3.2 Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft
Nachdem die Honorarkraft die E-Mail mit Aufforderung zur Veranstaltungsplanung oder einem Planungsbogen erhalten hat, hat Sie folgende Möglichkeiten:
Bei E-Mails mit Planungsbogen
Hat die Honorarkraft keinen Onlinezugang und eine E-Mail mit einem Planungsbogen bekommen, kann Sie diesen Planungsbogen bearbeiten und per E-Mail zurücksenden. Diesem Fall ist im Kapitel 3.5 „Verarbeitung von Rückmeldungen/Planungsbögen per E-Mail/Telefon“ beschrieben, wie man mit der weiteren Bearbeitung vorgeht. Dieses Vorgehen greift auch, wenn sich die Honorarkraft telefonisch oder persönlich zur Veranstaltungsplanung meldet.
Bei E-Mail mit Link zur Veranstaltung:
Hat die Honorarkraft eine E-Mail mit Link zur Veranstaltung bekommen, klickt Sie einfach auf den Link in der E-Mail. Im Anschluss wird Sie auf die Detailseite der Veranstaltung umgeleitet.
Hinweis: Ist die Honorarkraft noch nicht im internen Bereich des Internetauftritts eingeloggt, wird die Login Seite angezeigt. Nachdem Sie sich mit Ihren Zugangsdaten im Internetauftritt eingeloggt hat, wird die Detailseite der Veranstaltung angezeigt.
Bei E-Mail ohne Link (nur mit Informationen das mit der Planung begonnen werden kann):
Erhält die Honorarkraft eine allgemeine Infomail, dass Sie mit der Planung beginnen kann (ohne direkten Link zu einer konkreten Veranstaltung), muss sich die Honorarkraft mit Ihren Zugangsdaten im Internetauftritt einloggen. Ist das erledigt, klickt Sie oben rechts auf Ihr Kürzel/Ihr Bild, um auf die Profilseite im internen Bereich zu gelangen. Hier öffnet Sie den Bereich „meine Veranstaltungen“. Unter der Überschrift „Veranstaltungen, die Sie planen können“ findet die Honorarkraft alle Veranstaltungen welche den Status „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ haben. Durch einen Klick auf eine der dort angezeigten Veranstaltung öffnet sich die Detailseite der jeweiligen Veranstaltung.
Auf der Detailseite der Veranstaltung wird im oberen Bereich der Hinweis angezeigt, dass diese Version nicht für die Öffentlichkeit ist. Darunter werden die Veranstaltungsdetails (Beschreibungstexte, Informationen zu den Terminen, die Veranstaltungsnummer, der Ort sowie hinterlegte Preise) aus der Veranstaltung angezeigt.
Unter der Detailansicht wird in einem roten Rahmen die Veranstaltungsplanung angezeigt. Hier können Honorarkräfte Änderungen und/oder Vorschläge in den freigegebenen Eingabefeldern hinterlegen. Dazu klicken sie auf das Wort „ändern“ beim jeweiligen Feld und macht Ihre Eingabe.
Hinweis zur Kommentarfunktion: Ist die Kommentarfunktion in der Applikation „Veranstaltungsplanung“ aktiv, kann die Honorarkraft nicht nur selbst kommentieren, sondern auch alle bereits vorhandenen Kommentare aus der Veranstaltung sehen, welche z.B. vor der Veranstaltungsplanung durch Mitarbeiter hinterlegt wurden. Über das Feld „Kommentar erstellen“ kann Sie eigene Kommentare hinterlegen. Diese sind direkt nach Drücken des Buttons „Kommentar speichern“ in der Veranstaltung sichtbar. Schließt die Honorarkraft die Veranstaltungsplanung nicht ab, gibt es darüber keine aktive Benachrichtigung.Achtung: Hinterlegte Kommentare sind direkt in der Veranstaltung über dem Eingabefeld „Kommentar erstellen“ mit Zeitstempel und Informationen zum Kontakt sichtbar.
Ist die Bearbeitung der Veranstaltungsplanung abgeschlossen, reicht ein Klick auf die Schaltfläche „Planung abschließen“ um die Eingabe zu beenden. Durch das Abschließen der Veranstaltungsplanung wird diese Veranstaltung aus dem Honorarkraftbereich entfernt. Des Weiteren wird eine Nachricht auf Basis der Nachrichtenvorlage „Abschluss Veranstaltungsplanung“ an die Honorarkraft versendet. Diese enthält eine kurze Ansprache, den Titel der Veranstaltung und die eingegebenen Informationen der abgeschlossenen Onlineplanung.
Der Status der bearbeiteten Veranstaltung ändert sich auf "zu Prüfen durch Verantwortliche/n" und im Attribut „letzte Statusänderung“ wird der entsprechende Zeitstempel hinterlegt. Ist in der Veranstaltung ein Verantwortlicher verknüpft, erhält dieser Kontakt eine Benachrichtigung und der dazugehörige Vorgang wird auf der Startseite abgelegt. Ist in der Veranstaltung kein Verantwortlicher verknüpft, werden Benachrichtigung und Vorgang in die Geschäftsstelle der Veranstaltung gesendet. Im Vorgang ist die Veranstaltung im Kontextbereich verknüpft und mit einem Klick zu erreichen.
Alternativ kann der Vorgang per Einstellung auch immer an eine bestimmte Geschäftsstelle oder die Geschäftsstelle der Veranstaltung gesendet werden. Der Vorgang inkl. Benachrichtigung wird an die erste verfügbare Position der folgenden Liste ausgeliefert:
Auf der Hauptseite des Internetauftritts unter der Überschrift „Veranstaltungen“ können Sie entsprechende Einstellungen setzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 14.1 „Einstellungen für den Empfänger des Vorgangs bei der Veranstaltungsplanung“.
- die Geschäftsstelle, die im Internetauftritt in der Eigenschaft "Geschäftsstelle für Planung" verknüpft ist.
- die Geschäftsstelle der Veranstaltung, wenn im Internetauftritt die Eigenschaft "Planung an die Geschäftsstelle der Veranstaltung" auf "ja" gesetzt ist.
- der Kontakt, der in der Veranstaltung in der Eigenschaft "Verantwortlicher" verknüpft ist.
- die Hauptgeschäftsstelle.