Onlineplanung von Veranstaltungen

Honorarkräfte können aktiv an der Veranstaltungsplanung beteiligt werden. Dazu kann man entweder bestehende Veranstaltungen kopieren (kopierte Veranstaltungen haben dann den Status „planbar“) oder eine neue Veranstaltung erstellen und mit entsprechenden Daten befüllen. Des Weiteren muss die Veranstaltung einen aktiven Honorarvertrag besitzen.

Um den Honorarkräften die Online-Planung für eine Veranstaltung freizugeben, muss der Status der Veranstaltung auf „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ gesetzt werden. Durch diese Statusänderung wird das Attribut „letzte Statusänderung“ der mit dem aktuellen Zeitstempel befüllt und die Veranstaltung im Bereich „meine Veranstaltungen“ unter der Überschrift „Veranstaltungen, die Sie planen können“ auf der Profilseite der Honorarkraft eingebunden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine neu angelegte oder um die Kopie einer bereits vorhandenen Veranstaltung handelt. 

Ist auf Ihrem System der Trigger "Statuswechsel in Veranstaltung" eingerichtet , wird bei der Umstellung des Veranstaltungsstatus eine eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen“ erstellt werden. Die E-Mail enthält einen Link zur Detailseite der Veranstaltung, in welcher sich auch die Eingabemaske der Applikation „Veranstaltungsplanung“ befindet.
Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.
Hat man die Nachricht ggf. angepasst und aktualisiert, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden. Ist dies erledigt wird im Kapitel „Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft“ beschrieben, wie die Honorarkraft nach dem Erhalt der E-Mail vorgeht. Alternativ ist Kapitel „Überprüfung des Status der Veranstaltungsplanung“ beschrieben, wie man überprüfen kann, ob der Stichtag erreicht wurde.

Werden über die Applikation „Veranstaltungsverwaltung“ (auf der Startseite) alle in Planung befindlichen Veranstaltung auf „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ umgestellt, werden Sie im entsprechenden Bereich im Internetauftritt der Honorarkraft zwar angezeigt, jedoch wird über den o.g. Trigger keine Kommunikation erstellt, da in diesem Fall die Datenmengen zu groß werden können. In diesem Fall wird im Kapitel „Informieren der Honorarkraft über die Onlineplanung“ beschrieben, wie man die Honorarkraft über die Onlineplanungsmöglichkeit informiert.
Hinweis: Hat die Honorarkraft keinen Onlinezugang zum Internetauftritt, kann man alternativ per E-Mail einen Planungsbogen versenden, über welchen die Honorarkraft ein Feedback zur Veranstaltung einreichen kann.