6 Kommunikation im Team
Alle Nachrichten, die über die hier beschriebenen Vorgehensweisen versendet werden, finden die Empfänger als Benachrichtigung auf ihrer Startseite. Sie können von dem Empfangendem direkt verarbeitet werden.
6.1 Nachrichtenversand aus einem Vorgang heraus
6.1.1 Nachrichten zum gesamten Vorgang
Kollaborationsbereich ohne Kontakte:
Zuerst klickt man den Symbollink „Weitere Beteiligte hinzufügen“ an. Es öffnet sich das Suchfenster „Kontakt oder Geschäftsstelle“. Hier sucht man nach dem Kontakt oder wählt ihn aus der Vorschlagsliste aus.
Der Kontakt wird als Beteiligter zu dem Vorgang hinzugefügt und im Interaktionsbereich angezeigt.
Wenn nötig, kann über den Symbollink „Beteiligten hinzufügen“ nach weiteren Kontakten gesucht werden, um sie hinzuzufügen.
Sind alle gewünschten Kontakte (Empfänger) im Interaktionsbereich angezeigt, gibt man die Nachricht (Feld „Nachricht“) ein und klickt auf das Symbol „Nachricht senden“.
Nun wird die Nachricht an alle ausgewählten Kontakte (Empfänger) versendet. Sie werden außerdem als „Beteiligte“ in den Vorgang aufgenommen, falls Sie noch nicht vorhanden sind.
Hinweis: Handelt es sich bei den Empfängern um externe Kontakte, wird eine E-Mail mit der Nachricht verschickt.
Externe Kontakte haben keinen Zugriff auf den Vorgang!
Kollaborationsbereich mit vorhanden Kontakten:
Sind im Vorgang schon alle anzuschreibenden Kontakte im Kollaborationsbereich hinterlegt, klickt man einfach auf das Symbol „alle Beteiligte“.
Im Interaktionsbereich werden dann alle beteiligten Kontakte hinzugefügt. Wenn nötig, kann man sich selbst durch einen Klick auf das Symbol entfernen. Im Anschluss gibt man den Nachrichtentext im Feld „Nachricht" ein und klickt auf das Symbol „Nachricht senden".
Hinweis: Möchte man den Kollaborationsbereich um einen weiteren Kontakt ergänzen, geht man wie unter Punkt
„Kollaborationsbereich ohne Kontakte" vor, um diesen hinzuzufügen. Handelt es sich bei den Empfängern um externe
Kontakte, wird eine E-Mail mit der Nachricht verschickt. Externe Kontakte erhalten keinen Zugriff auf den Vorgang!
6.1.2 Nachrichten zu einem Inhalt eines Vorgangs versenden
Innerhalb von Vorgängen gibt es die Möglichkeit, Nachrichten zu einem einzelnen Inhalt des Vorgangs zu verschicken.
Aus jedem Inhalt eines Vorgangs kann über einen Klick auf die drei Punkte am rechten Rand des Inhalts und einen anschließenden Klick auf das Symbol „Weiterleiten“ dieser als verknüpfter Inhalt in einer Nachricht weitergeleitet werden.
Gibt es an diesem Vorgang schon mehrere Beteiligte, werden diese automatisch als Kontakt im Interaktionsbereich hinzugefügt.
Um weitere Kontakte hinzuzufügen, sucht man sie über das Feld „Kontakt oder Geschäftsstelle“, oder wählt sie aus der Liste der vorgeschlagenen Kontakte im Interaktionsbereich aus. Nach dem Klick auf den Kontakt wird dieser Interaktionsbereich sowie als Beteiligter am Vorgang hinzugefügt.
Achtung: Nachdem man über das Suchfeld oder durch Auswahl einen weiteren Kontakt hinzugefügt hat, wird das Suchfeld nicht mehr angezeigt. Will man einen weiteren Kontakt hinzufügen, klickt man auf den Symbollink „Beteiligten hinzufügen“ rechts neben den Kontakten im Interaktionsbereich. Im Anschluss sucht man den Kontakt wie oben beschrieben und wählt Ihn aus.
Möchte man einen Kontakt aus dem Interaktionsbereich entfernen, kann man dies mit einem Klick auf das X (rechts neben dem Kontakt) tun.
Achtung: Das Entfernen eines Kontakts aus dem Interaktionsbereich entfernt diesen nicht als Beteiligtem aus dem
Vorgang, sondern nur aus dieser Interaktion.
Hat man alle Kontakte hinzugefügt/entfernt gibt man die Nachricht im Feld „Nachricht“ im Interaktionsbereich ein. Hat man die Nachricht fertig verfasst, wird sie durch einen Klick auf das Symbol „Nachricht senden“ versendet. Alle ausgewählten Kontakte (Empfänger) im Interaktionsbereich erhalten eine Benachrichtigung auf ihrer Startseite.
Sollte man statt eines einzelnen Kontakts eine Gruppe ausgewählt haben, werden alle dazugehörigen Kontakte als „Beteiligte“ in dem Vorgang eingetragen.
Hinweis: Handelt es sich bei den Empfängern und externe Kontakte, wird eine E-Mail mit dem ausgewählten Inhalt
verschickt. Externe Kontakte haben keinen Zugriff auf den Vorgang!
6.2 Nachrichten ohne Vorgänge
Das Versenden von Nachrichten ist intern auch ohne Vorgang möglich.
6.2.1 Nachrichtenversand an Mitarbeitende
Nachrichten an einzelne Kontakte können direkt über deren Detailseite versendet werden.
Hierzu gibt man in der Hauptleiste den Namen des Kontakts in der Zentralen Suche („Suchen & Erstellen“) ein und wählt ihn aus.
Handelt es sich um einen Mitarbeiter, wird man auf die Startseite des Mitarbeiters umgeleitet, alternativ kann man auch dessen Kontaktdetailseite öffnen.
Hinweis: Handelt es sich um einen externen Kontakt, wird man auf dessen Detailseite umgeleitet und ein E-Mail-
Nachrichtenfenster wird eingeblendet. Beim Versand von Nachrichten an einen externen Kontakt wird immer ein
Vorgang erstellt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel „Nachrichten aus einem Kontakt heraus
Nachdem man im Interaktionsbereich in das Eingabefeld „Nachricht“ seine Nachricht eingegeben hat,
kann man diese durch einen Klick man auf das Symbol „Nachricht senden“ versenden.
Der Mitarbeiter bekommt dann eine Benachrichtigung auf seiner Startseite und sieht die Nachricht in der Box „Konversation“.
Hinweis: Dieses Vorgehen kann einzelfallbezogen um weitere Personen ergänzt werden (Symbol „Beteiligten
hinzufügen“). Handelt es sich um ausschließlich interne Mitarbeiter, funktioniert der Nachrichtenversandt als
Konversation ohne Vorgang. Handelt es sich um einen externen Kontakt wird beim Versand der E-Mail ein Vorgang
erstellt und man wird dahin weitergeleitet. Sind sowohl interne als auch externe Kontakte als Empfänger gewählt, wird
automatisch ein Vorgang mit externer Nachricht erzeugt sowie eine Benachrichtigung an die internen Kontakte
verschickt.
6.2.2 Nachrichtenversand an Mitglieder einer Arbeitsgruppe
Um eine Nachricht in einer Arbeitsgruppe zu schreiben, geht man wie folgt vor: Nach einem Klick auf das Symbol „Team“ in der Hauptleiste öffnet sich die Ansicht der Arbeitsgruppen.
Im oberen Bereich werden hier die Arbeitsgruppen angezeigt, in denen der aktuell angemeldete Benutzer Mitglied ist. Die aktive Arbeitsgruppe wird hierbei fett hervorgehoben. Durch einen Klick auf eine der angezeigten Arbeitsgruppen, kann in diese gewechselt werden.
Hinweis: Wird die Meldung „Es wurde noch keine Arbeitsgruppe angelegt“ angezeigt, existiert auf dem System noch
keine Arbeitsgruppe. Eine Anleitung zum Erstellen einer Arbeitsgruppe befindet sich im Kapitel „Erstellen von
Im Interaktionsbereich der aktiven Arbeitsgruppe kann man über den Link „Alle Nachrichten
anzeigen“ den Nachrichtenverlauf der Arbeitsgruppe öffnen und diesen einsehen. Aktuell ungelesene
Nachrichten werden zwischen dem Link „Alle Nachrichten anzeigen“ und den Mitgliedern der
Arbeitsgruppe angezeigt. Darunter befindet sich das Nachrichtenfeld.
Hinweis: Über den Symbollink „Weitere Beteiligte hinzufügen“ können weitere Kontakte temporär hinzugefügt werden.
Alternativ wird im Kapitel Anpassung von Arbeitsgruppen beschrieben, wie man Kontakte dauerhaft einer
Arbeitsgruppe hinzufügt.
Um eine Nachricht an alle Mitglieder der Arbeitsgruppe zu senden, Klickt man zuerst in das Feld „Nachricht“ und gibt dort den Nachrichtentext ein. Ist die Nachricht verfasst, Klickt man auf das Symbol „Nachricht senden“.
Im Anschluss wird die Nachricht über eine Konversation ohne Vorgang an alle Mitglieder der Arbeitsgruppe gesendet. Die Empfänger erhalten eine Benachrichtigung auf ihren Startseiten und können sie dort weiterverarbeiten oder darauf antworten.
Unter dem Interaktionsbereich gibt es den Bereich Planung, der die Planung aller Mitglieder der aktiven Arbeitsgruppe angezeigt wird. In der Planung dient die erste Spalte zur gemeinsamen Planung, rechts daneben werden die Planungen der Mitglieder als Spalten nebeneinander dargestellt.
Über diese Ansicht ist eine einfache Terminfindung möglich.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel: Aktionen in der Planung (Kalenderansicht).
6.2.3 Nachrichtenversandt an Geschäftsstellenmitarbeiter
Nachrichten an alle Kontakte einer Geschäftsstelle, können in der jeweiligen Geschäftsstelle geschrieben werden. Im oberen Bereich auf der Startseite des Benutzers befindet sich die Geschäftsstellenleiste hier werden alle Geschäftsstellen aufgelistet, mit denen der Mitarbeitende über eine Geschäftsstellenreferenz verknüpft ist. Die Geschäftsstelle, die in der Mitarbeitererweiterung des Kontakts in dem Attribut „Geschäftsstelle“ hinterlegt ist, ist hierbei fett hervorgehoben.
Um eine Nachricht an die Geschäftsstellenmitarbeiter zu schreiben, öffnet man die entsprechende Geschäftsstelle durch einen Klick in der Geschäftsstellenleiste. Ist die Geschäftsstelle geöffnet wird im oberen Bereich ein Interaktionsbereich mit allen Kontakten angezeigt, welche dieser Geschäftsstelle zugeordnet sind.
Nach Eingabe der Nachricht im Feld „Nachricht“ im Interaktionsbereich kann diese durch Klick auf das Symbol „Nachricht senden“ ohne Vorgang als Kommunikation an alle aufgeführten Kontakte versendet werden.
Alle beteiligten Kontakte erhalten dann eine Benachrichtigung auf der Startseite, sehen die Nachricht in der Box „Konversation“ und können diese dann individuell weiterverarbeiten oder darauf Antworten.