Funktionsumfang (Auszug für Bildungsanbieter)

Hier finden Sie einen Auszug aus dem Funktionsumfang unseres digitalen Ökosystems:

(Teil-)Automatismen

(Teil-)Automatismen

Zeit- oder aktionsgesteuerten Automatismen kommen da zum Einsatz, wo die Mitarbeitenden am meisten Entlastung erfahren und der Service für Ihre relevanten Interessengruppen ohne zusätzlichen Aufwand in der Verwaltung auf ein neues Niveau gehoben werden kann. Teil-Automatismen kommen dann zum Einsatz, wenn die Einflussnahme durch Mitarbeitenden vor einer Aktion (wie z.B. dem Mailversand) noch möglich sein soll. Nachrichtenvorlagen und Online-Formulare spielen dabei eine wichtige Rolle. Beides liefern wir fertig aus. Sie nehmen nur noch individuelle Anpassungen vor. Die Rückmeldungen gelangen als Vorgänge direkt auf den Schreibtisch der Zuständigen oder in die richtige Abteilung.

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  • zeit- oder aktionsgesteuerte Automatismen
    • Direktversand oder Nachrichtenvorbereitung
    • E-Mail und/oder SMS
  • Nachrichtenversand
    • Bestätigung der Anmeldung
    • Bestätigung des Wartelistenplatzes
    • Bestätigung des Einbuchens von Warteliste / Platzreservierung
    • Bestätigung der Stornierung
    • Information über nicht garantierte Durchführung (Absagegefahr)
    • Bestätigung der Veranstaltungsdurchführung
    • Information über die Kursabsage
    • Information über Planungsmöglichkeit
    • Rückmeldung zur Veranstaltung (Korrekturlesen)
    • Link zum Honorarvertrag mit Unterschrift
    • Leistungsbestätigung an HK
    • Link zur Honorarabrechnung mit Unterschrift
    • Versand von Teilnahmebestätigungen / Zertifikaten
    • Geburtstagsgrüße
  • Formulare
    • Rückmeldung zu einer Ausschreibung
    • Rückmeldung im Rahmen des Korrekturlesens
    • Bestätigung der Leistung mit Upload der TN-Liste
    • Erstattungsformular bei Absage
    • Anpassungsbedarf Honorarabrechnung
    • Rechnungsupload
    • Anmeldeformulare zur gezielten Abfrage von Informationen
  • zeitgesteuerte Automatismen
    • Freigabe der Veranstaltung nach Korrekturphase
    • Erinnerung an das Unterschreiben des Honorarvertrags
    • Erinnerung an die Bestätigung der Leistungserbringung
    • Erinnerung an die Bestätigung der Honorarabrechnung
    • Publikation der Veranstaltung nach Weitermeldephase
    • Erinnerung an Kursbeginn
    • Veranstaltungsabschluss
  • Funktionen im internen Bereich des Internetauftritts für
  • Rechtevergabe / -entzug für Channels

Automatische System-Benachrichtigung

  • Information über Änderung der Bankverbindung
  • beim Einreichen eines neuen Veranstaltungswunsches
  • beim Einreichen eines neuen Veranstaltungsvorschlags
  • beim Übermitteln der Verfügbarkeiten
  • beim Absenden der Veranstaltungsplanung (Onlineplanung)
  • nach der Rückmeldung zur Veranstaltung
  • beim Bestätigen oder Ablehnen einer Anfrage (Ausschreibung)
  • beim Bestätigen der Leistung
  • beim Unterschrift setzen in Honorarabrechnung
  • beim Einreichen eines Profils
  • beim Absenden des Widerrufformulars
  • beim Absenden des Erstattungsformular
  • beim Absenden des Formulars zur einfachen Kontaktaufnahme
  • beim Bestellen eines Tablets
  • beim Kauf eines Gutscheins
  • beim Buchen einer Reise

Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement

Planung und Kalkulation, Lehrinhalte zuweisen, die Möglichkeit zur Weitermeldung, die Veröffentlichung und das Anmeldewesen, die Vorbereitung und Durchführung inkl. Anwesenheitspflege oder Nachmeldung und natürlich das Handling der Einnahmen und Ausgaben bis hin zur Evaluation und Auswertung - alles in einem System. Möglich wird dies vor allem durch den voll integrierten Internetauftritt, über den alle externen Dozent*innen, Raumverantwortliche, Kooperationspartner und Teilnehmende in den Prozess einbezogen werden.

https://pixabay.com/de/illustrations/ai-generiert-sch%C3%BCler-klassenzimmer-8664313/

  • Abbildbare Veranstaltungsarten
    • Vorträge / einmalige Kurse / Seminare / Workshops
    • Veranstaltungsreihen / Veranstaltungspakete
    • Aktions- oder Infotage und Konferenzen mit parallelen Slots
    • aufeinander aufbauende Module
    • Aus- und Fortbildungen
    • Prüfungen
    • Beratungen
    • Reisen 
    • ein- oder mehrtägig
    • Präsenz / Online / Hybrid
  • Phasenkonzept
    • Entwicklung
    • Planung
    • Durchführung
    • Abschluss
  • Veranstaltungsplanung
    • Multimediale Gestaltung (Texte, Bilder, Videos) für Druck / Internet / Display
    • Verarbeitung der Onlineplanung durch Honorarkräfte
    • Terminierung
    • Raumbelegung
    • Betriebsmittelzuweisung (Beamer, Laptops, etc.)
    • Lehrplanerstellung
    • Nummernvergabe 
    • Zuweisung eines speziellen Rabatts
    • Pflege der Informationen für Teilnehmende / Honorarkräfte inkl. Zugangsdaten
    • Zielgruppendefinition
    • Teilnahmebedingungen
    • Kooperationspartner eingeben
    • Veranstalter hinterlegen
    • Verantwortliche Person definieren
    • Einfügen von Checklisten
    • Unterlagen für Teilnehmende hochladen
  • Preisgestaltung und Kalkulation
    • dynamische oder fixe Preise
    • Teilbeträge
    • Ratenplan
    • optionale Preise (z.B. Einzelzimmeraufschlag, Leihgebühr)
    • mit / ohne Umsatzsteuer
    • rabattierbar / nicht rabattierbar
    • Staffelpreise
    • Kleingruppenaufschlag
    • Frühbucherpreis
    • veranstaltungsspezifische Rabatte
    • Aktionsspezifische Rabattcodes
    • Plan-Einnahmen und -Ausgaben und -Saldo
    • Einnahmen, Ausgaben und Saldo
  • Verwaltung der Honorarverträge
    • Einsatzplanung der Honorarkräfte, Trainer und Trainerinnen bzw. Dozenten und Dozentinnen
    • Honorare / Aufwendungen mit unterschiedlichen Berechnungsarten (dynamisch oder fix)
    • Routenanzeige und Fahrtkostenberechnung
  • Empfehlungsmanagement
    • Alternativen
    • Ergänzungen
    • Fortsetzungen
    • Wiederholungen
    • Voraussetzung
  • Veranstaltungspublikation
    • Druck / Internet / Display
    • händisch / per Nummernlogik / nach Klassifikationen
  • Überblick über die Anmeldungen
    • Belegungen
    • Stornierung
    • Platzreservierung
    • Warteliste
    • Interessenten
  • Dokumentenerstellung
    • Teilnahmelisten
    • Namensschilder
  • Veranstaltungsevaluation mittels Onlinebefragung (Onlineformular mit Bewertung)
  • Abrechnung der Veranstaltung
    • Künstlersozialabgabe
    • Honorare
    • Teilnahmeentgelte
  • Auswertung
    • Bereichen, Gebiet
    • Veranstaltungsart
    • Dauer
    • Status
    • Organisation
    •  Unterrichtsstätte
    • Standort
    • Statistikschlüssel

Hie erfahren sie mehr:

BAMF-Funktionen und DeuFöV-Formulare (IK-Bereich)

BAMF-Funktionen und DeuFöV-Formulare (IK-Bereich)

Als Anbieter von Integrationskursen müssen sie täglich komplexe Verwaltungsaufgaben bewältigen, ohne dabei den Durchblick zu verlieren. Gleichzeitig stehen sie vor der Herausforderung die strengen Regeln des BAMF zu erfüllen. cmxOrganize unterstützt sie dabei, Ihre Arbeitsprozesse deutlich zu beschleunigen, Vorgaben und Termine einzuhalten und wertvolle Zeit zu sparen. Sie wissen im Team, wer an wen welche E-Mail versenden und welche Aufgaben pro Modul oder Prüfung bereits erledigt sind. Einfacher geht´s nicht.

Hier erfahren sie mehr:

cmxOrganize spart unsren Kunden viel Arbeitszeit durch folgende Funktionen:
  • Schnittstelle zu Google für Routenplanung
  • Import der Daten der Teilnehmenden anhand Geburtsdatum und Aktenzeichen
  • Importschnittstelle für DTZ (G.A.S.T-Schnittstelle)
  • InGE-Online-Schnittstelle
cmxOrganize ist vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) mit folgenden Funktionen für Kursträger zugelassen:

  • Kurs Auskunft (Version 2.3)
  • Kursplanung Erfassen (Version 2.3)
  • Kursplanung Aktualisieren (Version 2.2)
  • Kursplanung Stornieren (Version 2.0)
  • Kursbeginn Melden (Version 2.3)
  • Kursabschnittbeginn Melden (Version 2.3)
  • Kursabschnitt Aktualisieren (Version 2.3)
  • Kursort Änderung Melden (Version 2.0)
  • Teilnehmer Auskunft (Version 2.0)
  • Anmeldung Erstverfahren (Version 2.3)
  • Anmeldung Wiederholerverfahren (Version 2.3)
  • Sprachtest Melden (Version 2.0)
  • LiD-Prüfung erfassen (Version 2.3)
  • LiD-Prüfung aktualisieren (Version 2.3)
  • LiD-Prüfung Auskunft (Version 2.3)
  • LiD-Prüfung stornieren (Version 2.3)
  • LiD-Prüfung Teilnehmende melden (Version 2.3)

[PDF] Bescheinigung BAMF Mai 2023 (ca. 425 KB)
Kontaktverwaltung

Kontaktverwaltung

Schnelle Erfassung aller relevanten Stammdaten pro Person inkl. deren Rollengeflechts zur dauerhaften Verfügbarkeit und kontinuierlichen, gemeinsamen Datenpflege. So machen Sie Netzwerke für die gesamte Einrichtung nutzbar.

https://pixabay.com/de/illustrations/netz-domain-service-webseite-3967926/

  • zentrale Suche nach Kontakten
  • Dublettensystem
  • Verwaltung von
    • Teilnehmenden
    • Honorarkräften / Lehrkräften
    • Organisationen / Firmen
    • Mitarbeitenden
    • Abteilungen
    • Arbeitsgruppen
  • Stammdaten
    • Telefonnummern
    • Adresse
    • Rechnungsadressen
    • E-Mail-Adressen
    • E-Mail-Adresse für Rechnungsversand
    • Bankverbindung
    • Qualifikationen
    • Eignungen
    • Kompetenzen
    • Zertifikate
    • Legitimationen
    • Rollen und Ansprechpartner
    • Klassifikationen
    • Bewertungen
  • Gruppenverwaltung
  • Mitgliederverwaltung und Beitragspflege
  • Finanzüberblick inkl. offener Posten und Mahnwesen
  • Historie
  • Anonymisieren von Kontakten (DSGVO-konform)

Mitgliederverwaltung

Mitgliederverwaltung

Gewinnen und verwalten sie ihre Mitgliedschaften und Mitglieder. Nachdem der Online-Antrag übermittelt ist, bleiben sie mit ihren Mitgliedern in Kontakt. Sie versenden Mails oder SMS. Information und Kommunikation und natürlich die die Abrechnung des Mitgliedsbeitrags.

https://www.pexels.com/de-de/foto/personen-die-gruppenbilder-machen-3184398/

Für alle Vereine und Verbände bieten wir eine umfassende Lösung zur Verwaltung der Mitglieder.

  • Mitglieder können natürliche oder juristische Personen
  • Der Antrag zur Mitgliedschaft kann online ausgefüllt werden
  • Alle relevanten Stammdaten können erfasst werden
    • manuell
    • Online-Antragsformular
  • Jedem Unternehmen können beliebig viele Ansprechpersonen zugewiesen werden
  • Alle relevanten Personen, mit denen Sie außerdem zu tun haben, können erfasst werden
  • Interessenschwerpunkte können den jeweiligen Personen zugewiesen werden
  • Nachrichtenversand nach Interessenschwerpunkten
  • Übersicht der Korrespondenz (Nachrichtenverlauf)
  • Arten der Mitgliedschaft, wie z.B. Einzelmitgliedschaft, Korporative Mitgliedschaft, Ehrenmitgliedschaft
  • Funktionen der Funktionsträger, wie z.B. Vorstandsmitglied, Beiratsmitglied
  • automatische Vergabe der Mitgliedsnummer
  • Eintritt-, Austritt- und Kündigungsdatum
  • Der Beitrag kann gem. Art der Mitgliedschaft definiert und jährlich berechnet werden
  • Lastschrift inkl. SEPA-Datei oder Überweisung inkl. Rechnungsversand
  • Checklisten und Terminkalender, um alle Vorgaben einzuhalten und fristgerecht zu handeln
  • Einladung zur nächsten Mitgliederversammlung direkt aus dem System
  • Dateiablage
  • Umfassende Suchfunktion
    • Name, Vorname
    • Adresse 
    • Telefonnummer
    • Rollen
    • Interessenschwerpunkt
    • Art der Mitgliedschaft
    • Mitgliedsnummer
    • Eintritt-, Austritt- und Kündigungsdatum
    • Funktion der Funktionsträger
    • Höhe des Mitgliedsbeitrags
Weitere Funktionen auf Anfrage

Anmeldemanagement

Anmeldemanagement

Anmeldung bzw. Weitermeldungen können über das Internet oder durch die Eingabe der Mitarbeitenden erfolgen. Die Anmeldung über das Internet ist sehr ansprechend, komfortable und schnell vom Handy oder PC aus gemacht.

Informationen, die man bisher im Nachgang zur Onlineanmeldung einholen musste, liegen über spezielle, formatspezifische Anmeldeformulare einfach vor. Was für eine Erleichterung.

  • Onlineanmeldung 
    • in Echtzeit über ein Buchungssystem mit automatischer Wartelistenerstellung bei Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl
    • Anmeldung von Gruppen ohne Angabe der Einzelpersonen
    • Individualisierbares Anmeldeformular für individuelle Anmeldeprozedere
    • Sammelanmeldung
    • Anmeldung Dritter inkl. abweichendem (Teil-)Zahlenden
  • Manuelle Einschreibemöglichkeit / Anmeldung durch Mitarbeitende (bei telefonischer Kontaktaufnahme oder Kontaktaufnahme per E-Mail)
  • Einschreibe-/Anmeldedatum (händisch abänderbar)
  • Interessentenliste
  • Platzreservierungsverwaltung
  • Management des Teilnahmeentgelts
    • Ratenzahlung
    • Rabattierungs- und Ermäßigungsmöglichkeit
    • Splittung des zu zahlenden Gesamtbetrags auf unterschiedliche Debitoren
    • Einlösung von Gutschein oder Guthaben
    • Zahlmöglichkeiten: bar / Überweisung / Lastschrift / paypal-Sofortzahlung
    • Rechnungsversand
  • Zeitsparende Automatismen
    • Anmeldebestätigung
    • Stornobestätigung / Stornierung mit Hinweis auf bestehende Warteliste
    • Weitermeldung inkl. der Möglichkeit zur Übernahme von Anmeldungen aus anderen Veranstaltungen
  • manuellen Möglichkeit zur Überbuchung einer Veranstaltung (sofern nicht anders in der Veranstaltung definiert)
  • Notenverwaltung
  • Auswertung der Teilnahme an Seminaren inkl. UE-Umfang, gegliedert nach durchführender Organisation bzw. Standort und Zeitraum

Hier erfahren sie mehr:

externe Kommunikation

externe Kommunikation

Sie versenden E-Mails, machen sich in der Zwischenzeit Notizen und bereiten sich auf einen Termin vor. Sie erhalten die Antwort - welche sich direkt in den bisherigen Verlauf eingliedert und zusätzlich pro Person eine Verlauf der gesamten Korrespondenz in einer Übersicht. Was für eine Vereinfachung...

https://pixabay.com/de/illustrations/digitalisierung-email-brief-telefon-4809637/

  • E-Mail-Client
    • Personenbezogen
    • Nutzung von Funktionsadressen für Geschäftsstellen
    • ohne lokale Ressource
    • Mischung interner und externer Adressaten
  • E-Mail-Versand
    • 1:1-Kommunikation
    • Massenmail
    • mittels Nachrichtenvorlagen mit Platzhaltern
    • personalisierte Mails mit personalisiertem Anhang direkt aus dem System
    • Versand beliebig vieler Anhänge
  • Serien-Funktion
    • Mailversand an mehrere Personen
    • personalisierte E-Mail mit personalisierten Anhängen auf Knopfdruck
  • Nachrichtenvorlagen
    • für E-Mail oder SMS
    • Platzhaltersystem für dynamische Ausgaben
    • schnelle Einbindung vorhandener Textvorlagen
    • Individualisierbarkeit vor dem Versand
    • mit Dokumentenvorlagen verknüpfbar

Selbstorganisation und Teamwork

Selbstorganisation und Teamwork

cmxOrganize bietet alle Möglichkeiten für die Arbeitsorganisation der einzelnen Person bis hin zu Arbeitsgruppen, Teams und ganzen Abteilungen. Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen, Checklisten, Besprechungen... Nichts geht mehr verloren und der Abstimmungsaufwand reduziert sich auf ein Minimum. Mitarbeiter dürfen ohne schlechtes Gewissen auch mal krank sein oder den Urlaub genießen, denn das Team kann die Korrespondenz, Aufgaben oder Termine übernehmen.

https://www.pexels.com/de-de/foto/tisch-text-stillleben-begrifflich-8580751/

  • Interne Kommunikation
    • 1:1 Konversation
    • Team-/Gruppenkommunikation
    • Kommunikation mit allen Mitarbeitenden einer Abteilung
  • Abbilden von Geschäftsvorfällen
    • Dokumentation / Historie
    • E-Mailkorrespondenz gemischt mit Gesprächsnotizen und Mitschrieben
    • Dokumentenablage
    • Terminierung / Wiedervorlage
    • Interne Weiterleitung / Delegation / Übernahme
    • direkter Weiterleitung der Geschäftsvorfälle
  • Organisation von Besprechungen
    • Einfache Terminfindung für Gruppen / Teams
    • Themen zu Besprechungen hinzufügen
    • Folgebesprechung erstellen und Themen verschieben
  • Vorgänge terminieren und priorisieren / Abarbeitungsreihenfolge definieren
  • Checklisten erstellen und abarbeiten
  • Vorgänge in Bezug setzen und Abhängigkeiten / Zusammenhänge darstellen

Raummanagement

Raummanagement

  • Gebäude / Bereiche / Räume
  • Stammdaten
    • Postalische Adresse 
    • Geo-Koordination
    • Kontakt und Ansprechpersonen
    • Träger / Betreiber
    • Raumgröße / Kapazität
    • Ausstattungsmerkmale
  • Verfügbarkeiten & Sperrzeiten
  • Belegungsübersicht
  • Belegungslisten
  • Anzeige auf einem Infoscreen / Display

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Internetauftritt (CMS)

Internetauftritt (CMS)

Mit cmxOrganize bekommen Sie den modernsten, barrierefreien und technisch bestmöglichen Internetauftritt. Der Internetauftritt ist Teil des digitalen Ökosystems. Ohne Schnittstelle und ohne Synchronisierung - er zeigt live die Daten, die z.B. zu einem Kontakt oder einer Veranstaltung angezeigt werden können. Mit der "Stöbern-Funktion" machen wir den Besuch ihres Internetauftritts zum Erlebnis. Veranstaltungs-Link-Wüsten gehören der Vergangenheit an und über den internen Bereich binden sie Honorarkräfte, Teilnehmende und Raumverantwortliche digital und datenschutzkonform an - ganz ohne zusätzliche App - da für mobile Endgeräte optimiert.

  • vollintegriert und schnittstellenfrei
  • barrierefrei nach WCAG 2.2 (Triple A)
  • DSGVO-konform
  • responsive Design
  • hohe Peformance
  • (multilingual) Inhaltspflege im systemeigenen Editor
  • individuelle Farb- und Templategestaltung
  • einfache Einbindung multimedialer Inhalte
  • zeitgesteuerte Publikation von Inhalten
  • Volltextsuche
  • dynamische Gliederung der Suchergebnisse
  • Auswertung erfolgloser Suchen
  • Volldigitalisierung von Geschäftsprozessen
  • Applikationen für spezielle Geschäftsprozesse
  • Benachrichtigungsfunktion
  • Extranet (passwortgeschützer Bereich)
  • Formulare für spezielle Geschäftsprozesse
    • Kontaktformular bei abgesagten, ausgebuchten und bereits begonnenen Veranstaltungen
    • Leihe eines Tabletts
    • Dienstreiseantrag und Reisekosten-Abrechnung

Barrierefreiheit

Barrierefreiheit

In erster Linie muss Software frei von Barrieren sein. Bei weitem nicht nur Menschen mit Behinderungen sind hier die Zielgruppe. Technik darf im Allgemeinen keine Barrieren erzeugen.

cmxOrganize ist auf WCAG AAA - Niveau. Ein Maximum an Barrierefreiheit.

  • Die Barrierefreiheit befindet sich auf der höchsten Stufe des WCAG 2.2 (Triple A).
  • Die klare Struktur und standardkonforme Benennung aller HTML-Tags ermöglicht einfache Navigation durch Screenreader und andere Hilfsmittel. 
  • Der Besucher des Internetauftritts kann sich per Tastatur oder anderen Eingabegeräten schnell und einfach durch den Internetauftritt bewegen.
  • Die Seite kann vollständig ohne Maus bedient werden. Besucher navigieren schnell und einfach mit der Tastatur oder anderen Eingabegeräten.
  • Der hohe Kontrast aller grafischen Elemente sorgt dafür, dass auch Menschen mit eingeschränkter Sehkraft alle Inhalte erleben können.
  • Die Schriftart „Arial“ ist auf Lesbarkeit optimiert. Die Textgrößen, -abständen, Laufweiten und die linksbündige Ausrichtung sorgen für sehr gute Lesbarkeit.
  • Die Breite der Textzeilen ist gemäß der Vorgaben auf 80 Zeichen beschränkt. So können Texte einfacher gelesen und schneller erfasst werden.
  • Das aktive Bildschirmelement wird mit einer roten Umrandung markiert.
  • Bei Links besitzen einen sog. "Title".
  • Formulare sind barierefrei gestaltet.
  • Hintergrundanimationen und -videos können pausiert werden.
  • Darkmode (Nacht-/Dunkelmodus) wird automatisch entsprechend der Einstellung des Browsers / Betriebssystems aktiviert
  • Eine optionale Menüleiste zur Barrierefreiheit bietet folgende Möglichkeiten:
    • Direkter Sprung zum ersten Seiteninhalt (Menü wird übersprungen)
    • Erklärung zur Barrierefreiheit
    • Erklärung zur Leichten Sprache
    • Gebärdensprache: Videos in Gebärdensprache*
    • Einfache Abläufe
  • Der Belegungsstand bei Veranstaltungen wird über den Fortschrittsbalken dargestellt.
  • Kontextbezogene Hilfetexte zu den einzelnen Objekten (Veranstaltung, Kontakt, Artikel usw.)
* Nicht im Lieferumfang enthalten. Können über unseren Kooperationspartner bezogen werden.

Design und Aufbau

Design und Aufbau

Der Internetauftritt ist das Gesicht des Unternehmens. Das Image wird heute darüber transportiert. Das richtige Werkzeug zur Gestaltung des Internetauftritts und zur Integration der Daten ist daher wichtig.

Alle publizierbaren Objekte sind standardisiert. Es werden keine Inhalte mit "Templates" oder ähnlichem Eingefügt. Jedes Objekt im System verfügt über ein standardisiertes und hochdynamisches Frontend.

  • Der Internetauftritt verfügt über eine moderne grafische Gestaltung
    • Die Seite arbeitet mit einem dynamischen 12-spaltigen Gestaltungsraster (Grid). Diese übersichtliche, strukturierte Anordnung aller Inhalte entspricht dem höchsten, aktuellen Stand der Technik.
    • Die Inhalte z.B. der TagCloud werden in einem ansprechenden Applikationsstyle dargestellt.
    • Mit „Arial“ setzt der Internetauftritt auf eine der weltweit am meisten verbreiteten Standardschriftarten. Damit wird der Punkt "Robust" im WCAG-Standard gewürdigt.
    • Die Programmbereiche können auf drei unterschiedliche Arten dargestellt werden. Die Darstellung der Programmbereiche hat eine edle Kacheloptik. Die einzelnen Kacheln reagieren auf den Mauszeiger und heben die ausgewählte Kachel hervor.
    • Die Abstände zwischen den einzelnen Seitenelementen sind optimal aufeinander abgestimmt, wodurch die Seite übersichtlich und ruhig wirkt.
    • Darstellungsattribute (Hintergrund, Minimale Höhe, Darstellungsart usw.) stehen für alle Inhalte zur Verfügung.
    • Das moderne, cinematische Layout des Fußbereichs ist vom Abspann in  Filmen inspiriert. Im Fußbereich können  individuelle Inhalte hinterlegt werden, die dann auf jeder Seite erscheinen.
  • Multimediale Gestaltung
    • Inhalte und Teaser sind mit Micro-Animations lebendig gestaltet.
    • Alle Bilder werden automatisch skaliert und in der optimalen Größe dargestellt. So werden auch große Fotos immer vollständig im sichtbaren Bildschirmbereich angezeigt. Wird ein Bild in voller Größe dargestellt, skaliert das System dieses Bild automatisch auf 80% der sichtbaren Fläche (Viewport).
    • Die Darstellung der Bilder wird automatisch auf das Umfeld angepasst. Damit die Bilder sich klar vom Hintergrund abheben, werden sie automatisch mit einem sehr dezenten Schatten versehen. Als Effekt erlangt man aber automatisch eine deutlich verbesserte Tiefenwirkung
    • Logos, Icons und Grafiken werden immer vollständig dargestellt und nicht automatisch zugeschnitten.
    • Alle Elemente des Internetauftritts können durch Hintergrundbilder und -videos optisch aufgewertet werden.
    • Hintergrundbilder werden nach dem Laden animiert (Cinematic-Effekt, langsames Hereinzoomen). Damit wird jedes Bild zu einem kleinen Video.
    • Hintergrundbilder oder -videos wechseln mit einer Animation / Überblendung. 
    • Das „Album“ zeigt alle enthaltenen Fotos in einer Miniaturvorschau an. Das Vorschaubilder ist "strahlen" hervorgehoben. Mit diesen Mikroeffekten erreichen wir eine sehr hohe Qualitätsanmutung. Im Bildbetrachtungsmodus (Vollansicht) können alle Bilder im Album per Klick, Pfeiltasten oder per Scrollbewegung betrachtet werden.
  • Teaser
    • Teaser enthalten keine funktionale Elemente wie z.B. Links oder Formulare. Damit ist das Design robuster und der Benutzungsprozess besser gewürdigt.
    • Die Veranstaltungs-Teaser enthalten die wesentlichen Informationen inkl. Belegungsanzeige. Der Teaser enthält automatisch das Bild der Veranstaltung oder eine Platzhaltergrafik. darüber hinaus können Hintergrundbilder eingebunden und so die Darstellung deutlich hervorgehoben werden.
    • Für den Kontakt-Teaser gibt es zwei unterschiedliche Darstellungen.
    • Die Darstellungsart „Zusammenfassung“ ermöglicht aufklappbare Artikel (z. B. für FAQs).
  • Detailseiten
    • Die Detailseite der Veranstaltung  ist optisch ansprechend, übersichtlich (Textdarstellungen, Bilder, Anmeldebereich, etc.) und auf den Buchungsprozess optimiert.
  • Kopfleiste, Navigation und Suche
    • Die Kopfleiste wird beim Scrollen nach unten ausgeblendet und beim Scrollen nach oben in kompakter Form eingeblendet. Sie kann alternativ am oberen Bildschirmrand fest „angeheftet“ werden (sticky header).
    • Die Hauptnavigation ist mit ansprechenden und leicht verständlichen Icons bestückt.
    • Die Suche ist in der Hauptnavigation immer sichtbar und somit immer direkt erreichbar.
    • Im Kopfbereich wird der Warenkorb dargestellt und ist auf allen Seiten verfügbar (WCAG Robustheit).
    • Der Internetauftritt verfügt über eine schnelle und effektive Suche über alle Inhalte der Seite. dabei reagiert die Suche auch auf hinterlegte Schlagworte.
    • Der Navigationspunkt "Suche" dient der Anzeige des Suchfeldes und der Darstellung des Programms. Ist die Suche auf der Startseite eingebunden, wird sie offen dargestellt. 
    • Die Suchfilter sind grafisch als übersichtliche Leiste dargestellt. Die Filter nach Tagen, Tageszeiten und Orten sind direkt verfügbar. Komplexe Filter sind in der Suche nicht erforderlich, da durch eine intelligente Darstellung der Suchergebnisse und einfache Filter bereits beste Suchergebnisse erreicht werden.
    • Die Suche reagiert semantisch und „weiß“ in vielen Situation wonach der Benutzer sucht. Wird z. B. nach "Yoga" gesucht und existiert ein Programmbereich mit diesem Namen, wird dieser direkt offen dargestellt. Die Suche listet neben Veranstaltungen und Programmbereichen auch Kontakte (Honorarkräfte, Mitarbeiter) und redaktionelle Inhalte.
  • Dynamik mobiler Darstellung
    • Auf Unterseiten wird die Suche bei der Darstellung auf mobilen Geräten automatisch auf einen Navigationspunkt  "Menü" verkleinert. Diese kleine, platzsparende Navigation wird prominent dargestellt und ist einfach zu klicken.
    • Die Applikation „Karte“ passt Positionen von Kartenpunkten dynamisch an die Darstellungsgröße des Kartenbildes an.

Medien

Medien

Bilder werden in cmxOrganize voll automatisch auf Effizient optimiert. Dabei werden sie in moderne Bildformate überführt und automatisch auf die jeweilige Darstellungsgröße zugeschnitten.
Als Ergebnis reduzieren sich die Ladezeiten um ein vielfaches und der Besucher des Internetauftritts hat ein besseres Benutzererlebnis.
Nicht zuletzt ist eine schnelle Seite essenziell für eine gute Bewertung durch Suchmaschinen.

  • Automatische Bildskalierung
  • Automatische Konvertierung in moderne Bildformate
  • Automatisches Kompatibilitäts-Management für Browser
  • Bildverwaltung
  • Videoverwaltung
  • Audioverwaltung
Bilder können des weiteren noch bezüglich Ihrer Art konfiguriert werden. So kann zum Beispiel eingestellt werden ob ein Bild ein Logo ist. Wenn das beim Bild eingestellt ist, wird das Bild nicht mehr zugeschnitten und angepasst formatiert.

Suchmaschinenoptimierung (SEO)

Suchmaschinenoptimierung (SEO)

Die Optimierung für Suchmaschinen ist eine der wichtigsten Funktionen eines Internetauftritts. Dabei ist die Einhaltung von Standards, der Kern einer guten Vorgehensweise. Automatische Mechanismen, gut gemachte Zusatzfunktionen und ein vollständiges Set an Bearbeitungsmöglichkeiten für den Benutzer bauen darauf auf.

  • Automatische Anpassung von Überschriften (eine H1-Überschrift pro Seite)
  • fehlerfreier Code
  • schnelle Ladezeit
  • automatisierte Seitentitel
  • Möglichkeit zum Pflegen der Seitentitel
  • Möglichkeit zum Pflegen der Schlagwörter
  • Möglichkeit zum Pflegen der Beschreibung
  • standardisierter Aufbau
  • hohe Anpassbarkeit im Inhaltsbereich
  • Rich-Content
  • saubere Strukturen
  • Barrierefreiheit
  • Anpassungen an Mobile Endgeräte
  • Automatische Weiterleitung bei nicht mehr vorhandenen Links (301-Header)

Technik und Datenschutz

Technik und Datenschutz

Technisch auf höchstem Niveau wurde der Internetauftritt 2023 auf Basis der modernsten Technologien realisiert. Heute ist keine neuer Technik verfügbar.

  • Durch optimierten Code werden beim Aufrufen des Internetauftritts nur kleinste Datenmengen übertragen. Dadurch werden auf dem Internetauftritt geringste Ladezeiten erzielt.
  • Die Inhalte des Internetauftritts können (komplett oder in Teilen) in mehreren Sprachen angelegt werden.
  • Alle Applikationen sind auf dem aktuellen Stand der Technik.
  • Im Kopfbereich kann als Ergänzung zur Standard-Navigation eine zusätzliche Navigation angelegt werden. Somit ist der funktionale Teil der Navigation (Kopfleiste) von der inhaltlichen Navigation getrennt.
  • Jeder Inhalt des Internetauftritts kann in beliebige andere Inhalte gelegt werden. Die Seite verfügt daher über eine Bereichsnavigation. Diese stellt die Weiterentwicklung der Brotkrumen-Navigation dar. Die Bereichsnavigation zeigt alle Bereiche an, in denen z.B. ein Text, ein Artikel oder eine Veranstaltungen eingebunden sind.
  • Die Suche reagiert semantisch und „weiß“ in vielen Situation wonach der Benutzer sucht. Wird z. B. nach "Yoga" gesucht und existiert ein Programmbereich mit diesem Namen, wird dieser direkt offen dargestellt. Die Suche listet neben Veranstaltungen und Programmbereichen auch Kontakte (Honorarkräfte, Mitarbeiter) und redaktionelle Inhalte.
  • Angebote und Verträge können über den Internetauftritt volldigitalisiert verarbeitet werden.
  • Telefonnummern sind klickbar und können direkt angewählt werden.
  • E-Mailadressen können von Crawlern, Bots und Scripten nicht mehr automatisch ausgelesen werden (Spam-Schutz).
  • Die Einbindung von youtube-Videos erfolgt DSGVO-konform.
  • Vor der Weiterleitung zu google-maps und openstreetmap muss DSGVO-konform zugestimmt werden.
  • Besucherdaten können mittels "matomo" DSGVO-konform erfasst und ausgewertet werden.
  • Pro Formular kann die Einwilligung zur Verarbeitung der Daten eingeholt werden.
  • Individuelle Formulare ermöglichen es, nur die Daten abzufragen, die wirklich erforderlich sind.
  • Google Fonts finden keine Verwendung.
  • Standardmäßig werden nur technisch erforderliche Cookies verwendet.
  • Ein Standard-Widerrufsformular ist über einen Link im Text der Widerrufsbelehrung erreichbar.

Administration und Datenpflege

Administration und Datenpflege

cmxOrganize nutzt keine Fremdsysteme. Selbst das gesamte ContentManagement ist voll integrierter objektorientierter Bestandteil.

  • Alle Inhalte des Internetauftritts können selbst gepflegt werden.
    • Social-Media-Accounts können ohne technische Unterstützung eingebunden werden.
    • Individuelle Navigationspunkte können direkt über die Nutzeroberfläche erstellt und eingebunden werden.
    • Listen mit Bedingungen können selbst erstellt und eingebunden werden.
    • Der Navigationspunkt „Kontakt“ kann mit einem beliebigen Link verknüpft werden.
    • Die Inhalte des Fußbereichs sind selbst individuell gestaltbar.
  • Die Inhaltspflege erfolgt über übersichtliche Eingabeseiten mit systeminternen Werkzeugen.
    • Gestaltungsmöglichkeiten wie "fensterbreit", "Position", "minimale Höhe", "Hintergrund" usw. lassen sich durchgängig auf alle Inhalte anwenden.
    • Das Attribut "Animation" ermöglicht es dem Anwender, den Internetauftritt mit sogenannten Micro-Animations "zum Leben zu erwecken".
  • Es gibt die Möglichkeit, relative Pfade ("sprechende URLs") anzulegen
  • Alle Änderungen sind live

Benutzerführung

Benutzerführung

Eine klare, einfache und saubere Benutzerführung sorgt für ein positives Nutzererlebnis. Wir erfüllen dabei die WCAG-Prinzipien "Wahrnehmbar, Bedienbar, Verständlich und Robust" vollumfänglich.

  • Die Login-Seite zum Extranet hat eine festgelegte URL (/anmeldung) die als Lesezeichen gespeichert und veröffentlicht werden kann.
  • Registrierung und Login sind einfach zu handhaben.
  • Angemeldete Besucher erreichen die Seite „Mein Profil“ mit einem Klick.
  • Im eigenen Profil ist es möglich, die Bankverbindung zu aktualisieren. Es erfolgt eine Information an die Hauptgeschäftsstelle in Form eines Vorgangs.
  • In der Veranstaltung bietet das Formular „Kontaktaufnahme“ für Anfragen bei ausgefallen Veranstaltungen, vollen Kursen mit Warteliste oder bereits begonnene Fortbildungen (Späteinstieg) die Möglichkeit der leichten Kontaktaufnahme. Die Anfrage wird als Vorgang an die Hauptgeschäftsstelle übermittelt.
  • Die Detailseite einer Veranstaltung ist auf die Anmeldung optimiert. Der Buchungsbereich ist deutlich hervorgehoben und bleibt auch beim scrollen sichtbar.
  • Fehlende, unvollständige und falsche Eingaben im Anmeldeformular sind hervorgehoben und zeigen eine erklärende Fehlermeldung.
  • Während des Anmeldevorgangs wird die (sanitarisierte) Bankverbindung zur Prüfung angezeigt.
  • Ein Standard-Widerrufsformular ist direkt im Internetauftritt eingebunden und über einen Link im Text der Widerrufsbelehrung erreichbar.
  • Die Suche reagiert semantisch und „weiß“ in vielen Situation wonach der Benutzer sucht. Wird z. B. nach "Yoga" gesucht und existiert ein Programmbereich mit diesem Namen, wird dieser direkt offen dargestellt. Die Suche listet neben Veranstaltungen und Programmbereichen auch Kontakte (Honorarkräfte, Mitarbeiter) und redaktionelle Inhalte.

individuelle Buchungs- und Anmeldeformulare

individuelle Buchungs- und Anmeldeformulare

  • Anmeldung zu Veranstaltungen für Kinder mit Begleitperson
  • Anmeldung zu Veranstaltungen für Kinder (ohne Begleitperson)
  • Anmeldung zur Schülerförderung (Nachhilfe)
  • Anmeldung zu Ferienfreizeiten
  • Anmeldung zu Betreuungsangeboten
  • Anmeldung zu Paar-Kursen
  • Anmeldung zu Kursreihen / Veranstaltungspaketen
  • Anmeldung zu Konferenzen / Tagungen mit parallelen Veranstaltungen
  • Vergünstigte Anmeldung unter Angabe eines Rabattcodes
  • Anmeldung zu Hybridveranstaltungen
  • Anmeldung zu einem Beratungstermin
  • Anmeldung zu Prüfungen
  • Buchung von Reisen mit Auswahl der einzelnen Programmpunkte
Weitere Formulare auf Anfrage möglich.

Weiterführende Infos finden Sie hier:

Onlinebezahlmöglichkeiten

Onlinebezahlmöglichkeiten

  • Einlösung von Rabatt- / Aktions-Codes (z.B. Black Friday)
  • Angabe der Rechnungsanschrift für Überweisung
  • Angabe der Bankverbindung für SEPA-Lastschrift
  • Paypal-Anbindung mit Zuweisung der Bezahlmöglichkeiten
  • Paypal-Sofortzahlung bei on-demand-Angeboten

Abbildung spezieller Geschäftsprozesse

Abbildung spezieller Geschäftsprozesse

  • Gutscheinkauf 
    • Sofortkauf
    • vollautomatische Abwicklung
    • Sofort-Mail mit Gutschein zum Ausdrucken bei Abschluss des Kaufs
  • Kauf von Fan-/Club-/Themen-Karten zur reduzierten Teilnahme an bestimmten Angeboten
  • Beantragung einer Mitgliedschaft
  • Abonnieren des Newsletters
  • Online-Befragung
  • Anforderung des gedruckten Programmhefts (für den postalischen Versand)
  • Infrage Inhouse-/Individual-Schulungen
  • Erstattungsformular zur verschlüsselte Übersendung der Bankverbindung
  • Widerruf einer gebuchten Leistung
  • Abfrage von Kurswünschen (Wunschzettel)
  • Interessenabfrage für (neue) Veranstaltungsthemen
  • Abfrage von Veranstaltungsvorschlägen
  • Einbeziehung der Honorarkräfte per Onlineplanung
  • Abfrage der Verfügbarkeiten von Honorarkräften
  • Ausschreibung von Honorarverträgen
  • Abfrage von Änderungswünschen
  • Abfrage der Honorarkraftprofile
  • Bewerbung von Kursen
    • Empfehlungsmanagement (Cross-Selling)
    • Last-Minute-Veranstaltungen
    • frei definierbare Listen für z.B. "Restplatzbörse" / "Neu im Programm"
    • weitere Veranstaltungen der Honorarkraft

Funktionen für Honorarkräfte

Funktionen für Honorarkräfte

  • Zugang zum eigenen Honorarkraftbereich
    • Liste der eigenen Veranstaltungen
    • Zugriff auf die Verträge
    • Finanzübersicht
    • Formular zur Übermittlung der Daten für das eigene Profil
  • Zugriff auf einen geschützten Bereich (Channel)
    • Abruf von Downloads für Honorarkräfte
    • Buchung exklusiver Veranstaltungen nur für Honorarkräfte
    • datenschutzkonformer Upload von Unterlagen / Nachweisen
  • Generierung von Dokumenten
    • Finanzamtsbestätigung (Vorjahr) für Honorarkräfte
    • Finanzamtsbestätigung (aktuelles Jahr) für Honorarkräfte
    • Qualifikationsübersicht
    • aktuelle Einsatzliste
    • weitere Dokumente auf Anfrage
  • In der Planungsphase
    • Formular zur Übermittlung von Verfügbarkeiten
    • Formular zur Stornierung von Verfügbarkeiten
    • Formular zur Bestätigung oder Absage einer Anfrage (Ausschreibung)
    • Interessenbekundung an einer noch in der Entwicklung befindlichen Veranstaltung
    • Einreichen von Veranstaltungsvorschlägen
    • Veranstaltungsplanung (Onlineplanung)
    • Einsicht in "fertig geplante" Veranstaltungen
    • Formular zur Übermittlung von Änderungswünschen
    • Formular zur Bestätigung des Honorarvertrags mit Unterschrift
  • Für die Vorbereitung - Durchführung - Nachbereitung
    • Herunterladen der Termine im ICS-Format
    • Einsicht in relevante Informationen zur Veranstaltung, den Ort, die Teilnehmenden
    • Einsicht in die Lerninhalte
    • Abruf der Zugangsinformationen zum Raum (Code, Link, ...)
    • Upload von Unterlagen für Teilnehmende zur Vor-/Nachbereitung pro Termin
    • Eingabe von Texten (z.B. Hinweise zur Vor-/Nachbereitung) pro Termin
    • Dokumentation der Inhalte / Arbeitsaufträge einer Veranstaltung (Klassenbucheintrag)
    • Erstellung von TN-Listen (pdf)
    • Nachmeldung unangemeldet erschienener Teilnehmender
    • Pflege der Anwesenheit
    • Dokumentation von Prüfungsergebnissen
  • Für die Abrechnung
    • Formular zur Bestätigung der Leistungserbringung inkl. Upload der TN-Liste
    • Dokument zur Bestätigung der Honorarabrechnung mit Unterschrift
    • Ausdruck der Honorarabrechnung

Funktionen für Teilnehmende

Funktionen für Teilnehmende

  • Zugang zum eigenen Teilnahmebereich
    • Liste der eigenen Veranstaltungen
    • Finanzübersicht
  • Zugriff auf einen geschützten Bereiche (Channel)
    • Abruf geschützter Downloads
    • Buchung exklusiver Veranstaltungen
    • datenschutzkonformer Upload von Unterlagen / Nachweisen
  • Generierung von Dokumenten
    • Qualifikationsübersicht
    • Anmeldeliste
    • weitere Dokumente auf Anfrage
  • Einreichen von Veranstaltungswünschen
  • Weitermeldung zu Folge-/Wiederhoungs-Veranstaltungen
  • Für die Vorbereitung - Durchführung - Nachbereitung
    • Herunterladen der Termine im ICS-Format
    • Abruf einer (anonymisierten) Liste zur Bildung von Fahrgemeinschaften
    • Einsicht in relevante Informationen zur Veranstaltungen oder den Ort
    • Abruf der Zugangsinformationen zum Raum (Code, Link, ...)
    • Download von Unterlagen
    • Einsicht in Texten (z.B. Hinweise zur Vor-/Nachbereitung)
    • Einsicht in Inhalte / Arbeitsaufträge einer Veranstaltung (Klassenbucheintrag)

Funktionen für Außenstellenleitungen

Funktionen für Außenstellenleitungen

  • Einsicht in relevante Informationen zur Veranstaltungen und die Teilnehmenden
  • Generierung von Dokumenten (pdf)
    • Erstellung von TN-Listen
    • Weitermeldelisten

Funktionen für Raumverantwortliche

Funktionen für Raumverantwortliche

Raumverantwortliche sehen im internen Bereich die Räume, für die sie verantwortlich sind und können Raumbelegungspläne generieren und herunterladen.

Automatische System-Benachrichtigung

Automatische System-Benachrichtigung

  • Information über Änderung der Bankverbindung
  • beim Einreichen eines neuen Veranstaltungswunsches
  • beim Einreichen eines neuen Veranstaltungsvorschlags
  • beim Übermitteln der Verfügbarkeiten
  • beim Absenden der Veranstaltungsplanung (Onlineplanung)
  • nach der Rückmeldung zur Veranstaltung
  • beim Bestätigen oder Ablehnen einer Anfrage (Ausschreibung)
  • beim Bestätigen der Leistung
  • beim Unterschrift setzen in Honorarabrechnung
  • beim Einreichen eines Profils
  • beim Absenden des Widerrufformulars
  • beim Absenden des Erstattungsformular
  • beim Absenden des Formulars zur einfachen Kontaktaufnahme
  • beim Bestellen eines Tablets
  • beim Kauf eines Gutscheins
  • beim Buchen einer Reise

Programme

Programme

Das aktuelle Programm kann jetzt auch direkt, ohne eine Applikation dargestellt werden. Dazu wird das Programm einfach auf die Startseite gelegt. Die Darstellung entspricht der Applikation "Programmübersicht"

Infoscreens (Display)

Infoscreens (Display)

Erstellen sie für ihre Räume und Gebäude virtuelle Displays. Lassen sie die Timetable auf einem Bildschirm anzeigen oder wandeln sie die URL einfach in einen QR-Code um. Dann brauchen sie gar Elektronik. Ein Aufsteller oder ein Ausdruck reichen aus. Diese Funktion eignet sich aber nicht nur dazu im Blick haben, in welchem Raum gerade welche Veranstaltung läuft. Sie können auch Termine ankündigen, Veranstaltungen bewerben oder Gäste willkommen heißen.

  • per URL aufrufbar
  • auch mittels QR-Code aufrufbar
  • zeitgesteuerte Anzeige 
  • Anzeige von Veranstaltungen, Texten und Bildern
  • Timetable mit Scrollfunktion
  • Template und Farbschema anpassbar

Finanzmanagement

Finanzmanagement

Egal ob Rechnungsstellung mit oder ohne Ratenzahlung, Lastschrifteinzug oder paypal-Zahlung bis hin zur Mahnung. Sie behalten den Überblick. Die Vorschau auf die Zahlungsströme erleichtert die Liquiditätsplanung und die leistungsbezogene Auswertung unterstützt in die Buchhaltung. Lassen Sie sich die Ergebnisse visuell aufbereiten - in Ihrem Dashboard zu den Finanzkennzahlen.

https://pixabay.com/de/illustrations/zahlung-geld-brieftasche-kredit-3411414/

  • Sachkonten
  • Kostenstellen
  • Kostenträger
  • Personenkennziffer nach Algorithmus
  • Nummernkreise für Debitoren / Kreditoren
  • Forderungen und Verbindlichkeiten abrechnen
    • Verwaltung der Teilnehmerentgelte, Ermäßigungen, Rabatte, Gutschriften und Honoraren (nach unterschiedlichen Modalitäten) inkl. Exportfunktion
    • Verwaltung und Export sonstiger veranstaltungs- oder kontaktbezogener Finanzströme
    • Abrechnung der Mitgliedsbeiträge nach Fälligkeit
    • Erstellung und Verwaltung von Angeboten und Verträgen mit Rechnungsstellung
    • Verkauf von Produkten
  • Rechnungsstellung an Teilnehmende / an Dritte
  • Firmenrechnungen
  • SEPA-Datei für Lastschrifteinzug (TN-Entgelte) und Honorarauszahlung zum Import in die Banksoftware
  • Sammelabrechnung
    • mit Rechnung / Einnahmeanordnung
    • mit Auszahlungsbeleg / -anordnung
  • Belegverwaltung (GoBD-konform)
    • Revisionssichere Belegerstellung und Archivierung
    • Erstellung kursbezogener / nicht kursbezogener Ausgangsrechnungen
    • Erfassung nicht kursbezogener Eingangsrechnungen
  • 2- oder 3-stufiger Prozess zur Freigabe von
    • Eingangsrechnungen
    • Honorar-/Aufwandsauszahlungen
  • Zahlungsaus-/eingänge erfassen
  • Einlesen elektronischer Bankauszüge (MT940-Schnittstelle)
    • Zahlungen werden den offenen Posten über einen Datenabgleich (matching) zugewiesen
    • Liste der nicht zuweisbaren Zahlungseingänge kann den offenen Posten manuell zugewiesen werden
  • Mahnwesen mit Mahnstufen und Mahngebühren
  • Auswertung für die Künstlersozialkasse
  • Liquiditätsvorschau
  • Rechnungsabgrenzung
  • Finanzschnittstellen (SAP, DATEV, OKFIS, …) zu Buchhaltungs- / Kassensystemen

Reportsystem

Reportsystem

Das cmxOrganize verfügt über ein außergewöhnliches Reporting-System.Mit Hilfe unseres Reportings ist es dem Benutzer möglich sehr flexibel auf Daten zu zu greifen, Daten zu aggregieren und Daten effizient zu bearbeiten.

  • Enorm hohe Performance
  • Suchen in Reports
  • Filtern in allen Feldern
  • Felder des Reports können frei definiert werden
  • Alle Felder können auf "bearbeitbar" geschaltet werden
  • Formatierungsmöglichkeiten pro Feld
  • Alle Felder können Gruppiert werden
  • Aggregieren von Feldern
  • Summieren von Werten
  • Freies Bearbeiten von Feldern
  • Freies definieren von Bedingungen (gruppierbar, mit voller boolscher Logig und ohne  Programmierkenntnisse)
  • Freies sortieren nach beliebigen Feldern
  • ausblendbare Spalten
  • Spalten per drag & drop verschiebbar
  • Bestimmen von Suchfeldern
  • in Dokumente integrierbar
  • Verschiedene Exportmöglichkeiten

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Dokumentenvorlagen die flexible aus Texten, dynamischen Platzhaltern und frei definierbaren Reports oder Scripten aufgebaut sind, können versioniert und systematisch gelenkt werden. Die Dokumentenvorlagen dienen der Erstellung von pdf-Dateien, Tabellenkalkulations- oder Text-Dokumenten für eine oder mehrere Kontakte, Veranstaltungen, Ort, ... 
Indem Dokumentenvorlagen mit Nachrichtenvorlagen kombiniert werden, können personalisierten Anhänge mit personalisierten E-Mails kombiniert und versendet werden.

https://pixabay.com/de/illustrations/ai-generiert-mappe-dokumentieren-9120342/

  • Dokumentenvorlagen mit Versionierung für
    • Briefe
    • Serienbriefe
    • Listen 
    • Übersichten
  • dynamische Ausgaben über Platzhaltersystem
  • Einbindung von Textvorlagen
  • Einbindung von Reports
  • Möglichkeit zur Verknüpfung mit Nachrichtenvorlagen
  • Export für Etikettendruck
  • Exports für Druck (Programmheft)
    • xml
    • html
    • txt
    • pdf

Dateiverwaltung

Dateiverwaltung

Egal ob Qualifikationsnachweis oder Scan eines Ausweises oder Teilnahmeliste, ob unterschriebener Vertrag oder Unterlagen, wie Konzepte, Protokolle, Flyer, etc. - einfach hochladen (lassen) oder als Anhang einer Nachricht empfangen und im Anschluss  strukturiert verwalten und wieder auffindbar ablegen.

https://pixabay.com/de/vectors/mappe-symbol-datei-gesch%C3%A4ft-2013209/

  • Medienablage
  • Upload per drag & drop
  • in Ordnern strukturierbar
  • an der richtigen Stelle (Kontextbezug)
  • Verschlagwortung
  • Suchfunktion

Individualisierungsmöglichkeiten

Individualisierungsmöglichkeiten

Wir vergleichen cmxOrganize gerne mit einem Kleidungsstück von der Stange, das auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Im Mittelpunkt steht dabei jedoch die Updatefähigkeit. Daher basieren die Anpassungen auf allgemeingültigen Funktionen.

https://www.pexels.com/de-de/foto/fashion-mode-hande-arbeiten-8526972/

  • individuelle, systemspezifische Rechteverwaltung / Rechtevergabe für unterschiedliche Gruppen oder Personen
  • individuelle, systemspezifische Eigenschaften (Erweiterbarkeit der Datenstruktur gem. der Anforderungen des Kunden)
  • individuelle, systemspezifische (geführte) Geschäftsprozesse inkl. Pflichtfelddefinition
  • individuelle Automatismen (Trigger und Cronjobs)
  • individualisierbarer Anmeldeprozess (individuelle Abfrageformulare - allgemein oder spezifischen Veranstaltungen zuweisbar)
  • zeit- und aktionsgesteuerte Automatismen, wie z.B. Anmeldebestätigung, Storno-Bedingungen, Erinnerung an Kursbeginn, Kursabsage, Terminverschiebung, Veranstaltungsabschluss, Erinnerungsmail, etc.
  • lernendes System (Kontakte werden nach der Kontaktintensität gelistet)
  • individualisierbare Eigenschaft: Hinterlegung individueller Werte, Voreinstellungen / Vorgabewerte und Dropdowns
  • individuelle Schnittstellen
  • individualisierbare, zeitgesteuerte Nummernkreise
  • Multilinguales System: Anpassung der Sprache (Backend / Frontend)
  • Anpassung des Internetauftritts an CI-Vorgaben

Veranstaltungsmarketing

Veranstaltungsmarketing

Wir unterstützen sie im Rahmen der Kundenbindung und Kundengewinnung. Neukunden gewinnen Sie vor allem über das Internet. Dort müssen sie bzw. ihr Internetauftritt den Suchmaschinen als verlässlicher Partner gegenüber treten. Das erreichen wir einerseits mit dem Internetauftritt und anderseits mit unserem Dienstleistungspaket rund um SEO. Hier erfahren sie, wie unsere Kunden nachweislich von der Suchmaschinenoptimierung profitieren.

https://pixabay.com/de/illustrations/analysen-forschung-statistiken-6898409/

  • systematische Programmentwicklung
    • Erfassung von Wünschen, Idee, Vorschlägen
    • Systematische Produktentwicklung über Interessenabfrage
  • Werbung / Empfehlungsmanagement
    • Cross-Selling über Ergänzungen und weitere Kurse der Honorarkraft
    • Hinweise auf Kurs-Fortsetzungen oder -Wiederholungen
    • Hinweise auf Alternativen bei Kursabsage oder Warteliste
    • Einbindung von Teilnehmenden und Honorarkräften bei Absagegefahr
    • Newsletteranbindung
  • einfache Kontaktaufnahmemöglichkeit bei abgesagten, ausgebuchten und bereits begonnenen Veranstaltungen
  • Auswertung und Optimierung
    • erfolglose Suchen im Internetauftritt werden zur Optimierung der Ausschreibungstexte und Verschlagwortung genutzt
    • die Visualisierung der Teilnehmenden in einer Karte (open streetmap) hilft das Einzugsgebiet zu kennen und Werbemaßnahmen zu optimieren
    • der Neukundenanteil gibt Aufschluss über den Erfolg von Werbemaßnahmen und Attraktivität
    • Die Stammkundenverteilung zeigt die Kundenbindung und lässt validere Umsatzerwartungen zu
    • Wirksamkeit von Werbung und eCommerce-Maßnahmen bewerten

Hier erfahren sie mehr:

Qualitätsmanagement (QM)

Qualitätsmanagement (QM)

Mit den Instrumenten zur Qualitätssicherung und -verbesserung können Sie gezielt an der Verbesserung Ihrer Prozesse und Dienstleistungen arbeiten. Die Prozess-Stabilität steigert Ihre Reputation nach Außen und entlastet Ihre Mitarbeitenden. Sie geben Ihren Mitarbeitenden Sicherheit und neue Teammitglieder können strukturierter und schneller eingearbeitet werden.

https://pixabay.com/de/illustrations/regenbogen-regenbogenfarben-3554257/

  • Flussdiagramme zu den Standardprozessen
  • Beratung zur Prozessoptimierung
  • Statusvergabe und Freigabeprozess
  • Freigabeprozesse zur Lenkung
    • von Dokumentenvorlagen
    • von Eingangsrechnungen
  • Qualitätssicherung über 
    • Checklisten
    • Aufgaben
    • Wiedervorlagen
    • Prüfreports
    • Diagramme
  • Vorgangswesen zum Management von z.B. 
    • Projekten
    • Besprechungen mit Protokoll
    • Beschwerden
    • Anfragen
  • Qualifikationsverwaltung mit "Ablaufdatum"
  • Prüfroutinen verhindern Fehleingaben
  • Online-Befragung / Evaluation

Personalmanagement (HR)

Personalmanagement (HR)

Sobald die Eckdaten des Arbeitsvertrages, die Arbeitszeiten, der Urlaubsanspruch und die Zuweisung des Arbeitsortes für die Feiertagsregelung getätigt ist, macht sich der Rest wie von alleine. Sie verarbeiten dann nur noch die Urlaubsanträge, genehmigen Freistellungen, geben Krankmeldungen ein und prüfen die Arbeitszeiten. Fertig.

https://pixabay.com/de/illustrations/benutzerbild-kundschaft-fotos-3127928/

  • Personalstammdaten
  • Arbeitsort
  • Verfügbarkeiten
  • Abwesenheiten
  • Arbeitsverträge
  • Arbeitszeiten
  • Arbeitszeitkonto
  • Arbeitszeiterfassung
  • Monatsabschluss
  • Urlaubsansprüche
  • Urlaubsanträge
  • Genehmigungsverfahren für Urlaube
  • Urlaubskalender
  • Krankmeldung
  • Freistellung
  • Arbeitsanweisungen

Berechtigungskonzept

Berechtigungskonzept

  • 4-stufiges Rechtekonzept
  • Abhängigkeiten abbildbar (wenn - dann - Logik)
  • transparente Rechtevergabe
  • einfach zu bedienen
  • nach Funktionsgruppen oder personenbezogenen
  • lesen oder lesend und schreibend
  • Single-Sign-On (SSO)

Betriebsmittel und Inventarisierung (Ressourcenverwaltung)

Betriebsmittel und Inventarisierung (Ressourcenverwaltung)

  • Betriebsmittelbelegung für Veranstaltungstermine
  • Tagesgenaue Belegung der Betriebsmittel
  • Schlüsselverwaltung 
  • Aus-/Rückgabeprotokoll
  • Veraltung mobiler Betriebsmittel inkl. Aus-/Rückgabeprotokoll
  • Inventarisierung von Hard- und Software
  • Veraltung immobiler Betriebsmittel
  • Lizenzverwaltung

Angebots- und Vertragswesen

Angebots- und Vertragswesen

  • Produktverwaltung
  • Angebotserstellung
  • elektronische Angebotszu- oder -absage
  • Bereitstellungen
  • Lizenzvergabe / -management
  • Leistungserbringung 
  • Leistungserfassung
  • Fakturierung
  • Mahnwesen

Datentransfer und Schnittstellen

Datentransfer und Schnittstellen

  • SSO-Anbindung
  • Export und Import von
    • Kontakten
    • Veranstaltungen
    • Anmeldungen
    • Finanzdaten
  • Finanz-Schnittstellen
    • DATEV
    • CIP
    • INFOMA
    • MT940
  • Exportformate
    • pdf
    • html
    • xml
    • txt
    • csv
    • json
  • Schnittstellen für Bildungsanbieter
    • VhsCloud
    • VhsWissenLive
    • VhsFlatrate
    • InGe-Online
    • Kursnet
    • Bildungsportale (BW, BY, SAAR, RLP)
  • Newsletteranbindung
    • Mailingwork

Technologie und Sicherheit

Technologie und Sicherheit

  • browserbasierte Anwendungssoftware
  • ohne Plugins oder Fremdsoftware
  • verschlüsselter Zugriff
  • PIN-gesichertes Zugangsverfahren
  • Verschlüsselung besonders schützenswerter Daten
  • Hochdifferenziertes Rechtesystem
  • Protokollierungsfunktion
  • Hochverfügbares Rechenzentrum
  • Vollautomatisches Backup-System
  • zentrales Updatesystem
  • Zertifizierte Cybersecurity
  • Hosting in einem deutschen Rechenzentrum
  • zertifiziertes IT-Sicherheitsmanagementsystem (VDS 10000)