6. Veranstaltungsende

Ab dem letzten Tag der Veranstaltung stehen der angemeldeten Honorarkraft im internen Internetbereich die folgenden Funktionen zur Verfügung:

6.1 Bereich "Prüfungsergebnisse"

Ist in einer Veranstaltung eine Prüfungsvorlage verknüpft, wird am letzten Tag einer Veranstaltung der Bereich „Prüfungsergebnisse“ auf der Detailseite der Veranstaltung eingeblendet.

In diesem Bereich wird die Statistik der Teilnahme sowie der Name jedes Teilnehmers angezeigt. Rechts daneben wird ein Auswahlfeld zur Dokumentierung der Prüfungsergebnisse eingeblendet. In dem Menü (Dropdown) wählt die Honorarkraft beim jeweiligen Teilnehmer aus, ob:

Die Prüfung bestanden wurde
Die Prüfung nicht bestanden wurde
Der Teilnehmer nicht Teilgenommen hat

Die hier hinterlegten Prüfungsergebnisse sind in der jeweiligen Anmeldung des Teilnehmers in der Veranstaltung über die Applikation „Prüfung“ ersichtlich.

Bereitgestellt wird diese Funktion über die Applikation „Prüfungsergebnisse“ im Webdokument „Veranstaltung“.

6.2 Bestätigung der Leistungserbringung über das Formular „Leistung bestätigen“

Ab dem letzten Tag einer Veranstaltung wird das Formular „Leistung bestätigen“ im Bereich "meine Veranstaltungen" auf der Detailseite des Honorarvertrags der Veranstaltung angezeigt. Bereitgestellt wird das Formular „Leistung bestätigen“ über das Webdokument „Honorarvertrag“.

Hinweis: Ist im System der Cronjob „Produkt_ErinnerungLeistungBestätigen“ eingerichtet, so prüft dieser den Status der Honorarverträge. Ist der Status 2 Tage nach Veranstaltungsende noch auf „in Durchführung“ versendet er eine Erinnerungsmail über die Nachrichtenvorlage „Erinnerung Leistung bestätigen“ an die Honorarkraft. Ist der Status im Honorarvertrag nicht auf „in Durchführung“ oder ist im System kein Cronjob „Produkt_ErinnerungLeistungBestätigen“ eingerichtet, wird keine Erinnerungsmail Versand. Die E-Mail selbst enthält eine kurze Anrede, Informationen zur Veranstaltung sowie den Link zur Detailseite des Honorarvertrags wo sich das Formular „Leistung bestätigen“ findet.

Alternativ kann die Honorarkraft das Formular „Leistung bestätigen“ ab dem letzten Tag der Veranstaltung wie folgt über die Profilseite im Internetauftritt öffnen:

1. Im Internetauftritt einloggen und die Profilseite öffnen.

2. Bereich „meine Veranstaltungen öffnen.

Unter der Überschrift „Aktuelle Veranstaltungen, die Sie leiten“, die Veranstaltung suchen, für welche man die Leistung bestätigen möchte.

3. Unter der Veranstaltung im Veranstaltungs-Teaser, wird der Bereich „Mein Honorarvertrag“ angezeigt. Nach Klick auf diesen Bereich wird die Detailseite des Honorarvertrags angezeigt.

4. Auf der Detailseite des Honorarvertrags wird das Formular „Leistung bestätigen“ offen dargestellt und kann durch die Honorarkraft ausgefüllt und bestätigt werden.

Im System werden 2 Formulartypen unterstützt:

6.2.1 Standardformular

Im Standardformular „Leistung bestätigen“ werden im oberen Bereich die Informationen der Veranstaltung inkl. der zugesagten Termine angezeigt. Des Weiteren werden die folgenden Auswahl und Eingabefelder angezeigt:

Feld „Bemerkungen“ – Über dieses optionale Feld kann die Honorarkraft zusätzliche Informationen, Auffälligkeiten oder ein Feedback zur Veranstaltung mitteilen.
Ist im Kontakt der Honorarkraft keine Bankverbindung hinterlegt, werden die folgenden Pflichtfelder angezeigt und abgefragt, damit die Bankverbindung erstellt werden kann:

Feld „Kontoinhaber“ – Ist im Kontakt der Honorarkraft keine Bankverbindung hinterlegt, wird diese Feld eingeblendet. In diesem Pflichtfeld wird von der Honorarkraft dann der Name des Kontoinhabers abgefragt.
Feld „IBAN“ - Ist im Kontakt der Honorarkraft keine Bankverbindung hinterlegt, wird diese Feld eingeblendet. In diesem Pflichtfeld wird von der Honorarkraft dann die IBAN-Nummer des Kontos abgefragt.

Feld „Diese Leistung erbringe ich Steuerbefreit“ - Wird in diesem Pflichtfeld „ja“ ausgewählt, werden die folgenden Felder eingeblendet:

Feld „Steuerbefreiungsgrund“ – In diesem Pflichtauswahlfeld muss die Honorarkraft den Grund der Steuerbefreiung auswählen. Der ausgewählte Grund wird im Kontakt in der Erweiterung „Honorarkraft“ im Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ hinterlegt.
Feld „Rechnungsnummer“ – In diesem Pflichtfeld muss die Honorarkraft die gewünschte Rechnungsnummer angeben, welche für die Honorarabrechnung genutzt werden soll. Die hier angegebene Rechnungsnummer wird im dazugehörigen Honorarvertrag im Bereich „Sonstiges“ im Attribut „externe Nummer“ hinterlegt.
Feld „Steuernummer“ – Ist im Kontakt der Honorarkraft noch keine Steuernummer hinterlegt, wird diese über das optionale Feld abgefragt. Die hier angegebene Steuernummer wird im Kontakt der Honorarkraft im Bereich „Finanzen“ im Attribut „Steuernummer“ hinterlegt.

Wird im Pflichtfeld „Diese Leistung erbringe ich Steuerbefreit“ - „Nein“ ausgewählt, wird in der Erweiterung „Honorarkraft“ im Kontakt das Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ auf „ja“ gesetzt. Des Weiteren werden folgende Felder eingeblendet:

Feld „Steuernummer“ – Ist im Kontakt der Honorarkraft noch im Bereich „Finanzen“ noch keine Steuernummer hinterlegt, wird diese über diese Pflichtfeld von der Honorarkraft abgefragt.
Feld „USt-IdNr.“ – Ist im Kontakt der Honorarkraft in der Erweiterung „Honorarkraft“ noch keine Umsatzsteuer ID. hinterlegt, wird diese über das Pflichtfeld von der Honorarkraft abgefragt.

Feld „Ich habe die Anwesenheiten online dokumentiert“ - Wird in diesem Pflichtfeld „Ja“ ausgewählt, werden keine weiteren Felder angezeigt. Wird in diesem Pflichtfeld „Nein“ ausgewählt werden die folgenden Felder eingeblendet:

Feld „Die Teilnahmeliste wurde / wird ausgedruckt abgegeben“ – Setzt die Honorarkraft hier einen Haken, wird das Pflichtfeld „Upload Teilnehmerliste“ ausgeblendet.
Feld „Upload Teilnehmerliste“ – Wird im darüber angezeigten Feld „Die Teilnahmeliste wurde / wird ausgedruckt abgegeben“ kein Hacken gesetzt ist dieses Feld als Pflichtfeld markiert. In diesem Fall muss die Honorarkraft über die Upload Funktion die unterschriebene Teilnehmerliste hochladen.
Hinweis: Die von der Honorarkraft hochgeladene Teilnehmerliste wird unter Medien im dazugehörigen Honorarvertrag hinterlegt und wird auch im dazugehörigen Vorgang „Leistung bestätigt“ angezeigt.

Hat die Honorarkraft die Pflichtfelder welche mit * markiert sind befüllt, kann Sie das Formular über die Schaltfläche „Bestätigen“ versenden. Durch das Versenden des Formulars, wird der Status im Honorarvertrag auf „Leistung bestätigt“ gestellt und das Formular von der Detailseite des Honorarvertrags entfernt.

Durch die im Formular hinterlegte Einstellung im Bereich „Vorgang“, wird eine Benachrichtigung inkl. Vorgang in der Geschäftsstelle des Honorarvertrags erzeugt. Dieser muss dann durch einen Mitarbeitenden bearbeitet werden.

Hinweis: Für jedes ausgefüllte Formular wird ein entsprechender Eintrag erstellt, so dass man immer transparent nachvollziehen kann, wann welche Leistung von wem bestätigt worden ist. Diese Informationen findet man im Objekt „Formulare“. Dort öffnet man das Formular „Leistung bestätigen“. In der Applikationsleiste fügt man die Applikation „Formularsendung“ hinzu. Im Anschluss kann man die Applikation „Formularsendung“ öffnen und den Status alle eingegangenen Formularsendungen nachvollziehen.

Soll dieses Formular nachträglich angepasst werden, so kann hierzu ein Angebot unter support@cmxkonzepte.de angefordert werden.

6.2.2 Erweitertes Formular

Im erweiterten Formular „Leistung bestätigen“ wird das Formular um die Möglichkeiten erweitert das Fahrtkosten und Aufwendungen durch die Honorarkraft angegeben werden können.

Der Grundaufbau entspricht dem beschrieben Standardformular im Kapitel 6.2.1, jedoch werden vor dem Feld „Diese Leistung erbringe ich Steuerbefreit“ zusätzlich folgende Felder angezeigt:

Feld „Fahrtkosten“

Wird in diesem Pflichtfeld „fielen nicht an“ ausgewählt, werden keine weiteren Felder angezeigt.

Wird in diesem Pflichtfeld „fielen an“ ausgewählt, werden die folgenden Felder angezeigt:

Pflichtfeld „Einfacher Hinweg in km“ – Hier muss die Honorarkraft angeben wieviel Kilometer eine Fahrt von seinem Wohnort zum Veranstaltungsort beträgt.
Feld „Einfacher Rückweg in km - Hier muss die Honorarkraft angeben wieviel Kilometer eine Fahrt vom Veranstaltungsort zu seinem Wohnort beträgt.
Feld „Tatsächliche km gesamt über alle Termine“ - Hier muss die Gesamtkilometer Anzahl aller Termine mit Hin- und Rückfahrt angegeben werden.

Hinweis: Macht die Honorarkraft hier entsprechende Angaben werden im Honorarvertrag über einen Trigger und die verknüpfte Aufwandsvorlage für Fahrtkosten, ein entsprechender Aufwand für die Fahrtkosten im Honorarvertrag erstellt.

Bereich „Auslagen"

Über diese optionalen Folgefelder kann die Honorarkraft zusätzliche Auslagen und Beträge angeben. Reichen die angezeigten Auslagenfelder nicht aus, kann durch setzen des Hakens in der Checkbox „weitere Auslagen“ erweitert werden.

Hinweis: Macht die Honorarkraft hier entsprechende Angaben werden im Honorarvertrag über einen Trigger und die verknüpfte Aufwandsvorlage ein entsprechender Aufwand im Honorarvertrag erstellt.

Soll dieses Formular nachträglich angepasst werden, so kann hierzu ein Angebot unter support@cmxkonzepte.de angefordert werden.

6.3 Überprüfung der Leistungsbestätigung durch einen Mitarbeiter

Nachdem in der Geschäftsstelle der Vorgang „Leistung bestätigt“ eingegangen ist, klickt der Mitarbeiter auf „Bearbeiten“. Im Anschluss wird er in den Vorgang umgeleitet. Im Vorgang selbst ist der Honorarvertrag als Kontext verlinkt. Des Weiteren werden im unteren Bereich des Vorgangs die Informationen angezeigt, welche die Honorarkraft im Formular angegeben hat. Hat die Honorarkraft eine Teilnehmerliste hochgeladen, so ist diese hier ebenfalls ersichtlich.

Der bearbeitende Mitarbeiter öffnet dann den Honorarvertrag und gleicht diese ab:

ggf. Anpassung der Termine / Zeiten
ggf. Anpassung der USt.
ggf. Anpassung der TN
gibt Anpassung der Aufwendungen
ggf. Anpassung des Honorars
ggf. Prüfung ob die Teilnehmerliste zur Veranstaltung vorliegt

Ist nach der Bearbeitung alles in Ordnung, kann nun die Honorarabrechnung angestoßen werden.

6.4 Honorarabrechnung initialisieren

Ist die Leistung von der Honorarkraft bestätigt (Status im Honorarvertrag = Leistung bestätigt) und durch einen Mitarbeitenden die Abgaben, Fahrtkosten, Aufwendungen sowie die Daten in der Veranstaltung geprüft. Kann nun die Honorarabrechnung angestoßen werden.

Hierzu öffnet man den Honorarvertrag, in welchen man die Honorarabrechnung initialisieren möchte. Im Honorarvertrag bei Attribut „Status“ stellt man diesen von „Leistung bestätigt“ auf „Honorarabrechnung zu bestätigen“ um.

Ist im System der Trigger „Produkt_HonorarabrechnungVersenden“ hinterlegt, wird das dazugehörige Dokument aufgrund folgender Angaben erstellt:

Ist im Honorarvertrag beim Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ = "Nein" hinterlegt wird die Dokumentenvorlage „Honorarabrechnung als Rechnung – nicht umsatzsteuerpflichtig“ verwendet.
Ist im Honorarvertrag beim Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ = "Ja" hinterlegt, wird die Dokumentenvorlage „Honorarabrechnung“ verwendet.

Im Anschluss wird eine E-Mail auf Basis der Nachrichtenvorlage „Link zur Honorarabrechnung mit Unterschrift“ generiert und an die bevorzugt Emailadresse (welche als Abrechnungsadresse im Kontakt der Honorarkraft markiert ist) versendet.

Die E-Mail enthält eine kurze Ansprache, Informationen zur Veranstaltung sowie einen Link zur entsprechend erstellten Honorarabrechnung. Ist im Honorarvertrag beim Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ = "Ja" gesetzt, wird in der Nachricht zusätzlich der Text „Bitte übersenden Sie uns Ihre Rechnung, da vorher keine Auszahlung stattfinden kann.“, sowie der Link zum Formular „Rechnungsupload“ eingebunden. Des Weiteren wird der Text „Bitte geben Sie uns in folgendem Formular Rückmeldung, falls Anpassungsbedarf besteht“ sowie der Link zum Formular „Anpassungsbedarf Honorarabrechnung“ angezeigt.

Hinweis: Ist im System der Cronjob „Produkt_ErinnerungUnterschriftHonorarabrechnung“ hinterlegt prüft dieser täglich den Status des Honorarvertrags. Ist nach 14 Tagen der Status noch immer auf Honorarabrechnung zu bestätigen“ wird eine Erinnerungsmail auf Basis der Nachrichtenvorlage „Erinnerung Honorarabrechnung bestätigen“ versendet. Diese enthält eine kurze Ansprache, Informationen zur Veranstaltung, einen Link zur Profilseite und Informationen wie man die Honorarabrechnung unterschreibt, als PDF ausdruckt und alternativ zurücksendet.

Soll die Nachrichtenvorlage inkl. der Formular nachträglich angepasst werden, so kann hierzu ein Angebot unter support@cmxkonzepte.de angefordert werden.

6.5 Bestätigung der Honorarabrechnung durch die Honorarkraft

Nach Erhalt der E-Mail geht die Honorarkraft wie folgt vor, um die Honorarabrechnung zu bestätigen:

In der E-Mail wird als erstes der Link „Bitte klicken Sie hier, um die Honorarabrechnung zu bestätigen“ angezeigt. Nach Klick auf diesen Link wird das Dokument auf der Internetseite geöffnet. Ist die Honorarkraft nicht im Internetauftritt eingeloggt, wird die Login-Seite angezeigt. Nachdem Sie Ihre Login-Daten eingegeben hat, öffnet sich das Dokument.

Hinweis: Honorarabrechnung mit fehlender Unterschrift werden auch auf der Profilseite der Honorarkraft im Bereich „Ausstehende Unterschriften“ angezeigt, bis diese bestätigt wurden.

Im Dokument „Honorarabrechnung“ prüft die Honorarkraft die Angaben, ist alles korrekt, so kann Sie die Honorarabrechnung bestätigen.

Wurde im Formular „Leistung bestätigen“ „umsatzsteuerpflichtig“ = "Nein" angegeben, so ist dies im Honorarvertrag beim Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ hinterlegt und diese Honorarabrechnung gilt für die Honorarkraft gleichzeitig als Rechnung.

In Ihr wird über einen Platzhalter die von der Honorarkraft angegeben Rechnungsnummer ausgegeben. Ist im Kontakt der Honorarkraft eine Steuernummer hinterlegt oder in der Kontakterweiterung (Honorarkraft) eine USt-IdNr. hinterlegt, werden diese im Rechnungsdokument mit ausgegeben.

Wurde im Formular „Leistung bestätigen“ „umsatzsteuerpflichtig“ = "Ja" angegeben, so ist dies im Honorarvertrag beim Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ hinterlegt. Die Honorarabrechnung dient in diesem Fall zur Überprüfung und muss trotzdem von der Honorarkraft bestätigt werden, wenn die Angaben korrekt sind.

Achtung: In diesem Fall muss die Honorarkraft Ihre Rechnung hochladen damit eine Auszahlung des Honorars erfolgen kann. In der E-Mail zur Honorarabrechnung wird daher der Hinweis: „Bitte übersenden Sie uns Ihre Rechnung, da vorher keine Auszahlung stattfinden kann.“ angezeigt. Darunter befindet sich der Link „Link zum Rechnungsupload“. Durch Klick auf diesen Link kann die Honorarkraft, das dazugehörige Formular öffnen. Ist die Honorarkraft nicht im Internetauftritt eingeloggt, wird die Login-Seite angezeigt. Nachdem Sie Ihre Login-Daten eingegeben hat, öffnet sich das Formular. Im Formular lädt die Honorarkraft dann Ihre Rechnung hoch und sendet es ab.

Hinweis: Durch den Rechnungsupload und versandt des Formulars wird die Datei im Honorarvertrag unter Medien eingebunden. Des Weiteren wird eine Benachrichtigung inkl. Vorgang in der Geschäftsstelle des Honorarvertrags erzeugt. Im Vorgang selbst ist der Honorarvertrag als Kontextobjekt verknüpft und die Datei hinterlegt. Bearbeitet ein Mitarbeiter diesen, kann er so schnell auf die Daten zugreifen.

In unterschriebenen Honorarabrechnung hat die Honorarkraft die Möglichkeit, diesen als PDF-Datei zu erzeugen, um Sie auszudrucken oder lokal zu speichern.

Hinweis: Mit dem Setzen der Unterschrift - auf mobilen Endgeräten mittels Unterschriften-Feld ansonsten durch das Setzen eines Hakens und dem Klick auf „Unterschrift setzen“ – wird im Honorarvertrag, dass Attribut „Status“ auf „Honorarabrechnung bestätigt gestellt und im Attribut „letzte Statusänderung“ der Zeitstempel der Bestätigung hinterlegt. Des Weiteren wird eine Benachrichtigung inkl. Vorgang in der Geschäftsstelle des Honorarvertrags erzeugt. Dieser muss dann durch einen Mitarbeitenden bearbeitet werden.

Achtung: Gibt es Unstimmigkeiten in der Honorarabrechnung sollte diese nicht durch die Honorarkraft bestätigt werden. Um dies zu melden, gibt es in der E-Mail den Link „Anpassungsbedarf mitteilen“. Durch Klick auf diesen Link kann die Honorarkraft, das dazugehörige Formular öffnen. Ist die Honorarkraft nicht im Internetauftritt eingeloggt, wird die Login-Seite angezeigt. Nachdem Sie Ihre Login-Daten eingegeben hat, öffnet sich das Formular. Im Formular kann die Honorarkraft im Feld „Anpassungsbedarf“ hinterlegen, was nicht stimmt. Hat Sie ihre Eingabe gemacht, kann Sie das Formular absenden.

Hinweis: Durch den Versand des Formulars wird eine Benachrichtigung inkl. Vorgang in der Geschäftsstelle des Honorarvertrags erzeugt. Im Vorgang selbst ist der Honorarvertrag als Kontextobjekt verknüpft. Des Weiteren enthält der Vorgang den hinterlegten Text, welchen die Honorarkraft im Feld „Anpassungsbedarf“ hinterlegt hat. Bearbeitet ein Mitarbeiter diesen, kann er so schnell auf die Daten zugreifen.

6.6 Anpassungsbedarf bei Honorarabrechnungen

Ist im System eine Benachrichtigung inkl. Vorgang „Anpassungsbedarf Honorarabrechnung“ vorhanden, muss dieser von einem Mitarbeiter bearbeitet werden und es darf keine Auszahlung angestoßen werden.

Nach Klick auf den Button „Bearbeiten“ wird der dazugehörige Vorgang gestartet. Im Vorgang selbst ist als Kontextobjekt der dazugehörige Honorarvertrag verlinkt. Des Weiteren werden im Vorgang die Informationen angezeigt, welche die Honorarkraft über das Formular eingegeben hat.

Der bearbeitende Mitarbeiter öffnet dann den Honorarvertrag und stellt den Status auf „Leistung bestätigt“ um. Im Anschluss überprüft der Mitarbeitende den Honorarvertrag mit Hilfe der Angaben, welche die Honorarkraft gemacht hat.

ggf. Anpassung der Termine / Zeiten
ggf. Anpassung der USt.
ggf. Anpassung der TN
gibt Anpassung der Aufwendungen
ggf. Anpassung des Honorars

Ist nach der Bearbeitung alles in Ordnung, kann nun die Honorarabrechnung erneut angestoßen werden. Hierzu geht man wie im Kapitel 6.4 „Honorarabrechnung initialisieren“ beschrieben vor.

6.7 Auszahlung des Honorars veranlassen

Wird der Vorgang „Honorarabrechnung bestätigt“ von einem Mitarbeiter bearbeitet, öffnet er den dazugehörigen Honorarvertrag. Steht beim Status des Honorarvertrags „Honorarabrechnung bestätigt“, prüft dieser:

ob im Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ = „Nein“ steht. Ist dies der Fall, prüft er, ob das Attribut „Abrechnen“ auf „Ja“ steht. Ist dies nicht der Fall stellt er das Attribut um, um die Auszahlung des Honorars zu veranlassen.
Ist beim Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ = „Ja“ hinterlegt, kann man im Honorarvertrag unter Medien prüfen, ob die Honorarkraft schon eine Rechnung hochgeladen hat. Alternativ kann man prüfen, ob der Vorgang „Rechnungsupload“ vorhanden ist. Liegt eine Rechnung vor stellt man das Attribut „Abrechnen“ auf „Ja“, um die Auszahlung des Honorars zu veranlassen.

Achtung: Liegt keine Rechnung vor, darf das Attribut „Abrechnen“ nicht auf „ja“ umgestellt werden, bis die Rechnung der Honorarkraft vorliegt!