individuelle Channels für einzelne Personen

Individuellen Channel für einzelne Personen bieten nicht nur die Möglichkeit individuelle Inhalte, sondern auch eine Datenschutzkonforme Upload-Funktion zur Verfügung zu stellen.

Beispielmöglichkeiten für die Nutzung der Upload-Funktion für einzelne Personen (berechtigter Kontakt) sind:

Anfordern von Nachweise
Anfordern von Zeugnissen
Anfordern von Ausweiskopien
Anfordern von unterschriebenen Verträgen

Vorteile welche sich dadurch ergeben sind:

Rechte können leicht entzogen werden
sehr hohe transparent, wer Zugriff auf diesen Channel und dessen Inhalte hat

Vorgehen:

Individuelle Channels für einzelnen Personen erstellen

Um einen einen individuellen Channel für eine Berechtigte Person einzurichten, geht man wie folgt vor:

Über Suchen und Erstellen, das Objekt „Channels“ öffnen“.
Im Objekt "Channels" die Methode „Channel erstellen“ anklicken. Es öffnet sich die Detailseite des neu erstellen Channels.
Als nächstes befüllt man die Detailseite des Channels:

Attribut „Name“ – Über dieses Attribut legt man den Namen des Channels fest. Der hier vergebene Name dient zu Identifizierung des Channels und wird auch im internen Bereich des Internetauftritts unter dem Bereich „meine Channels“ der berechtigten Person angezeigt. Der Name des Channels sollte daher eindeutig sein. Beispiel: Unterlagen für (Name des Kontakts).

Attribut „Readonly“ -> Über dieses Attribut legen Sie fest, ob berechtigte Personen Inhalte in den Channel hochladen dürfen oder nicht. Die Systemstandardeinstellung ist "Nein", das bedeutet, dass die berechtigte Person Daten im Channel hochladen darf. Möchte man dies ändern, klickt man auf "Nein" so dass dies zu einem "Ja" wird. Ab diesen Zeitpunkt ist der Channel für die berechtigte Person nur noch lesbar.

Hinweis: Die Rechte können ggf. über die jeweilige Berechtigung detaillierter eingegrenzt werden

Attribut „Aktiv“ -> Über dieses Attribut legen Sie fest, ob der Channel aktiv ist oder nicht.

Berechtigung für individuelle Channels für einzelne Personen erstellen

Ist der Channel soweit eingerichtet, fügt man als nächstes die Berechtigungen für diesen Channel hinzu.

Hierzu Klickt man auf das Symbol "Berechtigungen" in der Kopfzeile des Channels, Im Anschluss wird die Detailseite der Applikation Berechtigung" angezeigt. Nun geht man wie folgt vor:

Zuerst Klickt man auf die Methode "Neue Berechtigung". Dadurch werden 2 Berechtigungen vom System erstellt:

Berechtigung: In dieser Berechtigung wird als Kontakt unter dem Attribut "Kontakt" immer der am System angemeldet Kontakt hinterlegt, welcher die Methode ausgeführt hat. Im Feld Berechtigungen auf der linken Seite bekommt dieser Kontakt immer die Rechte "Vollzugriff". Dies ist erkennbar dass in der Spalte "Schreiben" und "Lesen" überall "Ja" steht.

Hinweis: Möchte man das auch andere Mitarbeiter Zugriff auf den Channel haben und Inhalte in den Channel hochladen können, trägt man unter dem Attribut "Kontakterweiterung" zusätzlich "Mitarbeiter" ein.

Berechtigung: Diese Berechtigung hat ebenfalls die Rechte "Vollzugriff", ist jedoch mit noch keinem Kontakt verknüpft. Hat man in den Attributen des Channels beim Attribut "Readonly" = "Ja" ausgewählt, so hat der Berechtigte Kontakt nur Lesende Rechte im Channel auf wenn beim Recht in der der Spalte "Schreiben" alles auf "Ja" steht. Durch Klick auf die 3 Punkte im Attribut "Kontakt" auf der rechten Seite wird die Kontaktauswahl eingebildet. Hier kann man über das Suchfeld nach entsprechenden Kontakten suchen (z.B. durch die Eingabe eines Vor- oder Nachnamens". Nach Drücken der Entertaste werden alle Kontakte angezeigt, welche dem Suchergebnis entsprechen. Durch Klick auf einen einzelnen Kontakt wird dieser als berechtigte Person der Berechtigung hinzugefügt. Ist dies erledigt klickt man im Browser auf den Button "Zurück" um wieder auf die Detailseite des Channels wechseln damit man entsprechende Inhalte im Channel hinzuzufügen kann.

Inhalte in individuelle Channels für einzelne Personen hinzufügen

Auf der Detailseite des Channels können nun über die Applikation "Inhalte" Inhalte hinzugefügt werden. Ist die Applikation noch nicht vorhanden kann man diese, über den Link "Applikationen bearbeiten" hinzufügen.

Durch einen Klick auf die Applikation Inhalte wird die Detailseite der Applikation geöffnet. Über diese Applikation können beliebige Inhalte eingepflegt werden. Dies können Begrüßungstexte, Dokumente, Bilder, Videos oder Downloads sein, welche man der berechtigten Person in Ihrem Channel zur Verfügung stellen möchte.

Symbol „Überschrift hinzufügen“ -> Ein Klick auf dieses Symbol Erstellt einen leeren Text mit der Art „Überschrift“. Klickt man auf den Text wird das dazugehörige Textobjekt geöffnet. Über folgende Attribute könmen Sie entsprechende Informationen hinterlegen und die Überschrift anpassen:

Attribut „Text“ – Über dieses Attribut können Sie einen Text hinterlegen, welcher dann im Channel angezeigt wird. Ein Klick auf die 3 Punkte oder einem vorhandenen Text öffnet den Texteditor zur Eingabe/Bearbeitung. Über den Texteditor kann der Text auch formatiert werden. Hat man den Text entsprechend hinterlegt/bearbeitet Klickt man auf das Symbol „speichern“ um diesen zu speicher.
Hinweis: Texte werden im System NICHT automatisch gespeichert.
Attribut „Name“ – Über dieses Attribut können Sie einen optional internen Namen für Ihren Text hinterlegen. Dies hilft beim identifizieren und wiederfinden Ihrer Texte. Ein Klick auf die 3 Punkte oder den vorhandenen Text öffnet den Bearbeitungsmodus. Nachdem Sie Ihre Eingabe gemacht haben können Sie den Text durch drücken der Entertaste speichern.
Attribut „Art“ – Über dieses Attribut (Drop Down) wird bestimmt um was für eine Art von Text es sich handelt. Wurde das Textobjekt über eine Symbol generiert, kann die Art schon vorbestimmt sein. Diese Eigenschaft ist nur für Texte im Internetauftritt gedacht. Über die Art weist man einem gerammten Text eine bestimmte Formatierung zu.

Symbol „Text hinzufügen“ -> Ein Klick auf dieses Symbol Erstellt einen leeren Text mit der Art „Absatz“. Klickt man auf den Text wird das dazugehörige Textobjekt geöffnet. Über folgende Attribute könen Sie entsprechende Informationen hinterlegen und die Überschrift anpassen:

Attribut „Text“ – Über dieses Attribut können Sie einen Text hinterlegen, welcher dann im Channel angezeigt wird. Ein Klick auf die 3 Punkte oder einem vorhandenen Text öffnet den Texteditor zur Eingabe/Bearbeitung. Über den Texteditor kann der Text auch formatiert werden. Hat man den Text entsprechend hinterlegt/bearbeitet Klickt man auf das Symbol „speichern“ um diesen zu speicher.
Hinweis: Texte werden im System NICHT automatisch gespeichert.
Attribut „Name“ – Über dieses Attribut können Sie einen internen Namen für Ihren Text hinterlegen. Dies hilfe beim identifizieren und wiederfinden Ihrer Texte. Ein Klick auf die 3 Punkte oder den vorhandenen Text öffnet den Bearbeitungsmodus. Nachdem Sie Ihre Eingabe gemacht haben können Sie den Text durch drücken der Entertaste speichern.
Attribut „Art“ – Über dieses Attribut (Drop Down) wird bestimmt um was für eine Art von Text es sich handelt. Wurde das Textobjekt über eine Symbol generiert, kann die Art schon vorbestimmt sein. Diese Eigenschaft ist nur für Texte im Internetauftritt gedacht. Über die Art weist man einem gerammten Text eine bestimmte Formatierung zu.

Symbol „Bild hinzufügen“ -> Ein Klick auf dieses Symbol Erstellt ein leeres Bild. Klickt man auf das Bild wird das dazugehörige Bildobjekt geöffnet. Über die Methode „Bild aufnehmen“ kann z.B. ein Bild über eine Webcam oder Händy hinzugefügt werden. Möchte man ein Bild vom PC hinzufügen, öffnet man den Dateiexplorer und zieht das Bild per Drag and Drop in das Uploadfeld „Datei hier hinein ziehen“.

Hinweis: Nachdem das Bild hochgeladen wurde, kann man es auf der linken Seite ggf. noch Beschneiden wenn nötig.

Ist das Bild erfolgreich hinterlegt, klickt man im Browser auf den Button "Zurück" um wieder auf die Detailseite des Inhalts zu wechseln.

Symbol „Dokument hinzufügen“ -> Ein Klick auf dieses Symbol blendet eine Vorauswahl der vorhandenen Dokumente & Vorlagen inkl. Suchfenster ein. Über die Methode „Dokument erstellen“ kann ein neue Dokument hinterlegt werden. Nach klick auf diese Methode kann man auf einer Dokumentenvorlage auswählen oder erneut auf die methode „Dokument erstellen“ klicken.
Im Anschluss wird ein leeres Dokumentenobjekt geöffnet.

Möchte man nun ein Dokument vom PC hochladen, öffnet man den Dateiexplorer, navigiert zum Dokument und zieht dieses per Drag and Drop in das Feld „Datei hier hineinziehen“. Im Anschluss wird das Dokument hochgeladen.

Ist das Dokument erfolgreich hinterlegt, klickt man im Browser auf den Button "Zurück" um wieder auf die Detailseite des Inhalts zu wechseln.
Symbol „Inhalt hinzufügen“ -> Ein Klick auf dieses Symbol blendet eine Vorauswahl aller Arten von Inhalten ein welche man als Inhalt hinzufügen kann. Über diese Funktion kann man z.B. Alben, Audiodateien, Videos uvw. hinzufügen. Der Ablauf entspricht dem vorherigen beschriebenem Vorgehen.

Hinweis: Hat man sich verklickt, kann über den Link „Aktion abbrechen“ das hinzufügen eines Inhalts abgebrochen werden.

Hat man entsprechende Inhalte hinzugefügt kann man im Anschluss über den grauen Verschiebepunkt die Reihenfolge der hinzugefügten Inhalte anpassen. Wird ein Inhalt nicht mehr benötigt, kann man diesen über das „X“ entfernen oder durch Klick auf „aktiv“ deaktivieren.

Beteiligte Person über den individuellen Channel informieren

Hat man einen individuellen Channel inkl. Inhalte für eine berechtigte Person eingerichtet, kann man diese wie folgt darüber informieren.

Über das Objekt "Channels" den entsprechenden Channel öffnen
Auf der Detailseite des Channels links unten auf den Link "Reports" klicken
Den Report "Berechtigte Kontakte (Berechtigung)" öffnen

Hinweis: Wird der Report nicht angezeigt, klickt man auf den Link "Reports verwalten". Im Anschluss öffnet sich die Reportauswahl (alle Reports). Hier sucht man auf der linken Seit den Report "Berechtigte Kontakte (Berechtigung) und klickt diesen an. Daruch wird der Report in auf der rechten Seite (Aktuelle Reportlinks) angezeigt. Im Anschluss klickt man auf den Link "Dialog schließen". Nun steht der Report zur Auswahl.

Im Report "Berechtigte Kontakte (Berechtigung)" werden im unteren Bereich alle Beteiligten Kontakt angezeigt. In den meisten Fällen sind es 2. Einmal der Mitarbeitende, welcher den Channel und die Berechtigungen erstellt hat sowie der hinzugefügte extern beteiligte Kontakt. Um diesen nun an zu schreiben, setzt man den Haken in der Spalte Kontakt" beim Kontakt, welchen man anschreiben will. Im Anschluss klickt man auf Optionen-> Nachricht senden -> neue Nachricht. In der leeren Kommunikation befüllt man nun den Betreff und fügt über das Attribut "Text" eine Anrede z.B über die Methode "Text von Vorlage erstellen" hinzu. Im Anschluss kann man über die Methode "Text neu erstellen" einen weiteren leeren Textblock hinzufügen über welchen man den Nachrichtentext hinzufügt. Ist dies erledigt klickt man auf den Button "Nachricht erstellen/aktualisieren". Dadurch wird der Text in die Nachrichten übernommen. Nach Überprüfung der Nachricht (unterer Bereich), kann diese über den Button „Nachricht senden“ versendet werden.

Uploadfunktion im individuellen Channel aus Sicht der beteiligten Person

Wurde in bei einem individuellen Channel das Attribut "Readonly" auf "Nein" gesetzt, kann die Berechtigte Person wie folgt auf den Channel und dessen Inhalte zugreifen und die Uploadfunktion nutzen:

Zuerst öffnet Sie den Internetauftritt. Über das Symbol oben recht (Login), kann Sie das Loginfenster öffnen. Nach Anmeldung im Internetauftritt mit der E-Mailadresse und dem dazugehörigen Passwort öffnet sich die Profilseite des Kontakts.

Im Bereich "meine Channels" werden dem angemeldeten Kontakt alle Channel angezeigt über welche er eine Berechtigung verfügt. Durch Klick auf den Namen eines solchen Channls kann er dessen Detailseite öffnen.

Auf der Detailseite werden dem abgemeldeten Kontakt die Inhalte des Channels angezeigt. Unter dem Bereich "Inhalte hinzufügen" befindet sich das Feld zur Uploadfunktion des Channls. Durch öffnen des Dateiexplorers kann der angemeldet Kontakt per Klicken und Ziehen, Dateien vom PC in den Channel hochladen.

Hinweis: Lädt ein berechtigter Kontakt Dateien in einem Channel hoch, wird man nicht aktive darüber Benachrichtigt. Alle Uploads können im Channel über die Applikation "Inhalte" jedoch nachvollzogen und geöffnet werden.