Eingehende Zahlungen manuell hinterlegen

Die Eingabe eines Zahlungseingangs ist nur in einer bereits erstellten Abrechnung möglich. Entweder haben Sie die Abrechnung bereits über eine Sammelabrechnung erstellt, dann gehen Sie in die entsprechende Abrechnung. Gibt es noch keine Abrechnung, dann müssen Sie zunächst über Ihre Abrechnungsvorlage eine Abrechnung erstellen. Siehe Punkt 1.8. [LINK]

Klicken Sie auf „Bar-Einzahlung“ oder „Zahlungseingang“ (je nach Art der Zahlung, die geleistet wurde), dann öffnet sich ein Dialog-Fenster, welches den zu zahlender Gesamtbetrag und das aktuelle Datum anzeigt.

„Bar-Einzahlung“

Bei einer Bar-Einzahlung müssen Sie ggf. die Kasse auswählen, falls Sie noch keiner Kasse zugewiesen sind.
Sind bei Ihnen mehrere Kassen angelegt, dann wählen Sie die Kasse, in die eingezahlt werden soll. Diese erste Auswahl wird dann vom System (für die aktuelle Session) automatisch für weitere Einzahlung gespeichert, bis ein neue gewählt, oder die Benutzer-Sitzung beendet wird.

Ist nur eine Kasse angelegt, so erscheint nur „Barkasse“.
  • Bei einer Teilzahlung korrigieren Sie den Gesamtbetrag auf den Betrag, der als Teilzahlung (Betrag der Anzahlung / ersten Rate) geleistet wird.
  • Wählen Sie das Zahlungsmittel aus dem Dropdown aus, es wird kein Vorgabewert angezeigt.
  • Die Einträge in dem Dropdown hängen von den bei Ihnen hinterlegten Zahlungsmitteln ab, siehe auch Punkt 6.2.1.
  • Betrag: = Betrag der geplanten Zahlung – kann angepasst werden
  • Verwendungszweck = Verwendungszweck der Abrechnungsvorlage –  kann angepasst werden
  • Datum = aktuelles Datum – kann angepasst werden
  • Belegnummer: wird automatisch gemäß der bei Ihnen hinterlegten Einstellungen generiert
  • Belegvorlagen: Bei individuell hinterlegten Quittungsbelegvorlagen können Sie diese hier auswählen. Sonst erscheint die ausgelieferte Musterbelegvorlage „Quittung Bareinzahlung“ und ist vorausgewählt.
Haben Sie alle Daten erfasst, klicken Sie auf „Einzahlung erstellen“. Sie werden automatisch in das Objekt „Zahlung“ weitergeleitet, in der auch die Quittung hinterlegt ist. Scrollen Sie etwas nach unten zum Quittungsbeleg. Diesen können Sie öffnen, herunterladen oder über das Icon „Vorgang erstellen und starten“ als Mail versenden (wenn Sie unseren Mail- (und SMS-Versand) nutzen).

„Zahlungseingang aus Überweisung“

Das Vorgehen bei der Erstellung eines Zahlungseingangs ist identisch, bis auf die Quittung. Bei „Zahlungseingang“ können Sie, falls nicht schon geschehen, einen Rechnungsbeleg erzeugen. Siehe hierzu auch Punkt 5.1.6. [LINK]

Das aus unserer Muster-Dokumentenvorlage generierte Dokument enthält eine Übersicht der Zahlungssituation. Es wird der Forderungsbetrag, sowie die geleistete Zahlung aufgeführt. Gibt es einen noch zu zahlenden offenen Betrag, wir auch dieser aufgeführt und, angepasst an die Zahlungsart der Abrechnung, wie mit dem Restbetrag verfahren wird. Diese Ansicht kann bei individuellen Belegvorlagen entsprechend abweichen.

weiterer Betrag wird eingenommen

Jede weitere (Bar-)Einzahlung kann in der Abrechnung zusätzlich hinterlegt werden. Rufen Sie die Abrechnung auf und erstellen, Sie wie oben bereits ausgeführt, die Bar-Einzahlung oder den Zahlungseingang.