3. Onlineplanung von Veranstaltungen

Honorarkräfte können aktiv an der Veranstaltungsplanung beteiligt werden. Dazu kann man entweder bestehende Veranstaltungen kopieren (kopierte Veranstaltungen haben dann den Status „planbar“) oder eine neue Veranstaltung erstellen und mit entsprechenden Daten befüllen. Des Weiteren muss die Veranstaltung einen aktiven Honorarvertrag besitzen.

Um den Honorarkräften die Online-Planung für eine Veranstaltung freizugeben, muss der Status der Veranstaltung auf „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ gesetzt werden. Durch diese Statusänderung wird das Attribut „letzte Statusänderung“ der mit dem aktuellen Zeitstempel befüllt und die Veranstaltung im Bereich „meine Veranstaltungen“ unter der Überschrift „Veranstaltungen, die Sie planen können“ auf der Profilseite der Honorarkraft eingebunden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine neu angelegte oder um die Kopie einer bereits vorhandenen Veranstaltung handelt.

Ist auf Ihrem System der Trigger "Statuswechsel in Veranstaltung" eingerichtet , wird bei der Umstellung des Veranstaltungsstatus eine eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen“ erstellt werden. Die E-Mail enthält einen Link zur Detailseite der Veranstaltung, in welcher sich auch die Eingabemaske der Applikation „Veranstaltungsplanung“ befindet.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

Hat man die Nachricht ggf. angepasst und aktualisiert, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden. Ist dies erledigt wird im Kapitel 3.2 „Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft“ beschrieben, wie die Honorarkraft nach dem Erhalt der E-Mail vorgeht. Alternativ ist Kapitel 3.4 „Überprüfung des Status der Veranstaltungsplanung“ beschrieben, wie man überprüfen kann, ob der Stichtag erreicht wurde.

Werden über die Applikation „Veranstaltungsverwaltung“ (auf der Startseite) alle in Planung befindlichen Veranstaltung auf „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ umgestellt, werden Sie im entsprechenden Bereich im Internetauftritt der Honorarkraft zwar angezeigt, jedoch wird über den o.g. Trigger keine Kommunikation erstellt, da in diesem Fall die Datenmengen zu groß werden können. In diesem Fall wird im Kapitel 3.1 „Informieren der Honorarkraft über die Onlineplanung“ beschrieben, wie man die Honorarkraft über die Onlineplanungsmöglichkeit informiert.

Hinweis: Hat die Honorarkraft keinen Onlinezugang zum Internetauftritt, kann man alternativ per E-Mail einen Planungsbogen versenden, über welchen die Honorarkraft ein Feedback zur Veranstaltung einreichen kann.

3.1 Informieren der Honorarkraft über die Onlineplanung

Hat man über die Applikation „Veranstaltungsplanung“ den Status der Veranstaltungen auf „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ umgestellt und es ist kein Trigger "Statuswechsel in Veranstaltung" im System eingerichtet, geht man wie folgt vor, um die Honorarkräfte über die Onlineplanungsmöglichkeit zu informieren:

Manueller Versand über den Report „Honorarverträge verwalten“:

Über Suchen & Erstellen das Objekt "Honorarverträge" öffnen.
Auf den Link „Reports“ (auf der linken Seite) klicken und den Report "Honorarverträge verwalten" öffnen.
Ist der Report geöffnet, filtert man in der Spalte "Status der Veranstaltung" nach „in Bearbeitung durch Honorarkraft“. Optional können die Suchergebnisse durch Filter in den weiteren Spalten weiter eingegrenzt werden. Nun hat man folgende Möglichkeiten:

Versand einer E-Mail pro Honorarvertrag (Empfehlung: max. 200 pro Kommunikation):

1. In der Spalte „Honorarvertrag“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet).

2. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen (Muster)" auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen“ für die ausgewählten Honorarverträge erstellt. Die E-Mail enthält einen kurzen Text sowie Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

3. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht), kann diese über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Ist dies erledigt wird im Kapitel 3.2 „Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft“ beschrieben, wie die Honorarkraft nach dem Erhalt der E-Mail vorgeht. Alternativ ist Kapitel 3.4 „Überprüfung des Status der Veranstaltungsplanung“ beschrieben, wie man überprüfen kann, ob der Stichtag erreicht wurde um entsprechend zu reagieren.

Versand einer E-Mail pro Honorarkraft (Empfehlung: max. 200 pro Kommunikation):

Hinweis: Für dieses Vorgehen gibt es aktuell keine Nachrichtenvorlage, daher muss die Nachricht manuell erzeugt werden.

1. In der Spalte „Kontakt“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet). Dadurch wird der jeweilige Kontakt nur einmal ausgewählt, auch wenn er mehrere Veranstaltungen mit Status „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ hat.

2. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ -> „neue Nachricht“ auswählen.

Nun wird eine leere Kommunikation für die ausgewählten Kontakte erstellt. Hat man die Nachricht angepasst und aktualisiert, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung einer geeigneten Nachrichtenvorlage. Kontaktieren Sie uns per E-Mail unter: support@cmxkonzepte.de.

Manueller Versand direkt über die Veranstaltung:

Sofern der o.g. Trigger nicht aktiv ist, oder diese Funktion nicht beinhaltet, kann die Kommunikation über die Applikation „Honorarverträge“ erstellt werden. Hier geht man wie folgt vor:

1. Link „Reports anzeigen“ auswählen, hierdurch wird der Report im unteren Bereich eingeblendet.

2. In der Spalte „Honorarvertrag“ wählt man nun die Honorarverträge im Report aus, deren Honorarkräfte man über die Onlineplanungsmöglichkeit informieren möchte. Durch die Auswahl wird die Methode „Optionen“ in der Spalte „Honorarvertrag“ eingeblendet.

3. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen (Muster)“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage für die ausgewählten Honorarverträge erstellt. Die E-Mail enthält einen kurzen Text sowie Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

4. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht) kann die Nachricht über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Ist dies erledigt wird im Kapitel 3.2 „Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft“ beschrieben, wie die Honorarkraft nach dem Erhalt der E-Mail vorgeht. Alternativ ist Kapitel 3.4 „Überprüfung des Status der Veranstaltungsplanung“ beschrieben, wie man überprüfen kann, ob der Stichtag erreicht wurde.

Hinweis:
Das stündliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 2.000 E-Mails.
Das tägliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 6.000 E-Mails.

3.2 Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft

Nachdem die Honorarkraft die E-Mail mit Aufforderung zur Veranstaltungsplanung oder einem Planungsbogen erhalten hat, hat Sie folgende Möglichkeiten:

Bei E-Mails mit Planungsbogen
Hat die Honorarkraft keinen Onlinezugang und eine E-Mail mit einem Planungsbogen bekommen, kann Sie diesen Planungsbogen bearbeiten und per E-Mail zurücksenden. Diesem Fall ist im Kapitel 3.5 „Verarbeitung von Rückmeldungen/Planungsbögen per E-Mail/Telefon“ beschrieben, wie man mit der weiteren Bearbeitung vorgeht. Dieses Vorgehen greift auch, wenn sich die Honorarkraft telefonisch oder persönlich zur Veranstaltungsplanung meldet.

Bei E-Mail mit Link zur Veranstaltung:
Hat die Honorarkraft eine E-Mail mit Link zur Veranstaltung bekommen, klickt Sie einfach auf den Link in der E-Mail. Im Anschluss wird Sie auf die Detailseite der Veranstaltung umgeleitet.

Hinweis: Ist die Honorarkraft noch nicht im internen Bereich des Internetauftritts eingeloggt, wird die Login Seite angezeigt. Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Internetauftritt eingeloggt hat, wird die Detailseite der Veranstaltung angezeigt.

Bei E-Mail ohne Link (nur mit Informationen das mit der Planung begonnen werden kann):
Erhält die Honorarkraft eine allgemeine Infomail, dass Sie mit der Planung beginnen kann (ohne direkten Link zu einer konkreten Veranstaltung), muss sich die Honorarkraft mit Ihren Zugangsdaten im Internetauftritt einloggen. Ist das erledigt, klickt Sie oben rechts auf Ihr Kürzel/Ihr Bild, um auf die Profilseite im internen Bereich zu gelangen. Hier öffnet Sie den Bereich „meine Veranstaltungen“. Unter der Überschrift „Veranstaltungen, die Sie planen können“ findet die Honorarkraft alle Veranstaltungen welche den Status „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ haben. Durch einen Klick auf eine der dort angezeigten Veranstaltung öffnet sich die Detailseite der jeweiligen Veranstaltung.

Auf der Detailseite der Veranstaltung wird im oberen Bereich der Hinweis angezeigt, dass diese Version nicht für die Öffentlichkeit ist. Darunter werden die Veranstaltungsdetails (Beschreibungstexte, Informationen zu den Terminen, die Veranstaltungsnummer, der Ort sowie hinterlegte Preise) aus der Veranstaltung angezeigt.

Unter der Detailansicht wird in einem roten Rahmen die Veranstaltungsplanung angezeigt. Hier können Honorarkräfte Änderungen und/oder Vorschläge in den freigegebenen Eingabefeldern hinterlegen. Dazu klicken sie auf das Wort „ändern“ beim jeweiligen Feld und macht Ihre Eingabe.

Hinweis zur Kommentarfunktion: Ist die Kommentarfunktion in der Applikation „Veranstaltungsplanung“ aktiv, kann die Honorarkraft nicht nur selbst kommentieren, sondern auch alle bereits vorhandenen Kommentare aus der Veranstaltung sehen, welche z.B. vor der Veranstaltungsplanung durch Mitarbeiter hinterlegt wurden. Über das Feld „Kommentar erstellen“ kann Sie eigene Kommentare hinterlegen. Diese sind direkt nach Drücken des Buttons „Kommentar speichern“ in der Veranstaltung sichtbar. Schließt die Honorarkraft die Veranstaltungsplanung nicht ab, gibt es darüber keine aktive Benachrichtigung.

Achtung: Hinterlegte Kommentare sind direkt in der Veranstaltung über dem Eingabefeld „Kommentar erstellen“ mit Zeitstempel und Informationen zum Kontakt sichtbar.

Ist die Bearbeitung der Veranstaltungsplanung abgeschlossen, reicht ein Klick auf die Schaltfläche „Planung abschließen“ um die Eingabe zu beenden. Durch das Abschließen der Veranstaltungsplanung wird diese Veranstaltung aus dem Honorarkraftbereich entfernt. Des Weiteren wird eine Nachricht auf Basis der Nachrichtenvorlage „Abschluss Veranstaltungsplanung“ an die Honorarkraft versendet. Diese enthält eine kurze Ansprache, den Titel der Veranstaltung und die eingegebenen Informationen der abgeschlossenen Onlineplanung.

Der Status der bearbeiteten Veranstaltung ändert sich auf "zu Prüfen durch Verantwortliche/n" und im Attribut „letzte Statusänderung“ wird der entsprechende Zeitstempel hinterlegt. Ist in der Veranstaltung ein Verantwortlicher verknüpft, erhält dieser Kontakt eine Benachrichtigung und der dazugehörige Vorgang wird auf der Startseite abgelegt. Ist in der Veranstaltung kein Verantwortlicher verknüpft, werden Benachrichtigung und Vorgang in die Geschäftsstelle der Veranstaltung gesendet. Im Vorgang ist die Veranstaltung im Kontextbereich verknüpft und mit einem Klick zu erreichen.

Alternativ kann der Vorgang per Einstellung auch immer an eine bestimmte Geschäftsstelle oder die Geschäftsstelle der Veranstaltung gesendet werden. Der Vorgang inkl. Benachrichtigung wird an die erste verfügbare Position der folgenden Liste ausgeliefert:

die Geschäftsstelle, die im Internetauftritt in der Eigenschaft "Geschäftsstelle für Planung" verknüpft ist.
die Geschäftsstelle der Veranstaltung, wenn im Internetauftritt die Eigenschaft "Planung an die Geschäftsstelle der Veranstaltung" auf "ja" gesetzt ist.
der Kontakt, der in der Veranstaltung in der Eigenschaft "Verantwortlicher" verknüpft ist.
die Hauptgeschäftsstelle.

Auf der Hauptseite des Internetauftritts unter der Überschrift „Veranstaltungen“ können Sie entsprechende Einstellungen setzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 14.1 „Einstellungen für den Empfänger des Vorgangs bei der Veranstaltungsplanung“.

Weitere Informationen zur Konfiguration und Einstellungsmöglichkeiten der Applikation „Veranstaltungsplanung“ finden Sie im Kapitel 14.3.1.1 Applikation „Veranstaltungsplanung“. Des Weiteren ist Kapitel 3.6 „Verarbeitung der eingereichten Onlineplanung“ beschrieben, wie man eingereichten Änderungen verarbeitet.

3.3 Vorschläge einreichen und Möglichkeit zur direkten Veranstaltungsplanung

Die Honorarkraft hat im internen Bereich des Internetauftritts auch die Möglichkeit selbst Veranstaltungsvorschläge zu unterbreiten. Durch die Applikation „Veranstaltungsplanung“ kann sie die vorgeschlagenen Veranstaltungen im Anschluss direkt planen und die Planung einreichen.

Hinweis: Voraussetzung hierfür ist, dass die Einstellung „Internetauftritt – Veranstaltung vorschlagen ausblenden“ entweder nicht gesetzt oder auf „nein“ eingestellt ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 14.2.2 „Internetauftritt » Veranstaltung vorschlagen ausblenden“.

Ist die Honorarkraft auf der Profilseite im internen Bereich des Internetauftritts eingeloggt, findet Sie auf der rechten Seite den Bereich „meine Veranstaltungen“. Nachdem Sie diesen geöffnet hat, wird auf der Seite der Link „Neue Veranstaltung vorschlagen“ angezeigt. Nach einem Klick auf den Link, öffnet sich die Eingabemaske, um eine neue Veranstaltung vorzuschlagen. Nachdem Sie im Feld „Titel“ einen Namen für den Veranstaltungsvorschlag hinterlegt hat, kann Sie diese über den Button „Veranstaltung vorschlagen“ einreichen.

Durch Klick auf den Button „Veranstaltung vorschlagen“, wird im Objekt „Veranstaltungen“ (im Backend) eine neue Veranstaltung mit dem vorgeschlagenen Titel, sowie einem unbestätigten Honorarvertrag für die Honorarkraft generiert. Des Weiteren bekommt die Veranstaltung den Status „Vorschlag“ und das Attribut „publizierbar“ im Internetauftritt wird auf „nein“ gestellt. Die Veranstaltung selbst enthält zu diesem Zeitpunkt keine weiteren Informationen. Zusätzlich wird eine Benachrichtigung inkl. Vorgang in der Hauptgeschäftsstelle generiert, welcher eine Kontextverknüpfung zur eben angelegten Veranstaltung enthält. Dieser kann durch einen Mitarbeitenden bearbeitet werden.

Hinweis: Eingereichte Veranstaltungsvorschläge (Veranstaltungen mit Status „Vorschlag“) können zusätzlich im Report „Entwicklung“ im Objekt „Veranstaltungen“ nachvollzogen werden.

Nachdem die Honorarkraft den Veranstaltungsvorschlag eingereicht hat, wird dieser direkt unter der Überschrift „Vorschläge, die von Ihnen gemacht wurden“ im Bereich „meine Veranstaltungen“ angezeigt.

Ein Klick auf diesen Veranstaltungsvorschlag öffnet die Detailseite der Veranstaltung, welche die Veranstaltungsplanung enthält. Durch diese Möglichkeit kann die Honorarkraft direkt weitere Eingaben machen, so dass diese, bei der Bearbeitung durch einen Mitarbeiter gleich berücksichtigt werden können. Die Vorgehensweise zu Eingabe der Daten entspricht dem Vorgehen wie im Kapitel 3.2 „Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft“ beschrieben.

3.4 Überprüfung des Status der Veranstaltungsplanung

Um den Status aller Veranstaltungen zu überprüfen, welche sich im Status „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ befinden, geht man wie folgt vor:

Über Suchen & Erstellen das Objekt „Honorarvertrag“ öffnen.
Auf den Link „Reports“ (linken Seite) klicken und den Report "Honorarverträge verwalten" öffnen.
Hat man den Report geöffnet. filtert man in der Spalte „Status der Veranstaltung“ nach „in Bearbeitung durch Honorarkraft“.

Der Report zeigt nun alle Honorarverträge an, welche mit einer Veranstaltung mit dem Status „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ verknüpft sind. Mitarbeitende können nun anhand der Informationen (Zeitstempel) in der Spalte „letzte Statusänderung der Veranstaltung“ überprüfen, wie lange die Honorarkraft noch nicht reagiert hat. Durch diese Informationen kann der Mitarbeitende entsprechend reagieren und weitere Schritte einleiten, wie z.B. an den Abgabeschluss zu erinnern.

Hinweis: Schließt eine Honorarkraft eine Veranstaltungsplanung ab, ändert sich der Status der Veranstaltung auf „zu Prüfen durch Verantwortliche/n“ und der Zeitstempel aktualisiert sich.

3.5 manuelles Verarbeitung von Rückmeldungen zur Onlineplanung/Planungsbögen per E-Mail/Telefon

Hat eine Honorarkraft keine Möglichkeit die Onlineplanung zu nutzen oder hat Sie eine E-Mail mit einem Planungsbogen erhalten, wird sie die entsprechende Rückmeldung per E-Mail oder Telefon durchführen. Ist dies der Fall, öffnet der bearbeitende Mitarbeiter die Veranstaltung und stellt den Status der Veranstaltung auf „in Bearbeitung“ um. Durch Änderung des Veranstaltungsstatus ist für andere Mitarbeitende ersichtlich, das man an der Veranstaltung arbeitet. Durch das Ändern des Veranstaltungsstatus wird diese Veranstaltung beim Filtern in Reports ebenfalls entsprechend berücksichtigt.

Nun verarbeitet der Mitarbeitende die Informationen der E-Mail, des Planungsbogens oder der Rücksprache per Telefon und passt die Daten der Veranstaltung entsprechend an. Ist dies erledigt kann nun z.B. eine E-Mail-Korrekturschleife genutzt werden, siehe Kapitel 3.6.3 „E-Mail-Korrekturschleife“. Soll keine Korrekturschleife genutzt werden wird im Kapitel 3.6.1 „keine Korrekturschleife“ beschrieben, wie man weiter verfahren kann.

3.6 Verarbeitung der eingereichten Onlineplanung

Durch das Abschließen der Onlineplanung durch die Honorarkraft, wird der Status der Veranstaltung auf „zu prüfen durch Verantwortlichen“ geändert. Damit ist die Veranstaltung im Bereich „Veranstaltungen, die Sie planen können“ nicht mehr verfügbar.

Ist in der Veranstaltung ein Verantwortlicher hinterlegt, erhält dieser auf seiner Startseite eine Benachrichtigung inkl. Vorgang (Planung abgeschlossen). Ist kein Verantwortlicher hinterlegt, wird die Benachrichtigung inkl. Vorgang (Planung abgeschlossen) standardmäßig für die Hauptgeschäftsstelle erzeugt. Alternativ kann eine davon abweichende Geschäftsstelle oder die Geschäftsstelle der Veranstaltung als Ziel für die Planung definiert werden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 3.2 „Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft“, sowie im Kapitel 14.1 „Einstellungen für den Empfänger des Vorgangs bei der Veranstaltungsplanung“.

Um diese eingereichte Planung zu bearbeiten, klickt man auf den Button „Bearbeiten“ in der Benachrichtigung. Nun wird der dazugehörige Vorgang und dessen Bearbeitung gestartet. Im Vorgang selbst ist die jeweilige Veranstaltung als Kontextobjekt verlinkt. Des Weiteren werden im Vorgang die Informationen angezeigt, welche die Honorarkraft über das Formular eingereicht hat. Diese sind bei der Veranstaltung als „Änderungen“ hinterlegt. Hat die Honorarkraft über die Funktion „Kommentar erstellen“ ein Kommentar hinterlassen, so wird dies hier, sowie in der Veranstaltung angezeigt. Mit einem Klick auf die Veranstaltung, kann diese direkt geöffnet und bearbeitet werden.

Hinweis: Alternativ bietet der Report „gestellte Änderungswünsche“ im Objekt „Veranstaltungen“ eine Übersicht aller noch nicht bearbeiteten Änderungen in Veranstaltungen.

Hat ein Mitarbeiter die Veranstaltung geöffnet, empfiehlt es sich zuerst den Status der Veranstaltung auf „in Prüfung durch Verantwortliche/n“ umzustellen. Dadurch ist für andere Mitarbeitende ersichtlich, dass man an der Veranstaltung arbeitet. Auch wird diese Veranstaltung dann beim Filtern in Reports (über den Veranstaltungsstatus) entsprechend berücksichtigt.

Im Anschluss öffnet der Mitarbeiter die Applikation „Änderung“ in der Veranstaltung. Hier werden alle Änderungswünsche angezeigt, welche von der Honorarkraft eingereicht wurden. Über die Buttons „übernehmen“ oder „ablehnen“ können die eingereichten Änderungen verarbeitet werden.

Hinweis: Hat die Honorarkraft eine Änderung an den Terminen / Zeiten eingereicht, sollte überprüft werden, ob der Raum zu diesem Zeitpunkt auch zur Verfügung steht. Durch das Übernehmen der eingereichten Terminänderung werden direkt die Daten in der Terminserie angepasst. Die Termine werden dann dort wie gewohnt generiert.

Sind alle eingereichten Änderung verarbeitet kann der Vorgang, welcher in Bearbeitung ist, abgeschlossen werden. In den nachfolgenden Kapiteln 3.6.X wird beschrieben, welche Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Veranstaltung es nun gibt.

3.6.1 keine Korrekturschleife

Ist keine weitere Korrektur durch die Honorarkraft erforderlich oder vorgesehen, wird der Status der Veranstaltung direkt auf „freigegeben“ umgestellt.

Ist im System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ verbaut wird durch das Umstellen des Veranstaltungsstatus nun eine Kommunikation mit der Nachrichtenvorlage „Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift“, für jeden aktiven Honorarvertrag der Veranstaltung mit dem dazugehörigen Dokument erstellt. Ab diesem Zeitpunkt wird dieser Honorarvertrag im Bereich „ausstehende Unterschriften“ auf der Profilseite im Internetauftritts der jeweiligen Honorarkraft angezeigt.

Die E-Mail der Kommunikation enthält eine kurze Anrede sowie Informationen zur Veranstaltung und einen Link zum Honorarvertrag. Nach Überprüfung der Nachricht, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden. Durch das Versenden der E-Mail wird der Status im Honorarvertrag auf „versendet“ gestellt.

Im Kapitel 4.4 „Honorarvertrag (digital) unterschreiben“ wird weiter beschrieben, wie die Honorarkraft den Vertrag unterschreiben kann.

Hinweis:
Ist auf dem System der Cronjob "Produkt_ErinnerungUnterschriftHonorarvertrag" zur Erinnerung an das Unterschreiben des Honorarvertrags eingerichtet, so prüft dieser in der Standardeinstellung, ob der Versand des Honorarvertrags schon 14 Tage zurückliegt und ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde. Ist dies nicht der Fall, so wird eine Erinnerungsmail auf Basis der Nachrichtenvorlage "Erinnerung Honorarvertrag unterschreiben" an die Honorarkraft versendet.

Ist auch der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsdurchfuehrung“ angelegt, stellt dieser den Veranstaltungstatus „freigegeben“ im Standard nach 30 Tagen auf „in Durchführung“ um. Damit ist die Voraussetzung für die Publikation im Internetauftritt gegeben. Hierbei ist es egal ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde oder nicht. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird in diesem Fall beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht. Hierbei ist es egal ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde oder nicht.

Ist im System kein Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger verbaut oder wird der Status der Veranstaltung über die Applikation „Veranstaltungsplanung“ auf der Startseite geändert, ist der nächste Schritt das manuelle Versenden des Honorarvertrags. Weiteren Informationen zum Vorgehen, finden Sie im Kapitel 4.1 „Versand des Honorarvertrags“.

3.6.2 Online-Korrekturschleife

Sind die Änderung verarbeitet und soll im Anschluss eine Online-Korrekturschleife genutzt werden, so stellt man den Status der Veranstaltung auf „in Prüfung durch Honorarkraft“ um.

Hinweis: Durch Setzen dieses Status wird im Internetauftritt das Formular „Rückmeldung geben“ auf der Detailseite der Veranstaltung eingeblendet. Die Veranstaltung selbst wird der Honorarkraft im Bereich „meine Veranstaltungen“ unter der Überschrift „Veranstaltungen, die Sie prüfen können“ angezeigt. Des Weiteren wird in der Veranstaltung das Attribut „letzte Statusänderung“ mit dem entsprechendem Zeitstempel befüllt.

Ist im System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ verbaut wird nun eine Kommunikation mit der Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ für jeden aktiven Honorarvertrag der Veranstaltung erstellt. Diese enthält eine kurze Anrede, Informationen zur Veranstaltung, die Bitte um Überprüfung, sowie den Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Nach Überprüfung der Nachricht, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden. Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um. Des Weiteren übernimmt der Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger in diesem Fall den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.

Ist im System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ nicht verbaut oder wird der Status der Veranstaltung über die Applikation „Veranstaltungsplanung“ auf der Startseite geändert, gibt es folgenden Möglichkeiten die Honorarkraft über die Korrekturmöglichkeit zu informieren:

Manueller Versand über den Report „Honorarverträge verwalten“:

1. Über Suchen & Erstellen das Objekt "Honorarverträge" öffnen.

2. Auf den Link „Reports“ (auf der linken Seite) klicken und den Report "Honorarverträge verwalten" öffnen.

3. Ist der Report geöffnet in der Spalte "Status der Veranstaltung" nach „in Prüfung durch Honorarkraft“ filtern. Optional können die Suchergebnisse durch Filter in den weiteren Spalten weiter eingegrenzt werden.

Hinweis: Damit man keine Honorarkraft vergisst/übersieht wird empfohlen, die Anzahl der angezeigten Einträge „pro Seite“, so zu verändern, dass alle gefundenen Ergebnisse auf einer Seite angezeigt werden.

Nun hat man die folgenden beiden Möglichkeiten:

Versand einer E-Mail pro Honorarvertrag (Empfehlung: max. 200 pro Kommunikation):

1. In der Spalte „Honorarvertrag“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet).

2. Auf die Methode "Optionen“ Klicken -> „Nachrichten senden" und die Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ auswählen. Nun eine Kommunikation auf Bais der Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ für die ausgewählten Honorarvertrag erstellt. Die E-Mail enthält einen kurzen Text sowie Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Prüfung der Veranstaltung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

3. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht) kann diese über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um. Des Weiteren übernimmt der Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger in diesem Fall den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.

Versand einer E-Mail pro Honorarkraft (Empfehlung: max. 200 pro Kommunikation):

1. In der Spalte „Honorarkraft“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet). Dadurch wird der jeweilige Kontakt nur einmal ausgewählt, auch wenn er mehrere Veranstaltungen

mit Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ hat.

2. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die wählt die Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ pro Kontakt erstellt. Diese enthält eine kurze Anrede, dem Hinweis zu Kontrolle der Veranstaltungen.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Prüfung der Veranstaltung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

3. Nach Überprüfung der Nachricht, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden.

Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um. Des Weiteren übernimmt der Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger in diesem Fall den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.

Manueller Versandt direkt über die Veranstaltung:

Sofern der o.g. Trigger und Cronjob nicht aktiv ist, oder diese Funktion nicht beinhaltet, kann die Kommunikation auch über die Applikation „Honorarverträge“ in der Veranstaltung erstellt werden. Hier geht man wie folgt vor:

1. Link „Reports anzeigen“ auswählen, hierdurch wird der Report im unteren Bereich eingeblendet.

3. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen (Muster)“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage für die ausgewählten Honorarverträge erstellt. Die E-Mail enthält einen kurzen Text sowie Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

Hinweis: Nach dem Versand der Nachricht, empfiehlt es sich einen Vorgang aus der Veranstaltung heraus zu erstellen und auf Wiedervorlage in 14 Tagen zu legen. Somit kann man nach 14 Tagen prüfen, ob eine Rückmeldung erfolgte. Ist dies nicht der Fall wo würde man den Status der Veranstaltung auf „freigegeben“ ändern und den Versandt des Honorarvertrags durchführen.

Hinweis:
Das stündliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 2.000 E-Mails
Das tägliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 6.000 E-Mails

3.6.3 E-Mail-Korrekturschleife

Sind die Änderungen verarbeitet und man möchte eine E-Mail-Korrekturschleife nutzen, so stellt man ebenfalls den Status der Veranstaltung auf „in Prüfung durch Honorarkraft“.

Im Anschluss wechselt man in der Veranstaltung in die Applikation „Dokumente“. Nach Klick auf den Link „Musterdokumente anzeigen“ kann man über die Dokumentenvorlage „Veranstaltung kontrolllesen“ das entsprechende Dokument generieren. Ist das Dokument generiert, klickt man im Header auf das Symbol „Vorgang erstellen und starten“. Im Vorgang wird das Dokument als Kontextobjekt verlinkt. Nachdem man im Vorgang die Honorarkraft als Beteiligten hinzugefügt und ausgewählt hat, kann man eine E-Mail verfassen. Das Dokument wird automatisch als Dateianhang hinterlegt. Im Text der E-Mail kann man der Honorarkraft mitteilen, dass Sie X-Tage Zeit hat, um eine Rückmeldung zu geben.

Bei Rückmeldung, z.B. persönlich, per Telefon oder E-Mail ändert der bearbeitenden Mitarbeiter den Status der Veranstaltung auf „in Bearbeitung“. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, kann der Status der Veranstaltung auf „freigeben“ gewechselt werden. Somit kann der Versand des Honorarvertrags angestoßen werden. Weiteren Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 4.1 „Versand des Honorarvertrags“.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um.

Ist auf dem System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ verbaut übernimmt dieser den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.

3.7 Korrekturlesen - Rückmeldung geben

Nachdem die Honorarkraft die E-Mail „Rückmeldung zur Veranstaltung“ zum Korrekturlesen bekommen hat, hat sie folgende Möglichkeiten:

Bei E-Mail mit Link zur Veranstaltung:
Hat die Honorarkraft eine E-Mail mit Link zur Veranstaltung bekommen, klickt Sie einfach auf den Link in der E-Mail. Im Anschluss wird Sie auf die Detailseite der Veranstaltung umgeleitet.
Hinweis: Ist die Honorarkraft noch nicht im internen Bereich des Internetauftritts eingeloggt, wird die Login Seite angezeigt. Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Internetauftritt eingeloggt hat, wird die Detailseite der Veranstaltung angezeigt.
Bei E-Mail ohne Link mit Informationen, dass man die Veranstaltungen Korrekturlesen kann:
Hat die Honorarkraft eine allgemeine Informationsmail mit dem Hinweis zum Korrekturlesen bekommen, loggt Sie sich zuerst in den internen Bereich des Internetauftritt ein. Im Anschluss findet Sie auf der Profilseite im Bereich „meine Veranstaltungen“ unter der Überschrift „Veranstaltungen, die Sie prüfen können“ alle Veranstaltungen, welche Sie Korrektur lesen kann. Durch Auswahl einer Veranstaltung kann Sie die Detailseite der Veranstaltung öffnen.

Auf der Detailseite der Veranstaltung kann die Honorarkraft alle Veranstaltungsdetails prüfen. Sollte Sie einen Änderungswunsch haben, so kann Sie diesen direkt auf der Veranstaltungsdetailseite im unteren Bereich eingeben. Unter der Überschrift „Rückmeldung zur Veranstaltung“ wird hier das Formular „Rückmeldung geben“ offen dargestellt.

Im Formular können Bemerkungen über das gleichnamige Feld und Änderungswünsche zu Beschreibung, Informationen, Terminplanung, Termininformationen im jeweiligen Rückmeldungsfeld eingeben werden. Wurden alle erforderlichen Felder befüllt in welchem die Honorarkraft Anpassungen haben möchte, kann Sie das Formular durch Klick auf den Button „Senden“ Absenden.

Hinweis: Durch das Absenden des Formulars „Rückmeldung geben“ wird der Status der Veranstaltung wieder auf „zu prüfen durch Verantwortlichen gesetzt“. Des Weiteren wird eine Benachrichtigung inkl. Vorgang in der Geschäftsstelle der Veranstaltung erzeugt. Weitere Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten des Formulars finden Sie im Kapitel 14.3.1.2 Formular „Rückmeldung geben“. Eine kundenspezifische Anpassung ist über den Trigger zur Formularsendung möglich. So kann z.B. die verantwortliche Person anstelle der Geschäftsstelle der Veranstaltung über die Rückmeldung informiert werden. Bitte nehmen Sie hierfür Kontakt zum Support (support@cmxkonzepte.de) auf.

Achtung: Eingereichte Korrekturwünsche werden in der Veranstaltung nicht unter der Applikation „Änderung“ hinterlegt, sondern sind im Vorgang ersichtlich. Sie werden manuell durch den Mitarbeiter verarbeitet.

3.8 Rückmeldung zur Veranstaltung verarbeiten

Liegt im System eine Benachrichtigung inkl. Vorgang (Rückmeldung zur Veranstaltung) vor oder hat eine verantwortliche Person eine Benachrichtigung auf der Startseite bekommen, klickt der Mitarbeitende auf den Button „Bearbeiten“ in der Benachrichtigung. Im Anschluss wird der dazugehörige Vorgang gestartet.

Im Vorgang selbst ist die jeweilige Veranstaltung als Kontextobjekt verlinkt. Des Weiteren werden im Vorgang die Informationen aus dem Formular „Rückmeldung zur Veranstaltung“ angezeigt, welche die Honorarkraft eingereicht hat. Mit einem Klick auf die Veranstaltung, kann diese direkt geöffnet und die Informationen verarbeitet werden.

Hinweis: Damit auch andere Mitarbeiter sehen, dass an dieser Veranstaltung gearbeitet wird, empfiehlt es sich den entsprechenden Status der Veranstaltung anzupassen. Hierzu nutzt man den Status „in Prüfung durch Verantwortlichen“.

Nachdem der Mitarbeitende alle Informationen aus dem Vorgang verarbeitet und diese in die Veranstaltung eingepflegt hat, kann mit dem Versandt des Honorarvertrags begonnen werden. Sollte es zuvor Unstimmigkeiten geben, so kann man die Honorarkraft über den offenen Vorgang „Rückmeldung zur Veranstaltung“ kontaktieren. Ist die Veranstaltung final geprüft und fertig geplant, kann der Vorgang abgeschlossen werden. In diesem Fall wird im Kapitel 4.1 „Versandt des Honorarvertrags“ wird das weitere Vorgehen beschrieben.