Allgemeine Hinweise

Applikationen (unsere Empfehlung für den Finanzbereich)

Für den Bereich Finanzen empfehlen wir Ihnen die folgenden Applikationen in den Objekten Veranstaltungen / Kontakte / Anmeldungen / Honorarverträge hinzuzufügen, wenn Sie diese nicht bereits in Verwendung haben.


Veranstaltungen
  • Rabattarten
  • Zahlungsplan
  • Aufwand
  • Forderungen und Verbindlichkeiten (Vermögen)
Die Applikation „Forderungen und Verbindlichkeiten (Vermögen)„ bietet einen Überblick über die Finanzsituation der Veranstaltung. Hierüber können Sie manuelle Forderungen / Verbindlichkeiten für die Veranstaltung anlegen, und dadurch mit dieser Veranstaltung verknüpfen.

Kontakte
  • Belege
  • Gutscheine
  • Legitimationen
  • Abrechnung
  • Zahlung
  • Mitgliedschaften (bei Bedarf)
  • Forderungen und Verbindlichkeiten (Vermögen)
Die Applikation „Forderungen und Verbindlichkeiten (Vermögen)“ zeigt Ihnen alle Forderungen und Verbindlichkeiten des Kontaktes an. Hierüber können Sie auch manuelle Forderungen / Verbindlichkeiten für den Kontakt anlegen, wenn diese keine Verknüpfung zu einer Veranstaltung oder Anmeldung haben müssen.

Anmeldungen
  • Terminvereinbarungen in der Anmeldung
Honorarverträge
  • Terminvereinbarungen im Honorarvertrag
Belege
  • Dokumente
Sammelabrechnungen
  • Sammelabrechnungsreferenzen

Definition von Forderungen und Verbindlichkeiten

In cmxOrganize unterscheiden wir „Forderungen“ und „Verbindlichkeiten“ etwas anders als in der Standard-Buchhaltung. Dies ist notwendig, um die unmittelbare Zuordnung der einzelnen Beträge innerhalb von Anmeldung und Honorarvertrag zu gewährleisten und die Verrechnung solcher Beträge zu ermöglichen.


Unter Forderungen in Bezug auf Anmeldungen verstehen wir alle Beträge, die zur Anmeldung gehören, also auch Guthaben. Guthaben in Anmeldungen sind daher negative Forderungen, keine Verbindlichkeiten.

Unter Verbindlichkeiten in Bezug auf Honorarverträge verstehen wir alle Beträge, die zum Honorarvertrag gehören, also auch Rückforderungen. Rückforderungen in Honorarverträgen sind daher positive Verbindlichkeiten, keine Forderungen.

Preis / Honorar / Aufwand

Berechnungsarten - "Festbetrag" vs. "pro...." (dynamischer Preis)

Festbetrag:
  • Der angegebene Basisbetrag gilt als Fixum.
pro „…“:
  • Dieses Berechnungsschema bezieht sich bei der Berechnung auf die jeweilige Einheit (Unterrichtseinheit / Stunde / Doppelstunde / Termin / Tag). Die Forderung / Verbindlichkeit berechnet sich damit aus der Einheit als Multiplikator in Kombination mit dem Basisbetrag. Bei jeder Änderung wird das Vermögen so  neu berechnet.

Besonderheiten im Honorarvertrag:
  • Über die Berechnungsart „pro Teilnehmer“ im Honorarvertrag kann ein fester Betrag pro TN, oder ein prozentuales Honorar der eingenommenen Kursgebühr hinterlegt werden.
    • Geben Sie bei „Basisbetrag“ statt des festen Betrages, den gewünschten Prozentsatz ein und stellen bei „Basisbetragsart“ um von „Euro“ auf „Prozent“.
    • Markieren Sie den/die zur Honorarberechnung vorgesehenen Preis/e oder Teilpreise in der zugehörigen Veranstaltung bei „honorarrelevant“ (Block „Sonstiges“) mit „ja“. Diese Kennzeichnung muss hinterlegt sein, BEVOR Anmeldungen erstellt werden.
    • Dann wird das Honorar pro TN in % von den Beträgen der als honorarrelevant "ja" gekennzeichneten Preisbestandteilen berechnet. Gewährte Rabatte reduzieren die Berechnungsgrundlage.
  • Die Berechnungsart „pro zugesagtem Tag“ ermöglicht es Ihnen, für Honorarkräfte und deren Aufwände Tagessätze zu hinterlegen, die unabhängig von der Stunden- oder Unterrichtseinheiten-Anzahl sind. Die Formel dahinter multipliziert den eingetragenen Basisbetrag mit der Anzahl an Tagen, für die mindestens eine zugesagte Terminvereinbarung im Honorarvertrag liegt.
Der große Vorteil von dynamischen Berechnungsarten ist die automatische Anpassung von Entgelten bei:
  • Späteinstieg / Nachrücken -> über die Pflege des Datums bei „Beginn“ in der Anmeldung
  • Verkürzung / Abbruch -> über die Pflege des Datums bei „Ende“ in der Anmeldung
  • Reduzierung des Kursentgeltes in der Anmeldung-> bei Terminabsage/n in der Veranstaltung
  • Reduzierung des Honorars / Aufwandes im Honorarvertrag-> bei Terminabsage/n in der Veranstaltung

Texte in Preisen

  • Eigenschaft „Zusatztext“
    • Der hier hinterlegte Text wird hinter dem Preis ausgegeben.
  • Eigenschaft „Platzhalter“
    • Der hier hinterlegte Text wird statt dem Preis ausgegeben.

Staffelpreise und Preis „festsetzen“

Es gibt Veranstaltungen, die auch bei einer geringen Anzahl an Teilnehmern stattfinden soll. Damit trotzdem die Wirtschaftlichkeit gewährleistet ist, ist der Preis solcher Veranstaltungen oft abhängig von der Anzahl der Teilnehmer.

Sie können in der Veranstaltung mehrere Preise anlegen und diese über die Funktionen "gültig ab Teilnehmerzahl“ und „gültig bis Teilnehmerzahl" für bestimmt Gruppengrößen festlegen. Die Preise werden so automatisch je nach aktueller Anzahl der Teilnehmer in den zugehörigen Anmeldungen ausgewiesen.

Hinweis: Die unterste Staffel muss mit bei "gültig ab Teilnehmerzahl“ mit „0“ beginnen und die oberste Staffel bei „gültig bis Teilnehmerzahl" mit „0“ enden. Setzen Sie in der untersten Staffel bei „gültig ab" z.B. die Zahl 3 ein, so erhalten die ersten beiden Anmeldungen keinen Preis.

Sobald klar ist, dass der Kurspreis - auch wenn jemand storniert - der aktuell gültige Preis bleiben soll, setzen Sie die Eigenschaft "abrechnen" in der VA auf ja.

  • gehen Sie in die Veranstaltung zum Block „Finanzen“
  • klicken Sie bei „abrechnen“ auf „nein“ und wählen Sie aus den angegebenen Möglichkeiten
    • nur Anmeldungen
Damit werden die Anmeldungen auf „abrechnen“ "ja" umgestellt und der lt. Staffel aktuell gültige Preis steht nun auf "festgesetzt". Damit kann  sich der Preis bei allen bereits erstellten Anmeldungen nicht mehr ändern, und weitere Anmeldungen erhalten diesen festgesetzten Preis ebenfalls.

(Hinweis: Auch wenn abrechnen auf nein zurückgestellt würde, bleibt der Preis festgesetzt. Änderungen an der Dauer / den UEs werden zu der jeweils festgesetzten Staffel weiterhin berücksichtigt.))

Wird nach dem Festsetzen des Preises eine Anmeldung storniert, werden die Preise in den anderen Anmeldungen der Veranstaltung nicht angepasst. Sie können in der stornierten Anmeldung dann eine Stornogebühr von in gewünschter Höhe manuell hinterlegen und abrechnen.

Unsere Empfehlung für ein transparentes Vorgehen, wenn ein anderer Preis nach dem Festsetzen gelten soll
  • stellen Sie in der Veranstaltung bei den Anmeldungen „abrechnen“ wieder zurück auf „nein“
  • Auch beim entsprechenden Preis in der Veranstaltung stellen Sie „festgesetzt“ zurück auf "nein"
  • Führen Sie in der Veranstaltung die Methode: „Teilnehmer neu anmelden“ aus
    • Alle bestehenden Anmeldungen (zum festgesetzten Preis) werden storniert
    • In den neuen Anmeldungen ist dann der aktuelle Preis gültig
    • Achtung: Rabatte und Guthaben müssen neu vergeben werden

Kleingruppenaufschlag

Statt mit Staffelpreisen können Sie auch mit gestaffelten Kleingruppenaufschlägen arbeiten.

Dafür legen Sie im Preis zum einen den geplanten Grundpreis der Veranstaltung an, benennen diesen eindeutig (z.B. Kursgebühr ab x Teilnehmer). Diesen Preis lassen Sie auf „standard“ „ja“ stehen.

Zusätzlich legen Sie dann Kleingruppenaufschläge als Staffelpreise an (wie oben bereits beschrieben), denen sie dann nur den Namen „Kleingruppenaufschlag“ geben müssen, die Informationen zu der Gültigkeit kommt aus dem System. Bitte stellen Sie alle Preise für die Kleingruppenaufschläge auf „standard“ „nein“.

Hinweis: 
Die unterste Staffel muss auch bei den Staffel-Aufschlägen bei "gültig ab Teilnehmerzahl“ mit „0“ beginnen ABER die oberste Staffel bei „gültig bis Teilnehmerzahl“ muss um eins kleiner sein, als die  Mindestteilnehmerzahl für die Grundgebühr gilt. (Beispiel: Grundgebühr ab 5 Teilnehmer => oberste Staffel gültig bis 4 Teilnehmer -> ab 5 Teilnehmern soll kein Aufschlag mehr erhoben werden.

Anmeldungen erhalten also zunächst den entsprechenden Aufschlag, greifen die Staffeln nach weiteren Anmeldungen nicht mehr, stehen in den Anmeldungen die Beträge der Staffelaufschläge auf „0,00“ € und Sie können alle Anmeldungen automatisch nur mit dem geplanten Grundpreis abrechnen.

Preisgestaltung optional vs. standard

Anwendungsbeispiel:
Sie haben eine Veranstaltung mit Übernachtungen, und bieten sowohl Doppelzimmer als auch  Einzelzimmer an.

Fall 1 - Übernachtungspreise werden separat ausgewiesen:
  1. Bei der Teilnehmer-Gebühr den Preis auf „standard“ “ja“ stellen (für die Kalkulation) und „optional“ auf „nein“.
  2. Bei den Übernachtungspreisen stellen Sie hingegen „standard“ auf „nein“ und „optional“ auf „ja“.
Fall 2 - Übernachtungspreise sind in der Teilnehmer-Gebühr enthalten:
  1. Einen Gesamtpreis mit Teilpreisen für die Kursgegbühr und Übernachtung im Doppelzimmer auf Standard "ja" und optional auf "nein" stellen.
  2. Sowie einen Gesamtpreismit Teilpreisen für die Kursgegbühr und Übernachtung im Einzelzimmer erstellen und bei „standard“ auf "nein" und bei optional auf "ja" stellen.
    • Frühbucherrabatt (Rabattart anlegen und in den Metadaten "Startet am" und "Endet am" befüllen)

Preisgestaltung und automatisierte Datenerfassung über individuelle Anmeldeformulare

Über individuelle Anmeldeformulare können wir den verschiedensten Anforderungen gerecht werden. Hier ein paar Beispiele:
  • Zeitraum (Frühbucherpreis = individuelles Anmeldeformular)
  • Paaranmeldung (Tanzkurs)
  • Slot-Anmeldung bei parallelen Veranstaltungen - Aktionstag mit verschiedenen Vorträgen
  • Begleitperson und Kind(er) - zwei Anmeldungen - einer zahlt
  • Kinderkurs - Schwimmkurs Teilnehmer und Auftraggeber (Erziehungsberechtigte/r)
  • Wochenendkurs mit optionaler Übernachtung/Verpflegung
  • Rabattcode – bei korrekter Eingabe des Codes wird der Rabatt autmatisch vergeben

Aufwand in Veranstaltung

Sie haben einen Aufwand für Miete in einer Veranstaltung mit einer zeitbezogenen Berechnungsart angelegt und während der Laufzeit der Veranstaltung müssen Sie diese Miete anpassen.

Sie können Sie auch im Aufwand einer Veranstaltung (Applikation Aufwand) Gültigkeiten vergeben und bei Bedarf einen neuen Aufwand für abweichenden Gültigkeitszeitraum hinzufügen.
  • Für Aufwendungen in Veranstaltungen wird nur ein Kontoeintrag für den gesamten Zeitraum erstellt nicht wie im Honorarvertrag pro Terminvereinbarung. Daher können die Gültigkeits-Zeiträume im Aufwand einer Veranstaltung nur dann angepasst werden, wenn dieser noch nicht abgerechnet wurde, beziehungsweise noch keine Zahlung erfolgt ist.

Gültigkeiten in Honorar und Aufwand

Gültigkeiten werden nur bei zeitbezogenen Berechnungsarten wirksam.
Hinweise zu Datumsangaben:
  • Datumsangaben dürfen nicht länger als 1 Jahr in der Vergangenheit liegen. (Fehlermeldung: die Datumsangabe liegt zu weit in der Vergangenheit)
  • Das Datum „Gültig bis“ darf nicht kleiner sein als das Datum „Gültig ab“.
  • Das Datum „Gültig ab“ darf nicht größer sein als das Datum „Gültig bis“.
  • Datum „00.00.0000 „bei „Gültig ab“ = keine Einschränkung der Gültigkeit in die Vergangenheit (kein Beginn Datum)
  • Datum „00.00.0000 „ bei „Gültig bis“ = keine Einschränkung der Gültigkeit in die Zukunft (kein Ende Datum)

Honorar und Aufwand im Honorarvertrag

Während einer laufenden Veranstaltung verändert sich die Höhe von Honorar und/oder Aufwand für einen Teil der Terminvereinbarungen. Aktuelles Beispiel: Integrationskurse. Auszahlungen wurden bereits getätigt.

(HINWEIS: Bei Honorarverträgen, zu denen es noch keine Abschlagszahlung gibt und die Erhöhung alle Terminvereinbarungen betrifft, können Sie einfach den Betrag bei Honorar/Aufwendung anpassen.)

Sie können im laufenden Honorarvertrag bei Honorar und/oder Aufwand eine Gültigkeit vergeben. Beim nicht mehr gültigen Honorar / Aufwand wird ein Enddatum gesetzt und ein weiteres Honorar oder ein weiterer Aufwand erstellt. Diesem neuen Honorar / neuen Aufwand wird bei „Gültig von“ ein Beginndatum vergeben, welches sich an das endende Honorar / den endenden Aufwand anschließt. Damit ist gewährleistet, dass für die Terminvereinbarungen innerhalb der Gültigkeitszeiträume die jeweils hinterlegten Beträge errechnet werden. Diese können dann wie gewohnt abrechnet werden.
  • Sie können die neuen Gültigkeits-Zeiträume erst ab dem Datum hinterlegen, zu dem es noch keine Abrechnung gibt bzw. noch keine Zahlungen erfolgt ist. (Fehlermeldung: Verbindlichkeiten befinden sich bereits in Abrechnung. Honorar bzw. Aufwand kann nicht mehr geändert werden.)

Vorschau auf Jahresbeträge für die Leistungserbringung zur Überwachung des Freibetrags (Scheinselbständigkeit)

Menschen, die nebenberuflich als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder in einer vergleichbaren Tätigkeit arbeiten, haben Anspruch auf den „Übungsleiterfreibetrag“. Hierbei handelt es sich um eine Pauschale in Höhe von maximal 3000 Euro für das Jahr 2024. Prüfung durch die Rentenversicherung und das Finanzamt. Scheinselbständigkeit ist hier ein Thema.

Im Honorarvertrag gibt es nun die Methode "Prüfung Übungsleiterfreibetrag". Diese Methode summiert die Planbeträge aller Verbindlichkeiten aus Honorarverträgen des Auftraggebers auf, die in denselben Zeitraum fallen wie der aktuelle Honorarvertrag. Bei Jahresübergreifenden Honorarverträgen können das ggf. zwei oder mehr Jahre sein!

Die Berechnung der Beträge erfolgt gemäß folgender Vorgaben:
  • bei Honoraren/Aufwendungen mit Festbeträgen: der Planbetrag wird anteilig auf die einzelnen Termine umgerechnet und dem entsprechenden Jahr des Termins zugeordnet
  • bei Honoraren/Aufwendungen mit zeitbezogener Berechnungsart (z.B. "pro UE" / "pro Std." etc.): der Planbetrag wird aus den Kontoeinträgen pro Termin dem entsprechenden Jahr des Termins zugeordnet
  • bei pro TN / prozentuale Honorare: der Planbetrag wird anteilig auf die einzelnen Termine umgerechnet und dem entsprechenden Jahr des Termins zugeordnet
Anzeige der Beträge
  • pro Jahr wird eine Liste mit allen Honoraren und Aufwendungen dargestellt
  • pro Jahr wird die Gesamtsumme der Verbindlichkeiten des jeweiligen Jahres dargestellt
  • pro Jahr wird die Summe der bereits erfolgten Zahlungen dargestellt
Allgemeine Hinweise
Allg. Verbindlichkeiten die direkt in einer Veranstaltung angelegt sind werden nicht berücksichtigt
Bei jahresübergreifenden Leistungen sollten Abschlagszahlungen erfolgen, um den Übungsleiterfreibetrag pro Jahr korrekt zuzuweisen.
Bei der Methode "Beträge der Leistungserbringung " werden die Honorare und Aufwendungen des Honorarvertrages zur Berechnung herangezogen, nicht die abgerechneten/ausbezahlten Beträge.

Abrechnungen