Selbstorganisation, Teamwork und Büromanagement

cmxOrganize bietet alle Möglichkeiten für die Arbeitsorganisation der einzelnen Person bis hin zu Arbeitsgruppen, Teams und ganzen Abteilungen. Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen, Checklisten, Besprechungen... Verteiler werden gemeinsam im Team abgearbeitet. Doppelarbeit wird zum Fremdwort. Nichts geht mehr verloren und der Abstimmungsaufwand reduziert sich auf ein Minimum. Mitarbeiter dürfen ohne schlechtes Gewissen auch mal krank sein oder den Urlaub genießen, denn das Team kann die Korrespondenz, Aufgaben oder Termine bei Bedarf übernehmen oder abarbeiten. Die Rückkehr aus dem Urlaub oder der Krankheitsphase ist damit nicht mehr davon geprägt, sich erst mal durch einen Berg von E-Mails zu arbeiten.

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  • Interne Echtzeit-Kommunikation
    • 1:1 Konversation
    • Video-Conferencing
    • Team-/Gruppenkommunikation (Chat)
    • Kommunikation mit allen Mitarbeitenden einer Abteilung
  • Abbilden von Geschäftsvorfällen
    • Dokumentation / Historie
    • E-Mailkorrespondenz gemischt mit Gesprächsnotizen und Mitschrieben
    • Dokumentenablage
    • Terminierung / Wiedervorlage
    • Interne Weiterleitung / Delegation / Übernahme
    • direkter Weiterleitung der Geschäftsvorfälle
  • Organisation von Besprechungen
    • Einfache Terminfindung für Gruppen / Teams
    • Themen zu Besprechungen hinzufügen
    • Folgebesprechung erstellen und Themen verschieben
  • Vorgänge terminieren und priorisieren / Abarbeitungsreihenfolge definieren
  • Checklisten erstellen und abarbeiten
  • Vorgänge in Bezug setzen und Abhängigkeiten / Zusammenhänge darstellen

Planungssystem

Planungssystem

Das durchgängige Planungs-System existiert so im Markt eigentlich nicht. Meist werden Projektmanagement-Systeme oder Kalender verwendet, um die einzelnen Vorgänge zu planen.

Das Projekt-Management-System, Kalender, Aufgaben-System, Ticket-System etc. kennen sich gegenseitig nicht. Geschäftsprozesse sind gebrochen. Manchmal wird über komplexe Schnittstellen versucht, eine Verbindung zu schaffen. Doppelte Datenpflege fällt an. Es kommt zwangsläufig zu Mehraufwand und zu einer höheren Fehlerquote.

Die Lösung
Durch die revolutionäre Vorgehensweise von cmxOrganize, ist die Planung ein voll integrierter Bestandteil in allen Bereichen.

Unser System unterscheidet zwei Arten von Planungen. Die Planung von Ressourcen und die Planung von Veranstaltungen. 

Jeder Mitarbeiter wird als "Ressource" betrachtet und hat seine eigene Planung. Das ist wie ein eigener Kalender, geht darüber aber deutlich hinaus.

In allen Vorgängen weiß das System automatisch wer beteiligt ist, und zeigt die entsprechenden Planungen der Mitarbeiter, aber auch die von Kunden und anderen Kontakten an. Diese Planungen finden sich in Geschäftsstellen oder Arbeitsgruppen wieder.

Zu Ressourcen gehörten auch Orte und Betriebsmittel. Auch diese Gegenstände sind im System vorhanden und können auf die selbe Art beplant werden. Dazu kommt die Planung von Veranstaltungen. Hier können Termine eingeplant werden, die vollautomatisch Planzeiten in den entsprechenden Ressourcen-Planungen hinterlegen.

Die Planung wird so zum Kinderspiel. Wir nutzen für unsere Vorgehensweisen übrigens bewusst keine KI.

Wir zeigen Ihnen, was heute wirklich möglich ist. 
Erleben sie Digitalisierung auf einer neuen Evolutionsstufe.

Kalender

Kalender

Kalender waren bisher meist reine Insellösungen. Man nutzte den Kalender von Google oder Outlook. Keines dieser Systeme hatte tiefer gehende Fähigkeiten.

So konnte man nicht die Firmen-Termine und die privaten Termine abgleichen. Termine in der Firma abstimmen wurde zum Kunst-Akt. Absprachen von Terminen blieben schwierig.

Die Lösung
Die Planung von cmxOrganize. Wir haben nicht einfach einen Kalender umgesetzt. Es handelt es sich dabei um eine leistungsstarke und dennoch einfach zu verwendende Ressourcen-Planung.

Aufgaben-Systeme

Aufgaben-Systeme

Aufgaben-Verwaltungen und ToDo-Listen gibt es schon sehr lange. Manchmal in Verbindung mit einem Projekt-Management-System oder mit einem Kalender.

Aber was, wenn ich ein Ticket als Aufgabe verarbeiten möchte, oder wenn ich in einem Projekt Aufgaben von einer in die andere Geschäftsstelle verschieben will?

Die Lösung
Das Objekt "Vorgang" ist in cmxOrganize der Träger für Vieles. Auch für Aufgaben. Auf Ihrer Startseite finden Sie die zentrale Aufgabenliste. Hier werden alle Vorgänge dargestellt, die im Moment anstehen. cmxOrganize bietet aber nicht einfach eine platte Aufgabenliste.

Aufgaben können über die Planung terminiert oder mit einem Klick auf Wiedervorlage gelegt werden. Wird mir eine Aufgabe zu viel, kann ich sie einfach in die entsprechende Geschäftsstelle abgeben, wo dann andere Mitarbeiter sie wieder aufnehmen können. Eine Aufgabe kann als Thema in Besprechungen gelegt werden.

Über unsere Lösungen zur Kollaboration von Mitarbeitern kann ein Vorgang besprochen oder zurückgestellt werden.

Vorgänge können als Voraussetzung für andere Vorgänge verwendet werden. Das Benachrichtigungssystem hält Beteiligte dabei immer auf dem Laufenden und berichtet, wenn etwas Wichtiges passiert.

Projektmanagement

Projektmanagement

Wir fangen da an, wo herkömmliche Projekt-Tools an ihre Grenzen stoßen. Dynamisch, flexibel, transparent, verknüpft und mit geringem Pflegeaufwand können den Projekten beliebig Aufgaben zugewiesen und als Voraussetzung für weitere Aufgaben definiert werden. Die Projektbeteiligten dokumentieren ihre Zeiten mit einem Klick - es war noch nie so einfach! Das entlastet das Team und spart Zeit und Nerven. So behält man das Projekt im Griff.

  • Projekte erstellen
  • Verantwortlichkeiten definieren
  • Projektteam zuweisen
  • Arbeitsgruppen managen
  • intern im Projektteam kommunizieren
  • Besprechungen organisieren
  • Aufgaben zuweisen und terminieren
  • Multi-Vernetzung der Vorgänge
    • Input-Bezug
    • Output-Bezug
    • Voraussetzung (kritische Pfad)
    • Aufgaben mit Teilaufgaben
  • Zeiten dokumentieren
  • Projektabrechnung erstellen
  • Projektauswertung erstellen

Büroorganisation

Büroorganisationssystem

Büro-Organisations-Systeme werden in der Regeln unterteilt in Ablagesystem, Zeitmanagement, Informationsmanagement, Ressourcenmanagement und die Arbeitsumgebung.

Bisher wurden dafür verschiedenste Systeme verwendet. Das Ablagesystem war ein freigegebener Ordner im Netzwerk, das Zeitmanagement wurde über einen Kalender geregelt. Informationsmanagement? Das wurde über so viele Arten bisher verarbeitet.

Wie bei so vielen anderen Bereichen folgt hier Medienbruch auf Medienbruch. Arbeitsabläufe waren unterbrochen, mehrfache Datenpflege unumgänglich.

Die Lösung
Das digitale Ökosystem von cmxOrganize bietet alle Gegenstände, die nötig sind um ihr Büro durchgängig und kohärent zu organisieren.

Dateien werden in der Regel nur verwendet, wenn sie von außen ins System kommen. Dokumente können einfach ins System gezogen werden. 
In cmxOrganize sind Dokumente keine Dateien mehr, sondern echte Dokumente. Bilder werden als Bilder gespeichert, Videos als Videos. Damit verfügen sie nicht mehr einfach über eine Dateiablage. Sie verfügen über alle Objekte die Sie brauchen, an der Stelle an der Sie sie brauchen.

Verarbeiten Sie ein Ticket, nachdem ein Kunde eine Mail mit einem Word-Dokument gesendet hat? Das Dokument ist in diesem Kontext verfügbar und Teil des Verlaufes im Vorgang.

Bilder können im System nicht nur verwaltet und gespeichert werden. Sie können diese auch direkt zuschneiden oder mit Filtern bearbeiten.

Dokumente sind nicht nur Dateien in einem Verzeichnis. Sie können revisionssicher wie in einem Dokumenten-Management-System verarbeitet werden.

Planung, Kommunikation, Ressourcen-Management: Alles was sie brauchen, in einem System.

Kollaborationssystem

Kollaborationssystem

Klassische und aktuelle Kollaborationssysteme sind darauf ausgelegt, die Arbeit im Team zu erleichtern. Sie helfen bei der internen Kommunikation und erleichtern die Zusammenarbeit.

Auch wenn diese Systeme heute häufig in der Cloud laufen, stellen sie doch in aller Regel nur eine weitere Insel im Unternehmen dar. Das Kollaborationssystem kennt nicht das Projektmanagement, das Projektmanagement weiß nichts vom Ticketsystem.

Manchmal versucht man dann über Schnittstellen dieses Medienbrüche zu überbrücken. Das ist aber meist nur mit viel Aufwand und wenig Erfolg verbunden.

cmxOrganize
cmxOrganize nutzt Vorgänge um die Dinge im Unternehmen zu verarbeiten. Durch unser Konzept in dem wir alles in einem standardisierten, digitalisierten Ökosystem verarbeiten, ist das Kollaborationssystem keine Insel mehr.

In jedem Vorgang erfasst das System automatisch alle Beteiligten. Mit einem Klick können Sie Mitarbeitern oder Kunden schreiben. Sie können aber auch den Vorgang in eine Besprechung legen, weitere Personen dazu nehmen, direkt mit Kunden kommunizieren oder den Vorgang in eine Geschäftsstelle abgeben, damit jemand anders daran weiterarbeiten kann.