Channel für Veranstaltungen

Channel in Veranstaltungen können auf die Teilnehmer eingeschränkt werden. Dadurch bietet sich die Möglichkeit z.B Schulungsvideos oder Schulungsunterlagen den Teilnehmenden zu dieser Veranstaltung zu Verfügung zu stellen.

Hinweis: In Veranstaltungschannels sollte die Uploadfunktion generell unterbunden werden.

Vorteile welche sich dadurch ergeben sind:

Rechte können leicht vergeben / entzogen werden
sehr hohe transparent, wer Zugriff auf diesen Channel hat

Für was sind solche Channels nicht geeignet?

Upload-Funktionen -> da mehrere Kontakte darauf zugreifen können, währen die Daten nicht Datenschutzkonform

Vorgehen:

Channel in der Veranstaltung erstellen

Um einen einen Channel in einer Veranstaltung für berechtigte Person einzurichten, geht man wie folgt vor:

Die Veranstaltung öffnen für welche man einen Channel erstellen möchte.
In der Veranstaltung die Applikation "Inhalte" über die Applikationsleiste öffnen
Auf der Detailseite der Applikation Inhalte auf den Button "Inhalt hinzufügen" klicken und in der Listenansicht (rechte Seite) den Eintrag "Channel" auswählen und auf Methode "Channel erstellen" klicken.
Es öffnet sich die Detailseite des neu erstellen Channels.
Als nächstes befüllt man die Detailseite des Channels:

Attribut „Name“ – Über dieses Attribut legt man den Namen des Channels fest. Der Name des Channels sollte daher eindeutig sein, damit berechtigte Personen schnell identifizieren können um welche Art von Channel es sich handelt bzw. Rückschlüsse auf den Inhalt ziehen können. Ein Beispiel für den Aufbau des Namens eines Veranstaltungschannels wäre: Veranstaltungsnummer - Name der Veranstaltung - Datum

Attribut „Readonly“ -> Über dieses Attribut legen Sie fest, ob berechtigte Personen Inhalte in den Channel hochladen dürfen oder nicht. Bei Veranstaltungschannels sollte hier immer "Ja" ausgewählt werden.

Hinweis: Die Systemstandardeinstellung ist "Nein".

Attribut „Aktiv“ -> Über dieses Attribut legen Sie fest, ob der Channel aktiv ist oder nicht.

Berechtigung im Veranstaltungschannel erstellen

Ist der Channel soweit eingerichtet, fügt man als nächstes die Berechtigungen für diesen Channel hinzu.

Hierzu klickt man im Browser auf den Button "zurück" bis man wieder in der Veranstaltung ist. Dann geht man wie folgt vor:

In der Veranstaltung die Applikation "Anmeldungen" in der Applikationsleiste öffnen
Auf der Detailseite der Anmeldungen im unteren Bereich auf den Link "Reports" klicken. Im Anschluss wird unten der Report "Alle Anmeldungen" angezeigt
Im Report in der Spalte "Status" nach "Anmeldung" filtern so das nur noch Anmeldungen mit dem Status "Anmeldung" angezeigt werden.
In der Spalte "Anmeldungen" einen Haken beim Filterfeld setzen, so das alle Anmeldungen ausgewählt und rechts neben dem Auswahlkästchen die Optionen angezeigt werden
Nun Klickt man auf Optionen -> Methoden -> und wählt die Methode "Channelberechtigung erstellen" aus.

Hinweis: Ist die methode abgeschlossen wird die Meldung "Anmeldung Channelberechtigung erstellen" und "Stapelverarbeitung abgeschlossen" angezeigt.

Durch klick auf den Button "Zurück" im Browser kann man nu wieder zu Veranstaltung wechseln um im Anschluss z.B. entsprechende Inhalte im Channel hinzu zu fügen.

Möchte man die Berechtigungen prüfen, so geht man wie folgt vor:

In der Veranstaltung die Applikation "Inhalte" öffnen und den Channel im Bereich "Veranstaltung hat folgende Inhalte ..." anklicken.
Ist der Channel geöffnet ist am roten Berechtigungssymbol in der Titelzeile sichtbar, das entsprechende Berechtigungen vom System vergeben wurden. Durch einen Klick auf das Symbol wird die Detailseite der Berechtigungen angezeigt. Diese ist wie folgt aufgebaut:

In der ersten Berechtigung ist unter dem Attribut "Kontakterweiterung" Mitarbeiter eingetragen. Des Weiteren ist das Recht "Vollzugriff" vergeben (erkennbar an der Tabelle rechts daneben). Diese Berechtigung ermöglicht es allen Mitarbeitern Inhalte in den Channel hinzuzufügen oder zu entfernen.
Die nachfolgenden Berechtigungen sind über das Attribut "Kontakt" mit den jeweiligen Kontakt aus der Anmeldung verknüpft. Des Weiteren ist bei diesen Kontakten nur das Leserecht vergeben (erkennbar an der Tabelle auf der rechten Seite und der Spalte "Lesen").

Inhalte im Veranstaltungschannel hinzufügen

Um Inhalte in einen Veranstaltungschannel hinzuzufügen, geht man wie folgt vor:

In der Veranstaltung die Applikation "Inhalte" öffnen und den Channel im Bereich "Veranstaltung hat folgende Inhalte ..." anklicken. Es öffnet sich die Detailseite des Channels.
Auf der Detailseite des Channels die Applikation "Inhalte" öffnen. Ist diese nicht vorhanden, können Sie Sie über den Link "Applikation bearbeiten" hinzufügen.

Durch einen Klick auf die Applikation Inhalte wird die Detailseite der Applikation geöffnet. Im Bereich "Channel hat folgende Inhalte ..." sehen Sie vorhanden Inhalte des Channels. Über die Symbole am unteren Rand können Sie beliebige Inhalte in den Channel eingepflegt werden. Dies können z.B. Begrüßungstexte, Dokumente, Bilder, Videos oder Downloads sein, welche man den berechtigten Personen in diesem Channel zur Verfügung stellen möchte.

Die wichtigsten Symbole zum hinzufügen von Inhalten sind:

Symbol „Überschrift hinzufügen“ -> Ein Klick auf dieses Symbol Erstellt einen leeren Text mit der Art „Überschrift“. Klickt man auf den Text wird das dazugehörige Textobjekt geöffnet. Über folgende Attribute können Sie entsprechende Informationen hinterlegen und die Überschrift anpassen:

Attribut „Text“ – Über dieses Attribut können Sie einen Text hinterlegen, welcher dann im Channel angezeigt wird. Ein Klick auf die 3 Punkte oder einem vorhandenen Text öffnet den Texteditor zur Eingabe/Bearbeitung. Über den Texteditor kann der Text auch formatiert werden. Hat man den Text entsprechend hinterlegt/bearbeitet Klickt man auf das Symbol „speichern“ um diesen zu speicher.
Hinweis: Texte werden im System NICHT automatisch gespeichert.
Attribut „Name“ – Über dieses Attribut können Sie einen optional internen Namen für Ihren Text hinterlegen. Dies hilft beim identifizieren und wiederfinden Ihrer Texte. Ein Klick auf die 3 Punkte oder den vorhandenen Text öffnet den Bearbeitungsmodus. Nachdem Sie Ihre Eingabe gemacht haben können Sie den Text durch drücken der Entertaste speichern.
Attribut „Art“ – Über dieses Attribut (Drop Down) wird bestimmt um was für eine Art von Text es sich handelt. Wurde das Textobjekt über eine Symbol generiert, kann die Art schon vorbestimmt sein. Diese Eigenschaft ist nur für Texte im Internetauftritt gedacht. Über die Art weist man einem gerammten Text eine bestimmte Formatierung zu.

Symbol „Text hinzufügen“ -> Ein Klick auf dieses Symbol Erstellt einen leeren Text mit der Art „Absatz“. Klickt man auf den Text wird das dazugehörige Textobjekt geöffnet. Über folgende Attribute können Sie entsprechende Informationen hinterlegen und die Überschrift anpassen:

Attribut „Text“ – Über dieses Attribut können Sie einen Text hinterlegen, welcher dann im Channel angezeigt wird. Ein Klick auf die 3 Punkte oder einem vorhandenen Text öffnet den Texteditor zur Eingabe/Bearbeitung. Über den Texteditor kann der Text auch formatiert werden. Hat man den Text entsprechend hinterlegt/bearbeitet Klickt man auf das Symbol „speichern“ um diesen zu speicher.
Hinweis: Texte werden im System NICHT automatisch gespeichert.
Attribut „Name“ – Über dieses Attribut können Sie einen internen Namen für Ihren Text hinterlegen. Dies hilft beim identifizieren und wiederfinden Ihrer Texte. Ein Klick auf die 3 Punkte oder den vorhandenen Text öffnet den Bearbeitungsmodus. Nachdem Sie Ihre Eingabe gemacht haben können Sie den Text durch drücken der Entertaste speichern.
Attribut „Art“ – Über dieses Attribut (Drop Down) wird bestimmt um was für eine Art von Text es sich handelt. Wurde das Textobjekt über eine Symbol generiert, kann die Art schon vorbestimmt sein. Diese Eigenschaft ist nur für Texte im Internetauftritt gedacht. Über die Art weist man einem gerammten Text eine bestimmte Formatierung zu.

Symbol „Bild hinzufügen“ -> Ein Klick auf dieses Symbol Erstellt ein leeres Bild. Klickt man auf das Bild wird das dazugehörige Bildobjekt geöffnet. Über die Methode „Bild aufnehmen“ kann z.B. ein Bild über eine Webcam oder Handy hinzugefügt werden. Möchte man ein Bild vom PC hinzufügen, öffnet man den Dateiexplorer und zieht das Bild per Klicken und Ziehen (Drag and Drop) in das Uploadfeld „Datei hier hinein ziehen“.

Hinweis: Nachdem das Bild hochgeladen wurde, kann man es auf der linken Seite ggf. noch Beschneiden wenn nötig.

Ist das Bild erfolgreich hinterlegt, klickt man im Browser auf den Button "Zurück" um wieder auf die Detailseite des Inhalts zu wechseln.

Symbol „Dokument hinzufügen“ -> Ein Klick auf dieses Symbol blendet eine Vorauswahl der vorhandenen Dokumente & Vorlagen inkl. Suchfenster ein. Über die Methode „Dokument erstellen“ kann ein neue Dokument hinterlegt werden. Nach klick auf diese Methode kann man auf einer Dokumentenvorlage auswählen oder erneut auf die methode „Dokument erstellen“ klicken.
Im Anschluss wird ein leeres Dokumentenobjekt geöffnet.

Möchte man nun ein Dokument vom PC hochladen, öffnet man den Dateiexplorer, navigiert zum Dokument und zieht dieses per Klicken und Ziehen (Drag and Drop) in das Feld „Datei hier hineinziehen“. Im Anschluss wird das Dokument hochgeladen.

Ist das Dokument erfolgreich hinterlegt, klickt man im Browser auf den Button "Zurück" um wieder auf die Detailseite des Inhalts zu wechseln.
Symbol „Inhalt hinzufügen“ -> Ein Klick auf dieses Symbol blendet eine Vorauswahl aller Arten von Inhalten ein welche man als Inhalt hinzufügen kann. Über diese Funktion kann man z.B. Alben, Audiodateien, Videos uvw. hinzufügen. Der Ablauf entspricht dem vorherigen beschriebenem Vorgehen.

Hinweis: Hat man sich verklickt, kann über den Link „Aktion abbrechen“ das hinzufügen eines Inhalts abgebrochen werden.

Hat man entsprechende Inhalte hinzugefügt kann man im Anschluss über den grauen Verschiebepunkt die Reihenfolge der hinzugefügten Inhalte anpassen. Wird ein Inhalt nicht mehr benötigt, kann man diesen über das „X“ entfernen oder durch Klick auf „aktiv“ deaktivieren.

Beteiligte Personen des Veranstaltungschannels über diesen informieren

Hat man die benötigten Inhalte im Channel hinzugefügt, wechselt man zurück in die Veranstaltung. In der Veranstaltung kann man über die Applikation "Anmeldungen" die Teilnehmer wie folgt über die Verfügbarkeit des Channels informieren:

In der Veranstaltung die Applikation "Anmeldungen" in der Applikationsleiste öffnen
Auf der Detailseite der Anmeldungen im unteren Bereich auf den Link "Reports" klicken. Im Anschluss wird unten der Report "Alle Anmeldungen" angezeigt
Im Report in der Spalte "Status" nach "Anmeldung" filtern, so das nur noch Anmeldungen mit dem Status "Anmeldung" angezeigt werden.
In der Spalte "Anmeldungen" einen Haken beim Filterfeld setzen, so das alle Anmeldungen ausgewählt und rechts neben dem Auswahlkästchen die Optionen angezeigt werden.
Nun Klickt man auf Optionen -> Nachricht senden -> und wählt "neue Nachricht aus".

Im Anschluss wird eine Kommunikation mit den ausgewählten Kontakten erstellt. In der Kommunikation füllt man wie gewohnt den Betreff aus und fügt eine Anrede sowie einen Text hinzu, mit welchen man die Kontakte über den Channel und dessen Inhalte informieren möchte. Ist dies erledigt, klickt man im unteren Bereich auf "Nachrichten erstellen/aktualisieren" und prüft im Anschluss die generierten E-Mails. Ist alles in Ordnung kann durch einen Klick auf den Button "Nachrichten jetzt senden" diese versendet werden. Logt sich ein Teilnehmer nun im Internetauftritt ein, steht Ihm auf der Profilseite unter dem Bereich "Meine Channels" der Veranstaltungschannel zur Verfügung und er kann auf die Inhalte zugreifen.