1.2 Teilnehmerzugang

Damit auch angemeldete Teilnehmer von Veranstaltungen, welche aktuell noch keinen Zugang im Internetauftritt haben, vom Internen Bereich profitieren, benötigen Sie einen entsprechenden Zugang.

Um Teilnehmer ohne Zugang zu identifizieren, nutzt man den Report „Zugang der TN zum Internetauftritt prüfen“, welchen man im Objekt „Anmeldung“ findet. Dieser Report listet alle Anmeldungen im System auf, deren Teilnehmer-Kontakt aktiv ist.

Über die Spalte „Benutzername/E-Mailadresse“ ist ersichtlich, ob im Teilnehmer-Kontakt zu der Anmeldung unter „Zugang zum Internet“, eine E-Mailadresse hinterlegt ist. Durch Eingabe des Filters „null“ im Filterfeld der Spalte „Benutzername/E-Mailadresse“ kann man die angezeigten Ergebnisse des Reports auf die Teilnehmer-Kontakt mit fehlendem Eintrag bei „Benutzername/E-Mailadresse“ eingrenzen. Ergänzend können über die Spalten des Reports, die Anmeldungen auf einen relevanten Zeitraum, wie z.B. nach Veranstaltungsbeginn in den vergangenen 12 Monaten eingeschränkt werden.

Hinweis: Damit kein Kontakt übersehen wird, wird empfohlen, die Anzahl der angezeigten Einträge „pro Seite“ so zu verändern, dass alle gefundenen Ergebnisse auf einer Seite angezeigt werden. Durch Setzen entsprechender Filter in den Spalten (E-Mailadresse & Benutzername/E-Mailadresse) werden nur noch Anmeldungen mit Kontakten angezeigt, bei welchen eine E-Mailadresse im Kontakt hinterlegt, jedoch noch keine Zugangsdaten im Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ unter dem Link „Zugang zum Internetauftritt im Kontakt hinterlegt ist. Durch Setzen weitere Filter z. B. in der Spalte „Status“, kann das Ergebnis des Reports weiter eingegrenzt werden.

Ist der Report entsprechend eingegrenzt, setzt man einen Haken in der Checkbox neben dem Filterfeld in der Spalte „Kontakt“. Im Anschluss wird jeder Kontakt einmalig ausgewählt (auch wenn er mehrfach im Report auftaucht) und die Methode „Optionen“ eingeblendet. Nun klickt man auf Optionen -> Methoden -> und wählt die Methode „E-Mailadresse in Benutzername übernehmen“ aus.

Hinweis: Die Methode „E-Mailadresse in Benutzername übernehmen“ wird nur bei Kontakten ausgeführt, wenn:

• das Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ unter dem Link „Zugang zum Internetauftritt“ im Kontakt leer ist.
• Die E-Mailadresse des Kontakts noch nicht bei einem anderen Kontakt im Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ verwendet wird.
• Im Kontakt eine E-Mailadresse hinterlegt ist.

Nachdem eine E-Mailadresse mittels Methodenausführung im Report "Zugang der TN zum Internetauftritt prüfen" hinterlegt wurdet, kann man die ausgewählten Kontakte mit der Nachrichtenvorlage „Zugang zum internen Bereich unseres Internetauftritts für TN“ über die Zugangsmöglichkeit informieren.

Hinweis: Belassen Sie den Report / die Seite so (nicht aktualisieren), auch wenn Sie dort noch nicht sehen, dass die Spalte „Benutzername/E-Mailadresse“ befüllt wurde. Damit bleibt die getroffene Auswahl der Kontakte erhalten, um nun (nur) diese gezielt über die Möglichkeiten des Internetzugangs zu informieren.

1. Im Report in der Spalte „Kontakt“ bei „Optionen“ auf „Methoden“ klicken, damit dieser Bereich sich zuklappt (für mehr Übersichtlichkeit).
2. In der Spalte „Kontakt“ bei „Optionen“ auf „Nachricht senden“ klicken und die Nachrichtenvorlage „Zugang zum internen Bereich unseres Internetauftritts für TN“ auswählen.

Nun wird eine Kommunikation mit den ausgewählten Kontakten erstellt. Die Kommunikation enthält eine mit Platzhaltern personalisierte E-Mail, welche die E-Maiadresse aus dem Attribut „Benutzername/E-Mailadresse“ des jeweiligen Kontakts enthält. Die Nachricht beschreibt Schritt für Schritt, was der Empfänger tun muss, um Zugriff auf den internen Bereich des Internetauftritts zu erhalten. Wie gewohnt können Sie die Nachrichtenvorlage kopieren und die enthaltenen Texte auf Ihre Bedürfnisse anpassen.