5 Arbeitsprozesse optimieren
5.1 Selbstorganisation
Vorgänge dienen zur Erfassung und Verwaltung aller im Arbeitsalltag anfallenden Tätigkeitegehören auch Erstellen und Terminieren von Vorgängen, das Hinzufügen von Texten Mitschriebe), Bildern und Dokumenten, der Umgang mit dem vorgangsinternen Verlauf sowiVersenden von E-Mails und dem Nachrichtenverlauf.
5.1.1 Vorgänge hervorheben
Symbol „wichtig“ (Sternchen)
Ist ein Vorgang besonders wichtig, kann er mit dem Symbol „wichtig“ im Kopfbereich eines Vorgangs markiert werden.
Das Symbol ändert dann die Farbe von Blau auf Rot. Zusätzlich wird der Vorgang nun überall in Fettschrift hervorgehoben und mit einem senkrechten roten Balken markiert.
5.1.2 Vorgänge im Auge behalten
Symbol „im Auge behalten“
Eine Möglichkeit, einen Vorgang nicht aus dem Blick zu verlieren ist, diesen über das Symbobehalten“ im Kopfbereich des Vorgangs zu markieren.
Durch einen Klick auf das Symbol ändert sich dessen Farbe von Blau auf Rot. Der Vorgang wBox „im Auge behalten“ auf der eigenen Startseite verknüpft. Ist man noch nicht an dVorgang beteiligt, wird man als Beteiligter hinzugefügt
5.1.3 Reihenfolge der Vorgänge festlegen
Um nach dem „Postkorb-Prinzip“ die Reihenfolge der Vorgänge auf der Startseite festzulegeman die „graue Box zum Verschieben“ in der Box „Vorgänge“ verwenden oder das Symbol „später erledigen“ nutzen. Ein Klick darauf verschiebt den Vorgang an das untere Ende der Vorgangsliste in der Box „Vorgänge“.
Gibt es verpasste Termine in der Box „Verpasst", wird das Symbol „später" in dieser Box angezeigt
Wenn man mit der Mauszeiger über die „graue Box zum Verschieben“ in er Liste der Vorgänge fahrt ändert sich der Mauszeiger in den Verschiebe-Mauszeiger. Durch Klicken und Ziehen kann man den Vorgang aufnehmen und an eine andere Stelle in der Box „Vorgänge“ verschieben. Das Ziel wird hierbei durch eine Rot gestrichelte Linie dargestellt. Nach Loslassen der Maustaste kann es je nach Anzahl der vorhandenen Vorgänge einen Augenblick dauern bis der Vorgang an der neuen Position erscheint.
5.1.4 Vorgänge bearbeiten
Um einen Vorgang zu bearbeiten, öffnet man ihn und klickt im Anschluss auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ im Kopfbereich des Vorgangs.
Nach dem Klick auf „Bearbeiten“ ändert sich die Hintergrundfarbe des Kopfbereichs in Grün und die Zeitanzeige unter dem Benutzerbild in der Beteiligtenleiste wird eingeblendet.
5.1.5 Einen Vorgang übernehmen
Hat man einen Vorgang geöffnet, wo im Kollaborationsbereich ein anderer Mitarbeiter der Bearbeiter ist des Vorgangs ist (blaue Umrandung) und man selbst als Beteiligter noch nicht hinterlegt ist.
Klickt man zuerst auf den Button „Bearbeiten". Im Anschluss wird man selbst als beteiligter Kontakt dem Vorgang hinzugefügt.
Nun klickt man in der Leiste der Beteiligten Kontakte auf sich selbst und klickt dann auf den Button „übernehmen".
Der eigene Kontakt erhält dann die blaue Umrandung und man wird selbst zum Bearbeiter des Vorgangs.
5.1.6 Einen Vorgang zu einem Vorgangsinhalt erstellen
Aus jedem Inhalt eines Vorgangs kann über einen Klick auf die drei Punkte am rechten Rand des Inhalts und einen anschließenden Klick auf das Symbol „Vorgang“ ein neuer Vorgang erstellt werden. Der neue Vorgang erhält den jeweiligen Inhalt als Kontext. Dieser neue Vorgang wird in dem Ursprungsvorgang verknüpft. Die Inhalte werden nicht kopiert, sondern verlinkt.
5.1.7 Checklisten und Checklisteneinträge verarbeiten
Hat man in einem Vorgang eine Checkliste über die Applikation „Checklisten“ verknüpft, wird die Checkliste inkl. Namen
über der Applikationsleiste angezeigt. Rechts neben dem Checklistennamen werden die einzelnen Checklisteneinträge der Checkliste angezeigt.
Fährt man mit der Maus über eine Checkbox, wird der jeweilige Eintragstext angezeigt.
Unerledigte Checklisteneinträge werden mit einem roten Quadrat dargestellt, erledigte mit einem grünen Quadrat mit Hacken. Ein Klick auf den Checklistennamen öffnet die Detailansicht der Checkliste.
In dieser sind die einzelnen Checklisteneinträge ersichtlich und können über das Viereck abgehakt werden.
Um die Arbeit im Team zu verteilen, lässt sich zu jedem Checklisteneintrag ein Vorgang erstellen, der durch einen anderen Bearbeiter bearbeitet werden kann. Wird ein solcher Vorgang abgeschlossen, wird man darüber informiert und kann z. B. die nächsten Arbeitsschritte durchführen.
Um einen Vorgang zu einem Checklisteneintrag zu erstellen, geht man wie folgt vor:
Zuerst Klickt man auf den Namen oder Checklisteneintrag in einem Vorgang. Dadurch öffnet sich die Checkliste mit den einzelnen Checklisteneinträgen.
In der Checklistenübersicht werden dann untereinander die einzelnen Checklisteneinträge aufgeführt. In jeder Zeile eines Checklisteneintrag gibt es den Link „Vorgang erstellen“.
Ein Klick auf diesen Link erstellt einen Vorgang mit dem Checklisteneintrag als Bezugsobjekt.
Nun hat man die Möglichkeit einen anderen Kontakt als Beteiligten über das Symbol „weitere Beteiligte hinzufügen" hinzuzufügen. Dazu sucht man den Kontakt über das eingeblendete Suchfeld und klickt diesen an. Im Anschluss wird der Kontakt als Beteiligter im Vorgang hinzugefügt und im Interaktionsbereich angezeigt.
Nun kann man im Textfeld „Nachricht" eine Anweisung für den betreffenden Beteiligten schreiben und den Vorgang durch Klick auf das Symbol „Vorgang weiterleiten" an den Beteiligten weiterleiten.
Durch dieses Vorgehen wird der hinzugefügte Beteiligte der Bearbeiter des Vorgangs und erhält eine Benachrichtigung auf seiner Startseite.
Hat der Bearbeiter die Aufgabe erfüllt und schließt diesen Vorgang ab, wird der Checklisteneintrag von System auf „erfüllt“ gestellt und der Bearbeiter des Vorgangs, welcher die Checkliste enthält, per Benachrichtigung informiert.
5.1.8 Anlegen von Checklistenvorlagen
Checklistenvorlagen werden über Klasse „Checklisten“ erstellt. Um diese aufzurufen, gibt man in der Zentralen Suche das Wort „Checklisten“ ein und wählt das angezeigt Suchergebnis aus oder drückt Enter.
Im Anschluss öffnet sich der Report „Checklisten".
In diesem Report werden alle vorhandenen Checklisten (inklusive Vorlagen) angezeigt. Über das Feld „Suchen" oder das Filterfeld oberhalb der einzelnen Spalten des Reports ist es möglich, die angezeigte Liste zu verfeinern.
Ein Klick auf den Link „Checkliste erstellen" öffnet das Vorlagenfenster, in welchem nur die vorhandenen Vorlagen angezeigt werden.
Ein erneuter Klick auf den Link „Checkliste erstellen" erstellt eine neue Checkliste und öffnet Ihre Checkliste.
Über das Attribut „Name" sollte ein aussagekräftiger Name vergeben werden, damit leicht ersichtlich ist, welche Funktion diese Checkliste erfüllt. Die Eingabe einer Beschreibung oder zusätzliche Informationen zu Checkliste im Attribut „Text" sind optional.
Gibt es einen Verantwortlichen / stellvertretenden Verantwortlichen, können deren Kontakte in den gleichnahmigen Attributen hinzugefügt werden.
Durch einen Klick auf den Link „Checklisteneintrag erstellen" wird ein neuer Checklisteneintrag hinzugefügt:
Über die 3 Punkte kann die Aufgabe des Checklisteneintrags in Textform definiert werden. Über das Feld „Notiz" können Notizen zur definierten Aufgabe hinterlegt werden.
Hat man schon mehrere Checklisteneinträge erstellt, kann die Reihenfolge über die grauen Verschiebepunkte angepasst werden.
Über das X ganz rechts in der jeweiligen Zeile eines Checklisteneintrags kann dieser von der Checklistenvorlage entfernt werden. Alternativ können die Checklisteneinträge durch Klick auf das Wort „aktiv“ in der jeweiligen Zeile auch deaktiviert werden.
Um die neu erstellte Checkliste als Vorlage zu definieren, klickt man auf die Titelzeile der offenen Checkliste. Darunter werden im Anschluss die Metadaten eingeblendet.
Im Bereich „Weitere" das Attribut „Vorlage" auf „ja" stellen und im Anschluss zurück in die Checkliste wechseln. Im oberen Bereich der Checkliste werden nun die Vorlagendetails angezeigt:
Hier kann über das Attribut „Vorlagenbezeichnung" ein Name für die Vorlage vergeben werden. Ist dies erledigt, steht die Checklistenvorlage beim Einfügen von Checklisten zur Verfügung.
5.1.9 Eine Checkliste aus einer Vorlage erstellen
Um eine Checkliste aus einer Vorlage zu erstellen, geht man wie folgt vor: Zuerst öffnet man das
Objekt (z. B. Vorgang oder Veranstaltung), in dass die neue Checkliste eingefügt werden soll. Im
Anschluss wechselt man zu Applikationsleiste und prüft, ob die Applikation „Checklisten“
eingebunden ist.
Ist dies nicht der Fall, klickt man auf den Link „Applikation bearbeiten“ und dann auf „hinzufügen“.
Es wird die Liste „neue Applikationen“ eingeblendet.
Hier sucht man nach der Applikation „Checklisten“ und klickt sie an, um sie einzufügen.
Alternativ kann man auch mit der Tastenkomination STRG + F über die Browser-Suche danach suchen, wenn man die Applikation nicht finden sollte.
Nun ist die Applikation „Checklisten“ in der Applikationsleiste eingebunden.
Klickt man auf die Applikation „Checklisten“ in der Applikationsleiste, wird der Report „Checklisten“ zu diesem Vorgang geöffnet, der alle verknüpften Checklisten angezeigt.
Klickt man nun auf den Link „Checkliste erstellen“, wird das Vorlagenfenster eingeblendet. Hier werden die vorhandenen Vorlagen angezeigt. Über das Suchfeld „Vorlage suchen“, kann das angezeigte Ergebnis eingeschränkt werden.
Wählt man nun die gewünschte Vorlage aus, wird eine Kopie davon erstellt, mit dem geöffneten Vorgang verknüpft und ihre Detailseite angezeigt.
Wenn nötig kann man hier schon einzelne Checklisteneinträge deaktivieren, sofern sie nicht benötigt werden. Des Weiteren sieht man hier alle Checklisteneinträge, kann sich so schon einmal ein Überblick verschaffen und ggf. Checklisteneinträge schon abarbeiten und wenn diese erledigt sind, über das Checkbox abhaken. Ansonsten geht man einfach im Browser zurück, bis der Vorgang wieder angezeigt wird. Nun wird die Checkliste über der Applikationsleiste im Vorgang angezeigt.
5.1.10 Vorgänge abschließen
Hat man in einem Vorgang alles erledigt, kann er durch einen Klick auf die Schaltfläche „Abschließen“ beendet werden.
Der Vorgang erhält dann den Status „abgeschlossen" und die Farbe des Erlenmeyerkolbens wird auf Grau umgestellt.
Der Vorgang verschwindet von der Startseite des Bearbeiters. Er bleibt im System bestehen und kann jederzeit über
die Schaltfläche „wieder aufnehmen" reaktiviert werden.
5.2 An einen anderen Bearbeiter abgeben / delegieren
Grundsätzlich kann es nötig sein, einen Vorgang an einen anderen Bearbeiter abzugeben oder zu delegieren. Dies ist auf 2 Arten möglich:
Abgeben / Delegieren ohne Benachrichtigung
Hierzu öffnet man den Vorgang und klickt auf den Symbollink „weiteren Beteiligten hinzufügen". Über das Suchfeld sucht man nach dem Kontakt und klickt diesen an, um ihn hinzuzufügen. Wird der Kontakt in der Vorauswahlliste angezeigt, kann man Ihn auch direkt von dort hinzufügen.
Nach der Auswahl des Kontakts wird dieser im Kollaborationsbereich hinzugefügt. Klickt man mit der linken Maustaste auf ihn, werden die Schaltfläche „Bearbeiter“ und „Beteiligung entfernen“ angezeigt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiter“ wird der ausgewählte Kontakt zum Bearbeiter des Vorgangs.
Die blaue Umrandung wechselt auf den ausgewählten Kontakt im Kollaborationsbereich.
Der Vorgang wird direkt in die Box „Vorgänge“ auf der Startseite des ausgewählten Kontakts (Mitarbeiters) verschoben.
Hinweis: Der Mitarbeiter erhält hierüber keine Benachrichtigung auf der Startseite.
Abgeben / Delegieren mit Benachrichtigung
Um einen Vorgang mit einer Benachrichtigung des Mitarbeiters abzugeben / zu delegieren, geht man wie folgt vor: Zuerst öffnet man den Vorgang, den man abgeben / delegieren möchte.
Dann klickt man auf den Symbollink „weiteren Beteiligten hinzufügen”, sucht im Suchfeld „Kontakt oder Geschäftsstelle“ nach dem Kontakt und wählt diesen aus.
Der Kontakt wird als Beteiligter im Kollaborationsbereich und Interaktionsbereich hinzugefügt.
Im Interaktionsbereich kann man dann im Feld „Nachricht" eine Nachricht verfassen und über den Button „Vorgang weiterleiten" den Vorgang an den Mitarbeiter abgeben / delegieren.
Die blaue Umrandung wechselt auf den gewählten Kontakt und im unteren Bereich wird die Nachricht inkl. der Mitteilung angezeigt, dass der Vorgang weitergeleitet wurde.
Der angeschriebene Mitarbeiter erhält dann eine Benachrichtigung auf seiner Startseite.
Die Nachricht wird außerdem in die Box „Konversationen" aufgenommen und der Vorgang in die Box „Vorgänge". Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiten" kann der neue Bearbeiter den Vorgang anschließend bearbeiten.
5.3 Was tun im Krankheits- und Vertretungsfall?
Ist ein Mitarbeiter krank oder hat man während der Urlaubszeit eine Vertretung übernommen, kann
man durch Eingabe des Namens über die „Zentrale Suche“ den Mitarbeiter aufrufen.
Hinweis: Je nachdem ob beim Kontakt ein Bild hinterlegt ist, erkennt man den Mitarbeiterkontakt an
dem gestrichelten grauen Viereck oder dem Bild.
Ein Klick auf den Mitarbeiterkontakt öffnet nicht die Detailseite mit Kontaktinformationen, sondern
die Startseite des Mitarbeiters.
Neben den offenen Vorgängen und Benachrichtigungen kann so auch die Planung von Kolleg*innen
eingesehen werden.
Diese Möglichkeit ist vor allem im Krankheits- oder Vertretungsfall äußerst hilfreich. So können Be-
nachrichtigungen abgearbeitet, dringende Vorgänge übernommen oder Termine abgesagt bzw. ver-
schoben werden.
Arbeitet man auf der Startseite einer anderen Person, hat das denselben Effekt, wie wenn die betref-
fende Person selbst die Aktionen durchführen würde.
Hinweis: Über das Rechtekonzept kann präzise gesteuert werden, welche Benachrichtigungen,
Vorgänge oder Termine eingesehen bzw. bearbeitet werden dürfen.