Module / Abschnitte erstellen
Kopieren Sie die Hauptveranstaltung, um das erste Modul daraus zu erstellen.
Durch das kopieren, wird die Hauptveranstaltung als „Quelle“ dieser Veranstaltung eingetragen. Durch „weiter kopieren“ (Modul 1 wird kopiert und ergibt Modul 2 usw.) legen Sie die Reihenfolge der Veranstaltungen fest. Das ermöglicht es später, Anmeldungen von einem Modul in das Folgemodul zu übernehmen.
Die Verknüpfung der jeweils vorangehenden Veranstaltung ist in der Eigenschaft „Quelle“ der Metadaten auch manuell möglich.
Beispiel:
Wenn Sie einen gesamten Integrationskurs mit allen Modulen kopieren, passen Sie in jedem Modul die Eigenschaften „Hauptveranstaltung“ und „Quelle“ manuell an.
Hinweise zu Modulen / Abschnitten
Die einzelnen Module planen Sie als vollständige Veranstaltungen mit Terminserien, Honorarvertrag, Beschreibungstexten usw.
Wichtig ist hier, dass in der Eigenschaft „Hauptveranstaltung“ die Hauptveranstaltung verknüpft ist. Alle Module müssen hier der selben Hauptveranstaltung verknüpft sein, damit sie als „Paket“ an das BAMF gemeldet werden können.
Applikation „Planung“
Haben Sie einen Kurs, an dem in mehreren Räumen oder von mehreren Dozenten unterrichtet wird, verwenden Sie am besten die Applikation „Planung“ mit der sie Veranstaltungsorte und Honorarkräfte flexibel einzelnen Terminen zuweisen können.
Termine
Wenn Sie die einzelnen Module planen, denken Sie bitte daran, dass die Termine für Module direkt aneinander anschließen. Geben Sie also als Startdatum immer den Tag nach dem letzten Termin des Vorgängermoduls ein, auch wenn es sich um ein Wochenende, Ferien oder einen Feiertag handelt. So ist sichergestellt, dass beim Verschieben der Termin keine Lücken entstehen (Wochenenden, Ferien und Feiertage werden beim generieren von Terminen automatisch übersprungen).
Um in der Planungsphase Ferien und Feiertage zu berücksichtigen, die nicht Teil des im System hinterlegten Kalenders sind, können Sie einzelne Termine „absagen“ und über die Methode „Termin anhängen“ am Ende der Serie einen Termin ergänzen.
Zu Terminänderungen die sich ergeben nachdem der Kurs gestartet ist, schauen Sie bitte weiter unten in der Anleitung unter „Termin absagen und Folgetermine verschieben“.
Eine Kursmeldung beim BAMF kann durchgeführt werden, wenn alle Module angelegt und für Modul 1 alle Termine generiert sind (Terminserie + Termine).
Exkursionen
In Terminen mit Exkursionen / Ausflügen muss in dem jeweiligen Termin die Eigenschaft „Terminart“ auf „Exkursion“ geändert werden.
Preise
In jedem Modul müssen die drei möglichen Preise „Selbstzahler“, „Teilzahler“ und „kostenbefreit“ angelegt werden. Geben Sie bitte jeweils den Namen des Preises ein, wählen Sie als Berechnungsart „Festbetrag“ und tragen Sie den aktuell gültigen Preis in der Eigenschaft „Betrag“ ein.
Es genügt, die Preise einmal in Modul 1 anzulegen, da sie beim kopieren des Moduls mit kopiert werden.
Wenn Sie später Anmeldungen in die Veranstaltung legen, werden in den Anmeldungen jeweils die beiden nicht auf einen Teilnehmer zutreffenden Preise deaktiviert.
Eigenschaften für Fahrtkostenzuschüsse / -erstattungen (BAMF)
In die Eigenschaften "Verkehrsverbund", "Ticketkategorie" und "Ticketpreis" können Sie Vorgaben eintragen, die in Formulare und Dokumente für Fahrtkostenzuschüsse / Fahrkostenübernahmen des BAMF eingetragen werden sollen.
Sie finden diese Eigenschaften in der Applikation "Zusatzdaten" innerhalb der Erweiterung "Geschäftsstelle" eines Kontakts.
Sparen Sie Zeit bei der Bearbeitung von Dokumenten und Formularen, indem Sie hier die am häufigsten vorkommenden Werte hinterlegen.
Auszahlung Fahrtkosten im Integrationskursbereich
Zur Abwicklung der Fahrtkosten eines Integrationskurses, die Sie über das BAMF erstattet bekommen, können Sie vorgehen wie folgt:
- Erstellen Sie im Vermögen der Veranstaltung über den Betrag der kompletten Fahrtkostenerstattung aller TN des Kurses eine Forderung und verknüpfen Sie diese mit dem Kontakt von "BAMF".
- Erstellen Sie im Vermögen der Veranstaltung eine Verbindlichkeit pro Teilnehmer in Höhe des jeweiligen Fahrtkosten-Betrags, den Sie dem Teilnehmer auszahlen wollen.
- Erhalten Sie die Zahlung der Fahrtkosten von BAMF, können Sie in der Forderung im Vermögen der Veranstaltung als Zahlungseingang eingegeben.
- Die Zahlung der Fahrtkosten können dann über den Report "Offene Verbindlichkeiten abrechnen aus Veranstaltungen" abwickeln, damit werden die Anmeldungen nicht verfälscht.