4.1 Versand des Honorarvertrags

Hat man eine Veranstaltung geöffnet und möchte den Versandt des Honorarvertrags anstoßen, stellt man den Status der Veranstaltung auf „freigegeben“ um.

Ist auf dem System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ verbaut, so wird bei Änderung des Status der Veranstaltung auf „freigegeben“ eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage „Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift“ für jeden aktiven Honorarvertrag der Veranstaltung generiert. Dadurch wird in den entsprechenden Honorarverträgen auch das dazugehörige Dokumente erzeugt.

Die jeweilige Nachricht in der Kommunikation enthält eine kurze Anrede sowie Informationen zur Veranstaltung und den Link zum jeweiligen Honorarvertrag. Nach Prüfung der Nachricht, kann diese durch Klick auf den Button „Nachricht senden“ versendet werden. Durch das Versenden der E-Mail wird der Status im Honorarvertrag auf „versendet“ gestellt. Ab diesem Zeitpunkt wird der Honorarvertrag im Bereich „ausstehende Unterschriften“ auf der Profilseite der jeweiligen Honorarkraft angezeigt.

Hinweis:
Ist im System der Cronjob zur Erinnerung an die Unterschrift des Honorarvertrages angelegt, so versendet dieser im Standard nach 14 Tage bei Honorarverträge welche noch immer den Status „versendet“ haben, eine Erinnerungsmail auf Basis der Nachrichtenvorlage „Erinnerung Honorarvertrag unterschreiben“ an die Honorarkraft. Reagiert die Honorarkraft auch auf diese Erinnerungsmail nicht, so muss ein Mitarbeitender Kontakt mit der Honorarkraft aufnehmen. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status prüfen kann.

Ist im System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsdurchfuehrung“ angelegt, so hat dieser die folgende Funktion. Dieser Cronjob überprüft täglich, ob es Veranstaltungen mit dem Status „freigegeben“ gibt. Anhand des Attributs „letzte Statusänderung“ überprüft er, ob der Status „freigegeben“ älter als 30 Tage ist. Ist dies der Fall, so stellt er den Status der Veranstaltung auf „in Durchführung“ um, so dass diese im Internetauftritt angezeigt wird und Interessenten sich zu dieser Veranstaltung anmelden können. Hierbei ist es egal ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde oder nicht. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status der Unterschrift prüfen kann.

Sollte die Honorarkraft nach Erhalt der E-Mail, Beanstandungen am Honorarvertrag haben, ist im Kapitel 4.2 „Beanstandungen der Honorarkraft am Honorarvertrag“ beschrieben, wie man in diesem Fall vorgeht. Alternativ wird im Kapitel 4.4 „Honorarvertrag (digital) unterschreiben“ beschrieben, wie die Honorarkraft den Honorarvertrag Digital unterschreiben kann.

Ist auf dem System der Trigger „Statuswechsel in Veranstaltung“ nicht verbaut oder wurde der Status der Veranstaltung über die Applikation „Veranstaltungsverwaltung“ umgestellt (keine Kommunikation bei Trigger), so gibt es folgende Möglichkeiten, um den Versand des Honorarvertrags anzustoßen:

Mehrere Honorarverträge über einen Report versenden:

1. Über Suchen & Erstellen das Objekt „Honorarverträge“ öffnen.

2. Auf den Link „Reports“ (auf der linken Seite) klicken und den Report „Honorarverträge verwalten“ öffnen.

3. Ist der Report geöffnet in der Spalte „Status der Veranstaltung“ nach „freigegeben“ sowie in der Spalte „Status des Honorarvertrags“ nach „null“ filtern.

Nun werden im Report alle Honorarverträge angezeigt, welche noch nicht versendet wurden und mit Veranstaltungen verknüpft sind, welche den Status „freigegeben“ haben.

Hinweis: Damit kein Honorarvertrag übersehen/vergessen wird, empfiehlt es sich die Anzahl der angezeigten Einträge „pro Seite“ so zu verändern, dass alle gefundenen Ergebnisse auf einer Seite angezeigt werden. Über die weiteren Spalten des Reports, kann man die Ergebnisse, wenn nötig weiter eingrenzen.

4. In der Spalte „Honorarvertrag“ links neben dem Filterfeld in der Checkbox einen Haken setzen (Methode „Optionen“ wird eingeblendet).

5. Auf die Methode „Optionen“ klicken -> „Nachricht senden“ -> und die Nachrichtenvorlage „Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage „Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift“ für jeden ausgewählten Honorarvertrag generiert. Dadurch wird in den entsprechenden Honorarverträgen auch das dazugehörige Dokumente erzeugt. Die E-Mail enthalt einen kurzen Text sowie einen Link zum Honorarvertrag.

6. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht) kann diese über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Durch das Versenden der E-Mail wird der Status im Honorarvertrag auf „versendet“ gestellt. Ab diesem Zeitpunkt wird der Honorarvertrag im Bereich „ausstehende Unterschriften“ auf der Profilwebseite im Internetauftritts angezeigt.

Hinweis:
Ist im System der Cronjob "Produkt_ErinnerungUnterschriftHonorarvertrag" angelegt, so versendet dieser im Standard nach 14 Tage in Honorarverträge mit Status „versendet“ eine Erinnerungsmail auf Basis der Nachrichtenvorlage „Erinnerung Honorarvertrag unterschreiben“ an die Honorarkraft. Reagiert die Honorarkraft auch auf diese Erinnerungsmail nicht, so muss ein Mitarbeitender Kontakt mit der Honorarkraft aufnehmen. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status prüfen kann.

Ist im System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsdurchfuehrung“ angelegt, so hat er folgende Funktion. Dieser Cronjob überprüft täglich, ob es Veranstaltungen mit dem Status „freigegeben“ gibt. Anhand des Attributs „letzte Statusänderung“ überprüft er, ob der Status „freigegeben“ älter als 30 Tage ist. Ist dies der Fall, so stellt er den Status der Veranstaltung auf „in Durchführung“ um, so dass diese im Internetauftritt angezeigt wird und Interessenten sich zu dieser Veranstaltung anmelden können. Hierbei ist es egal ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde oder nicht. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status der Unterschrift prüfen kann.

Sollte die Honorarkraft nach Erhalt der E-Mail, Beanstandungen am Honorarvertrag haben, ist im Kapitel 4.2 „Beanstandungen der Honorarkraft am Honorarvertrag“ beschrieben, wie man in diesem Fall vorgeht.

Gibt es keine Beanstandungen durch die Honorarkraft, wird im Kapitel 4.4 „Honorarvertrag (digital) unterschreiben“ beschrieben, wie die Honorarkraft den Honorarvertrag Digital unterschreiben kann.

Manueller Versand des Honorarvertrags direkt in der Veranstaltung:

Sofern der o.g. Trigger nicht aktiv ist, oder diese Funktion nicht beinhaltet, kann die Kommunikation über die Applikation „Honorarverträge“ in der Veranstaltung erstellt werden. Hier geht man wie folgt vor:

1. Link „Reports anzeigen“ auswählen, hierdurch wird der Report im unteren Bereich eingeblendet.

2. In der Spalte „Honorarvertrag“ wählt man nun die Honorarverträge im Report aus, für welche man den Versandt des Honorarvertrags initialisieren möchte. Durch die Auswahl wird die Methode „Optionen“ in der Spalte „Honorarvertrag“ eingeblendet.

3. Auf die Methode „Optionen“ Klicken -> „Nachricht Senden“ und die Nachrichtenvorlage „Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift (Muster)“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage „Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift“ für jeden ausgewählten Honorarvertrag generiert. Dadurch wird in den entsprechenden Honorarverträgen auch das dazugehörige Dokumente erzeugt. Die E-Mail enthalt einen kurzen Text sowie einen Link zum jeweiligen Honorarvertrag.

4. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht) kann die Nachricht über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.

Durch das Versenden der E-Mail wird der Status dazugehörigen Honorarvertrag auf „versendet“ gestellt. Ab diesem Zeitpunkt wird der Honorarvertrag im Bereich „ausstehende Unterschriften“ auf der Profilwebseite im Internetauftritt angezeigt.

Hinweis:
Ist im System der Cronjob "Produkt_ErinnerungUnterschriftHonorarvertrag" angelegt, so versendet dieser im Standard nach 14 Tage in Honorarverträge mit Status „versendet“ eine Erinnerungsmail auf Basis der Nachrichtenvorlage „Erinnerung Honorarvertrag unterschreiben“ an die Honorarkraft. Reagiert die Honorarkraft auf diese Erinnerungsmail nicht, so muss ein Mitarbeitender Kontakt mit der Honorarkraft aufnehmen. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status der Unterschrift prüfen kann.

Ist im System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsdurchfuehrung“ angelegt, so hat er die folgende Funktion. Dieser Cronjob überprüft täglich, ob es Veranstaltungen mit dem Status „freigegeben“ gibt. Anhand des Attributs „letzte Statusänderung“ überprüft er, ob der Status „freigegeben“ älter als 30 Tage ist. Ist dies der Fall, so stellt er den Status der Veranstaltung auf „in Durchführung“ um, so dass diese im Internetauftritt angezeigt wird und Interessenten sich zu dieser Veranstaltung anmelden können. Hierbei ist es egal ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde oder nicht. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status der Unterschrift prüfen kann.

Sollte die Honorarkraft nach Erhalt der E-Mail, Beanstandungen am Honorarvertrag haben, ist im Kapitel 4.2 „Beanstandungen der Honorarkraft am Honorarvertrag“ beschrieben, wie man in diesem Fall vorgeht.

Gibt es keine Beanstandungen durch die Honorarkraft, wird im Kapitel 4.4 „Honorarvertrag (digital) unterschreiben“ beschrieben, wie die Honorarkraft den Honorarvertrag Digital unterschreiben kann.

4.1.1 Anpassungsmöglichkeit der Nachrichtenvorlage mit Honorarvertrag als PDF-Anhang

In der Nachrichtenvorlage “Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift (Muster)“ muss in der Regel das Vertragsmuster ausgetauscht werden. Es empfiehlt sich die Nachrichtenvorlage zu kopieren und in dieser Kopie den Link des kopierten Honorarvertrags zu verknüpfen, der aktuell im Einsatz ist. Diese Vorlage wird um die Möglichkeit zur digitalen Unterschrift ergänzt. Damit haben Sie ab sofort beide Möglichkeiten:

1. Gewohnter Versand: Nachrichtenvorlage mit PDF-Datei im Anhang

2. Link-Versand: Nachrichtenvorlage mit Link zum Online-Vertrag mit Unterschriftsmöglichkeit.