1.1 Honorarkraftzugang

In den folgenden beiden Artikeln wird erläutert wie man vorhanden Honorarkraftzugänge überprüfen kann, diese einrichtet und die Honorarkräfte über den neuen Zugang informiert.

Überprüfung der vorhandenen Honorarkraftzugänge

Um zu überprüfen, welche aktiven Honorarkräfte einen Zugang zum internen Bereich des Internetauftritts haben, öffnet man im Objekt „Honorarverträge“ den Report „im Einsatz befindliche Honorarkräfte“.

Hinweis: Dieser Report listet alle Honorarkräfte auf, die einen aktiven Honorarvertrag mit Terminvereinbarungen in der Zukunft haben.

Über die Spalte „Benutzername/E-Mailadresse“ kann man erkennen, ob im Kontakt eine E-Mailadresse beim Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ hinterlegt ist oder nicht. Durch Eingabe des Filters „null“ in der Spalte "Benutzername/E-Mailadresse" kann man den Report so filtern, dass nur noch Kontakte mit fehlender E-Mailadresse angezeigt werden.

Hinweis: Damit man kein Kontakt übersieht, wird empfohlen, die Anzahl der angezeigten Einträge „pro Seite“, so zu verändern, dass alle gefundenen Ergebnisse auf einer Seite angezeigt werden.

Ist der Report entsprechende eingegrenzt, setzt man einen Haken in der Checkbox neben dem Filterfeld in der Spalte „Kontakt“. Im Anschluss werden alle Kontakte ausgewählt und die Methode „Optionen“ eingeblendet. Nun klickt man auf Optionen -> Methoden -> und wählt die Methode „E-Mailadresse in Benutzername übernehmen“ aus.

Hinweis: Die Methode „E-Mailadresse in Benutzername übernehmen“ wird nur bei Kontakten ausgeführt, wenn:
das Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ unter dem Link „Zugang zum Internetauftritt“ im Kontakt leer ist.
Die E-Mailadresse des Kontakts noch nicht bei einem anderen Kontakt im Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ verwendet wird.
Eine E-Mailadresse im Kontakt hinterlegt ist.

Informieren der Honorarkräfte über den Onlinezugang

Nachdem für die betreffenden Honorarkraftkontakte im Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ die E-Mailadresse hinterlegt wurde, kann über den Report „im Einsatz befindliche Honorarkräfte“ eine Nachricht auf Basis der Nachrichtenvorlage "Zugang zum internen Bereich unseres Internetauftritts für HK" an alle aktiven Honorarkräfte versendet werden.

Hierzu geht man wie folgt vor:

Sicherstellen das alle Kontakte im Report angezeigt werden (angezeigte Zeilen beachten).
In der Checkbox bei der Spalte „Kontakt“ (rechts neben dem Filterfeld) einen Haken setzen oder alternativ, den/die Kontakt(e) anhaken, welche man per E-Mail informieren möchte.
Auf die Methode „Optionen“ klicken -> „Nachricht senden“ und die Nachrichtenvorlage „Zugang zum internen Bereich unseres Internetauftritts für HK (Muster)“ auswählen.

Im Anschluss wird eine Kommunikation mit den ausgewählten Kontakten erstellt. Die Kommunikation enthält eine mit Platzhaltern personalisierte E-Mail, welche die E-Mailadresse aus dem Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ des jeweiligen Kontakts enthält. Die Nachricht beschreibt Schritt für Schritt, was der Empfänger tun muss, um Zugriff auf den internen Bereich des Internetauftritts zu erhalten.

Wie gewohnt können Sie die Nachrichtenvorlage kopieren und die enthaltenen Texte auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

ACHTUNG: Die Funktion „Kursleiterzugang anfordern“ steht ab sofort nicht mehr im Internetauftritt zur Verfügung.

Hinweis: Hat ein Honorarkraft Zugang zum Internen Bereich des Internetauftritts, kann sie viele Funktionen nutzen, wie z.B. über die Profilseite und dem Formular „Verfügbarkeiten melden“ Ihre Verfügbarkeiten im System hinterlegen. Diese können dann bei der Veranstaltungsplanungen berücksichtigt werden und vieles mehr. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel 10.2 Formular „Verfügbarkeiten übermitteln“ sowie im Kapitel 14.3.4.1 Liste „Mein Honorarkraftbereich“.