Selbstorganisation und Teamwork
Erstellt am: 6.6.2024 | Letzte Aktualisierung: 4.9.2024
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1 Startseite
Nach dem Login ins System öffnet sich die Startseite des angemeldeten Benutzers. Die Startseite ist wie eine Abbildung eines Schreibtisches aus dem realen Leben. Sie dient als zentrale Anlaufstelle und gibt einen Überblick über aktuelle Aufgaben, Termine und Benachrichtigen. Des Weiteren dient Sie als Startpunkt für die meisten täglich anfallenden Aufgaben.
1.1 Hauptleiste
Die Hauptleiste mit der Zentralen Suche (Suchen & Erstellen) und Symbolen für den Schnellzugriff auf wichtige Funktionen, befindet sich immer im oben Bereich auf dem Bildschirm.
Die Elemente von links nach rechts sind:
Timer
Der Timer am linken Rand zeigt die verbleibende Zeit bis zum nächsten Termin/Wiedervorlage an.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Termine und Wiedervorlagen.
Symbol „Team“
Das Symbol „Team“ ruft eine Übersicht der Arbeitsgruppen auf, in welchen man Mitglied ist. Über einen Klick auf die jeweilige Arbeitsgruppe, kann diese gewechselt werden. Zu jeder Arbeitsgruppe werden die Mitglieder und alle laufenden Vorgänge angezeigt. Unter den Arbeitsgruppen befindet sich der Link „Alle Nachrichten anzeigen“, der zum Nachrichtenverlauf der gewählten Arbeitsgruppe führt. Über das Textfeld „Nachricht“ können alle Mitglieder der aktuellen Arbeitsgruppe angeschrieben werden.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Arbeitsgruppen.
Symbol „Planung“
Ein Klick auf das Symbol „Planung“ öffnet die eigene Planung (Kalenderansicht). Alternativ erreicht man diese auch durch Herunterscrollen auf der Startseite.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Planung (Kalenderansicht).
Symbol „Start“
Ein Klick auf das Symbol „Start“ befördert den aktuellen angemeldete Benutzer zurück auf die persönliche „Startseite“. Eine kleine Zahl neben dem Symbol weist auf neue Benachrichtigungen hin.
Zentrale Suche
Über die Zentrale Suche (Suchen & Erstellen) können Vorgänge, Kontakte und Veranstaltungen gesucht werden. Sie unterstützt das Suchen von Voll- und Teilsuchbegriffen. Außerdem dient sie zum direkten Aufrufen von Klassen und zur schnellen Erstellung neuer Kontakte und Vorgänge.
Klassennavigation
Die Symbole in der Klassennavigation sind durch die individuellen Berechtigungen vorgegeben. Sie führen jeweils direkt zum Standartreport dieser Klasse, die sie repräsentieren. Befindet sich rechts Seite 6 neben den Symbolen ein kleines Plus-Zeichen, ist es möglich, die angezeigten Klassen selbst zu bearbeiten.
Sprachenauswahl
Bei mehrsprachigen Systemen kann hier die Sprache der Benutzeroberfläche ausgewählt werden. Bei einsprachigen Systemen hat eine Auswahl keine Funktion.
Benutzerlink
Dieser Link führt zur Detailansicht der eigenen Erweiterung „Mitarbeiter“ des angemeldeten Benutzers. Hier befindet sich unter anderem die Arbeitszeiterfassung.
1.2 Unterhalb der Hauptleiste
Aktueller Vorgang
Ist aktuell ein Vorgang in Bearbeitung, wird dieser unterhalb der Hauptleiste angezeigt. Arbeitet ein weiterer Mitarbeiter am selben Vorgang, so ist dies ersichtlich. Der Mitarbeiter wird rechts neben dem eigenen Bild/Namen angezeigt.
Angehaltene Vorgänge
Mitarbeitende können immer nur einen Vorgang aktiv in Bearbeitung haben. Wird die Bearbeitung eines zweiten Vorgangs gestartet, während man den ersten Vorgang noch in Bearbeitung hat, wird die Zeiterfassung für den ersten Vorgang automatisch gestoppt und dieser als „angehalten“ gekennzeichnet.
Beendet man das die Bearbeitung des zweiten Vorgangs und wechselt wieder auf die Startseite, wird der erste Vorgang dort in der Box „Vorgänge die automatisch angehalten wurden“ angezeigt. Durch einen Klick auf „Bearbeiten“ kann die Bearbeitung so zu einem später Zeitpunkt fortgeführt werden. Ist eine weitere Bearbeitung nicht erforderlich kann durch Klicken auf „OK“ der Vorgang aus dieser Ansicht entfernt werden.
Verlauf
Die Schaltfläche “Verlauf” führt zu einer chronologischen Übersicht aller bearbeiteten Vorgänge.
1.3 Geschäftsstellenleiste
In der Geschäftsstellenleiste werden alle Geschäftsstellen aufgelistet, mit denen der Mitarbeiter über eine Geschäftsstellenreferenz verknüpft ist. Die Geschäftsstelle, die in der Mitarbeiter-Erweiterung des Kontakts beim Attribut „Geschäftsstelle“ hinterlegt ist, wird hierbei fett hervorgehoben.
Wird neben der Geschäftsstelle eine Zahl auf einem dunkelblauen Quadrat angezeigt, spiegelt die Zahl die Anzahl der neuen Vorgänge bzw. Nachrichten im Posteingang der Geschäftsstelle wider. Wird ein dunkelblauer Punkt angezeigt, befinden sich offene, zu bearbeitende Vorgänge in der Geschäftsstelle.
Ist das angezeigte Quadrat oder der Punkt rot, ist der angemeldete Benutzer als Verantwortlicher oder stellvertretender Verantwortlicher in dieser Geschäftsstelle hinterlegt.
Wird nur der Name der Geschäftsstelle angezeigt, ist der Posteingang leer und es gibt keine offenen Vorgänge.
1.4 Benachrichtigungen
Damit einem Mitarbeiter keine wichtigen Informationen entgehen, werden unter der Geschäftsstellenleiste alle eingehenden Benachrichtigungen zentral eingeblendet. Über die grauen Pfeile (links und rechts) kann man durch die Benachrichtigungen blättern. Hat man alle aktuellen Benachrichtigungen durchgeblättert, wird am Ende ein grüner Haken angezeigt. Klickt man darauf, beginnen die Benachrichtigungen von vorne bis man diese bearbeitet hat.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Benachrichtigungen, Nachrichten und Konversationen auf der Startseite.
1.5 Hauptbereich
Der Hauptbereich der Startseite ist in drei Spalten aufgeteilt.
1.5.1 linke Spalte
Box „Besprechungen“
Ein Klick auf den Link „Besprechungen“ klappt eine Übersicht aller Besprechungen auf, an denen der aktuell angemeldete Benutzer beteiligt ist. Alle Besprechungen mit dem Symbol „Planung“ (Kalender) sind terminierte Besprechungen. Angezeigte Besprechungen ohne das Symbol wurden noch nicht terminiert.
Box „Applikationen“
Diese Box bietet einen Schnellzugriff auf spezielle Applikationen. Abhängig von den Berechtigungen sind die dort angezeigten Applikationen entweder fest definiert oder können über den Link „Applikationen bearbeiten“ (Zahnrad-Symbol) angepasst werden.
Möglichkeiten sind:
- Hinzufügen von Applikationen
- Entfernen von Applikationen
- Ändern der Reihenfolge der Applikationen
Box „Reports"
Diese Box bietet einen objektübergreifenden Schnellzugriff auf die Reports verschiedener Klassen.
Abhängig von den Berechtigungen sind die dort angezeigten Reports entweder fest definiert oder können über den Link „Reports bearbeiten“ (Zahnrad-Symbol) angepasst werden.
Möglichkeiten sind:
- Hinzufügen von Applikationen
- Entfernen von Applikationen
- Ändern der Reihenfolge der Applikationen
1.5.2 mittlere Spalte
Box „Verpasste & laufende Termine“:
In dieser Box werden alle verpassten Termine und Wiedervorlagen sowie die laufenden Termine als Liste dargestellt. Termine und Wiedervorlagen die älter als heute sind werden als „veraltet“ angezeigt. Verpasste Termine und Wiedervorlagen vom aktuellen Tag mit Uhrzeit.
Wiedervorlagen kann man optisch von Terminen unterscheiden, da Sie zusätzlich das Wort „Wiedervorlage“ in der Ansicht enthalten.
- Veraltete Termine / Wiedervorlagen
Klickt man auf einen veralteten Termin oder Wiedervorlage, wird der zugehörige Termin eingeblendet.
Hier hat man folgende Möglichkeiten:
- Über den Link „nicht abgesagt“ kann man den Termin nachträglich absagen. Dadurch wird der Vorgang wieder auf der Startseite des Bearbeiters angezeigt.
- Über den Link „nicht erledigt“ kann man den Termin auf erledigt stellen. Dadurch wird der Vorgang wieder auf der Startseite des Bearbeiters angezeigt.
- Mit einem Klick auf das Datum kann man den Termin / die Wiedervorlage umterminieren. Alle Beteiligten werden darüber per Benachrichtigung informiert.
- Mit einem Klick auf die Start- / Endeuhrzeit, kann man die Zeiten des Termins / der Wiedervorlage ändern. Alle Beteiligten werden darüber per Benachrichtigung informiert.
- Termin / Wiederrvorlage des aktuellen Tages
Klickt man auf den Namen eines Termin / Wiederrvorlage des aktuellen Tages (ersichtlich an der Uhrzeit), wird der dazugehörige Vorgang geöffnet. Ein Klick auf das Planungssymbol öffnet den Termin, so das diese anderweitig verarbeitet werden kann.
Hinweis: Wiedervorlagen werden so lange angezeigt, bis Sie über den Button „um einen Tag verschieben“ verschoben oder mit dem Button mit "Ok" bestätigt wurden.
- Laufende Termine
Laufende Termine werden in der Box so lange angezeigt, bis deren Enduhrzeit erreicht wurde.
Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten eines Termiens ihn schnell finden und nicht erst in der Planung suchen müssen. Des Weiteren kann man schnell erkennen ob Beteiligte Kontakte schon an dem Vorgang arbeiten oder nicht.
Wird eine Vorgang mit einem laufendem Termin vorzeitig abgeschlossen, kann über die Anpassung der Endurzeit des Termins, dieser aus der Übersicht in der Box entfernt werden.
Box „Nächster Termin":
In dieser Box wird der nächste Termin und/oder Wiedervorlage für den aktuellen Tag angezeigt. Ein Klick darauf öffnet den dazugehörigen Vorgang, um Ihn zu bearbeiten. Ein Klick auf das Planungssymbol öffnet den Termin, so das diese anderweitig verarbeitet werden kann. Des Weiteren wird in der Hauptleiste (oben links) ein Timer eingeblendet, der die verbleibende Zeit bis zum Start des Termins anzeigt.
Box „Vorgänge":
Diese Box listet aller Vorgänge des aktuellen Benutzers auf, die noch zu bearbeiten sind oder sich in Bearbeitung befinden. Ausgenommen hiervon sind Vorgänge des aktuellen Benutzers, die in einer Besprechung liegen oder terminiert sind. Durch Klicken und Ziehen mit der „grauen Box zum Verschieben“ können die Vorgänge in der Liste umsortiert und priorisiert werden. Der erste Vorgang in der Liste hat zusätzlich das Symbol „später“. Mit einem Klick auf dieses Symbol kann der Vorgang direkt an das Ende der Liste verschoben werden.
Gibt es verpasste Termine in der Box „Verpasst“, wird das Symbol „später“ in dieser Box angezeigt.
Box „zurückgestellte Vorgänge“:
Ein Klick auf diese Box zeigt eine Liste alle Vorgänge mit dem Status „zurückgestellt“ an, an denen der aktuelle Benutzer dieser Startseite beteiligt ist.
Hinweis: Alle hier beschriebenen Boxen aus der mittleren Spalte werden nur angezeigt, wenn Vorgänge und Termine beim aktuellen Benutzer vorhanden sind. Sind keine Daten vorhanden, werden diese ausgeblendet.
1.5.3 rechte Spalte
Systemblock mit:
Symbol „Nachrichten":
Öffnet eine Übersicht aller persöhnlichen versendeten und empfangenen Nachrichten in chronologischer Reihenfolge.
Symbol „E-Mail abholen“:
Ein Klick auf dieses Symbol überprüft ob neue E-Mails vorhanden sind, und holt Sie ab.
Symbol „Benachrichtigungen“:
Öffnet eine chronologische Übersicht aller Benachrichtigungen. Eine kleine Zahl neben dem Symbol weist auf neue ungelesene Benachrichtigungen hin.
Symbol „Arbeitstag“:
Öffnet die Detailansicht des aktuellen Arbeitstages inkl. der bearbeiteten Vorgänge (Vorgangsliste) und der Arbeitszeiterfassung.
Symbol „Vom System abmelden“:
Ein Klick auf dieses Symbol meldet den aktuell angemeldeten Benutzer vom System ab.
Box „Konversationen“
Die Box „Konversationen“ zeigt alle noch nicht gelesenen Nachrichten inklusive der beteiligten Kontakte/Gruppe an.
Ein Klick auf eine Nachricht öffnet die entsprechende Konversation und zeigt den vollständigen Inhalt an.
Im unteren Bereich der Konversation kann man entscheiden, wie man weiter verfahren möchte. War die Nachricht nur informativ, kann man durch einen Klick auf das Symbol „Start“ zurück zu Startseite wechseln.
Durch das Öffnen der Nachricht, wird die Interaktion der betreffenden Konversation auf „gelesen“ gesetzt, und die Nachricht verschwindet aus der Box.
Der Link „Konversationen“ im unteren Bereich der Box „Konversationen“ führt zu einer chronologischen Übersicht aller Konversationen, an welchen der angemeldete Benutzer direkt oder indirekt beteiligt ist. Des Weiteren werden die Beteiligten/Gruppe der jeweiligen Konversation angezeigt. In der Übersicht gibt es zusätzlich eine Markierung mit einem Kreis und einer Zahl. Diese zeigt an wie viele ungelesene Nachrichten in dieser Konversation vorhanden sind. Die Reihenfolge ist umgekehrt chronologisch.
Box „Im Auge behalten“
Diese Box listet alle Vorgänge auf, an denen man selbst beteiligt ist und bei denen das Symbol „Im Auge behalten“ gesetzt wurde. Es werden sowohl offene als auch abgeschlossene Vorgänge angezeigt.
Wird man als Beteiligter an einem solchen Vorgang entfernt, verschwindet der Vorgang aus der Box „Im Auge behalten“. Alternativ kann man den Vorgang öffnen und ihn durch erneuten Klick auf das Symbol „im Auge behalten“ aus der Liste entfernen.
1.6 Planung (Kalenderansicht)
Die Planung (am unteren Ende der Startseite) bietet eine Übersicht aller Termine und Wiedervorlagen des aktuellen Benutzers. Man kann Sie entweder durch Herunterscrollen auf der eigenen Startseite oder mit einem Klick auf das Symbol „Planung“ in der Hauptleiste erreichen.
Um die Planung eines anderen Mitarbeiters zu öffnen, gibt man in der Zentralen Suche (Suchen & Erstellen) den Namen des Mitarbeiters ein und wählt diesen aus. Hierdurch gelangt man auf dessen Startseite. Hat man die Startseite eines anderen Mitarbeitenden geöffnet und scrollt nach unten, wird dessen Planung angezeigt.
Achtung: Klickt man auf das Symbol „Planung“ in der Hauptleiste, während man sich auf der Startseite eines anderen Mitarbeitenden befindet, wird die eigene Planung angezeigt!
Generell verfügen alle Ressourcenobjekte (Kontakt, Ort, Betriebsmittel) über eine Planung. In Veranstaltungen ist die Planung über die gleichnamige Applikation erreichbar. Dadurch ist es möglich über die Belegung eines Ortes oder den nächsten Einsatz einer Honorarkraft, die entsprechende Planung schnell einzusehen.
1.6.1 Aufbau der Planung (Kalenderansicht)
Um von der Planung (Kalender) zum Anfang des Kalenders / der Startseite zu gelangen, kann der eingekreiste Pfeil oben rechts angeklickt werden.
Jahresübersicht
Beim Öffnen der Planung wird im oberen Bereich das aktuell ausgewählte Kalenderjahr unterstrichen hervorgehoben. Links davon werden drei Vorjahre und rechts davon drei Folgejahre angezeigt.
Monatsübersicht
Unter dem ausgewählten Jahr befindet sich die Monatsauswahl dieses Jahres. Der aktuell ausgewählte Monat ist auch hier unterstrichen hervorgehoben. Durch die Auswahl (Klick auf einen anderen Monat) wird die Darstellung im Bereich der Kalenderwochen dynamisch angepasst.
Kalenderwoche
Links unter der Monatsübersicht wird die aktuelle Kalenderwoche blau markiert angezeigt.
Hinweis: Wählt man einen vergangenen Monat aus, wird immer die erste Woche dieses Monats eingeblendet. Unter der ersten Woche werden die Kalenderwochen bis zur aktuellen Kalenderwoche eingeblendet.
Durch Auswahl einer der angezeigten Kalenderwochen kann diese eingeblendet werden.
Wochenübersicht
Unter der aktuellen Kalenderwoche wird die Wochenübersicht für die ausgewählte Kalenderwoche angezeigt. Der aktuelle Tag ist hierbei blau hervorgehoben. Sind schon Tage in der laufenden Woche Seite 14verstrichen, werden diese grau dargestellt. Beim Herunterscrollen werden die folgenden Wochenübersichten fortlaufend angezeigt. Durch Klick auf den eingekreisten Pfeil auf der rechten Seite der Planung kommt man wieder zur Ausgangsposition.
In der Planung (Kalender) werden alle im System hinterlegten Feiertage ohne Bundeslandzuweisung angezeigt. Feiertage mit Bundeslandzuweisung werden nur angezeigt, wenn der Arbeitsort des angemeldeten Benutzers im entsprechenden Bundesland liegt.
1.6.2 Aktionen in der Planung (Kalenderansicht)
Anklicken eines Termins oder einer Wiedervorlage
- Öffnet den dazugehörigen Vorgang, die Besprechung oder den Termin der Veranstaltung.
Klicken und Ziehen mit gedrückter linker Maustaste (freie Terminvergabe)
- Durch Klicken und Ziehen in der Kalenderansicht (mit gedrückter linker Maustaste) wird ein Termin erstellt und mit einem neuen Vorgang verknüpft. Der Termin steht dann im oben gelb markierten Bereich im Vorgang. Der aktuelle Benutzer wird im Vorgang als Bearbeiter eingetragen. Des Weiteren wird für den aktuellen Benutzer eine Terminvereinbarung im Termin hinterlegt.
- Erstellt man einen Termin im Kalender eines anderen Kontakts, wird ebenfalls ein Vorgang mit einem Termin erstellt. Der aktuelle Benutzer wird als Bearbeiter und der Kontakt, in dessen Planung man sich befindet, als Beteiligter hinzugefügt. Des Weiteren wird für beide eine Terminvereinbarung im Termin hinterlegt.
- Befindet man sich in der Planung eines Vorgangs, wird für diesen Vorgang ein Termin gesetzt.
- Ist man alleiniger Bearbeiter, wird die eigen Planung angezeigt und eine Terminvereinbarung zum Termin, für einen selbst erstellt.
- Hat man einen Vorgang geöffnet, in dem ein anderer Kontakt aktuell Bearbeiter ist, es aber keine weiteren Beteiligten gibt, wird dessen Planung angezeigt. Erstellt man nun einen Termin, wird eine Terminvereinbarung für diesen Kontakt erstellt.
- Ist man selbst Bearbeiter des Vorgangs und weitere Kontakte am Vorgang beteiligt, wird in der Planung die Spalte der gemeinsamen Planung sowie die Spalten aller Beteiligten nebeneinander angezeigt.
Ist ein Kürzel im Kontakt hinterlegt, wird statt des Namens das Kürzel des Kontakts in der Spalte angezeigt.
- Hier hat man jetzt folgende Möglichkeiten:
- Über die erste Spalte (Planung für die Gruppe), kann ein Termin mit Terminvereinbarung für alle Beteiligten erstellt werden.
- Die Spalten rechts daneben zeigen die Planung und Verfügbarkeiten der Beteiligten an. Diese Ansicht kann angepasst werden, indem Personen entfernt (direktes anklicken des Kontakts) oder hinzugefügt werden (Symbol „Kontakt hinzufügen“). Möchte man nur für eine Person einen Termin erstellen, kann derTermin in der jeweiligen Spalte durch Klicken und Ziehen erstellt werden. Ein Klick auf den Link „Meine Planung“ zeigt nur die Planung des aktuellen Benutzers an.
Einfacher Mausklick ohne ziehen (Wiedervorlage):
- Ein einfacher Mausklick in der eigenen Planung (Kalenderansicht) erstellt eine Wiedervorlage und einen neuen Vorgang, der damit verknüpft ist. Erstellt man eine Wiedervorlage in der Planung (Kalenderansicht) eines anderen Kontakts, ist man selbst wieder Bearbeiter des Vorgangs und der Kontakt Beteiligter am Vorgang. Der Vorgang muss ggf. weitergeleitet oder der Bearbeiter gewechselt werden.
- Befindet man sich in der Planung eines Vorgangs, wird für diesen Vorgang eine Wiedervorlage erstellt.
- Ist man selbst nur Bearbeiter und es sind keine weiteren Beteiligten vorhanden, wird die eigene Planung angezeigt.
- Hat man einen Vorgang geöffnet, in welchem ein anderer Kontakt der aktuelle Bearbeiter des Vorgangs ist, es aber aktuell keine weiteren Beteiligten gibt, wird dessen Planung angezeigt.
- Gibt es mehrere Beteiligte an dem geöffneten Vorgang, kann über die erste Spalte (Planung für die Gruppe) eine Wiedervorlage für alle Beteiligten erstellt werden.Möchte man nur für einen dieser Kontakte eine Wiedervorlage erstellen, kann dies durch einen einfachen Klick in der jeweiligen Spalte getan werden.
Die Spalten können angepasst werden, indem Kontakte entfernt (direktes anklicken des Kontakts) oder hinzugefügt werden (Symbol „Kontakt hinzufügen“). Ein Klick auf den Link „Meine Planung“ zeigt nur die Planung des aktuellen Benutzers an.
2 Vorgänge
2.1 Allgemeine Informationen
Farben des Erlenmeyerkolbens
| Blau | Interner Vorgang Wenn beim Attribut „Kontakt“ im Vorgang kein Kontakt oder der Kontakt einer Geschäftsstelle verknüpft ist. |
| Orange | Externer Vorgang Wenn beim Attribut „Kontakt“ keine Geschäftsstelle, sondern eine Organisation verknüpft ist. |
| Grau | Der Vorgang ist abgeschlossen. |
Hintergrundfarbe des Kopfbereichs
| Grün | Der Vorgang wird aktuell vom angemeldeten Benutzer bearbeitet. |
| Blau | Der Vorgang wird aktuell von anderen Mitarbeitenden bearbeitet. |
| Hellblau | Der Vorgang wird aktuell von niemanden bearbeitet. |
Zeitanzeige unter dem Benutzerbild/Namen
Hat ein Bearbeiter oder Beteiligter einen Vorgang gestartet wird unter dem Benutzerbild/Namen angezeigt, wie lange er schon an diesen Vorgang arbeitet. Wird die Bearbeitung gestoppt und wieder aufgenommen, startet der Zähler neu. Alle
dokumentierten Zeiten der Leistungserbringung zum Vorgang können über die Applikation „Zeiten“ eingesehen werden.
2.2 Vorgang erstellen
2.2.1 Ohne Bezug
Ein neuer Vorgang kann durch Eingabe eines Namens/Bezeichnung in der Zentralen Suche und anschließendem Klick auf „Vorgang erstellen“ erstellt werden. In diesem Fall wird der Name/die Bezeichnung als Name des Vorgangs übernommen.
Klickt man in der Zentralen Suche ohne Eingabe eines Namens/Bezeichnung auf „Vorgang erstellen“, wird ein Vorgang ohne Namen erstellt.
Weitere Möglichkeiten zum Erstellen von Vorgängen:
- über die Terminierung in der Planung (ohne Namen)
- über die Methode „Vorgang erstellen“ in der Klasse „Vorgang“ (ohne Namen)
2.2.2 Mit Bezugsobjekt (mit Bezug, zu einer Klasse)
Im Kopfbereich aller Klassen (mit Ausnahme der Klasse „Vorgang“), befindet sich das Symbol „Vorgang erstellen und starten“. Mit einem Klick auf dieses Symbol wird ein neuer Vorgang erstellt und gestartet. Im Vorgang wird automatisch das Bezugsobjekt verlinkt, aus dem der Vorgang erstellt wurde. Bei manchen Bezugsobjekten werden Detailinformationen bearbeitbar dargestellt (z.B. Status einer Veranstaltung). Ein Klick auf das Bezugsobjekt führt in das verknüpfte Objekt, wie z. B. in die Veranstaltung.
Wird eine Nachricht aus einem Vorgang versendet, der eine Anmeldung oder einen Honorarvertrag als Bezugsobjekt hat, ist…
- in der Applikation "Vorgänge" des Bezugsobjekts der Vorgang verknüpft und sichtbar
- in der Applikation "Nachricht" des Bezugsobjekts die Nachricht verknüpft und sichtbar
Der Vorgang und die Nachricht werden auch über den Kontakt des Adressaten in Nachrichten gelistet.
Bezugsobjekt „Kontakt“: Beim Erstellen eines neuen Vorgangs aus einem Kontakt heraus, wird dieser Kontakt nicht als Bezugsobjekt verknüpft, sondern mit den Attributen „Ansprechperson“ und „Kontakt“ verknüpft. Des Weiteren wird der Kontakt in die Liste der Beteiligten aufgenommen.
Bezugsobjekt „Dokument“: Wird ein Vorgang aus einem Dokument heraus erstellt, wird dieses als Bezugsobjekt im Vorgang verknüpft. Versendet man nun aus dem Vorgang heraus eine E-Mail, wird das Dokument, welches als Bezugsobjekt im Vorgang verknüpft ist, als Dateianhang der E-Mail beigefügt.
Dies ist besonders nützlich, wenn z. B. Bescheinigungen oder Rechnungen versendet werden müssen.
Bezugsobjekt „Angebot“: Wird ein Vorgang aus einem Angebot heraus erstellt, wird das Angebot als Bezugsobjekt im Vorgang verlinkt. Wenn im Angebot ein Dokument generiert ist, wird es in E-Mails, die im Vorgang verschickt werden, angehängt. Hier ist es möglich mit Nachrichtenvorlagen zu arbeiten. Zusätzlich wird ein Link zu einer Onlineversion des Angebots generiert und in den E-Mailtext eingebettet. Nach Versand der E-Mail ändert sich der Status des Angebots auf „versendet“.
Öffnet der Empfänger die E-Mail kann er das Angebot als PDF herunterladen. Zusätzlich kann er über den eingebetteten Link die Onlineversion des Angebots öffnen und es direkt bestätigen oder ablehnen.
Bezugsobjekt „Checklisteneintrag“: Über die Methode „Vorgang erstellen” kann in einer Checkliste zu jedem Checklisteneintrag ein Vorgang erstellt werden. Hierdurch wird der Checklisteneintrag als Bezugsobjekt im Vorgang verknüpft. Wird der Vorgang abgeschlossen, wird automatisch der Checklisteneintrag, in der Checkliste auf “erledigt” gesetzt und abgehakt.
Anwendungsbeispiel „Veranstaltungsmanagement“
In einer Veranstaltung wird eine Checkliste hinzugefügt, die alle zu erledigenden Punkte erhält. Über die Methode „Vorgang erstellen“ (in der Checkliste) werden zu den einzelnen Checklisteneinträgen Vorgänge erstellt, die im Team verteilt und/oder terminiert werden. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen und Fristen eingehalten werden.
Bezugsobjekt „Besprechung“: In einer Besprechung kann über das Eingabefeld „Thema hinzufügen“ ein neues Thema hinzugefügt werden. Durch das Hinzufügen eines Themas wird ein gleichnamiger Vorgang erstellt. In diesem Vorgang wird das Bezugsobjekt nicht direkt eingetragen, sondern über einen Inhalt verknüpft. So kann ein Thema Bestandteil mehrerer Besprechungen sein.
Alternativ kann man in einem Vorgang über das Symbol „weiteren Beteiligte hinzufügen“ und anschließender Eingabe des Namens der Besprechung in das Suchfeld „Kontakt oder Geschäftsstelle“ nach einer Besprechung suchen und durch Auswahl der Besprechung, diesen Vorgang als Thema hinzufügen. Auch hier wird das Bezugsobjekt nicht direkt befüllt, sondern über einen Inhalt verknüpft.
Ein Vorgang, der einer Besprechung zugewiesen ist, wird nicht in der Box „Vorgänge“ auf der Startseite angezeigt.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Neues Thema hinzufügen.
2.2.3 Ein Bezugsobjekt nachträglich verknüpfen
Um nachträglich ein Bezugsobjekt zu einem Vorgang hinzuzufügen, klickt man auf die 3 Punkte im unteren Bereich des Vorgangs.
Als nächstes wählt man im Auswahlmenü die zu verknüpfende Klasse (z. B. Ort) aus.
Nachdem man die Klasse ausgewählt hat, klickt man erneut auf die drei Punkte (rechts neben der ausgewählten Klasse).
In dem sich nun öffnenden Detailfenster kann man nach einem Objekt suchen oder das entsprechende Objekt aus der Auswahlliste auswählen.
Dieses Vorgehen ist aktuell für folgende Klassen freigegeben:
Ort, Veranstaltung, Termin, Angebot, Vertrag, Projekt und Vorgang
Um eine Verknüpfung zu entfernen, wird das Auswahlmenü „Klasse“ aufgeklappt und der erste (leere) Eintrag aus der Liste gewählt.
Schnellzugriff auf den ersten, leeren Eintrag:
Klasse anklicken
„Pos1“ auf der Tastatur drücken
Enter-Taste drücken
2.3 Benutzeroberfläche im Vorgang
Die Benutzeroberfläche von Vorgängen ist dynamisch aufgebaut und kann sich je nach Bearbeitungsstand des Vorgangs oder den durchgeführten Aktionen verändern / anpassen.
2.3.1 Kopfbereich
Der Kopfbereich eines Vorgangs besteht (von links nach rechts) aus einer klickbaren Titelzeile, blauen Schaltflächen, mehreren Symbolen, der Geschäftsstelle und dem Symbol „Berechtigungen“.
Klickbare Titelzeile
Oben links wird der Name des Vorgangs angezeigt. Darunter stehen der Name des Erstellers sowie der Datums-/Zeitstempel der Erstellung.
Der Name des Vorgangs kann jederzeit über das Attribut „Name“ geändert werden. Ein Klick auf die Titelzeile öffnet das Kontextmenü. Hier lassen sich Methoden ausführen, Metadaten bearbeiten und der Verlauf einsehen.
Blaue Schaltflächen:
Bearbeiten / Stoppen: Ein Klick auf diese Schaltfläche startet oder stoppt die Bearbeitung des Vorgangs.
Abgeben: Ein Klick auf diese Schaltfläche entfernt den Status „Bearbeiter“ und legt den Vorgang als offenen Vorgang in den Bereich „Offen“ in der Geschäftsstelle ab. Die zugewiesene Geschäftsstelle wird oben rechts im Vorgang angezeigt.
Zurückstellen: Später zu bearbeitende Vorgänge werden durch einen Klick auf diese Schaltfläche in den Bereich „zurückgestellte Vorgänge“ auf der Startseite des Bearbeiters sowie der Geschäftsstelle verschoben. Der Status des Bearbeiters wird hierbei nicht entfernt. Die zugewiesene Geschäftsstelle wird oben rechts im Vorgang angezeigt.
Abschließen: Schließt den Vorgang ab und entfernt ihn von der Startseite der bearbeitenden Person sowie aus dem Bereich der zugewiesenen Geschäftsstelle.
wieder aufnehmen: Ein Klick auf „wieder aufnehmen“, öffnet und startet den abgeschlossenen Vorgang. War man selbst nicht Bearbeiter oder Beteiligter am Vorgang, wird man automatisch als Beteiligter im Vorgang hinzugefügt. Ab dem Zeitpunkt des wiederaufnehmen wird der Vorgang auf der Startseite des hinterlegten Bearbeiters sowie im Bereich der zugewiesenen Geschäftsstelle angezeigt.
Symbole
Symbol „Diesen Datensatz löschen“ (Mülleimer)
Ein Klick auf dieses Symbol leitet den Löschvorgang des Vorgangs und dessen Inhalte ein. Nach Bestätigung der Löschabfrage „Wollen Sie folgende Objekte unwiederbringlich löschen?“ werden alle gelisteten Elemente unwiderruflich gelöscht!
Symbol „Planung“ (Uhr mit Pfeil)
Ein Klick auf dieses Symbol öffnet die Planung der Beteiligten dieses Vorgangs. Alternativ kann man diese auch durch Herunterscrollen im Vorgang erreichen.
Symbol „wichtig“ (Sternchen)
Markiert den Vorgang als „wichtig“. Damit wird er überall im System in Fettschrift und mit einem senkrechten roten Balken dargestellt.
Symbol „im Auge behalten“
Ein Klick auf dieses Symbol markiert den Vorgang, so dass er auf der Startseite in die Box „im Auge behalten“ des angemeldeten Benutzers aufgenommen wird. Dies gilt auch für abgeschlossene Vorgänge. Besteht keine Beteiligung an dem Vorgang, wird durch den Klick auf das Symbol eine Beteiligung erstellt.
Hinweis: Wird die Beteiligung eines Kontakts entfernt, der diesen Vorgang über das Symbol markiert hat, wird der Vorgang aus seiner Box „im Auge behalten“ entfernt.
Geschäftsstelle
Rechts neben den Symbolen wird die Geschäftsstelle angezeigt, der dieser Vorgang zugewiesen ist.
Die Geschäftsstelle kann mit einem Klick auf den Namen der Geschäftsstelle und Auswahl einer anderen Geschäftsstelle gewechselt werden. Alternativ kann man sie über die Metadaten des Vorgangs oder durch Weiterleiten des Vorgangs in eine andere Geschäftsstelle ändern.
Weitere Informationen zu Geschäftsstellen finden Sie in den Kapiteln „Geschäftsstellen“ und „Arbeiten mit Geschäftsstellen“.
Symbol „Berechtigungen“ (Schloss)
Über dieses Symbol können die Zugriffsberechtigungen für einen Vorgang und dessen Inhalte direkt eingeschränkt werden. Es ist möglich, Berechtigungen für einzelne oder mehrere Mitarbeitende bzw. Mitglieder einer Geschäftsstelle zu setzen, unabhängig von der Geschäftsstelle, die im Vorgang hinterlegt ist.
2.3.2 Kollaborationsbereich
Symbollink „Konversationen zeigen“
Dieser Link öffnet eine chronologische Ansicht aller empfangenen und versendeten Nachrichten im Kontext dieses Vorgangs. Die Nachrichten sind auch im Inhaltsbereich (Verlauf) des Vorgangs gelistet.
Symbollink „Alle Beteiligten“
Dieses Symbol ist nur sichtbar, wenn mehrere Personen an einem Vorgang beteiligt sind. Nach dem Klick auf das Symbol öffnet sich der Interaktionsbereich. Dieser Bereich dient dazu, interne und/oder externe Nachrichten zu versenden. Des Weiteren kann darüber eine Besprechung angelegt oder der Vorgang in eine bestehende Besprechung als Thema aufgenommen werden.
Beteiligte Kontakte
Beteiligte Kontakte werden entweder rechts neben dem Symbol „Konversation anzeigen“ oder rechts neben dem Symbol „Alle Beteiligten“ (wenn es schon mehrere Beteiligte am Vorgang gibt), angezeigt.
Die Kontakte werden über das hinterlegte Foto dargestellt. Ist kein Foto beim Kontakt hinterlegt, wird der Name oder das im Kontakt hinterlegte Kürzel / Personalkürzel angezeigt. Der aktuelle Bearbeiter des Vorgangs wird hierbei mit einer blauen Umrahmung hervorgehoben.
Ein Klick auf einen Kontakt zeigt immer einen Link zum Kontakt selbst, gefolgt von eine / zwei der folgenden blauen Schaltflächen an:
Bearbeiter
Klickt man auf einen beteiligten internen Kontakt, der aktuell nicht Bearbeiter ist, kann man ihn über die Schaltfläche „Bearbeiter“ zum Bearbeiter des Vorgangs machen. Der Kontakt bekommt dann die blaue Umrandung.
Hinweis: der Kontakt wird darüber nicht benachrichtigt.
Beteiligung entfernen
Manchmal ist es gewünscht, die Beteiligung an einem Vorgang zu beenden, z. B. wenn ein beteiligter Kontakt dem Vorgang versehentlich hinzugefügt wurde. Nach einem Klick auf das Kontaktfeld der Person kann die Beteiligung an dem Vorgang durch Klick auf die Schaltfläche „Beteiligung entfernen“ entfernt werden. Dieser Kontakt erhält keine Benachrichtigungen mehr über Änderungen und Fortschritte.
Als Bearbeiter entfernen
Klickt man auf den Bearbeiter des aktuell offenen Vorgangs, kann man über die Schaltfläche „Als Bearbeiter entfernen“ diese Person als Bearbeiter entfernen.
Hinweis: Grundsätzlich sollte ein Vorgang immer einen Bearbeiter haben, da er sonst nur im Bereich „Offen“ in der ihm zugewiesenen Geschäftsstelle angezeigt wird.
Übernehmen
Klickt man in der Übersicht der beteiligten Personen auf sich selbst, kann man über die Schaltfläche „Übernehmen“ sich selbst zum Bearbeiter des Vorgangs machen.
Symbollink „Weitere Beteiligte hinzufügen“
Über dieses Symbol können interne und externe Kontakte als Beteiligte zum aktuellen Vorgang hinzugefügt. Nach dem Klick auf diesen Symbollink wird die Suche eingeblendet. Über das Suchfeld kann man nach einem Kontakt suchen und diesen dann auswählen. Hierdurch wird der Kontakt als Beteiligter am Vorgang hinzugefügt.
2.3.3 Interaktionsbereich
Klickt man auf einen beteiligten Kontakt, erscheint unter dem Kollaborationsbereich ein Interaktionsbereich mit der Empfängerleiste. Je nach ausgewählten/m Kontakt/en, kann man in diesem Bereich interne Nachrichten und/oder externe E-Mails versenden, Besprechungen anlegen oder Vorgänge weiterleiten. Die Oberfläche ändert sich je nach ausgewählten/m Kontakt/en und den daraus resultierenden Funktionen.
Interaktionen mit einem internen Kontakt:
- Interne Nachricht oder E-Mail schreiben
- Vorgang weiterleiten
- Neue Besprechung anlegen
- Vorgang zu vorhandene Besprechung hinzufügen
Interaktionen mit mehreren internen Kontakten:
- Interne Nachricht oder E-Mail schreiben
- Neue Besprechung anlegen
- Vorgang in vorhandene Besprechung einfügen
Interaktionen mit einem internen und externen Kontakt:
- Interne Nachricht und externe E-Mail schreiben
- Neue Besprechung anlegen
- Vorgang zu vorhandene Besprechung hinzufügen
Interaktionen mit einem externen Kontakt:
- externe E-Mail erstellen
- externe E-Mail aus Nachrichtenvorlage erstellen
- Neue Besprechung anlegen
- Vorgang zu vorhandene Besprechung hinzufügen
Interaktionen mit mehreren externen Kontakten:
- externe E-Mail erstellen
- externe E-Mail aus Nachrichtenvorlage erstellen
- Neue Besprechung anlegen
- Vorgang zu vorhandene Besprechung hinzufügen
2.3.4 Attribute
Name
Hier wird, wie in dem Betreff einer Nachricht, dass Thema / der Inhalt des Vorgangs, um den es geht als Name hinterlegt. Die Verwendung von kurzen, aussagekräftigen Namen erleichtert die Arbeit und das Wiederfinden von Vorgängen.
Art
Die Art dient dazu, den Vorgang näher zu beschreiben. Ist ein Auswahlmenü hinterlegt, werden Auswahl und Auswertung stark vereinfacht.
So kann ein Vorgang, der in der Geschäftsstelle Personal liegt, näher beschrieben werden, wie z. B. Personalauswahl oder Mitarbeitergespräch.
Ansprechpartner
Ansprechpartner für einen Vorgang können intern oder extern sein:
| Intern | Ansprechpartner innerhalb der eigenen Organisation |
| Extern | Ansprechperson in der Organisation, auf die sich der Vorgang bezieht |
Kontakt
Kontakte für einen Vorgang können intern oder extern sein:
| Intern | Die Geschäftsstelle der Ansprechperson |
| Extern | Die Organisation, zu der die Ansprechperson gehört |
Ist der ausgewählte Kontakt im Attribut „Ansprechpartner“ z. B. über die Rolle „Mitarbeiter/in“ mit einem Kontakt (Firma) verknüpft, der die Erweiterung „Organisation“ hat, wird dieser automatisch im Vorgang unter Kontakt eingefügt.
Projekt
Ist der Vorgang Bestandteil eines Projekts, wird dies hier offen dargestellt. Möchte man den Vorgang einem Projekt zuweisen, so klickt man auf die 3 Punkte. Im Anschluss kann man über das Suchfeld oder die Liste der Projekte nach dem gewünschten Projekt suchen und es durch Auswahl hinzufügen. Alternativ kann man über den Link „Projekt erstellen“ ein neues Projekt erstellen und mit dem Vorgang verknüpfen.
Link „keine Leistung“ / Attribut: Leistung
Manchmal ist es nötig, die Zeiten, die in Vorgängen durch die Bearbeitung auflaufen, in Rechnung zu stellen. Damit man dies tun kann, muss ein Vorgang mit einer Leistung verknüpft sein, damit die Zeiterfassung korrekt funktioniert. Ist ein Vorgang nicht mit einer Leistung verknüpft wird der Link „keine Leistung“ angezeigt.
Ein Klick auf den Link „keine Leistung“ ändert die Ansicht im Vorgang. Im Anschluss werden die Attribute „kostenpflichtig“ und „Leistung“ eingeblendet.
- Kostenpflichtig
Dieses ja/nein Attribut bestimmt, ob die Zeiten dieses Vorgangs in Rechnung gestellt werden müssen oder nicht. Ist hier „ja“ ausgewählt, werden die erfassten Zeiten aller beteiligten Mitarbeiter des Vorgangs mit der geplanten Bearbeitungszeit der Leistung verrechnet. - Leistung
Ist über dieses Attribut noch keine Leistung verknüpft wird hier ein Suchfeld angezeigt. Unter dem Suchfeld werden alle Leistungen des im Attribut „Kontakt“ verknüpften Kontakts angezeigt. Der Kontakt entspricht also dem Kontakt, welcher im Attribut „Empfänger“ in der Leistung verknüpft ist. Es werden nur Leistungen angezeigt, welche den Status „Durchführung“, „in Prüfung durch Verantwortlichen“, „in Prüfung durch Leistungsempfänger“ und „erfüllt“ haben angezeigt.
Nach Suche und Auswahl einer Leistung wird diese mit dem Vorgang im Attribut „Leitung“ verknüpft. Ab diesem Zeitpunkt wir die verknüpfte Leistung inkl. der verstrichenen und verbleibenden Zeit im Vorgang angezeigt und alle erfassten Zeiten aller beteiligten Mitarbeiter des Vorgangs, mit der geplanten Laufzeit der Leistung verrechnet.
Über den Link „Leistung entfernen“ kann diese wieder entfernt werden.
Link „Details“
Ein Klick auf den Link „Details“ blendet die Detailattribute des Vorgangs ein.
Bezugsobjekt (3 Punkte)
Werden hier drei Punkte angezeigt ist im Vorgang kein Bezugsobjekt verknüpft.
Möchte man im Nachhinein ein Bezugsobjekt verknüpfen, wird dies im Kapitel „Ein Bezugsobjekt nachträglich verknüpfen“ beschrieben. Wie man einen Vorgang mit Bezugsobjekt erstellt, steht im Kapitel „mit Bezugsobjekt (Bezug zu einer Klasse)“.
2.3.5 Applikationsleiste
Die Applikationsleiste befindet sich unter den Attributen des Vorgangs und enthält die Links zu Medien, Reports und den Applikationen für den Vorgang.
Über den Link „Medien“ werden automatisch alle Dokumente, Bilder und Texte verknüpft, welche als Inhalte im Vorgang hinzugefügt werden. Sie werden in diesem Bereich strukturiert angezeigt und ermöglichen so ein besseres Wiederfinden von Informationen bei sehr umfangreichen Vorgängen. Alternativ können hier auch Dokumente, Videos, Bilder oder Zusatztexte unabhängig von den Inhalten des Vorgangs hinterlegt werden.
Über den Link „Reports“ können vorgangsspezifische Reports aufgerufen werden.
Zusätzlich können für Vorgänge relevante Applikationen über den Link „Applikationen bearbeiten“ eingebunden/entfernt werden. Dies können z. B. Applikationen wie Zeiten, Checklisten und Termine sein, welche zusätzliche Funktionen zur Verfügung stellen und dann im Vorgang in der Applikationsleiste angezeigt werden.
2.3.6 Box „nachfolgende Vorgänge“
Wurden in einem geöffneten Vorgang, Nachfolgevorgänge oder Aufgaben erstellt, wird unter den Inhalten des Vorgangs, die Box „nachfolgende Vorgänge“ mit dem gleichnamigen Link angezeigt. Ein Klick darauf blendet die Übersicht aller Aufgaben und Nachfolgevorgänge ein, welche aus dem aktuell geöffneten Vorgang entstanden sind. Hierbei ist es egal ob diese noch offen oder schon geschlossen sind. Durch diese Übersicht lassen sich Rückschlüsse ziehen, in welchen Zusammenhang ein Vorgang entstanden ist.
2.4 Inhalte in Vorgängen
Jeder Vorgang hat unterhalb des Vorgangs die blauen Schaltflächen “Text”, “Bild” und “Dokument”.
Mit einem Klick darauf werden im Vorgang entsprechende Inhalte erstellt und unter Medien verknüpft.
Hinweis: Wechselt ein Vorgang die Geschäftsstelle, wird für alle Vorgangsinhalte die Geschäftsstelle entsprechend angepasst.
Schaltfläche „Text“
Ein Klick auf die Schaltfläche „Text“ erstellt einen leeren Text als Inhalt im Vorgang.
Nach Klick auf die 3 Punkte öffnet sich der Texteditor. In diesem können Texte eingegeben und gespeichert werden, wie z. B. Gesprächs-/Notizen und Mitschriebe. Nach dem Speichern werden diese als Inhalt dargestellt und können von jedem gelesen werden, der Zugriff auf diesen Vorgang hat. Die Funktionalität entspricht der aller anderen Textfelder im System, welche mit dem Texteditor erstellt, werden können.
Schaltfläche „Bild“
Ein Klick auf die Schaltfläche „Bild“ erstellt ein Bild als neuen Inhalt im Vorgang. Im Anschluss wird die Detailseite des Bildes geöffnet.
Auf der Detailseite kann über den Upload-Bereich ein Bild durch Hineinziehen vom lokalen System eingefügt werden. Benötigt man nur einen Ausschnitt von dem hochgeladenen Bild, kann dies über den Anpassungsrahmen im Nachhinein angepasst werden. Die als Bildinhalt hinterlegen Bilder werden automatisch unter Medien verknüpft, dadurch ist es möglich wichtige Scans, Screenshots und Bilder/-Entwürfe im Vorgang zu hinterlegen. Unter anderem werden die folgenden Bildformate unterstützt: jpg, jpeg, gif, bmp, apng, png, ico.
Funktion „Bild aufnehmen“
Durch einen Klick auf den Link „Bild aufnehmen“ im rechten Bereich ist es möglich, Bilder über eine vorhandene Webcam oder per Handy in den Vorgang einzufügen. Diese Funktion kann man z. B. nutzen, um ein Foto, Nachweise, Mitschriebe oder Skizzen zu fotografieren und direkt in den Vorgang hochzuladen.
Hinweis: Je nach Browser-Sicherheitseinstellung / Betriebssystem kann eine zusätzliche Sicherheitsabfrage auf dem PC / Handy angezeigt werden, welche vor der Nutzung der Webcam/Kamera-Funktion bestätigt werden muss. |
Im Anschluss wird ein Live-Vorschaubild der Webcam/Kamera angezeigt:
| Über den Button „Kamera wechseln" kann zwischen den Kameras gewechselt werden. Ein Klick auf den roten „Kreisbutton" erstellt ein Bild der aktuellen Aufnahme, welches dann als Bildinhalt dem Vorgang hinzugefügt wird. Über das X kann die Webcam Aufnahme abgebrochen werden. |
Funktion „Unterschrift anlegen“
Die Funktion „Unterschrift anlegen“ ist nur auf mobilen Geräten mit Toucheingabe möglich, wie zum Beispiel Handy oder Tablet. Auf Desktop PCs und Laptops (auch mit Toucheingabe) steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
Durch einen Klick auf den Link „Unterschrift anlegen“ öffnet sich ein Eingabefeld zum Unterschreiben.
Ein Klick auf den roten Kreis mit X, bricht diesen Vorgang ab. Ein Klick auf den grünen Kreis mit dem Haken bestätigt die Unterschrift. Klickt man im Anschluss auf die Schaltfläche „Unterschrift bestätigen“ wird die Unterschrift bestätigt und als Inhalt (Bild) im Vorgang hinterlegt.
Durch diese Funktion ist es möglich, eine Unterschrift in einem Vorgang einzubinden und dann weiter zu verwenden.
Schaltfläche „Dokument“
Ein Klick auf die Schaltfläche „Dokument“ erstellt einen neuen Inhalt im Vorgang.
Über den Upload-Bereich (rechte Seite) kann eine Datei durch hinein ziehen vom lokalen System eingefügt werden. Dies können z. B. Flyer, Einladung, Agenda einer Besprechung oder der Entwurf eines Konzepts sein.
2.5 Checkliste zu einem Vorgang hinzufügen
Um die gewünschte Prozessstabilität im Rahmen des Vorgangs zu gewährleisten, können Checklisten in einem Vorgang eingefügt werden. Dies geschieht mittels der Applikation „Checklisten“ im Applikationsbereich des Vorgangs. Ein Klick auf diese Applikation öffnet die Checklistenansicht und über den Link „Checkliste erstellen“ kann entweder eine leere Checkliste erstellt werden oder eine neue Checkliste auf Basis einer Vorlage. Die Checkliste selbst wird im Anschluss über der Applikationsleiste angezeigt.
Weitere Informationen zu Checklisten finden Sie in den Kapiteln „Checklisten und Checklisteneinträge verarbeiten“ oder „Anlegen von Checklistenvorlagen“.
2.6 Vorteil von Vorgängen gegenüber einem „reinen“ E-Mail-System
Vorgänge sind hervorragend geeignet, um einen (zeitlichen) Verlauf inkl. aller Sachverhalte zu dokumentieren, um Sie später nachvollziehen zu können. E-Mails (externe Konversation) mischen sich im zeitlichen Verlauf mit internen Nachrichten im Team, Checklisten, ergänzenden Gesprächs/- Notizen und ggf. Fotoprotokollen und Dokumenten sowie Besprechungsterminen. Es ist jederzeit nachvollziehbar, was bereits dokumentiert wurde und wie der aktuelle Bearbeitungsstand aussieht.
Dadurch ist es z. B. in einem Vorgang möglich, eine systematische, checklistengestützte Abarbeitung einer Beschwerde durchzuführen und alles zu dokumentieren.
2.7 Vorgänge in Bezug zueinander setzen
Unsere Tätigkeiten und Aufgaben sind häufig in komplexer Art und Weise miteinander verknüpft.
So müssen z. B. verschiedene Aufgaben erledigt werden, um ein Thema vollständig abzubilden.
Darüber hinaus stehen Vorgänge unter Umständen durch Bedingungen oder Voraussetzungen miteinander in Beziehung. So kann beispielweise eine Aufgabe erst gestartet werden, wenn eine andere abgeschlossen ist.
Hier ein Beispiel:
Planung nächstes Programm = Hauptvorgang
Vorgang 1: Schwerpunktthema definieren (ist die Aufgabe 1)
Vorgang 2: Titelbild für gedrucktes Programm (ist die Aufgabe 2, hat aber als Voraussetzung den Vorgang 1)
Vorgang 3: Werbepartnerschaften (ist Aufgabe 3 welche nachträglich verknüpft wird)
Vorgang 4: Neuerungen 1/2024 (ist ein Nachfolge Vorgang)
2.7.1 Aufgaben zu Vorgängen erstellen oder zuweisen
Durch Eingabe eines Namens in das rechte Multifunktionsfeld „Aufgabe oder Vorgang“ können aus dem bestehenden Vorgang heraus Aufgaben erstellt werden, die im Kontext dieses Vorgangs zu erledigen sind.
Um eine Aufgabe zu erstellen, gibt man den Namen der Aufgabe in das rechte Multifunktionsfeld ein und drückt die Enter-Taste oder Klickt auf die blaue Schaltfläche „Aufgabe“.
Nach Klick auf die blaue Schaltfläche „Aufgabe“ oder drücken der Enter-Taste wird man direkt in den neuen Vorgang weitergeleitet. Im Anschluss kann man als Text z. B. definieren was gemacht werden soll, weitere Beteiligte hinzufügen oder alternativ die Aufgabe weiter delegieren.
Alternativ können auch bereits bestehende, offene Vorgänge nachträglich als Aufgaben mit einem Vorgang verknüpft werden. Dazu wird der Name des zu verknüpfenden Vorgangs über das Multifunktionsfeld gesucht. Durch Klick auf den gewünschten Vorgang in den Suchergebnissen, wird dieser als Aufgabe verknüpft.
Wird ein Vorgang abgeschlossen, welcher als Aufgabe mit einem anderen Vorgang verknüpft ist, wird dieser in die Box „erledigte Aufgaben“ in der rechten Spalte verschoben. Alle Beteiligten des Vorgangs erhalten darüber eine Benachrichtigung auf der Startseite. Die Liste der erledigten Aufgaben kann aufgeklappt werden.
2.7.2 Projekt oder Kontext
In der linken Spalte in einem Vorgang wird der Kontextvorgang oder das Projekt angezeigt, mit dem der aktuell geöffnete Vorgang als Aufgabe verknüpft ist. Da ein Vorgang beliebig vielen Kontextvorgängen oder Projekten zugewiesen sein kann (Mehrfachverknüpfung), können in der linken Spalte auch mehrere Kontextvorgänge bzw. Projekte angezeigt werden.
Die Verknüpfung erfolgte entweder wie unter „Aufgaben zu Vorgängen erstellen oder zuweisen“ beschrieben, oder der Name des offenen Kontextvorgangs oder Projekts wird über das Multifunktionsfeld gesucht. Durch Klick auf ein Suchergebnis wird dieser Vorgang/Projekt verknüpft.
Der nun verknüpfte Kontext- / Projektvorgang wird im Anschluss in der rechten Spalte des offenen Vorgangs angezeigt. Außerdem wird der Vorgang im Projekt in der entsprechenden Kategorie (je nach Status) gelistet.
Projekte sind daran zu erkennen, dass statt des Erlenmeyerkolbens das Symbol eines aufgerollten Gantt-Diagramms angezeigt wird.
2.7.3 Voraussetzungen für einen Vorgang definieren
Oberhalb des Vorgangsinhaltes befindet sich ein breites Multifunktionsfeld „Voraussetzungen“.
Über dieses Suchfeld können andere offene Vorgänge gesucht und ausgewählt werden, welche als Voraussetzung zur weiteren Bearbeitung des aktuellen Vorgangs abgeschlossen werden müssen.
Sie werden dem aktuellen Vorgang als “Voraussetzung” zugeordnet.
Das bedeutet sie erscheinen oberhalb des Kopfbereichs und sind rot umrandet, bis sie abgeschlossen werden. So lassen sich sehr effizient Arbeitsabläufe darstellen.
Hinweis: Wird ein Vorgang abgeschlossen, welcher eine Voraussetzung für einen anderen Vorgang war, wird der Bearbeiter des Vorgangs über eine Benachrichtigung darüber informiert.
Beispiel für eine mögliche Vorgangskette:
Abschließen des Vorgangs „Schwerpunkt definieren” ist Voraussetzung dafür, dass der Vorgang „Titelbild für gedrucktes Programm” bearbeitet werden kann.
2.7.4 Nachfolgende Vorgänge
Schaltfläche „Vorgang“:
Auf die gleiche Art und Weise wie bei Aufgaben, kann über das Multifunktionsfeld auch ein Vorgang erstellt werden, der indirekt mit dem aktuell offenen Vorgang zu tun hat und nicht in der rechten Spalte eingetragen wird. Hierzu gibt man einen Namen für den Vorgang in das Multifunktionsfeld ein und klickt auf den Button „Vorgang“. Im Anschluss wird man in diesen Vorgang weitergeleitet.
Der Nachfolgevorgang wird stattdessen unter der Applikationsleiste / Inhalten in der Box „nachfolgende Vorgänge“ im Ausgangsvorgang aufgelistet.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Box „nachfolgende Vorgänge".
2.7.5 Vorgänge mit Kontext aus einem Vorgang heraus erstellen
Auswahlmenü „Klasse“:
Mit dem Auswahlmenü für Klassen unter dem Multifunktionsfeld auf der rechten Seite, ist es möglich, neue Vorgänge und Aufgaben direkt mit einem neuen Bezugsobjekt darin zu erstellen.
Dies funktioniert für Ort, Veranstaltung, Termin, Angebot, Vertrag, Projekt und Vorgang.
Hierzu gibt man einen Namen für den Vorgang in das Multifunktionsfeld ein und klickt dann auf das Auswahlmenü für Klassen. Hat man die gewünschte Klasse ausgewählt, klickt man auf „Aufgabe“ oder „Vorgang“. Im Anschluss wird man in den neuen Vorgang weitergeleitet, der das ausgewählte Bezugsobjekt enthält. Durch einen Klick auf das Bezugsobjekt kann man das Objekt öffnen und weiter ergänzen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Mit Bezugsobjekt (Bezug zu einer Klasse).
3 Selbstorganisation mit Vorgängen
3.1 Vorgänge hervorheben
Ist ein Vorgang besonders wichtig, kann er über das Symbol „wichtig“ im Kopfbereich des Vorgangs markiert werden.
Durch einen Klick auf dieses Symbol ändert sich dessen Farbe von Blau auf Rot. Der Vorgang wird nun überall in Fettschrift dargestellt und mit einem senkrechten roten Markierungsbalken versehen.
3.2 Vorgänge im Auge behalten
Eine Möglichkeit, einen Vorgang nicht aus dem Blick zu verlieren, ist, ihn über das Symbol „im Auge behalten“ im Kopfbereich des Vorgangs zu markieren.
Durch einen Klick auf dieses Symbol ändert sich dessen Farbe von Blau auf Rot und der Vorgang wird in die Box „im Auge behalten“ auf der eigenen Startseite verknüpft, solange dieser an dem Vorgang beteiligt ist. Ist man noch nicht an den Vorgang beteiligt, wird man als Beteiligter hinzugefügt.
3.3 Reihenfolge der Vorgänge festlegen
Um nach dem „Postkorb-Prinzip“ die Reihenfolge der Vorgänge auf der Startseite festzulegen kann man die „graue Box zum Verschieben“ in der Box „Vorgänge“ verwenden oder das Symbol „später erledigen“ (Voraussetzung: keine verpassten Termine vorhanden).
Wenn man mit dem Mauszeiger über die „graue Box zum Verschieben“ in der Liste der Vorgänge fährt, ändert sich der Mauszeiger in den Verschiebemauszeiger. Durch Klicken und Ziehen kann man den Vorgang an eine andere Stelle verschieben. Das Ziel wird hierbei durch eine Rot gestrichelte Linie dargestellt.
Nach Loslassen der Maustaste kann es, je nach Anzahl der vorhandenen Vorgänge, einen Augenblick dauern bis der Vorgang an der betreffenden Stelle erscheint.
Alternativ wird beim ersten Vorgang in der Vorgangsliste das Symbol „später erledigen“ angezeigt. Ein Klick darauf verschiebt den Vorgang an das untere Ende der Vorgangsliste in der Box „Vorgänge“.
Gibt es verpasste Termine in der Box „Verpasst“, wird das Symbol „später“ in dieser Box angezeigt.
3.4 Vorgänge bearbeiten
Um einen Vorgang zu bearbeiten, öffnet man diesen auf der Startseite und klickt im Anschluss auf den Button „Bearbeiten“ im Kopfbereich des Vorgangs.
Nach dem Klick auf „Bearbeiten“ ändert sich die Hintergrundfarbe des Kopfbereichs in Grün und die Zeitanzeige unter dem Benutzerbild in der Beteiligtenleiste wird eingeblendet.
3.5 Einen Vorgang übernehmen
Möchte man einen Vorgang übernehmen, bei dem ein anderer Kontakt Bearbeiter ist und an dem man selbst noch nicht beteiligt ist, klickt man zuerst auf den Button „Bearbeiten“. Im Anschluss wird man selbst als beteiligter Kontakt dem Vorgang hinzugefügt.
Nun klickt man in der Leiste der Beteiligten Kontakte auf sich selbst und dann auf den Button „übernehmen“.
Der eigene Kontakt erhält nun die blaue Umrandung und man wird selbst zum Bearbeiter des Vorgangs. Ab diesem Zeitpunkt wird der Vorgang auf der eigenen Startseite in der Box „Vorgänge“ angezeigt.
3.6 Einen Vorgang zu einem Vorgangsinhalt erstellen
Aus jedem Inhalt eines Vorgangs kann über einen Klick auf die drei Punkte am rechten Rand des Inhalts und einen anschließenden Klick auf das Symbol „Vorgang“ ein neuer Vorgang erstellt werden. Der neue Vorgang erhält den jeweiligen Inhalt als Bezugsobjekt. Dieser neue Vorgang wird in dem Ursprungsvorgang verknüpft. Die Inhalte werden nicht kopiert, sondern verlinkt.
3.7 Einen Vorgang zu einem Checklisteneintrag erstellen
Hat man in einem Vorgang eine Checkliste über die Applikation „Checklisten“ verknüpft wird die Checkliste inkl. Name über der Applikationsleiste angezeigt. Sie enthälft einzelne Checklisteneinträge, welche direkt im Vorgang ersichtlich sind.
Unerledigte Checklisteneinträge werden mit einem roten Quadrat dargestellt, erledigte Checklisteneinträge mit einem grünen Quadrat mit Haken. Ein Klick auf den Checklistennamen öffnet die Checkliste mit den einzelnen Checklisteneinträgen.
Um die Arbeit im Team zu verteilen, kann man in einer Checkliste einen Vorgang zu jedem Checklisteneintrag erstellen. Dieser Vorgang kann dann an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Der Vorgang selbst hat als Bezugsobjekt den Checklisteneintrag, aus welchem er erstellt wurde. Schließt ein Bearbeiter einen solchen Vorgang ab, wird der Bearbeiter des Vorgangs, der die Checkliste enthält, darüber per Benachrichtigung informiert und kann dann z. B. die nächsten Arbeitsschritte durchführen.
Um einen Vorgang zu einem Checklisteneintrag zu erstellen, geht man wie folgt vor: Zuerst Klickt man auf den Namen oder Checklisteneintrag in einem Vorgang. Dadurch öffnet sich die Checkliste mit den einzelnen Checklisteneinträgen.
In dieser Checklistenübersicht werden dann untereinander die einzelnen Checklisteneinträge aufgeführt. In jeder Zeile eines Checklisteneintrags gibt es den Link „Vorgang erstellen“.
Ein Klick auf diesen Link erstellt einen Vorgang, welcher als Bezugsobjekt diesen Checklisteneintrag hat.
Nun hat man die Möglichkeit einen anderen Mitarbeiter als Beteiligten über das Symbol „weitere Beteiligten hinzufügen“ hinzuzufügen. Dazu sucht man den Kontakt über das eingeblendete Suchfeld und klickt ihn an. Im Anschluss wird der Kontakt als Beteiligter hinzugefügt und im Interaktionsbereich angezeigt.
Nun kann man im Textfeld „Nachricht“ einen Text/Anweisung für den betreffenden Beteiligten hinterlegen und den Vorgang durch Klick auf das Symbol „Vorgang weiterleiten“ an den Beteiligten weiterleiten.
Durch dieses Vorgehen wird der hinzugefügte Beteiligte zum Bearbeiter des Vorgangs und erhält eine
Benachrichtigung auf seiner Startseite.
Hat der Bearbeiter die Aufgabe erfüllt und schließt den Vorgang ab, wird der Checklisteneintrag vom System auf „erfüllt“ gestellt und der Bearbeiter des Vorgangs mit der Checkliste per Benachrichtigung informiert.
3.8 Vorgänge Abschließen
Hat man in einem Vorgang alles erledigt, kann er durch einen Klick auf die Schaltfläche „Abschließen“ beendet werden.
Der Vorgang erhält dann den Status „abgeschlossen“ und die Farbe des Erlenmeyerkolbens wird auf Grau umgestellt.
Der Vorgang verschwindet von der Startseite des Bearbeiters. Er bleibt im System bestehen, und kann jederzeit über die Schaltfläche „wieder aufnehmen“ reaktiviert werden.
4 Zusammenarbeit im Team
Im System können zur besseren Zusammenarbeit Geschäftsstellen und Arbeitsgruppen als Strukturelemente aufgebaut und genutzt werden.
4.1 Geschäftsstellen
Geschäftsstellen sind Organisationseinheiten, die der Strukturierung dienen. Sie sorgen für mehr Übersicht und erleichtern das gemeinsame, koordinierte abarbeiten von Aufgaben.
Geschäftsstellen sind organisatorische Einheiten und spiegeln u. a. die Einheiten des Organigramms wider.
Jede Geschäftsstelle hat eine eigene Startseite, auf der sich eine strukturierte Übersicht aller Vorgänge befindet, die dieser Geschäftsstelle zugewiesen sind. Diese Startseite ist allen Mitgliedern einer Geschäftsstelle zugänglich. Die Verantwortlichen der Geschäftsstelle können die Auslastung innerhalb der Geschäftsstelle auf einen Blick beurteilen. Außerdem wird die Zusammenarbeit im Team durch die interne Kommunikation (Nachricht an alle Mitglieder der Geschäftsstelle), die Möglichkeit der Organisation von Besprechungen und die Terminierung von Vorgängen für alle Beteiligten der Geschäftsstelle auf ein neues Niveau gehoben.
Mitarbeiter werden über Geschäftsstellenreferenzen mit einer oder mehreren Geschäftsstellen verknüpft. Existiert für den Kontakt der Geschäftsstelle ein E-Mailkonto, kann dieses je nach Einstellung „sendend“ oder „sendend und empfangend“ von allen Beteiligten der Geschäftsstelle genutzt werden.
Ein Klick auf den Namen der Geschäftsstelle in der Geschäftsstellenleiste leitet auf deren Startseite weiter.
Hier befinden sich folgende Inhalte:
- Übersicht der Mitglieder der Geschäftsstelle.
- Link zu den bestehenden Besprechungen, an denen alle Mitglieder der Geschäftsstelle beteiligt sind.
- Link „Neue Besprechung“: Ein Klick darauf erstellt eine neue Besprechung inkl. Besprechungsvorgang, an dem alle Mitglieder der Geschäftsstelle beteiligt sind und weist den Vorgang automatisch als neues Thema hinzu. Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Besprechungen.
- Textfeld für den internen Nachrichtenversand (ohne Vorgang) an alle Mitglieder der Geschäftsstelle.
- Link zum Kontakt der Geschäftsstelle.
Wird über den Symbollink „Hinzufügen“ temporär ein weiterer Adressat, z. B. ein externer Kontakt, hinzugefügt, blendet das System den vollwertigen E-Mail-Client ein.
In diesem Fall wird beim Versenden der Nachricht ein Vorgang erstellt.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Externe Kommunikation.
Im unteren Bereich der Geschäftsstelle findet man:
- Den Link „Alle Nachrichten anzeigen“ Blendet alle Konversationen inkl. der Beteiligten ein, welche in der Geschäftsstelle geschrieben worden sind)
- Eine Liste aller aktuellen, noch nicht verarbeiteten Nachrichten (Posteingang) sowie alle offenen Vorgänge im Bereich „offen", die noch keinen Bearbeiter haben und abzuarbeiten sind.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Geschäftsstellenleiste. - Alle aktiven Projekte der Geschäftsstelle untergliedert in die einzelnen Status.
- Alle aktiven Vorgänge, gruppiert nach Status.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Überblick aller Vorgänge einer Geschäftsstelle.
- Die Attribute der Geschäftsstelle
- Applikationsleiste
- Die Planung der Geschäftsstelle (Kalenderansicht):
Jahresübersicht
Beim Öffnen der Planung wird im oberen Bereich das aktuell ausgewählte Kalenderjahr unterstrichen hervorgehoben. Links davon werden drei Vorjahre und rechts davon drei Folgejahre angezeigt.
Monatsübersicht
Unter dem ausgewählten Jahr befindet sich die Monatsauswahl dieses Jahres. Der aktuell ausgewählte Monat ist auch hier unterstrichen hervorgehoben. Durch die Auswahl (Klick auf einen anderen Monat) wird die Darstellung im Bereich der Kalenderwochen dynamisch angepasst.
Tagesübersicht
Unter der Monatsübersicht wird eine Übersicht des aktuellen Kalendertags angezeigt. Die Spalte für die Gruppenplanung befindet sich ganz links, gefolgt von den Spalten der Planung der einzelnen Mitglieder der Geschäftsstelle mit deren Terminen.
Durch weiteres herunterscrollen in der Planung können die Folgetage aufgerufen werden. Durch Klick auf den eingekreisten Pfeil auf der rechten Seite der Planungsübersicht kommt man schnell wieder zur Ausgangsposition.
4.2 Arbeitsgruppen
Über das Symbol „Team“ auf der linken Seite in der Hauptleiste kann man die Seite „Team“ öffnen. Diese Seite listet alle Arbeitsgruppen, in denen man Mitglied ist. Die aktuell ausgewählte Arbeitsgruppe ist hierbei fett hervorgehoben. Im Unteren Bereich wird der Interaktionsbereich eingeblendet sowie alle in Bearbeitung befindlichen Vorgänge aller Mitarbeitenden der Arbeitsgruppe und deren Planung.
| Wurden noch keine Arbeitsgruppen im System erstellt, in der man als Mitglied hinzugefügt wurde, wird durch eine entsprechende Nachricht darauf hingewiesen. |
Wurden bereits Arbeitsgruppe(n) erstellt, in denen man Mitglied ist, werden diese im oberen Bereich angezeigt. Jede Arbeitsgruppe hat eigene Mitglieder und verfügt über einen eigenen Interaktionsbereich. Arbeitsgruppen dienen der schnellen und gezielten Kommunikation.
4.2.1 Arbeitsgruppen mit internen Kontakten
Nachrichten an die Mitglieder der Arbeitsgruppe können, ohne vorher einen Vorgang zu erstellen, versendet werden. Ist man mehreren Arbeitsgruppen als Mitglied zugewiesen, sieht man alle Arbeitsgruppen in oberen Bereich. Zwischen den Arbeitsgruppen kann einfach per Klick gewechselt werden. Die aktuell ausgewählte Arbeitsgruppe ist dabei fett hervorgehoben.
Versendet man Nachrichten über den Interaktionsbereich, werden diese im Verlauf angezeigt. Beim Versand von Nachrichten erhalten alle Mitglieder der Arbeitsgruppe (außer dem Versender) diese als Benachrichtigung auf der Startseite und sehen die Nachricht in der Box „Konversationen“.
Über den jeweiligen Buttons in der Benachrichtigung auf der Startseite kann man entweder die Konversation öffnen und direkt antworten oder die Nachricht als gelesen markieren.
Weitere Informationen zu den Buttons und deren Funktion befinden sich im Kapitel „Automatische Systembenachrichtigungen“.
Alternativ kann man auf das Symbol „Team“ gehen, die Arbeitsgruppe anklicken und dort alle ungelesenen Nachrichten durch Klick auf den Button „Nachricht(en) gelesen“ auf gelesen stellen.
In diesem Fall verschwindet die Benachrichtigung von der Startseite und aus der Box „Konversationen“.
Ein Klick auf den Link „Alle Nachrichten anzeigen“ in einer Arbeitsgruppe öffnet eine chronologische Übersicht aller geschriebenen Nachrichten dieser Arbeitsgruppe. Somit ist alles transparent und jederzeit nachvollziehbar.
4.2.2 Arbeitsgruppen mit internen und externen Kontakten
Besteht eine Arbeitsgruppe aus externen Kontakten und Mitarbeitern oder wird über das Auswahlfeld zum Hinzufügen weiterer Adressaten ein externer Kontakt (temporär) hinzugefügt, blendet das System den vollwertigen E-Mail-Client ein. Befüllt man die Felder „Nachricht“ und „Betreff“, wird beim Versenden der Nachricht ein Vorgang erstellt, in den man weitergeleitet wird.
Im Vorgang wird der versendende Kontakt zum Bearbeiter. Alle weiteren Mitglieder der Arbeitsgruppe sowie externe Kontakte sind Beteiligte. Die Mitglieder der Arbeitsgruppe erhalten eine Benachrichtigung auf Ihrer Startseite und sehen die Nachricht in der Box „Konversation“, während externe Kontakte eine normale E-Mail vom Bearbeiter (Versender) bekommen. In der E-Mail sehen externe Kontakte nur den Versender (Bearbeiter), jedoch nicht die weiteren Mitglieder der Arbeitsgruppe.
Antwortet ein externer Kontakt auf diese E-Mail, bekommt der Versender (Bearbeiter des Vorgangs) eine Benachrichtigung und sieht die Nachricht in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite. Alle anderen Mitglieder der Arbeitsgruppe sehen die Nachricht ausschließlich in der Box „Konversationen“.
So können zum Beispiel Arbeitsgruppen im Rahmen von Projekten gebildet werden, in denen der komplette Kommunikations-Verlauf eingesehen werden kann. Zusätzlich sind die Nachrichten mit den einzelnen Kontakten verknüpft.
4.2.3 Arbeitsgruppen und deren Planung (Kalenderansicht)
Über die ausgewählte Arbeitsgruppe (fett hervorgehoben) kann man ganz leicht Termine für alle Mitglieder erstellen. Die Planung befindet sich am unteren Bildschirmrand. Hier dient die erste Spalte zur gemeinsamen Planung, rechts daneben werden die Planungen der Mitglieder spaltenweise nebeneinander dargestellt. Über diese Ansicht ist eine einfache Terminfindung möglich.
Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Aktionen in der Planung (Kalenderansicht).
4.2.4 Übersicht der Vorgänge in Bearbeitung
In der ausgewählten Arbeitsgruppe (fett hervorgehoben) werden zwischen dem Interaktionsbereich und der Planung alle Vorgänge angezeigt, die aktuell von Mitgliedern dieser Arbeitsgruppe bearbeitet werden.
4.2.5 Erstellen von Arbeitsgruppen
Um eine Arbeitsgruppe zu erstellen, klickt man auf das Symbol „Team“ in der Hauptleiste am oberen Bildschirmrand.
Im Anschluss wird die Detailseite der Arbeitsgruppe angezeigt. Ist noch keine Arbeitsgruppe im System vorhanden, wird in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Wenn Schon Arbeitsgruppen vorhanden sind, werden Sie im oben Bereich eingeblendet.
Um eine neue oder weitere Arbeitsgruppe zu erstellen, klickt man auf den Link „Arbeitsgruppen“. Im Anschluss öffnet sich die der Report zu der Klasse „Arbeitsgruppen“. In dem Report befindet sich im oberen Bereich der Link „Arbeitsgruppe erstellen“.
Ein Klick auf diesen Link erstellt eine neue, leere Arbeitsgruppe.
Es wird empfohlen, zuerst einen aussagekräftigen Namen für die Arbeitsgruppe im Attribut „Name" einzugeben. Eine Beschreibung ist optional. Über den Bereich „Auswahl neue Mitglieder" auf der linken Seite können angezeigte Kontakte der Mitarbeiter direkt angeklickt und zur Arbeitsgruppe hinzugefügt werden.
Ist ein Mitarbeiter dort nicht gelistet, kann man durch Eingabe des Namens über das Suchfeld „Kontakt hinzufügen" nach dem Kontakt des Mitarbeiters suchen. Wird der Kontakt des Mitarbeiters gefunden, wird er im Bereich „Auswahl neuer Mitglieder" angezeigt und kann durch einen Klick auf den Kontakt hinzugefügt werden.
Sind alle Mitarbeiter Kontakte als Mitglieder hinzugefügt können diese auf die erstellte Arbeitsgruppe über das Symbol „Team" in der Hauptleiste darauf zugreifen.
4.2.6 Anpassung von Arbeitsgruppen
Die Arbeitsgruppen können zu jeder Zeit angepasst werden. Hierzu öffnet man die Detailseite der Arbeitsgruppe. Im Anschluss kann die Liste der Mitglieder durch Hinzufügen oder Entfernen der Mitarbeiterkontakte ergänzt werden.
Um Mitarbeiterkontakte zu entfernen, klickt man auf das Symbol Entfernen, welches rechts neben dem Kontakt angezeigt wird. Neue Mitarbeiter können über das Suchfeld „Kontakt hinzufügen“ als Kontakt gesucht und durch einen Klick auf den gefundenen Kontakt hinzugefügt werden.
4.2.7 Ändern der Reihenfolge der Mitglieder der einer Arbeitsgruppe
Wenn nötig kann die Reihenfolge der Mitglieder einer Arbeitsgruppe umgestellt werden. Dies hat Einfluss auf die dargestellte Reihenfolge der Kontakte in der Planung.
Hierzu öffnet man über die Zentrale Suche die Klasse "Arbeitsgruppen" und wählt die zu bearbeitende Arbeitsgruppe aus. In der Detailansicht führt ein Klick auf die verknüpfte Gruppe ("Erweiterung von Gruppe <Name der Arbeitsgruppe>") auf die Detailseite dieser Gruppe. Hier lässt sich die Reihenfolge der Gruppenmitglieder durch Klicken und Ziehen über den grauen Verschiebepunkt hinter dem jeweiligen Namen ändern.
5 Arbeitsprozesse optimieren
5.1 Selbstorganisation
Vorgänge dienen zur Erfassung und Verwaltung aller im Arbeitsalltag anfallenden Tätigkeitegehören auch Erstellen und Terminieren von Vorgängen, das Hinzufügen von Texten Mitschriebe), Bildern und Dokumenten, der Umgang mit dem vorgangsinternen Verlauf sowiVersenden von E-Mails und dem Nachrichtenverlauf.
5.1.1 Vorgänge hervorheben
Symbol „wichtig“ (Sternchen)
Ist ein Vorgang besonders wichtig, kann er mit dem Symbol „wichtig“ im Kopfbereich eines Vorgangs markiert werden.
Das Symbol ändert dann die Farbe von Blau auf Rot. Zusätzlich wird der Vorgang nun überall in Fettschrift hervorgehoben und mit einem senkrechten roten Balken markiert.
5.1.2 Vorgänge im Auge behalten
Symbol „im Auge behalten“
Eine Möglichkeit, einen Vorgang nicht aus dem Blick zu verlieren ist, diesen über das Symbobehalten“ im Kopfbereich des Vorgangs zu markieren.
Durch einen Klick auf das Symbol ändert sich dessen Farbe von Blau auf Rot. Der Vorgang wBox „im Auge behalten“ auf der eigenen Startseite verknüpft. Ist man noch nicht an dVorgang beteiligt, wird man als Beteiligter hinzugefügt
5.1.3 Reihenfolge der Vorgänge festlegen
Um nach dem „Postkorb-Prinzip“ die Reihenfolge der Vorgänge auf der Startseite festzulegeman die „graue Box zum Verschieben“ in der Box „Vorgänge“ verwenden oder das Symbol „später erledigen“ nutzen. Ein Klick darauf verschiebt den Vorgang an das untere Ende der Vorgangsliste in der Box „Vorgänge“.
Gibt es verpasste Termine in der Box „Verpasst", wird das Symbol „später" in dieser Box angezeigt
Wenn man mit der Mauszeiger über die „graue Box zum Verschieben“ in er Liste der Vorgänge fahrt ändert sich der Mauszeiger in den Verschiebe-Mauszeiger. Durch Klicken und Ziehen kann man den Vorgang aufnehmen und an eine andere Stelle in der Box „Vorgänge“ verschieben. Das Ziel wird hierbei durch eine Rot gestrichelte Linie dargestellt. Nach Loslassen der Maustaste kann es je nach Anzahl der vorhandenen Vorgänge einen Augenblick dauern bis der Vorgang an der neuen Position erscheint.
5.1.4 Vorgänge bearbeiten
Um einen Vorgang zu bearbeiten, öffnet man ihn und klickt im Anschluss auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ im Kopfbereich des Vorgangs.
Nach dem Klick auf „Bearbeiten“ ändert sich die Hintergrundfarbe des Kopfbereichs in Grün und die Zeitanzeige unter dem Benutzerbild in der Beteiligtenleiste wird eingeblendet.
5.1.5 Einen Vorgang übernehmen
Hat man einen Vorgang geöffnet, wo im Kollaborationsbereich ein anderer Mitarbeiter der Bearbeiter ist des Vorgangs ist (blaue Umrandung) und man selbst als Beteiligter noch nicht hinterlegt ist.
Klickt man zuerst auf den Button „Bearbeiten". Im Anschluss wird man selbst als beteiligter Kontakt dem Vorgang hinzugefügt.
Nun klickt man in der Leiste der Beteiligten Kontakte auf sich selbst und klickt dann auf den Button „übernehmen".
Der eigene Kontakt erhält dann die blaue Umrandung und man wird selbst zum Bearbeiter des Vorgangs.
5.1.6 Einen Vorgang zu einem Vorgangsinhalt erstellen
Aus jedem Inhalt eines Vorgangs kann über einen Klick auf die drei Punkte am rechten Rand des Inhalts und einen anschließenden Klick auf das Symbol „Vorgang“ ein neuer Vorgang erstellt werden. Der neue Vorgang erhält den jeweiligen Inhalt als Kontext. Dieser neue Vorgang wird in dem Ursprungsvorgang verknüpft. Die Inhalte werden nicht kopiert, sondern verlinkt.
5.1.7 Checklisten und Checklisteneinträge verarbeiten
Hat man in einem Vorgang eine Checkliste über die Applikation „Checklisten“ verknüpft, wird die Checkliste inkl. Namen
über der Applikationsleiste angezeigt. Rechts neben dem Checklistennamen werden die einzelnen Checklisteneinträge der Checkliste angezeigt.
Fährt man mit der Maus über eine Checkbox, wird der jeweilige Eintragstext angezeigt.
Unerledigte Checklisteneinträge werden mit einem roten Quadrat dargestellt, erledigte mit einem grünen Quadrat mit Hacken. Ein Klick auf den Checklistennamen öffnet die Detailansicht der Checkliste.
In dieser sind die einzelnen Checklisteneinträge ersichtlich und können über das Viereck abgehakt werden.
Um die Arbeit im Team zu verteilen, lässt sich zu jedem Checklisteneintrag ein Vorgang erstellen, der durch einen anderen Bearbeiter bearbeitet werden kann. Wird ein solcher Vorgang abgeschlossen, wird man darüber informiert und kann z. B. die nächsten Arbeitsschritte durchführen.
Um einen Vorgang zu einem Checklisteneintrag zu erstellen, geht man wie folgt vor:
Zuerst Klickt man auf den Namen oder Checklisteneintrag in einem Vorgang. Dadurch öffnet sich die Checkliste mit den einzelnen Checklisteneinträgen.
In der Checklistenübersicht werden dann untereinander die einzelnen Checklisteneinträge aufgeführt. In jeder Zeile eines Checklisteneintrag gibt es den Link „Vorgang erstellen“.
Ein Klick auf diesen Link erstellt einen Vorgang mit dem Checklisteneintrag als Bezugsobjekt.
Nun hat man die Möglichkeit einen anderen Kontakt als Beteiligten über das Symbol „weitere Beteiligte hinzufügen" hinzuzufügen. Dazu sucht man den Kontakt über das eingeblendete Suchfeld und klickt diesen an. Im Anschluss wird der Kontakt als Beteiligter im Vorgang hinzugefügt und im Interaktionsbereich angezeigt.
Nun kann man im Textfeld „Nachricht" eine Anweisung für den betreffenden Beteiligten schreiben und den Vorgang durch Klick auf das Symbol „Vorgang weiterleiten" an den Beteiligten weiterleiten.
Durch dieses Vorgehen wird der hinzugefügte Beteiligte der Bearbeiter des Vorgangs und erhält eine Benachrichtigung auf seiner Startseite.
Hat der Bearbeiter die Aufgabe erfüllt und schließt diesen Vorgang ab, wird der Checklisteneintrag von System auf „erfüllt“ gestellt und der Bearbeiter des Vorgangs, welcher die Checkliste enthält, per Benachrichtigung informiert.
5.1.8 Anlegen von Checklistenvorlagen
Checklistenvorlagen werden über Klasse „Checklisten“ erstellt. Um diese aufzurufen, gibt man in der Zentralen Suche das Wort „Checklisten“ ein und wählt das angezeigt Suchergebnis aus oder drückt Enter.
Im Anschluss öffnet sich der Report „Checklisten".
In diesem Report werden alle vorhandenen Checklisten (inklusive Vorlagen) angezeigt. Über das Feld „Suchen" oder das Filterfeld oberhalb der einzelnen Spalten des Reports ist es möglich, die angezeigte Liste zu verfeinern.
Ein Klick auf den Link „Checkliste erstellen" öffnet das Vorlagenfenster, in welchem nur die vorhandenen Vorlagen angezeigt werden.
Ein erneuter Klick auf den Link „Checkliste erstellen" erstellt eine neue Checkliste und öffnet Ihre Checkliste.
Über das Attribut „Name" sollte ein aussagekräftiger Name vergeben werden, damit leicht ersichtlich ist, welche Funktion diese Checkliste erfüllt. Die Eingabe einer Beschreibung oder zusätzliche Informationen zu Checkliste im Attribut „Text" sind optional.
Gibt es einen Verantwortlichen / stellvertretenden Verantwortlichen, können deren Kontakte in den gleichnahmigen Attributen hinzugefügt werden.
Durch einen Klick auf den Link „Checklisteneintrag erstellen" wird ein neuer Checklisteneintrag hinzugefügt:
Über die 3 Punkte kann die Aufgabe des Checklisteneintrags in Textform definiert werden. Über das Feld „Notiz" können Notizen zur definierten Aufgabe hinterlegt werden.
Hat man schon mehrere Checklisteneinträge erstellt, kann die Reihenfolge über die grauen Verschiebepunkte angepasst werden.
Über das X ganz rechts in der jeweiligen Zeile eines Checklisteneintrags kann dieser von der Checklistenvorlage entfernt werden. Alternativ können die Checklisteneinträge durch Klick auf das Wort „aktiv“ in der jeweiligen Zeile auch deaktiviert werden.
Um die neu erstellte Checkliste als Vorlage zu definieren, klickt man auf die Titelzeile der offenen Checkliste. Darunter werden im Anschluss die Metadaten eingeblendet.
Im Bereich „Weitere" das Attribut „Vorlage" auf „ja" stellen und im Anschluss zurück in die Checkliste wechseln. Im oberen Bereich der Checkliste werden nun die Vorlagendetails angezeigt:
Hier kann über das Attribut „Vorlagenbezeichnung" ein Name für die Vorlage vergeben werden. Ist dies erledigt, steht die Checklistenvorlage beim Einfügen von Checklisten zur Verfügung.
5.1.9 Eine Checkliste aus einer Vorlage erstellen
Um eine Checkliste aus einer Vorlage zu erstellen, geht man wie folgt vor: Zuerst öffnet man das
Objekt (z. B. Vorgang oder Veranstaltung), in dass die neue Checkliste eingefügt werden soll. Im
Anschluss wechselt man zu Applikationsleiste und prüft, ob die Applikation „Checklisten“
eingebunden ist.
Ist dies nicht der Fall, klickt man auf den Link „Applikation bearbeiten“ und dann auf „hinzufügen“.
Es wird die Liste „neue Applikationen“ eingeblendet.
Hier sucht man nach der Applikation „Checklisten“ und klickt sie an, um sie einzufügen.
Alternativ kann man auch mit der Tastenkomination STRG + F über die Browser-Suche danach suchen, wenn man die Applikation nicht finden sollte.
Nun ist die Applikation „Checklisten“ in der Applikationsleiste eingebunden.
Klickt man auf die Applikation „Checklisten“ in der Applikationsleiste, wird der Report „Checklisten“ zu diesem Vorgang geöffnet, der alle verknüpften Checklisten angezeigt.
Klickt man nun auf den Link „Checkliste erstellen“, wird das Vorlagenfenster eingeblendet. Hier werden die vorhandenen Vorlagen angezeigt. Über das Suchfeld „Vorlage suchen“, kann das angezeigte Ergebnis eingeschränkt werden.
Wählt man nun die gewünschte Vorlage aus, wird eine Kopie davon erstellt, mit dem geöffneten Vorgang verknüpft und ihre Detailseite angezeigt.
Wenn nötig kann man hier schon einzelne Checklisteneinträge deaktivieren, sofern sie nicht benötigt werden. Des Weiteren sieht man hier alle Checklisteneinträge, kann sich so schon einmal ein Überblick verschaffen und ggf. Checklisteneinträge schon abarbeiten und wenn diese erledigt sind, über das Checkbox abhaken. Ansonsten geht man einfach im Browser zurück, bis der Vorgang wieder angezeigt wird. Nun wird die Checkliste über der Applikationsleiste im Vorgang angezeigt.
5.1.10 Vorgänge abschließen
Hat man in einem Vorgang alles erledigt, kann er durch einen Klick auf die Schaltfläche „Abschließen“ beendet werden.
Der Vorgang erhält dann den Status „abgeschlossen" und die Farbe des Erlenmeyerkolbens wird auf Grau umgestellt.
Der Vorgang verschwindet von der Startseite des Bearbeiters. Er bleibt im System bestehen und kann jederzeit über
die Schaltfläche „wieder aufnehmen" reaktiviert werden.
5.2 An einen anderen Bearbeiter abgeben / delegieren
Grundsätzlich kann es nötig sein, einen Vorgang an einen anderen Bearbeiter abzugeben oder zu delegieren. Dies ist auf 2 Arten möglich:
Abgeben / Delegieren ohne Benachrichtigung
Hierzu öffnet man den Vorgang und klickt auf den Symbollink „weiteren Beteiligten hinzufügen". Über das Suchfeld sucht man nach dem Kontakt und klickt diesen an, um ihn hinzuzufügen. Wird der Kontakt in der Vorauswahlliste angezeigt, kann man Ihn auch direkt von dort hinzufügen.
Nach der Auswahl des Kontakts wird dieser im Kollaborationsbereich hinzugefügt. Klickt man mit der linken Maustaste auf ihn, werden die Schaltfläche „Bearbeiter“ und „Beteiligung entfernen“ angezeigt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiter“ wird der ausgewählte Kontakt zum Bearbeiter des Vorgangs.
Die blaue Umrandung wechselt auf den ausgewählten Kontakt im Kollaborationsbereich.
Der Vorgang wird direkt in die Box „Vorgänge“ auf der Startseite des ausgewählten Kontakts (Mitarbeiters) verschoben.
Hinweis: Der Mitarbeiter erhält hierüber keine Benachrichtigung auf der Startseite.
Abgeben / Delegieren mit Benachrichtigung
Um einen Vorgang mit einer Benachrichtigung des Mitarbeiters abzugeben / zu delegieren, geht man wie folgt vor: Zuerst öffnet man den Vorgang, den man abgeben / delegieren möchte.
Dann klickt man auf den Symbollink „weiteren Beteiligten hinzufügen”, sucht im Suchfeld „Kontakt oder Geschäftsstelle“ nach dem Kontakt und wählt diesen aus.
Der Kontakt wird als Beteiligter im Kollaborationsbereich und Interaktionsbereich hinzugefügt.
Im Interaktionsbereich kann man dann im Feld „Nachricht" eine Nachricht verfassen und über den Button „Vorgang weiterleiten" den Vorgang an den Mitarbeiter abgeben / delegieren.
Die blaue Umrandung wechselt auf den gewählten Kontakt und im unteren Bereich wird die Nachricht inkl. der Mitteilung angezeigt, dass der Vorgang weitergeleitet wurde.
Der angeschriebene Mitarbeiter erhält dann eine Benachrichtigung auf seiner Startseite.
Die Nachricht wird außerdem in die Box „Konversationen" aufgenommen und der Vorgang in die Box „Vorgänge". Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiten" kann der neue Bearbeiter den Vorgang anschließend bearbeiten.
5.3 Was tun im Krankheits- und Vertretungsfall?
Ist ein Mitarbeiter krank oder hat man während der Urlaubszeit eine Vertretung übernommen, kann
man durch Eingabe des Namens über die „Zentrale Suche“ den Mitarbeiter aufrufen.
Hinweis: Je nachdem ob beim Kontakt ein Bild hinterlegt ist, erkennt man den Mitarbeiterkontakt an
dem gestrichelten grauen Viereck oder dem Bild.
Ein Klick auf den Mitarbeiterkontakt öffnet nicht die Detailseite mit Kontaktinformationen, sondern
die Startseite des Mitarbeiters.
Neben den offenen Vorgängen und Benachrichtigungen kann so auch die Planung von Kolleg*innen
eingesehen werden.
Diese Möglichkeit ist vor allem im Krankheits- oder Vertretungsfall äußerst hilfreich. So können Be-
nachrichtigungen abgearbeitet, dringende Vorgänge übernommen oder Termine abgesagt bzw. ver-
schoben werden.
Arbeitet man auf der Startseite einer anderen Person, hat das denselben Effekt, wie wenn die betref-
fende Person selbst die Aktionen durchführen würde.
Hinweis: Über das Rechtekonzept kann präzise gesteuert werden, welche Benachrichtigungen,
Vorgänge oder Termine eingesehen bzw. bearbeitet werden dürfen.
6 Kommunikation im Team
Alle Nachrichten, die über die hier beschriebenen Vorgehensweisen versendet werden, finden die Empfänger als Benachrichtigung auf ihrer Startseite. Sie können von dem Empfangendem direkt verarbeitet werden.
6.1 Nachrichtenversand aus einem Vorgang heraus
6.1.1 Nachrichten zum gesamten Vorgang
Kollaborationsbereich ohne Kontakte:
Zuerst klickt man den Symbollink „Weitere Beteiligte hinzufügen“ an. Es öffnet sich das Suchfenster „Kontakt oder Geschäftsstelle“. Hier sucht man nach dem Kontakt oder wählt ihn aus der Vorschlagsliste aus.
Der Kontakt wird als Beteiligter zu dem Vorgang hinzugefügt und im Interaktionsbereich angezeigt.
Wenn nötig, kann über den Symbollink „Beteiligten hinzufügen“ nach weiteren Kontakten gesucht werden, um sie hinzuzufügen.
Sind alle gewünschten Kontakte (Empfänger) im Interaktionsbereich angezeigt, gibt man die Nachricht (Feld „Nachricht“) ein und klickt auf das Symbol „Nachricht senden“.
Nun wird die Nachricht an alle ausgewählten Kontakte (Empfänger) versendet. Sie werden außerdem als „Beteiligte“ in den Vorgang aufgenommen, falls Sie noch nicht vorhanden sind.
Hinweis: Handelt es sich bei den Empfängern um externe Kontakte, wird eine E-Mail mit der Nachricht verschickt.
Externe Kontakte haben keinen Zugriff auf den Vorgang!
Kollaborationsbereich mit vorhanden Kontakten:
Sind im Vorgang schon alle anzuschreibenden Kontakte im Kollaborationsbereich hinterlegt, klickt man einfach auf das Symbol „alle Beteiligte“.
Im Interaktionsbereich werden dann alle beteiligten Kontakte hinzugefügt. Wenn nötig, kann man sich selbst durch einen Klick auf das Symbol entfernen. Im Anschluss gibt man den Nachrichtentext im Feld „Nachricht" ein und klickt auf das Symbol „Nachricht senden".
Hinweis: Möchte man den Kollaborationsbereich um einen weiteren Kontakt ergänzen, geht man wie unter Punkt
„Kollaborationsbereich ohne Kontakte" vor, um diesen hinzuzufügen. Handelt es sich bei den Empfängern um externe
Kontakte, wird eine E-Mail mit der Nachricht verschickt. Externe Kontakte erhalten keinen Zugriff auf den Vorgang!
6.1.2 Nachrichten zu einem Inhalt eines Vorgangs versenden
Innerhalb von Vorgängen gibt es die Möglichkeit, Nachrichten zu einem einzelnen Inhalt des Vorgangs zu verschicken.
Aus jedem Inhalt eines Vorgangs kann über einen Klick auf die drei Punkte am rechten Rand des Inhalts und einen anschließenden Klick auf das Symbol „Weiterleiten“ dieser als verknüpfter Inhalt in einer Nachricht weitergeleitet werden.
Gibt es an diesem Vorgang schon mehrere Beteiligte, werden diese automatisch als Kontakt im Interaktionsbereich hinzugefügt.
Um weitere Kontakte hinzuzufügen, sucht man sie über das Feld „Kontakt oder Geschäftsstelle“, oder wählt sie aus der Liste der vorgeschlagenen Kontakte im Interaktionsbereich aus. Nach dem Klick auf den Kontakt wird dieser Interaktionsbereich sowie als Beteiligter am Vorgang hinzugefügt.
Achtung: Nachdem man über das Suchfeld oder durch Auswahl einen weiteren Kontakt hinzugefügt hat, wird das Suchfeld nicht mehr angezeigt. Will man einen weiteren Kontakt hinzufügen, klickt man auf den Symbollink „Beteiligten hinzufügen“ rechts neben den Kontakten im Interaktionsbereich. Im Anschluss sucht man den Kontakt wie oben beschrieben und wählt Ihn aus.
Möchte man einen Kontakt aus dem Interaktionsbereich entfernen, kann man dies mit einem Klick auf das X (rechts neben dem Kontakt) tun.
Achtung: Das Entfernen eines Kontakts aus dem Interaktionsbereich entfernt diesen nicht als Beteiligtem aus dem
Vorgang, sondern nur aus dieser Interaktion.
Hat man alle Kontakte hinzugefügt/entfernt gibt man die Nachricht im Feld „Nachricht“ im Interaktionsbereich ein. Hat man die Nachricht fertig verfasst, wird sie durch einen Klick auf das Symbol „Nachricht senden“ versendet. Alle ausgewählten Kontakte (Empfänger) im Interaktionsbereich erhalten eine Benachrichtigung auf ihrer Startseite.
Sollte man statt eines einzelnen Kontakts eine Gruppe ausgewählt haben, werden alle dazugehörigen Kontakte als „Beteiligte“ in dem Vorgang eingetragen.
Hinweis: Handelt es sich bei den Empfängern und externe Kontakte, wird eine E-Mail mit dem ausgewählten Inhalt
verschickt. Externe Kontakte haben keinen Zugriff auf den Vorgang!
6.2 Nachrichten ohne Vorgänge
Das Versenden von Nachrichten ist intern auch ohne Vorgang möglich.
6.2.1 Nachrichtenversand an Mitarbeitende
Nachrichten an einzelne Kontakte können direkt über deren Detailseite versendet werden.
Hierzu gibt man in der Hauptleiste den Namen des Kontakts in der Zentralen Suche („Suchen & Erstellen“) ein und wählt ihn aus.
Handelt es sich um einen Mitarbeiter, wird man auf die Startseite des Mitarbeiters umgeleitet, alternativ kann man auch dessen Kontaktdetailseite öffnen.
Hinweis: Handelt es sich um einen externen Kontakt, wird man auf dessen Detailseite umgeleitet und ein E-Mail-
Nachrichtenfenster wird eingeblendet. Beim Versand von Nachrichten an einen externen Kontakt wird immer ein
Vorgang erstellt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel „Nachrichten aus einem Kontakt heraus
Nachdem man im Interaktionsbereich in das Eingabefeld „Nachricht“ seine Nachricht eingegeben hat,
kann man diese durch einen Klick man auf das Symbol „Nachricht senden“ versenden.
Der Mitarbeiter bekommt dann eine Benachrichtigung auf seiner Startseite und sieht die Nachricht in der Box „Konversation“.
Hinweis: Dieses Vorgehen kann einzelfallbezogen um weitere Personen ergänzt werden (Symbol „Beteiligten
hinzufügen“). Handelt es sich um ausschließlich interne Mitarbeiter, funktioniert der Nachrichtenversandt als
Konversation ohne Vorgang. Handelt es sich um einen externen Kontakt wird beim Versand der E-Mail ein Vorgang
erstellt und man wird dahin weitergeleitet. Sind sowohl interne als auch externe Kontakte als Empfänger gewählt, wird
automatisch ein Vorgang mit externer Nachricht erzeugt sowie eine Benachrichtigung an die internen Kontakte
verschickt.
6.2.2 Nachrichtenversand an Mitglieder einer Arbeitsgruppe
Um eine Nachricht in einer Arbeitsgruppe zu schreiben, geht man wie folgt vor: Nach einem Klick auf das Symbol „Team“ in der Hauptleiste öffnet sich die Ansicht der Arbeitsgruppen.
Im oberen Bereich werden hier die Arbeitsgruppen angezeigt, in denen der aktuell angemeldete Benutzer Mitglied ist. Die aktive Arbeitsgruppe wird hierbei fett hervorgehoben. Durch einen Klick auf eine der angezeigten Arbeitsgruppen, kann in diese gewechselt werden.
Hinweis: Wird die Meldung „Es wurde noch keine Arbeitsgruppe angelegt“ angezeigt, existiert auf dem System noch
keine Arbeitsgruppe. Eine Anleitung zum Erstellen einer Arbeitsgruppe befindet sich im Kapitel „Erstellen von
Im Interaktionsbereich der aktiven Arbeitsgruppe kann man über den Link „Alle Nachrichten
anzeigen“ den Nachrichtenverlauf der Arbeitsgruppe öffnen und diesen einsehen. Aktuell ungelesene
Nachrichten werden zwischen dem Link „Alle Nachrichten anzeigen“ und den Mitgliedern der
Arbeitsgruppe angezeigt. Darunter befindet sich das Nachrichtenfeld.
Hinweis: Über den Symbollink „Weitere Beteiligte hinzufügen“ können weitere Kontakte temporär hinzugefügt werden.
Alternativ wird im Kapitel Anpassung von Arbeitsgruppen beschrieben, wie man Kontakte dauerhaft einer
Arbeitsgruppe hinzufügt.
Um eine Nachricht an alle Mitglieder der Arbeitsgruppe zu senden, Klickt man zuerst in das Feld „Nachricht“ und gibt dort den Nachrichtentext ein. Ist die Nachricht verfasst, Klickt man auf das Symbol „Nachricht senden“.
Im Anschluss wird die Nachricht über eine Konversation ohne Vorgang an alle Mitglieder der Arbeitsgruppe gesendet. Die Empfänger erhalten eine Benachrichtigung auf ihren Startseiten und können sie dort weiterverarbeiten oder darauf antworten.
Unter dem Interaktionsbereich gibt es den Bereich Planung, der die Planung aller Mitglieder der aktiven Arbeitsgruppe angezeigt wird. In der Planung dient die erste Spalte zur gemeinsamen Planung, rechts daneben werden die Planungen der Mitglieder als Spalten nebeneinander dargestellt.
Über diese Ansicht ist eine einfache Terminfindung möglich.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel: Aktionen in der Planung (Kalenderansicht).
6.2.3 Nachrichtenversandt an Geschäftsstellenmitarbeiter
Nachrichten an alle Kontakte einer Geschäftsstelle, können in der jeweiligen Geschäftsstelle geschrieben werden. Im oberen Bereich auf der Startseite des Benutzers befindet sich die Geschäftsstellenleiste hier werden alle Geschäftsstellen aufgelistet, mit denen der Mitarbeitende über eine Geschäftsstellenreferenz verknüpft ist. Die Geschäftsstelle, die in der Mitarbeitererweiterung des Kontakts in dem Attribut „Geschäftsstelle“ hinterlegt ist, ist hierbei fett hervorgehoben.
Um eine Nachricht an die Geschäftsstellenmitarbeiter zu schreiben, öffnet man die entsprechende Geschäftsstelle durch einen Klick in der Geschäftsstellenleiste. Ist die Geschäftsstelle geöffnet wird im oberen Bereich ein Interaktionsbereich mit allen Kontakten angezeigt, welche dieser Geschäftsstelle zugeordnet sind.
Nach Eingabe der Nachricht im Feld „Nachricht“ im Interaktionsbereich kann diese durch Klick auf das Symbol „Nachricht senden“ ohne Vorgang als Kommunikation an alle aufgeführten Kontakte versendet werden.
Alle beteiligten Kontakte erhalten dann eine Benachrichtigung auf der Startseite, sehen die Nachricht in der Box „Konversation“ und können diese dann individuell weiterverarbeiten oder darauf Antworten.
7 Arbeiten mit Geschäftsstellen
Alle Nachrichten, die an Geschäftsstellen gesendet werden, werden als Nachricht im Posteingang dieser Geschäftsstelle abgelegt. Jede Geschäftsstelle verfügt über einen eigenen Posteingang.
Für eingehende Nachrichten in Geschäftsstellen (intern weitergeleitete Vorgänge / eingehende E-Mails von außerhalb des Systems), wird ein Vorgehen nach dem „Postkorb-Prinzip“ empfehlen.
7.1.1 Postkorb-Prinzip
Beim Postkorb-Prinzip werden neue Benachrichtigungen bzw. Nachrichten in chronologischer Reihenfolge gesichtet und bewertet.
Dabei wird eine der folgenden Aktionen durchgeführt, bis alle Benachrichtigungen abgearbeitet sind bzw. der Posteingang geleert ist:
- Wichtige und dringende Benachrichtigungen bzw. Nachrichten werden sofort bearbeitet.
- Für neu eingegangene Nachrichten (E-Mails) wird jetzt ein Vorgang erstellt, in dem die Nachricht als Inhalt eingefügt ist. Anschließend erfolgt die Weiterleitung in den Vorgang. Die Person, die auf die Schaltfläche “bearbeiten” klickt wird als Bearbeiter im Vorgang eingetragen.
- Existiert bereits ein Vorgang zur Benachrichtigung oder Nachricht erfolgt die direkte Weiterleitung in den Vorgang zur weiteren Verarbeitung.
- Nicht dringende Nachrichten werden im Posteingang von Geschäftsstellen mit „Ok“ bestätigt.
- Wird eine Nachricht (Posteingang) in einer Geschäftsstelle „OK“ bestätigt, wird der Vorgang in die Liste offener Vorgänge der Geschäftsstelle verschoben.
- Nachrichten, die keine weitere Bearbeitung benötigen, werden direkt mit einem Klick auf “abschließen” beendet. Auch dabei wird bei neu eingegangenen Nachrichten (E-Mails) ein Vorgang erzeugt, der auf abgeschlossen gestellt wird.
7.1.2 Vorgänge an eine Geschäftsstelle weiterleiten
Hat man in einen Vorgang, der durch Mitarbeiter einer anderen Geschäftsstelle weiterbearbeitet werden muss, kann man den Vorgang an die entsprechende Geschäftsstelle weiterleiten.
Zuerst klickt man in dem Vorgang auf den Symbollink „weitere Beteiligte hinzufügen“, sucht nach der Geschäftsstelle und wählt diese aus.
Nach dem (optionalen) Eingeben einer Nachricht in das entsprechende Textfeld, wird der Vorgang mit einem Klick auf das Symbol „Vorgang weiterleiten“ (Paket) an die Geschäftsstelle versendet.
Der Status „Bearbeiter“ (blaue Umrandung) wird dabei entfernt und die Geschäftsstelle im Vorgang umgestellt.
Auf der Startseite der Beteiligten der Geschäftsstelle wird der Eingang der Nachricht in der Geschäftsstellenleiste angezeigt. Ein Klick darauf öffnet die Startseite der Geschäftsstelle.
Hier befindet sich die Nachricht im Posteingang. Der Vorgang liegt im Bereich „Offen“.
Der Vorgang kann nun durch einen Mitarbeiter der Geschäftsstelle übernommen und abgearbeitet werden.
7.1.3 Vorgänge aus einer Geschäftsstelle am Mittwoch weiterleiten
Um einen Vorgang aus einer Geschäftsstelle an einen Mitarbeiter zu delegieren, klickt man auf „Bearbeiten“ und geht dann vor, wie im Kapitel „An einen anderen Bearbeiter abgeben / delegieren“ beschrieben.
7.1.4 Vorgänge an die Geschäftsstelle abgeben
Hat man einen Vorgang aus einer Geschäftsstelle geöffnet und kann diesen nicht bearbeiten, kann man ihn über die Schaltfläche „Abgeben“ in die aktuell zugewiesene Geschäftsstelle zurückgelegt werden. Dort liegt er in dem Bereich „Offen“ und kann von einem anderen Mitarbeiter übernommen und weiterbearbeitet werden.
Hinweis: Durch das Abgeben wird man als Bearbeiter entfernt und ist nur noch Beteiligter im offenen Vorgang.
7.1.5 Vorgänge zurückstellen
Kann ein Vorgang nicht abgeschlossen werden (es fehlen Informationen, Voraussetzungen sind nicht erfüllt, Arbeit ist abgeschlossen aber der Vorgang wird noch benötigt), kann man Ihn mit Hilde der Schaltfläche „Zurückstellen“ zurückstellen.
Vorgang nach dem Zurückstellen:
Zurückgestellte Vorgänge werden auf der Startseite des Bearbeiters in der Box „Zurückgestellte Vorgänge“ sowie in der Geschäftsstelle im Bereich „zurückgestellt“ angezeigt.
Startseite beim Mitarbeiter:
In der Geschäftsstelle:
Hinweise:
- Hat der zurückgestellte Vorgang eine oder mehrere Aufgaben, werden diese auch zurückgestellt.
- Verknüpfte Projekte/Kontext-Vorgänge und/oder Voraussetzungen sind davon nicht betroffen.
- Wird der zurückgestellte Vorgang wieder in Bearbeitung genommen, werden die verknüpften Aufgaben nicht automatisch wieder aufgenommen.
7.1.6 Überblick über alle Vorgänge einer Geschäftsstelle
In einer Geschäftsstelle gibt es, wie auf der Startseite eines Mitarbeiters, mehrere Bereiche in welchen die aktuellen Vorgänge, je nach Status, einsortiert werden. Dadurch kann man sich schnell eine Übersicht verschaffen und sieht genau, welchen Status der entsprechende Vorgang hat.
Je nach Zuordnung der „Geschäftsstellenreferenz“ können auf der Startseite der Mitarbeiter unterschiedliche Geschäftsstellen angezeigt werden. Durch einen Klick auf eine der angezeigten Geschäftsstellen in der Geschäftsstellenleiste kann man diese öffnen.
Unter dem Interaktionsbereich der Geschäftsstelle werden die folgenden Bereiche angezeigt:
„Posteingang“
Listet alle offenen E-Mails sowie weitergeleitete oder vom System erzeugte Vorgänge auf, die noch nicht gesichtet wurden.
„Offen“
Listet alle Vorgänge der Geschäftsstelle auf, die aktuell keinen Bearbeiter haben.
„Angehalten“
Hier werden alle Vorgänge gelistet, die der aktuell geöffneten Geschäftsstelle zugeordnet sind. Diese Vorgänge sind nicht terminiert. Sie liegen beim jeweiligen Bearbeiter in der Box.
„Vorgänge“
auf dem Schreibtisch und warten auf Bearbeitung.
„in Bearbeitung“
Hier werden alle Vorgänge gelistet, die der aktuell geöffneten Geschäftsstelle zugeordnet sind und aktiv durch einen Mitarbeiter bearbeitet werden.
„Terminiert“
Hier werden alle Vorgänge gelistet, die der aktuell geöffneten Geschäftsstelle zugeordnet sind und durch einen Mitarbeitenden terminiert wurden.
„Zu Besprechen“
Hier werden alle Vorgänge gelistet, die der aktuell geöffneten Geschäftsstelle zugeordnet sind und in einer Besprechung liegen.
„Zurückgestellt“
Hier werden alle Vorgänge gelistet, die der aktuell geöffneten Geschäftsstelle zugeordnet und durch den Bearbeiter zurückgestellt wurden. Sie warten auf eine spätere Bearbeitung.
Ist in diesem Vorgang ein Bearbeiter hinterlegt werden Sie auf dessen Startseite im Bereich „Zurückgestellte Vorgänge“ angezeigt. Gibt es keinen aktiven Bearbeiter werden Sie nur in der Geschäftsstelle angezeigt.
7.1.7 Einblick in die Planungen der Mitarbeiter einer Geschäftsstelle
Im unteren Bereich einer Geschäftsstelle wird die Planung alle Mitglieder der Geschäftsstelle angezeigt.
Die erste Spalte dient der gemeinsamen Planung aller Mitglieder der Geschäftsstelle. In den weiteren Spalten sieht man die Planung der einzelnen Mitarbeiter mit ihren Terminen und Wiedervorlagen. Scrollt man nach unten werden fortlaufend weitere Tage angezeigt. Mit dieser Übersicht ist es möglich, schnell zu erkennen wo gemeinsame Verfügbarkeiten liegen und Termine anzulegen.
Weitere Informationen zur Planung befinden sich im Kapitel Aktionen in der Planung.
7.2 Termine und Wiedervorlagen
7.2.1 Termine erstellen
Um einen Vorgang zu terminieren, klickt man auf das Symbol „Planung“ im Kopfbereich des Vorgangs oder scrollt nach unten zur Planung (Kalenderansicht).
In der Planungsübersicht kann man durch Vergleichen der vorliegenden Termine in den Spalten der Beteiligten nach einem geeigneten Termin suchen. Hat man einen gemeinsamen Zeitraum ohne Termine gefunden, hält man in der Spalte zur gemeinsamen Planung die linke Maustaste gedrückt und markiert den Zeitraum, für den der Termin eingetragen werden soll. Mit Loslassen der Maustaste wird ein Termin erstellt und in der Planung angezeigt. Dieser Termin wird auch in den Spalten der Beteiligten eingetragen. Des Weiteren ist ab diesem Zeitpunkt der Termin im Kopfbereich des Vorgangs sichtbar. Alle am Termin beteiligten erhalten eine Benachrichtigung auf der Startseite.
Wird ein Beteiligter in der Planung nicht benötigt, kann der Kontakt durch einen Klick auf seinen Namen/Bild entfernt werden.
Grundsätzlich gibt es die folgenden Möglichkeiten, um Termine für mehrere Kontakte zu erstellen:
- Zuerst die Kontakte als Beteiligte an einem Vorgang hinzufügen und dann über die Planung (in der ersten Spalte) einen gemeinsamen Termin erstellen.
- Die eigene Planung im Vorgang öffnen, weitere Kontakte über das Symbol „Kontakt hinzufügen“ hinzufügen und dann über die Planung (in der ersten Spalte) einen gemeinsamen Termin erstellen. Die hinzugefügten Kontakte werden dadurch als Beteiligte im Vorgang hinzugefügt.
Hinweis: Die Möglichkeiten 1 und 2 werden im Kapitel Aktionen in der Planung (Kalenderansicht) näher erläutert. - Kontakt nachträglich über eine Terminvereinbarung im Vorgang hinzufügen.
Hat man einen Vorgang geöffnet und in diesem befindet sich schon ein Termin (im oberen Bereich des Vorgangs), klickt man zunächst auf den Termin, um seine Detailseite zu öffnen.
In der Detailansicht des Termins gibt es auf der der linken Seite eine Vorauswahl möglicher Kontakte, die direkt ausgewählt werden können. Möchte man einen Kontakt hinzufügen, der nicht in der Liste ist, klickt man auf den Link „Terminvereinbarung erstellen“.
Auf der nun angezeigten Detailseite der neuen Terminvereinbarung klickt man im Attribut „Kontakt“ auf die drei Punkte. Über das Suchfeld kann man nach dem Namen des Kontakts suchen oder die Liste der Kontakte mit Teil-Suchbegriffe eingrenzen. Hat man den Kontakt gefunden, den man in die Terminvereinbarung aufnehmen will, prüft man zuerst, ob es eine Terminkollision gibt. Sollte dies nicht der Fall sein, kann man Ihn durch einen Klick hinzufügen. Im Anschluss kann man durch klicken des Navigationsbutton „zurück“ (Browsers) wieder in den Termin oder den Vorgang wechseln.
Ein terminierter Vorgang wird nicht in der Box „Vorgänge“ auf der Startseite angezeigt. Er wird erst wieder an dem Tag eingeblendet, an dem der Termin stattfindet (Box „nächster Termin“). Wird ein Termin nicht wahrgenommen, wird er in der Box „verpasster Termin“ angezeigt.
7.2.2 Vorgang für eine oder mehrere Personen terminieren
Über die Planung (Kalenderansicht) unterhalb eines Vorgangs kann ein Termin für einen oder mehrere Kontakte angelegt werden. Der schnellste Weg zu der Planungsübersicht ist ein Klick auf das Symbol „Planung“ (Uhr mit Pfeil) im Kopfbereich des Vorgangs.
Direkt über der Planung werden alle beteiligten Kontakte des Vorgangs in einer Beteiligtenleiste angezeigt. Für jede Kontakt wird außerdem eine eigene Kalenderspalte mit seinen Terminen sowie eine gemeinsame Kalenderspalte (ganz links) angezeigt. In diesen Kalenderspalten werden freie Verfügbarkeiten grün dargestellt.
Kontakte / Kalenderspalten können mit einem Klick auf den Namen bzw. das Foto in der Beteiligtenleiste entfernt werden. Über das (+) Plus-Symbol neben der Beteiligtenleiste lassen sich zusätzliche Kontakte / Kalenderspalten hinzufügen. Ein Klick auf den Link „meine Planung“ blendet nur den Kalender des aktuell bearbeitenden Mitarbeiters ein.
Wird nun (mittels Klicken und Ziehen) in der ganz linken Spalte ein Termin erstellt, wird dieser Termin in der Planung aller Kontakte eingetragen, für die eine Spalte angezeigt ist. Der nun erstellt Termin ist in den Spalten der Beteiligten zu sehen. Alle Beteiligten erhalten eine Benachrichtigung über den Termin auf Ihrer Startseite und können ihn ggf. verschieben oder Ihrer Teilnahme absagen.
7.2.3 Erkennen von Terminkollisionen
Das Erkennen und Vermeiden von Terminkollisionen erspart viel Zeit bei der Planung und verhindert dadurch eine aufwändige Terminänderung oder Neufindung von Terminen. Das System zeigt eine optische Warnung bei überlappenden Terminen (Kollisionen).
- In der Planungsübersicht:
Hat man die Planungsübersicht (Kalender) geöffnet, werden für alle beteiligten Personen eigene Kalenderspalten angezeigt. In dieser Ansicht werden (von links nach rechts) folgende Spalten angezeigt:- Spalte gemeinsame Planung
- Spalte der eigenen Planung inkl. der Termine des jeweiligen Tages
- Je eine Spalte für jeden beteiligten Kontakt mit den Terminen des jeweiligen Tages
Über die eigene Spalte, sowie die Spalten für die beteiligten Kontakte, ist leicht zu erkennen, wo es Zeiträume für gemeinsame Termine gibt (grüne Bereiche).
Terminkollisionen sind in der Planung daran zu erkennen, dass mehrere Termine auf einem gefärbten Hintergrund nebeneinanderstehen.
Grundsätzlich sind vorhandene Terminkollisionen bei einem selbst und bei den Beteiligten in den Spalten sichtbar.
An den ungeplanten Zeiträumen, die in den Spalten grün dargestellt werden, lässt sich leicht erkennen, wo ein Termin geplant werden kann. - In der Terminvereinbarung im Termin
Hat man einen Termin geöffnet, werden auf der rechten Seite die Terminvereinbarungen der Kontakte angezeigt, für die es eine Terminvereinbarung gibt. Der grüne Bereich stellt in der Terminvereinbarung die Verfügbarkeit dar, die grauen Balken sind Fremdtermine. Die blauen Balken stellen den aktuellen Termin dar.
Gibt es rot gestrichelte oder rot unterstrichene Bereiche, liegen Terminkollisionen vor.
Durch ein Mouse Over in diesen Bereichen, können Details angezeigt werden.
7.2.4 Terminvereinbarung anpassen
Sollte die Anwesenheit eines Kontakts nicht für die Dauer des gesamten Termins erforderlich sein, kann die Teilnahme über seine Terminvereinbarung angepasst werden. Hierzu öffnet man den Termin. Hier werden auf der rechten Seite die Terminvereinbarungen für alle beteiligten Kontakte angezeigt.
Klickt kann nun auf einen der Kontakte, wird die dazugehörige Terminvereinbarung geöffnet.
In der Terminvereinbarung kann man über die gleichnamigen Attribute die Beginn- und /oder Endeuhrzeit anpassen.
Diese Änderung gilt ausschließlich für die Terminvereinbarung des ausgewählten Kontakts. Der Kontakt wird über Anpassungen nicht per Benachrichtigung informiert.
7.2.5 Termin nach extern versenden
Ist ein externer Kontakt an einem Termin beteiligt, wird er nicht automatisch vom System informiert.
Im Termin, bei den entsprechenden Terminvereinbarungen, wird stattdessen folgendes Symbol angezeigt. Um den Kontakt über diesen Termin zu informieren, klickt man darauf.
Dadurch wird im Hintergrund eine E-Mail mit den Termininformationen an den Kontakt geschickt. Der Termin wird als ics-Datei angehängt. Das eine Nachricht versendet wurde ist daran zu erkennen, dass das Symbol sich verändert, hat:
Hinweis: Wird zu einem späteren Zeitpunkt der Termin oder die Terminvereinbarung angepasst, ändert sich das Symbol wieder auf:
In diesem Fall klickt man erneut darauf, um den Kontakt über die Änderung zu informieren.
7.2.6 Termine absagen
Muss ein Termin abgesagt werden, sucht man ihn in der Planung (Kalender) raus und klickt ihn an. Es öffnet sich der dazugehörige Vorgang.
Im oberen Bereich beim Termin (gelb markiert Bereich) Klickt man auf den blauen Button „Absagen“. Durch diesen Klick wird der Termin auf „abgesagt“ gestellt und die Terminvereinbarungen deaktiviert. Alle Kontakte mit einer zugesagten Terminvereinbarung werden benachrichtigt und der terminierte Zeitraum wird in der Planung wieder freigegeben.
7.2.7 Termin verschieben
Soll ein Termin verschoben werden, sucht man ihn in der Planung (Kalender) heraus und klickt ihn an.
Es öffnet sich der dazugehörige Vorgang.
Im oberen Bereich klickt man auf den Termin (gelb markierter Bereich) um ihn zu öffnen.
Im Termin können dann oben links, Datum, Beginnuhrzeit und Endeuhrzeit geändert werden. Wird die Beginnuhrzeit angepasst, verschiebt sich die Endeuhrzeit mit.
Alle Kontakte mit einer zugesagten Terminvereinbarung werden über die Änderung benachrichtigt.
7.2.8 Erinnerungen an Termine
Das System erzeugt für jeden Termin jeweils drei Erinnerungen. Sie werden 1 Stunde, 15 Minuten und 5 Minuten vor Beginn vom Browser aus im Betriebssystem angezeigt (cmxOrganize muss dazu geöffnet sein). Damit dies funktioniert, müssen im Browser Benachrichtigungen aktiviert sein.
Eine Anleitung, um diese Einstellung vorzunehmen, finden Sie unter folgenden Links:
- Firefox
- Chrome
- Edge
https://support.microsoft.com/de-de/microsoft-edge/verwalten-sie-website-
benachrichtigungen-in-microsoft-edge-0c555609-5bf2-479d-a59d-fb30a0b80b2b
Alternativ: https://cmxkonzepte.de/artikel/autowert-cmx65f991f35d64b - style="font-size: 1rem;"> style="font-size: 1rem;"> style="font-size: 1rem;">Safari
https://support.apple.com/de-de/guide/safari/sfri40696/mac
https://support.apple.com/de-de/guide/safari/sfri40734/mac
7.2.9 Termin starten
Um einen Termin zu starten, wählt man ihn in der Box „nächster Termin“ auf der Startseite aus oder klickt auf das Symbol „Planung“ um die Planungsübersicht (Kalenderansicht) zu öffnen und wählt den Termin dort aus. Im Anschluss wird man in den dazugehörigen Vorgang weitergeleitet.
Hier befindet sich im oberen Bereich der Termin (gelbe Markierung). Ein Klick auf die Schaltfläche „Starten“ startet den Termin und die Bearbeitung des Vorgangs. Der Termin selbst wird auf „erledigt“ gestellt.
Ein gestarteter Termin aus der Box „nächster Termin“ verschwindet auf der gleichnamigen Box bei den beteiligten Kontakten mit zugesagter Terminvereinbarung und wird erst wieder in der Box „verpasste und laufende Termine“ angezeigt sowie die Startzeit des Termins erreicht ist. Im Anschluss wird er in dieser Box so lange angezeigt, bis die Endeuhrzeit erreicht ist.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel mittlere Spalte.
7.2.10 Wiedervorlage erstellen
Um einen Vorgang als Wiedervorlage zu terminieren, klickt man im Vorgang auf das Symbol „Planung“ oder scrollt nach unten zur Planung (Kalenderansicht). Ist man selbst Bearbeiter und es gibt keine weiteren Beteiligten, wird die aktuelle Kalenderwoche angezeigt. Gibt es mehrere Beteiligte am Vorgang, wird in der Kalenderansicht eine Spalte zur gemeinsamen Planung, sowie einzelne Spalten für die Beteiligten angezeigt.
Möchte man eine Wiedervorlage für sich selbst oder einen beteiligten Kontakt erstellen, kann die Wiedervorlage in der jeweiligen Spalte durch einen einzelnen Klick an der entsprechenden Stelle im Kalender gesetzt werden.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Aktionen in der Planung (Kalenderansicht).
Eine Wiedervorlage verursacht keine Kollision mit anderen Terminen.
7.2.11 Wiedervorlagen verschieben/unterminieren/als erledigtmarkieren
Um eine Wiedervorlage zu verschieben, zu ändern oder als erledigt zu markieren, klickt man sie entweder über die Box „verpasste & laufende Termine“, „nächster Termin“ oder in der Planung auf der Startseite an. Je nach dem, in welcher Box die Wiedervorlage angeklickt wird, ergeben sich unterschiedliche Möglichkeiten.
Bei Wiedervorlagen mit dem Status „veraltet“ wird der Termin direkt eingeblendet und kann dort bearbeitet werden. Bei Wiedervorlage welche vom selben Tag sind oder welche als nächster Termin anstehen wird bei einem Klick auf den Namen der dazugehörige Vorgang geöffnet. Ein Klick auf das Planungssymbol öffnet den Termin.
Weitere Informationen zu Handling über die Boxen „verpasste & laufende Termine“ und „Nächster Termin“ finden Sie im Kapitel mittlerer Spalte.
Klickt man eine Wiedervorlage direkt in der Planung (Kalenderansicht) an, öffnet sich der Vorgang, welcher die Wiedervorlage enthält.
- VerschiebenEin Klick auf den Button „Um einen Tag verschieben“, verschiebt die Wiedervorlage auf den darauffolgenden Tag.Achtung: Wochenenden werden hierbei nicht berücksichtigt! Verschiebt man an die Wiedervorlage an einem Freitag, wird sie auf Samstag verschoben!
- als erledigt markierenUm die Wiedervorlage als erledigt zu markieren, klickt man auf den Button „OK“
Umterminieren
Um die Wiedervorlage umzuterminieren, gibt es 2 Möglichkeiten:
- nur Datum ändern:
Hierzu klickt man auf das Datum und gibt das neue Datum ein oder klickt auf das Kalendersymbol (rechts im Eingabefeld) um im Minikalender ein neues Datum auszuwählen. - Datum und Uhrzeit ändern:
Hierzu klickt man auf den Link „Wiedervorlage“ (in der gelben Markierung). Es öffnet sich der Termin der Wiedervorlage.
Hier können im oberen Bereich das Datum sowie die Beginnuhrzeit verändert werden (die Enduhrzeit entspricht bei Wiedervorlagen immer der Beginnuhrzeit).
7.3 Besprechungen
Besprechungen bieten eine gute Möglichkeit um Themen, Sachverhalte, Probleme, Meinungen und Planungen zu Diskutieren. Besprechungen können für Gruppen aus zwei oder mehr Kontakten erstellt werden.
7.3.1 Besprechungen erstellen
Besprechungen können bei Bedarf (spontan) erstellt werden, wenn sich Themen ergeben, die in einer Gruppe zu besprechen sind. Alternativ können Besprechungen auch regelmäßig stattfinden (z.B. Jour Fixe, wiederkehrendes Teammeeting) und bereits im Vorfeld terminiert werden, um dann gezielt Themen in diese Besprechung zu legen.
Um eine Besprechung zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Der Link „Neue Besprechung“
- In einer Geschäftsstelle neben den Kontakten mit Geschäftsstellenreferenzen
- In der Detailansicht einer Arbeitsgruppe, neben den Kontakten mit der Mitgliedschaft zur Arbeitsgruppe
- Über das Symbol „Team“ in der Team-Ansicht einer Arbeitsgruppe neben den Kontakten mit der Mitgliedschaft zur Arbeitsgruppe
- Der Link „Neue Besprechung“ im Interaktionsbereich eines Vorgangs
- neben den ausgewählten Kontakten
- neben der ausgewählten Geschäftsstelle
- neben der ausgewählten Arbeitsgruppe
- neben der ausgewählten Gruppe
- Der Link „Besprechung erstellen“ im Objekt Besprechung
7.3.1.1 Besprechungen aus einer Geschäftsstelle oder Arbeitsgruppe
Hat man eine Geschäftsstelle, die Teamansicht oder die Detailansicht einer Arbeitsgruppe geöffnet, werden im Interaktionsbereich die Mitglieder der Geschäftsstelle oder Arbeitsgruppe angezeigt. Rechts neben den Kontakten wird der Link „neue Besprechung“ angezeigt.
- Ein Klick auf den Link „neue Besprechung“ erstellt eine Besprechung und öffnet deren Detailansicht. Von hier aus öffnet man den verknüpften Besprechungsvorgang. In diesem ist die Besprechung als Bezugsobjekt verknüpft ist. Außerdem wird ein weiterer Vorgang mit dem Namen der Besprechung erstellt, der als erstes Thema in die Agenda der Besprechung aufgenommen wird.
- Das Thema über das gesprochen werden soll, wird über das Attribut „Namen“ im Vorgang definiert
Hinweis: Die Namen des Besprechungsvorgangs, der Besprechung und des ersten Themas entsprechen dem Namen der Geschäftsstelle/Arbeitsgruppe. Wird der Name des Besprechungsvorgangs über das Attribut „Name“ angepasst, wird dieser als Name der Besprechung mit übernommen. Der Name der Besprechung dient als Suchbegriff, um weitere Vorgänge als Thema hinzuzufügen.
7.3.1.2 Besprechung aus einem zu besprechenden Vorgang heraus erstellen
Ist man auf der Detailseite eines Vorgangs wird nach dem Klick auf das Symbol „weitere Beteiligte hinzufügen“ das Suchfeld angezeigt. Über das Suchfeld kann man nach Kontakten, Geschäftsstellen, Gruppen oder Arbeitsgruppen suchen und diese auswählen. Sind alle Kontakte im Interaktionsbereich hinzugefügt, werden alle vorhandenen Besprechungen dieser Gruppe sowie der Link „neue Besprechung“ angezeigt.
- Ein Klick auf den Link „neue Besprechung“ erstellt eine Besprechung mit Besprechungsvorgang. Der Vorgang in dem man sich befindet wird als Thema in die Besprechung hinzugefügt und der Besprechungsvorgang als Inhalt verknüpft.
- Der Name welcher im Attribut „Name“ im Vorgang hinterlegt ist, dient als Name für das Thema in der Besprechung.
Hinweis: Der Name des Besprechungsvorgangs und der Besprechung setzen sich zusammen aus den Initialen der Beteiligten (Gruppe der Besprechung). Wird der Name des Besprechungsvorgangs über das Attribut „Name“ angepasst, wird dieser als Name der Besprechung mit übernommen. Der Name der Besprechung dient als Suchbegriff, um weitere Vorgänge als Thema hinzuzufügen.
Die in der Besprechung verknüpfte Gruppe passt sich mit jeder Änderung der Beteiligten dynamisch an. Dadurch werden auch die Spalten in der Planung der Besprechung ergänzt oder reduziert. Somit gibt hat man in der Planung eine übersichtliche Möglichkeit Besprechungen zu terminieren und dabei die Planung alle Beteiligten zu berücksichtigen.
7.3.1.3 Besprechungen über das Objekt „Besprechung“ erstellen
Für geplante, regelmäßige oder wiederkehrende Besprechungen, existieren oftmals noch keine Themen. Die Besprechung selbst soll aber schon terminiert werden, damit man die Möglichkeit hat, Themen hinzufügen zu können. Hierzu öffnet man das Objekt „Besprechung“. Ein Klick auf den Link „Besprechung erstellen“ generiert eine Besprechung mit Besprechungsvorgang. Im Anschluss erfolgt eine Weiterleitung in die Besprechung. Hier geht man wie folgt vor:
- Zuerst definiert man den Namen der Besprechung in dem Attribut „Name“ (z.B. Meeting Januar).
Hinweis: Der Name der Besprechung wird automatisch als Name in den Besprechungsvorgang übernommen. - Sofern der Termin bekannt ist, kann das Attribut „Phase“ direkt auf „Durchführung“ umgestellt werrden.
- Nun wählt man den Besprechungsvorgang aus der im Attribut „Vorgang“ verknüpft ist“ und öffnet diesen.
- Über das Symbol „weitere Beteiligte“ werden Kontakte ausgewählt und angeklickt, die an der Besprechung teilnehmen sollen.
- Als letzter Schritt wird die Besprechung über den geöffneten Besprechungsvorgang terminiert. Die hinzugefügten Kontakte werden per Benachrichtigung über den Termin informiert.
Im Anschluss hat man die Möglichkeit in anderen Vorgängen über die Suche (weitere Beteiligte hinzufügen) den Vorgang als Thema hinzuzufügen. Hierzu gibt man im Suchfeld den Namen der Besprechung ein und wählt diese aus. Der Besprechungsvorgang wird dann als Inhalt verknüpft.
7.3.2 Besprechung und Folgebesprechung
Können in einer Besprechung nicht alle Themen abgearbeitet werden, können diese in eine Folgebesprechung verschoben werden (Symbol „Thema in Folgebesprechung verschieben“).
Hinweis: Wird der Button „Folgebesprechung erstellen“ nicht angezeigt ist im gleichnamigen Attribut der Besprechung schon eine Folgebesprechung verknüpft.
Folgebesprechungen können auf unterschiedliche Arten erstellt und verknüpft werden:
- Über die blaue Schaltfläche „Folgebesprechung erstellen“ (abhängig)
Ein Klick darauf generiert und öffnet die Folgebesprechung und verknüpft diese automatisch. Der Name der aktuellen Besprechung wird in die Folgebesprechung übernommen, kann dort aber angepasst werden (z.B. von „Mitarbeiterbesprechung Januar“ auf „Mitarbeiterbesprechung Februar“). In der Folgebesprechung wird die aktuelle Besprechung als „Vorgängerbesprechung“ im gleichnahmigen Attribut verknüpft.
Hinweis: Der Name des Besprechungsvorgangs wird automatisch in die Besprechung übernommen (erst nach Aktualisierung „F5“ sichtbar). Des Weiteren ist die Folgebesprechung mit derselben Gruppe verknüpft wie die Besprechung aus der sie generiert wurde. Dadurch ergeben sich auch die am Besprechungsvorgang beteiligten Kontakte. - Eine bereits bestehende Besprechung als Folgebesprechung verknüpfen (unabhängig)Im Besprechungsvorgang kann über das Attribut „Folgebesprechung“ jede bestehende Besprechung verknüpft werden. Hierzu klickt man auf die drei Punkte. Nun öffnet sich die Übersicht der Besprechungen. Über das Suchfeld kann man die Ergebnisse eingrenzen. Klickt man nun auf eines der Ergebnisse wird diese Besprechung als Folgebesprechung verknüpft.Hinweis: Die Gruppe der verknüpften Folgebesprechung ist unabhängig von der Vorgängerbesprechung und kann daher abweichen.
- Eine unabhängige, neue Besprechung verknüpfen und erstellen
Über das Attribut „Folgebesprechung“ kann man über drei Punkte auch eine neue Besprechung erstellen und als Folgebesprechung verknüpfen. Hierzu klickt man auf die Methode „Besprechung erstellen“ (siehe Punkt/Beschreibung: Besprechungen über das Objekt „Besprechung erstellen“).
Hinweis: In dieser Besprechung ist im Attribut „Gruppe“ noch keine Gruppe verknüpft, da nur der Ersteller dieser Folgebesprechung daran beteiligt ist. Erst wenn weitere Beteiligte manuell zum Besprechungsvorgang hinzugefügt wurden, wird das Attribut „Gruppe“ befüllt und dynamisch ergänzt.
Vorteile von verknüpften Besprechungen:
- Über die Verknüpfungen ist die direkte Erreichbarkeit der Folge-/Vorgängerbesprechung und der darin enthaltenen bzw. besprochenen Themen gewährleistet.
- Besprechungen können in eine logische Reihenfolge gebracht werden.
- Bereits zu Beginn eines Jahres können z.B. monatlich stattfindende Mitarbeiterbesprechungen angelegt und terminiert werden. Dabei muss die Gruppe der Teilnehmenden nur in der ersten Besprechung definiert werden, da diese Gruppe in die Folgebesprechungen automatisch übernommen wird.
Hinweis:
- Erweitert / verkleinert sich das Team, muss in den bereits angelegten Besprechungen die Beteiligung manuell angepasst werden (entfernen oder hinzufügen einer Beteiligung).
- Auch nachträglich hinzugefügte Kontakte erhalten automatisch eine Terminvereinbarung, sofern die Besprechung terminiert ist.
7.3.3 Neues Thema hinzufügen
Es gibt zwei Möglichkeiten, neue Themen in die Agenda einer Besprechung aufzunehmen. Die Themen der Agenda werden im Besprechungsvorgang als Liste dargestellt.
- Aus einer Besprechung herausIst ein Besprechungsvorgang geöffnet, können Themen direkt hinzugefügt werden. Über die Texteingabe (Name des zu besprechenden Themas) in der Box „Thema hinzufügen“ und anschließendes Drücken der Enter-Taste wird ein neuer Vorgang erstellt, der als Thema mit dem Besprechungsvorgang verknüpft ist. Der Ersteller des Themas in der Besprechung wird automatisch Bearbeiter des Vorgangs. Alle Beteiligten der Besprechung erhalten eine Benachrichtigung darüber, das ein neues Thema hinzugefügt wurde.
- Aus einem geöffneten Vorgang über den Interaktionsbereich
- In einem geöffneten Vorgang kann über die Schaltfläche „weitere Beteiligte hinzufügen“ die Suche geöffnet werden. Durch Anklicken des Namens einer Besprechung in den Suchergebnissen wird der aktuelle Vorgang als Thema in diese Besprechung aufgenommen. Alle Beteiligten der Besprechung erhalten eine Benachrichtigung auf ihrer Startseite.
- In einem geöffneten Vorgang kann über die Schlatfläche „weitere Beteiligte hinzufügen“ nach Kontakten gesucht werden. Hat man mehrere Kontakte im Interaktionsbereich hinzugefügt und existiert für die Gruppe der ausgewählten Kontakte Besprechungen, werden diese gelistet und stehen zu Auswahl bereit. Durch Anklicken des Namens einer Besprechung in den Suchergebnissen wird der aktuelle Vorgang als Thema in diese Besprechung aufgenommen. Alle Beteiligten der Besprechung erhalten eine Benachrichtigung auf ihrer Startseite.
7.3.4 Themenreinfolge definieren (priorisieren)
Ist eine Besprechung geöffnet, kann man die Reihenfolge der Themen über die graue Verschiebefläche ändern. Hierzu navigiert man die Maus auf die graue Verschiebefläche, hält die linke Maustaste gedrückt und ändert die Reihenfolge. Der rot gestrichelte Kasten zeigt an, wo sich das Thema in der Liste der Themen befindet. Hat man die gewünschte Stelle erreicht, lässt man die linke Maustaste los.
7.3.5 Thema aus Agenda entfernen
Um ein Thema aus der Agenda zu entfernen, öffnet man die Besprechung und klickt auf das Symbol „Thema entfernen“. Der Vorgang, der Thema der Agenda war, wird nun wieder auf der Startseite des Bearbeiters angezeigt und der entsprechende Eintrag im Verlauf des Vorgangs entfernt.
7.3.6 Thema mit einem Kommentar versehen
Möchte man für ein Thema einen Kommentar hinterlegen, kann man dies direkt in der Themenübersicht im Besprechungsvorgang tun. Hierzu klickt man in das Eingabefeld „Kommentar erstellen …“, fügt den gewünschten Kommentar ein und drückt Enter. Kommentare sind für alle Beteiligten im Besprechungsvorgang sichtbar.
Ein Kommentar kann z. B. sein, dass eine bestimmte Person für dieses Thema nötig ist, wie z.B. „Person A erforderlich“. Sollte diese Person in der Besprechung fehlen, weiß man, dass das Thema nicht besprochen werden kann. Ist das Thema nicht zeitkritisch, kann der Vorgang verschoben werden. Alternativ muss das Thema mit dieser Person separat besprochen werden.
Über das Symbol „x“ können Kommentare auch wieder entfernt werden.
7.3.7 Thema als erledigt markieren
Hat man in einer offenen Besprechung ein Thema besprochen, kann das Thema über das Symbol „erledigt“ abgeschlossen werden. Das Thema wird dann als erledigt markiert und in dem Besprechungsvorgang in den Bereich „Erledigte Themen“ verschoben. Der Vorgang dahinter wird nicht abgeschlossen und wieder auf die Startseite des Bearbeiters gelegt.
7.3.8 Thema in die nächste Besprechung verschieben
Wird ein Thema nicht abschließend geklärt, kann es über das Symbol „Thema in die Folgebesprechung verschieben“ in die Folgebesprechung verschoben werden. Das Thema wird dann in dieser Besprechung als erledigt markiert und in den Bereich „Erledigte Themen“ verschoben. Der Vorgang wird nicht abgeschlossen. Das Thema wird in die Folgebesprechung aufgenommen, die im Attribut „Folgebesprechung“ verknüpft ist.
Ist im Attribut „Folgebesprechung“ noch keine Besprechung verknüpft, wird automatisch ein neuer Besprechungsvorgang inkl. Besprechung erstellt und das Thema in die Agenda aufgenommen. Des Weiteren werden alle Beteiligten in die Folgebesprechung übernommen.
7.3.9 Einen Vorgang, der ein Thema ist, abschließen
Ist ein Vorgang final besprochen und kann abgeschlossen werden, klickt man im Vorgang auf den Button „Abschließen“.
Hinweis: Da der Vorgang in mehreren Besprechungen als Thema liegen sein kann, hat das Abschließen eines Vorgangs keinen Einfluss auf das Attribut „erledigt - ja/nein“ des Themas der Besprechung.
7.3.10 Protokollierung von Besprechungen
In jeder Besprechung befindet sich unterhalb der Themenliste ein Textfeld für das Protokoll. Hier hat man die Möglichkeit einen Mitschrieb zu Besprechung zu hinterlegen.
Am Ende einer Besprechung hat man die Möglichkeit in der Applikation „Dokumente“ mit der Dokumentvorlage „Protokoll zur Besprechung“ eine PDF-Datei zu erstellen.
Die PDF enthält neben dem Text aus dem Protokoll, eine Liste der Kontakte, die abgesagt, nicht teilgenommen bzw. teilgenommen haben sowie eine Liste der als erledigt gekennzeichneten und verschobenen Themen.
7.3.11 Dokumente im Besprechungsvorgang
In einem Besprechungsvorgang stehen in die Applikation „Dokumente“ die folgenden Dokumentvorlagen zur Verfügung:
- „Einladung zur Besprechung“Das Dokument „Einladung zur Besprechung“ enthält Informationen zu dem Termin, den Teilnehmenden und den Themen der Besprechung.
- „Protokoll zur Besprechung“Das Dokument „Protokoll zur Besprechung“ enthält Informationen zu dem Termin, den Teilnehmenden, die als erledigt gekennzeichnetten Themen und dem Text aus dem Protokoll.
- „Protokoll zum Vorgang“Das Dokument „Protokoll zum Vorgang“ enthält Informationen zu dem Namen der Besprechung, Namen des Ansprechpartners sowie die Inhalte aus dem Besprechungsvorgang.
7.3.12 Besprechungen terminieren
Um einen Besprechungsvorgang für alle Beteiligten zu terminieren, klickt man auf das Symbol „Planung“ (Uhrsymbol) oder scrollt nach unten bis die Planung (Kalender) angezeigt wird.
In der Planung ganz links befindet sich eine Spalte für die gemeinsame Planung. Rechts daneben werden die Spalten der Beteiligten mit ihren Terminen angezeigt. Durch diese Übersicht sind Kollisionen mit Terminen der Beteiligten schnell ersichtlich. Über das (+) Plus-Symbol neben der Beteiligtenleiste lassen sich zusätzlich Beteiligte / Kalenderspalten hinzufügen.
Hinweis: Durch das Hinzufügen weiterer Beteiligter in der Planung wird die Gruppe der Besprechung ergänzt und die Beteiligten zum Besprechungsvorgang hinzugefügt. Dieselbe dynamische Anpassung funktioniert auch umgekehrt, wenn ein Beteiligter aus dem Termin entfernt wird.
Hat man einen gemeinsamen offenen Zeitraum gefunden kann über die erste Spalte durch Klicken und Ziehen ein gemeinsamer Termin erstellt werden. Für alle beteiligten Kontakte wird dadurch eine Terminvereinbarung im Termin erstellt. Handelt es sich bei den Kontakten um Mitarbeiter, erhalten sie eine Benachrichtigung über den neuen Termin auf ihrer der Startseite.
7.3.13 Eine Terminvereinbarung für einen Kontakt hinzufügen
Ist in einer Besprechung ein Termin hinterlegt, wird dieser im oberen Bereich angezeigt. Ein Klick darauf öffnet den Termin inkl. aller Details. Auf der rechten Seite werden die aktuellen Terminvereinbarungen der beteiligten Kontakte angezeigt. Darunter befindet sich der Link „Terminvereinbarung erstellen“ und die Schnellauswahl der am meisten genutzten Kontakte.
Um eine Terminvereinbarung für einen weiteren, noch nicht beteiligten, Kontakt hinzuzufügen, gibt es die folgenden Möglichkeiten:
- Auswahlliste der am meisten genutzten Kontakte.Wird der gewünschte Kontakt in der Liste der am meisten genutzten Kontakte angezeigt, reicht es aus, ihn anzuklicken um eine entsprechende Terminvereinbarung zu erstellen. Durch das Hinzufügen des Kontakts wird eine neue Terminvereinbarung hinzugefügt. Des Weiteren wird der Kontakt in die Liste der Beteiligten aufgenommen und die Gruppe angepasst.
Handelt es sich bei den Kontakten um Mitarbeiter, erhalten sie eine Benachrichtigung auf der Startseite. - Über den Link „Terminvereinbarung erstellen“Durch einen Klick auf den Link „Terminvereinbarung erstellen“ wird eine leere Terminvereinbarung erstellt und geöffnet. Diese Terminvereinbarung ist über das Attribut „Termin“ mit dem Termin verknüpft. Über die drei Punkte beim Attribut „Kontakt“ kann man die Kontaktauswahl öffnen. Im angezeigten Report kann man den Kontakt entweder direkt anklicken oder durch Eingabe/Teileingabe des Namens nach dem entsprechenden Kontakt filtern und diesen hinzufügen. Geht man nun zurück in den Termin, wurde für den ausgewählten Kontakt eine Terminvereinbarung hinzugefügt. Des weiteren wird der Kontakt in die Liste der Beteiligten der Besprechung aufgenommen und die Gruppe der Besprechung entsprechend angepasst.Handelt es sich bei den Kontakten um Mitarbeiter, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf der Startseite.
Kollisionen
Sowohl in den Belegungsbalken im Termin als auch in der Planung (kalendarische Übersicht) der Besprechung, werden überlappende Termine der Teilnehmender rot markiert. Abwesenheiten wegen Urlaub oder Krankheit werden aktuell nicht auf dem Belegungsbalken in der Terminvereinbarung angezeigt. Daher ist die Planung eines (Besprechungs-)Vorgangs besser geeignet als die Übersicht der Terminvereinbarungen mit Belegungsanzeige.
7.3.14 Eine Terminvereinbarung für einen Kontakt entfernen
Soll ein Kontakt nicht mehr an einer terminierten Besprechung teilnehmen, kann man entweder die Beteiligung am Besprechungsvorgang entfernen (Kontakt anklicken und Button „Beteiligung entfernen“) oder die Terminvereinbarung für den Kontakt im Termin löschen. Hierzu öffnet man zuerst den Termin in der Besprechung. Auf der rechten Seite werden die vorhandenen Terminvereinbarungen inkl. der Kontakte angezeigt. Ein Klick auf das Symbol „Diesen Datensatz löschen.“ entfernt die Terminvereinbarung des Kontakts aus dem Termin. Durch das Löschen der Terminvereinbarung verschwindet der Kalendereintrag aus der Planung des Kontakts. Des Weiteren wird die Gruppe der Besprechung angepasst und die Beteiligung des Kontakts am Besprechungsvorgang entfernt.
7.3.15 Besprechungen mit einer Leistung verknüpfen
Um Besprechungszeiten im Rahmen einer (kostenpflichtigen) Leistungserbringung zu dokumentieren, verknüpft man den Besprechungsvorgang mit der entsprechenden Leistung aus einem Vertrag (z. B. Projektmanagement).
Die Verknüpfung erfolgt entweder über den Link „keine Leistung“ im Besprechungsvorgang oder über den Link „keine Leistung“ in einem Vorgang der als Thema in im Besprechungsvorgang liegt. Ein Klick auf diesen Link blendet die Attribute „kostenpflichtig“ und „Leistung“ ein. Über das Suchfeld beim Attribut „Leistung“ kann nun nach einer Leistung gesucht und diese verknüpft werden.
Um die Zeiten einer Leistung korrekt zu erfassen, geht man wie folgt vor:
Alle Teilnehmenden klicken im Besprechungsvorgang auf „Bearbeiten“, wenn die Besprechung beginnt. Dadurch laufen alle Zeiten auf dem Besprechungsvorgang. Die Person, die definiert, was gerade besprochen wird, startet die Bearbeitung des Vorgangs, der gerade besprochen wird. Alle weiteren Teilnehmer wechseln in den gleichen Vorgang und klicken auch auf „Bearbeiten“. Dadurch läuft die Zeiterfassung für alle auf dem Vorgang, der gerade besprochen wird. Ist im Vorgang eine Leistung verknüpft, werden die Zeiten auf diese Leistung angerechnet. Ist das aktuelle Thema besprochen, kann der Vorgang unterschiedlich weiterverarbeitet werden:
- Übernahme des Vorgangs durch den Besprechungsleiter
- Weiterleitung des Vorgang an einen anderen Mitarbeitenden
- Abschließen des Vorgangs
- Verschieben des Vorgang in die Folgebesprechung
Alle Teilnehmenden wechseln im Anschluss zurück auf den Besprechungsvorgang und klicken auf „Bearbeiten“ und diesen zu starten.
7.3.16 Thema soll in anderer Besprechung weiterbearbeitet werden
Es kann vorkommen, dass ein Thema einer Besprechung von einer anderen Gruppe weiterbearbeitet werden soll. In diesem Fall wird das Thema nicht in eine Folgebesprechung verschoben, sondern einer Besprechung dieser Gruppe zugeordnet.
Hierzu geht man wie folgt vor:
Durch Klick auf das Thema öffnet man den dazugehörigen Vorgang. Ist der Vorgang geöffnet, klickt man im Interaktionsbereich auf „weitere Beteiligte hinzufügen“. Über die Suche kann man nun nach einer bestehenden Besprechung der Gruppe suchen und das Thema hinzufügen.
Gibt es noch keine Besprechung für diese Gruppe, fügt man entweder die Gruppe oder die Beteiligten der Gruppe im Interaktionsbereich hinzu und klickt auf den Link „Neue Besprechung“. Dadurch wird eine neue Besprechung mit Besprechungsvorgang erstellt und dieser Vorgang als Thema hinzugefügt. Alle Beteiligten erhalten eine Benachrichtigung.
Ist das Thema hinzugefügt, wechselt man zurück in die Besprechung und markiert das Thema als erledigt.
7.3.17 Abschließen einer Besprechung mit offenen Themen
Wird ein Besprechungvorgang geschlossen, der noch offene Themen enthält, wird vom System ein Besprechungsvorgang sowie eine Besprechung generiert und im Attribut „Folgebesprechung“ verknüpft. Der Name der aktuellen Besprechung wird in die Folgebesprechung übernommen, kann dort aber angepasst werden (z. B. von „Mitarbeiterbesprechung Januar“ auf „Mitarbeiterbesprechung Februar“). Des Weiteren wird die aktuelle Besprechung als Vorgängerbesprechung über das Attribut „Vorgängerbesprechung“ verknüpft.
Hinweis: Der Name des Besprechungsvorgangs wird automatisch in die Besprechung übernommen (erst nach aktualisierung „F5“ sichtbar). Des Weiteren ist die Folgebsprechung mit der selben Gruppe verknüpft wie die Besprechung aus der sie generiert wurde. Dadurch ergeben sich auch die am Besprechungsvorgang beteiligten Kontakte.
8 Externe Kommunikation
Das System verfügt über die Möglichkeit, Nachrichten an externe Kontakte per E-Mail zu versenden. Dafür müssen versendende E-Mailkonten im System hinterlegt sein. Die einem E-Mailkonto zugewiesene E-Mailadresse kann entweder personenbezogen (einem Mitarbeiter zugeordnet) oder allgemeingültig (eine Geschäftsstelle z. B. info@ oder verwaltung@...) sein.
Beim Versenden von einer E-Mailnachricht kann der Mitarbeiter durch Auswahl entscheiden, ob die Nachricht über das personenbezogene oder ein allgemeingültiges E-Mailkonto versendet wird.
Mitarbeiter können mit E-Mailkonten versenden, die
- direkt mit dem eigenen Kontakt verknüpft sind.
- mit einer Geschäftsstelle verknüpft sind, zu der eine Geschäftsstellenreferenz existiert.
8.1 Nachrichten aus einem Kontakt heraus versenden
Auf jeder Kontaktdetailseite befindet sich im oberen Bereich ein Nachrichtenfenster. Handelt es sich bei dem Kontakt um einen Mitarbeiter, wird zunächst das Nachrichtenfenster für interne Kommunikation angezeigt, handelt es sich um einen externen Kontakt, wird direkt das E-Mailnachrichtenfenster angezeigt.
Nachrichtenversand an einen externen Kontakt:
Über dem Nachrichtenfeld wird die „Art“, der Name sowie die verwendete E-Mailadresse angezeigt.
Möchte man Anpassungen vornehmen, klickt man auf das Adressaten-Feld, um die entsprechenden Attribute einzublenden und zu ändern.
Hat man eine Auswahl getroffen, befüllt man im E-Mailnachrichtenfenster die Eingabefelder „Nachricht“ und „Betreff“. Es besteht auch die Möglichkeit über das Attribut „Absender“ die Absender-E-Mailadresse abzuändern und über das Attribut „Signatur“ eine andere E-Mailsignatur auszuwählen.
Über das Uploadfeld „Datei(en) hier hineinziehen“ können Dateien per Klicken & Ziehen hochgeladen und als Anhang zur Nachricht hinzugefügt werden.
Hat man die E-Mail vollständig verfasst, kann sie über das Symbol „Nachricht senden“ (Pfeil) verschickt werden. Mit dem Versand der Nachricht wird automatisch ein Vorgang erstellt, in welchen man weitergeleitet wird. Der Betreff wird in das Attribut „Name“ und der Empfänger als Ansprechpartner in den Vorgang übernommen.
So kann der komplette Funktionsumfang von Vorgängen genutzt werden.
So kann nun die Entscheidung getroffen werden, ob der Vorgang abgeschlossen wird oder eine Wiedervorlage sinnvoll ist. So kann z. B. sichergestellt werden, dass der Vorgang nicht aus dem Blickfeld gerät und eine Antwort erfolgt. Außerdem können Vorgänge an andere Mitarbeiter weitergeleitet oder an Geschäftsstellen abgegeben werden. Weitere Informationen hierzu befinden sich in den Kapiteln: An einen anderen Bearbeiter angeben / delegieren (Mitarbeitende) und Vorgänge an eine Geschäftsstelle weiterleiten (Geschäftsstelle).
Hinweis: Die versendete Nachricht wird mit dem Versand automatisch im Kontakt des Empfängers unter „Nachrichten“ abgelegt. Hier sind auch der Zeitstempel und der Absender aufgelistet. Siehe Kapitel „Nachrichten und Konversationen in einem Kontakt“.
Nachrichtenversand an einen Mitarbeiterkontakt:
Grundsätzlich werden bei Mitarbeiter Nachrichten direkt und ohne Vorgang versendet. Um Mitarbeitern eine E-Mail an eine externe E-Mailadresse zu senden, klickt man auf den Namen/das Bild des Mitarbeiters oberhalb des Nachrichtenfensters.
Stellt man dann das Attribut- „E-Mail“ auf „ja“ werden die Attribute „Art“ und „E-Mailadresse“ eingeblendet. Nach der Aktualisierung der Seite entspricht das Vorgehen dem Versand von E-Mails an externen Kontakten.
8.2 Nachricht aus einem Vorgang versenden
Möchte man eine Nachricht aus einem bestehenden Vorgang heraus versenden, öffnet man den Vorgang und wählt über den Kollaborationsbereich den Kontakt aus, dem man eine Nachricht schreiben möchte.
Ist der Kontakt noch nicht als Beteiligter aufgeführt, kann man ihn über das Symbol „weitere Beteiligte hinzufügen“ hinzufügen. Nach dem Klick auf einen Kontakt wird der Interaktionsbereich geöffnet. Der ausgewählte Kontakt ist dort als Adressat hinterlegt. Ein Wechsel des Adressaten ist möglich. Dafür entfernt man den Adressaten über das Entfernen-Symbol im Adressaten-Feld und wählt einen gelisteten oder über die Suche im Interaktionsbereich „Kontakt oder Geschäftsstelle“ gesuchten Kontakt aus. Dieser Kontakt wird automatisch als Beteiligter dem Vorgang hinzugefügt.
Über dem E-Mailnachrichtenfenster wird der Kontakt (Namen/Bild) sowie die „Art“ und die verwendete „E-Mailadresse“ angezeigt. Möchte man diese ändern, klickt man auf das Adressatenfeld, um die entsprechenden Attribute einzublenden.
Der Text aus dem Attribut „Name“ des Vorgangs wird in den Betreff der Nachricht übernommen, kann dort aber angepasst werden.
Das E-Mailnachrichtenfenster stellt den Textkörper der Nachricht dar. Der Text kann entweder manuell eingegeben werden oder man nutzt eine Nachrichtenvorlage. Dazu wählt man links neben dem E-Mailnachrichtenfenster das Vorlagen-Symbol aus.
Wird eine Nachrichtenvorlage genutzt, werden die dort vordefinierten Werte der Attribute in die Nachricht übernommen. Hierzu zählt nicht nur der Nachrichtentext, sondern auch der Betreff, wenn dieser hinterlegt ist.
Bei Bedarf kann die versendende E-Mailadresse über das Auswahlmenü im Attribut „Absender“ oder die E-Mailsignatur im Attribut „Signatur“ angepasst werden. Des Weiteren ist es möglich, über den Bereich „Datei(en) hier hineinziehen.“ E-Mailanhänge (Dateien) per Klicken und Ziehen hinzuzufügen.
Ist die Nachricht vollständig, klickt man auf das Symbol „Nachricht senden“ um die E-Mail zu verschicken. Wird der Vorgang nicht mehr benötigt, kann er abgeschlossen werden. Alternativ kann man sich z. B. eine Wiedervorlage setzen, den Vorgang intern weiterleiten oder an eine Geschäftsstelle abgeben.
Existiert noch kein Vorgang, ist im Kapitel Vorgang erstellen beschrieben, wie ein Vorgang erstellt wird.
Hinweis: Die versendete E-Mail wird mit dem Versand automatisch im Kontakt des Empfängers unter „Nachrichten“ abgelegt. Hier sind auch der Zeitstempel und der Absender aufgelistet. Weitere Informationen befinden sich im Kapitel Nachrichten und Konversationen in einem Kontakt.
8.3 Mehrere Kontakte anschreiben
Beim Versenden von Nachrichten können interne und externe Kontakte gleichzeitig angeschrieben werden. Interne Kontakte erhalten Nachrichten als Benachrichtigung, externe Kontakte als E-Mail.
Hat man einen Vorgang geöffnet und mindestens einen beteiligten Kontakt ausgewählt, wird der Interaktionsbereich angezeigt und der ausgewählte Kontakt als Adressaten-Feld dargestellt. Links neben dem Kontakt kann man über das Symbol „+“ weitere Kontakte hinzufügen. Das geschieht entweder durch Auswahl einzelner oder mehrerer Kontakte (nacheinander). Durch das Hinzufügen der Kontakte werden diese Beteiligte an dem Vorgang.
Alternativ hat man die Möglichkeit, alle Mitglieder einer im System existierenden Arbeits-/Gruppe auszuwählen. Dazu gibt man in das Suchfeld „Kontakt oder Geschäftsstelle“ den Namen der Arbeits-/Gruppe ein und wählt sie aus. Alle Mitglieder der Arbeits-/Gruppe werden dann als Adressaten und als Beteiligte zu dem Vorgang hinzugefügt.
Hinweis: Die Auswahl einer Geschäftsstelle entfernt alle bislang hinzugefügten Kontakte. Klickt man dann neben der Geschäftsstelle auf „Gruppe anschreiben“ werden die Kontakte, die über die Geschäftsstellenreferenz mit der Geschäftsstelle verknüpft sind, als Adressaten hinzugefügt. Nun kann die Auswahl der Adressaten angepasst werden (entfernen oder hinzufügen).
Oberhalb des E-Mailnachrichtenfensters werden die ausgewählten Kontakte mit Adressaten-Feld aufgelistet. Bei externen Kontakten werden der Name und/oder das Bild sowie die „Art“ und die verwendete „E-Mailadresse“ direkt angezeigt. Klickt man auf das Adressaten-Feld kann man die entsprechenden Attribute einblenden und ändern (z. B. in Kopie „CC“ oder als Blindkopie „BCC“).
Hinweis: Für externe Adressaten sind interne Benachrichtigungen sowie E-Mails in „BCC“ nicht ersichtlich. Sobald mehrere Adressaten hinzugefügt sind, kann ein Vorgang nicht mehr weitergeleitet werden. Vorgänge können nur intern weitergeleitet werden.
Des Weiteren kann über das Attribut „E-Mailadresse“ eine im Kontakt hinterlegte (aktive) E-Mailadresse ausgewählt oder direkt eine neue E-Mail-Adresse angelegt und ausgewählt werden.
Bei Mitarbeitern kann man entscheiden, ob die Nachricht als interne Benachrichtigung oder externe E-Mail versendet werden soll. Für den externen Versand muss das Attribut- „E-Mail“ auf „ja“ umgestellt werden.
Hinweis: Beim Anschreiben von mehreren Kontakten wird nicht empfohlen Nachrichtenvorlagen zu nutzen, da Sie nicht für die Verwendung mit mehreren Kontakten ausgelegt sind. Wählt man eine Nachrichtenvorlage aus, sollte der Text genau kontrolliert werden. Insbesondere bei Nachrichtenvorlagen mit Anreden funktionieren die Platzhalter nicht.
8.4 Dokumente und Belege senden
Um ein Dokument oder einen Beleg zu versenden die Schaltfläche „Vorgang erstellen und starten“ in der Titelzeile verwendet. Klickt man diese an, erstellt das System einen neuen Vorgang, in dem das geöffnete Dokument als Bezugsobjekt verknüpft ist.
Als nächstes fügt man über das Symbol „weitere Beteiligte hinzufügen“ den oder die Kontakte hinzu, die das Dokument erhalten sollen. Im Anschluss verfährt man wie beim Schreiben einer E-Mail oder Nachricht weiter.
Wird das Dokument über eine interne Nachricht verschickt, haben Empfänger sofort Zugriff darauf. Bei E-Mails an externe Kontakte wird das Dokument als Anlage mitgeschickt.
8.5 Eingehende E-Mails
E-Mails können grundsätzlich von einer personenbezogenen oder allgemeinen E-Mailadresse des Systems empfangen werden. Wie diese dann bearbeitet oder weiterverarbeitet werden, wird in den folgenden Kapiteln beschreiben.
8.5.1 E-Mail-Eingang an Personenbezogene E-Mailadresse
Wird eine E-Mail an eine personenbezogene E-Mailadresse geschrieben, die einem Kontakt (Mitarbeiter) zugeordnet ist, erhält dieser Kontakt eine Benachrichtigung, sieht die Nachricht in der Box „Konversationen“ sowie den dazugehörigen Vorgang auf seiner Startseite.
Hinweis: Ist der Absender noch nicht im System hinterlegt, wird zuerst die Box „was ist das für eine Nachricht“ angezeigt und der Mitarbeiter muss entscheiden, um was für eine Art von E-Mail es sich handelt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Automatische Systembenachrichtigungen, Abschnitt „E-Mail (Nachrichten) von bisher unbekannten Absendern“. Hat der Mitarbeiter seine Entscheidung getroffen, kann er den Kontakt vervollständigen und die Nachricht
bearbeiten.
Nach dem Klick auf „Bearbeiten“ wird der Vorgang geöffnet und die Benachrichtigung und Konversation werden von der Startseite des bearbeitenden Mitarbeiters entfernt. Im Vorgang selbst ist der Mitarbeiter als Bearbeiter und der Absender als Beteiligter hinterlegt.
Ist der Absender als Kontakt im System hinterlegt und bekannt, werden im Vorgang die Attribute „Ansprechpartner“ und „Kontakt“ befüllt.
8.5.2 E-Mail-Eingang an allgemeine E-Mailadresse
Wird von extern eine E-Mail an eine allgemeine E-Mailadresse geschrieben, die einer Geschäftsstelle zugewiesen ist, wird ein Vorgang angelegt und die E-Mail offen in der Geschäftsstelle dargestellt. In der Geschäftsstellenleiste wird dies durch ein blaues oder rotes Quadrat mit einer Zahl angezeigt.
Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel „Geschäftsstellenleiste“.
Hinweis: Ist der Absender noch nicht im System hinterlegt, wird zuerst die Box „was ist das für eine Nachricht“ angezeigt und der Mitarbeiter muss entscheiden, um was für eine Art von E-Mail es sich handelt. Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Automatische Systembenachrichtigungen, Abschnitt „E-Mail (Nachrichten) von bisher unbekannten Absendern“.
Klickt ein Mitarbeiter der Geschäftsstelle auf den Button „Bearbeiten“ wird der dazugehörige Vorgang geöffnet, der Mitarbeiter als Bearbeiter und der Absender als Beteiligter hinterlegt.
Ist der Absender als Kontakt im System hinterlegt und bekannt, werden im Vorgang die Attribute „Ansprechpartner“ und „Kontakt“ befüllt.
Die offene Nachricht verschwindet aus der Geschäftsstelle. Der Vorgang selbst wird in dem Bereich „in Bearbeitung“ in der Geschäftsstelle, sowie beim Bearbeiter auf der Startseite in der Box „Vorgänge“ angezeigt.
8.6 Eingehenden E-Mails beantworten
Bei den Kommunikationen mit externen Kontakten, ist es üblich, den Nachrichtenverlauf mitzusenden, wenn auf eine E-Mail geantwortet wird.
Hinweis: Wird über den oberen Nachrichtenbereich in einem Vorgang mit einer E-Mail eine neue Nachricht geschrieben, erhält der Adressat nur diese E-Mail.
Um eine Antwort mit dem Nachrichtenverlauf zu versenden, klickt man in der Nachricht im Vorgang rechts auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und wählt dann das Symbol „Antworten“ aus.
Dadurch wird die empfangene Nachricht als Nachrichtenverlauf der Antwortmail beigefügt.
8.6.1 Antworten auf personenbezogene E-Mails in einem Vorgang ohne weitere Beteiligte
Nach Klick auf den Button „Bearbeiten“ öffnet sich der dazugehörige Vorgang und die Benachrichtigung sowie die Konversation verschwinden von der Startseite des Mitarbeiters.
Im Vorgang wird der Mitarbeiter als Bearbeiter und der Absender als Beteiligter hinterlegt. Des Weiteren wird der Absender im Attribut „Ansprechpartner“ eingetragen und, wenn vorhanden, dass Attribut „Kontakt“ verknüpft.
Nachdem der Mitarbeiter auf diese E-Mail geantwortet hat, kann er den Vorgang abschließen. Antwortet der Adressat erneut, wird der Vorgang wieder geöffnet und der bearbeitenden Mitarbeiter (Versender) erhält eine Benachrichtigung und sieht die Nachricht in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite und kann darauf reagieren.
8.6.2 Antworten auf personenbezogene E-Mails in einem Vorgang mit weiteren Beteiligten
Nach Klick auf den Button „Bearbeiten“ öffnet sich der dazugehörige Vorgang und die Benachrichtigung sowie die Konversation verschwinden von der Startseite des Mitarbeiters.
Im Vorgang selbst wird der Mitarbeiter als Bearbeiter und der Absender als Beteiligter hinterlegt. Des Weiteren wird der Absender im Attribut „Ansprechpartner“ eingetragen und, wenn vorhanden, dass Attribut „Kontakt“ verknüpft.
Antwortet der Mitarbeiter nun auf die E-Mail und bezieht weitere Mitarbeiter mit ein, werden diese, als Beteilige zum Vorgang hinzugefügt. Beim Versenden der E-Mail erhalten die Beteiligten Mitarbeiter eine Benachrichtigung und sehen die versendete Nachricht in der Box „Konversation“ auf ihrer Startseite. Die beteiligten Mitarbeiter können die Informationen nun verarbeiten und reagieren oder mit dem Button „Nachricht(en) gelesen und OK“ die Benachrichtigung sowie die Konversation von Ihrer Startseite entfernen.
Hinweis: Werden in dem Vorgang, der die E-Mail des Adressaten enthält, nur interne Nachrichten zwischen Mitarbeitern ausgetauscht, werden diese auch als Beteiligte zum Vorgang hinzugefügt.
Antwortet der Adressat erneut, bekommt der versendende Mitarbeiter eine Benachrichtigung und die Nachricht wird in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite angezeigt. Des Weiteren wird die Nachricht auch in der Box „Konversation“ bei allen beteiligten Mitarbeitern angezeigt. Dies stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen.
Die Nachricht in der Box „Konversationen“ beim beteiligten Mitarbeiter verschwindet erst, nachdem er sie geöffnet und zur Kenntnis genommen hat.
8.6.3 Delegieren von offenen E-Mails aus einer Geschäftsstelle
Es kann vorkommen das eine E-Mail an die allgemeine E-Maildresse einer Geschäftsstelle gesendet wurde, in der E-Mail selbst jedoch ein Mitarbeiter direkt angesprochen wird.
Klickt ein Mitarbeiter der Geschäftsstelle auf „Bearbeiten“, wird der dazugehörige Vorgang geöffnet. Im Vorgang wird der Mitarbeiter als Bearbeiter und der Absender als Beteiligter hinterlegt. Des Weiteren wird der Absender im Attribut „Ansprechpartner“ eingetragen und, wenn vorhanden, dass Attribut „Kontakt“ verknüpft.
Wird der Vorgang nun an einen Mitarbeiter weitergeleitet, wird dieser zum Bearbeiter des Vorgangs. Der vorherige Bearbeiter wird zum Beteiligten.
Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel An einen anderen Bearbeiter abgeben / delegieren.
Antwortet der neue Bearbeiter auf die E-Mail und schließt den Vorgang ab, bekommt der beteiligte Mitarbeiter weder eine Benachrichtigung noch sieht er eine Konversation auf der Startseite.
Antwortet nun der Adressat auf die E-Mail, bekommt der Bearbeiter eine Benachrichtigung und die Nachricht wird in der Box „Konversationen“ auf der Startseite angezeigt. Des Weiteren wird beim beteiligten Mitarbeiter die Nachricht ebenfalls in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite angezeigt. Dies stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen.
Die Nachricht in der Box „Konversation“ beim beteiligten Mitarbeiter verschwindet erst nachdem er diese geöffnet und somit zu Kenntnis genommen hat.
8.6.4 Weiterleiten von Vorgängen mit zu erwartenden E-Mailantworten an eine Geschäftsstelle
Wenn ein Mitarbeiter in einem Vorgang auf eine E-Mail antwortet und z. B. weitere Daten oder Informationen anfordert, kann vorausgesetzt werden, dass der Adressat erneut antwortet. Weiß der versendende Mitarbeiter das er die Antwort nicht bearbeiten wird (z. B. Urlaub), kann er den Vorgang an eine Geschäftsstelle abgeben/weiterleiten. Hierzu klickt er im Vorgang auf den Symbollink „Weitere Beteiligten hinzufügen“, sucht nach der entsprechenden Geschäftsstelle und wählt sie aus. Nach der optionalen Eingabe einer Nachricht, wird der Vorgang mit dem Klick auf das Symbol „Vorgang weiterleiten“ an die Geschäftsstelle weitergeleitet. Der Vorgang verschwindet von der Startseite des Mitarbeiters.
Durch das Weiterleiten des Vorgangs an eine Geschäftsstelle, wird der Mitarbeiter vom Bearbeiter zum Beteiligten. Im Vorgang selbst wird die angezeigte Geschäftsstelle angepasst. Der Vorgang liegt dann im Bereich „offen“ (ohne Bearbeiter) in der Geschäftsstelle.
Wenn für den Versand ein personenbezogenes E-Mailkonto verwendet, wurde:
Antwortet der Empfänger auf die E-Mail wird die Nachricht offen in der Geschäftsstelle angezeigt. In der Geschäftsstellenleiste wird dieser Eingang durch ein blaues oder rotes Quadrat mit einer Zahl dargestellt.
Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Geschäftsstellenleiste.
Der Absender (Mitarbeiter) bekommt eine Benachrichtigung und die Nachricht wird in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite angezeigt. Ist der Mitarbeiter noch abwesend/nicht verfügbar, bleiben die Nachricht und der Vorgang offen in der Geschäftsstelle, bis diese durch einen anderen Mitarbeiter übernommen und bearbeitet werden.
Hinweis: Klickt der versendende Mitarbeiter noch vor Antritt seiner Abwesenheit in der Benachrichtigung auf „Bearbeiten“ wird er wieder zum Bearbeiter des Vorgangs und der offene Vorgang inkl. der Nachricht wird aus der Geschäftsstelle entfernt.
Wenn für den Versand ein geschäftsstellenbezogenes E-Mailkonto verwendet, wurde:
Antwortet nun der Adressat auf die empfangene E-Mail wird die Nachricht offen in der Geschäftsstelle angezeigt. In der Geschäftsstelleleiste wird dieser Eingang durch ein blaues oder rotes Quadrat mit einer Zahl dargestellt.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel „Geschäftsstellenleiste“.
Der versendende Mitarbeiter bekommt in diesem Fall keine Benachrichtigung auf seiner Startseite, da die E-Mail von einem geschäftsstellenbezogenem E-Mailkonto versendet wurde. Die empfangene Nachricht wird jedoch in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite angezeigt. Dadurch kann er später den Eingang nach seiner Abwesenheit nachvollziehen.
Die Nachricht sowie der Vorgang bleiben offen in der Geschäftsstelle, bis sie durch einen anderen Mitarbeiter übernommen und beantwortet werden.
8.6.5 Standardanrede im Textfeld der Nachricht / Vorgang
Schreibt man häufig Nachrichten, ist es hilfreich, eine Nachrichtenvorlage für die Anrede zu benutzen, da Sie die Bearbeitung beschleunigt und sicherstellt, dass immer die korrekte Anrede verwendet wird.
Um eine Standardanrede im Textfeld der Nachricht für Kontakte zu hinterlegen, geht man wie folgt vor:
- Über die Zentrale Suche „Suchen & Erstellen“ das Objekt „Nachrichten“ öffnen
- Den Report „Alle Vorlagen“ öffnen und in der Spalte „Nachricht -> Objekt“ nach Kontakt filtern
- Nachrichtenvorlage „Vorlage: Mail Blankonachrichtenvorlage“ öffnen und über den Header eine Kopie erstellen (kopieren).
- In der kopierten Vorlage wird im Attribut „Text“ die aktuelle Anrede angezeigt. Möchte man die Anrede nicht ändern, geht es bei Schritt 5 weiter. Andernfalls geht man wie folgt vor:
- In der Kopie beim Attribut „Text“ den Link „Details“ auf der rechten Seite anklicken. Es öffnet sich die Textvorlage. Diese über das Symbol „Löschen“ (Mülleimer) dann löschen.
- Über den Button „Zurück“ im Browser auf die kopierte Nachrichtenvorlage wechseln.
- Beim Attribut „Text“ den Link „Text von Vorlage erstellen“ anklicken und die gewünschte Anreden-Vorlage für Kontakt auswählen (z.B. „Kontakt / Vorgang > Informelle Anrede, Name“) und diese anklicken.
- Zum Schluss in der Vorlage, das Attribut „Standard“ auf „ja“ stellen und dann zurück auf die Startseite wechseln.
Öffnet ein Mitarbeiter nun einen externen Kontakt wird im Nachrichtenfenster diese Anrede
verwendet.
Wichtig: Alle Anreden, egal ob individuell oder Muster, funktionieren nur beim Anschreiben von einzelnen Kontakten. Werden mehrere Kontakte beim Nachrichtenversand ausgewählt, funktionieren diese Anreden nicht.
Um eine Standardanrede für das Textfeld in Nachrichten an Kontakte und in Vorgängen zu hinterlegen, geht man wie folgt vor:
- Über die Zentrale Suche „Suchen & Erstellen“ das Objekt „Nachrichten“ öffnen
- Den Report „Alle Vorlagen öffnen“ und in der Spalte „Nachricht -> Objekt“ nach Vorgang filtern
- Nachrichtenvorlage „Vorlage: Vorgang“ öffnen und über den Header eine Kopie erstellen (kopieren).Ist die kopierte Vorlage geöffnet, wird im Attribut „Text“ die aktuell Anrede angezeigt. Möchte man die Anrede nicht ändern geht es bei Schritt 4 weiter. Andernfalls geht man wie folgt vor:
- In der Kopie beim Attribut „Text“ den Link "Details" auf der rechten Seite anklicken. Es öffnet sich die Textvorlage. Diese über das Symbol „Löschen“ (Mülleimer) dann löschen.
- Über den Button „Zurück“ im Browser auf die kopierte Nachrichtenvorlage wechseln.
- Beim Attribut „Text“ den Link "Text von Vorlage erstellen" anklicken und die gewünschte Anreden-Vorlage für Kontakt /Vorgang auswählen wie z.B. "Kontakt / Vorgang > Formel" und diese anklicken.
- Zum Schluss in der Vorlage, das Attribut „Standard“ auf „ja“ stellen und dann zurück auf die Startseite wechseln.
ACHTUNG: Wenn bereits eine Standardanrede für das Textfeld von Nachricht an Kontakte hinterlegt wurde, muss diese deaktiviert werden.
Öffnet ein Mitarbeiter nun einen externen Kontakt oder wählt einen externen Kontakt in einem Vorgang aus um eine E-Mail zu schreiben, wird im Nachrichtenfenster diese Anrede verwendet.
9 Benachrichtigungen, Nachrichten und Konversationen
9.1 Nachrichten und Konversationen in einem Kontakt
Öffnet man einen Kontakt werden auf der Detailseite zwischen dem Header und dem Interaktionsbereich folgende Links angezeigt:
- Alle Konversationen
- Unsere Konversationen
- Nachrichten.
Durch einen Klick auf einen der Links öffnet sich der jeweilige Bereich.
Alle Konversationen
Dieser Bereich listet sämtliche Nachrichten aller Mitarbeitenden, die mit diesem Kontakt ausgetauscht wurden. Auch automatisch generierte Nachrichten, SMS und E-Mails, die über die Funktionen von Rollen, Anmeldungen, Honorarverträgen und Vorgängen versendet wurden, sind hier enthalten.
Die Reihenfolge ist umgekehrt chronologisch von (Konversationen mit neueren Nachrichten werden unten angezeigt)
Unsere Konversationen
Dieser Bereich zeigt alle Konversationen, die Nachrichten mit Gruppen enthalten, an denen man selbst und der aktuelle Kontakt beteiligt sind.
Die Reihenfolge ist umgekehrt chronologisch (Konversationen mit neueren Nachrichten werden unten angezeigt)
Bereich „Nachrichten“
In diesem Bereich werden alle Nachrichten gelistet:
- die von einem externen Kontakt empfangen wurden (eingehende E-Mail)
- die an einen externen Kontakt (direkt über einen Vorgang oder über eine Kommunikation) gesendet wurden (versendete E-Mail/SMS), unabhängig davon, an welcher Stelle im System die Nachricht generiert wurde:
- Rolle
- Anmeldung
- Honorarvertrag
- Vorgang
- die intern zwischen Mitarbeitern ausgetauscht wurden (ist die Nachricht gelesen, wird das Bild des Empfängers mit einem grünen Rand versehen)
Die Reihenfolge ist umgekehrt chronologisch (die neueren Nachrichten werden unten angezeigt).
9.2 Benachrichtigungen, Nachrichten und Konversationen auf der Startseite
Alle eingehenden Nachrichten werden auf der Startseite der Empfänger als Benachrichtigungen sowie in der BOX „Konversationen“ inkl. der Beteiligten der jeweiligen Konversation angezeigt. Bei internen Nachrichten stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
- Konversation anzeigenEin Klick auf die Schaltfläche „Konversation anzeigen“ öffnet die Konversationsansicht der Nachricht. In dieser Ansicht kann der Nachrichtenverlauf eingesehen und über den Interaktionsbereich direkt auf die Nachricht geantwortet werden. Alternativ kann man hier auch eine Besprechung anlegen.
Die Benachrichtigung und Konversation werden durch das Öffnen aus der Konversationsansicht von der Startseite entfernt. In der Benachrichtigung wird die Status „gesehen“ und „gelesen“ auf „ja“ gesetzt. Des Weiteren wird in der Interaktion der Status der Konversation auf „gelesen“ gesetzt. - OKEin Klick auf die Schaltfläche „OK“ blendet die Benachrichtigung auf der Startseite aus. Die Status „gelesen“ und „gesehen“ in der Benachrichtigung werden auf „ja“ gesetzt.
Die Nachricht bleibt in der Box „Konversationen“ sichtbar, bis sie geöffnet (angeklickt) wird. Dieses Vorgehen ist besonders hilfreich, wenn eine Benachrichtigung zwar zur Kenntnis genommen wurde, eine Verarbeitung / Reaktion jedoch zu einem späteren Zeitpunkt noch erfolgen muss.
Durch das Öffnen einer Nachricht in der Box „Konversationen“ wird in der Interaktion, der Status der Konversation auf „gelesen“ gesetzt. - Nachricht(en) gelesen und OKEin Klick auf die Schaltfläche „Nachricht(en) gelesen und OK“ blendet die Benachrichtigung und die Konversation von der Startseite aus. In der Benachrichtigung werden die Status „gelesen“ und „gesehen“ auf „ja“ gesetzt. Des Weiteren wird in der Interaktion, der Status der Konversation auf „gelesen“ gesetzt.
Diese Funktion wird bei Nachrichten verwendet, die rein informative sind und auf die man nicht reagieren muss.
Bei Eingang von externen Nachrichten (E-Mails) stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
- BearbeitenEin Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ öffnet und startet den dazugehörigen Vorgang. Die Benachrichtigung und Konversation verschwinden von der Startseite.In der Benachrichtigung werden die Status „gesehen“ und „gelesen“ auf „ja“ gesetzt. Des Weiteren wird in der Interaktion der Status der Konversation auf „gelesen“ gesetzt.
- OKEin Klick auf die Schaltfläche „OK“ blendet die Benachrichtingung auf der Startseite aus. Die Status „gelesen“ und „gesehen“ in der Benachrichtigung werden auf „ja“ gesetzt.Die Nachricht wird weiterhin in der Box „Konversationen“ angezeigt, bis sie geöffnet (angeklickt) wird. Der dazugehörige Vorgang wird auf der Startseite des Mitarbeiters angezeigt.Durch das Öffnen einer Nachricht in der Box „Konversationen“ wird in der Interaktion, der Status der Konversation auf „gelesen“ gesetzt.
- AbschließenEin Klick auf die Schaltfläche „Abschließen“ blendet die Benachrichtigung auf der Startseite aus, schließt den dazugehörenden Vorgang ab und entfernt Ihn von der Startseite des Bearbeiters. Die Status „gelesen“ und „gesehen“ in der Benachrichtigung werden auf „ja“ gesetzt. Des Weiteren wird in der Interaktion der dazugehörigen Konversation der Status auf „gelesen“ gesetzt und die Nachricht aus der Box „Konversationen“ entfernt.
9.3 Benachrichtigungen / Nachrichten verarbeiten
9.3.1 Postkorb-Prinzip
Für eingehende Benachrichtigungen auf der Startseite (interne Kommunikation) und Nachrichten im Posteingang von Geschäftsstellen (externe Kommunikation / E-Mails), wir ein Vorgehen nach dem so genannten “Postkorb-Prinzip” empfohlen.
Hierbei werden neue Benachrichtigungen und Nachrichten gesichtet und bewertet.
Dabei wird eine der folgenden Aktionen durchgeführt, bis alle Benachrichtigungen abgearbeitet sind bzw. der Posteingang geleert ist:
- Wichtige und dringende Benachrichtigungen und Nachrichten werden sofort bearbeitet.
Dafür wird die Schaltfläche „Bearbeiten“ angeklickt. - Für neu eingegangene Nachrichten (E-Mails) wird jetzt ein Vorgang erstellt, in dem die Nachricht als Inhalt eingefügt ist. Anschließend erfolgt die Weiterleitung in den Vorgang.
- Existiert bereits ein Vorgang zur Benachrichtigung oder Nachricht erfolgt die direkte Weiterleitung in den Vorgang zur weiteren Verarbeitung.
- Nicht dringende Nachrichten werden im Posteingang von Geschäftsstellen mit „OK“ bestätigt
- Dadurch wird der Vorgang in die Liste offener Vorgänge der Geschäftsstelle verschoben.
- Nachrichten, die keine weitere Bearbeitung benötigen, werden direkt mit einem Klick auf „abschließen“ beendet. Auch hier wird bei neu eingegangenen Nachrichten (E-Mails) ein Vorgang erzeugt, der auf abgeschlossen gestellt wird.
9.3.2 Automatische System-Benachrichtigungen
Das System generiert automatisch Benachrichtigungen zu Vorgängen, Besprechungen und Terminen für alle Beteiligten. Diese Benachrichtigungen erscheinen auf den Startseiten aller beteiligten Mitarbeiter.
Benachrichtigungen haben mehrere blaue Schaltflächen, mit denen gesteuert werden kann, was mit der Benachrichtigung bzw. dem dazugehörigen Vorgang geschehen soll.
Die folgende Liste zeigt alle vom System erstellten Benachrichtigungen und die jeweiligen Handlungsoptionen:
E-Mail (Nachrichten) von bisher unbekannten Absendern
| Korrespondenz: | E-Mail wird als „Korrespondenz“ markiert Diese und zukünftige Nachrichten des Absenders erzeugen einen Vorgang |
| Benachrichtigung: | E-Mail wird als „Benachrichtigung“ markiert Diese und zukünftige Nachrichten des Absenders erzeugen einen Vorgang |
| Newsletter: | E-Mail wird als „Newsletter“ markiert Diese und zukünftige Nachrichten des Absenders erzeugen einen Vorgang |
| Spam: | E-Mail wird als „Spam“ markiert Diese und zukünftige Nachrichten des Absenders werden mit einem roten Balken gekennzeichnet |
Weitergeleiteter Vorgang
| Bearbeiten | Startet den Vorgang Benachrichtigung verschwindet Nachricht(en) wird/werden als „gelesen“ markiert Konversation verschwindet von der Startseite Vorgang liegt auf der eigenen Startseite |
| OK | Benachrichtigung verschwindet Nachricht(en) bleibt/bleiben ungelesen Konversation bleibt links auf der Startseite markiert Vorgang liegt auf der eigenen Startseite |
| Nachricht(en) gelesen & OK | Benachrichtigung verschwindet Nachricht wird als „gelesen“ markiert Konversation verschwindet von der Startseite Vorgang liegt auf der eigenen Startseite |
Beobachteter Vorgang wird beendet
| Bearbeiten | Benachrichtigung verschwindet Vorgang wird geöffnet und gestartet Vorgang liegt nun auf der eigenen Startseite |
| OK | Benachrichtigung verschwindet Vorgang ist noch immer in der Box „im Auge behalten“ sichtbar |
| Später | Benachrichtigung verschwindet Vorgang wird auf der Startseite angezeigt, bis auf „erledigt“ geklickt wird |
Nachrichteneingang
| Bearbeiten | Benachrichtigung verschwindet Nachricht wird auf „gelesen“ gestellt Konversation verschwindet von der Startseite Vorgang wird erstellt und gestartet |
| OK | Vorgang wird erstellt und mit der Nachricht verknüpft Vorgang liegt auf der Startseite des Mitarbeiters |
| Abschließen | Benachrichtigung verschwindet Nachricht wird auf „gelesen“ gestellt Konversation verschwindet von der Startseite Vorgang wird erstellt und abgeschlossen |
Neues Thema in Besprechung
| Bearbeiten | Besprechungsvorgang wird geöffnet und gestartet Benachrichtigung verschwindet |
| OK | Benachrichtigung verschwindet |
| Später | Vorgang wird auf der Startseite angezeigt, bis auf „erledigt“ geklickt wird |
Neuer Termin | Terminabsage | Terminverschiebung | Terminwiederaufnahme | Terminablehnung
| Bearbeiten | Zum Termin / zur Wiedervorlage gehörender Vorgang wird geöffnet und gestartet Benachrichtigung verschwindet |
| OK | Benachrichtigung verschwindet |
Bei jeder Benachrichtigung über einen Termin wird unten rechts ein Link „alle Terminbenachrichtigungen anzeigen“ dargestellt. Ein Klick darauf erweitert die Anzeige so, dass alle Benachrichtigungen zu diesem Termin angezeigt werden. Über den Button „Alle bestätigen“ können die Benachrichtigungen als gelesen bestätigt werden. Des Weiteren kann in der Terminvereinbarung zum Termin innerhalb der Benachrichtigung auf „nicht zugesagt“ umgestellt werden kann. Daraufhin erhält der Kontakt (Bearbeiter des Vorgangs oder Ersteller des Termins) die Benachrichtigung, dass die Terminvereinbarung nicht zugesagt wurde.
Erfüllte Voraussetzung | Erfüllte Aufgabe
| Bearbeiten | Vorgang wird geöffnet und gestartet Benachrichtigung verschwindet |
| OK | Benachrichtigung verschwindet |
| Später | Vorgang wird auf der Startseite angezeigt, bis auf „erledigt“ geklickt wird. |
Bestätigtes Angebot | (Name) hat zugesagt
| Bearbeiten | Vorgang wird geöffnet und gestartet Benachrichtigung verschwindet |
| Später | Vorgang wird auf der Startseite angezeigt, bis auf „erledigt“ geklickt wird. |
| Gelesen | Benachrichtigung verschwindet Vorgang liegt auf der eigenen Startseite |
10 Vorgänge finden
Folgende Möglichkeiten gibt es, um offenen Vorgänge zu finden:
- Über die Zentrale Suche „Suchen & Erstellen“
- Auf der Startseite des Bearbeiters
- Über die Planung (Kalenderansicht) bei allen Beteiligten die einen Termin oder eine Wiedervorlage zum Vorgang haben
- Über den Verlauf jeder Person die den Vorgang einmal gestartet hat
- Über die Geschäftsstelle (Detailseite)
- Über einen Arbeitstag (sofern der gesuchte Vorgang gestartet wurde)
- Auf der Detailseite eines Kontakts der mit dem Vorgang in Bezug steht
- Über ein Projekt (Detailseite)
- Über einen der Reports, in der Klasse „Vorgänge“ und einen Filter z. B. nach
- Ansprechperson
- Kontakt
- Erstellungsdatum oder -zeitraum
- Bearbeiter
- Status
Um bereits abgeschlossene Vorgänge zu finden, gibt es folgende Möglichkeiten:
- Über die Zentrale Suche „Suchen & Erstellen"
- Über die Planung (Kalenderansicht) bei allen Beteiligten die einen Termin oder eine Wiedervorlage zum Vorgang haben
- Über den Verlauf jeder Person die den Vorgang einmal gestartet haben
- Über den Arbeitstag (sofern der gesuchte Vorgang gestartet wurde)
- Über den Link „Vorgänge" auf der Detailseite eines Kontakts der mit dem Vorgang in Bezug steht
- Über ein Projekt (Detailseite)
- Über einen offenen Vorgang in welchem der geschlossene Vorgang eine Aufgabe oder Kontext ist
- Über einen der Reports, in der Klasse „Vorgänge" und einen Filter z.B. nach
- Ansprechperson
- Kontakt
- Erstellungsdatum oder -zeitraum
- Bearbeiter
- Status