individuelle Channels für einzelne Personen

Individuelle Channels für einzelne Personen bieten nicht nur die Möglichkeit individuelle Inhalte, sondern auch eine Datenschutzkonforme Upload-Funktion zur Verfügung zu stellen.

Beispielmöglichkeiten für die Nutzung der Upload-Funktion in einem individuellen Channel für einzelne Personen (berechtigter Kontakt) sind:
  • Anfordern von Nachweise
  • Anfordern von Zeugnissen
  • Anfordern von Ausweiskopien
  • Anfordern von unterschriebenen Verträgen
Vorteile welche sich dadurch ergeben sind:
  • Rechte können leicht entzogen werden
  • sehr hohe transparent, wer Zugriff auf diesen Channel und dessen Inhalte hat

Vorgehen:

Individuelle Channels für einzelnen Personen erstellen

Um einen einen individuellen Channel für eine Berechtigte Person einzurichten, geht man wie folgt vor:

  1. Über Suchen und Erstellen, das Objekt „Channels“ öffnen“.
  2. Im Objekt "Channels" die Methode „Channel erstellen“ anklicken. Es öffnet sich die Detailseite des neu erstellen Channels.
  3. Als nächstes befüllt man die Detailseite des Channels:
– Attribut „Name“
Über dieses Attribut legt Sie den Namen des Channels fest. Der hier vergebene Name dient zu Identifizierung des Channels und wird auch im internen Bereich des Internetauftritts unter dem Bereich „meine Channels“ der berechtigten Person angezeigt. Der Name des Channels sollte daher eindeutig sein. Beispiel: Unterlagen für (Name des Kontakts).
– Attribut „Readonly“
Über dieses Attribut legen Sie fest, ob berechtigte Personen Inhalte in den Channel hochladen dürfen oder nicht. Die Systemstandardeinstellung ist "Nein", das bedeutet, dass die berechtigte Person Daten im Channel hochladen darf. Möchte man dies ändern, gib es 2 Möglichkeiten:
1.) Entweder man Klickt beim Attribut "Readonly" auf "Nein", so dass dies zu einem "Ja" wird. Ab dem Zeitpunkt sind alle Inhalte für die berechtigte Person über den Internetauftritt nur noch lesbar auch wenn in der Berechtigung der berechtigten Person, dass Recht "schreiben" überall auf "ja" steht.
2.) Das Attribut "Readonly" bleibt auf "Nein" und man konfiguriert das Lese- /Schreibrecht explizit in der Berechtigung der Person selbst. Dies kann man indem man in der Spalte "Schreiben" die Eigenschaft "ja" überall auf "nein" stellt.
Hinweis: Bitte beachten Sie das dies nur für die Upload-Funktion im Internetauftritt gilt. Ausgenommen von diesen eingeschränkten Rechten ist der Mitarbeitende, welcher den Channel erstellt hat und volles Zugriffsrecht hat. Hat man eine zusätzliche Berechtigung für anderen Mitarbeitende oder Kontakte mit der Erweiterung "Mitarbeiter"  eingerichtet, so recht ein lesendes Recht aus, damit diese den Channel im Backend sehen und diesen bearbeiten dürfen.
– Attribut „Aktiv“
Über dieses Attribut legen Sie fest, ob der Channel aktiv ist oder nicht.

Berechtigung für individuelle Channels für einzelne Personen erstellen

Ist der Channel soweit eingerichtet, fügt man als nächstes die Berechtigungen für diesen Channel hinzu. Hierzu Klickt man auf das Symbol "Berechtigungen" (Schloss-Symbol) in der Kopfzeile des Channels, im Anschluss wird die Detailseite der Applikation Berechtigung" angezeigt. Nun geht man wie folgt vor:

Zuerst Klickt man auf die Methode "Neue Berechtigung", dadurch werden die 2 folgenden Berechtigungen vom System erstellt:

Berechtigung 1: In dieser Berechtigung wird automatisch unter dem Attribut "Kontakt", der am System angemeldet Kontakt hinterlegt, welcher die Methode ausgeführt hat. Im Feld Recht (auf der linken Seite) bekommt dieser Kontakt immer das Rechte "Vollzugriff". Dies ist daran erkennbar, dass in der Spalte "Schreiben" und "Lesen" überall "Ja" steht.

Berechtigung 2: Diese leerte Berechtigung hat ebenfalls die Rechte "Vollzugriff", ist jedoch mit noch keinem Kontakt verknüpft. Durch Klick auf die 3 Punkte im Attribut "Kontakt" auf der rechten Seite wird die Kontaktauswahl eingeblendet. Hier kann man über das Suchfeld nach entsprechenden Kontakten suchen (z.B. durch die Eingabe eines Vor- oder Nachnamens). Nach Drücken der Enter-Taste werden alle Kontakte angezeigt, welche dem Suchergebnis entsprechen. Durch Klick auf einen einzelnen Kontakt wird dieser als berechtigte Person der Berechtigung hinzugefügt. 
Hinweis: Hat man in den Attributen des Channels beim Attribut "Readonly" = "Ja" ausgewählt, so hat der Berechtigte Kontakt über den Internetauftritt nur lesende Rechte im Channel, auch wenn beim Recht, in der der Spalte "Schreiben" alles auf "Ja" steht. Hat man in den Attributen des Channels beim Attribut "Readonly" = "Nein" ausgewählt, so kann man das Schreibrecht im Recht der Berechtigung individuell konfigurieren indem man in der Spalte "Schreiben" alles auf "Nein" stellt.
(Optional) Berechtigt 3: Soll ein einzelner Mitarbeitender oder alle Mitarbeitenden zusätzlich auch Zugriff auf den Channel und dessen Inhalte haben oder Modifikationen am Channel und dessen Inhalten durchführen können, Klickt man erneut auf die Methode "neue Berechtigung". Dadurch wird eine dritte (leere) Berechtigung mit dem Recht "Vollzugriff" erstellt. In dieser 3ten Berechtigung kann man dann über das Attribut "Kontakt" den Kontakt eines einzelnen Mitarbeitenden verknüpften oder man trägt unter dem Attribut "Kontakterweiterung" im Eingabefeld (3 Punkte) "Mitarbeiter" ein. In diesem Fall haben dann entweder der einzelne Kontakt oder alle Kontakte mit der Erweiterung "Mitarbeiter" im Backend Zugriff auf diesen Channel und können dessen Inhalte sehen und diese modifizieren.
Hinweis: Bei Mitarbeitenden gilt in der Berechtigung, dass hinterlegte Schreibrecht nur für das Frontend (Internetauftritt). Im Backend greift dieses nicht! Sowie Mitarbeitende über das Attribut "Kontakt" oder das Attribut "Kontakterweiterung" Leserechte für den Channel haben, können Sie diesen im Objekt "Channels" sehen und über die Applikation "Inhalte" die vorhandenen Inhalte, lesen, modifizieren und neue Inhalte hinzufügen.

Will man dies auch für das Backend eingrenzen, so ist dies nur über das Berechtigungsset des Mitarbeitenden / der Mitarbeitenden möglich. Hierzu müsste man die Schreibberechtigung für die Applikation "Inhalte" entziehen. Dies hat dann jedoch Auswirkungen auf alle Inhalte, welche über die Applikation "Inhalte" im System erstellt werden.
Sind die Berechtigungen gesetzt und ggf. das Schreibrecht eingegrenzt, klickt man im Browser auf den Button "Zurück" um wieder auf die Detailseite des Channels wechseln, damit man entsprechende Inhalte über die gleichnamige Applikation im Channel hinzuzufügen kann.

Inhalte in individuelle Channels für einzelne Personen hinzufügen

Auf der Detailseite eines Channels können über die Applikation "Inhalte", Inhalte hinzugefügt werden.
Hinweis: Ist die Applikation noch nicht vorhanden, kann man diese, in der Applikationsleiste über den Link "Applikationen bearbeiten" hinzufügen.
Durch einen Klick auf die Applikation "Inhalte" wird die Detailseite der Applikation geöffnet. Unter der Überschrift "Channel hat folgende Inhalte ..." kann man erkennen, ob es schon Inhalte in dem Channel gibt. Alternativ kann man Inhalte wie Überschriften, Texte, Bilder oder Downloads über die Symbole in der Symbolleiste (im unteren Bereich) hinzugefügen.

Bild
Die gebräuchlichsten Symbole sind:

  • Symbol „Überschrift hinzufügen“ (T) -> Ein Klick auf dieses Symbol, erstellt einen leeren Text mit der Art „Überschrift“. Klickt man auf den leeren Text, wird das dazugehörige Textobjekt geöffnet. Über die folgenden Attribute können dann entsprechende Informationen hinterlegen und die Überschrift angepasst werden:
    • Attribut „Text“ – Über dieses Attribut können Sie einen Text hinterlegen, welcher dann im Channel als Überschrift angezeigt wird. Ein Klick auf die 3 Punkte öffnet den Texteditor zur Eingabe und/oder Bearbeitung des Textes. Über den Texteditor kann der Text zusätzlich formatiert werden. Hat man den Text fertig bearbeitet, Klickt man im Texteditor auf das Symbol „speichern“ (Diskette) um diesen zu speicher.
Hinweis: Texte werden im System NICHT automatisch gespeichert.
    • Attribut „Name“ – Über dieses Attribut können Sie optional einen internen Namen für diesen Text hinterlegen. Dies hilft beim identifizieren und wiederfinden von Texten. Ein Klick auf die 3 Punkte oder den vorhandenen Text, öffnet den Bearbeitungsmodus. Nachdem Sie Ihre Eingabe gemacht haben, können Sie den Text durch drücken der Enter-Taste speichern.
    • Attribut „Art“ – Über dieses Attribut (Drop Down) wird bestimmt, um was für eine Art von Text es sich handelt, welcher im Attribut "Text" hinterlegt wurde. Wurde das Textobjekt über eine Symbol generiert, kann die Art schon vorbestimmt sein. Bei Überschriften kann über dieses Attribut die Art der Überschrift bestimmt werden z. B. H1, H2, H3 usw. Diese Eigenschaft bestimmt also, wir der Texte im Internetauftritt Dargestellt / Formatiert wird.
  • Symbol „Text hinzufügen“ ( 3 Striche und ein halber Strich) -> Ein Klick auf dieses Symbol Erstellt einen leeren Text mit der Art „Absatz“. Klickt man auf den Text, wird das dazugehörige Textobjekt geöffnet. Über folgende Attribute können Sie entsprechende Informationen hinterlegen und die Text anpassen:
    • Attribut „Text“ – Über dieses Attribut können Sie einen Text hinterlegen, welcher dann im Channel als normaler Text angezeigt wird. Ein Klick auf die 3 Punkte öffnet den Texteditor zur Eingabe und/oder Bearbeitung des Textes. Über den Texteditor kann der Text zusätzlich formatiert werden. Hat man den Text fertig bearbeitet, Klickt man im Texteditor auf das Symbol „speichern“ (Diskette) um diesen zu speicher.
Hinweis: Texte werden im System NICHT automatisch gespeichert.
    • Attribut „Name“ – Über dieses Attribut können Sie optional einen internen Namen für diesen Text hinterlegen. Dies hilft beim identifizieren und wiederfinden von Texten. Ein Klick auf die 3 Punkte oder den vorhandenen Text, öffnet den Bearbeitungsmodus. Nachdem Sie Ihre Eingabe gemacht haben, können Sie den Text durch drücken der Enter-Taste speichern.
    • Attribut „Art“ – Über dieses Attribut (Drop Down) wird bestimmt um was für eine Art von Text welcher im Attribut "Text" hinterlegt wurde, es sich genau handelt. Wurde das Textobjekt über eine Symbol generiert, kann die Art schon vorbestimmt sein. Bei Texten ist ausschließlich das "Absatz" als Art verfügbar. Die eigentlich Formatierung für Absatztexte findet im Attribut "Text" im Texteditor statt.
  • Symbol „Bild hinzufügen“ (dunkelblaues Rechteck mit 2 Bergen) -> Ein Klick auf dieses Symbol erstellt ein neues, leeres Bild. Klickt man auf den Link "Bild" wird das dazugehörige Bildobjekt geöffnet. Über die Methode „Bild aufnehmen“ kann z.B. ein Bild über eine Webcam oder Handy hinzugefügt werden. Möchte man ein Bild vom PC hinzufügen, zieht man das Bild welches man einfügen möchte, per Drag and Drop in das Uploadfeld „Datei hier hinein ziehen“.

    Hinweis: Nachdem das Bild hochgeladen wurde, kann man es auf der linken Seite (Vorschau) ggf. noch beschneiden, wenn dieses nötig ist.

    Ist das Bild erfolgreich hinterlegt, klickt man im Browser auf den Button "Zurück" um wieder auf die  Detailseite des Inhalts zu wechseln.
  • Symbol „Dokument hinzufügen“ (Dokument mit eingeknickter Ecke oben rechts) -> Ein Klick auf dieses Symbol blendet eine Vorauswahl der vorhandenen Dokumente & Dokumentvorlagen inkl. Suchfenster ein. Durch Klick auf die Methode „Dokument erstellen“ werden die auswählbaren Dokumentenvorlage inkl. Suchfenster eingeblendet. Durch erneutes auswählen der Methode „Dokument erstellen“ wird ein neues leeren Dokument erstellt und das entsprechende Dokumentenobjekt geöffnet.

    Möchte man nun ein Dokument vom PC hochladen, öffnet man den Dateiexplorer, navigiert zum Dokument welches man als Inhalt hinterlegen möchte und zieht dieses per Drag and Drop in das Feld „Datei hier hineinziehen“ im leeren Dokumentenobjekt. Im Anschluss wird das Dokument in das System hochgeladen und mit dem leeren Dokumentenobjekt verknüpft.

    Ist das Dokument erfolgreich im Dokumentenobjekt hinterlegt, klickt man im Browser auf den Button "Zurück" um wieder auf die  Detailseite des Inhalts zu wechseln.

  • Symbol „Inhalt hinzufügen“ (drei Striche mit einem Plus-Zeichen) -> Ein Klick auf dieses Symbol blendet eine Vorauswahl aller Arten von Inhalten ein, welche man als Inhalt hinzufügen kann. Über diese Funktion kann man z.B. Alben, Audiodateien, Videos, Downloads und vieles mehr hinzufügen. Der Ablauf entspricht dem vorherigen beschriebenem Vorgehen.

    Hinweis: Hat man sich verklickt, kann das hinzufügen eines Inhalts,     über den Link „Aktion abbrechen“ abgebrochen werden.
Hat man Inhalte hinzugefügt, können diese im Anschluss über den grauen Vierschiebepunkt, in der  Reihenfolge angepasst werden. Wird ein Inhalt nicht mehr benötigt, kann man diesen über das „X“ entfernen oder durch Klick auf „aktiv“ deaktiviert werden.

Hinweis: Das entfernen von Inhalten  über das "X" löscht diese nicht aus dem System, sondern entfernt diese nur.

Beteiligte Person über den individuellen Channel informieren

Hat man einen individuellen Channel inkl. Inhalte für eine berechtigte Person eingerichtet, kann man diese wie folgt darüber informieren.

1. Über das Objekt "Channels" den entsprechenden Channel öffnen.

2. Auf der Detailseite des Channels links unten auf den Link "Reports" klicken.

3. Den Report "Berechtigte Kontakte (Berechtigung)" öffnen.
Hinweis: Wird der Report nicht angezeigt, klickt man auf den Link "Reports verwalten". Im Anschluss öffnet sich die Reportauswahl (alle Reports). Hier sucht man auf der linken Seite den Report "Berechtigte Kontakte (Berechtigung) und klickt diesen an. Dadurch wird der Report in auf der rechten Seite (Aktuelle Reportlinks) angezeigt. Im Anschluss klickt man auf den Link "Dialog schließen". Nun steht der Report zur Auswahl.
4. Im Report "Berechtigte Kontakte (Berechtigung)" werden im unteren Bereich alle Beteiligten Kontakt angezeigt. In den meisten Fällen sind es 2 (Einmal der Mitarbeitende, welcher den Channel und die Berechtigungen erstellt hat, sowie der hinzugefügte extern beteiligte Kontakt). Um diesen Kontakt nun anzuschreiben, setzt man den Haken in der Spalte Kontakt" beim entsprechendem Kontakt. Im Anschluss klickt man auf Optionen-> Nachricht senden -> neue Nachricht.

In der sich öffnenden Kommunikation befüllt man nun den Betreff und fügt über das Attribut "Text" eine Anrede hinzu. Alternativ kann man auch über die Methode "Text von Vorlage erstellen" eine Vorlage zur Anrede auswählen und hinzufügen.

Ist dies erledigt erstellt man über die Methode "Text neu erstellen" einen weiteren leeren Textblock. In diesem Textblock schreibt man dann den dazugehörigen Nachrichtentext. Im Anschluss klickt man auf den Button "Nachricht erstellen/aktualisieren". Dadurch wird die Nachricht neu generiert und die Anrede sowie der Nachrichtentext in die Nachrichten übernommen. Nach Überprüfung der Nachricht im unterer Bereich der Konversation, kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden.

Uploadfunktion im individuellen Channel aus Sicht der beteiligten Person

Nachdem der berechtigte Kontakt die E-Mail erhalten hat, kann er wie folgt, auf den individuellen Channel zugreifen.

Zuerst öffnet der Kontakt den normalen Internetauftritt. Über das Symbol "Login" (in der Menüleiste oben rechts "Männchensymbol" ), kann Sie das Login- /Anmeldefenster öffnen. Alternative ist die auch über den Link "www.Name-Ihres-Internetauftritts.de/Anmeldung" möglich.

Nach Anmeldung im Internetauftritt mit der E-Mailadresse und dem dazugehörigen Passwort öffnet sich die Profilseite des Kontakts. Im Bereich "meine Channels" werden dem angemeldeten Kontakt alle Channel angezeigt, über welche er eine Berechtigung verfügt. Durch Klick auf den Namen eines solchen Channls, kann er dessen Detailseite geöffnet werden. Auf der Detailseite werden dem abgemeldeten Kontakt die Inhalte des Channels angezeigt.

Je nachdem, ob das Attribut "Read only" des Channels auf nur lesen oder in der Berechtigung des angemeldeten Kontakt das Recht "Schreiben" unterbunden wurde, wird im unter Bereich der Bereich "Inhalte hinzufügen" angezeigt. Hier befindet sich das Feld zur Uploadfunktion (Dokument hier hinein ziehen.). Durch Klicken und Ziehen in dieses Feld, kann der angemeldete Kontakt  Dateien vom seinem PC in diesen Channel hochladen.

Hinweis: Lädt ein berechtigter Kontakt Dateien in einem Channel hoch, wird man nicht aktiv darüber Benachrichtigt. Es empfiehlt sich, dass der Kontakt per E-Mail ggf. Bescheid gibt, dass er entsprechende Daten im Channel hinterlegt hat. Dazu kann er entweder auf die E-Mail antworten oder der berechtigte Kontakt informiert Sie über eine neue E-Mail. Ob ein Uploads in einem individuellen Channel von Kontakten ist, kann man über die die Inhalte in der Applikation "Inhalte" nachvollziehen. Klickt man auf einen Inhalt, wird dessen Detailseite geöffnet. Im Header der Detailseite ist dann ersichtlich von wem dieser Inhalt stammt.