Informieren der Honorarkraft über die Onlineplanung

Hat man über die Applikation „Veranstaltungsplanung“ den Status der Veranstaltungen auf „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ umgestellt und es ist kein Trigger "Statuswechsel in Veranstaltung" im System eingerichtet, geht man wie folgt vor, um die Honorarkräfte über die Onlineplanungsmöglichkeit zu informieren:

Manueller Versand über den Report „Honorarverträge verwalten“:

Über Suchen & Erstellen das Objekt "Honorarverträge" öffnen.
Auf den Link „Reports“ (auf der linken Seite) klicken und den Report "Honorarverträge verwalten" öffnen.
Ist der Report geöffnet, filtert man in der Spalte "Status der Veranstaltung" nach „in Bearbeitung durch Honorarkraft“. Optional können die Suchergebnisse durch Filter in den weiteren Spalten weiter eingegrenzt werden. Nun hat man folgende Möglichkeiten:

Versand einer E-Mail pro Honorarvertrag (Empfehlung: max. 200 pro Kommunikation):

1. In der Spalte „Honorarvertrag“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet).

2. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen (Muster)" auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen“ für die ausgewählten Honorarverträge erstellt. Die E-Mail enthält einen kurzen Text sowie Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

3. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht), kann diese über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Ist dies erledigt wird im Kapitel 3.2 „Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft“ beschrieben, wie die Honorarkraft nach dem Erhalt der E-Mail vorgeht. Alternativ ist Kapitel 3.4 „Überprüfung des Status der Veranstaltungsplanung“ beschrieben, wie man überprüfen kann, ob der Stichtag erreicht wurde um entsprechend zu reagieren.

Versand einer E-Mail pro Honorarkraft (Empfehlung: max. 200 pro Kommunikation):

Hinweis: Für dieses Vorgehen gibt es aktuell keine Nachrichtenvorlage, daher muss die Nachricht manuell erzeugt werden.

1. In der Spalte „Kontakt“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet). Dadurch wird der jeweilige Kontakt nur einmal ausgewählt, auch wenn er mehrere Veranstaltungen mit Status „in Bearbeitung durch Honorarkraft“ hat.

2. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ -> „neue Nachricht“ auswählen.

Nun wird eine leere Kommunikation für die ausgewählten Kontakte erstellt. Hat man die Nachricht angepasst und aktualisiert, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung einer geeigneten Nachrichtenvorlage. Kontaktieren Sie uns per E-Mail unter: support@cmxkonzepte.de.

Manueller Versand direkt über die Veranstaltung:

Sofern der o.g. Trigger nicht aktiv ist, oder diese Funktion nicht beinhaltet, kann die Kommunikation über die Applikation „Honorarverträge“ erstellt werden. Hier geht man wie folgt vor:

1. Link „Reports anzeigen“ auswählen, hierdurch wird der Report im unteren Bereich eingeblendet.

2. In der Spalte „Honorarvertrag“ wählt man nun die Honorarverträge im Report aus, deren Honorarkräfte man über die Onlineplanungsmöglichkeit informieren möchte. Durch die Auswahl wird die Methode „Optionen“ in der Spalte „Honorarvertrag“ eingeblendet.

3. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die Nachrichtenvorlage „Veranstaltung planen (Muster)“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage für die ausgewählten Honorarverträge erstellt. Die E-Mail enthält einen kurzen Text sowie Link zur Detailseite der Veranstaltung.

Hinweis: Es wird empfohlen in der Nachricht einen Stichtag zu nennen, bis wann die Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft abgeschlossen werden soll.

4. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht) kann die Nachricht über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Ist dies erledigt wird im Kapitel „Veranstaltungsplanung durch die Honorarkraft“ beschrieben, wie die Honorarkraft nach dem Erhalt der E-Mail vorgeht. Alternativ ist Kapitel „Überprüfung des Status der Veranstaltungsplanung“ beschrieben, wie man überprüfen kann, ob der Stichtag erreicht wurde.

Hinweis:
Das stündliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 2.000 E-Mails.
Das tägliche Limit für den Nachrichtenversand beträgt pro E-Mailkonto: 6.000 E-Mails.