Manueller Versand des Honorarvertrags direkt in der Veranstaltung:
Sofern der o.g. Trigger nicht aktiv ist, oder diese Funktion nicht beinhaltet, kann die Kommunikation über die Applikation „Honorarverträge“ in der Veranstaltung erstellt werden. Hier geht man wie folgt vor:
1. Link „Reports anzeigen“ auswählen, hierdurch wird der Report im unteren Bereich eingeblendet.
2. In der Spalte „Honorarvertrag“ wählt man nun die Honorarverträge im Report aus, für welche man den Versandt des Honorarvertrags initialisieren möchte. Durch die Auswahl wird die Methode „Optionen“ in der Spalte „Honorarvertrag“ eingeblendet.
Nun wird eine Kommunikation auf Basis der Nachrichtenvorlage „Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift“ für jeden ausgewählten Honorarvertrag generiert. Dadurch wird in den entsprechenden Honorarverträgen auch das dazugehörige Dokumente erzeugt. Die E-Mail enthalt einen kurzen Text sowie einen Link zum jeweiligen Honorarvertrag.
4. Nach Sichtprüfung der Nachricht (ggf. Anpassung des Textes und Aktualisierung der Nachricht) kann die Nachricht über den Button „Nachricht jetzt senden“ versendet werden.
Durch das Versenden der E-Mail wird der Status dazugehörigen Honorarvertrag auf „versendet“ gestellt. Ab diesem Zeitpunkt wird der Honorarvertrag im Bereich „ausstehende Unterschriften“ auf der Profilwebseite im Internetauftritt angezeigt.
Hinweis:Sollte die Honorarkraft nach Erhalt der E-Mail, Beanstandungen am Honorarvertrag haben, ist im Kapitel 4.2 „Beanstandungen der Honorarkraft am Honorarvertrag“ beschrieben, wie man in diesem Fall vorgeht.
Ist im System der Cronjob "Produkt_ErinnerungUnterschriftHonorarvertrag" angelegt, so versendet dieser im Standard nach 14 Tage in Honorarverträge mit Status „versendet“ eine Erinnerungsmail auf Basis der Nachrichtenvorlage „Erinnerung Honorarvertrag unterschreiben“ an die Honorarkraft. Reagiert die Honorarkraft auf diese Erinnerungsmail nicht, so muss ein Mitarbeitender Kontakt mit der Honorarkraft aufnehmen. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status der Unterschrift prüfen kann.
Ist im System der Cronjob „Produkt_Veranstaltungsdurchfuehrung“ angelegt, so hat er die folgende Funktion. Dieser Cronjob überprüft täglich, ob es Veranstaltungen mit dem Status „freigegeben“ gibt. Anhand des Attributs „letzte Statusänderung“ überprüft er, ob der Status „freigegeben“ älter als 30 Tage ist. Ist dies der Fall, so stellt er den Status der Veranstaltung auf „in Durchführung“ um, so dass diese im Internetauftritt angezeigt wird und Interessenten sich zu dieser Veranstaltung anmelden können. Hierbei ist es egal ob der Honorarvertrag schon bestätigt wurde oder nicht. Im Kapitel 4.3 „Status der Unterschrift prüfen“ wird beschrieben, wie man den Status der Unterschrift prüfen kann.
Gibt es keine Beanstandungen durch die Honorarkraft, wird im Kapitel 4.4 „Honorarvertrag (digital) unterschreiben“ beschrieben, wie die Honorarkraft den Honorarvertrag Digital unterschreiben kann.