7 Arbeiten mit Geschäftsstellen
Alle Nachrichten, die an Geschäftsstellen gesendet werden, werden als Nachricht im Posteingang dieser Geschäftsstelle abgelegt. Jede Geschäftsstelle verfügt über einen eigenen Posteingang.
Für eingehende Nachrichten in Geschäftsstellen (intern weitergeleitete Vorgänge / eingehende E-Mails von außerhalb des Systems), wird ein Vorgehen nach dem „Postkorb-Prinzip“ empfehlen.
7.1.1 Postkorb-Prinzip
Beim Postkorb-Prinzip werden neue Benachrichtigungen bzw. Nachrichten in chronologischer Reihenfolge gesichtet und bewertet.
Dabei wird eine der folgenden Aktionen durchgeführt, bis alle Benachrichtigungen abgearbeitet sind bzw. der Posteingang geleert ist:
- Wichtige und dringende Benachrichtigungen bzw. Nachrichten werden sofort bearbeitet.
- Für neu eingegangene Nachrichten (E-Mails) wird jetzt ein Vorgang erstellt, in dem die Nachricht als Inhalt eingefügt ist. Anschließend erfolgt die Weiterleitung in den Vorgang. Die Person, die auf die Schaltfläche “bearbeiten” klickt wird als Bearbeiter im Vorgang eingetragen.
- Existiert bereits ein Vorgang zur Benachrichtigung oder Nachricht erfolgt die direkte Weiterleitung in den Vorgang zur weiteren Verarbeitung.
- Nicht dringende Nachrichten werden im Posteingang von Geschäftsstellen mit „Ok“ bestätigt.
- Wird eine Nachricht (Posteingang) in einer Geschäftsstelle „OK“ bestätigt, wird der Vorgang in die Liste offener Vorgänge der Geschäftsstelle verschoben.
- Nachrichten, die keine weitere Bearbeitung benötigen, werden direkt mit einem Klick auf “abschließen” beendet. Auch dabei wird bei neu eingegangenen Nachrichten (E-Mails) ein Vorgang erzeugt, der auf abgeschlossen gestellt wird.
7.1.2 Vorgänge an eine Geschäftsstelle weiterleiten
Hat man in einen Vorgang, der durch Mitarbeiter einer anderen Geschäftsstelle weiterbearbeitet werden muss, kann man den Vorgang an die entsprechende Geschäftsstelle weiterleiten.
Zuerst klickt man in dem Vorgang auf den Symbollink „weitere Beteiligte hinzufügen“, sucht nach der Geschäftsstelle und wählt diese aus.
Nach dem (optionalen) Eingeben einer Nachricht in das entsprechende Textfeld, wird der Vorgang mit einem Klick auf das Symbol „Vorgang weiterleiten“ (Paket) an die Geschäftsstelle versendet.
Der Status „Bearbeiter“ (blaue Umrandung) wird dabei entfernt und die Geschäftsstelle im Vorgang umgestellt.
Auf der Startseite der Beteiligten der Geschäftsstelle wird der Eingang der Nachricht in der Geschäftsstellenleiste angezeigt. Ein Klick darauf öffnet die Startseite der Geschäftsstelle.
Hier befindet sich die Nachricht im Posteingang. Der Vorgang liegt im Bereich „Offen“.
Der Vorgang kann nun durch einen Mitarbeiter der Geschäftsstelle übernommen und abgearbeitet werden.
7.1.3 Vorgänge aus einer Geschäftsstelle am Mittwoch weiterleiten
Um einen Vorgang aus einer Geschäftsstelle an einen Mitarbeiter zu delegieren, klickt man auf „Bearbeiten“ und geht dann vor, wie im Kapitel „An einen anderen Bearbeiter abgeben / delegieren“ beschrieben.
7.1.4 Vorgänge an die Geschäftsstelle abgeben
Hat man einen Vorgang aus einer Geschäftsstelle geöffnet und kann diesen nicht bearbeiten, kann man ihn über die Schaltfläche „Abgeben“ in die aktuell zugewiesene Geschäftsstelle zurückgelegt werden. Dort liegt er in dem Bereich „Offen“ und kann von einem anderen Mitarbeiter übernommen und weiterbearbeitet werden.
Hinweis: Durch das Abgeben wird man als Bearbeiter entfernt und ist nur noch Beteiligter im offenen Vorgang.
7.1.5 Vorgänge zurückstellen
Kann ein Vorgang nicht abgeschlossen werden (es fehlen Informationen, Voraussetzungen sind nicht erfüllt, Arbeit ist abgeschlossen aber der Vorgang wird noch benötigt), kann man Ihn mit Hilde der Schaltfläche „Zurückstellen“ zurückstellen.
Vorgang nach dem Zurückstellen:
Zurückgestellte Vorgänge werden auf der Startseite des Bearbeiters in der Box „Zurückgestellte Vorgänge“ sowie in der Geschäftsstelle im Bereich „zurückgestellt“ angezeigt.
Startseite beim Mitarbeiter:
In der Geschäftsstelle:
Hinweise:
- Hat der zurückgestellte Vorgang eine oder mehrere Aufgaben, werden diese auch zurückgestellt.
- Verknüpfte Projekte/Kontext-Vorgänge und/oder Voraussetzungen sind davon nicht betroffen.
- Wird der zurückgestellte Vorgang wieder in Bearbeitung genommen, werden die verknüpften Aufgaben nicht automatisch wieder aufgenommen.
7.1.6 Überblick über alle Vorgänge einer Geschäftsstelle
In einer Geschäftsstelle gibt es, wie auf der Startseite eines Mitarbeiters, mehrere Bereiche in welchen die aktuellen Vorgänge, je nach Status, einsortiert werden. Dadurch kann man sich schnell eine Übersicht verschaffen und sieht genau, welchen Status der entsprechende Vorgang hat.
Je nach Zuordnung der „Geschäftsstellenreferenz“ können auf der Startseite der Mitarbeiter unterschiedliche Geschäftsstellen angezeigt werden. Durch einen Klick auf eine der angezeigten Geschäftsstellen in der Geschäftsstellenleiste kann man diese öffnen.
Unter dem Interaktionsbereich der Geschäftsstelle werden die folgenden Bereiche angezeigt:
„Posteingang“
Listet alle offenen E-Mails sowie weitergeleitete oder vom System erzeugte Vorgänge auf, die noch nicht gesichtet wurden.
„Offen“
Listet alle Vorgänge der Geschäftsstelle auf, die aktuell keinen Bearbeiter haben.
„Angehalten“
Hier werden alle Vorgänge gelistet, die der aktuell geöffneten Geschäftsstelle zugeordnet sind. Diese Vorgänge sind nicht terminiert. Sie liegen beim jeweiligen Bearbeiter in der Box.
„Vorgänge“
auf dem Schreibtisch und warten auf Bearbeitung.
„in Bearbeitung“
Hier werden alle Vorgänge gelistet, die der aktuell geöffneten Geschäftsstelle zugeordnet sind und aktiv durch einen Mitarbeiter bearbeitet werden.
„Terminiert“
Hier werden alle Vorgänge gelistet, die der aktuell geöffneten Geschäftsstelle zugeordnet sind und durch einen Mitarbeitenden terminiert wurden.
„Zu Besprechen“
Hier werden alle Vorgänge gelistet, die der aktuell geöffneten Geschäftsstelle zugeordnet sind und in einer Besprechung liegen.
„Zurückgestellt“
Hier werden alle Vorgänge gelistet, die der aktuell geöffneten Geschäftsstelle zugeordnet und durch den Bearbeiter zurückgestellt wurden. Sie warten auf eine spätere Bearbeitung.
Ist in diesem Vorgang ein Bearbeiter hinterlegt werden Sie auf dessen Startseite im Bereich „Zurückgestellte Vorgänge“ angezeigt. Gibt es keinen aktiven Bearbeiter werden Sie nur in der Geschäftsstelle angezeigt.
7.1.7 Einblick in die Planungen der Mitarbeiter einer Geschäftsstelle
Im unteren Bereich einer Geschäftsstelle wird die Planung alle Mitglieder der Geschäftsstelle angezeigt.
Die erste Spalte dient der gemeinsamen Planung aller Mitglieder der Geschäftsstelle. In den weiteren Spalten sieht man die Planung der einzelnen Mitarbeiter mit ihren Terminen und Wiedervorlagen. Scrollt man nach unten werden fortlaufend weitere Tage angezeigt. Mit dieser Übersicht ist es möglich, schnell zu erkennen wo gemeinsame Verfügbarkeiten liegen und Termine anzulegen.
Weitere Informationen zur Planung befinden sich im Kapitel Aktionen in der Planung.
7.2 Termine und Wiedervorlagen
7.2.1 Termine erstellen
Um einen Vorgang zu terminieren, klickt man auf das Symbol „Planung“ im Kopfbereich des Vorgangs oder scrollt nach unten zur Planung (Kalenderansicht).
In der Planungsübersicht kann man durch Vergleichen der vorliegenden Termine in den Spalten der Beteiligten nach einem geeigneten Termin suchen. Hat man einen gemeinsamen Zeitraum ohne Termine gefunden, hält man in der Spalte zur gemeinsamen Planung die linke Maustaste gedrückt und markiert den Zeitraum, für den der Termin eingetragen werden soll. Mit Loslassen der Maustaste wird ein Termin erstellt und in der Planung angezeigt. Dieser Termin wird auch in den Spalten der Beteiligten eingetragen. Des Weiteren ist ab diesem Zeitpunkt der Termin im Kopfbereich des Vorgangs sichtbar. Alle am Termin beteiligten erhalten eine Benachrichtigung auf der Startseite.
Wird ein Beteiligter in der Planung nicht benötigt, kann der Kontakt durch einen Klick auf seinen Namen/Bild entfernt werden.
Grundsätzlich gibt es die folgenden Möglichkeiten, um Termine für mehrere Kontakte zu erstellen:
- Zuerst die Kontakte als Beteiligte an einem Vorgang hinzufügen und dann über die Planung (in der ersten Spalte) einen gemeinsamen Termin erstellen.
- Die eigene Planung im Vorgang öffnen, weitere Kontakte über das Symbol „Kontakt hinzufügen“ hinzufügen und dann über die Planung (in der ersten Spalte) einen gemeinsamen Termin erstellen. Die hinzugefügten Kontakte werden dadurch als Beteiligte im Vorgang hinzugefügt.
Hinweis: Die Möglichkeiten 1 und 2 werden im Kapitel Aktionen in der Planung (Kalenderansicht) näher erläutert. - Kontakt nachträglich über eine Terminvereinbarung im Vorgang hinzufügen.
Hat man einen Vorgang geöffnet und in diesem befindet sich schon ein Termin (im oberen Bereich des Vorgangs), klickt man zunächst auf den Termin, um seine Detailseite zu öffnen.
In der Detailansicht des Termins gibt es auf der der linken Seite eine Vorauswahl möglicher Kontakte, die direkt ausgewählt werden können. Möchte man einen Kontakt hinzufügen, der nicht in der Liste ist, klickt man auf den Link „Terminvereinbarung erstellen“.
Auf der nun angezeigten Detailseite der neuen Terminvereinbarung klickt man im Attribut „Kontakt“ auf die drei Punkte. Über das Suchfeld kann man nach dem Namen des Kontakts suchen oder die Liste der Kontakte mit Teil-Suchbegriffe eingrenzen. Hat man den Kontakt gefunden, den man in die Terminvereinbarung aufnehmen will, prüft man zuerst, ob es eine Terminkollision gibt. Sollte dies nicht der Fall sein, kann man Ihn durch einen Klick hinzufügen. Im Anschluss kann man durch klicken des Navigationsbutton „zurück“ (Browsers) wieder in den Termin oder den Vorgang wechseln.
Ein terminierter Vorgang wird nicht in der Box „Vorgänge“ auf der Startseite angezeigt. Er wird erst wieder an dem Tag eingeblendet, an dem der Termin stattfindet (Box „nächster Termin“). Wird ein Termin nicht wahrgenommen, wird er in der Box „verpasster Termin“ angezeigt.
7.2.2 Vorgang für eine oder mehrere Personen terminieren
Über die Planung (Kalenderansicht) unterhalb eines Vorgangs kann ein Termin für einen oder mehrere Kontakte angelegt werden. Der schnellste Weg zu der Planungsübersicht ist ein Klick auf das Symbol „Planung“ (Uhr mit Pfeil) im Kopfbereich des Vorgangs.
Direkt über der Planung werden alle beteiligten Kontakte des Vorgangs in einer Beteiligtenleiste angezeigt. Für jede Kontakt wird außerdem eine eigene Kalenderspalte mit seinen Terminen sowie eine gemeinsame Kalenderspalte (ganz links) angezeigt. In diesen Kalenderspalten werden freie Verfügbarkeiten grün dargestellt.
Kontakte / Kalenderspalten können mit einem Klick auf den Namen bzw. das Foto in der Beteiligtenleiste entfernt werden. Über das (+) Plus-Symbol neben der Beteiligtenleiste lassen sich zusätzliche Kontakte / Kalenderspalten hinzufügen. Ein Klick auf den Link „meine Planung“ blendet nur den Kalender des aktuell bearbeitenden Mitarbeiters ein.
Wird nun (mittels Klicken und Ziehen) in der ganz linken Spalte ein Termin erstellt, wird dieser Termin in der Planung aller Kontakte eingetragen, für die eine Spalte angezeigt ist. Der nun erstellt Termin ist in den Spalten der Beteiligten zu sehen. Alle Beteiligten erhalten eine Benachrichtigung über den Termin auf Ihrer Startseite und können ihn ggf. verschieben oder Ihrer Teilnahme absagen.
7.2.3 Erkennen von Terminkollisionen
Das Erkennen und Vermeiden von Terminkollisionen erspart viel Zeit bei der Planung und verhindert dadurch eine aufwändige Terminänderung oder Neufindung von Terminen. Das System zeigt eine optische Warnung bei überlappenden Terminen (Kollisionen).
- In der Planungsübersicht:
Hat man die Planungsübersicht (Kalender) geöffnet, werden für alle beteiligten Personen eigene Kalenderspalten angezeigt. In dieser Ansicht werden (von links nach rechts) folgende Spalten angezeigt:- Spalte gemeinsame Planung
- Spalte der eigenen Planung inkl. der Termine des jeweiligen Tages
- Je eine Spalte für jeden beteiligten Kontakt mit den Terminen des jeweiligen Tages
Über die eigene Spalte, sowie die Spalten für die beteiligten Kontakte, ist leicht zu erkennen, wo es Zeiträume für gemeinsame Termine gibt (grüne Bereiche).
Terminkollisionen sind in der Planung daran zu erkennen, dass mehrere Termine auf einem gefärbten Hintergrund nebeneinanderstehen.
Grundsätzlich sind vorhandene Terminkollisionen bei einem selbst und bei den Beteiligten in den Spalten sichtbar.
An den ungeplanten Zeiträumen, die in den Spalten grün dargestellt werden, lässt sich leicht erkennen, wo ein Termin geplant werden kann. - In der Terminvereinbarung im Termin
Hat man einen Termin geöffnet, werden auf der rechten Seite die Terminvereinbarungen der Kontakte angezeigt, für die es eine Terminvereinbarung gibt. Der grüne Bereich stellt in der Terminvereinbarung die Verfügbarkeit dar, die grauen Balken sind Fremdtermine. Die blauen Balken stellen den aktuellen Termin dar.
Gibt es rot gestrichelte oder rot unterstrichene Bereiche, liegen Terminkollisionen vor.
Durch ein Mouse Over in diesen Bereichen, können Details angezeigt werden.
7.2.4 Terminvereinbarung anpassen
Sollte die Anwesenheit eines Kontakts nicht für die Dauer des gesamten Termins erforderlich sein, kann die Teilnahme über seine Terminvereinbarung angepasst werden. Hierzu öffnet man den Termin. Hier werden auf der rechten Seite die Terminvereinbarungen für alle beteiligten Kontakte angezeigt.
Klickt kann nun auf einen der Kontakte, wird die dazugehörige Terminvereinbarung geöffnet.
In der Terminvereinbarung kann man über die gleichnamigen Attribute die Beginn- und /oder Endeuhrzeit anpassen.
Diese Änderung gilt ausschließlich für die Terminvereinbarung des ausgewählten Kontakts. Der Kontakt wird über Anpassungen nicht per Benachrichtigung informiert.
7.2.5 Termin nach extern versenden
Ist ein externer Kontakt an einem Termin beteiligt, wird er nicht automatisch vom System informiert.
Im Termin, bei den entsprechenden Terminvereinbarungen, wird stattdessen folgendes Symbol angezeigt. Um den Kontakt über diesen Termin zu informieren, klickt man darauf.
Dadurch wird im Hintergrund eine E-Mail mit den Termininformationen an den Kontakt geschickt. Der Termin wird als ics-Datei angehängt. Das eine Nachricht versendet wurde ist daran zu erkennen, dass das Symbol sich verändert, hat:
Hinweis: Wird zu einem späteren Zeitpunkt der Termin oder die Terminvereinbarung angepasst, ändert sich das Symbol wieder auf:
In diesem Fall klickt man erneut darauf, um den Kontakt über die Änderung zu informieren.
7.2.6 Termine absagen
Muss ein Termin abgesagt werden, sucht man ihn in der Planung (Kalender) raus und klickt ihn an. Es öffnet sich der dazugehörige Vorgang.
Im oberen Bereich beim Termin (gelb markiert Bereich) Klickt man auf den blauen Button „Absagen“. Durch diesen Klick wird der Termin auf „abgesagt“ gestellt und die Terminvereinbarungen deaktiviert. Alle Kontakte mit einer zugesagten Terminvereinbarung werden benachrichtigt und der terminierte Zeitraum wird in der Planung wieder freigegeben.
7.2.7 Termin verschieben
Soll ein Termin verschoben werden, sucht man ihn in der Planung (Kalender) heraus und klickt ihn an.
Es öffnet sich der dazugehörige Vorgang.
Im oberen Bereich klickt man auf den Termin (gelb markierter Bereich) um ihn zu öffnen.
Im Termin können dann oben links, Datum, Beginnuhrzeit und Endeuhrzeit geändert werden. Wird die Beginnuhrzeit angepasst, verschiebt sich die Endeuhrzeit mit.
Alle Kontakte mit einer zugesagten Terminvereinbarung werden über die Änderung benachrichtigt.
7.2.8 Erinnerungen an Termine
Das System erzeugt für jeden Termin jeweils drei Erinnerungen. Sie werden 1 Stunde, 15 Minuten und 5 Minuten vor Beginn vom Browser aus im Betriebssystem angezeigt (cmxOrganize muss dazu geöffnet sein). Damit dies funktioniert, müssen im Browser Benachrichtigungen aktiviert sein.
Eine Anleitung, um diese Einstellung vorzunehmen, finden Sie unter folgenden Links:
- Firefox
- Chrome
- Edge
https://support.microsoft.com/de-de/microsoft-edge/verwalten-sie-website-
benachrichtigungen-in-microsoft-edge-0c555609-5bf2-479d-a59d-fb30a0b80b2b
Alternativ: https://cmxkonzepte.de/artikel/autowert-cmx65f991f35d64b - style="font-size: 1rem;"> style="font-size: 1rem;"> style="font-size: 1rem;">Safari
https://support.apple.com/de-de/guide/safari/sfri40696/mac
https://support.apple.com/de-de/guide/safari/sfri40734/mac
7.2.9 Termin starten
Um einen Termin zu starten, wählt man ihn in der Box „nächster Termin“ auf der Startseite aus oder klickt auf das Symbol „Planung“ um die Planungsübersicht (Kalenderansicht) zu öffnen und wählt den Termin dort aus. Im Anschluss wird man in den dazugehörigen Vorgang weitergeleitet.
Hier befindet sich im oberen Bereich der Termin (gelbe Markierung). Ein Klick auf die Schaltfläche „Starten“ startet den Termin und die Bearbeitung des Vorgangs. Der Termin selbst wird auf „erledigt“ gestellt.
Ein gestarteter Termin aus der Box „nächster Termin“ verschwindet auf der gleichnamigen Box bei den beteiligten Kontakten mit zugesagter Terminvereinbarung und wird erst wieder in der Box „verpasste und laufende Termine“ angezeigt sowie die Startzeit des Termins erreicht ist. Im Anschluss wird er in dieser Box so lange angezeigt, bis die Endeuhrzeit erreicht ist.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel mittlere Spalte.
7.2.10 Wiedervorlage erstellen
Um einen Vorgang als Wiedervorlage zu terminieren, klickt man im Vorgang auf das Symbol „Planung“ oder scrollt nach unten zur Planung (Kalenderansicht). Ist man selbst Bearbeiter und es gibt keine weiteren Beteiligten, wird die aktuelle Kalenderwoche angezeigt. Gibt es mehrere Beteiligte am Vorgang, wird in der Kalenderansicht eine Spalte zur gemeinsamen Planung, sowie einzelne Spalten für die Beteiligten angezeigt.
Möchte man eine Wiedervorlage für sich selbst oder einen beteiligten Kontakt erstellen, kann die Wiedervorlage in der jeweiligen Spalte durch einen einzelnen Klick an der entsprechenden Stelle im Kalender gesetzt werden.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Aktionen in der Planung (Kalenderansicht).
Eine Wiedervorlage verursacht keine Kollision mit anderen Terminen.
7.2.11 Wiedervorlagen verschieben/unterminieren/als erledigtmarkieren
Um eine Wiedervorlage zu verschieben, zu ändern oder als erledigt zu markieren, klickt man sie entweder über die Box „verpasste & laufende Termine“, „nächster Termin“ oder in der Planung auf der Startseite an. Je nach dem, in welcher Box die Wiedervorlage angeklickt wird, ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten.
Bei Wiedervorlagen mit dem Status „veraltet“ wird der Termin direkt eingeblendet und kann dort bearbeitet werden. Bei Wiedervorlage welche vom selben Tag sind oder welche als nächster Termin anstehen wird bei einem Klick auf den Namen der dazugehörige Vorgang geöffnet. Ein Klick auf das Planungssymbol öffnet den Termin.
Weitere Informationen zu Handling über die Boxen „verpasste & laufende Termine“ und „Nächster Termin“ finden Sie im Kapitel mittlerer Spalte.
Klickt man eine Wiedervorlage direkt in der Planung (Kalenderansicht) an, öffnet sich der Vorgang, welcher die Wiedervorlage enthält.
- VerschiebenEin Klick auf den Button „Um einen Tag verschieben“, verschiebt die Wiedervorlage auf den darauffolgenden Tag.Achtung: Wochenenden werden hierbei nicht berücksichtigt! Verschiebt man an die Wiedervorlage an einem Freitag, wird sie auf Samstag verschoben!
- als erledigt markierenUm die Wiedervorlage als erledigt zu markieren, klickt man auf den Button „OK“
Umterminieren
Um die Wiedervorlage umzuterminieren, gibt es 2 Möglichkeiten:
- nur Datum ändern:
Hierzu klickt man auf das Datum und gibt das neue Datum ein oder klickt auf das Kalendersymbol (rechts im Eingabefeld) um im Minikalender ein neues Datum auszuwählen. - Datum und Uhrzeit ändern:
Hierzu klickt man auf den Link „Wiedervorlage“ (in der gelben Markierung). Es öffnet sich der Termin der Wiedervorlage.
Hier können im oberen Bereich das Datum sowie die Beginnuhrzeit verändert werden (die Enduhrzeit entspricht bei Wiedervorlagen immer der Beginnuhrzeit).
7.3 Besprechungen
Besprechungen bieten eine gute Möglichkeit um Themen, Sachverhalte, Probleme, Meinungen und Planungen zu Diskutieren. Besprechungen können für Gruppen aus zwei oder mehr Kontakten erstellt werden.
7.3.1 Besprechungen erstellen
Besprechungen können bei Bedarf (spontan) erstellt werden, wenn sich Themen ergeben, die in einer Gruppe zu besprechen sind. Alternativ können Besprechungen auch regelmäßig stattfinden (z.B. Jour Fixe, wiederkehrendes Teammeeting) und bereits im Vorfeld terminiert werden, um dann gezielt Themen in diese Besprechung zu legen.
Um eine Besprechung zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Der Link „Neue Besprechung“
- In einer Geschäftsstelle neben den Kontakten mit Geschäftsstellenreferenzen
- In der Detailansicht einer Arbeitsgruppe, neben den Kontakten mit der Mitgliedschaft zur Arbeitsgruppe
- Über das Symbol „Team“ in der Team-Ansicht einer Arbeitsgruppe neben den Kontakten mit der Mitgliedschaft zur Arbeitsgruppe
- Der Link „Neue Besprechung“ im Interaktionsbereich eines Vorgangs
- neben den ausgewählten Kontakten
- neben der ausgewählten Geschäftsstelle
- neben der ausgewählten Arbeitsgruppe
- neben der ausgewählten Gruppe
- Der Link „Besprechung erstellen“ im Objekt Besprechung
7.3.1.1 Besprechungen aus einer Geschäftsstelle oder Arbeitsgruppe
Hat man eine Geschäftsstelle, die Teamansicht oder die Detailansicht einer Arbeitsgruppe geöffnet, werden im Interaktionsbereich die Mitglieder der Geschäftsstelle oder Arbeitsgruppe angezeigt. Rechts neben den Kontakten wird der Link „neue Besprechung“ angezeigt.
- Ein Klick auf den Link „neue Besprechung“ erstellt eine Besprechung und öffnet deren Detailansicht. Von hier aus öffnet man den verknüpften Besprechungsvorgang. In diesem ist die Besprechung als Bezugsobjekt verknüpft ist. Außerdem wird ein weiterer Vorgang mit dem Namen der Besprechung erstellt, der als erstes Thema in die Agenda der Besprechung aufgenommen wird.
- Das Thema über das gesprochen werden soll, wird über das Attribut „Namen“ im Vorgang definiert
Hinweis: Die Namen des Besprechungsvorgangs, der Besprechung und des ersten Themas entsprechen dem Namen der Geschäftsstelle/Arbeitsgruppe. Wird der Name des Besprechungsvorgangs über das Attribut „Name“ angepasst, wird dieser als Name der Besprechung mit übernommen. Der Name der Besprechung dient als Suchbegriff, um weitere Vorgänge als Thema hinzuzufügen.
7.3.1.2 Besprechung aus einem zu besprechenden Vorgang heraus erstellen
Ist man auf der Detailseite eines Vorgangs wird nach dem Klick auf das Symbol „weitere Beteiligte hinzufügen“ das Suchfeld angezeigt. Über das Suchfeld kann man nach Kontakten, Geschäftsstellen, Gruppen oder Arbeitsgruppen suchen und diese auswählen. Sind alle Kontakte im Interaktionsbereich hinzugefügt, werden alle vorhandenen Besprechungen dieser Gruppe sowie der Link „neue Besprechung“ angezeigt.
- Ein Klick auf den Link „neue Besprechung“ erstellt eine Besprechung mit Besprechungsvorgang. Der Vorgang in dem man sich befindet wird als Thema in die Besprechung hinzugefügt und der Besprechungsvorgang als Inhalt verknüpft.
- Der Name welcher im Attribut „Name“ im Vorgang hinterlegt ist, dient als Name für das Thema in der Besprechung.
Hinweis: Der Name des Besprechungsvorgangs und der Besprechung setzen sich zusammen aus den Initialen der Beteiligten (Gruppe der Besprechung). Wird der Name des Besprechungsvorgangs über das Attribut „Name“ angepasst, wird dieser als Name der Besprechung mit übernommen. Der Name der Besprechung dient als Suchbegriff, um weitere Vorgänge als Thema hinzuzufügen.
Die in der Besprechung verknüpfte Gruppe passt sich mit jeder Änderung der Beteiligten dynamisch an. Dadurch werden auch die Spalten in der Planung der Besprechung ergänzt oder reduziert. Somit gibt hat man in der Planung eine übersichtliche Möglichkeit Besprechungen zu terminieren und dabei die Planung alle Beteiligten zu berücksichtigen.
7.3.1.3 Besprechungen über das Objekt „Besprechung“ erstellen
Für geplante, regelmäßige oder wiederkehrende Besprechungen, existieren oftmals noch keine Themen. Die Besprechung selbst soll aber schon terminiert werden, damit man die Möglichkeit hat, Themen hinzufügen zu können. Hierzu öffnet man das Objekt „Besprechung“. Ein Klick auf den Link „Besprechung erstellen“ generiert eine Besprechung mit Besprechungsvorgang. Im Anschluss erfolgt eine Weiterleitung in die Besprechung. Hier geht man wie folgt vor:
- Zuerst definiert man den Namen der Besprechung in dem Attribut „Name“ (z.B. Meeting Januar).
Hinweis: Der Name der Besprechung wird automatisch als Name in den Besprechungsvorgang übernommen. - Sofern der Termin bekannt ist, kann das Attribut „Phase“ direkt auf „Durchführung“ umgestellt werrden.
- Nun wählt man den Besprechungsvorgang aus der im Attribut „Vorgang“ verknüpft ist“ und öffnet diesen.
- Über das Symbol „weitere Beteiligte“ werden Kontakte ausgewählt und angeklickt, die an der Besprechung teilnehmen sollen.
- Als letzter Schritt wird die Besprechung über den geöffneten Besprechungsvorgang terminiert. Die hinzugefügten Kontakte werden per Benachrichtigung über den Termin informiert.
Im Anschluss hat man die Möglichkeit in anderen Vorgängen über die Suche (weitere Beteiligte hinzufügen) den Vorgang als Thema hinzuzufügen. Hierzu gibt man im Suchfeld den Namen der Besprechung ein und wählt diese aus. Der Besprechungsvorgang wird dann als Inhalt verknüpft.
7.3.2 Besprechung und Folgebesprechung
Können in einer Besprechung nicht alle Themen abgearbeitet werden, können diese in eine Folgebesprechung verschoben werden (Symbol „Thema in Folgebesprechung verschieben“).
Hinweis: Wird der Button „Folgebesprechung erstellen“ nicht angezeigt ist im gleichnamigen Attribut der Besprechung schon eine Folgebesprechung verknüpft.
Folgebesprechungen können auf unterschiedliche Arten erstellt und verknüpft werden:
- Über die blaue Schaltfläche „Folgebesprechung erstellen“ (abhängig)
Ein Klick darauf generiert und öffnet die Folgebesprechung und verknüpft diese automatisch. Der Name der aktuellen Besprechung wird in die Folgebesprechung übernommen, kann dort aber angepasst werden (z.B. von „Mitarbeiterbesprechung Januar“ auf „Mitarbeiterbesprechung Februar“). In der Folgebesprechung wird die aktuelle Besprechung als „Vorgängerbesprechung“ im gleichnahmigen Attribut verknüpft.
Hinweis: Der Name des Besprechungsvorgangs wird automatisch in die Besprechung übernommen (erst nach Aktualisierung „F5“ sichtbar). Des Weiteren ist die Folgebesprechung mit derselben Gruppe verknüpft wie die Besprechung aus der sie generiert wurde. Dadurch ergeben sich auch die am Besprechungsvorgang beteiligten Kontakte. - Eine bereits bestehende Besprechung als Folgebesprechung verknüpfen (unabhängig)Im Besprechungsvorgang kann über das Attribut „Folgebesprechung“ jede bestehende Besprechung verknüpft werden. Hierzu klickt man auf die drei Punkte. Nun öffnet sich die Übersicht der Besprechungen. Über das Suchfeld kann man die Ergebnisse eingrenzen. Klickt man nun auf eines der Ergebnisse wird diese Besprechung als Folgebesprechung verknüpft.Hinweis: Die Gruppe der verknüpften Folgebesprechung ist unabhängig von der Vorgängerbesprechung und kann daher abweichen.
- Eine unabhängige, neue Besprechung verknüpfen und erstellen
Über das Attribut „Folgebesprechung“ kann man über drei Punkte auch eine neue Besprechung erstellen und als Folgebesprechung verknüpfen. Hierzu klickt man auf die Methode „Besprechung erstellen“ (siehe Punkt/Beschreibung: Besprechungen über das Objekt „Besprechung erstellen“).
Hinweis: In dieser Besprechung ist im Attribut „Gruppe“ noch keine Gruppe verknüpft, da nur der Ersteller dieser Folgebesprechung daran beteiligt ist. Erst wenn weitere Beteiligte manuell zum Besprechungsvorgang hinzugefügt wurden, wird das Attribut „Gruppe“ befüllt und dynamisch ergänzt.
Vorteile von verknüpften Besprechungen:
- Über die Verknüpfungen ist die direkte Erreichbarkeit der Folge-/Vorgängerbesprechung und der darin enthaltenen bzw. besprochenen Themen gewährleistet.
- Besprechungen können in eine logische Reihenfolge gebracht werden.
- Bereits zu Beginn eines Jahres können z.B. monatlich stattfindende Mitarbeiterbesprechungen angelegt und terminiert werden. Dabei muss die Gruppe der Teilnehmenden nur in der ersten Besprechung definiert werden, da diese Gruppe in die Folgebesprechungen automatisch übernommen wird.
Hinweis:
- Erweitert / verkleinert sich das Team, muss in den bereits angelegten Besprechungen die Beteiligung manuell angepasst werden (entfernen oder hinzufügen einer Beteiligung).
- Auch nachträglich hinzugefügte Kontakte erhalten automatisch eine Terminvereinbarung, sofern die Besprechung terminiert ist.
7.3.3 Neues Thema hinzufügen
Es gibt zwei Möglichkeiten, neue Themen in die Agenda einer Besprechung aufzunehmen. Die Themen der Agenda werden im Besprechungsvorgang als Liste dargestellt.
- Aus einer Besprechung herausIst ein Besprechungsvorgang geöffnet, können Themen direkt hinzugefügt werden. Über die Texteingabe (Name des zu besprechenden Themas) in der Box „Thema hinzufügen“ und anschließendes Drücken der Enter-Taste wird ein neuer Vorgang erstellt, der als Thema mit dem Besprechungsvorgang verknüpft ist. Der Ersteller des Themas in der Besprechung wird automatisch Bearbeiter des Vorgangs. Alle Beteiligten der Besprechung erhalten eine Benachrichtigung darüber, das ein neues Thema hinzugefügt wurde.
- Aus einem geöffneten Vorgang über den Interaktionsbereich
- In einem geöffneten Vorgang kann über die Schaltfläche „weitere Beteiligte hinzufügen“ die Suche geöffnet werden. Durch Anklicken des Namens einer Besprechung in den Suchergebnissen wird der aktuelle Vorgang als Thema in diese Besprechung aufgenommen. Alle Beteiligten der Besprechung erhalten eine Benachrichtigung auf ihrer Startseite.
- In einem geöffneten Vorgang kann über die Schlatfläche „weitere Beteiligte hinzufügen“ nach Kontakten gesucht werden. Hat man mehrere Kontakte im Interaktionsbereich hinzugefügt und existiert für die Gruppe der ausgewählten Kontakte Besprechungen, werden diese gelistet und stehen zu Auswahl bereit. Durch Anklicken des Namens einer Besprechung in den Suchergebnissen wird der aktuelle Vorgang als Thema in diese Besprechung aufgenommen. Alle Beteiligten der Besprechung erhalten eine Benachrichtigung auf ihrer Startseite.
7.3.4 Themenreinfolge definieren (priorisieren)
Ist eine Besprechung geöffnet, kann man die Reihenfolge der Themen über die graue Verschiebefläche ändern. Hierzu navigiert man die Maus auf die graue Verschiebefläche, hält die linke Maustaste gedrückt und ändert die Reihenfolge. Der rot gestrichelte Kasten zeigt an, wo sich das Thema in der Liste der Themen befindet. Hat man die gewünschte Stelle erreicht, lässt man die linke Maustaste los.
7.3.5 Thema aus Agenda entfernen
Um ein Thema aus der Agenda zu entfernen, öffnet man die Besprechung und klickt auf das Symbol „Thema entfernen“. Der Vorgang, der Thema der Agenda war, wird nun wieder auf der Startseite des Bearbeiters angezeigt und der entsprechende Eintrag im Verlauf des Vorgangs entfernt.
7.3.6 Thema mit einem Kommentar versehen
Möchte man für ein Thema einen Kommentar hinterlegen, kann man dies direkt in der Themenübersicht im Besprechungsvorgang tun. Hierzu klickt man in das Eingabefeld „Kommentar erstellen …“, fügt den gewünschten Kommentar ein und drückt Enter. Kommentare sind für alle Beteiligten im Besprechungsvorgang sichtbar.
Ein Kommentar kann z. B. sein, dass eine bestimmte Person für dieses Thema nötig ist, wie z.B. „Person A erforderlich“. Sollte diese Person in der Besprechung fehlen, weiß man, dass das Thema nicht besprochen werden kann. Ist das Thema nicht zeitkritisch, kann der Vorgang verschoben werden. Alternativ muss das Thema mit dieser Person separat besprochen werden.
Über das Symbol „x“ können Kommentare auch wieder entfernt werden.
7.3.7 Thema als erledigt markieren
Hat man in einer offenen Besprechung ein Thema besprochen, kann das Thema über das Symbol „erledigt“ abgeschlossen werden. Das Thema wird dann als erledigt markiert und in dem Besprechungsvorgang in den Bereich „Erledigte Themen“ verschoben. Der Vorgang dahinter wird nicht abgeschlossen und wieder auf die Startseite des Bearbeiters gelegt.
7.3.8 Thema in die nächste Besprechung verschieben
Wird ein Thema nicht abschließend geklärt, kann es über das Symbol „Thema in die Folgebesprechung verschieben“ in die Folgebesprechung verschoben werden. Das Thema wird dann in dieser Besprechung als erledigt markiert und in den Bereich „Erledigte Themen“ verschoben. Der Vorgang wird nicht abgeschlossen. Das Thema wird in die Folgebesprechung aufgenommen, die im Attribut „Folgebesprechung“ verknüpft ist.
Ist im Attribut „Folgebesprechung“ noch keine Besprechung verknüpft, wird automatisch ein neuer Besprechungsvorgang inkl. Besprechung erstellt und das Thema in die Agenda aufgenommen. Des Weiteren werden alle Beteiligten in die Folgebesprechung übernommen.
7.3.9 Einen Vorgang, der ein Thema ist, abschließen
Ist ein Vorgang final besprochen und kann abgeschlossen werden, klickt man im Vorgang auf den Button „Abschließen“.
Hinweis: Da der Vorgang in mehreren Besprechungen als Thema liegen sein kann, hat das Abschließen eines Vorgangs keinen Einfluss auf das Attribut „erledigt - ja/nein“ des Themas der Besprechung.
7.3.10 Protokollierung von Besprechungen
In jeder Besprechung befindet sich unterhalb der Themenliste ein Textfeld für das Protokoll. Hier hat man die Möglichkeit einen Mitschrieb zu Besprechung zu hinterlegen.
Am Ende einer Besprechung hat man die Möglichkeit in der Applikation „Dokumente“ mit der Dokumentvorlage „Protokoll zur Besprechung“ eine PDF-Datei zu erstellen.
Die PDF enthält neben dem Text aus dem Protokoll, eine Liste der Kontakte, die abgesagt, nicht teilgenommen bzw. teilgenommen haben sowie eine Liste der als erledigt gekennzeichneten und verschobenen Themen.
7.3.11 Dokumente im Besprechungsvorgang
In einem Besprechungsvorgang stehen in die Applikation „Dokumente“ die folgenden Dokumentvorlagen zur Verfügung:
- „Einladung zur Besprechung“Das Dokument „Einladung zur Besprechung“ enthält Informationen zu dem Termin, den Teilnehmenden und den Themen der Besprechung.
- „Protokoll zur Besprechung“Das Dokument „Protokoll zur Besprechung“ enthält Informationen zu dem Termin, den Teilnehmenden, die als erledigt gekennzeichnetten Themen und dem Text aus dem Protokoll.
- „Protokoll zum Vorgang“Das Dokument „Protokoll zum Vorgang“ enthält Informationen zu dem Namen der Besprechung, Namen des Ansprechpartners sowie die Inhalte aus dem Besprechungsvorgang.
7.3.12 Besprechungen terminieren
Um einen Besprechungsvorgang für alle Beteiligten zu terminieren, klickt man auf das Symbol „Planung“ (Uhrsymbol) oder scrollt nach unten bis die Planung (Kalender) angezeigt wird.
In der Planung ganz links befindet sich eine Spalte für die gemeinsame Planung. Rechts daneben werden die Spalten der Beteiligten mit ihren Terminen angezeigt. Durch diese Übersicht sind Kollisionen mit Terminen der Beteiligten schnell ersichtlich. Über das (+) Plus-Symbol neben der Beteiligtenleiste lassen sich zusätzlich Beteiligte / Kalenderspalten hinzufügen.
Hinweis: Durch das Hinzufügen weiterer Beteiligter in der Planung wird die Gruppe der Besprechung ergänzt und die Beteiligten zum Besprechungsvorgang hinzugefügt. Dieselbe dynamische Anpassung funktioniert auch umgekehrt, wenn ein Beteiligter aus dem Termin entfernt wird.
Hat man einen gemeinsamen offenen Zeitraum gefunden kann über die erste Spalte durch Klicken und Ziehen ein gemeinsamer Termin erstellt werden. Für alle beteiligten Kontakte wird dadurch eine Terminvereinbarung im Termin erstellt. Handelt es sich bei den Kontakten um Mitarbeiter, erhalten sie eine Benachrichtigung über den neuen Termin auf ihrer der Startseite.
7.3.13 Eine Terminvereinbarung für einen Kontakt hinzufügen
Ist in einer Besprechung ein Termin hinterlegt, wird dieser im oberen Bereich angezeigt. Ein Klick darauf öffnet den Termin inkl. aller Details. Auf der rechten Seite werden die aktuellen Terminvereinbarungen der beteiligten Kontakte angezeigt. Darunter befindet sich der Link „Terminvereinbarung erstellen“ und die Schnellauswahl der am meisten genutzten Kontakte.
Um eine Terminvereinbarung für einen weiteren, noch nicht beteiligten, Kontakt hinzuzufügen, gibt es die folgenden Möglichkeiten:
- Auswahlliste der am meisten genutzten Kontakte.Wird der gewünschte Kontakt in der Liste der am meisten genutzten Kontakte angezeigt, reicht es aus, ihn anzuklicken um eine entsprechende Terminvereinbarung zu erstellen. Durch das Hinzufügen des Kontakts wird eine neue Terminvereinbarung hinzugefügt. Des Weiteren wird der Kontakt in die Liste der Beteiligten aufgenommen und die Gruppe angepasst.
Handelt es sich bei den Kontakten um Mitarbeiter, erhalten sie eine Benachrichtigung auf der Startseite. - Über den Link „Terminvereinbarung erstellen“Durch einen Klick auf den Link „Terminvereinbarung erstellen“ wird eine leere Terminvereinbarung erstellt und geöffnet. Diese Terminvereinbarung ist über das Attribut „Termin“ mit dem Termin verknüpft. Über die drei Punkte beim Attribut „Kontakt“ kann man die Kontaktauswahl öffnen. Im angezeigten Report kann man den Kontakt entweder direkt anklicken oder durch Eingabe/Teileingabe des Namens nach dem entsprechenden Kontakt filtern und diesen hinzufügen. Geht man nun zurück in den Termin, wurde für den ausgewählten Kontakt eine Terminvereinbarung hinzugefügt. Des weiteren wird der Kontakt in die Liste der Beteiligten der Besprechung aufgenommen und die Gruppe der Besprechung entsprechend angepasst.Handelt es sich bei den Kontakten um Mitarbeiter, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf der Startseite.
Kollisionen
Sowohl in den Belegungsbalken im Termin als auch in der Planung (kalendarische Übersicht) der Besprechung, werden überlappende Termine der Teilnehmender rot markiert. Abwesenheiten wegen Urlaub oder Krankheit werden aktuell nicht auf dem Belegungsbalken in der Terminvereinbarung angezeigt. Daher ist die Planung eines (Besprechungs-)Vorgangs besser geeignet als die Übersicht der Terminvereinbarungen mit Belegungsanzeige.
7.3.14 Eine Terminvereinbarung für einen Kontakt entfernen
Soll ein Kontakt nicht mehr an einer terminierten Besprechung teilnehmen, kann man entweder die Beteiligung am Besprechungsvorgang entfernen (Kontakt anklicken und Button „Beteiligung entfernen“) oder die Terminvereinbarung für den Kontakt im Termin löschen. Hierzu öffnet man zuerst den Termin in der Besprechung. Auf der rechten Seite werden die vorhandenen Terminvereinbarungen inkl. der Kontakte angezeigt. Ein Klick auf das Symbol „Diesen Datensatz löschen.“ entfernt die Terminvereinbarung des Kontakts aus dem Termin. Durch das Löschen der Terminvereinbarung verschwindet der Kalendereintrag aus der Planung des Kontakts. Des Weiteren wird die Gruppe der Besprechung angepasst und die Beteiligung des Kontakts am Besprechungsvorgang entfernt.
7.3.15 Besprechungen mit einer Leistung verknüpfen
Um Besprechungszeiten im Rahmen einer (kostenpflichtigen) Leistungserbringung zu dokumentieren, verknüpft man den Besprechungsvorgang mit der entsprechenden Leistung aus einem Vertrag (z. B. Projektmanagement).
Die Verknüpfung erfolgt entweder über den Link „keine Leistung“ im Besprechungsvorgang oder über den Link „keine Leistung“ in einem Vorgang der als Thema in im Besprechungsvorgang liegt. Ein Klick auf diesen Link blendet die Attribute „kostenpflichtig“ und „Leistung“ ein. Über das Suchfeld beim Attribut „Leistung“ kann nun nach einer Leistung gesucht und diese verknüpft werden.
Um die Zeiten einer Leistung korrekt zu erfassen, geht man wie folgt vor:
Alle Teilnehmenden klicken im Besprechungsvorgang auf „Bearbeiten“, wenn die Besprechung beginnt. Dadurch laufen alle Zeiten auf dem Besprechungsvorgang. Die Person, die definiert, was gerade besprochen wird, startet die Bearbeitung des Vorgangs, der gerade besprochen wird. Alle weiteren Teilnehmer wechseln in den gleichen Vorgang und klicken auch auf „Bearbeiten“. Dadurch läuft die Zeiterfassung für alle auf dem Vorgang, der gerade besprochen wird. Ist im Vorgang eine Leistung verknüpft, werden die Zeiten auf diese Leistung angerechnet. Ist das aktuelle Thema besprochen, kann der Vorgang unterschiedlich weiterverarbeitet werden:
- Übernahme des Vorgangs durch den Besprechungsleiter
- Weiterleitung des Vorgang an einen anderen Mitarbeitenden
- Abschließen des Vorgangs
- Verschieben des Vorgang in die Folgebesprechung
Alle Teilnehmenden wechseln im Anschluss zurück auf den Besprechungsvorgang und klicken auf „Bearbeiten“ und diesen zu starten.
7.3.16 Thema soll in anderer Besprechung weiterbearbeitet werden
Es kann vorkommen, dass ein Thema einer Besprechung von einer anderen Gruppe weiterbearbeitet werden soll. In diesem Fall wird das Thema nicht in eine Folgebesprechung verschoben, sondern einer Besprechung dieser Gruppe zugeordnet.
Hierzu geht man wie folgt vor:
Durch Klick auf das Thema öffnet man den dazugehörigen Vorgang. Ist der Vorgang geöffnet, klickt man im Interaktionsbereich auf „weitere Beteiligte hinzufügen“. Über die Suche kann man nun nach einer bestehenden Besprechung der Gruppe suchen und das Thema hinzufügen.
Gibt es noch keine Besprechung für diese Gruppe, fügt man entweder die Gruppe oder die Beteiligten der Gruppe im Interaktionsbereich hinzu und klickt auf den Link „Neue Besprechung“. Dadurch wird eine neue Besprechung mit Besprechungsvorgang erstellt und dieser Vorgang als Thema hinzugefügt. Alle Beteiligten erhalten eine Benachrichtigung.
Ist das Thema hinzugefügt, wechselt man zurück in die Besprechung und markiert das Thema als erledigt.
7.3.17 Abschließen einer Besprechung mit offenen Themen
Wird ein Besprechungvorgang geschlossen, der noch offene Themen enthält, wird vom System ein Besprechungsvorgang sowie eine Besprechung generiert und im Attribut „Folgebesprechung“ verknüpft. Der Name der aktuellen Besprechung wird in die Folgebesprechung übernommen, kann dort aber angepasst werden (z. B. von „Mitarbeiterbesprechung Januar“ auf „Mitarbeiterbesprechung Februar“). Des Weiteren wird die aktuelle Besprechung als Vorgängerbesprechung über das Attribut „Vorgängerbesprechung“ verknüpft.
Hinweis: Der Name des Besprechungsvorgangs wird automatisch in die Besprechung übernommen (erst nach aktualisierung „F5“ sichtbar). Des Weiteren ist die Folgebsprechung mit der selben Gruppe verknüpft wie die Besprechung aus der sie generiert wurde. Dadurch ergeben sich auch die am Besprechungsvorgang beteiligten Kontakte.