Bestätigung der Leistungserbringung über das Formular „Leistung bestätigen“

Ab dem letzten Tag einer Veranstaltung wird das Formular „Leistung bestätigen“ im Bereich "meine Veranstaltungen" auf der Detailseite des Honorarvertrags der Veranstaltung angezeigt. Bereitgestellt wird das Formular „Leistung bestätigen“ über das Webdokument „Honorarvertrag“. Weitere Informationen hierzu und zu den Bedingungen der Anzeige des Formulars finden Sie im Kapitel Formular „Leistung bestätigen“.

Hinweis: Ist im System der Cronjob „Produkt_ErinnerungLeistungBestätigen“ eingerichtet, so prüft dieser den Status der Honorarverträge. Ist der Status 2 Tage nach Veranstaltungsende noch auf „in Durchführung“ versendet er eine Erinnerungsmail über die Nachrichtenvorlage „Erinnerung Leistung bestätigen“ an die Honorarkraft.
Die E-Mail selbst enthält eine kurze Anrede, Informationen zur Veranstaltung sowie den Link zur Detailseite des Honorarvertrags wo sich das Formular „Leistung bestätigen“ findet.

Wichtig: Ist der Status im Honorarvertrag nicht auf „in Durchführung“ oder ist im System kein Cronjob „Produkt_ErinnerungLeistungBestätigen“ eingerichtet, wird keine Erinnerungsmail versandt. In diesem Fall kann man die E-Mail Manuell wie folgt versenden:
  1. Betroffene Veranstaltung öffnen.
  2. Die Applikation „Honorarverträge" in der Veranstaltung öffnen.
  3. auf den Link "Report anzeigen" klicken.
  4. Im Report einen Hacken in der Spalte "Honorarvertrag" setzen -> Optionen -> Nachricht senden -> Nachrichtenvorlage „Erinnerung Leistung bestätigen (Muster)" auswählen. Im Anschluss öffnet sich eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage. Wenn nötig kann diese nun angepasst, aktualisiert und dann über den Button „Nachricht jetzt senden" versendet werden.

Nachdem die Honorarkraft die E-Mail „Erinnerung an die Bestätigung Ihrer Leistungserbringung"   erhalten hat klickt Sie auf den Link in der E-Mail. Ist Sie im Internetauftritt eingeloggt, wird Sie auf die Detailseite des Honorarvertrags umgeleitet und findet hier das offene Formular "Leistung bestätigen".

Alternativ kann die Honorarkraft das Formular „Leistung bestätigen“ vor versandt/Erhalt der E-Mail „Erinnerung an die Bestätigung Ihrer Leistungserbringung" wie folgt öffnen:
  1. Im Internetauftritt einloggen und die Profilseite öffnen.
  2. Bereich „meine Veranstaltungen öffnen.
  3. Unter der Überschrift „Aktuelle Veranstaltungen, die Sie leiten“, die Veranstaltung suchen, für welche man die Leistung bestätigen möchte.
  4. Unter der Veranstaltung im Veranstaltungs-Teaser, wird der Bereich „Mein Honorarvertrag“ angezeigt. Nach Klick auf diesen Bereich wird die Detailseite des Honorarvertrags angezeigt.
  5. Auf der Detailseite des Honorarvertrags wird das Formular „Leistung bestätigen“ offen dargestellt und kann durch die Honorarkraft ausgefüllt und bestätigt werden.
Im System werden 2 Formulartypen unterstützt:

Standardformular

Standardformular

Im Standardformular „Leistung bestätigen“ werden im oberen Bereich die Informationen der Veranstaltung inkl. der zugesagten Termine angezeigt. Des Weiteren werden die folgenden Auswahl und Eingabefelder angezeigt:

  • Feld „Bemerkungen“ – Über dieses optionale Feld kann die Honorarkraft zusätzliche Informationen, Auffälligkeiten oder ein Feedback zur Veranstaltung mitteilen.
  • Ist im Kontakt der Honorarkraft keine Bankverbindung hinterlegt, werden die folgenden Pflichtfelder angezeigt und abgefragt, damit die Bankverbindung erstellt werden kann:
    • Feld „Kontoinhaber“ – Ist im Kontakt der Honorarkraft keine Bankverbindung hinterlegt, wird diese Feld eingeblendet. In diesem Pflichtfeld wird von der Honorarkraft dann der Name des Kontoinhabers abgefragt.
    • Feld „IBAN“ - Ist im Kontakt der Honorarkraft keine Bankverbindung hinterlegt, wird diese Feld eingeblendet. In diesem Pflichtfeld wird von der Honorarkraft dann die IBAN-Nummer des Kontos abgefragt.
  • Feld „Diese Leistung erbringe ich Steuerbefreit“ - Wird in diesem Pflichtfeld „ja“ ausgewählt, werden die folgenden Felder eingeblendet:
    • Feld „Steuerbefreiungsgrund“ – In diesem Pflichtauswahlfeld muss die Honorarkraft den Grund der Steuerbefreiung auswählen. Der ausgewählte Grund wird im Kontakt in der Erweiterung „Honorarkraft“ im Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ hinterlegt.
    • Feld „Rechnungsnummer“ – In diesem Pflichtfeld muss die Honorarkraft die gewünschte Rechnungsnummer angeben, welche für die Honorarabrechnung genutzt werden soll. Die hier angegebene Rechnungsnummer wird im dazugehörigen Honorarvertrag im Bereich „Sonstiges“ im Attribut „externe Nummer“ hinterlegt.
    • Feld „Steuernummer“ – Ist im Kontakt der Honorarkraft noch keine Steuernummer hinterlegt, wird diese über das optionale Feld abgefragt. Die hier angegebene Steuernummer wird im Kontakt der Honorarkraft im Bereich „Finanzen“ im Attribut „Steuernummer“ hinterlegt.
  • Wird im Pflichtfeld „Diese Leistung erbringe ich Steuerbefreit“ - „Nein“ ausgewählt, wird in der Erweiterung „Honorarkraft“ im Kontakt das Attribut „umsatzsteuerpflichtig“ auf „ja“ gesetzt. Des Weiteren werden folgende Felder eingeblendet:
    • Feld „Steuernummer“ – Ist im Kontakt der Honorarkraft noch im Bereich „Finanzen“ noch keine Steuernummer hinterlegt, wird diese über diese Pflichtfeld von der Honorarkraft abgefragt.
    • Feld „USt-IdNr.“ – Ist im Kontakt der Honorarkraft in der Erweiterung „Honorarkraft“ noch keine Umsatzsteuer ID. hinterlegt, wird diese über das Pflichtfeld von der Honorarkraft abgefragt.
  • Feld „Ich habe die Anwesenheiten online dokumentiert“ - Wird in diesem Pflichtfeld „Ja“ ausgewählt, werden keine weiteren Felder angezeigt. Wird in diesem Pflichtfeld „Nein“ ausgewählt werden die folgenden Felder eingeblendet:
    • Feld „Die Teilnahmeliste wurde / wird ausgedruckt abgegeben“ – Setzt die Honorarkraft hier einen Haken, wird das Pflichtfeld „Upload Teilnehmerliste“ ausgeblendet.
    • Feld „Upload Teilnehmerliste“ – Wird im darüber angezeigten Feld „Die Teilnahmeliste wurde / wird ausgedruckt abgegeben“ kein Hacken gesetzt ist dieses Feld als Pflichtfeld markiert. In diesem Fall muss die Honorarkraft über die Upload Funktion die unterschriebene Teilnehmerliste hochladen.
      Hinweis: Die von der Honorarkraft hochgeladene Teilnehmerliste wird unter Medien im dazugehörigen Honorarvertrag hinterlegt und wird auch im dazugehörigen Vorgang „Leistung bestätigt“ angezeigt.
Hat die Honorarkraft die Pflichtfelder welche mit * markiert sind befüllt, kann Sie das Formular über die Schaltfläche „Bestätigen“ versenden. Durch das Versenden des Formulars, wird der Status im Honorarvertrag auf „Leistung bestätigt“ gestellt und das Formular von der Detailseite des Honorarvertrags entfernt.

Durch die im Formular hinterlegte Einstellung im Bereich „Vorgang“, wird eine Benachrichtigung inkl. Vorgang in der Geschäftsstelle des Honorarvertrags erzeugt. Dieser muss dann durch einen Mitarbeitenden bearbeitet werden.
Hinweis: Für jedes ausgefüllte Formular wird ein entsprechender Eintrag erstellt, so dass man immer transparent nachvollziehen kann, wann welche Leistung von wem bestätigt worden ist. Diese Informationen findet man im Objekt „Formulare“. Dort öffnet man das Formular „Leistung bestätigen“. In der Applikationsleiste fügt man die Applikation „Formularsendung“ hinzu. Im Anschluss kann man die Applikation „Formularsendung“ öffnen und den Status alle eingegangenen Formularsendungen nachvollziehen.
Soll dieses Formular nachträglich angepasst werden, so kann hierzu ein Angebot unter support@cmxkonzepte.de angefordert werden.

Erweitertes Formular

Erweitertes Formular

Im erweiterten Formular „Leistung bestätigen“ wird das Formular um die Möglichkeiten erweitert das Fahrtkosten und Aufwendungen durch die Honorarkraft angegeben werden können.

Der Grundaufbau entspricht dem zuvor beschrieben Standardformular, jedoch werden vor dem Feld „Diese Leistung erbringe ich Steuerbefreit“ zusätzlich folgende Felder angezeigt:


  • Feld „Fahrtkosten“
Wird in diesem Pflichtfeld „fielen nicht an“ ausgewählt, werden keine weiteren Felder angezeigt.
Wird in diesem Pflichtfeld „fielen an“ ausgewählt, werden die folgenden Felder angezeigt:
    • Pflichtfeld „Einfacher Hinweg in km“ – Hier muss die Honorarkraft angeben wieviel Kilometer eine Fahrt von seinem Wohnort zum Veranstaltungsort beträgt.
    • Feld „Einfacher Rückweg in km - Hier muss die Honorarkraft angeben wieviel Kilometer eine Fahrt vom Veranstaltungsort zu seinem Wohnort beträgt.
    • Feld „Tatsächliche km gesamt über alle Termine“ - Hier muss die Gesamtkilometer Anzahl aller Termine mit Hin- und Rückfahrt angegeben werden.
Hinweis: Macht die Honorarkraft hier entsprechende Angaben werden im Honorarvertrag über einen Trigger und die verknüpfte Aufwandsvorlage für Fahrtkosten, ein entsprechender Aufwand für die Fahrtkosten im Honorarvertrag erstellt.
  • Bereich „Auslagen"
Über diese optionalen Folgefelder kann die Honorarkraft zusätzliche Auslagen und Beträge angeben. Reichen die angezeigten Auslagenfelder nicht aus, kann durch setzen des Hakens in der Checkbox „weitere Auslagen“ erweitert werden.
Hinweis: Macht die Honorarkraft hier entsprechende Angaben werden im Honorarvertrag über einen Trigger und die verknüpfte Aufwandsvorlage ein entsprechender Aufwand im Honorarvertrag erstellt.
Soll dieses Formular nachträglich angepasst werden, so kann hierzu ein Angebot unter support@cmxkonzepte.de angefordert werden.