3.6.2 Online-Korrekturschleife

Sind die Änderung verarbeitet und soll im Anschluss eine Online-Korrekturschleife genutzt werden, so stellt man den Status der Veranstaltung auf „in Prüfung durch Honorarkraft“ um.

Hinweis: Durch Setzen dieses Status wird im Internetauftritt das Formular „Rückmeldung geben“ auf der Detailseite der Veranstaltung eingeblendet. Die Veranstaltung selbst wird der Honorarkraft im Bereich „meine Veranstaltungen“ unter der Überschrift „Veranstaltungen, die Sie prüfen können“ angezeigt. Des Weiteren wird in der Veranstaltung das Attribut „letzte Statusänderung“ mit dem entsprechendem Zeitstempel befüllt.

Ist im System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ verbaut wird nun eine Kommunikation mit der Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ für jeden aktiven Honorarvertrag der Veranstaltung erstellt. Diese enthält eine kurze Anrede, Informationen zur Veranstaltung, die Bitte um Überprüfung, sowie den Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Nach Überprüfung der Nachricht, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden. Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um. Des Weiteren übernimmt der Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger in diesem Fall den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.

Ist im System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ nicht verbaut oder wird der Status der Veranstaltung über die Applikation „Veranstaltungsplanung“ auf der Startseite geändert, gibt es folgenden Möglichkeiten die Honorarkraft über die Korrekturmöglichkeit zu informieren:

Manueller Versand über den Report „Honorarverträge verwalten“:

1. Über Suchen & Erstellen das Objekt "Honorarverträge" öffnen.

2. Auf den Link „Reports“ (auf der linken Seite) klicken und den Report "Honorarverträge verwalten" öffnen.

3. Ist der Report geöffnet in der Spalte "Status der Veranstaltung" nach „in Prüfung durch Honorarkraft“ filtern. Optional können die Suchergebnisse durch Filter in den weiteren Spalten weiter eingegrenzt werden.

Hinweis: Damit man keine Honorarkraft vergisst/übersieht wird empfohlen, die Anzahl der angezeigten Einträge „pro Seite“, so zu verändern, dass alle gefundenen Ergebnisse auf einer Seite angezeigt werden.

Nun hat man die folgenden beiden Möglichkeiten:

Versand einer E-Mail pro Honorarvertrag (Empfehlung: max. 200 pro Kommunikation):

1. In der Spalte „Honorarvertrag“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet).

2. Auf die Methode "Optionen“ Klicken -> „Nachrichten senden" und die Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ auswählen. Nun eine Kommunikation auf Bais der Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ für die ausgewählten Honorarvertrag erstellt. Die E-Mail enthält einen kurzen Text sowie Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Prüfung der Veranstaltung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

3. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht) kann diese über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um. Des Weiteren übernimmt der Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger in diesem Fall den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.

Versand einer E-Mail pro Honorarkraft (Empfehlung: max. 200 pro Kommunikation):

1. In der Spalte „Honorarkraft“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet). Dadurch wird der jeweilige Kontakt nur einmal ausgewählt, auch wenn er mehrere Veranstaltungen

mit Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ hat.

2. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die wählt die Nachrichtenvorlage „Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)“ pro Kontakt erstellt. Diese enthält eine kurze Anrede, dem Hinweis zu Kontrolle der Veranstaltungen.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Prüfung der Veranstaltung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

3. Nach Überprüfung der Nachricht, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden.

Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Ist auf dem System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsfreigabe“ eingerichtet, stellt dieser den Status „in Prüfung durch Honorarkraft“ im Standard nach 14 Tagen auf "freigegeben" um. Des Weiteren übernimmt der Veranstaltungsstatus abhängiger Trigger in diesem Fall den Versand des Honorarvertrag mit Digitaler Unterschrift.

Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man solche Veranstaltungen identifizieren kann und weiter vorgeht.

Manueller Versandt direkt über die Veranstaltung:

Sofern der o.g. Trigger und Cronjob nicht aktiv ist, oder diese Funktion nicht beinhaltet, kann die Kommunikation auch über die Applikation „Honorarverträge“ in der Veranstaltung erstellt werden. Hier geht man wie folgt vor:

1. Link „Reports anzeigen“ auswählen, hierdurch wird der Report im unteren Bereich eingeblendet.

2. In der Spalte „Honorarvertrag“ wählt man nun die Honorarverträge im Report aus, deren Honorarkräfte man über die Onlineplanungsmöglichkeit informieren möchte. Durch die Auswahl wird die Methode „Optionen“ in der Spalte „Honorarvertrag“ eingeblendet.

3. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen (Muster)“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage für die ausgewählten Honorarverträge erstellt. Die E-Mail enthält einen kurzen Text sowie Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

4. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht) kann die Nachricht über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Ist die E-Mail versandt, wird im Kapitel 3.7 „Rückmeldung geben“ beschrieben, wie die Honorarkraft hier eine Rückmeldung geben kann.

Hinweis: Nach dem Versand der Nachricht, empfiehlt es sich einen Vorgang aus der Veranstaltung heraus zu erstellen und auf Wiedervorlage in 14 Tagen zu legen. Somit kann man nach 14 Tagen prüfen, ob eine Rückmeldung erfolgte. Ist dies nicht der Fall wo würde man den Status der Veranstaltung auf „freigegeben“ ändern und den Versandt des Honorarvertrags durchführen.

Hinweis:
Das stündliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 2.000 E-Mails
Das tägliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 6.000 E-Mails