Personalmanagement und Zeiterfassung

Erstellt am: 23.2.2024 | Letzte Aktualisierung: 19.11.2024


Inhaltsübersicht „Allgemeine vorbereitende Arbeiten“

1 Allgemeine vorbereitende Arbeiten

1.1 Datenschutzkonformität – Rechte einschränken

Die datenschutzkonforme Nutzung dieser Funktionalität liegt in der Verantwortung des Auftraggebers. Die Rechte können vom Auftraggeber in Form eines speziellen Berechtigungssets selbst angelegt, oder nach Wunsch bei uns beauftragen werden.

Ein entsprechendes Berechtigungsset berechtigt dann zum "Lesen" und ggf. auch zum „Schreiben“ auf bestimmte Eigenschaften (Attribute) und / oder Objekte.

Hier eine kurze Ausführung zu den Rechten:

Sie können auf Ersteller, Besitzer oder Geschäftsstellenebene berechtigen. Im Falle der Arbeitszeitobjekte und Urlaube sind die Ersteller- und Besitzerebenen zu berechtigen.

Bitte stellen Sie daher sicher, dass die Person, die ein eingeschränktes Berechtigungsset hat, auch Besitzer der Datensätze ist, auf die sie Zugriff haben soll. Daher kommt auch die Anforderung, in den Metadaten des  Arbeitsvertrags den Kontakt der Person als Besitzer zu hinterlegen, auf die sich der Arbeitsvertrag bezieht und die mit dem Kontakt aus dem Arbeitsvertrag übereinstimmt. So werden alle abgeleiteten Arbeitszeiten etc. dieser Person als Besitzer zugewiesen und die Rechte entsprechend eingeschränkt. Analog verhält es sich bei den Krankmeldungen und den Krankheitstagen.

Bitte berücksichtigen Sie beim Urlaub (den der Mitarbeiter selbst erstellt), dass hier für die Mitarbeitenden mit eingeschränkten Rechten nur der Ersteller zu berechtigen ist.

Bitte prüfen Sie immer mit einem Testuser, ob die Rechte wie gewünscht eingeschränkt sind.

1.2 Empfohlene Applikationen (für jeden Benutzer)

  • Kontakt
    • Arbeitszeiten
    • Verfügbarkeiten
  • Erweiterung „Mitarbeiter“ (Kontakt)
    • Arbeitsverträge
    • Arbeitsjahr, -monat, -tage
    • Arbeitszeitnachweis
    • Arbeitszeitkonto
    • Urlaubsanspruch
    • Urlaub
    • Urlaubstag
    • Freistellung
    • Freistellungstag
    • Krankmeldung
    • Krankheitstag
    • Dokumente
  • Arbeitsvertrag
    • Arbeitszeiten
    • Pausenregel
  • Arbeitsjahr
    • Arbeitsmonat
  • Arbeitsmonate
    • Arbeitstage
  • Urlaub
    • Urlaubstag
  • Freistellung
    • Freistellungstag
  • Krankmeldung
    • Krankentag

1.3 Stammdatenpflege Feiertage und Arbeitsort

Damit das System Krankheits- und Urlaubstage richtig erstellen kann müssen die Stammdaten im System gepflegt sein. Legen Sie Ihre Hauptgeschäftsstelle, sowie die Anschriften von Mitarbeitern, die aus dem Home-Office arbeiten als „Ort“ an. Hinterlegen Sie in allen Erweiterungen „Mitarbeiter“ bei „Arbeitsort“ den entsprechenden Ort. Bitte achten Sie darauf, dass in den zugehörigen Anschriften (Hauptgeschäftsstelle und Arbeitsort(e)) das entsprechende Bundesland hinterlegt ist.

Hinweis: Bundesweite Feiertage brauchen nur einmal und ohne Verknüpfung zu einem Bundesland angelegt werden. Bundesland spezifische Feiertage müssen für jedes Bundesland einzeln angelegt, und mit dem entsprechenden Bundesland verknüpft werden.

1.4 Arbeitsvertrag anlegen

Das Objekt „Arbeitsverträge“ finden Sie am schnellsten über das zentrale Suchfeld (Suchen & Erstellen). Der angezeigte Report listet alle Arbeitsverträge. Klicken Sie oben in der Mitte auf die Methode „Arbeitsvertrag erstellen“. Hinweis: Für jeden Mitarbeitenden darf es nur einen Arbeitsvertrag geben, da über diesen die zugehörigen Arbeitstage generiert werden und es sonst zu Doppelungen kommt.

Verknüpfen Sie über die drei Punkte hinter „Kontakt“ die entsprechende Person und tragen Sie die zugehörigen Daten ein:

  •     Urlaubstage: Jahresurlaubstage
  •     Krankenkasse: Krankenkasse (optional) aktuell ein reines Textfeld
    • Hinweis: fällt hier weg und wird ersetzt durch Kontakt Krankenkasse in der Erweiterung Mitarbeiter
  • Sollarbeitszeit pro Woche: in Stunden (optional)
  • Sollarbeitszeit pro Monat: in Stunden (optional)
  • maximale Arbeitszeit pro Woche (optional)
  • maximale Arbeitszeit pro Monat (optional)
  • Maximale Überstunden (optional)
  • Maximale Minusstunden (optional)
  • Beginndatum Arbeitszeiterfassung (Zeitpunkt ab dem die Arbeitszeiten in  cmxOrganize hinterlegt werden sollen.)

Hinweis: In Abhängigkeit vom Beginndatum der Arbeitszeiterfassung und den Arbeitszeiten (siehe Punkt 1.6) erstellt das System die zugehörigen Arbeitstage inclusive Sollarbeitszeiten. Tragen Sie beim Beginndatum einen zurückliegenden Tag ein, muss in allen entstehenden Arbeitstagen die entsprechenden Arbeitszeiten eingetragen werden, da sonst Minusstunden entstehen.

Klicken Sie anschließend auf „Vertragsentwurf“, vergeben Sie einen Namen für den Vertrag (Beispiel: Arbeitsvertrag Maxi Mitarbeiter 40 Stunden), bei der Art wählen Sie „Arbeitsvertrag“ und klicken dann auf „Vertrag abschließen“ und bestätigen die Sicherheitsabfrage „Sind Sie sicher?“ mit. Damit wird der Vertrag auf „in Durchführung“ gestellt, bei „bestätigt durch Kontakt“ wird automatisch der aktuelle Benutzer eingetragen und bei „Bestätigt am“ ein Zeitstempel gesetzt.

1.5 Krankenkasse in der Erweiterung Mitarbeiter

  • Optionale Eigenschaft "Krankenkasse" "Mitarbeiter"
  • Sie können die Krankenkassen als Kontakte im System pflegen und in der Erweiterung Mitarbeiter bei „Krankenkasse“ den entprechenden Kontakt verknüpfen.

1.6  Arbeitszeiten anlegen

Gehen Sie aus dem Vertrag zurück in den Arbeitsvertrag, und gehen Sie hier auf die Applikation „Arbeitszeiten“ und klicken anschließend auf Arbeitszeit erstellen.

  • Kontakt: ist bereits verknüpft
  • Arbeitsvertrag: ist bereits verknüpft
  • Wochentag: für jeden Regelarbeitstag der Woche wird eine Arbeitszeit angelegt
  • Dauer: hier bitte die reine Arbeitszeit (ohne Pausenzeit) hinterlegen
  • Pausendauer: hier bitte die Gesamtdauer der Tages-Pausenzeit hinterlegen
  • Beginndatum / Endedatum: nur benötigt, wenn der Gültigkeitszeitraum der Arbeitszeit eingeschänkt werden soll (siehe Punkt 1.6.1)
  • Aktiv: Standardeinstellung ist „ja“
  • Gleitzeit - von / bis (optional)
  • Kernzeit - von / bis: hier bitte den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende eintragen (Pause eingeschlossen) – die Kernzeit wird benötigt, damit die Urlaubstage anzeigt werden

Haben Sie die Arbeitszeiten für den ersten Regel-Arbeitstag erstellt, können Sie diesen kopieren und brauchen dann nur noch die abweichenden Daten anpassen. Klicken Sie hierzu in dem bereits erstellten Arbeitstag auf den Header (damit werden die anwendbaren Methoden sichtbar) und dann auf „kopieren“. Sie werden direkt in die kopierte Arbeitszeit weitergeleitet (nur am Zeitstempel zu erkennen). Nun passen Sie den Wochentag und ggf. die Zeiten auf den nächsten Arbeitstag an. Kontakt und Arbeitsvertrag sind auch in der Kopie bereits verknüpft. Anschließend können Sie „Kopieren und Anpassen“ so lange wiederholen, bis alle Arbeitszeiten angelegt sind.

Für jeden Wochen-Arbeitstag, der über die Applikation „Arbeitszeiten“ gepflegt und mit dem entsprechenden Arbeitsvertrag verknüpft ist, werden die entsprechenden Arbeitstage für das laufende Jahr mit der Sollarbeitszeit erstellt, die durch die Dauer in den Arbeitszeiten definiert ist. Das System errechnet aus der Sollarbeitszeit und den gebuchten Arbeitszeitnachweisen einen täglichen Saldo.

1.6.1 Beginn- und Endedatum bei Änderung von Arbeitszeiten

Das Beginndatum und Endedatum wird bei der erstmaligen Anlage der Arbeitszeit nicht benötigt. 
Sollte sich die Arbeitszeit eines Mitarbeitenden im Laufe der Zeit ändern, können Sie vorgehen wie folgt:

  • Aktuelle Arbeitszeiten mit Endedatum versehen (nicht deaktivieren, sonst werden die Sollarbeitszeiten gelöscht)
  • Neue Arbeitszeit für den/die entsprechenden Wochentag/e erstellen und die folgenden Daten pflegen
    • Beginndatum (Endedatum bleibt leer)
    • Dauer
    • Pause
    • Kernarbeitszeit
  • Die entsprechenden Arbeitszeitobjekte werden mit Erstellung einer neuen Arbeitszeit geprüft. Alle ab dem Beginndatum der neuen Arbeitszeit liegenden Datensätze werden automatisch angepasst.

1.7 Arbeitszeitkonto

Das Arbeitszeitkonto (Applikation in der Erweiterung „Mitarbeiter“) bietet den Überblick über die Summen der Arbeitszeiten eines Arbeitsjahres und werden für jedes Jahr separat angelegt. Den Anfangssaldo jedes Arbeitszeitkontos tragen Sie bitte manuell eintragen, dieser werden aus dem Vorjahr nicht automatisch übernommen.

Bei einem unterjährigen Beginn der Arbeitszeiterfassung über cmxOrganize weist das Arbeitszeitkonto die Sollarbeitszeit aus, die sich über die angelegten Arbeitstage in Abhängigkeit vom Beginn-Datum der Arbeitszeiterfassung (siehe Arbeitsvertrag) errechnet.

  • Anfangssaldo: Saldo von Überzeiten/Minderzeiten aus dem Vorjahr (muss manuell eingetragen werden)
  • Ausbezahlte Arbeitszeit: Möglichkeit zur Dokumentation ausbezahlter Arbeitszeit (hier eingetragene Stunden werden vom "Arbeitszeit saldo" abgezogen)
  • Arbeitszeit: Soll-Arbeitszeit minus Ist-Arbeitszeit
  • Arbeitszeit: Anfangssaldo minus Soll-Arbeitszeit plus  Ist-Arbeitszeit minus ausbezahlter Arbeitszeit
  • Arbeitszeit gemäß Pausenregel (siehe Punkt 1.10.1)
  • Arbeitszeit saldo gemäß Pausenregel (siehe Punkt 1.10.1)

Für eine monatsaktuelle Auswertung gehen Sie ins Objekt „Arbeitsmonate“. Filtern Sie hier nach dem Kontakt, in der Spalte Monat nach den gewünschten Monaten (z.B. 1-2) und der Spalte "Jahr" nach dem gewünschten Jahr. Die unten angezeigte Summe ist der Arbeitszeit-Saldo der entsprechenden Monate. (Bitte beachten Sie, dass die Summe aus den auf der Seite angezeigten Datensätze gebildet wird. Bitte die Anzahl Zeilen pro Seite entsprechend erweitern.) Benötigen Sie auch die Zeiten aus dem Vorjahr, können Sie den Anfangssaldo des Arbeitszeitkontos manuell hinzurechnen.

Für eine tagesaktuelle Auswertung gehen Sie ins Objekt „Arbeitstage“. Filtern Sie hier nach dem Kontakt und der Spalte "Jahr" nach dem gewünschten Jahr, und geben im Datum den Filter „<heute“ ein. Die unten angezeigte Summe ist der Arbeitszeit-Saldo der entsprechenden Arbeitstage. (Auch hier bitte auf die Anzahl Zeilen pro Seite achten.)

Hinweis: Aus der Erweiterung „Mitarbeiter“ eines Mitarbeiterkontaktes kommen Sie über die Applikationen „Arbeitsmonat“ bzw. „Arbeitstage“ auf Reports, in denen der Mitarbeitende vorgefiltert ist.

1.8 Urlaubsanspruch

Gehen Sie zur Anlage des Urlaubsanspruchs in die Applikation Urlaubsanspruch in der Mitarbeitererweiterung des entsprechenden Kontaktes und klicken auf „Urlaubsanspruch erstellen“.

  • Mitarbeiter: ist bereits verknüpft
  • Jahr: Jahr des Urlaubsanspruchs
  • Art: Erholungs-, Bildungs- und Sonderurlaub
  • Resturlaub aus dem Vorjahr: optional (kann nur manuell gepflegt werden)
  • Urlaub gesamt: (Wochenarbeitstage beachten)
  • beantragter Urlaub / Urlaub in Vorbereitung / genehmigter Urlaub / Resturlaub
    • Hinweis: Wenn im Arbeitsvertrag der Urlaubsanspruch hinterlegt ist, errechnet sich der Resturlaub automatisch aus der Differenz zwischen „Urlaub gesamt“ und „genehmigter Urlaub“.

1.9 Verfügbarkeiten anlegen

In der Applikation Verfügbarkeiten (Kontakt) können Sie die Zeiträume eintragen, an denen der MA erreichbar ist, die entsprechenden Zeiträume in der Planung werden damit grün eingefärbt.

  • Name: (optional)
  • Ort: 
  • Ressource: ist bereits verknüpft
  • verfügbar für: ist bereits verknüpft
  • aktiv: Standardeinstellung ist „ja“
  • Wochentag: für jeden Regelarbeitstag der Woche wird eine Verfügbarkeit angelegt
  • Uhrzeit von: analog zur Kernzeit (Arbeitszeit)
  • Uhrzeit bis: analog zur Kernzeit (Arbeitszeit)
  • Beginndatum / Endedatum: nur benötigt, wenn der Gültigkeitszeitraum der Verfügbarkeit eingeschänkt werden soll (analog Punkt 1.6.1)

Hinweise:

  • Wie bei Arbeitszeiten (siehe Punkt 1.6) können Sie auch Verfügbarkeiten kopieren. Im Namen der Verfügbarkeit „(Kopie)“ entfernen und den Wochentag anpassen.
  • Verfügbarkeiten können auch für Orte angelegt werden

1.10 Pausenregelung und Monatsabschluss

1.10.1 Pausenregeln

Als Kontrollmöglichkeit für die Einhaltung der Pausenzeiten können im System „Pausenregeln“ als Vorlage hinterlegt werden. Gehen Sie hierzu auf das Objekt Pausenregeln, klicken Sie auf „Pausenregel erstellen“ und geben Sie die gewünschten Daten ein.

  • Arbeitszeit: geben Sie die Dauer der Arbeitszeit ein, ab der die Pause genommen werden muss.
  • Pausendauer: geben Sie die Zeit ein, die die Pause dauern muss.
  • Klicken Sie auf den Header und stellen Sie bei „Vorlage“ um von „nein“ auf „ja“.
Für jeden Mitarbeitenden, für den die Pausenregel gelten soll, muss eine eigene Pausenregel erstellt werden. Wenn Sie bereits die Vorlagen erstellt haben, gehen Sie in den gewünschten Arbeitsvertrag und klicken auf die Applikation Pausenregel, anschließend auf Pausenregel erstellen und wählen die gewünschte Vorlage der Pausenregel aus. Sollen mehrere gelten, können Sie eine weitere Pausenregel auf die gleiche Weise verknüpfen. Es wird immer die Regel der entsprechenden, geleisteten Arbeitszeit angewendet. (Z.B. ab 6 Stunden: 30 Minuten Pause, sobald die Arbeitszeit 9 Stunden erreicht: 45 Minuten Pause.)

Eine Pausendauer wird in den Arbeitstag automatisch eingetragen, sobald es in diesem Arbeitstag zwei Arbeitszeitnachweise gibt. Den ersten mit Beginn- und Endeuhrzeit und einen darauffolgende Arbeitszeitnachweis mit Beginnuhrzeit. Wird ein zweiter Arbeitsnachweis beendet und ein dritter gestartet, so entsteht eine zweite Pause. Es zählen nur Pausen ab einer Dauer von 15 Minuten, diese Pausen werden zu einer Gesamtpausendauer aufsummiert und eine mögliche Pausendifferenz im Arbeitstag automatisch berechnet.

Beispiel (Gesamtpausendauer 45 Minuten):
1.    Arbeitszeitnachweis    08:00-12:00 Uhr
2.    Arbeitszeitnachweis    12:30-15:00 Uhr = 1. Pause von 30 Minuten
3.    Arbeitszeitnachweis    15:45-16:45 Uhr = 2. Pause von 15 Minuten
Änderungen an Pausenregeln aktualisieren die Zeiten aller Arbeitstage des verknüpften Arbeitsvertrags. Sollte sich also die Dauer der Arbeitszeit, oder die Dauer der Pause ändern, sich NICHT rückwirkend auf die Arbeitstage auswirken, so lassen Sie die aktuelle Pausenregel enden und erstellen eine neue Vorlage mit den zukünftigen Zeiten.

Hinterlegen Sie hierzu in allen verknüpften Pausenregeln bei „Endedatum“ das Datum des letzten Tages, für den die aktuelle Pausenregel gelten soll. Erstellen Sie eine weitere Vorlage für die neue Pausenregel mit den geänderten Zeiten. Sobald Sie dann im Arbeitsvertrag die neue Pausenregel über die Vorlage erstellt haben, hinterlegen Sie in dieser dann bei „Beginndatum“ das Datum, ab dem die neue Pausenregel gelten soll.

Hinweis:
Die Eigenschaften „Arbeitszeit gemäß Pausenregel“ und „Arbeitszeit Differenz gemäß Pausenregel“ finden Sie im Arbeitstag, der Arbeitswoche, dem Arbeitsmonat, dem Arbeitsjahr und dem Arbeitszeitkonto (Differenz ist hier Saldo). Diese Eigenschaften haben die gleiche Funktionsweise wie „Arbeitszeit“ und „Differenz-Arbeitszeit“ mit dem Unterschied, dass die Differenz der Pause abgezogen wird, falls diese kleiner „0“ ist, also nicht genug Pause gemacht wurde.

1.10.2 Monatsabschluss

Damit Sie einen Überblick bekommen und Arbeitszeiten nicht willkürlich und weit in die Vergangenheit geändert werden können, gibt es die Eigenschaft „geprüft“. Nach dem Umstellen von geprüft „nein“ auf „ja im Arbeitsmonat gilt dies für alle Arbeitszeitnachweise der zugehörigen Arbeitstage und damit deren Arbeitswochen. Wurden alle Arbeitsmonate eines Arbeitsjahres auf geprüft „ja“ gestellt, gilt dies auch für das zugehörige Jahr. Auch Feiertage / Urlaubstage / Krankentage können dann nicht mehr nachgetragen werden.

Falls ein Fehler aufgefallen ist, kann „geprüft“ wieder zurückgestellt werden. Beim Tag kann die Umstellung vorgenommen werden indem „geprüft“ von „ja“ auf „nein“ umgestellt wird. Damit wird die entsprechende Woche und der entsprechende Monat auf nein zurückgestellt. Anschließend kann die Zeit angepasst und wieder zurück auf geprüft „ja“ gestellt werden.

Wird ein übergeordnetes Arbeitszeitobjekt auf geprüft „ja“ gestellt, werden alle untergeordnete Arbeitszeitobjekte auch auf „ja“ gestellt. Beispiel: Arbeitsmonat geprüft „ja“ = alle Arbeitstage geprüft „ja“.

1.11 vorbereitende Arbeiten zum Jahreswechsel

  • Arbeitszeitkonto für das Folgejahr erstellen
  • Urlaubsanspruch für das Folgejahr erstellen

Hinweis: Das System erstellt die Arbeitstage für ein Arbeitsjahr, sobald ein Arbeitszeitnachweis gestartet oder ein Urlaub für das entsprechende Jahr eingetragen wurde.

2 Umgang mit Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit

2.1 Arbeitszeit

2.1.1 Starten und stoppen Arbeitszeitnachweis

Nach dem Einloggen kann jeder Mitarbeitende auf den oben rechts angezeigten Namen, bzw. das Bild (aktuellen Benutzer) klicken und kommt damit auf die Erweiterung „Mitarbeiter“.

  • Hier kann dann die Arbeitszeit des aktuellen Tages gestartet und gestoppt werden, egal ob es sich um einen Regel-Arbeitstag handelt oder nicht. Es sind beliebig viele Zeitblöcke buchbar.
  • Die Methode „Starte Arbeitszeit“ steht zur Verfügung, wenn keine Arbeitszeit läuft. Die Methode „Stoppe Arbeitszeit“ steht zur Verfügung, wenn aktuell eine Arbeitszeit läuft.

Hinweis: Durch das Schließen des Browsers oder das Abmelden vom System wird die Arbeitszeit NICHT gestoppt.

2.1.2 Nachträgliches Buchen von Arbeitszeitnachweisen

Einzelne Arbeitszeitnachweise können nachträglich manuell erstellt werden, wenn die Buchung am Arbeitstag selbst nicht möglich gewesen ist. Beispielsweise:

  • Teilnahme an auswärtigen Veranstaltungen
  • Schulbesuch (Auszubildende)
  • Vorlesungszeiten (duale Studenten)

Gehen Sie hierzu in die Applikation „Arbeitstage“ in der Mitarbeitererweiterung des entsprechenden Kontaktes. 

  • Handelt es sich um einen regulären Arbeitstag:
    • Gehen Sie in den entsprechenden Arbeitstag, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „erstelle Arbeitszeit“ und tragen Sie die Beginn- und die Endeuhrzeit ein.
    • Wurde an diesem Tag eine Pause gemacht, klicken Sie unter dem aktuellen Arbeitszeitnachweis erneut auf „Erstelle Arbeitszeit“ und tragen Sie die weiteren Uhrzeiten ein. Durch Eingabe der Uhrzeiten bei Beginn und Ende des Arbeitszeitnachweisewerden die Arbeitszeitzeiten automatisch erfasst. Es können beliebig viele Arbeitszeitnachweise für einen Arbeitstag erstellt werden.

  • Ist für den entsprechenden Tag kein „Standard“-Arbeitstag angelegt:
    • Gehen Sie auf Ihren „Mitarbeiter“ und erstellen Sie über „Starte Arbeitszeit“ und „Stoppe Arbeitszeit“ die benötigten Arbeitszeitnachweise. (Also bei einer Pause zwei Arbeitszeitnachweise.)
    • Passen Sie zunächst die Beginn- und Ende-Uhrzeit/en an. Anschließend können Sie das richtige Datum eintragen. (Sobald Sie das Datum angepasst haben, wird der Arbeitszeitnachweis in dem zum Datum zugehörigen Arbeitstag angezeigt und nicht mehr im aktuellen Arbeitstag aufgeführt, in dem Sie sich gerade befinden.)

2.1.3 Übersicht und Dokumentation von Arbeitszeitnachweisen

Über die Applikation „Arbeitszeitnachweis“ in der Erweiterung Mitarbeiter erhalten Sie die Übersicht aller Arbeitstage des entsprechenden Mitarbeitenden. Hier können Sie z. B. in der Spalte „Beginndatum“ nach einem Tag filtern. Um eine Zeit zu korrigieren, klicken Sie auf den entsprechenden „Arbeitszeitnachweis“ und passen Beginn- und/oder Endeuhrzeit wie benötigt an.

Um die dokumentierten Arbeitszeiten vom Mitarbeitenden bestätigen zu lassen können Sie in der Erweiterung Mitarbeiter auf die Applikation Dokumente klicken und die Dokumentenvorlage " Arbeitszeitübersicht des Vormonats (Muster) auswählen.

Alternativ können Sie im Report „Arbeitszeitnachweis“ in der Spalte Beginndatum nach einem Monat filtern und die Übersicht über „drucken“ als Dokument ausgeben.

Hinweis: Für Reinigungskräfte, die nur Ihre Arbeitszeiten über cmxOrganize buchen sollen, kann ein Zugang (2,-€ / mtl.) eingerichtet werden, der nur eine Buchung „Starte Arbeitszeit“ und „Stoppe Arbeitszeit“ zulässt.

2.1.4 Arbeitszeitkonto – Plus- und Minusstunden

Im laufenden Jahr angefallene Stunden, deren Ursprung nicht über cmxOrganize gebucht wurde, können im Arbeitszeitkonto bei „Anfangssaldo“ erfasst werden. Ab dem folgenden Jahr können Sie dann dort den „Arbeitszeitsaldo“ aus dem Arbeitszeitkonto des vorherigen Jahres eintragen (wird nicht automatisch übernommen).

In den Arbeitsmonaten des zugehörigen Jahres hinterlegte Stunden bei "Ausbezahlte Arbeitszeit" werden aufsummiert und von den geleisteten Überstunden abgezogen.

2.1.5 Freizeitausgleich für Überstunden

Gewähren Sie Mitarbeitenden für geleistete Überstunden, einen Freizeitausgleich brauchen Sie nichts weiter tun. Da an diesem Tag keine Arbeitszeit gebucht wird, entstehen im entsprechenden Arbeitstag Minus-Stunden. Dieser negative Saldo, wird dann von den Plus-Stunden abgezogen.

Über die Nutzung des Vorgangssystems kann für diesen Zeitraum der Abwesenheit ein Vorgang erstellt werden. Durch die Vergabe eines Termins für diesen Vorgang, wird dann die Abwesenheit des Mitarbeitenden in der Planung dokumentiert.

Alternativ können Freistellungen das gleiche Genehmigungsverfahren durchlaufen, wie Urlaube. Hier für können Sie Freistellungen erstellen. (Siehe Punkt 2.3)

2.1.6 Arbeitsjahr, -monat, -tage

    • Diese Applikationen dienen zur Auswertung der Arbeitszeiten im Kontext der verschiedenen Zeiträume.
    • Im Arbeitsmonat können bei "Ausbezahlte Arbeitszeit" die Stunden hinterlegt werden, die dem Mitarbeitenden ausbezahlt wurden. Im Arbeitszeitkonto werden alle Stunden aus den Arbeitsmonaten des zugehörigen Jahres aufsummiert und von den geleisteten Überstunden abgezogen.

Hinweis: Die Arbeitswoche zeigt die Arbeitszeit einer bestimmten Kalenderwoche an, auch wenn diese monatsübergreifend ist.


2.2 Urlaub erstellen

Im Objekt „Urlaube“ kann für Mitarbeitende ein Urlaub erstellt werden. Klicken Sie hierzu auf „Urlaub erstellen“. Sobald im Urlaub ein Mitarbeiterkontakt eingetragen wird, wird dieser als Besitzer eingetragen. Wird der Urlaub direkt in der Erweiterung Mitarbeiter über die Applikation „Urlaube“ erstellt, ist automatisch der Kontakt des Mitarbeitenden als Besitzer in den Urlaub eingetragen.

  • Art: Erholungs-, Bildungs- und Sonderurlaub
  • beginnt am / endet am: 
  • Anzahl Tage: Die Anzahl der Urlaubstage, die geplant werden, können hier manuell eingetragen werden. Bitte beachten Sie dabei Feiertage und Tage für die keine Regelarbeitszeit angelegt wurde, dürfen nicht eingerechnet werden. Das System errechnet diese Urlaubstage nicht automatisch.
  • Über die Statusvergaben können Sie Ihren Genehmigungsprozess abbilden. Hierzu empfiehlt es sich, dass im System implementierte Vorgangssystem nutzen.
  • Statusangaben: 
    • In Vorbereitung: Der Mitarbeitende kann hiermit möglichen Urlaub planen und andere Mitarbeitende können nachschauen, ob hier bereits jemand ggf. Urlaub nehmen möchte.
    • Beantragt: Der Mitarbeitende möchte den Urlaub definitiv und kann diesen über einen Vorgang an die verantwortliche Person übermitteln. 
    • Genehmigt: Die verantwortliche Person hat den Urlaubsantrag genehmigt. Mit dem Umstellen auf „genehmigt“ werden die zugehörigen Urlaubstage in der Planung des Mitarbeitenden als Urlaub angezeigt, und im Urlaubsanspruch von „Urlaub gesamt“ abgezogen.
    • Nicht genehmigt: Die verantwortliche Person hat den Urlaubsantrag nicht genehmigt.
    • Storniert: Der Mitarbeitender hat Urlaubswunsch zurückgezogen. Mit dem Umstellen auf „storniert“ werden die zugehörigen Urlaubstage aus der Planung des Mitarbeitenden als Urlaub gelöscht, und im Urlaubsanspruch zum „Urlaub gesamt“ wieder hinzugerechnet.

2.3 Freistellung erstellen

Im Objekt „Freistellungen“ kann für Mitarbeitende eine Freistellung erstellt werden. Klicken Sie hierzu auf „Freistellung erstellen“. Sobald in der Freistellung ein Mitarbeiterkontakt eingetragen wird, wird dieser als Besitzer eingetragen. Wird die Freistellung direkt in der Erweiterung Mitarbeiter über die Applikation „Freistellungen“ erstellt, ist automatisch der Kontakt des Mitarbeitenden als Besitzer in der Freistellung eingetragen.

  • Art: bezahlt / Arbeitszeitausgleich / unbezahlt
    • Bezahlt: Ausgleich der Sollstunden wie bei Urlaub und Krankheit Soll = Ist
    • Arbeitszeitausgleich: kein Ausgleich der Sollstunden Ist = 0
    • Unbezahlt: kein Ausgleich der Sollstunden Ist = 0
  • beginnt am / endet am:
  • Über die Statusvergaben können Sie Ihren Genehmigungsprozess abbilden. Hierzu empfiehlt es sich, dass im System implementierte Vorgangssystem nutzen.
  • Statusangaben:
    • In Vorbereitung: Der Mitarbeitende kann hiermit mögliche Freistellungen planen und andere Mitarbeitende können nachschauen, ob hier bereits jemand ggf. frei nehmen möchte.
    • Beantragt: Der Mitarbeitende möchte die Freistellung definitiv und kann diese über einen Vorgang an die verantwortliche Person übermitteln.
    • Genehmigt: Die verantwortliche Person hat den Freistellungsantrag genehmigt. Mit dem Umstellen auf „genehmigt“ werden die zugehörigen Freistellungsstage in der Planung des Mitarbeitenden als Freistellung angezeigt.
    • abgelehnt: Die verantwortliche Person hat den Freistellungsantrag nicht genehmigt.
    • Storniert: Der Mitarbeitender hat Freistellungswunsch zurückgezogen. Mit dem Umstellen auf „storniert“ werden die zugehörigen Freistellungsstage aus der Planung des Mitarbeitenden als Freistellung gelöscht.

2.4 Krankmeldung erstellen

Meldet sich eine Person krank, gehen Sie in die entsprechende Erweiterung „Mitarbeiter“ und klicken Sie auf die Applikation „Krankmeldung“ und anschließend auf „Krankmeldung erstellen“.

  • Mitarbeiter: Kontakt ist bereits verknüpft (oder wird manuell hinterlegt und dadurch als Besitzer in den Metadaten eingetragen)
  • Art: Erstbescheinigung oder Folgebescheinigung (Leer lassen, wenn es bei einzelnen Krankentagen ohne Arztbesuch keine AU gibt.)
  • Arbeitsunfähig seit: Erster Tag der Arbeitsunfähigkeit (Bei einer Folgebescheinigung tragen Sie bitte NICHT das Datum aus der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein, sondern den Arbeitstag, der auf das Datum folgt, das in der vorherigen Bescheinigung bei „Voraussichtlich arbeitsunfähig bis einschließlich“ eingetragen wurde. Das System erstellt sonst die Krankheitstage mehrfach.)
  • Arbeitsunfähig bis (einschließlich): letzter Tag der Arbeitsunfähigkeit
  • Anzahl der Tage: Wie bei Urlaub ist hier die Anzahl der Tage manuell einzutragen. 
  • Festgestellt: Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit.
  • Das System erstellt automatisch für die im angegebenen Zeitraum angefallenen, regulären Arbeitstage einen Krankheitstag.
    • Fällt ein Krankheitstag auf einen Urlaubstag, wird der entsprechende Urlaubstag deaktiviert und der Urlaub um einen Tag verkürzt. War das der einzige Urlaubstag des Urlaubs, wird der Urlaub storniert.
    • Die Sollarbeitstage werden in Krankheitsfällen mit den daraus resultierenden Minusstunden des MA verrechnet, so dass keine Minus stehen bleibt.
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Ja/nein auswählen (Informationsfeld)
    • Die vorgelegte AU-Bescheinigung kann über „Medien“ in die Krankmeldung eingebunden werden (Text, Foto,Dokument)

2.4.1 Krankmeldung während eines Arbeitstages

Meldet sich ein Mitarbeitender im Laufe eines Arbeitstages krank, so können Sie auch für diesen Tag eine Krankmeldung erstellen. Die Beginn- und Endeuhrzeit dieses Krankentages wird automatisch berechnet.

  • Sind Arbeitszeitnachweise für diesen Tag vorhanden, verwendet das System die Endeuhrzeit des letzten Arbeitszeitnachweises als Beginnuhrzeit für den Krankheitstag.
  • Als Endeuhrzeit des Krankentages wird die Endeuhrzeit der Arbeitszeit verwendet.
Sollten nachträgliche Änderungen notwendig werden, können Sie anschließend die Krankmeldung deaktivieren und wieder aktivieren, damit wird der Krankheitstag neu erstellt.

2.4.2 Krankmeldung im Urlaub

Fällt eine Krankmeldung in einen Urlaub (Arbeitstag mit Urlaub), werden alle Urlaubstage deaktiviert und der Urlaub um die entsprechende Anzahl  verkürzt. Waren das alle Urlaubstage des Urlaubs, wird der Urlaub storniert.

2.4.3 Arbeitsbeginn vor dem Ende Krankmeldung

Bei einer einvernehmlichen Arbeitsaufnahme während einer Krankmeldung wird das Ende der Krankmeldung auf den letzten Tag der tatsächlichen Abwesenheit durch Krankheit umgestellt. Damit werden die nicht genommen Krankentage deaktiviert und die Zeiten des Arbeitstages werden neu berechnet.

2.4.4 Vertretung bei Urlaub / Krankheit

Über die Rollen kann hinterlegt werden, wer wen im Fall von Urlaub / Krankheit vertritt. Hierbei kann "Vertretung" und "Vertretung (Ersatz)" angegeben werden können. Darüber wird definiert, wer im Urlaubs- oder Krankheitsfall die Vertretung übernimmt.

Im Report "Vertretung (mit Ersatz)" können alle Vertretungen eingesehen werden. In den Rollen des Kontaktes die Vertretungen des jeweiligen Kontaktes. Wird ein Urlaub genehmigt muss sich der MA darum kümmern, dass seine Vertretung Bescheid weiß und dann die Startseite prüft.

Bei Krankheit kann durch die Personalabteilung ein Vorgang erstellen und an die Vertretung (oder Ersatzvertretung) versenden. Wird die Vertretung während einer Urlaubs- oder Krankheitsvertretung krank, dann kann über Rollen geprüft werden, wer die Vertretung vertritt, und diese wird von der Personalabteilung informiert.

Sind beide Vertretungen krank/im Urlaub kann die Personalabteilung den Vorgang in die entsprechende Geschäftsstelle weiterleiten, damit sich von dort jemand kümmert.

2.5 Darstellung von Urlaub und Krankheit in der Planung

Sind die Rechte eingeschränkt, so kann nur der Besitzer und der Ersteller sehen, ob es sich bei dem Eintrag in der Planung um einen Urlaubs- (Palmensymbol) oder einen Krankentag (Symbol mit Stift und Kalender) handelt. Nicht berechtigte Nutzer sehen hier nur den Eintrag und den Hinweis „abwesend“, auch ist der Eintrag für nicht berechtigte Nutzer nicht anklickbar.

2.6 Arbeiten trotz Urlaub in der Hauptbeschäftigung

In Deutschland ist es (gemäß arbeitsrechtlichen Regelungen) gesetzlich nicht erlaubt, dass Mitarbeiter während ihres Urlaubs arbeiten, da der Urlaub der Erholung des Mitarbeiters dient. Unser System arbeitet nach diesen rechtlichen Vorgaben und kann daher keine Arbeitszeiten erfassen, wenn zu diesem Zeitpunkt Urlaub eingetragen ist.

Falls ausnahmsweise und aus betrieblichen Gründen Arbeit während des Urlaubs notwendig sein sollte, ist in cmxOrganize der Urlaub entsprechend anzupassen (z.B. auf halbtags) oder zu unterbrechen und aufzuteilen.

3 Hinweise

3.1 Teamkalender

Es besteht die Möglichkeit einen Teamkalender anzulegen, der alle Verfügbarkeiten des Teams zeigt und die Planung von Terminen erleichtert. 

Legen Sie hierzu eine Arbeitsgruppe an, indem Sie links neben Ihrem orangenen Würfel auf das Gruppensymbol klicken. Anschließend können Sie auf den Link zum Objekt „Arbeitsgruppen“ klicken und dort über die Methode „Arbeitsgruppe erstellen“ die gewünschte Gruppe anlegen. 

Vergeben Sie einen sprechenden Namen und fügen Sie über die Bilder die benötigten Mitglieder hinzu. Sollte hier der gewünschte Kontakt nicht angezeigt werden, so können Sie in das Suchfeld „Kontakte hinzufügen“ einen Namen eingeben und es werden Ihnen passende Kontakte angezeigt. Diese fügen Sie über einen Klick auf Bild oder Namen hinzu.

3.2 Markierung Homeoffice-Tage / Außer-Haus-Termine

Es ist möglich im Arbeitstag die individuelle Eigenschaft „Arbeitsort“ kostenpflichtig zur Verfügung stellen. Dort kann hinterlegt werde, wo die Person an diesem (ganzen) Tag arbeiten wird.

Sprechen Sie uns bei Bedarf gerne an. Bearbeitungs-Dauer: ca. 30 Minuten