Module / Abschnitte erstellen

Kopieren Sie die Hauptveranstaltung, um das erste Modul daraus zu erstellen. 

Durch das kopieren, wird die Hauptveranstaltung als „Quelle“ dieser Veranstaltung eingetragen. Durch „weiter kopieren“ (Modul 1 wird kopiert und ergibt Modul 2 usw.) legen Sie die Reihenfolge der Veranstaltungen fest. Das ermöglicht es später, Anmeldungen von einem Modul in das Folgemodul zu übernehmen.

Die Verknüpfung der jeweils vorangehenden Veranstaltung ist in der Eigenschaft „Quelle“ der Metadaten auch manuell möglich. 

Beispiel:
Wenn Sie einen gesamten Integrationskurs mit allen Modulen kopieren, passen Sie in jedem Modul die Eigenschaften „Hauptveranstaltung“ und „Quelle“ manuell an.

Hinweise zu Modulen / Abschnitten

Die einzelnen Module planen Sie als vollständige Veranstaltungen mit Terminserien, Honorarvertrag, Beschreibungstexten usw.

Wichtig ist hier, dass in der Eigenschaft „Hauptveranstaltung“ die Hauptveranstaltung verknüpft ist. Alle Module müssen hier der selben Hauptveranstaltung verknüpft sein, damit sie als „Paket“ an das BAMF gemeldet werden können.

Applikation „Planung“

Haben Sie einen Kurs, an dem in mehreren Räumen oder von mehreren Dozenten unterrichtet wird, verwenden Sie am besten die Applikation „Planung“ mit der sie Veranstaltungsorte und Honorarkräfte flexibel einzelnen Terminen zuweisen können.

Termine

Wenn Sie die einzelnen Module planen, denken Sie bitte daran, dass die Termine für Module direkt aneinander anschließen. Geben Sie also als Startdatum immer den Tag nach dem letzten Termin des Vorgängermoduls ein, auch wenn es sich um ein Wochenende, Ferien oder einen Feiertag handelt. So ist sichergestellt, dass beim Verschieben der Termin keine Lücken entstehen (Wochenenden, Ferien und Feiertage werden beim generieren von Terminen automatisch übersprungen).

Um in der Planungsphase Ferien und Feiertage zu berücksichtigen,  die nicht Teil des im System hinterlegten Kalenders sind, können Sie einzelne Termine „absagen“ und über die Methode „Termin anhängen“ am Ende der Serie einen Termin ergänzen.

Zu Terminänderungen die sich ergeben nachdem der Kurs gestartet ist, schauen Sie bitte weiter unten in der Anleitung unter „Termin absagen und Folgetermine verschieben“.

Eine Kursmeldung beim BAMF kann durchgeführt werden, wenn alle Module angelegt und für Modul 1 alle Termine generiert sind (Terminserie + Termine).

Exkursionen

In Terminen mit Exkursionen / Ausflügen muss in dem jeweiligen Termin die Eigenschaft „Terminart“ auf „Exkursion“ geändert werden.

Preisgestaltung im BAMF-Bereich

Es gibt unterschiedliche Ansätze die Teilnahmenentgelte in Integrationskursen (IK / BSK) zu verwalten.

1. Möglichkeit: Schätzung und Abschlusskorrektur
  • In den Modulen werden nur die Preise, die den Teilnehmenden in Rechnung gestellt werden sollen angelegt, also die Beträge für Teil-/Selbstzahlern (als Festbeträge).
  • In der Anmeldung stellt man die nicht zutreffenden Preis auf inaktiv. 
  • Aber auch die zu erwartenden Einnahmen durch das BAMF sind wichtig, um den Deckungsbetrag 1 (Saldo der Einnahmen und Ausgaben) zu erhalten. Dazu kann der erwartetet Gesamtbetrag den das BAMF für die Teilnehmenden übernehmen wird, als Forderung in der Veranstaltung hinterlegt werden. Dieser Betrag kann dann auf den tatsächlichen vom BAMF erhaltenen Betrag angepasst und abgerechnet werden.
2. Möglichkeit: Stundengenaue Abbildung
  • In den Modulen werden alle Preise angelegt, wie z.B.
    • Selbstzahler (Berechnungsart: Festbetrag)
    • Teilzahler TN-Anteil (Berechnungsart: Festbetrag)
    • Teilzahler BAMF-Anteil mit der Berechnungsart: pro teilgenommene Unterrichtseinheit (inkl. entschuldigter Abwesenheit)
    • Kostenübernahme BAMF mit der Berechnungsart: pro teilgenommene Unterrichtseinheit (inkl. entschuldigter Abwesenheit)
  • Den am häufigsten auftretenden Preis bzw. die Preise der am häufigsten auftretenden Preiskombination stellt man auf Standard: ja, zur Berechnung der Planeinnahmen (wird mit der Mindest-TN-Zahl multipliziert)
  • Außerdem kann man den am häufigsten auftretenden Preis bzw. die Preise der am häufigsten auftretenden Preiskombination auf aktiv und die anderen auf inaktiv setzen. Dies wird so in die Anmeldung übernommen.
  • In der Anmeldung stellt man die nicht zutreffenden Preis auf inaktiv. 
Hinweis: Es genügt, die Preise einmal in Modul 1 anzulegen, da sie beim kopieren des Moduls mit kopiert werden.

Vorgehen in einer Anmeldung

Fall 1: Die teilnehmende Person trägt die Kosten selbst:
  • Es wird eine Anmeldung erstellt, in der der Teilnehmer auch der Auftraggeber ist. 
  • Der einzige Preis, der aktiv bleibt ist der Preis "Selbstzahler".
Fall 2: Das BAMF übernimmt die Kosten:
  • Es wird eine Anmeldung erstellt, in der das BAMF als Auftraggeber hinterlegt wird.
  • Der einzige Preis, der aktiv bleibt ist der Preis "Kostenübernahme BAMF".
  • Da sich der Preis eine dynamisch Berechnungsart enthält, passt sich die Forderung ggü. dem BAMF aufgrund der dokumentierten Anwesenheit automatisch an.
Fall 3: Das BAMF übernimmt ein Teil der Kosten für den Teilnehmer:
  • Es wird eine Anmeldung erstellt, in der das BAMF als Auftraggeber hinterlegt wird.
  • Es bleiben die Preise "Teilzahler TN-Anteil" und "Teilzahler BAMF-Anteil" aktiv.
  • So erhält man in der Anmeldung zwei Forderungen mit dem Namen des Preises im Verwendungszweck.
  • Der Festbetragsanteil für den Teilnehmer wird dann auf diesen übertragen und kann dann über die Abrechnung in Rechnung gestellt werden. Hierzu nutzt man die Methode "Forderung übertragen/aufteilen". Im Forderungsblocks trägt man nach dem Übertrag manuell den Kontakt des Teilnehmers ein. Erstellt man nun im Forderungsblock für den Teilnehmeranteil eine Abrechnung kann man dort über den Beleg eine Rechnung für den Teilnehmer erstellen.
  • Im originalen Forderungsblock wird der Teilnehmeranteil gegengebucht. Der Teilzahler BAMF-Anteil bleibt bestehen und passt sich mit der Pflege der Anwesenheiten entsprechend an. Die Abrechnung des BAMF kann so direkt mit den Summen in den Anmeldungen abgeglichen udn abgerechnet werden.
Merke:
In Anmeldungen (außer Selbstzahler) ist der Auftraggeber immer BAMF, auch wenn BAMF nur ein Teil zahlt. Preise welche nicht benötigt werden, werden in den Anmeldungen entsprechen  deaktiviert.

Hinweis: 
Wenn feststeht dass einige Preise nicht immer benötigt werden, können diese auch schon in der Veranstaltung deaktiviert werden.

Eigenschaften für Fahrtkostenzuschüsse / -erstattungen (BAMF)

In die Eigenschaften "Verkehrsverbund", "Ticketkategorie" und "Ticketpreis" können Sie Vorgaben eintragen, die in Formulare und Dokumente für Fahrtkostenzuschüsse / Fahrkostenübernahmen des BAMF eingetragen werden sollen.


Sie finden diese Eigenschaften in der Applikation "Zusatzdaten" innerhalb der Erweiterung "Geschäftsstelle" eines Kontakts.

Sparen Sie Zeit bei der Bearbeitung von Dokumenten und Formularen, indem Sie hier die am häufigsten vorkommenden Werte hinterlegen.

Auszahlung Fahrtkosten im Integrationskursbereich

Zur Abwicklung der Fahrtkosten eines Integrationskurses, die Sie über das BAMF erstattet bekommen, können Sie vorgehen wie folgt:

  • Erstellen Sie im Vermögen der Veranstaltung über den Betrag der kompletten Fahrtkostenerstattung aller TN des Kurses eine Forderung und verknüpfen Sie diese mit dem Kontakt von "BAMF".
  • Erstellen Sie im Vermögen der Veranstaltung eine Verbindlichkeit pro Teilnehmer in Höhe des jeweiligen Fahrtkosten-Betrags, den Sie dem Teilnehmer auszahlen wollen.
  • Erhalten Sie die Zahlung der Fahrtkosten von BAMF, können Sie in der Forderung im Vermögen der Veranstaltung als Zahlungseingang eingegeben.
  • Die Zahlung der Fahrtkosten können dann über den Report "Offene Verbindlichkeiten abrechnen aus Veranstaltungen" abwickeln, damit werden die Anmeldungen nicht verfälscht.