1. Veranstaltungen vorbereiten

Vor der Erstellung einer Auswertung sollten alle Daten, die für die Statistik relevant sind, auf Vollständigkeit überprüft werden. Dies geschieht in der Detailansicht der einzelnen Veranstaltungen und über zwei Reports in der Objektart „Veranstaltungen“.

Da beim Kopieren von Veranstaltungen alle Statistik relevanten Eigenschaften mit kopiert werden, ist die sorgfältige Datenpflege direkt in der Veranstaltung vorteilhaft, insbesondere bei wiederkehrenden Veranstaltungen und Veranstaltungsvorlagen.

In der Veranstaltung

In der Detailansicht einer Veranstaltung sind folgende Eigenschaften relevant für die Statistik:

Alle Eigenschaften in der Gruppe „Statistik“ (z. B. Programmbereich, Fachgebiet, Veranstaltungsart)
Die Eigenschaft „Szenario“ in der Gruppe „Methodik und Didaktik“
Die Gesamtteilnehmerzahl (automatisch berechnet aus „aktuelle Teilnehmerzahl + Basisbelegung + abgebrochene Anmeldungen“)
Bei Veranstaltungen ohne Anmeldungen (z. B. Vorträge mit Abendkasse) kann direkt in der Veranstaltung die „aktuelle Teilnehmerzahl“ eingetragen werden. Die Eigenschaft „automatisch berechnen“ schaltet dadurch auf „nein“ um.
Die Daten für Altersgruppen und Geschlechter werden automatisch auf Basis der in den Anmeldungen verknüpften Teilnehmerkontakte ausgefüllt.
Die Eigenschaft „anrechenbar“ hat für den Deutschen Volkshochschulverband keine Bedeutung, die Anrechenbarkeit wird bei Erstellung der Auswertungssets anhand der Teilnehmerzahl berechnet.

Eigenschaft "Szenario"

Seit der Statistik für 2023 (Abgabe in 2024) muss bei allen Veranstaltungen angegeben werden, ob sie unter Verwendung von digitalen Lernangeboten durchgeführt wurden. „Mit digitalen Lernangeboten“ bedeutet das in der Veranstaltung digitale Hilfsmittel zur Vermittlung der Informationen verwendet werden (z. B. Teilnehmer laden eine Vokabel-App herunter).

Die folgenden Szenarien stehen zur Auswahl:

Präsenz

Teilnehmer und Dozenten befinden sich zur gleichen Zeit am gleichen Ort
Die Vermittlung der Lehrinhalte findet persönlich und nicht-virtuell statt
Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden

Präsenz (mit digitalen Lernangeboten)

Teilnehmer und Dozenten befinden sich zur gleichen Zeit am gleichen Ort
Die Vermittlung der Lehrinhalte findet persönlich und nicht-virtuell statt
Ergänzend werden im Unterricht digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt
Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden

Hybrid in Präsenz ODER virtuell

Alle Teilnehmer und Dozenten treffen sich zur gleichen Zeit am gleichen Ort
Präsenz- und Onlinetermine der Gruppe finden im Wechsel statt
Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden

Hybrid in Präsenz ODER virtuell (mit digitalen Lernangeboten)

Alle Teilnehmer und Dozenten treffen sich zur gleichen Zeit am gleichen Ort
Präsenz- und Onlinetermine der Gruppe finden im Wechsel statt
Ergänzend werden digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt
Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden

Hybrid in Präsenz UND virtuell

Der Unterricht findet in Präsenz statt
Ein Teil der Teilnehmer befindet sich vor Ort, ein anderer Teil schaltet sich virtuell dazu
Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden

Hybrid in Präsenz UND virtuell (mit digitalen Lernangeboten)

Der Unterricht findet in Präsenz statt
Ein Teil der Teilnehmer befindet sich vor Ort, ein anderer Teil schaltet sich virtuell dazu
Ergänzend werden digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt
Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden

Blended Learning

Mischform aus einem synchronen, termingebundenen und einem asynchron Lernangebot

Blended Learning (mit digitalen Lernangeboten)

Mischform aus einem synchronen, termingebundenen und einem asynchron Lernangebot
Ergänzend werden digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt

Online

Der Unterricht findet virtuell statt, Teilnehmer und Dozenten sind live zugeschaltet
Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden

Online (mit digitalen Lernangeboten)

Der Unterricht findet virtuell statt, Teilnehmer und Dozenten sind live zugeschaltet
Ergänzend werden digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt
Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden

E-Learning mit tutorieller Betreuung (mit digitalen Lernangeboten)

Die Teilnehmer lernen selbstständig online
Ein oder mehrere Dozenten betreuen die Teilnehmer und den Ablauf der Veranstaltung
Teilnehmer und Dozenten sind nicht zwingend zur gleichen Zeit online
Ergänzend werden digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt.
Veranstaltung ist somit asynchron

E-Learning ohne tutorielle Betreuung

Die Teilnehmer lernen selbstständig online
Es findet keine Betreuung durch Dozenten statt
Veranstaltung ist somit asynchron

Im Report "Statistikangaben der Veranstaltung" (Objektart "Veranstaltung")

Dieser Report kann verwendet werden, um die meisten Statistikangaben übersichtlich angeordnet zu überprüfen und zu ändern.

In der Spalte „Beginnt am“ wird das gewünschte Statistikjahr oder ein Zeitraum für die Statistik gefiltert (z. B. „2023“ für das gesamte Jahr oder „01.01.2023 – 31.06.2023“ für das erste Halbjahr).
Für die Statistik des DVV zählt jeweils das Beginndatum einer Veranstaltung. Fängt also eine Veranstaltung im Dezember 2023 an und läuft bis März oder April 2024, wird sie für die Statistik dem Kalenderjahr 2023 zugeordnet.
Um in einer Spalte nur Veranstaltungen anzuzeigen, bei denen nichts eingetragen wurde, kann der Filter „null“ oder „leer“ verwendet werden. So ist es möglich, nur Veranstaltungen aufzulisten, bei denen eine Eingabe vergessen wurde.
Die für Statistiken relevanten Felder sind im Report direkt bearbeitbar. Korrekturen und Änderungen können vorgenommen werden, ohne die Detailansicht einer Veranstaltung zu öffnen.
Die Auswahl eines Szenarios ist verpflichtend für die DVV-Statistik.
Die Eigenschaften "Fachgebiet" und "Veranstaltungsart" sind Pflichtangaben für die DVV Statistik. Als Hilfestellung kann der „Programmbereich“ verwendet werden. Wenn alle Informationen bereits bei der Veranstaltungsplanung eingetragen werden, ist die DVV Statistik mit wenigen Klicks erledigt.

In 2018 wurden die Veranstaltungsarten des DVV überarbeitet. Steht hinter dem Namen einer Veranstaltungsart „bis 2017“, muss sie durch die passende, aktuelle Veranstaltungsart ausgetauscht werden.
Die Eigenschaften „Veranstaltungsziel“, „Zielgruppe“ und „Kooperation“ müssen nur dann ausgefüllt werden, wenn eine der Auswahlen auf die aktuelle Veranstaltung zutrifft.

Im Report "Veranstaltungen mit Basisbelegung" (Objektart "Veranstaltung")

Dieser Report zeigt alle Veranstaltungen an, für die eine Basisbelegung eingetragen wurde und kann zur Kontrolle der Teilnehmerzahlen verwendet werden.