Forderungen abrechnen über die Sammelabrechnung
Sammelabrechnung erstellen – „Forderungen abrechnen“
Gehen Sie im Objekt „Forderungen“ auf den Report "Forderungen abrechnen", oder auf den für Sie individuell hinterlegten Report für das Abrechnen von Forderungen.
Es stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung, wobei meist nach „abrechnen“ „ja“ und/oder der Fälligkeit und/oder nach „Veranstaltungsbeginn gefiltert wird.
Filtern Sie hier so, dass Ihnen alle zur Abrechnung vorgesehenen Forderungen angezeigt werden. Ggf. müssen Sie die Anzahl der Zeilen pro Seite auf die Anzahl der gefilterte Datensätze erhöhen. Dann markieren Sie alle Forderungen (grün hinterlegte Spalte), und klicken auf "Optionen" und anschließend auf "Forderungen abrechnen (aus Anmeldung)", wenn Sie Forderungen aus Anmeldungen abrechnen.
So sammeln Sie alle markierten Forderungen in einer Sammelabrechnung auf. Es werden in separaten Abschnitten)sowohl Lastschrifteinzüge als auch Rechnungsbelege (Zahlungsaufforderungen) generiert. Alle Abrechnungen sind mit automatisch fortlaufender Nummer versehen und ermöglichen so eine eindeutige Zuordnung.
Bei Forderungen aus anderen Objekten (z.B. Mitgliedschaften) wählen Sie die entsprechend dafür hinterlegte Sammelabrechnungsvorlage.
Wollen Sie mehrere Anmeldungen zusammen in einer Abrechnung abrechnen, wählen Sie die Abrechnungsvorlage eine passende Abrechnungsvorlage mit dem Zusatz „nach Anschrift“. Siehe auch Artikel „Firmen- oder Sammel-Rechnungen“,
"Forderungen abrechnen (meine Geschäftsstelle)" für alle Forderungen
Der Report "Forderungen abrechnen (meine Geschäftsstelle)" listet nur die Forderungen, die der eigenen Geschäftsstelle zugewiesen sind. Also der Geschäftsstelle(n), mit denen der aktuelle Benutzer über die Geschäftsstellenreferenzen verknüpft ist.
Sammelabrechnung ausführen
Fehler in den Abrechnungen der Sammelabrechnung erkennt das System und listet diese als „fehlerhaft“ rot markiert auf.
Bei jeder Abrechnung steht ein Hinweis zum vorhandenen Fehler. Infos zu Fehler in der Sammelabrechnung (siehe Abschnitt 12).
Abrechnungen mit Fehlern, die nicht vor dem Ausführen behoben werden, sowie Abrechnungen, die zur Behebung des Fehlers abgebrochen werden mussten, werden beim „Ausführen“ der Sammelabrechnung ignoriert, also nicht verarbeitet. Sie werden nicht in Schnittstellendateien (SEPA oder individuelle Schnittstellen) übertragen, und es wird kein Beleg erzeugt.
Wenn alle Fehler behoben sind, oder Sie trotz vorhandener Fehler die Sammelabrechnung ausführen wollen, klicken Sie auf „ausführen".
- Durch das Ausführen werden über die SEPA-Schnittstelle jeweils separate Exportdateien der enthaltenen Lastschriften / der enthaltenen Überweisungen (= Erstattungen) erstellt.
- SEPA-Lastschrift
- SEPA-Überweisung)
- Für die Zahlungsaufforderungen wird jeweils der Beleg (= Rechnung) erstellt, außer dieser wurde zuvor schon manuell erstellt.
- Für die zugehörigen Forderungen / Verbindlichkeiten wird ein entsprechender Gegenkontoeintrag über die Zahlung erstellt.
- Bar-Abrechnungen werden nicht verarbeitet.
Hinweis: bitte beachten Sie, dass dies bei individuellen Schnittstellen (SAP, Infoma, etc.) abweichen kann)
Für jede in der Sammelabrechnung enthaltene Zahlungsart erhalten Sie eine Protokolldatei die immer vier Teile umfasst:
- - Begleitdaten
- - Transaktionen (die einzelnen Lastschriften)
- - Buchhaltungsdaten (Kostenstellen/Sachkonten/Kostenträger)
- - Veranstaltungsstatistik (Anzahl der abgerechneten Veranstaltungen)
Abschließend können Sie dann die SEPA-Datei "herunterladen" und speichern. Diese Datei können Sie dann gemäß individueller Vereinbarung Ihrer Bank/Kasse zur weiteren Verwendung zur Verfügung stellen.
TIPP: Fällt Ihnen vor Versand/Übertragung der Daten an die Bank auf, dass Sie versehentlich falsch Abrechnungen aufgesammelt haben, so können Sie die Sammelabrechnung "zurücksetzen". Siehe Artikel "Sammelabrechnung zurücksetzen (Verbindlichkeiten)".
Firmen- oder Sammel-Rechnungen
Die Erstellung von Sammel-Rechnungen für Firmen oder Privatpersonen kann über eine individuelle Sammelabrechnungsvorlage vorgenommen werden. Hierbei werden die Forderungen gruppiert nach der Anschrift des Forderungskontaktes auf einer Rechnung zusammengefasst.
Bitte sprechen Sie uns an, wenn bei Ihnen Bedarf besteht, dann richten wir Ihnen die benötigte/n Vorlage/n ein.
- Forderungen abrechnen nach Anschrift (Anmeldungen)
- Forderungen abrechnen nach Anschrift (allgemein)
Eine Finanz-Übersicht eines Kontaktes erhalten Sie über die Applikation "Vermögen" (Forderungen und Verbindlichkeiten). Hier haben Sie Zugriff auf alle Forderungen und Verbindlichkeiten des Kontaktes (Analog zur Applikation "Vermögen" in Veranstaltung), und können allgemeine Forderungen und/oder Verbindlichkeiten für diesen Kontakt erstellen.
Vorgehensweise zur Erstellung einer Firmen- oder Sammel-Rechnung
Filtern Sie in Ihrem Abrechnungs-Report nach dem gewünschten Kontakt. Markieren Sie die Forderungen, die in der Abrechnung zusammengefasst, und auf einer Rechnung ausgewiesen werden sollen. Klicken Sie dann auf Optionen -> Forderungen abrechnen und wählen Sie die entsprechende Vorlage mit dem Zusatz „nach Anschrift“ aus. Damit wird eine Abrechnung erstellt, die alle im ersten Schritt markierten Forderungen enthält. Sie werden wie gewohnt zur Sammelabrechnung weitergeleitet. Ab hier können Sie dann wieder wie gewohnt (ggf. vorhandene Fehler lösen) die Sammelabrechnung ausführen.
Sie können auch mehrere Sammel-Rechnungen gleichzeitig zu erstellen. Beispiel: In einer Veranstaltung gibt es zwei Auftraggeber mit je fünf Anmeldungen.
Filtern Sie im Report nach der Veranstaltungsnummer und markieren Sie alle Forderungen (insgesamt 10 Stück). Rechnen Sie diese über die individuelle Sammelabrechnungsvorlage "Forderungen abrechnen nach Anschrift (Anmeldungen)" ab. In der Sammelabrechnung haben Sie dann zwei Abrechnungen die jeweils fünf Forderungen beinhalten.
HINWEIS: Sammel-Rechnungen werden nach der Anschrift eines Kontaktes gruppiert. Bei einem größeren Unternehmen mit mehreren Anschriften werden Rechnungen pro Anschrift erzeugt.
ACHTUNG:
Die Sammelabrechnung prüft, ob es bereits bestehende Abrechnungen zum Vermögen gibt. Ist eine abrechenbare/fehlerhafte Abrechnung vorhanden wird diese genutzt - auch wenn die darin enthaltene Gruppierung der Vermögen nicht dem Vorgabewert der aktuellen Sammelabrechnung entspricht.
Beispiel:
Vor dem Erstellen der Sammelabrechnung über „Forderungen abrechnen“ wurde manuell eine Abrechnung über ein einzelnes Vermögen (z.B. Kursgebühr einer Anmeldung) erstellt , so kann diese zwar über eine Sammelabrechnungsvorlage „nach Anschrift“ abgerechnet werden, aber sie wird dann nicht mit anderen offenen Forderungen gemeinsam abgerechnet, sondern einzeln.
Belegversand Sammelabrechnung
Versand Rechnungsbeleg per Mail
Direkt aus der Sammelabrechnung heraus können Rechnungen zu Lastschrifteinzügen und Zahlungsaufforderungen per Kommunikation versendet werden:
- Die Platzhalter in den Muster-Nachrichtenvorlage zu Rechnung und Mahnung geben automatisch folgende Daten aus:
- die Rechnungsnummer im Betreff
- die folgenden Texte entsprechende der Zahlungsart
- Zahlungsart Lastschrift: Der Betrag wird in den kommenden Tagen von Ihrem Konto eingezogen.
- Zahlungsart Zahlungsaufforderung: Bitte überweisen Sie den Betrag auf unser Konto.
Sollten Sie individuelle Texte bevorzugen, können Sie die Mustervorlagen kopieren, anpassen und mit den entsprechenden Sammelabrechnungsvorlage verknüpfen.
Versand Rechnungsbeleg per Post
Der Report „Druck Rechnungsbelege“ bei Sammelabrechnung listet alle Abrechnungen, die nicht über die Nachrichtenvorlage verschickt werden können, weil bei den zugehörigen Kontakten keine Mailadresse hinterlegt ist. Ausdrucken können Sie das Rechnungsdokument, aus dem jeweiligen Beleg.
Um sich den Report einzubinden, klicken Sie in einer Sammelabrechnung auf der linken Seite auf „Reports“ und dann auf „Reports verwalten“. Suchen Sie mit strg+f nach „druck“ und klicken Sie auf den Report „Druck Rechnungsbelege“. Dieser wir Ihnen dann in der rechten Spalte angezeigt und Sie können auf „Dialog schließen“ klicken. In Zukunft können Sie bei den Reports in Sammelabrechnung den neuen Report direkt auswählen.
Sammelabrechnung zurücksetzen (Beispiel Forderungen)
Auswirkungen durch „Zurücksetzen“
- Abrechnungen mit der Art „Lastschrift“ -> Gegenkontoeinträge werden entfernt, die Forderung ist damit wieder offen.
- Abrechnungen mit der Art „Zahlungsaufforderung“ -> Belege werden storniert und Korrekturrechnungen werden erstellt.
Das System bricht beim „Zurücksetzen“ die Abrechnungen nicht ab. Sollten auch alle Abrechnungen der Sammelabrechnung abgebrochen werden müssen, so können Sie dies über die Applikation „Sammelabrechnungsreferenzen“ und den Report „Abrechnungen der Sammelabrechnung“ über die Methode „abbrechen“ durchführen. Siehe Artikel "Mehrere Abrechnungen einer Sammelabrechnung abbrechen".
Nehmen Sie nach dem Zurücksetzen der Sammelabrechnungen die erforderlichen Anpassungen vor. Das anschließende „NEU“-Aufsammeln der Abrechnungen erfolgt dann wieder über den entsprechenden Report.