Arbeitsprozesse optimieren
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Selbstorganisation
Vorgänge dienen zur Erfassung und Verwaltung aller im Arbeitsalltag anfallenden Tätigkeitegehören auch Erstellen und Terminieren von Vorgängen, das Hinzufügen von Texten Mitschriebe), Bildern und Dokumenten, der Umgang mit dem vorgangsinternen Verlauf sowiVersenden von E-Mails und dem Nachrichtenverlauf.
Vorgänge hervorheben - Symbol „wichtig“ (Sternchen)
Ist ein Vorgang besonders wichtig, kann er mit dem Symbol „wichtig“ im Kopfbereich eines Vorgangs markiert werden.
Das Symbol ändert dann die Farbe von Blau auf Rot. Zusätzlich wird der Vorgang nun überall in Fettschrift hervorgehoben und mit einem senkrechten roten Balken markiert.
Vorgänge im Auge behalten - Symbol „im Auge behalten“
Es kann vorkommen, dass man bestimmte Vorgänge beobachten will, egal, was mit Ihnen passiert. Eine Möglichkeit einen solchen Vorgang nicht aus dem Blick zu verlieren bietet hier das Symbol "im Auge behalten" an, welches im Kopfbereich rechts neben den blauen Schaltflächen in jedem Vorgang angezeigt wird.
Hat man einen Vorgang geöffnet reicht ein Klick auf das Symbol "im Auge behalten" aus, um diesen Vorgang zu beobachten.
Durch einen Klick auf das Symbol ändert sich dessen Farbe von Blau auf Rot. Ist man zu diesem Zeitpunkt kein Beteiligter oder Bearbeiter an diesem Vorgang, so wird man automatisch als Beteiligter hinzugefügt.
Ab diesen Zeitpunkt wird der Vorgang in der Box „im Auge behalten“ auf der eigenen Startseite angezeigt. Hierbei ist es egal ob der Vorgang an einen anderen Mitarbeitenden oder eine Geschäftsstelle weitergeleitet wurde oder ein Mitarbeitender diesen abgeschlossen hat.
Sowie man in der Box "im Auge behalten" auf diesen Vorgang klickt, wird dieser angezeigt.
Hinweis: Wir die eigene Beteiligung durch einen anderen Mitarbeiter am Vorgang gelöscht, verschwindet der Vorgang wird die Auswahl rückgängig gemacht und der Vorgang verschwindet aus der Box "im Auge behalten".
Reihenfolge der Vorgänge festlegen (Priorisierung)
Um nach dem „Postkorb-Prinzip“ die Reihenfolge der Vorgänge auf der eigenen Startseite fest zu legen, geht man wie folgt vor:
In der Box "Vorgänge" wird rechts neben jedem Vorgang, ein grauer Verschiebepunkt / Balken angezeigt. Fährt man mit der Maus über diesen Punkt, so ändert sich der Mauszeiger in ein Verschiebemauszeiger.
Durch anschließendes Klicken und Ziehen mit der linken Maustaste, kann der ausgewählte Vorgang in der Reihenfolge in der Box "Vorgänge" nun verschoben werden. Hierbei stellt das rot markierte Viereck die aktuelle Position des Vorgangs dar.
Hat man die entsprechende Position in der Liste erreicht, lässt man die linke Maustaste los und der Vorgang wird an dieser Position in der Liste eingefügt.
Alternative kann man auch das Symbol „später erledigen“ genutzt werden. Dieses befindet sich ganz rechts außen, beim obersten Vorgang in der Box "Vorgänge". Ein Klick darauf verschiebt den Vorgang immer an das untere Ende der Vorgangsliste in der Box.
Hinweis:
Gibt es verpasste Termine in der Box „Verpasst", wird das Symbol „später" in dieser Box angezeigt.
Vorgänge bearbeiten
Um einen Vorgang zu bearbeiten, öffnet man ihn und klickt im Anschluss auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ im Kopfbereich des Vorgangs.
Nach dem Klick auf „Bearbeiten“ ändert sich die Hintergrundfarbe des Kopfbereichs in Grün und die Zeitanzeige unter dem Benutzerbild in der Beteiligtenleiste wird eingeblendet.
Einen Vorgang übernehmen
Hat man einen Vorgang geöffnet, ist an der blauen Umrandung beim Kontakt im Kollaborationsbereich erkennbar, wer der aktuelle Bearbeiter des Vorgangs ist. Ist man selbst aktuell noch nicht als Beteiligter im Kollaborationsbereich aufgeführt, geht man nun wie folgt vor:
Zuerst Klickt man auf den blauen Button „Bearbeiten". Hierdurch wird man selbst als beteiligter Kontakt im Kollaborationsbereich im Vorgang hinzugefügt und der Bearbeitungsmodus des Vorgangs gestartet (Zeit läuft).
Hinweis: Ist man schon als Beteiligter Kontakt im Kollaborationsbereich aufgeführt und möchte nur den Vorgang übernehmen, gilt ab hier, dass selbe vorgehen beim übernehmen eines Vorgangs.
Als nächstes fährt man mit der Maus über den eigenen Kontakt, so das darunter das Zahnradsymbol eingeblendet wird.
Nach Klick auf das Zahnradsymbol öffnet sich die Beteiligung des eigenen Kontakts.
Durch Klick auf den blauen Button "Übernehmen" wird man selbst vom Beteiligten, zum Bearbeiter des Vorgangs. Durch diese Aktion wird der Vorgang von der Startseite aus der Box "Vorgänge", beim vorherigen Bearbeiter entfernt.
Wechselst man nun zurück in den Vorgang so hat eigene Kontakt nun die blaue Umrandung, welchen einen als Bearbeiter des Vorgangs identifiziert. Ab diesem Zeitpunkt wird dieser Vorgang auf der eigenen Startseite in der Box „Vorgänge“ angezeigt.
Einen Vorgang zu einem Vorgangsinhalt erstellen
Im unteren Bereich eines jeden Vorgangs werden dessen Inhalte dargestellt. Dies können Nachrichten, Notizen (Texte), Bilder oder Dokumente sein, welche nach und nach hinzugefügt wurden. Aus jedem Inhalte kann man (wenn nötigt), einen neuen Vorgang erstellen, welcher diesen Inhalt als Bezugsobjekt hat. Hierzu geht man wie folgt vor:
Bei jedem Inhalt werden rechts außen, 3 Punkte angezeigt.
Möchte man nun zu einem Inhalt, einen Vorgang erstellen, klickt man auf die 3 Punkte (rechts Außen) beim entsprechendem Inhalt. Im Anschluss wird am rechten Rand ein Menü eingeblendet.
Klickt man hier auf das Symbol „Vorgang“, wird im Hintergrund ein neue Vorgang erstellt und dieser Inhalt als Bezugsobjekt verknüpft. Im Anschluss wird man in diesen Vorgang weitergeleitet.
Im Anschluss kann man den Vorgang wie man möchte weiter verarbeiten.
Hinweis: Öffnet man die Details des verknüpften Bezugsobjekts ist unter dem Attribut "eingesetzt in Objekt" ersichtlich, aus welchen Vorgang dieses abgeleitet wurde. Des Weiteren ist beim jeweiligen Inhalt des originalen Vorgangs ersichtlich, dass aus diesem Inhalt ein neuer Vorgang abgeleitet wurde.
Checklisten und Checklisteneinträge verarbeiten
Hat man in einem Vorgang über die Applikation "Checklisten" (in der Applikationsleiste), eine Checkliste im Vorgang hinzugefügt, so wird diese mit Namen inkl. Kontrollfelder der einzelnen Checklistenpunkte über der Applikationsleiste angezeigt.
Fährt man mit der Maus über eines der Kontrollfelder und verweilt dort eine kurze Zeit, wird der Name des jeweiligen Checkllisteneintrags angezeigt.
In dieser Vorschau werden alle unerledigte Checklisteneinträge mit einem roten Kontrollfeld dargestellt. Sind in der Checkliste schon Checklistenpunkte erledigt, werden diese einem grünen Kontrollfeld inkl. grünen Hacken in der Übersicht dargestellt.
Klickt man auf den Checklistennamen öffnet sich die Detailansicht der Checkliste. Klickt man auf ein Kontrollfeld eines Checklisteneintrags wird ebenfalls die Detailseite der Checkliste geöffnet aber der Checklisteneintrag (Rot umrandet) hervorgehoben.
Auf der Detailseite der Checkliste sind alle einzelnen Checklisteneinträge offen dargestellt. Rechts neben dem jeweiligen Eintrag befindet sich das Kontrollfeld zu diesem Eintrag. Dies entspricht dem Kontrollfeld in der Vorschau im Vorgang. Durch setzen eines Hakens beim jeweiligen Kontrollfeld kann der dazugehörige Checklisteneintrag als erledigt markiert werden.
Hinweis: Um die Arbeit im Team zu verteilen, lässt sich zu jedem Checklisteneintrag ein Vorgang erstellen, der durch einen Mitarbeiter bearbeitet werden kann. Im Vorgang selbst ist der jeweilige Checklistenpunkt als Bezugsobjekt verknüpft. Wird ein solcher Vorgang durch einen Mitarbeiter abgeschlossen abgeschlossen, wird man aktiv darüber informiert und der dazugehörige Checklistenpunkt als erledigt markiert.
Um einen Vorgang zu einem Checklisteneintrag zu erstellen, geht man wie folgt vor:
Zuerst Klickt man im Vorgang auf den Namen der Checkliste oder den entsprechenden Checklisteneintrag so dass die Detailseite der Checkliste geöffnet wird. In der Checklistenübersicht werden dann untereinander die einzelnen Checklisten-einträge aufgeführt. In jeder Zeile eines Checklisteneintrag gibt es die Methode „Vorgang erstellen“.
Ein Klick auf diese Methode erstellt einen neuen Vorgang mit dem entsprechenden Checklisteneintrag als Bezugsobjekt. Der neue Vorgang ist als Aufgabe mit dem Vorgang verknüpft, welcher die Checkliste enthält.
Um diesen Vorgang nun an einen anderen Mitarbeitenden weiter delegieren, klickt man auf das Symbol "Andere Person". Im Anschluss öffnet sich die Kommunikation mit dem Interaktionsbereich. Über das Suchfeld "Kontakte oder Geschäftsstellen" sucht man Nach dem Kontakt des Mitarbeitenden und wählt diesen aus.
Durch die Auswahl des Kontakt des Mitarbeitenden, wird dieser als Beteiligter am Vorgang und im Interaktionsbereich hinzugefügt.
Im Anschluss gibt man im Textfeld "Nachricht" den Text/die Anweisung ein.
Ist dies erledigt, klickt man auf das Symbol "Vorgang weiterleiten" um den Vorgang zu delegieren. Durch dieses Vorgehen wird der hinzugefügte Beteiligte zum Bearbeiter des Vorgangs und erhält eine Benachrichtigung auf seiner Startseite.
Hat der Bearbeiter die Aufgabe erfüllt und schließt den Vorgang im Anschluss ab, wird der Checklisteneintrag vom System auf „erfüllt“ gestellt. Des Weiteren bekommt der Bearbeiter des Vorgangs mit der Checkliste eine entsprechende Benachrichtigung das diese Aufgabe erfüllt wurde.
Öffnet dieser nun seinen Vorgang, so ist in der Vorschau der Checkliste der dazugehörige Checklisteneintrag erledigt (grünes Kontrollfeld). Dies ist auch auf der Detailseite der Checkliste beim jeweiligen Checklisteneintrag ersichtlich.
Anlegen von Checklistenvorlagen
Checklistenvorlagen werden über Klasse „Checklisten“ erstellt. Um diese aufzurufen, gibt man in der Zentralen Suche das Wort „Checklisten“ ein und wählt das angezeigt Suchergebnis aus oder drückt die Enter-Taste.
Im Anschluss wird man in Klasse "Checklisten" umgeleitet und der Standardreport angezeigt.
In diesem Report werden alle vorhandenen Checklisten inkl. vorhandener Checklisten-Vorlagen angezeigt. Über die Spalte "Vorlagen" sowie die Nutzung der Filterfelder oberhalb der einzelnen Spalten des Reports ist es möglich, die angezeigte Liste zu verfeinern.
Ein Klick auf die Methode „Checkliste erstellen" blendet das Übersichtsfenster für Checklisten-Vorlagen ein, in welchem nach vorhandenen Vorlagen gesucht werden kann. Im unteren Bereich werden die vorhandene Vorlagen alternativ angezeigt.
Ein erneuter Klick auf die Methode „Checkliste erstellen" erstellt eine neue, leere Checkliste und öffnet deren Detailseite.
Über das Attribut „Name" sollte ein aussagekräftiger Name vergeben werden, damit leicht ersichtlich ist, welche Funktion diese Checkliste erfüllt. Die Eingabe einer Beschreibung oder zusätzliche Informationen zu Checkliste im Attribut „Text" sind optional.
Gibt es einen Verantwortlichen / stellvertretenden Verantwortlichen, können deren Kontakte in den gleichnamigen Attributen über die 3 Punkte (...) verknüpft werden.
Durch einen Klick auf den Link „Checklisteneintrag erstellen" wird ein neuer, leerer Checklisteneintrag dieser Checkliste hinzugefügt.
Über die 3 Punkte (...) rechts neben dem Link "Details", kann die Aufgabe des Checklisteneintrags in Textform definiert werden. Über das Feld „Notiz" können Notizen zur definierten Aufgabe hinterlegt werden.
Hat man schon mehrere Checklisteneinträge erstellt, kann nachträglich auch die Reihenfolge der Listenlisteneinträge über den jeweiligen grauen Verschiebepunkte angepasst werden.
Über das X (ganz rechts Außen) in der jeweiligen Zeile eines Checklisteneintrags kann dieser aus der Checklisten entfernt werden. Alternativ können die Checklisteneinträge durch Klick auf das Wort „aktiv“ in der jeweiligen Zeile auch deaktiviert werden.
Um die neu nun erstellte Checkliste als Vorlage zu definieren, klickt man auf die Titelzeile der offenen Checkliste. Im Anschluss werden die Metadaten der Checkliste offen eingeblendet.
In den Metadaten stellt man nun das Attribut „Vorlage" von "nein" auf „ja". Dadurch wird aus dieser neu definierten Checkliste eine auswählbare Checklisten-Vorlage. Drückt man im Anschluss die Taste F5 oder aktualisiert das Browserfenster wird im oberen Bereich der Checkliste nun die Vorlagendetails angezeigt:
Es wird empfohlen den Namen der Checkliste in das Attribut „Vorlagenbezeichnung" zu übernehmen, damit eine korrekte Darstellung gewährleistet ist. Ist dies erledigt, steht die neue Checklistenvorlage zur Auswahl beim Einfügen von Checklisten zur Verfügung.
Eine Checkliste aus einer Checklistenvorlage erstellen
Um eine Checkliste aus einer Vorlage zu erstellen, geht man wie folgt vor: Zuerst öffnet man das Objekt (z. B. Vorgang oder Veranstaltung), in dass die neue Checkliste eingefügt werden soll. Im Anschluss wechselt man zu Applikationsleiste und prüft, ob die Applikation „Checklisten“ eingebunden ist.
Ist dies nicht der Fall, klickt man auf den Link „Applikation bearbeiten“, dadurch wird die Applikationsleiste in den Bearbeitungsmodus versetzt. Klickt man dann auf „hinzufügen“ werden im Anschluss werden 3 Punkte (...) angezeigt.
Nach Klick auf die 3 Punkte (...) wird das Suchfeld für die Applikationen inkl. der Liste der Applikationen angezeigt.
Über das Feld "Suche" sucht man nun nach der Applikation "Checklisten" und wählt diese aus. Alternative kann man diese auch direkt aus der Liste der Applikationen anklicken.
Hinweis: Man kann man auch mit der Tastenkomination STRG + F über die Browser-Suche danach suchen, wenn man die Applikation nicht finden sollte.
Durch die Auswahl der Applikation wird der Bearbeitungsmodus der Applikationsleiste geschlossen und die Applikation "Checklisten" steht Ihnen zur Verfügung.
Klickt man nun auf die Applikation „Checklisten“ in der Applikationsleiste, wird der Report „Checklisten“ zu diesem Vorgang geöffnet, der alle verknüpften Checklisten angezeigt.
Klickt man nun auf die Methode „Checkliste erstellen“, wird das Vorlagenfenster eingeblendet. Hier werden die vorhandenen Vorlagen angezeigt. Über das Suchfeld „Vorlage suchen“, kann das angezeigte Ergebnis eingeschränkt werden.
Wählt man nun die gewünschte Vorlage aus, wird eine Kopie davon erstellt, mit dem geöffneten Vorgang verknüpft und ihre Detailseite der Checkliste angezeigt.
Im oberen Bereich werden alle Checklisteneinträge dieser Checkliste angezeigt. Hier kann man:
- sich einen Überblick über die Checklisteneinträge verschaffen.
- nicht benötigte Checklisteneinträge deaktivieren.
- Checklisteneinträge über das Feld "erledigt" abhacken (Wenn diese schon erledigt sind).
Alternativ Klickt man im Browser so lange zurück, bis der Vorgang wieder angezeigt wird. Im Anschluss wird die hinzugefügte Checkliste über der Applikationsleiste im Vorgang angezeigt.
Vorgänge abschließen
Hat man in einem Vorgang alles erledigt, kann er durch einen Klick auf die Schaltfläche „Abschließen“ beendet werden.
Der Vorgang erhält dann den Status „abgeschlossen" und die Farbe des Erlenmeyerkolbens wird auf Grau umgestellt.
Hinweis: Durch das schließen des Vorgangs verschwindet dieser von der Startseite des Bearbeiters, aber er bleibt im System bestehen. Abgeschlossene Vorgänge findet man über die Zentrale Suche, im "Verlauf" auf der Startseite oder über das Objekt "Vorgänge" und den Report "Alle Vorgänge".
Hat man einen geschlossenen Vorgang geöffnet kann er jederzeit über die Schaltfläche „wieder aufnehmen" reaktiviert werden.
An einen anderen Bearbeiter abgeben / delegieren
Grundsätzlich kann es nötig sein, einen Vorgang an einen anderen Bearbeiter abzugeben oder zu delegieren. Dies ist auf 2 Arten möglich:
Abgeben / Delegieren mit Benachrichtigung
Hat man einen Vorgang geöffnet und der Mitarbeitende ist noch nicht Beteiligter am Vorgang, klickt man im Kollaborationsbereich auf das Symbol "andere Person". Ein Klick auf diesen Symbollink öffnet eine Konversation ohne Kontakt im Interaktionsbereich. Über das Suchfeld "Kontakte oder Geschäftsstelle" sucht man dann dem Kontakt des Mitarbeiters. Nach Auswahl des Kontakts, wird dieser im Interaktionsbereich und als Beteiligter dem Vorgang hinzugefügt.
Ist der Kontakt des Mitarbeiters schon als Beteiligter im Kollaborationsbereich des Vorgangs vorhanden, reicht ein Klick auf dessen Kontakt. um in die Konversation zu wechseln. Der ausgewählte Kontakt ist in diesem Fall im Interaktionsbereich schon hinterlegt.
Im Feld Nachricht des Interaktionsbereich kann man nun einen Text oder Arbeitsanweisung hinterlegen. Durch Klick auf das Symbol "Vorgang weiterleiten" (Packetsymbol) wird der Vorgang weitergeleitet.
Im Vorgang selbst wird der Beteiligte Kontakt zum Bearbeiter (blaue Umrandung wechselt). Des Weiteren wird der Vorgang auf die Startseite des Mitarbeiters in der Box "Vorgänge" hinterlegt und der betreffende Mitarbeiter bekommt eine Benachrichtigung auf seiner Startseite in der Box "Benachrichtigungen".
Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiten" in der Benachrichtigung kann der neue Bearbeiter den Vorgang anschließend bearbeiten.
Abgeben / Delegieren ohne Benachrichtigung
Hat man einen Vorgang geöffnet und der Mitarbeitende ist noch nicht Beteiligter am Vorgang, klickt man im Kollaborationsbereich auf das Symbol "andere Person". Ein Klick auf diesen Symbollink öffnet eine Konversation ohne Kontakt im Interaktionsbereich. Über das Suchfeld "Kontakte oder Geschäftsstelle" sucht man dann dem Kontakt des Mitarbeiters. Nach Auswahl des Kontakts, wird dieser im Interaktionsbereich und als Beteiligter dem Vorgang hinzugefügt. Im Anschluss wechselt man zurück in den Vorgang, fährt mit der Maus über den Kontakt des hinzugefügten Mitarbeiters und klickt auf das Zahnradsymbol. Dadurch öffnet sich die Beteiligung des Kontakts am Vorgang.
Ist der Kontakt des Mitarbeiters schon als Beteiligter im Kollaborationsbereich des Vorgangs vorhanden, reicht es aus mit der Maus über den Kontakt des Mitarbeiters zu fahren und dann auf das Zahnradsymbol zu klicken um die Beteiligung des Kontakts am Vorgang zu öffnen.
In der Beteiligung Klickt man auf den Button "Bearbeiter". Durch diesen Klick wird dieser Kontakt zum Bearbeiter des Vorgangs (blaue Umrandung wechselt). Der Vorgang wird im Anschluss auf der Startseite des Mitarbeiters in der Box "Vorgänge" hinterlegt, der Mitarbeitende bekommt jedoch darüber keine Benachrichtigung.
Was tun im Krankheits- und Vertretungsfall?
Ist ein Mitarbeiter krank oder hat man während der Urlaubszeit eine Vertretung übernommen, kann man durch Eingabe des Namens des Mitarbeitenden über die „Zentrale Suche“, nach diesem Suchen.
Hinweis: Je nachdem ob beim Kontakt des Mitarbeiters ein Bild hinterlegt ist, erkennt man den Mitarbeiterkontakt an seinem dem Bild oder seinem Namen.
Nachdem man den Kontakt angeklickt hat öffnet sich die Detailseite der Erweiterung "Mitarbeiter" des Kontakts. Ist diese geöffnet klickt man auf den Link "Startseite" im oberen Bereich.
Im Anschluss wird die Startseite des Mitarbeiterkontakts geöffnet:
Durch dieses Vorgehen können auf der Startseite des Mitarbeitenden die ungelesenen Benachrichtigungen, offenen Vorgängen und auch die Planung von diesem eingesehen werden.
Diese Möglichkeit ist vor allem im Krankheits- oder Vertretungsfall äußerst hilfreich. So können Benachrichtigungen abgearbeitet, dringende Vorgänge übernommen oder Termine abgesagt bzw. verschoben werden.
Arbeitet man auf der Startseite einer anderen Person, hat das denselben Effekt, wie wenn die betreffende Person selbst die Aktionen durchführen würde.
Hinweis: Über das Rechtekonzept kann präzise gesteuert werden, welche Benachrichtigungen, Vorgänge oder Termine eingesehen bzw. bearbeitet werden dürfen.