationen hinterlegen und die Text anpassen:

Attribut „Text“ – Über dieses Attribut können Sie einen Text hinterlegen, welcher dann im Channel als normaler Text angezeigt wird. Ein Klick auf die 3 Punkte öffnet den Texteditor zur Eingabe und/oder Bearbeitung des Textes. Über den Texteditor kann der Text zusätzlich formatiert werden. Hat man den Text fertig bearbeitet, Klickt man im Texteditor auf das Symbol „speichern“ (Diskette) um diesen zu speicher.

Hinweis: Texte werden im System NICHT automatisch gespeichert.

Attribut „Name“ – Über dieses Attribut können Sie optional einen internen Namen für diesen Text hinterlegen. Dies hilft beim identifizieren und wiederfinden von Texten. Ein Klick auf die 3 Punkte oder den vorhandenen Text, öffnet den Bearbeitungsmodus. Nachdem Sie Ihre Eingabe gemacht haben, können Sie den Text durch drücken der Enter-Taste speichern.
Attribut „Art“ – Über dieses Attribut (Drop Down) wird bestimmt um was für eine Art von Text welcher im Attribut "Text" hinterlegt wurde, es sich genau handelt. Wurde das Textobjekt über eine Symbol generiert, kann die Art schon vorbestimmt sein. Bei Texten ist ausschließlich das "Absatz" als Art verfügbar. Die eigentlich Formatierung für Absatztexte findet im Attribut "Text" im Texteditor statt.

Symbol „Bild hinzufügen“ (dunkelblaues Rechteck mit 2 Bergen) -> Ein Klick auf dieses Symbol erstellt ein neues, leeres Bild. Klickt man auf den Link "Bild" wird das dazugehörige Bildobjekt geöffnet. Über die Methode „Bild aufnehmen“ kann z.B. ein Bild über eine Webcam oder Handy hinzugefügt werden. Möchte man ein Bild vom PC hinzufügen, zieht man das Bild welches man einfügen möchte, per Drag and Drop in das Uploadfeld „Datei hier hinein ziehen“.

Hinweis: Nachdem das Bild hochgeladen wurde, kann man es auf der linken Seite (Vorschau) ggf. noch beschneiden, wenn dieses nötig ist.

Ist das Bild erfolgreich hinterlegt, klickt man im Browser auf den Button "Zurück" um wieder auf die Detailseite des Inhalts zu wechseln.

Symbol „Dokument hinzufügen“ (Dokument mit eingeknickter Ecke oben rechts) -> Ein Klick auf dieses Symbol blendet eine Vorauswahl der vorhandenen Dokumente & Dokumentvorlagen inkl. Suchfenster ein. Durch Klick auf die Methode „Dokument erstellen“ werden die auswählbaren Dokumentenvorlage inkl. Suchfenster eingeblendet. Durch erneutes auswählen der Methode „Dokument erstellen“ wird ein neues leeren Dokument erstellt und das entsprechende Dokumentenobjekt geöffnet.

Möchte man nun ein Dokument vom PC hochladen, öffnet man den Dateiexplorer, navigiert zum Dokument welches man als Inhalt hinterlegen möchte und zieht dieses per Drag and Drop in das Feld „Datei hier hineinziehen“ im leeren Dokumentenobjekt. Im Anschluss wird das Dokument in das System hochgeladen und mit dem leeren Dokumentenobjekt verknüpft.

Ist das Dokument erfolgreich im Dokumentenobjekt hinterlegt, klickt man im Browser auf den Button "Zurück" um wieder auf die Detailseite des Inhalts zu wechseln.
Symbol „Inhalt hinzufügen“ (drei Striche mit einem Plus-Zeichen) -> Ein Klick auf dieses Symbol blendet eine Vorauswahl aller Arten von Inhalten ein, welche man als Inhalt hinzufügen kann. Über diese Funktion kann man z.B. Alben, Audiodateien, Videos, Downloads und vieles mehr hinzufügen. Der Ablauf entspricht dem vorherigen beschriebenem Vorgehen.

Hinweis: Hat man sich verklickt, kann das hinzufügen eines Inhalts, über den Link „Aktion abbrechen“ abgebrochen werden.

Hat man Inhalte hinzugefügt, können diese im Anschluss über den grauen Vierschiebepunkt, in der Reihenfolge angepasst werden. Wird ein Inhalt nicht mehr benötigt, kann man diesen über das „X“ entfernen oder durch Klick auf „aktiv“ deaktiviert werden.

Hinweis: Das entfernen von Inhalten über das "X" löscht diese nicht aus dem System, sondern entfernt diese nur.

Beteiligte Personen des Veranstaltungschannels über diesen informieren

Hat man die benötigten Inhalte im Channel hinzugefügt, wechselt man zurück in die Veranstaltung. In der Veranstaltung kann man über die Applikation "Anmeldungen" die Teilnehmer wie folgt, über die Verfügbarkeit des Channels informieren:

In der Veranstaltung die Applikation "Anmeldungen" in der Applikationsleiste öffnen.
Auf der Detailseite der Anmeldungen im unteren Bereich auf den Link "Reports" klicken. Im Anschluss wird unten der Report "Alle Anmeldungen" angezeigt.
Im Report in der Spalte "Status" nach "Anmeldung" filtern, so das nur noch Anmeldungen mit dem Status "Anmeldung" angezeigt werden.
In der Spalte "Anmeldungen" einen Haken beim Filterfeld setzen, so das alle Anmeldungen ausgewählt und rechts neben dem Auswahlkästchen die Optionen angezeigt werden.
Nun Klickt man auf Optionen -> Nachricht senden -> und wählt "neue Nachricht aus".

In der sich öffnenden Kommunikation befüllt man nun den Betreff und fügt über das Attribut "Text" eine Anrede hinzu. Alternativ kann man auch über die Methode "Text von Vorlage erstellen" eine Vorlage zur Anrede auswählen und hinzufügen.

Ist dies erledigt erstellt man über die Methode "Text neu erstellen" einen weiteren leeren Textblock. In diesem Textblock schreibt man dann den dazugehörigen Nachrichtentext. Im Anschluss klickt man auf den Button "Nachricht erstellen/aktualisieren". Dadurch werden die Nachrichten für die beteiligten Kontakte neu generiert und die Anrede sowie der Nachrichtentext in die Nachrichten übernommen. Nach Überprüfung der Nachrichten im unterer Bereich der Konversation, können diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden.