Applikation "BAMF Veranstaltung" in den Modulen
Kursplanung erfassen
Für die Ersterfassung Ihrer Kursplanung gehen Sie in die Hauptveranstaltung. Öffnen Sie dort die Applikation „BAMF Veranstaltung“ und klicken Sie im oberen Bereich auf den Link „Kursplanung erfassen“.
Bei einer erfolgreichen Meldung erhalten Sie die Info „Kursplanung erfolgreich gespeichert“ und die Eigenschaft „Status“ (in der BAMF Veranstaltung) zeigt nun den Eintrag „Kursplanung erfasst“ an.
Die Kursplanung sollte möglichst vor dem Kursbeginn an das BAMF übermittelt werden.
Bei er Ersterfassung benötigen Sie nicht zwingend Teilnehmer.
Spätestens einen Tag vor Beginn der Veranstaltung müssen Sie allerdings die Kursplanung aktualisieren, und dabei muss mindestens 1 Teilnehmer im 1. Modul angemeldet sein (ohne Teilnehmer würde der Kurs ja auch nicht stattfinden).
Sollte dies einmal nicht möglich sein und erst nach Kursbeginn übermittelt werden, muss ein „Grund für die nachträgliche Erfassung“ ausgewählt werden. Danach kann die Kursplanungserfassung ausgeführt werden.
Im Anschluss daran können Sie eine fehlerfreie Kursbeginnmeldung vornehmen.
Kursplanung aktualisieren
Sollte sich vor dem Beginn der Veranstaltung(en) Zeiten, Orte, Teilnehmerzahl die Honorarkraft ändern, müssen diese Daten zur Aktualisierung an das BAMF übermittelt werden.
Sie können nach Durchführung der Änderungen in der Veranstaltung / im Modul entweder in der Applikation „Bamf Veranstaltung“ der Hauptveranstaltung auf „Kursplanung aktualisieren“ klicken oder direkt im Modul die Applikation „Bamf Veranstaltung“ öffnen und dort den Link „Kursabschnitt aktualisieren“ verwenden.
Wichtig: Die Kursplanung kann nur vor dem Beginn des ersten Moduls aktualisiert werden und nicht mehr im Nachhinein.
Kursplanung stornieren
Wenn die Kursplanung bereits erfasst wurde, aber Änderungen z.B. nicht aktualisiert wurden (z. B. angemeldete Teilnehmer in der Zeit vor Modulbeginn) oder der Kurs wirklich nicht stattfinden wird, dann müssen Sie die Kursplanung stornieren.
In der Detailansicht der Hauptveranstaltung wählen Sie in der Applikation „BAMF Veranstaltung“ in der Rubrik „Veranstaltung“ die Eigenschaft „Grund der Stornierung“. Wählen Sie „Kurs wird nicht durchgeführt“ aus.
Anschließend klicken Sie in der Rubrik „Veranstaltung“ auf den Link „Kursplanung stornieren“. Der Status der Veranstaltung ändert sich auf „Kursplanung storniert“.
Die Kennung der Kursplanung bleibt erhalten. Sollte der Kurs wider Erwarten doch stattfinden, erfassen Sie die Kursplanung einfach erneut.
Eine Stornierung ist nur zwischen „Kursplanungserfassung“ und „Veranstaltungsbeginn melden“ möglich. Sobald der Veranstaltungsbeginn gemeldet wurde, können Änderungen nur noch über die Module gemeldet werden.
Veranstaltungsbeginn melden
Ab dem ersten Tag des Modulbeginns muss der Veranstaltungsbeginn gemeldet werden. Klicken Sie dazu in der Applikation „BAMF Veranstaltung“ der Hauptveranstlatung auf den Link „Veranstaltungsbeginn melden“.
Damit die Meldung erfolgreich durchgeführt werden kann, muss mindestens ein Teilnehmer in der Kursbeginnmeldung übermittelt worden sein (siehe „Kursplanung erfassen“).
Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, fehlt dieser übereinstimmende Teilnehmer aus der Kursplanung. In diesem Fall muss erst eine Änderung der Kursplanung ans BAMF gesendet werden, bevor die Kursbeginnmeldung übermittelt werden kann.
Wenn die Meldung erfolgreich war, wechselt der Status der Veranstaltung auf „Kursbeginn gemeldet“.
Zusammen mit dem Veranstaltungsbeginn wird auch der Beginn des erstn Moduls gemeldet und im Modul der Status „Kursabschnittsbeginn gemeldet“ gesetzt.
Hinweis: Sollte es vorkommen, dass Sie es versäumen den Veranstaltungsbeginn an das BAMF zu übermitteln, können Sie dies einfach nachholen, ohne einen Grund anzugeben.
Kursabschnittsbeginn melden
Der Kursabschnittsbeginn des ersten Moduls wird automatisch mit dem Veranstaltungsbeginn gemeldet.
Ab Modul 2 müssen Sie die Meldung über den Link „Kursabschnittsgebinn melden“ in der Applikation „BAMF Veranstaltung“ des jeweiligen Moduls vornehmen.
Zum Zeitpunkt der Übermittlung müssen mindestens diese Informationen im Modul eingetragen sein: Zeitraum, Teilnehmer (Anmeldungen), Honorarkraft und Ort.
Nachdem die Meldung vom BAMF bestätigt wurde, wechselt der Status des Moduls auf „Kursabschnittbeginn gemeldet“.
Sollten Sie zu einer Veranstaltung weder eine Kursplanung aktualisieren noch einen Kursbeginn melden können, führen Sie bitte die folgenden Schritte in der Hauptveranstaltung durch:
- Kursplanung stornieren
- Grund für Nachträgliche Erfassung auswählen
- Kursplanung erfassen
- Kursbeginn/Veranstaltungsbeginn melden
Die Veranstaltung erhält dadurch eine neue BAMF-Kennung (Kennung Kursplanung).
Kursabschnitt aktualisieren im laufenden Modul
Sollte sich etwas an den Veranstaltungsinformationen geändert haben (Zeitraum, angemeldete Teilnehmer, Honorarkraft, Ort) gehen Sie in die Detailansicht des Moduls und klicken Sie in der Applikation „BAMF Veranstaltung“ auf den Link „Kursabschnitt aktualisieren“.
Vorzeitiges Kursende
Sollte der aktuelle Kurs nicht mehr weitergeführt werden können, da z. B. die Honorarkraft längerfristig erkrankt ist und kein Ersatz gefunden wurde, müssen Sie das vorzeitige Kursende an das BAMF übermitteln. Gehen Sie in die Detailansicht des aktuellen Moduls / Kursabschnitt.
Wählen Sie in der Eigenschaft „Vorzeitiges Kursende“ die Option „ankündigen“ aus.
Anschließend übermitteln Sie diese Information an das BAMF über „Kursabschnitt aktualisieren“. Bitte beachten Sie, dass diese Übermittlung am letzten Tag des Kursabschnittes erfolgen muss.
Sollte der Kurs tatsächlich nicht stattfinden, wählen Sie in der Eigenschaft „Vorzeitiges Kursende“ die Option „tatsächlich erfolgt“ aus und übermitteln auch diese Information an das BAMF über „Kursabschnitt aktualisieren“.
Wichtig: Sie müssen das vorzeitige Kursende immer erst dem BAMF ankündigen. Falls Sie diesen Schritt überspringen, erscheint eine Fehlermeldung, sobald Sie dem BAMF mitteilen, dass der Kurs tatsächlich ausfällt.
Wenn Sie das vorzeitige Ende eines Kursabschnitts dem BAMF übermittelt haben, gilt die gesamte Veranstaltung als beendet. Sie können dann nicht mehr den Kursabschnittsbeginn von Folgemodulen übermitteln.
Sollte es vorkommen, dass Sie das Ende eines Kursabschnitts angekündigt haben, dieser jedoch doch stattfindet, leeren Sie die Eigenschaft „Vorzeitiges Kursende“ und aktualisieren Sie den Kursabschnitt erneut.
Verschieben von Terminen
Wenn einzelne Termine eines Moduls ausfallen, gehen Sie in die Detailansicht des Moduls. In der Applikation „Termine“ wählen Sie den entsprechenden Termin aus und löschen diesen über das rote X neben der Terminbeschreibung oder stellen diesen in der Spalte „abgesagt“ auf „ja“.
Termin absagen und Folgetermine verschieben
Wenn Sie einen Termin gelöscht oder abgesagt haben, können Sie anschließend in der Applikation „BAMF Veranstaltung“ an das Ende des entsprechenden Kurses einen weiteren Termin anhängen. Die Termine der Folgemodule werden dann automatisch um einen Termin weiter nach hinten verschoben.
Gehen Sie in die Detailansicht des gewünschten Moduls in die Applikation „BAMF Veranstaltung“ und klicken Sie für jeden abgesagten Termin EINMAL auf den Link „Termin anhängen und Folgetermine verschieben“.
Kursunterbrechungen
Kursunterbrechungen werden vollautomatisch aus dem Datenbestand aus cmxOrganize erkannt und übertragen. Das System berücksichtig dabei die hinterlegten:
- Termine (abgesagt mit Grund "Erkrankung Lehrkraft" oder "sonstiges")
- Ferien
- Feiertage
Die Unterbrechungen werden über folgende Funktionen übermittelt, soweit sie zu dem Meldungszeitpunkt bereits bekannt sind.:
- Kursplanung erfassen
- Kursplanung aktualisieren
- Kursbeginn melden
- Kursabschnittbeginn melden
- Kursabschnitt aktualisieren
Kursauskunft
Mit der Kursauskunft können Sie Informationen zu dem Kurs abrufen, die das BAMF gespeichert hat. Gehen Sie dazu in ddie Applikation „BAMF Veranstaltung“ der Hauptveranstlatung und klicken Sie auf den Link „Kursauskunft“.