Interne Kommunikation und Zusammenarbeit

Arbeitssituationen für die Zusammenarbeit im Büro — https://pixabay.com/de/illustrations/arbeit-fernbedienung-b%C3%BCro-heimb%C3%BCro-5491795/

cmxOrganize vereint externe und interne Kommunikation in einer leistungsstarken Plattform – für nahtlose Zusammenarbeit im Team und darüber hinaus. Mit integrierten E-Mail-Funktionen, personalisierten Nachrichtenvorlagen und einer übersichtlichen Kommunikationshistorie geht kein Detail verloren. Gleichzeitig ermöglicht cmxOrganize Echtzeit-Kommunikation in Form von Chatnachrichten in 1:1-Konversationen oder Gruppen-Chats sowie Video-Konferenzen (bis zu 15 Teilnehmern). Diese integrierten Funktionen ersetzen externe Tools wie Skype oder Zoom. Das System unterstützt zudem Selbstorganisation und Teamwork, sodass Aufgaben, Termine und Besprechungen effizient organisiert und dokumentiert werden können. So wird Kommunikation nicht nur einfacher, sondern auch zielgerichteter – für ein modernes, kollaboratives Arbeitsumfeld.

Messenger

Es gibt eine so große Anzahl an Messengern, Nachrichten-Programmen und Kollaborations-Systemen, dass man sich nur schwer erschließen kann, welche Lösung die Richtige ist. Und hat man sich für eine entschieden, findet man schnell heraus wo die Grenzen sind.

Die Themen

Nachrichten können leicht verarbeitet werden? Aber wie verarbeite ich Tickets? Die Kommunikation soll sicher sein? Aber wo landen meine Daten, wenn ich eine andere App verwende. Und warum finde ich meine Nachrichten nicht, wenn ich auf meinen Kunden klicke?

Die Lösung

Nachrichten sind eines der Kern-Gegenstände im digitalen Ökosystem cmxOrganize. Über Nachrichten können alle Nachrichtenarten verarbeitet werden, unabhängig davon, ob es sich um E-Mail-Kommunikation, interne Kommunikation oder SMS handelt.

Dabei wurde absichtlich auf die Einbindung von Systemen wir WhatsApp oder anderen Messengern verzichtet. Sie sollen die Kontrolle über ihre Daten haben. cmxOrganize stellt in allen Vorgängen die beteiligten Personen dar und sie sind nur einen Klick vom Schreiben einer Nachricht entfernt. cmxOrganize vereint interne und die externe Kommunikation. Der Medienbruch zwischen diesen beiden Kommunikationsarten entfällt.

Das schreiben von E-Mails wird so einfach wie in einem Messenger und schnelle, interne Nachrichten sind sicher und voll in die Prozesse integriert. Gruppen-Chats bei denen Kunden per E-Mail direkt eingebunden werden sollen? Kein Problem. Chatten in Arbeitsgruppen oder allen Mitarbeitern einer Geschäftsstelle eine Nachricht schreiben? Kein Problem.

Echtzeit-Kommunikation

Skype, Zoom, Teams ... werden nicht mehr gebraucht.

Mit dem aktuellen Update liefern wir unser Echtzeit-Kommunikations-System aus.

cmxOrganize hatte bisher bereits ein eigenes E-Mail- und Nachrichtensystem. Dieser Bereich wurde von uns jetzt deutlich weiter entwickelt. Nachrichten können jetzt wie bei einem Messenger in Echtzeit versendet werden. Damit haben wir eine echte Chat-Funktion im cmxOrganize. Aber nicht nur das: Auch Video-Konferenzen mit bis zu 15 Teilnehmern sind jetzt schon intern möglich.

Damit wird die interne Kommunikation zum Kinderspiel. Mitarbeiter können mit einem Klick angeschrieben order angerufen werden.

Das ist aber noch nicht alles. Es können Gruppen angelegt werden, wie in WhatsApp. Konversationen können Themen bezogen in Vorgängen geführt werden.

Mit dem aktuellen Update ermöglichen wir bereits all diese Funktionen im Bereich der angemeldeten Mitarbeiter. Nach einiger Zeit wird es aber zwei weitere Updates geben. Dann wird es möglich sein, direkt mit Kunden einen VideoChat zu führen. Zu diesem Zeitpunkt werden wir dann auch unseren eigenen Support auf cmxOrganize umstellen und auf Zoom verzichten.

Im dritten Schritt geben wir dann das VideoChat-System für die Veranstaltungen frei. Ab diesem Zeitpunkt Können dann Teilnehmer einfach und ohne Barrieren an Online-Kursen Teilnehmen ohne sich in einem Fremdsystem anmelden zu müssen.

Selbstorganisation, Teamwork und Büromanagement

cmxOrganize bietet alle Möglichkeiten für die Arbeitsorganisation der einzelnen Person bis hin zu Arbeitsgruppen, Teams und ganzen Abteilungen. Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen, Checklisten, Besprechungen... Verteiler werden gemeinsam im Team abgearbeitet. Doppelarbeit wird zum Fremdwort. Nichts geht mehr verloren und der Abstimmungsaufwand reduziert sich auf ein Minimum. Mitarbeiter dürfen ohne schlechtes Gewissen auch mal krank sein oder den Urlaub genießen, denn das Team kann die Korrespondenz, Aufgaben oder Termine bei Bedarf übernehmen oder abarbeiten. Die Rückkehr aus dem Urlaub oder der Krankheitsphase ist damit nicht mehr davon geprägt, sich erst mal durch einen Berg von E-Mails zu arbeiten.

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Interne Echtzeit-Kommunikation

1:1 Konversation
Video-Conferencing
Team-/Gruppenkommunikation (Chat)
Kommunikation mit allen Mitarbeitenden einer Abteilung

Abbilden von Geschäftsvorfällen

Dokumentation / Historie
E-Mailkorrespondenz gemischt mit Gesprächsnotizen und Mitschrieben
Dokumentenablage
Terminierung / Wiedervorlage
Interne Weiterleitung / Delegation / Übernahme
direkter Weiterleitung der Geschäftsvorfälle

Organisation von Besprechungen

Einfache Terminfindung für Gruppen / Teams
Themen zu Besprechungen hinzufügen
Folgebesprechung erstellen und Themen verschieben

Vorgänge terminieren und priorisieren / Abarbeitungsreihenfolge definieren
Checklisten erstellen und abarbeiten
Vorgänge in Bezug setzen und Abhängigkeiten / Zusammenhänge darstellen

Planungssystem

Das durchgängige Planungs-System existiert so im Markt eigentlich nicht. Meist werden Projektmanagement-Systeme oder Kalender verwendet, um die einzelnen Vorgänge zu planen.

Das Projekt-Management-System, Kalender, Aufgaben-System, Ticket-System etc. kennen sich gegenseitig nicht. Geschäftsprozesse sind gebrochen. Manchmal wird über komplexe Schnittstellen versucht, eine Verbindung zu schaffen. Doppelte Datenpflege fällt an. Es kommt zwangsläufig zu Mehraufwand und zu einer höheren Fehlerquote.

Die Lösung

Durch die revolutionäre Vorgehensweise von cmxOrganize, ist die Planung ein voll integrierter Bestandteil in allen Bereichen.

Unser System unterscheidet zwei Arten von Planungen. Die Planung von Ressourcen und die Planung von Veranstaltungen.

Jeder Mitarbeiter wird als "Ressource" betrachtet und hat seine eigene Planung. Das ist wie ein eigener Kalender, geht darüber aber deutlich hinaus.

In allen Vorgängen weiß das System automatisch wer beteiligt ist, und zeigt die entsprechenden Planungen der Mitarbeiter, aber auch die von Kunden und anderen Kontakten an. Diese Planungen finden sich in Geschäftsstellen oder Arbeitsgruppen wieder.

Zu Ressourcen gehörten auch Orte und Betriebsmittel. Auch diese Gegenstände sind im System vorhanden und können auf die selbe Art beplant werden. Dazu kommt die Planung von Veranstaltungen. Hier können Termine eingeplant werden, die vollautomatisch Planzeiten in den entsprechenden Ressourcen-Planungen hinterlegen.

Die Planung wird so zum Kinderspiel. Wir nutzen für unsere Vorgehensweisen übrigens bewusst keine KI.

cmxOrganize – Ihre digitale Plattform

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Kalender

Kalender waren bisher meist reine Insellösungen. Man nutzte den Kalender von Google oder Outlook. Keines dieser Systeme hatte tiefer gehende Fähigkeiten.

So konnte man nicht die Firmen-Termine und die privaten Termine abgleichen. Termine in der Firma abstimmen wurde zum Kunst-Akt. Absprachen von Terminen blieben schwierig.

Die Lösung

Die Planung von cmxOrganize. Wir haben nicht einfach einen Kalender umgesetzt. Es handelt es sich dabei um eine leistungsstarke und dennoch einfach zu verwendende Ressourcen-Planung.

Planungssystem

Aufgaben-Systeme

Aufgaben-Verwaltungen und ToDo-Listen gibt es schon sehr lange. Manchmal in Verbindung mit einem Projekt-Management-System oder mit einem Kalender.

Aber was, wenn ich ein Ticket als Aufgabe verarbeiten möchte, oder wenn ich in einem Projekt Aufgaben von einer in die andere Geschäftsstelle verschieben will?

Die Lösung

Das Objekt "Vorgang" ist in cmxOrganize der Träger für Vieles. Auch für Aufgaben. Auf Ihrer Startseite finden Sie die zentrale Aufgabenliste. Hier werden alle Vorgänge dargestellt, die im Moment anstehen. cmxOrganize bietet aber nicht einfach eine platte Aufgabenliste.

Aufgaben können über die Planung terminiert oder mit einem Klick auf Wiedervorlage gelegt werden. Wird mir eine Aufgabe zu viel, kann ich sie einfach in die entsprechende Geschäftsstelle abgeben, wo dann andere Mitarbeiter sie wieder aufnehmen können. Eine Aufgabe kann als Thema in Besprechungen gelegt werden.

Über unsere Lösungen zur Kollaboration von Mitarbeitern kann ein Vorgang besprochen oder zurückgestellt werden.

Vorgänge können als Voraussetzung für andere Vorgänge verwendet werden. Das Benachrichtigungssystem hält Beteiligte dabei immer auf dem Laufenden und berichtet, wenn etwas Wichtiges passiert.

Projektmanagement

Wir fangen da an, wo herkömmliche Projekt-Tools an ihre Grenzen stoßen. Dynamisch, flexibel, transparent, verknüpft und mit geringem Pflegeaufwand können den Projekten beliebig Aufgaben zugewiesen und als Voraussetzung für weitere Aufgaben definiert werden. Die Projektbeteiligten dokumentieren ihre Zeiten mit einem Klick - es war noch nie so einfach! Das entlastet das Team und spart Zeit und Nerven. So behält man das Projekt im Griff.

Projekte erstellen
Verantwortlichkeiten definieren
Projektteam zuweisen
Arbeitsgruppen managen
intern im Projektteam kommunizieren
Besprechungen organisieren
Aufgaben zuweisen und terminieren
Multi-Vernetzung der Vorgänge

Input-Bezug
Output-Bezug
Voraussetzung (kritische Pfad)
Aufgaben mit Teilaufgaben

Zeiten dokumentieren
Projektabrechnung erstellen
Projektauswertung erstellen

Büroorganisation

Büroorganisationssystem

Büro-Organisations-Systeme werden in der Regeln unterteilt in Ablagesystem, Zeitmanagement, Informationsmanagement, Ressourcenmanagement und die Arbeitsumgebung.

Bisher wurden dafür verschiedenste Systeme verwendet. Das Ablagesystem war ein freigegebener Ordner im Netzwerk, das Zeitmanagement wurde über einen Kalender geregelt. Informationsmanagement? Das wurde über so viele Arten bisher verarbeitet.

Wie bei so vielen anderen Bereichen folgt hier Medienbruch auf Medienbruch. Arbeitsabläufe waren unterbrochen, mehrfache Datenpflege unumgänglich.

Die Lösung

Das digitale Ökosystem von cmxOrganize bietet alle Gegenstände, die nötig sind um ihr Büro durchgängig und kohärent zu organisieren.

Dateien werden in der Regel nur verwendet, wenn sie von außen ins System kommen. Dokumente können einfach ins System gezogen werden.

In cmxOrganize sind Dokumente keine Dateien mehr, sondern echte Dokumente. Bilder werden als Bilder gespeichert, Videos als Videos. Damit verfügen sie nicht mehr einfach über eine Dateiablage. Sie verfügen über alle Objekte die Sie brauchen, an der Stelle an der Sie sie brauchen.

Verarbeiten Sie ein Ticket, nachdem ein Kunde eine Mail mit einem Word-Dokument gesendet hat? Das Dokument ist in diesem Kontext verfügbar und Teil des Verlaufes im Vorgang.

Bilder können im System nicht nur verwaltet und gespeichert werden. Sie können diese auch direkt zuschneiden oder mit Filtern bearbeiten.

Dokumente sind nicht nur Dateien in einem Verzeichnis. Sie können revisionssicher wie in einem Dokumenten-Management-System verarbeitet werden.

Planung, Kommunikation, Ressourcen-Management: Alles was sie brauchen, in einem System.

Kollaborationssystem

Klassische und aktuelle Kollaborationssysteme sind darauf ausgelegt, die Arbeit im Team zu erleichtern. Sie helfen bei der internen Kommunikation und erleichtern die Zusammenarbeit.

Auch wenn diese Systeme heute häufig in der Cloud laufen, stellen sie doch in aller Regel nur eine weitere Insel im Unternehmen dar. Das Kollaborationssystem kennt nicht das Projektmanagement, das Projektmanagement weiß nichts vom Ticketsystem.

Manchmal versucht man dann über Schnittstellen dieses Medienbrüche zu überbrücken. Das ist aber meist nur mit viel Aufwand und wenig Erfolg verbunden.

cmxOrganize

cmxOrganize nutzt Vorgänge um die Dinge im Unternehmen zu verarbeiten. Durch unser Konzept in dem wir alles in einem standardisierten, digitalisierten Ökosystem verarbeiten, ist das Kollaborationssystem keine Insel mehr.

In jedem Vorgang erfasst das System automatisch alle Beteiligten. Mit einem Klick können Sie Mitarbeitern oder Kunden schreiben. Sie können aber auch den Vorgang in eine Besprechung legen, weitere Personen dazu nehmen, direkt mit Kunden kommunizieren oder den Vorgang in eine Geschäftsstelle abgeben, damit jemand anders daran weiterarbeiten kann.

Ticketsystem

Klassische Ticketsyteme sind getrennt von Aufgaben-Verwaltungs-Systemen oder Projektmanagement. E-Mails können empfangen und versendet werden. Ticket-Nummern können vergeben werden. Aber soll etwas an eine andere Geschäftsstelle weitergeleitet werden, oder soll aus einem Ticket ein Projekt werden, kommt schon der erste Medienbruch.

Die Lösung

In cmxOrganize ist effektiv jeder Vorgang ein "Ticket". Jeder Vorgang hat von Haus aus eine Vorgangs-Nummer, was der Ticketnummer entspricht. Antwortet ein Kunde, landet diese Nachricht wieder im richtigen Vorgang. Themen die mit Kunden besprochen werden, haben automatisch einen Verlauf. Kommt eine neue E-Mail von einem Kunden, wird diese direkt vom Nachrichtensystem verarbeitet. Eine Benachrichtigung erscheint auf der eigenen Startseite oder in der jeweiligen Geschäftsstelle. Das hängt davon ab, ob der Kunde an Sie persönlich oder an eine Geschäftsstelle geschrieben hat.

Sie haben dann aber nicht einfach eine Nachricht in einem Posteingang. Für die Nachricht wurde gleich automatisch ein Vorgang erstellt und die E-Mail ist bereits der erste Punkt im Verlauf des Vorgangs.

Tickets werden nahtlos zu Aufgaben, zu Projekten oder können an andere Personen oder Geschäftsstellen weitergegeben werden.

externe Kommunikation & E-Mail-Client

Sie versenden E-Mails, machen sich in der Zwischenzeit Notizen und bereiten sich auf einen Termin vor. Sie erhalten die Antwort - welche sich direkt in den bisherigen Verlauf eingliedert und zusätzlich pro Person eine Verlauf der gesamten Korrespondenz in einer Übersicht. Was für eine Vereinfachung...

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E-Mail-Client

Personenbezogen
Nutzung von Funktionsadressen für Geschäftsstellen
ohne lokale Ressource
Mischung interner und externer Adressaten

E-Mail-Versand

1:1-Kommunikation
Massenmail
mittels Nachrichtenvorlagen mit Platzhaltern
personalisierte Mails mit personalisiertem Anhang direkt aus dem System
Versand beliebig vieler Anhänge
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails mit S/MIME (in Umsetzung)

Serien-Funktion

Mailversand an mehrere Personen
personalisierte E-Mail mit personalisierten Anhängen auf Knopfdruck

Nachrichtenvorlagen

für E-Mail oder SMS
Platzhaltersystem für dynamische Ausgaben
schnelle Einbindung vorhandener Textvorlagen
Individualisierbarkeit vor dem Versand
mit Dokumentenvorlagen verknüpfbar

Nachrichtensystem

Grundlegend arbeiten Unternehmen heute mit zwei Arten von Nachrichtensystemen: E-Mailprogramme und Instant-Messenger. Dabei bildet die klassische E-Mail das kommunikative Rückgrat in den Unternehmen. Instant-Messenger sind komfortabel. Hier existieren viele Anbieter, die aber nicht kompatibel zueinander sind.

Und wie es es mit der Sicherheit? Wenn kritische Informationen ausgetauscht werden, sollte man sich sicher fühlen können.

cmxOrganize

Im cmxOrganize sind E-Mail-System und internes Nachrichtensystem in einem einheitlichen digitalen Ökosystem umgesetzt. Das Objekt "Nachricht" spielt hier die zentrale Rolle. Die internen Nachrichten die hier versendet werden, sind auf dem Transportweg immer verschlüsselt und verlassen nicht den Server ihres Unternehmens.

Die Kommunikation wird in unserem digitalen Ökosystem aber vor allem einfacher. Sie können von jeder Stelle aus schnell und einfach mit allen Beteiligten kommunizieren und müssen dafür nicht in ein anderes System wechseln. Sie sind immer im Kontext und alle Informationen sind direkt verfügbar.