2. Ausschreibung von Veranstaltungen

Hat man eine neue Veranstaltung aber noch keine passende Honorarkraft bietet das System die Möglichkeit an, entsprechende Honorarverträge auszuschreiben. Dies ist über das Formular „Ausschreibung von Honorarverträgen“ möglich. Mit Hilfe des Formulars kann man sich die Bereitschaft bzw. Möglichkeit zum Leiten einer Veranstaltung von gezielt ausgewählten Honorarkräften einholen.

Um eine Veranstaltung auszuschreiben, öffnet man diese und erstellt für alle in Frage kommende Honorarkräfte, einen Honorarvertrag über die Applikation „Honorarverträge“. Im Anschluss Klickt man in der Applikation auf den Link „Reports anzeigen“ um eine Übersicht aller Honorarverträge der Veranstaltung zu erhalten.

Durch Setzen eines Hakens in der Checkbox neben dem Eingabefeld für Filter, in der Spalte „Honorarvertrag“, werden alle Honorarverträge ausgewählt und die Methode „Optionen“ eingeblendet. Nun Klickt man auf „Optionen“, wählt „Nachricht senden“ und dann die Nachrichtenvorlage „Ausschreibung Honorarvertrag (Muster)“ aus. Im Anschluss wird eine Kommunikation mit den Kontakten der ausgewählten Honorarverträge erstellt. Nach der Generierung der der Nachrichten, kann diese geprüft, ggf. angepasst und dann versendet werden.

Die ausgewählten Honorarkräfte, für welche ein Honorarvertrag angelegt wurde, erhalten dann eine E-Mail mit den Eckdaten der Veranstaltung sowie dem Link zum Formular. Durch Klick auf den Link in der E-Mail, wird das Formular geöffnet. Im Formular kann die Honorarkraft dann entscheiden, ob sie die Veranstaltung leitet oder nicht. Des Weiteren kann Sie im Feld „Bemerkung“ weitere Informationen mitteilen.

Lehnt eine Honorarkraft die Leitung ab, wird der dazugehörige Honorarvertrag in der Veranstaltung deaktiviert. In der im Formular hinterlegten Geschäftsstelle wird außerdem eine Benachrichtigung inkl. Vorgang erstellt. Dieser Vorgang hat als Kontextobjekt den deaktivierten Honorarvertrag. Im Vorgang selbst sind die Informationen aus dem Feld „Bemerkung“ ersichtlich, welche die Honorarkraft hinterlegt hat.

Übernimmt eine Honorarkraft die Leitung, wird ebenfalls ein Vorgang inkl. Verknüpfung zum Honorarvertrag und den Informationen aus dem Feld Bemerkung in der im Formular hinterlegten Geschäftsstelle erzeugt.

In beiden Fällen muss der Vorgang dann durch einen Mitarbeitenden weiterverarbeitet werden. Sollten mehrere Honorarkräfte sich bereit erklärt haben, die Veranstaltung zu übernehmen, können Sie entscheiden, wen Sie beauftragen. Informieren Sie die Honorarkräfte, die zugestimmt haben, aber nicht zum Einsatz kommen, um anschließend deren Honorarverträge zu stornieren (Status „Storniert durch Auftraggeber“). Im Anschluss kann man z. B. die Onlineplanungsfunktion nutzen, um mit der gewünschten Honorarkraft die Veranstaltung weiter zu planen.

Sollten Sie Interesse am Formular „Ausschreibung“ haben, wenden Sie sich bitte an: support@cmxkonzepte.de.