3.6 Verarbeitung der eingereichten Onlineplanung

Durch das Abschließen der Onlineplanung durch die Honorarkraft, wird der Status der Veranstaltung auf „zu prüfen durch Verantwortlichen“ geändert. Damit ist die Veranstaltung im Bereich „Veranstaltungen, die Sie planen können“ nicht mehr verfügbar.

Ist in der Veranstaltung ein Verantwortlicher hinterlegt, erhält dieser auf seiner Startseite eine Benachrichtigung inkl. Vorgang (Planung abgeschlossen). Ist kein Verantwortlicher hinterlegt, wird die Benachrichtigung inkl. Vorgang (Planung abgeschlossen) standardmäßig für die Hauptgeschäftsstelle erzeugt. Alternativ kann eine davon abweichende Geschäftsstelle oder die Geschäftsstelle der Veranstaltung als Ziel für die Planung definiert werden.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 3.2 „Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft“, sowie im Kapitel 14.1 „Einstellungen für den Empfänger des Vorgangs bei der Veranstaltungsplanung“.

Um diese eingereichte Planung zu bearbeiten, klickt man auf den Button „Bearbeiten“ in der Benachrichtigung. Nun wird der dazugehörige Vorgang und dessen Bearbeitung gestartet. Im Vorgang selbst ist die jeweilige Veranstaltung als Kontextobjekt verlinkt. Des Weiteren werden im Vorgang die Informationen angezeigt, welche die Honorarkraft über das Formular eingereicht hat. Diese sind bei der Veranstaltung als „Änderungen“ hinterlegt. Hat die Honorarkraft über die Funktion „Kommentar erstellen“ ein Kommentar hinterlassen, so wird dies hier, sowie in der Veranstaltung angezeigt. Mit einem Klick auf die Veranstaltung, kann diese direkt geöffnet und bearbeitet werden.

Hinweis: Alternativ bietet der Report „gestellte Änderungswünsche“ im Objekt „Veranstaltungen“ eine Übersicht aller noch nicht bearbeiteten Änderungen in Veranstaltungen.

Hat ein Mitarbeiter die Veranstaltung geöffnet, empfiehlt es sich zuerst den Status der Veranstaltung auf „in Prüfung durch Verantwortliche/n“ umzustellen. Dadurch ist für andere Mitarbeitende ersichtlich, dass man an der Veranstaltung arbeitet. Auch wird diese Veranstaltung dann beim Filtern in Reports (über den Veranstaltungsstatus) entsprechend berücksichtigt.

Im Anschluss öffnet der Mitarbeiter die Applikation „Änderung“ in der Veranstaltung. Hier werden alle Änderungswünsche angezeigt, welche von der Honorarkraft eingereicht wurden. Über die Buttons „übernehmen“ oder „ablehnen“ können die eingereichten Änderungen verarbeitet werden.

Hinweis: Hat die Honorarkraft eine Änderung an den Terminen / Zeiten eingereicht, sollte überprüft werden, ob der Raum zu diesem Zeitpunkt auch zur Verfügung steht. Durch das Übernehmen der eingereichten Terminänderung werden direkt die Daten in der Terminserie angepasst. Die Termine werden dann dort wie gewohnt generiert.

Sind alle eingereichten Änderung verarbeitet kann der Vorgang, welcher in Bearbeitung ist, abgeschlossen werden. In den nachfolgenden Kapiteln 3.6.X wird beschrieben, welche Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Veranstaltung es nun gibt.

3.6.1 keine Korrekturschleife

Ist keine weitere Korrektur durch die Honorarkraft erforderlich oder vorgesehen, wird der Status der Veranstaltung direkt auf „freigegeben“ umgestellt.

Ist im System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ verbaut wird durch das Umstellen des Veranstaltungsstatus nun eine Kommunikation mit der Nachrichtenvorlage „Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift“, für jeden aktiven Honorarvertrag der Veranstaltung mit dem dazugehörigen Dokument erstellt. Ab diesem Zeitpunkt wird dieser Honorarvertrag im Bereich „ausstehende Unterschriften“ auf der Profilseite im Internetauftritts der jeweiligen Honorarkraft angezeigt.

Die E-Mail der Kommunikation enthält eine kurze Anrede sowie Informationen zur Veranstaltung und einen Link zum Honorarvertrag. Nach Überprüfung der Nachricht, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden. Durch das Versenden der E-Mail wird der Status im Honorarvertrag auf „versendet“ gestellt.

Im Kapitel 4.4 „Honorarvertrag (digital) unterschreiben“ wird weiter beschrieben, wie die Honorarkraft den Vertrag unterschreiben kann.

Hinweis:
Ist auf dem System der Cronjob "Produkt_ErinnerungUnterschriftHonorarvertrag" zur Erinnerung an das Unterschreiben des Honorarvertrags eingerichtet, so prüft dieser in der Standardeinstellung, ob der Versand des Honorarvertrags schon 14 Tage zurückliegt und ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde. Ist dies nicht der Fall, so wird eine Erinnerungsmail auf Basis der Nachrichtenvorlage "Erinnerung Honorarvertrag unterschreiben" an die Honorarkraft versendet.

Ist auch der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsdurchfuehrung“ angelegt, stellt dieser den Veranstaltungstatus „freigegeben“ im Standard nach 30 Tagen auf „in Durchführung“ um. Damit ist die Voraussetzung für die Publikation im Internetauftritt gegeben. Hierbei ist es egal ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde oder nicht. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird in diesem Fall beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht. Hierbei ist es egal ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde oder nicht.

Ist im System kein Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger verbaut oder wird der Status der Veranstaltung über die Applikation „Veranstaltungsplanung“ auf der Startseite geändert, ist der nächste Schritt das manuelle Versenden des Honorarvertrags. Weiteren Informationen zum Vorgehen, finden Sie im Kapitel 4.1 „Versand des Honorarvertrags“.

3.6.2 Online-Korrekturschleife

Sind die Änderung verarbeitet und soll im Anschluss eine Online-Korrekturschleife genutzt werden, so stellt man den Status der Veranstaltung auf „in Prüfung durch Honorarkraft“ um.

Hinweis: Durch Setzen dieses Status wird im Internetauftritt das Formular „Rückmeldung geben“ auf der Detailseite der Veranstaltung eingeblendet. Die Veranstaltung selbst wird der Honorarkraft im Bereich „meine Veranstaltungen“ unter der Überschrift „Veranstaltungen, die Sie prüfen können“ angezeigt. Des Weiteren wird in der Veranstaltung das Attribut „letzte Statusänderung“ mit dem entsprechendem Zeitstempel befüllt.

Ist im System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ verbaut wird nun eine Kommunikation mit der Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ für jeden aktiven Honorarvertrag der Veranstaltung erstellt. Diese enthält eine kurze Anrede, Informationen zur Veranstaltung, die Bitte um Überprüfung, sowie den Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Nach Überprüfung der Nachricht, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden. Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um. Des Weiteren übernimmt der Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger in diesem Fall den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.

Ist im System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ nicht verbaut oder wird der Status der Veranstaltung über die Applikation „Veranstaltungsplanung“ auf der Startseite geändert, gibt es folgenden Möglichkeiten die Honorarkraft über die Korrekturmöglichkeit zu informieren:

Manueller Versand über den Report „Honorarverträge verwalten“:

1. Über Suchen & Erstellen das Objekt "Honorarverträge" öffnen.

2. Auf den Link „Reports“ (auf der linken Seite) klicken und den Report "Honorarverträge verwalten" öffnen.

3. Ist der Report geöffnet in der Spalte "Status der Veranstaltung" nach „in Prüfung durch Honorarkraft“ filtern. Optional können die Suchergebnisse durch Filter in den weiteren Spalten weiter eingegrenzt werden.

Hinweis: Damit man keine Honorarkraft vergisst/übersieht wird empfohlen, die Anzahl der angezeigten Einträge „pro Seite“, so zu verändern, dass alle gefundenen Ergebnisse auf einer Seite angezeigt werden.

Nun hat man die folgenden beiden Möglichkeiten:

Versand einer E-Mail pro Honorarvertrag (Empfehlung: max. 200 pro Kommunikation):

1. In der Spalte „Honorarvertrag“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet).

2. Auf die Methode "Optionen“ Klicken -> „Nachrichten senden" und die Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ auswählen. Nun eine Kommunikation auf Bais der Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ für die ausgewählten Honorarvertrag erstellt. Die E-Mail enthält einen kurzen Text sowie Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Prüfung der Veranstaltung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

3. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht) kann diese über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um. Des Weiteren übernimmt der Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger in diesem Fall den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.

Versand einer E-Mail pro Honorarkraft (Empfehlung: max. 200 pro Kommunikation):

1. In der Spalte „Honorarkraft“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet). Dadurch wird der jeweilige Kontakt nur einmal ausgewählt, auch wenn er mehrere Veranstaltungen

mit Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ hat.

2. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die wählt die Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ pro Kontakt erstellt. Diese enthält eine kurze Anrede, dem Hinweis zu Kontrolle der Veranstaltungen.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Prüfung der Veranstaltung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

3. Nach Überprüfung der Nachricht, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden.

Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um. Des Weiteren übernimmt der Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger in diesem Fall den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.

Manueller Versandt direkt über die Veranstaltung:

Sofern der o.g. Trigger und Cronjob nicht aktiv ist, oder diese Funktion nicht beinhaltet, kann die Kommunikation auch über die Applikation „Honorarverträge“ in der Veranstaltung erstellt werden. Hier geht man wie folgt vor:

1. Link „Reports anzeigen“ auswählen, hierdurch wird der Report im unteren Bereich eingeblendet.

2. In der Spalte „Honorarvertrag“ wählt man nun die Honorarverträge im Report aus, deren Honorarkräfte man über die Onlineplanungsmöglichkeit informieren möchte. Durch die Auswahl wird die Methode „Optionen“ in der Spalte „Honorarvertrag“ eingeblendet.

3. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen (Muster)“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage für die ausgewählten Honorarverträge erstellt. Die E-Mail enthält einen kurzen Text sowie Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

4. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht) kann die Nachricht über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Nach dem Versand der Nachricht, empfiehlt es sich einen Vorgang aus der Veranstaltung heraus zu erstellen und auf Wiedervorlage in 14 Tagen zu legen. Somit kann man nach 14 Tagen prüfen, ob eine Rückmeldung erfolgte. Ist dies nicht der Fall wo würde man den Status der Veranstaltung auf „freigegeben“ ändern und den Versandt des Honorarvertrags durchführen.

Hinweis:
Das stündliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 2.000 E-Mails
Das tägliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 6.000 E-Mails

3.6.3 E-Mail-Korrekturschleife

Sind die Änderungen verarbeitet und man möchte eine E-Mail-Korrekturschleife nutzen, so stellt man ebenfalls den Status der Veranstaltung auf „in Prüfung durch Honorarkraft“.

Im Anschluss wechselt man in der Veranstaltung in die Applikation „Dokumente“. Nach Klick auf den Link „Musterdokumente anzeigen“ kann man über die Dokumentenvorlage „Veranstaltung kontrolllesen“ das entsprechende Dokument generieren. Ist das Dokument generiert, klickt man im Header auf das Symbol „Vorgang erstellen und starten“. Im Vorgang wird das Dokument als Kontextobjekt verlinkt. Nachdem man im Vorgang die Honorarkraft als Beteiligten hinzugefügt und ausgewählt hat, kann man eine E-Mail verfassen. Das Dokument wird automatisch als Dateianhang hinterlegt. Im Text der E-Mail kann man der Honorarkraft mitteilen, dass Sie X-Tage Zeit hat, um eine Rückmeldung zu geben.

Bei Rückmeldung, z.B. persönlich, per Telefon oder E-Mail ändert der bearbeitenden Mitarbeiter den Status der Veranstaltung auf „in Bearbeitung“. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, kann der Status der Veranstaltung auf „freigeben“ gewechselt werden. Somit kann der Versand des Honorarvertrags angestoßen werden. Weiteren Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 4.1 „Versand des Honorarvertrags“.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um.

Ist auf dem System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ verbaut übernimmt dieser den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.