8 Externe Kommunikation

Das System verfügt über die Möglichkeit, Nachrichten an externe Kontakte per E-Mail zu versenden. Dafür müssen versendende E-Mailkonten im System hinterlegt sein. Die einem E-Mailkonto zugewiesene E-Mailadresse kann entweder personenbezogen (einem Mitarbeiter zugeordnet) oder allgemeingültig (eine Geschäftsstelle z. B. info@ oder verwaltung@...) sein.

Beim Versenden von einer E-Mailnachricht kann der Mitarbeiter durch Auswahl entscheiden, ob die Nachricht über das personenbezogene oder ein allgemeingültiges E-Mailkonto versendet wird.

Mitarbeiter können mit E-Mailkonten versenden, die
  1. direkt mit dem eigenen Kontakt verknüpft sind.
  2. mit einer Geschäftsstelle verknüpft sind, zu der eine Geschäftsstellenreferenz existiert.

8.1 Nachrichten aus einem Kontakt heraus versenden

Auf jeder Kontaktdetailseite befindet sich im oberen Bereich ein Nachrichtenfenster. Handelt es sich bei dem Kontakt um einen Mitarbeiter, wird zunächst das Nachrichtenfenster für interne Kommunikation angezeigt, handelt es sich um einen externen Kontakt, wird direkt das E-Mailnachrichtenfenster angezeigt.

Nachrichtenversand an einen externen Kontakt:
Über dem Nachrichtenfeld wird die „Art“, der Name sowie die verwendete E-Mailadresse angezeigt.
Möchte man Anpassungen vornehmen, klickt man auf das Adressaten-Feld, um die entsprechenden Attribute einzublenden und zu ändern.

Hat man eine Auswahl getroffen, befüllt man im E-Mailnachrichtenfenster die Eingabefelder „Nachricht“ und „Betreff“. Es besteht auch die Möglichkeit über das Attribut „Absender“ die Absender-E-Mailadresse abzuändern und über das Attribut „Signatur“ eine andere E-Mailsignatur auszuwählen.

Über das Uploadfeld „Datei(en) hier hineinziehen“ können Dateien per Klicken & Ziehen hochgeladen und als Anhang zur Nachricht hinzugefügt werden.

Hat man die E-Mail vollständig verfasst, kann sie über das Symbol „Nachricht senden“ (Pfeil) verschickt werden. Mit dem Versand der Nachricht wird automatisch ein Vorgang erstellt, in welchen man weitergeleitet wird. Der Betreff wird in das Attribut „Name“ und der Empfänger als Ansprechpartner in den Vorgang übernommen.

So kann der komplette Funktionsumfang von Vorgängen genutzt werden.

So kann nun die Entscheidung getroffen werden, ob der Vorgang abgeschlossen wird oder eine Wiedervorlage sinnvoll ist. So kann z. B. sichergestellt werden, dass der Vorgang nicht aus dem Blickfeld gerät und eine Antwort erfolgt. Außerdem können Vorgänge an andere Mitarbeiter weitergeleitet oder an Geschäftsstellen abgegeben werden. Weitere Informationen hierzu befinden sich in den Kapiteln: An einen anderen Bearbeiter angeben / delegieren (Mitarbeitende) und Vorgänge an eine Geschäftsstelle weiterleiten (Geschäftsstelle).

Hinweis: Die versendete Nachricht wird mit dem Versand automatisch im Kontakt des Empfängers unter „Nachrichten“ abgelegt. Hier sind auch der Zeitstempel und der Absender aufgelistet. Siehe Kapitel „Nachrichten und Konversationen in einem Kontakt“.

Nachrichtenversand an einen Mitarbeiterkontakt:
Grundsätzlich werden bei Mitarbeiter Nachrichten direkt und ohne Vorgang versendet. Um Mitarbeitern eine E-Mail an eine externe E-Mailadresse zu senden, klickt man auf den Namen/das Bild des Mitarbeiters oberhalb des Nachrichtenfensters.

Stellt man dann das Attribut- „E-Mail“ auf „ja“ werden die Attribute „Art“ und „E-Mailadresse“ eingeblendet. Nach der Aktualisierung der Seite entspricht das Vorgehen dem Versand von E-Mails an externen Kontakten.

8.2 Nachricht aus einem Vorgang versenden

Möchte man eine Nachricht aus einem bestehenden Vorgang heraus versenden, öffnet man den Vorgang und wählt über den Kollaborationsbereich den Kontakt aus, dem man eine Nachricht schreiben möchte.

Ist der Kontakt noch nicht als Beteiligter aufgeführt, kann man ihn über das Symbol „weitere Beteiligte hinzufügen“ hinzufügen. Nach dem Klick auf einen Kontakt wird der Interaktionsbereich geöffnet. Der ausgewählte Kontakt ist dort als Adressat hinterlegt. Ein Wechsel des Adressaten ist möglich. Dafür entfernt man den Adressaten über das Entfernen-Symbol im Adressaten-Feld und wählt einen gelisteten oder über die Suche im Interaktionsbereich „Kontakt oder Geschäftsstelle“ gesuchten Kontakt aus. Dieser Kontakt wird automatisch als Beteiligter dem Vorgang hinzugefügt.

Über dem E-Mailnachrichtenfenster wird der Kontakt (Namen/Bild) sowie die „Art“ und die verwendete „E-Mailadresse“ angezeigt. Möchte man diese ändern, klickt man auf das Adressatenfeld, um die entsprechenden Attribute einzublenden.

Der Text aus dem Attribut „Name“ des Vorgangs wird in den Betreff der Nachricht übernommen, kann dort aber angepasst werden.

Das E-Mailnachrichtenfenster stellt den Textkörper der Nachricht dar. Der Text kann entweder manuell eingegeben werden oder man nutzt eine Nachrichtenvorlage. Dazu wählt man links neben dem E-Mailnachrichtenfenster das Vorlagen-Symbol aus.

Wird eine Nachrichtenvorlage genutzt, werden die dort vordefinierten Werte der Attribute in die Nachricht übernommen. Hierzu zählt nicht nur der Nachrichtentext, sondern auch der Betreff, wenn dieser hinterlegt ist.

Bei Bedarf kann die versendende E-Mailadresse über das Auswahlmenü im Attribut „Absender“ oder die E-Mailsignatur im Attribut „Signatur“ angepasst werden. Des Weiteren ist es möglich, über den Bereich „Datei(en) hier hineinziehen.“ E-Mailanhänge (Dateien) per Klicken und Ziehen hinzuzufügen.

Ist die Nachricht vollständig, klickt man auf das Symbol „Nachricht senden“ um die E-Mail zu verschicken. Wird der Vorgang nicht mehr benötigt, kann er abgeschlossen werden. Alternativ kann man sich z. B. eine Wiedervorlage setzen, den Vorgang intern weiterleiten oder an eine Geschäftsstelle abgeben.

Existiert noch kein Vorgang, ist im Kapitel Vorgang erstellen beschrieben, wie ein Vorgang erstellt wird.

Hinweis: Die versendete E-Mail wird mit dem Versand automatisch im Kontakt des Empfängers unter „Nachrichten“ abgelegt. Hier sind auch der Zeitstempel und der Absender aufgelistet. Weitere Informationen befinden sich im Kapitel Nachrichten und Konversationen in einem Kontakt.

8.3 Mehrere Kontakte anschreiben

Beim Versenden von Nachrichten können interne und externe Kontakte gleichzeitig angeschrieben werden. Interne Kontakte erhalten Nachrichten als Benachrichtigung, externe Kontakte als E-Mail.

Hat man einen Vorgang geöffnet und mindestens einen beteiligten Kontakt ausgewählt, wird der Interaktionsbereich angezeigt und der ausgewählte Kontakt als Adressaten-Feld dargestellt. Links neben dem Kontakt kann man über das Symbol „+“ weitere Kontakte hinzufügen. Das geschieht entweder durch Auswahl einzelner oder mehrerer Kontakte (nacheinander). Durch das Hinzufügen der Kontakte werden diese Beteiligte an dem Vorgang.

Alternativ hat man die Möglichkeit, alle Mitglieder einer im System existierenden Arbeits-/Gruppe auszuwählen. Dazu gibt man in das Suchfeld „Kontakt oder Geschäftsstelle“ den Namen der Arbeits-/Gruppe ein und wählt sie aus. Alle Mitglieder der Arbeits-/Gruppe werden dann als Adressaten und als Beteiligte zu dem Vorgang hinzugefügt.

Hinweis: Die Auswahl einer Geschäftsstelle entfernt alle bislang hinzugefügten Kontakte. Klickt man dann neben der Geschäftsstelle auf „Gruppe anschreiben“ werden die Kontakte, die über die Geschäftsstellenreferenz mit der Geschäftsstelle verknüpft sind, als Adressaten hinzugefügt. Nun kann die Auswahl der Adressaten angepasst werden (entfernen oder hinzufügen).

Oberhalb des E-Mailnachrichtenfensters werden die ausgewählten Kontakte mit Adressaten-Feld aufgelistet. Bei externen Kontakten werden der Name und/oder das Bild sowie die „Art“ und die verwendete „E-Mailadresse“ direkt angezeigt. Klickt man auf das Adressaten-Feld kann man die entsprechenden Attribute einblenden und ändern (z. B. in Kopie „CC“ oder als Blindkopie „BCC“).

Hinweis: Für externe Adressaten sind interne Benachrichtigungen sowie E-Mails in „BCC“ nicht ersichtlich. Sobald mehrere Adressaten hinzugefügt sind, kann ein Vorgang nicht mehr weitergeleitet werden. Vorgänge können nur intern weitergeleitet werden.

Des Weiteren kann über das Attribut „E-Mailadresse“ eine im Kontakt hinterlegte (aktive) E-Mailadresse ausgewählt oder direkt eine neue E-Mail-Adresse angelegt und ausgewählt werden.

Bei Mitarbeitern kann man entscheiden, ob die Nachricht als interne Benachrichtigung oder externe E-Mail versendet werden soll. Für den externen Versand muss das Attribut- „E-Mail“ auf „ja“ umgestellt werden.

Hinweis: Beim Anschreiben von mehreren Kontakten wird nicht empfohlen Nachrichtenvorlagen zu nutzen, da Sie nicht für die Verwendung mit mehreren Kontakten ausgelegt sind. Wählt man eine Nachrichtenvorlage aus, sollte der Text genau kontrolliert werden. Insbesondere bei Nachrichtenvorlagen mit Anreden funktionieren die Platzhalter nicht.

8.4 Dokumente und Belege senden

Um ein Dokument oder einen Beleg zu versenden die Schaltfläche „Vorgang erstellen und starten“ in der Titelzeile verwendet. Klickt man diese an, erstellt das System einen neuen Vorgang, in dem das geöffnete Dokument als Bezugsobjekt verknüpft ist.

Als nächstes fügt man über das Symbol „weitere Beteiligte hinzufügen“ den oder die Kontakte hinzu, die das Dokument erhalten sollen. Im Anschluss verfährt man wie beim Schreiben einer E-Mail oder Nachricht weiter.

Wird das Dokument über eine interne Nachricht verschickt, haben Empfänger sofort Zugriff darauf. Bei E-Mails an externe Kontakte wird das Dokument als Anlage mitgeschickt.

8.5 Eingehende E-Mails

E-Mails können grundsätzlich von einer personenbezogenen oder allgemeinen E-Mailadresse des Systems empfangen werden. Wie diese dann bearbeitet oder weiterverarbeitet werden, wird in den folgenden Kapiteln beschreiben.

8.5.1 E-Mail-Eingang an Personenbezogene E-Mailadresse

Wird eine E-Mail an eine personenbezogene E-Mailadresse geschrieben, die einem Kontakt (Mitarbeiter) zugeordnet ist, erhält dieser Kontakt eine Benachrichtigung, sieht die Nachricht in der Box „Konversationen“ sowie den dazugehörigen Vorgang auf seiner Startseite.

Hinweis: Ist der Absender noch nicht im System hinterlegt, wird zuerst die Box „was ist das für eine Nachricht“ angezeigt und der Mitarbeiter muss entscheiden, um was für eine Art von E-Mail es sich handelt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Automatische Systembenachrichtigungen, Abschnitt „E-Mail (Nachrichten) von bisher unbekannten Absendern“. Hat der Mitarbeiter seine Entscheidung getroffen, kann er den Kontakt vervollständigen und die Nachricht
bearbeiten.

Nach dem Klick auf „Bearbeiten“ wird der Vorgang geöffnet und die Benachrichtigung und Konversation werden von der Startseite des bearbeitenden Mitarbeiters entfernt. Im Vorgang selbst ist der Mitarbeiter als Bearbeiter und der Absender als Beteiligter hinterlegt.

Ist der Absender als Kontakt im System hinterlegt und bekannt, werden im Vorgang die Attribute „Ansprechpartner“ und „Kontakt“ befüllt.

8.5.2 E-Mail-Eingang an allgemeine E-Mailadresse

Wird von extern eine E-Mail an eine allgemeine E-Mailadresse geschrieben, die einer Geschäftsstelle zugewiesen ist, wird ein Vorgang angelegt und die E-Mail offen in der Geschäftsstelle dargestellt. In der Geschäftsstellenleiste wird dies durch ein blaues oder rotes Quadrat mit einer Zahl angezeigt.

Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel „Geschäftsstellenleiste“.

Hinweis: Ist der Absender noch nicht im System hinterlegt, wird zuerst die Box „was ist das für eine Nachricht“ angezeigt und der Mitarbeiter muss entscheiden, um was für eine Art von E-Mail es sich handelt. Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Automatische Systembenachrichtigungen, Abschnitt „E-Mail (Nachrichten) von bisher unbekannten Absendern“.

Klickt ein Mitarbeiter der Geschäftsstelle auf den Button „Bearbeiten“ wird der dazugehörige Vorgang geöffnet, der Mitarbeiter als Bearbeiter und der Absender als Beteiligter hinterlegt.

Ist der Absender als Kontakt im System hinterlegt und bekannt, werden im Vorgang die Attribute „Ansprechpartner“ und „Kontakt“ befüllt.

Die offene Nachricht verschwindet aus der Geschäftsstelle. Der Vorgang selbst wird in dem Bereich „in Bearbeitung“ in der Geschäftsstelle, sowie beim Bearbeiter auf der Startseite in der Box „Vorgänge“ angezeigt.

8.6 Eingehenden E-Mails beantworten

Bei den Kommunikationen mit externen Kontakten, ist es üblich, den Nachrichtenverlauf mitzusenden, wenn auf eine E-Mail geantwortet wird.

Hinweis: Wird über den oberen Nachrichtenbereich in einem Vorgang mit einer E-Mail eine neue Nachricht geschrieben, erhält der Adressat nur diese E-Mail.

Um eine Antwort mit dem Nachrichtenverlauf zu versenden, klickt man in der Nachricht im Vorgang rechts auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und wählt dann das Symbol „Antworten“ aus.

Dadurch wird die empfangene Nachricht als Nachrichtenverlauf der Antwortmail beigefügt.

8.6.1 Antworten auf personenbezogene E-Mails in einem Vorgang ohne weitere Beteiligte

Nach Klick auf den Button „Bearbeiten“ öffnet sich der dazugehörige Vorgang und die Benachrichtigung sowie die Konversation verschwinden von der Startseite des Mitarbeiters.

Im Vorgang wird der Mitarbeiter als Bearbeiter und der Absender als Beteiligter hinterlegt. Des Weiteren wird der Absender im Attribut „Ansprechpartner“ eingetragen und, wenn vorhanden, dass Attribut „Kontakt“ verknüpft.

Nachdem der Mitarbeiter auf diese E-Mail geantwortet hat, kann er den Vorgang abschließen. Antwortet der Adressat erneut, wird der Vorgang wieder geöffnet und der bearbeitenden Mitarbeiter (Versender) erhält eine Benachrichtigung und sieht die Nachricht in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite und kann darauf reagieren.

8.6.2 Antworten auf personenbezogene E-Mails in einem Vorgang mit weiteren Beteiligten

Nach Klick auf den Button „Bearbeiten“ öffnet sich der dazugehörige Vorgang und die Benachrichtigung sowie die Konversation verschwinden von der Startseite des Mitarbeiters.

Im Vorgang selbst wird der Mitarbeiter als Bearbeiter und der Absender als Beteiligter hinterlegt. Des Weiteren wird der Absender im Attribut „Ansprechpartner“ eingetragen und, wenn vorhanden, dass Attribut „Kontakt“ verknüpft.

Antwortet der Mitarbeiter nun auf die E-Mail und bezieht weitere Mitarbeiter mit ein, werden diese, als Beteilige zum Vorgang hinzugefügt. Beim Versenden der E-Mail erhalten die Beteiligten Mitarbeiter eine Benachrichtigung und sehen die versendete Nachricht in der Box „Konversation“ auf ihrer Startseite. Die beteiligten Mitarbeiter können die Informationen nun verarbeiten und reagieren oder mit dem Button „Nachricht(en) gelesen und OK“ die Benachrichtigung sowie die Konversation von Ihrer Startseite entfernen.

Hinweis: Werden in dem Vorgang, der die E-Mail des Adressaten enthält, nur interne Nachrichten zwischen Mitarbeitern ausgetauscht, werden diese auch als Beteiligte zum Vorgang hinzugefügt.

Antwortet der Adressat erneut, bekommt der versendende Mitarbeiter eine Benachrichtigung und die Nachricht wird in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite angezeigt. Des Weiteren wird die Nachricht auch in der Box „Konversation“ bei allen beteiligten Mitarbeitern angezeigt. Dies stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen.

Die Nachricht in der Box „Konversationen“ beim beteiligten Mitarbeiter verschwindet erst, nachdem er sie geöffnet und zur Kenntnis genommen hat.

8.6.3 Delegieren von offenen E-Mails aus einer Geschäftsstelle

Es kann vorkommen das eine E-Mail an die allgemeine E-Maildresse einer Geschäftsstelle gesendet wurde, in der E-Mail selbst jedoch ein Mitarbeiter direkt angesprochen wird.

Klickt ein Mitarbeiter der Geschäftsstelle auf „Bearbeiten“, wird der dazugehörige Vorgang geöffnet. Im Vorgang wird der Mitarbeiter als Bearbeiter und der Absender als Beteiligter hinterlegt. Des Weiteren wird der Absender im Attribut „Ansprechpartner“ eingetragen und, wenn vorhanden, dass Attribut „Kontakt“ verknüpft.

Wird der Vorgang nun an einen Mitarbeiter weitergeleitet, wird dieser zum Bearbeiter des Vorgangs. Der vorherige Bearbeiter wird zum Beteiligten.

Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel An einen anderen Bearbeiter abgeben / delegieren.

Antwortet der neue Bearbeiter auf die E-Mail und schließt den Vorgang ab, bekommt der beteiligte Mitarbeiter weder eine Benachrichtigung noch sieht er eine Konversation auf der Startseite.

Antwortet nun der Adressat auf die E-Mail, bekommt der Bearbeiter eine Benachrichtigung und die Nachricht wird in der Box „Konversationen“ auf der Startseite angezeigt. Des Weiteren wird beim beteiligten Mitarbeiter die Nachricht ebenfalls in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite angezeigt. Dies stellt sicher, dass keine Informationen verloren gehen.

Die Nachricht in der Box „Konversation“ beim beteiligten Mitarbeiter verschwindet erst nachdem er diese geöffnet und somit zu Kenntnis genommen hat.

8.6.4 Weiterleiten von Vorgängen mit zu erwartenden E-Mailantworten an eine Geschäftsstelle

Wenn ein Mitarbeiter in einem Vorgang auf eine E-Mail antwortet und z. B. weitere Daten oder Informationen anfordert, kann vorausgesetzt werden, dass der Adressat erneut antwortet. Weiß der versendende Mitarbeiter das er die Antwort nicht bearbeiten wird (z. B. Urlaub), kann er den Vorgang an eine Geschäftsstelle abgeben/weiterleiten. Hierzu klickt er im Vorgang auf den Symbollink „Weitere Beteiligten hinzufügen“, sucht nach der entsprechenden Geschäftsstelle und wählt sie aus. Nach der optionalen Eingabe einer Nachricht, wird der Vorgang mit dem Klick auf das Symbol „Vorgang weiterleiten“ an die Geschäftsstelle weitergeleitet. Der Vorgang verschwindet von der Startseite des Mitarbeiters. 
Durch das Weiterleiten des Vorgangs an eine Geschäftsstelle, wird der Mitarbeiter vom Bearbeiter zum Beteiligten. Im Vorgang selbst wird die angezeigte Geschäftsstelle angepasst. Der Vorgang liegt dann im Bereich „offen“ (ohne Bearbeiter) in der Geschäftsstelle.

Wenn für den Versand ein personenbezogenes E-Mailkonto verwendet, wurde:
Antwortet der Empfänger auf die E-Mail wird die Nachricht offen in der Geschäftsstelle angezeigt. In der Geschäftsstellenleiste wird dieser Eingang durch ein blaues oder rotes Quadrat mit einer Zahl dargestellt.

Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Geschäftsstellenleiste.

Der Absender (Mitarbeiter) bekommt eine Benachrichtigung und die Nachricht wird in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite angezeigt. Ist der Mitarbeiter noch abwesend/nicht verfügbar, bleiben die Nachricht und der Vorgang offen in der Geschäftsstelle, bis diese durch einen anderen Mitarbeiter übernommen und bearbeitet werden.

Hinweis: Klickt der versendende Mitarbeiter noch vor Antritt seiner Abwesenheit in der Benachrichtigung auf „Bearbeiten“ wird er wieder zum Bearbeiter des Vorgangs und der offene Vorgang inkl. der Nachricht wird aus der Geschäftsstelle entfernt.

Wenn für den Versand ein geschäftsstellenbezogenes E-Mailkonto verwendet, wurde:
Antwortet nun der Adressat auf die empfangene E-Mail wird die Nachricht offen in der Geschäftsstelle angezeigt. In der Geschäftsstelleleiste wird dieser Eingang durch ein blaues oder rotes Quadrat mit einer Zahl dargestellt.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel „Geschäftsstellenleiste“.

Der versendende Mitarbeiter bekommt in diesem Fall keine Benachrichtigung auf seiner Startseite, da die E-Mail von einem geschäftsstellenbezogenem E-Mailkonto versendet wurde. Die empfangene Nachricht wird jedoch in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite angezeigt. Dadurch kann er später den Eingang nach seiner Abwesenheit nachvollziehen.

Die Nachricht sowie der Vorgang bleiben offen in der Geschäftsstelle, bis sie durch einen anderen Mitarbeiter übernommen und beantwortet werden.

8.6.5 Standardanrede im Textfeld der Nachricht / Vorgang

Schreibt man häufig Nachrichten, ist es hilfreich, eine Nachrichtenvorlage für die Anrede zu benutzen, da Sie die Bearbeitung beschleunigt und sicherstellt, dass immer die korrekte Anrede verwendet wird.

Um eine Standardanrede im Textfeld der Nachricht für Kontakte zu hinterlegen, geht man wie folgt vor:

  1. Über die Zentrale Suche „Suchen & Erstellen“ das Objekt „Nachrichten“ öffnen
  2. Den Report „Alle Vorlagen“ öffnen und in der Spalte „Nachricht -> Objekt“ nach Kontakt filtern
  3. Nachrichtenvorlage „Vorlage: Mail Blankonachrichtenvorlage“ öffnen und über den Header eine Kopie erstellen (kopieren).
  4. In der kopierten Vorlage wird im Attribut „Text“ die aktuelle Anrede angezeigt. Möchte man die Anrede nicht ändern, geht es bei Schritt 5 weiter. Andernfalls geht man wie folgt vor:
    1. In der Kopie beim Attribut „Text“ den Link „Details“ auf der rechten Seite anklicken. Es öffnet sich die Textvorlage. Diese über das Symbol „Löschen“ (Mülleimer) dann löschen.
    2. Über den Button „Zurück“ im Browser auf die kopierte Nachrichtenvorlage wechseln.
    3. Beim Attribut „Text“ den Link „Text von Vorlage erstellen“ anklicken und die gewünschte Anreden-Vorlage für Kontakt auswählen (z.B. „Kontakt / Vorgang > Informelle Anrede, Name“) und diese anklicken.
  5. Zum Schluss in der Vorlage, das Attribut „Standard“ auf „ja“ stellen und dann zurück auf die Startseite wechseln.
Öffnet ein Mitarbeiter nun einen externen Kontakt wird im Nachrichtenfenster diese Anrede
verwendet.

Wichtig: Alle Anreden, egal ob individuell oder Muster, funktionieren nur beim Anschreiben von einzelnen Kontakten. Werden mehrere Kontakte beim Nachrichtenversand ausgewählt, funktionieren diese Anreden nicht.

Um eine Standardanrede für das Textfeld in Nachrichten an Kontakte und in Vorgängen zu hinterlegen, geht man wie folgt vor:

  1. Über die Zentrale Suche „Suchen & Erstellen“ das Objekt „Nachrichten“ öffnen
  2. Den Report „Alle Vorlagen öffnen“ und in der Spalte „Nachricht -> Objekt“ nach Vorgang filtern
  3. Nachrichtenvorlage „Vorlage: Vorgang“ öffnen und über den Header eine Kopie erstellen (kopieren).

    Ist die kopierte Vorlage geöffnet, wird im Attribut „Text“ die aktuell Anrede angezeigt. Möchte man die Anrede nicht ändern geht es bei Schritt 4 weiter. Andernfalls geht man wie folgt vor:

    • In der Kopie beim Attribut „Text“ den Link "Details" auf der rechten Seite anklicken. Es öffnet sich die Textvorlage. Diese über das Symbol „Löschen“ (Mülleimer) dann löschen.
    • Über den Button „Zurück“ im Browser auf die kopierte Nachrichtenvorlage wechseln.
    • Beim Attribut „Text“ den Link "Text von Vorlage erstellen" anklicken und die gewünschte Anreden-Vorlage für Kontakt /Vorgang auswählen wie z.B. "Kontakt / Vorgang > Formel" und diese anklicken.

  4. Zum Schluss in der Vorlage, das Attribut „Standard“ auf „ja“ stellen und dann zurück auf die Startseite wechseln.

ACHTUNG: Wenn bereits eine Standardanrede für das Textfeld von Nachricht an Kontakte hinterlegt wurde, muss diese deaktiviert werden.

Öffnet ein Mitarbeiter nun einen externen Kontakt oder wählt einen externen Kontakt in einem Vorgang aus um eine E-Mail zu schreiben, wird im Nachrichtenfenster diese Anrede verwendet.