9 Benachrichtigungen, Nachrichten und Konversationen
9.1 Nachrichten und Konversationen in einem Kontakt
Öffnet man einen Kontakt werden auf der Detailseite zwischen dem Header und dem Interaktionsbereich folgende Links angezeigt:
- Alle Konversationen
- Unsere Konversationen
- Nachrichten.
Durch einen Klick auf einen der Links öffnet sich der jeweilige Bereich.
Alle Konversationen
Dieser Bereich listet sämtliche Nachrichten aller Mitarbeitenden, die mit diesem Kontakt ausgetauscht wurden. Auch automatisch generierte Nachrichten, SMS und E-Mails, die über die Funktionen von Rollen, Anmeldungen, Honorarverträgen und Vorgängen versendet wurden, sind hier enthalten.
Die Reihenfolge ist umgekehrt chronologisch von (Konversationen mit neueren Nachrichten werden unten angezeigt)
Unsere Konversationen
Dieser Bereich zeigt alle Konversationen, die Nachrichten mit Gruppen enthalten, an denen man selbst und der aktuelle Kontakt beteiligt sind.
Die Reihenfolge ist umgekehrt chronologisch (Konversationen mit neueren Nachrichten werden unten angezeigt)
Bereich „Nachrichten“
In diesem Bereich werden alle Nachrichten gelistet:
- die von einem externen Kontakt empfangen wurden (eingehende E-Mail)
- die an einen externen Kontakt (direkt über einen Vorgang oder über eine Kommunikation) gesendet wurden (versendete E-Mail/SMS), unabhängig davon, an welcher Stelle im System die Nachricht generiert wurde:
- Rolle
- Anmeldung
- Honorarvertrag
- Vorgang
- die intern zwischen Mitarbeitern ausgetauscht wurden (ist die Nachricht gelesen, wird das Bild des Empfängers mit einem grünen Rand versehen)
Die Reihenfolge ist umgekehrt chronologisch (die neueren Nachrichten werden unten angezeigt).
9.2 Benachrichtigungen, Nachrichten und Konversationen auf der Startseite
Alle eingehenden Nachrichten werden auf der Startseite der Empfänger als Benachrichtigungen sowie in der BOX „Konversationen“ inkl. der Beteiligten der jeweiligen Konversation angezeigt. Bei internen Nachrichten stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
- Konversation anzeigenEin Klick auf die Schaltfläche „Konversation anzeigen“ öffnet die Konversationsansicht der Nachricht. In dieser Ansicht kann der Nachrichtenverlauf eingesehen und über den Interaktionsbereich direkt auf die Nachricht geantwortet werden. Alternativ kann man hier auch eine Besprechung anlegen.
Die Benachrichtigung und Konversation werden durch das Öffnen aus der Konversationsansicht von der Startseite entfernt. In der Benachrichtigung wird die Status „gesehen“ und „gelesen“ auf „ja“ gesetzt. Des Weiteren wird in der Interaktion der Status der Konversation auf „gelesen“ gesetzt. - OKEin Klick auf die Schaltfläche „OK“ blendet die Benachrichtigung auf der Startseite aus. Die Status „gelesen“ und „gesehen“ in der Benachrichtigung werden auf „ja“ gesetzt.
Die Nachricht bleibt in der Box „Konversationen“ sichtbar, bis sie geöffnet (angeklickt) wird. Dieses Vorgehen ist besonders hilfreich, wenn eine Benachrichtigung zwar zur Kenntnis genommen wurde, eine Verarbeitung / Reaktion jedoch zu einem späteren Zeitpunkt noch erfolgen muss.
Durch das Öffnen einer Nachricht in der Box „Konversationen“ wird in der Interaktion, der Status der Konversation auf „gelesen“ gesetzt. - Nachricht(en) gelesen und OKEin Klick auf die Schaltfläche „Nachricht(en) gelesen und OK“ blendet die Benachrichtigung und die Konversation von der Startseite aus. In der Benachrichtigung werden die Status „gelesen“ und „gesehen“ auf „ja“ gesetzt. Des Weiteren wird in der Interaktion, der Status der Konversation auf „gelesen“ gesetzt.
Diese Funktion wird bei Nachrichten verwendet, die rein informative sind und auf die man nicht reagieren muss.
Bei Eingang von externen Nachrichten (E-Mails) stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:
- BearbeitenEin Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ öffnet und startet den dazugehörigen Vorgang. Die Benachrichtigung und Konversation verschwinden von der Startseite.In der Benachrichtigung werden die Status „gesehen“ und „gelesen“ auf „ja“ gesetzt. Des Weiteren wird in der Interaktion der Status der Konversation auf „gelesen“ gesetzt.
- OKEin Klick auf die Schaltfläche „OK“ blendet die Benachrichtingung auf der Startseite aus. Die Status „gelesen“ und „gesehen“ in der Benachrichtigung werden auf „ja“ gesetzt.Die Nachricht wird weiterhin in der Box „Konversationen“ angezeigt, bis sie geöffnet (angeklickt) wird. Der dazugehörige Vorgang wird auf der Startseite des Mitarbeiters angezeigt.Durch das Öffnen einer Nachricht in der Box „Konversationen“ wird in der Interaktion, der Status der Konversation auf „gelesen“ gesetzt.
- AbschließenEin Klick auf die Schaltfläche „Abschließen“ blendet die Benachrichtigung auf der Startseite aus, schließt den dazugehörenden Vorgang ab und entfernt Ihn von der Startseite des Bearbeiters. Die Status „gelesen“ und „gesehen“ in der Benachrichtigung werden auf „ja“ gesetzt. Des Weiteren wird in der Interaktion der dazugehörigen Konversation der Status auf „gelesen“ gesetzt und die Nachricht aus der Box „Konversationen“ entfernt.
9.3 Benachrichtigungen / Nachrichten verarbeiten
9.3.1 Postkorb-Prinzip
Für eingehende Benachrichtigungen auf der Startseite (interne Kommunikation) und Nachrichten im Posteingang von Geschäftsstellen (externe Kommunikation / E-Mails), wir ein Vorgehen nach dem so genannten “Postkorb-Prinzip” empfohlen.
Hierbei werden neue Benachrichtigungen und Nachrichten gesichtet und bewertet.
Dabei wird eine der folgenden Aktionen durchgeführt, bis alle Benachrichtigungen abgearbeitet sind bzw. der Posteingang geleert ist:
- Wichtige und dringende Benachrichtigungen und Nachrichten werden sofort bearbeitet.
Dafür wird die Schaltfläche „Bearbeiten“ angeklickt. - Für neu eingegangene Nachrichten (E-Mails) wird jetzt ein Vorgang erstellt, in dem die Nachricht als Inhalt eingefügt ist. Anschließend erfolgt die Weiterleitung in den Vorgang.
- Existiert bereits ein Vorgang zur Benachrichtigung oder Nachricht erfolgt die direkte Weiterleitung in den Vorgang zur weiteren Verarbeitung.
- Nicht dringende Nachrichten werden im Posteingang von Geschäftsstellen mit „OK“ bestätigt
- Dadurch wird der Vorgang in die Liste offener Vorgänge der Geschäftsstelle verschoben.
- Nachrichten, die keine weitere Bearbeitung benötigen, werden direkt mit einem Klick auf „abschließen“ beendet. Auch hier wird bei neu eingegangenen Nachrichten (E-Mails) ein Vorgang erzeugt, der auf abgeschlossen gestellt wird.
9.3.2 Automatische System-Benachrichtigungen
Das System generiert automatisch Benachrichtigungen zu Vorgängen, Besprechungen und Terminen für alle Beteiligten. Diese Benachrichtigungen erscheinen auf den Startseiten aller beteiligten Mitarbeiter.
Benachrichtigungen haben mehrere blaue Schaltflächen, mit denen gesteuert werden kann, was mit der Benachrichtigung bzw. dem dazugehörigen Vorgang geschehen soll.
Die folgende Liste zeigt alle vom System erstellten Benachrichtigungen und die jeweiligen Handlungsoptionen:
E-Mail (Nachrichten) von bisher unbekannten Absendern
| Korrespondenz: | E-Mail wird als „Korrespondenz“ markiert Diese und zukünftige Nachrichten des Absenders erzeugen einen Vorgang |
| Benachrichtigung: | E-Mail wird als „Benachrichtigung“ markiert Diese und zukünftige Nachrichten des Absenders erzeugen einen Vorgang |
| Newsletter: | E-Mail wird als „Newsletter“ markiert Diese und zukünftige Nachrichten des Absenders erzeugen einen Vorgang |
| Spam: | E-Mail wird als „Spam“ markiert Diese und zukünftige Nachrichten des Absenders werden mit einem roten Balken gekennzeichnet |
Weitergeleiteter Vorgang
| Bearbeiten | Startet den Vorgang Benachrichtigung verschwindet Nachricht(en) wird/werden als „gelesen“ markiert Konversation verschwindet von der Startseite Vorgang liegt auf der eigenen Startseite |
| OK | Benachrichtigung verschwindet Nachricht(en) bleibt/bleiben ungelesen Konversation bleibt links auf der Startseite markiert Vorgang liegt auf der eigenen Startseite |
| Nachricht(en) gelesen & OK | Benachrichtigung verschwindet Nachricht wird als „gelesen“ markiert Konversation verschwindet von der Startseite Vorgang liegt auf der eigenen Startseite |
Beobachteter Vorgang wird beendet
| Bearbeiten | Benachrichtigung verschwindet Vorgang wird geöffnet und gestartet Vorgang liegt nun auf der eigenen Startseite |
| OK | Benachrichtigung verschwindet Vorgang ist noch immer in der Box „im Auge behalten“ sichtbar |
| Später | Benachrichtigung verschwindet Vorgang wird auf der Startseite angezeigt, bis auf „erledigt“ geklickt wird |
Nachrichteneingang
| Bearbeiten | Benachrichtigung verschwindet Nachricht wird auf „gelesen“ gestellt Konversation verschwindet von der Startseite Vorgang wird erstellt und gestartet |
| OK | Vorgang wird erstellt und mit der Nachricht verknüpft Vorgang liegt auf der Startseite des Mitarbeiters |
| Abschließen | Benachrichtigung verschwindet Nachricht wird auf „gelesen“ gestellt Konversation verschwindet von der Startseite Vorgang wird erstellt und abgeschlossen |
Neues Thema in Besprechung
| Bearbeiten | Besprechungsvorgang wird geöffnet und gestartet Benachrichtigung verschwindet |
| OK | Benachrichtigung verschwindet |
| Später | Vorgang wird auf der Startseite angezeigt, bis auf „erledigt“ geklickt wird |
Neuer Termin | Terminabsage | Terminverschiebung | Terminwiederaufnahme | Terminablehnung
| Bearbeiten | Zum Termin / zur Wiedervorlage gehörender Vorgang wird geöffnet und gestartet Benachrichtigung verschwindet |
| OK | Benachrichtigung verschwindet |
Bei jeder Benachrichtigung über einen Termin wird unten rechts ein Link „alle Terminbenachrichtigungen anzeigen“ dargestellt. Ein Klick darauf erweitert die Anzeige so, dass alle Benachrichtigungen zu diesem Termin angezeigt werden. Über den Button „Alle bestätigen“ können die Benachrichtigungen als gelesen bestätigt werden. Des Weiteren kann in der Terminvereinbarung zum Termin innerhalb der Benachrichtigung auf „nicht zugesagt“ umgestellt werden kann. Daraufhin erhält der Kontakt (Bearbeiter des Vorgangs oder Ersteller des Termins) die Benachrichtigung, dass die Terminvereinbarung nicht zugesagt wurde.
Erfüllte Voraussetzung | Erfüllte Aufgabe
| Bearbeiten | Vorgang wird geöffnet und gestartet Benachrichtigung verschwindet |
| OK | Benachrichtigung verschwindet |
| Später | Vorgang wird auf der Startseite angezeigt, bis auf „erledigt“ geklickt wird. |
Bestätigtes Angebot | (Name) hat zugesagt
| Bearbeiten | Vorgang wird geöffnet und gestartet Benachrichtigung verschwindet |
| Später | Vorgang wird auf der Startseite angezeigt, bis auf „erledigt“ geklickt wird. |
| Gelesen | Benachrichtigung verschwindet Vorgang liegt auf der eigenen Startseite |