Statistik DVV (Deutscher Volkshochschulverband)
1. Veranstaltungen vorbereiten
Vor der Erstellung einer Auswertung sollten alle Daten, die für die Statistik relevant sind, auf Vollständigkeit überprüft werden. Dies geschieht in der Detailansicht der einzelnen Veranstaltungen und über zwei Reports in der Objektart „Veranstaltungen“.
Da beim Kopieren von Veranstaltungen alle Statistik relevanten Eigenschaften mit kopiert werden, ist die sorgfältige Datenpflege direkt in der Veranstaltung vorteilhaft, insbesondere bei wiederkehrenden Veranstaltungen und Veranstaltungsvorlagen.
In der Veranstaltung
In der Detailansicht einer Veranstaltung sind folgende Eigenschaften relevant für die Statistik:
- Alle Eigenschaften in der Gruppe „Statistik“ (z. B. Programmbereich, Fachgebiet, Veranstaltungsart)
- Die Eigenschaft „Szenario“ in der Gruppe „Methodik und Didaktik“
- Die Gesamtteilnehmerzahl (automatisch berechnet aus „aktuelle Teilnehmerzahl + Basisbelegung + abgebrochene Anmeldungen“)
- Bei Veranstaltungen ohne Anmeldungen (z. B. Vorträge mit Abendkasse) kann direkt in der Veranstaltung die „aktuelle Teilnehmerzahl“ eingetragen werden. Die Eigenschaft „automatisch berechnen“ schaltet dadurch auf „nein“ um.
- Die Daten für Altersgruppen und Geschlechter werden automatisch auf Basis der in den Anmeldungen verknüpften Teilnehmerkontakte ausgefüllt.
- Die Eigenschaft „anrechenbar“ hat für den Deutschen Volkshochschulverband keine Bedeutung, die Anrechenbarkeit wird bei Erstellung der Auswertungssets anhand der Teilnehmerzahl berechnet.
Eigenschaft "Szenario"
Seit der Statistik für 2023 (Abgabe in 2024) muss bei allen Veranstaltungen angegeben werden, ob sie unter Verwendung von digitalen Lernangeboten durchgeführt wurden. „Mit digitalen Lernangeboten“ bedeutet das in der Veranstaltung digitale Hilfsmittel zur Vermittlung der Informationen verwendet werden (z. B. Teilnehmer laden eine Vokabel-App herunter).
Die folgenden Szenarien stehen zur Auswahl:
Präsenz
- Teilnehmer und Dozenten befinden sich zur gleichen Zeit am gleichen Ort
- Die Vermittlung der Lehrinhalte findet persönlich und nicht-virtuell statt
- Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden
Präsenz (mit digitalen Lernangeboten)
- Teilnehmer und Dozenten befinden sich zur gleichen Zeit am gleichen Ort
- Die Vermittlung der Lehrinhalte findet persönlich und nicht-virtuell statt
- Ergänzend werden im Unterricht digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt
- Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden
Hybrid in Präsenz ODER virtuell
- Alle Teilnehmer und Dozenten treffen sich zur gleichen Zeit am gleichen Ort
- Präsenz- und Onlinetermine der Gruppe finden im Wechsel statt
- Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden
Hybrid in Präsenz ODER virtuell (mit digitalen Lernangeboten)
- Alle Teilnehmer und Dozenten treffen sich zur gleichen Zeit am gleichen Ort
- Präsenz- und Onlinetermine der Gruppe finden im Wechsel statt
- Ergänzend werden digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt
- Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden
Hybrid in Präsenz UND virtuell
- Der Unterricht findet in Präsenz statt
- Ein Teil der Teilnehmer befindet sich vor Ort, ein anderer Teil schaltet sich virtuell dazu
- Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden
Hybrid in Präsenz UND virtuell (mit digitalen Lernangeboten)
- Der Unterricht findet in Präsenz statt
- Ein Teil der Teilnehmer befindet sich vor Ort, ein anderer Teil schaltet sich virtuell dazu
- Ergänzend werden digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt
- Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden
Blended Learning
- Mischform aus einem synchronen, termingebundenen und einem asynchron Lernangebot
Blended Learning (mit digitalen Lernangeboten)
- Mischform aus einem synchronen, termingebundenen und einem asynchron Lernangebot
- Ergänzend werden digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt
Online
- Der Unterricht findet virtuell statt, Teilnehmer und Dozenten sind live zugeschaltet
- Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden
Online (mit digitalen Lernangeboten)
- Der Unterricht findet virtuell statt, Teilnehmer und Dozenten sind live zugeschaltet
- Ergänzend werden digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt
- Veranstaltung ist somit synchron und termingebunden
E-Learning mit tutorieller Betreuung (mit digitalen Lernangeboten)
- Die Teilnehmer lernen selbstständig online
- Ein oder mehrere Dozenten betreuen die Teilnehmer und den Ablauf der Veranstaltung
- Teilnehmer und Dozenten sind nicht zwingend zur gleichen Zeit online
- Ergänzend werden digitale Lernangebote (z. B. Eine Vokabel-App) genutzt.
- Veranstaltung ist somit asynchron
E-Learning ohne tutorielle Betreuung
- Die Teilnehmer lernen selbstständig online
- Es findet keine Betreuung durch Dozenten statt
- Veranstaltung ist somit asynchron
Im Report "Statistikangaben der Veranstaltung" (Objektart "Veranstaltung")
Dieser Report kann verwendet werden, um die meisten Statistikangaben übersichtlich angeordnet zu überprüfen und zu ändern.
- In der Spalte „Beginnt am“ wird das gewünschte Statistikjahr oder ein Zeitraum für die Statistik gefiltert (z. B. „2023“ für das gesamte Jahr oder „01.01.2023 – 31.06.2023“ für das erste Halbjahr).
- Für die Statistik des DVV zählt jeweils das Beginndatum einer Veranstaltung. Fängt also eine Veranstaltung im Dezember 2023 an und läuft bis März oder April 2024, wird sie für die Statistik dem Kalenderjahr 2023 zugeordnet.
- Um in einer Spalte nur Veranstaltungen anzuzeigen, bei denen nichts eingetragen wurde, kann der Filter „null“ oder „leer“ verwendet werden. So ist es möglich, nur Veranstaltungen aufzulisten, bei denen eine Eingabe vergessen wurde.
- Die für Statistiken relevanten Felder sind im Report direkt bearbeitbar. Korrekturen und Änderungen können vorgenommen werden, ohne die Detailansicht einer Veranstaltung zu öffnen.
- Die Auswahl eines Szenarios ist verpflichtend für die DVV-Statistik.
- Die Eigenschaften "Fachgebiet" und "Veranstaltungsart" sind Pflichtangaben für die DVV Statistik. Als Hilfestellung kann der „Programmbereich“ verwendet werden. Wenn alle Informationen bereits bei der Veranstaltungsplanung eingetragen werden, ist die DVV Statistik mit wenigen Klicks erledigt.
- In 2018 wurden die Veranstaltungsarten des DVV überarbeitet. Steht hinter dem Namen einer Veranstaltungsart „bis 2017“, muss sie durch die passende, aktuelle Veranstaltungsart ausgetauscht werden.
- Die Eigenschaften „Veranstaltungsziel“, „Zielgruppe“ und „Kooperation“ müssen nur dann ausgefüllt werden, wenn eine der Auswahlen auf die aktuelle Veranstaltung zutrifft.
Im Report "Veranstaltungen mit Basisbelegung" (Objektart "Veranstaltung")
Dieser Report zeigt alle Veranstaltungen an, für die eine Basisbelegung eingetragen wurde und kann zur Kontrolle der Teilnehmerzahlen verwendet werden.
2. Auswertung erstellen
Nach Aufrufen der Objektart "Auswertungen" in der Zentralen Suche wird über die blaue Schaltfläche "Auswertung erstellen" eine neue, leere Auswertung erstellt.
Folgende Eigenschaften sollten in der neuen Auswertung ausgefüllt werden:
- Name: Es empfiehlt sich, im Namen sowohl das Jahr als auch die Auswertungsart zu verwenden, um sie später identifizieren zu können (z. B. „2023 – DVV“)
- Auswertungsart: Deutscher Volkshochschulverband e.V.
- Beginn- und Endedatum: Diese Angaben legen fest, welche Veranstaltungen in der Auswertung berücksichtigt werden. Ausschlaggebend für den DVV ist das Datum des ersten Termins einer Veranstaltung (Beispiel: für eine vollständige Statistik des Jahres 2023 ist das Beginndatum der 01.01.2023 und das Endedatum der 31.12.2023). Vorgabe des BVV ist, dass eine Auswertung immer für ein ganzes oder ein halbes Kalenderjahr erstellt werden soll.
Eine Geschäftsstelle muss nur ausgewählt werden, wenn sich mehrere Geschäftsstellen eine Installation teilen, die jeweils eigene Statistiknummern vom DVV erhalten haben. Das kann z. B. bei Volkhochschulverbänden oder Kreisvolkshochschulen der Fall sein, wenn mehrere Statistiken erstellt werden müssen.
Die Statistiknummer ist in der Eigenschaft „Nummer“ einer Geschäftsstelle hinterlegt. Sie wird in der Regel bei der Ersteinrichtung von cmxOrganize eingetragen.
3. Auswertungssets erstellen
Bei einem Auswertungsset handelt es sich um eine Kopie aller für die Statistik relevanten Informationen einer Veranstaltung.
Änderungen die an einem Auswertungsset vorgenommen werden, werden nicht in die Veranstaltung übertragen. So ist es möglich die Statistikinformationen und Veranstaltungen getrennt voneinander zu bearbeiten.
Die Verwendung von „Auswertungssets“ ermöglicht es, mehrere voneinander unabhängige, Statistiken für den gleichen Satz an Veranstaltungen anzulegen (z. B. wenn Statistiken für mehrere Landesverbände erstellt werden, deren Vorgaben voneinander abweichen).
Nach Eingabe des Beginn- und Endedatums einer Auswertung wird unterhalb der Eigenschaften der Auswertung die Meldung „Im eingestellten Zeitraum existieren Veranstaltungen ohne Auswertungssets“ angezeigt. Ein Klick auf "erstelle Auswertungssets" liest nun die Statistikdaten aller im vorgegebenen Zeitraum vorhandenen Veranstaltungen ein. Abhängig von der Anzahl an Veranstaltungen kann dies einige Minuten dauern.
Bei mehr als 1.000 Veranstaltungen kann es vorkommen, dass das System die Erstellung von Auswertungssets abbricht. In diesem Fall muss wiederholt auf „erstelle Auswertungssets“ geklickt werden, bis alle Veranstaltungen verarbeitet sind und die Meldung „Im eingestellten Zeitraum existieren Veranstaltungen ohne Auswertungssets“ verschwindet.
Welche Veranstaltungen werden eingelesen?
Bei Erstellen der Auswertungssets werden alle Veranstaltungen berücksichtigt, die folgende Bedingungen erfüllen:
- Beginndatum der Veranstaltung liegt im ausgewählten Datums-Zeitraum der Auswertung
- Veranstaltung ist aktiv
- Veranstaltung ist nicht in der Phase "Planung" oder "Entwicklung"
- Veranstaltung ist nicht ausgefallen
- Veranstaltung hat keine BAMF-Datenstruktur
4. Auswertungssets prüfen und korrigieren
Ein anschließender Klick auf die Methode „Alle prüfen“ überprüft, ob alle Informationen die für die gewählte Auswertungsart relevant sind, vollständig sind und den Vorgaben der jeweiligen Statistik entsprechen (= plausibel sind).
Die Auswertungssets werden als Liste angezeigt. Ein Klick auf den Link „Details“, neben dem Titel einer Veranstaltung öffnet und schließt die Detailansicht, in der Daten kontrolliert und ggf. korrigiert werden können.
Der empfohlene Arbeitsablauf ist, alle nicht plausiblen Auswertungssets nacheinander zu öffnen und die angezeigten Fehler direkt in der Veranstaltung zu korrigieren. Ein anschließender Klick auf „Rohwerte nochmals aus Veranstaltung übernehmen“ (unterhalb der Rohwerte in der rechten Spalte der Detailansicht) liest die Rohwerte neu ein. Ein Klick auf „jetzt prüfen“ über-prüft sie nochmals auf ihre Plausibilität.
Wurden viele Veranstaltungen nachbearbeitet, kann der Link „Rohwerte aktualisieren“ ober-halb der Auswertungssets verwendet werden, um alle Daten neu einzulesen.
Achtung: Manuelle Änderungen an den Auswertungssets gehen dadurch verloren, es werden alle Daten aus den Veranstaltungen neu eingelesen und die vorhandenen ersetzt!
Sollte es in Einzelfällen nicht möglich sein, die Änderungen in einer Veranstaltung vorzunehmen, können auch die Rohdaten direkt bearbeitet werden.
Alter und Geschlecht der Teilnehmer
Die Daten für Altersgruppen und Geschlechter der Teilnehmer werden aus den Teilnehmer-Kontakten der Anmeldungen einer Veranstaltung berechnet.
Ändern der Teilnehmerzahl oder Veranstaltungsart
Werden Teilnehmerzahl oder Veranstaltungsart nachträglich bearbeitet (z. B. bei einer Veran-staltung mit Abendkasse, bei der keine Anmeldungen vorliegen), muss der Status „anrechenbar“ manuell gesetzt werden.
Eigenschaft "anrechenbar"
Ob eine Veranstaltung anrechenbar ist oder nicht, wird beim DVV ausschließlich auf Basis der Teilnehmerzahl bestimmt.
Die Eigenschaft "anrechenbar" in der Veranstaltung hat für den DVV keine Bedeutung.
Aktiv / nicht aktiv
Auswertungssets, die nicht in die Statistik einfließen, werden bei der Prüfung automatisch auf „nicht aktiv“ gestellt. Eine Begründung für die automatische Deaktivierung wird angezeigt, wenn ein Auswertungsset manuell auf „aktiv“ gestellt wird (z. B. „Keine Teilnehmer vorhanden“).
Eine Veranstaltung wird als „nicht aktiv“ markiert, wenn sie …
- nach Erstellung des Auswertungssets ausgefallen ist
- keine Termine hat
- keine Teilnehmer hat
Abgebrochene Veranstaltungen werden mit ausgewertet, wenn zum Zeitpunkt des Abbruchs Anmeldungen vorlagen.
Fehlermeldungen und Lösungsansätze
Veranstaltung ausgefallen.
Auswertungsset wird automatisch deaktiviert
BAMF Hauptveranstaltung.
Auswertungsset wird automatisch deaktiviert
Veranstaltung in Phase Planung.
Auswertungsset wird automatisch deaktiviert
Keine Teilnehmer vorhanden.
Auswertungsset wird automatisch deaktiviert
Keine Veranstaltungsart vorhanden.
Veranstaltungsart eintragen
Veranstaltungsart für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelle Veranstaltungsart austauschen.
Veranstaltungsart korrigieren
Veranstaltungsziel für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelles Veranstaltungsziel austauschen.
Veranstaltungsziel korrigieren
Kooperation für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelle Kooperation austauschen.
Kooperation korrigieren
Fachgebiet für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelles Fachgebiet austauschen.
Fachgebiet ändern
Rohwerte nicht komplett vorhanden.Auswertungsset löschen und neu erstellen
Auswertungsset löschen und neu erstellen
Kein Fachgebiet vorhanden
Fachgebiet eintragen
Bei der hinterlegten Veranstaltungsart darf kein Fachgebiet vorhanden sein.
Fachgebiet entfernen
5. Auswertungsdatei erstellen
Sind alle Daten bearbeitet und alle Veranstaltungen die in die Auswertung sollen „aktiv“ und „plausibel“, wird mit einem Klick auf den Link „Datei erstellen“ (oberhalb der Liste mit Aus-wertungssets) eine Textdatei erstellt, die im Portal des BVV hochgeladen werden kann.
Die erstellte Datei erscheint oberhalb der Auswertungssets unter der Überschrift „Dokumen-te“. Ein Klick darauf öffnet die Detailansicht mit einem Link zum herunterladen der Datei.
Achtung: Beim Einlesen der Datei im Portal des BVV werden alle vorhandenen Berichtsbö-gen überschrieben. Um doppelte Arbeit zu vermeiden empfiehlt es sich darum, zuerst den Ex-port einzulesen und erst dann die anderen Angaben einzutragen.
Anzahl der Honorarkräfte melden
Für die Meldung der aktiven Honorarkräfte kann der Report “Honorarkräfte mit Honorarverträgen (Programm filterbar)” in der Objektart "Honorarvertrag" verwendet werden.
Abgleichen von Veranstaltungsdaten
Wir raten davon ab, Veranstaltungsreports zu verwenden, um die gemeldeten Statistik-Informationen mit den Veranstaltungen im System abzugleichen.
Veranstaltungsreports berücksichtigen nicht die Inhalte von Auswertungssets und sind daher nicht zum Abgleich geeignet.
Veranstaltugnsreports enthalten beispielsweise
- Hauptveranstaltungen, die nicht gemeldet werden (bei BAMF z. B. werden nur die Module gemeldet, nicht aber die Hauptveranstaltungen)
- Veranstaltungen ohne Teilnehmer, die nicht auf "ausgefallen" stehen
- ausgefallene Veranstaltungen
- Veranstaltungen, die sich in der Planungsphase befinden
- Veranstaltungen die nach den Regelungen des Landesverbandes nicht mit in die Statistik aufgenommen werden (z. B. beim RLP Veranstaltungen ohne Unterrichtsstunden oder beim KEB nicht anrechenbare Veranstaltungen)
- alle Unterrichtseinheiten, auch wenn eine Veranstaltung über den Jahreswechsel hinaus läuft und auf zwei Statistiken aufgeteilt wird