Kommunikation im Team
Alle Nachrichten, die über die hier beschriebenen Vorgehensweisen versendet werden, finden die Empfänger als Benachrichtigung auf ihrer Startseite. Sie können von dem Empfangendem direkt verarbeitet werden.
Inhaltsübersicht „Kommunikation im Team“
Nachrichtenversand aus einem Vorgang heraus
Nachrichten zum gesamten Vorgang
Hat man ein Vorgang in Bearbeitung, kann man im Kollaborationsbereich erkennen ob es weitere Beteiligte gibt.
Um eine Nachrichten im Vorgang an Kontakte zu versenden, klickt man nun den Symbollink „andere Person“ an. Im Anschluss öffnet sich die Konversation zu diesem Vorgang ohne Kontakt.
Über das Suchfeld "Kontakt oder Geschäftsstelle" gibt man den Namen oder Teilsuchbegriffe des Namens ein und drückt dann die Enter-Taste. Im Anschluss werden die Kontakte, Gruppen oder Geschäftsstellen angezeigt welche der Suchanfrage entsprechen.
Durch Klick auf den Kontakt, wird diese im Interaktionsbereich der Konversation sowie als beteiligter des Vorgangs hinzugefügt.
Im Anschluss kann man wenn nötigt über das Symbol "weitere Beteiligte" (Viereck mit +") erneut das Suchfeld "Kontakt oder Geschäftsstelle" öffnen und nach weiteren Kontakten suchen, über die Schnellauswahl einen Kontakt anklicken oder direkt über das Feld "Nachricht" eine Nachricht an den Kontakt verfassen.
Sind alle gewünschten Kontakte (Empfänger) im Interaktionsbereich angezeigt, gibt man die Nachricht (Feld „Nachricht“) ein und klickt auf das Symbol „Nachricht senden“.
Hinweis: Wählt man statt eines Kontakts eine Gruppe oder Geschäftsstelle aus, werden alle Kontakte dieser Gruppe/Geschäftsstelle in der Kommunikation hinzugefügt,jedoch nicht als Beteiligte im Vorgang! Kontakte welche nicht mit angeschrieben werden sollen können über das "X" beim jeweiligen Kontakt entfernt werden.
Handelt es sich bei den Empfängern Kontakte mit der Erweiterung Mitarbeiter, bekommen diese nun eine Benachrichtigung auf Ihrer Startseite. Handelt es sich um externe Kontakte, wird eine E-Mail mit der Nachricht verschickt. Externe Kontakte haben keinen Zugriff auf den Vorgang!
Kollaborationsbereich mit vorhanden Kontakten:
Sind im Vorgang schon alle anzuschreibenden Kontakte im Kollaborationsbereich hinterlegt, klickt man einfach auf das Symbol „alle Beteiligte“.
Es öffnet sich dann die Konversation. Im Interaktionsbereich der Konversation werden dann alle beteiligten Kontakte hinzugefügt.
Wenn nötig, kann man sich selbst durch einen Klick auf das Symbol entfernen. Im Anschluss gibt man den Nachrichtentext im Feld „Nachricht" ein und klickt auf das Symbol „Nachricht senden".
Hinweis: Möchte man den Kollaborationsbereich um einen weiteren Kontakt ergänzen, klickt man auf das Symbol "weitere Beteiligte" (Viereck mit +"). Im Anschluss wird das Suchfeld "Kontakte oder Geschäftsstelle" angezeigt. Hier kann man dann nach weiteren Kontakten suchen und diese Auswählen.
Achtung: Achten Sie bei der Auswahl der Kontakte darauf um welche Art von Kontakt es sich handelt. Wird ein externer Kontakt ausgewählt, so wird dieser per E-Mail angeschrieben und erhält nur den Text aus der Nachricht. Da externe Kontakte jedoch nicht auf den Vorgang zugreifen können, können Sie die Inhalte des Vorgangs ggf. nicht lesen.
Nachrichten ohne Vorgänge
Das Versenden von Nachrichten ist intern auch ohne Vorgang möglich.Hierzu stehen verschiedene Optionen zur Verfügung, welche im weiteren Verlauf erläutert werden.
Nachrichtenversand an Mitarbeitende
Nachrichten an einzelne Kontakte können direkt über deren Detailseite versendet werden.
Hierzu gibt man in der Hauptleiste den Namen des Kontakts in der Zentralen Suche („Suchen & Erstellen“) ein.
Im Anschluss werden die Suchergebnisse angezeigt. Wählt man nun den Mitarbeiterkontakt aus wird die Detailseite der Mitarbeitererweiterung angezeigt.
Im oberen Bereich wird der Interaktionsbereich angezeigt. Über das Eingabefeld "Nachricht" kann man nun eine entsprechende Nachricht eingeben und diese durch Klick auf das Symbol "Nachricht senden" versenden.
Nach dem versenden der Nachricht erhält der Mitarbeitende eine entsprechende Benachrichtigung auf seiner Startseite und sieht die Nachricht in der Box „Konversation“.
Alternativ kann man über die Detailseite der Erweiterung Mitarbeiter auch auf den Link "Konversation" klicken. In diesem Fall öffnet sich die Konversation des Kontakts. Hier werden alle
gesendeten und empfangenen Nachrichten (in chronologischer Reihenfolge) zwischen einem selbst und dem Kontakt angezeigt.Im unteren Bereich wird ebenfalls der Interaktionsbereich angezeigt.
Über das Eingabefeld "Nachricht" kann man hier ebenfalls eine Nachricht verfassen und diese über das Symbol "Nachricht senden" versenden. Nach dem versenden der Nachricht erhält der Mitarbeitende eine entsprechende Benachrichtigung auf seiner Startseite und sieht die Nachricht in der Box „Konversation“.
Achtung: Hier bitte über das Symbol "weitere Beteiligte" keine weiteren Kontakte hinzufügen und Nachrichten senden.
Hinweis: Handelt es sich um einen externen Kontakt, wird man auf dessen Detailseite umgeleitet. Klickt man hier auf den Link "Nachrichten" öffnet sich die Konversation des Kontakts. Im unteren Bereich wird hier der Interaktionsbereich inkl. E-Mail-Nachrichtenfenster eingeblendet. Beim Versand von Nachrichten an einen externen Kontakt wird immer ein Vorgang erstellt. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel „Nachrichten aus einem Kontakt heraus versenden“.
Nachrichtenversand an Mitglieder einer Arbeitsgruppe
Um eine Nachricht in einer Arbeitsgruppe zu schreiben, geht man wie folgt vor:
Nach einem Klick auf das Symbol „Team“ in der Hauptleiste öffnet sich die Ansicht der Arbeitsgruppen.
Im oberen Bereich werden die aktiven Arbeitsgruppen angezeigt, in denen der aktuell angemeldete Benutzer Mitglied ist. Die ausgewählte Arbeitsgruppe wird hierbei fett hervorgehoben. Durch einen Klick auf eine der angezeigten Arbeitsgruppen, kann in diese gewechselt werden.
Hinweis: Wird die Meldung „Es wurde noch keine Arbeitsgruppe angelegt“ angezeigt, existiert auf dem System noch keine Arbeitsgruppe. Eine Anleitung zum Erstellen einer Arbeitsgruppe befindet sich im Kapitel „Erstellen von Arbeitsgruppen“.
Im unteren Bereich der ausgewählten Arbeitsgruppe wird der Interaktionsbereich angezeigt. Mit den Beteiligten Kontakten der Arbeitsgruppe angezeigt.
Achtung: Existieren zum Zeitpunkt wo man die Arbeitsgruppe öffnet noch ungelesene Nachrichten (inkl. Benachrichtigung auf der Startseite), werden diese im oberen Bereich des Interaktionsbereichs angezeigt. Klickt man hier auf den "Nachricht gelesen" wird die dazugehörige Benachrichtigung von der Startseite entfernt.
Hinweis: Über den Link "Konversation" kann die Konversation der Arbeitsgruppe geöffnet werden. Hier wird im oberen Bereich der Chronologische Nachrichtenverlauf alle Beteiligten Kontakte der Arbeitsgruppe angezeigt. Darunter wird der Interaktionsbereich eingeblendet.
Um eine Nachricht an alle Mitglieder der Arbeitsgruppe zu senden, Klickt man in das Feld „Nachricht“ und gibt dort den Nachrichtentext ein. Ist die Nachricht verfasst, Klickt man auf das Symbol „Nachricht senden“.
Im Anschluss wird die Nachricht über eine Konversation ohne Vorgang an alle Mitglieder der Arbeitsgruppe gesendet.
Die Empfänger erhalten eine Benachrichtigung auf ihren Startseiten und können sie dort weiterverarbeiten oder darauf antworten.
Nachrichtenversandt an Geschäftsstellenmitarbeiter
Nachrichten an alle Kontakte einer Geschäftsstelle, können in der jeweiligen Geschäftsstelle geschrieben werden. Im oberen Bereich auf der Startseite des Benutzers befindet sich die Geschäftsstellenleiste hier werden alle Geschäftsstellen aufgelistet, mit denen der Mitarbeitende über eine Geschäftsstellenreferenz verknüpft ist. Die Geschäftsstelle, die in der Mitarbeitererweiterung des Kontakts in dem Attribut „Geschäftsstelle“ hinterlegt ist, ist hierbei fett hervorgehoben.
Um eine Nachricht an die Geschäftsstellenmitarbeiter zu schreiben, öffnet man die entsprechende Geschäftsstelle durch einen Klick in der Geschäftsstellenleiste. Ist die Geschäftsstelle geöffnet wird im oberen Bereich ein Interaktionsbereich mit allen Kontakten angezeigt, welche dieser Geschäftsstelle zugeordnet sind.
Nach Eingabe der Nachricht im Feld „Nachricht“ im Interaktionsbereich kann diese durch Klick auf das Symbol „Nachricht senden“ ohne Vorgang als Kommunikation an alle aufgeführten Kontakte versendet werden.
Alle beteiligten Kontakte erhalten dann eine Benachrichtigung auf der Startseite, sehen die Nachricht in der Box „Konversation“ und können diese dann individuell weiterverarbeiten oder darauf Antworten.