Zusammenarbeit im Team
Im System können zur besseren Zusammenarbeit Geschäftsstellen und Arbeitsgruppen als Strukturelemente aufgebaut und genutzt werden.
Inhaltsübersicht „Zusammenarbeit im Team“
Geschäftsstellen
Geschäftsstellen sind Organisationseinheiten, die der Strukturierung dienen. Sie sorgen für mehr Übersicht und erleichtern das gemeinsame, koordinierte abarbeiten von Aufgaben.
Geschäftsstellen sind organisatorische Einheiten und spiegeln u. a. die Einheiten des Organigramms wider.
Jede Geschäftsstelle hat eine eigene Startseite, auf der sich eine strukturierte Übersicht aller Vorgänge befindet, die dieser Geschäftsstelle zugewiesen sind. Diese Startseite ist allen Mitgliedern einer Geschäftsstelle zugänglich. Die Verantwortlichen der Geschäftsstelle können die Auslastung innerhalb der Geschäftsstelle auf einen Blick beurteilen. Außerdem wird die Zusammenarbeit im Team durch die interne Kommunikation (Nachricht an alle Mitglieder der Geschäftsstelle), die Möglichkeit der Organisation von Besprechungen und die Terminierung von Vorgängen für alle Beteiligten der Geschäftsstelle auf ein neues Niveau gehoben.
Mitarbeiter werden über Geschäftsstellenreferenzen mit einer oder mehreren Geschäftsstellen verknüpft. Existiert für den Kontakt der Geschäftsstelle ein E-Mailkonto, kann dieses je nach Einstellung „sendend“ oder „sendend und empfangend“ von allen Beteiligten der Geschäftsstelle genutzt werden.
Ein Klick auf den Namen der Geschäftsstelle in der Geschäftsstellenleiste leitet auf deren Startseite weiter.
Hier befinden sich folgende Inhalte:
1. Link zum Kontakt der Geschäftsstelle (rechts neben "Erweiterung von Kontakt").
2. Interaktionsbereich mit Textfeld für den internen Nachrichtenversand (ohne Vorgang) an alle Mitglieder der Geschäftsstelle.
3. Übersicht der Mitglieder der Geschäftsstelle und das Symbol "Adressaten entfernen".
4. Link "Konversation". Ein Klick darauf öffnet die Konversation der Geschäftsstelle. Im oberen Bereich der Konversation werden alle Nachrichten in Chronologischer Reihenfolge angezeigt, welche zwischen den Mitarbeitenden der Geschäftsstelle ausgetauscht wurden sind.
5. Link "Besprechungen". Ein Klick darauf blendet die vorhandenen Besprechungen ein, an denen alle Mitglieder der Geschäftsstelle beteiligt sind. Alternativ kann über den Button "Besprechung erstellen" eine neue Besprechung angelegt werden.
Button „Neue Besprechung“: Ein Klick darauf erstellt eine neue Besprechung inkl. Besprechungsvorgang, an dem alle Mitglieder der Geschäftsstelle beteiligt sind und weist den Vorgang automatisch als neues Thema hinzu. Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Besprechungen.
Button „Neue Besprechung“: Ein Klick darauf erstellt eine neue Besprechung inkl. Besprechungsvorgang, an dem alle Mitglieder der Geschäftsstelle beteiligt sind und weist den Vorgang automatisch als neues Thema hinzu. Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Besprechungen.
Im unteren Bereich der Geschäftsstelle findet man:
- Eine Liste aller aktuellen, noch nicht verarbeiteten Nachrichten (Posteingang)
- Im Bereich "Offen": Eine Liste aller offenen Vorgänge die noch keinen Bearbeiter haben und abzuarbeiten sind.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Geschäftsstellenleiste. - Alle aktiven Projekte der Geschäftsstelle untergliedert in die einzelnen Status.
Darunter werden alle aktiven Vorgänge, gruppiert nach Status angezeigt:
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Überblick aller Vorgänge einer Geschäftsstelle.
Gefolgt von den Attributen der Geschäftsstelle:
Inkl. der Applikationsleiste.
Sowie die Planung der Geschäftsstelle (Kalenderansicht):
mit den Auswahlfeldern für:
JahresübersichtBeim Öffnen der Planung wird im oberen Bereich das aktuell ausgewählte Kalenderjahr unterstrichen hervorgehoben. Links davon werden drei Vorjahre und rechts davon drei Folgejahre angezeigt.MonatsübersichtUnter dem ausgewählten Jahr befindet sich die Monatsauswahl dieses Jahres. Der aktuell ausgewählte Monat ist auch hier unterstrichen hervorgehoben. Durch die Auswahl (Klick auf einen anderen Monat) wird die Darstellung im Bereich der Kalenderwochen dynamisch angepasst.TagesübersichtUnter der Monatsübersicht wird eine Übersicht des aktuellen Kalendertags angezeigt. Die Spalte für die Gruppenplanung befindet sich ganz links, gefolgt von den Spalten der Planung der einzelnen Mitglieder der Geschäftsstelle mit deren Terminen.Durch weiteres herunterscrollen in der Planung können die Folgetage aufgerufen werden. Durch Klick auf den eingekreisten Pfeil auf der rechten Seite der Planungsübersicht kommt man schnell wieder zur Ausgangsposition.
Arbeitsgruppen
Arbeitsgruppen dienen der schnellen und gezielten Kommunikation. Über das Symbol „Team“ (auf der linken Seite) in der Hauptleiste kann man die Detailseite der Applikation "Team" öffnen. Diese Seite listet alle Arbeitsgruppen, in denen man Mitglied ist.
Wurden noch keine Arbeitsgruppen im System erstellt, in der man als Mitglied hinzugefügt wurde, wird durch eine entsprechende Nachricht darauf hingewiesen. Alternativ kann man über den Button "Arbeitsgruppe erstellen" eine neue Arbeitsgruppe angelegt werden. |
Wurden bereits Arbeitsgruppe(n) erstellt, in denen man Mitglied ist, werden diese im oberen Bereich angezeigt. Die aktuell ausgewählte Arbeitsgruppe ist hierbei fett hervorgehoben.
Im unteren Bereich wird der Interaktionsbereich (Weiß hervorgehoben) eingeblendet.
Im Interaktionbereich können Nachrichten (ohne Vorgang) an die Mitglieder der Arbeitsgruppe versendet werden.
- Link "Konversationen" - Ein Klick auf diesem Link, öffnet die Konversation der Arbeitsgruppe inkl. Inteaktionsbereich. In dieser werden die Nachrichten in chronologischer Reihenfolge dargestellt.
- Link "Besprechungen" - Ein Klick darauf blendet die vorhanden Besprechungen der Arbeitsgruppe ein. Alternativ können über den Button "Besprechungen erstellen" eine neue Besprechung für diese Arbeitsgruppe angelegt werden.
Haben Mitarbeitende der Arbeitsgruppe, aktuell Vorgänge in Bearbeitung werden diese unter dem Interaktionsbereich angezeigt. Darunter folgt die Planung (Kalenderansicht) der Arbeitsgruppe mit der Spalte der gemeinsamen Planung und den Spalten der Mitarbeitenden der Arbeitsgruppe.
Arbeitsgruppen mit internen Kontakten
Nachrichten an die Mitglieder der Arbeitsgruppe können, ohne vorher einen Vorgang zu erstellen, versendet werden. Ist man mehreren Arbeitsgruppen als Mitglied zugewiesen, sieht man alle Arbeitsgruppen in oberen Bereich. Zwischen den Arbeitsgruppen kann einfach per Klick gewechselt werden. Die aktuell ausgewählte Arbeitsgruppe ist dabei fett hervorgehoben.
Beim Versand von Nachrichten erhalten alle Mitglieder der Arbeitsgruppe (außer dem Versender) diese als Benachrichtigung auf der Startseite und sehen die Nachricht in der Box „Konversationen“.
Über den jeweiligen Buttons in der Benachrichtigung auf der Startseite kann man entweder die Konversation öffnen und direkt antworten oder die Nachricht als gelesen markieren.
Weitere Informationen zu den Buttons und deren Funktion befinden sich im Kapitel „Automatische Systembenachrichtigungen“.
Achtung: Existieren zum Zeitpunkt wo man die Arbeitsgruppe öffnet noch ungelesene Nachrichten (inkl. Benachrichtigung auf der Startseite), werden diese im oberen Bereich des Interaktionsbereichs angezeigt. Klickt man hier auf den "Nachricht gelesen" wird die dazugehörige Benachrichtigung von der Startseite sowie die Nachricht aus der Box "Konversation" entfernt.
Hinweis: Ein Klick auf den Link „Konversation“ in einer Arbeitsgruppe, öffnet die Konversation der Arbeitsgruppe. Diese enthält eine chronologische Übersicht aller geschriebenen Nachrichten. Somit ist alles transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Arbeitsgruppen mit internen und externen Kontakten
Gibt es im System Arbeitsgruppen mit internen sowie externen Kontakten als Mitglieder, blendet das System im Interaktionsbereich den vollwertigen E-Mail-Client ein.
Im Anschluss gibt man im Feld "Nachricht" die Nachricht ein und befüllt das Feld "Betreff oder Name des Objekts". Ist dies erledigt kann man Optional auch eine Datei per Drag and Drop im Feld "Datei(en) hier hineinziehen." ablegen. Ist alles erledigt kann die Nachricht per Klick auf das Symbol "Nachricht senden" versendet werden. Im Anschluss wird man in diesem Fall jedoch in einen Vorgang weitergeleitet.
Im Vorgang wird der versendende Kontakt zum Bearbeiter. Alle weiteren Mitglieder der Arbeitsgruppe sowie externe Kontakte sind Beteiligte. Die Mitglieder der Arbeitsgruppe erhalten eine Benachrichtigung auf Ihrer Startseite und sehen die Nachricht in der Box „Konversation“, während externe Kontakte eine normale E-Mail vom Bearbeiter (Versender) bekommen.
In der E-Mail sieht der externe Kontakte nur den Versender (Bearbeiter), jedoch nicht die weiteren Mitglieder der Arbeitsgruppe. Die versendete Nachricht ist inkl. der Optionalen Datei wird als Inhalt im Vorgang eingefügt.
Ist alles Erledigt, kann der Vorgang wenn dieser nicht mehr benötigt wird abgeschlossen werden.
Achtung:
Antwortet der externer Kontakt auf diese E-Mail, wird der Vorgang erneut geöffnet und die Nachricht als Inhalt hinzugefügt.
Des Weiteren bekommt der Versender (Bearbeiter des Vorgangs) eine Benachrichtigung und sieht die Nachricht in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite.
Alle anderen Mitglieder der Arbeitsgruppe sehen die Nachricht ausschließlich in der Box „Konversationen“.
Klickt ein Mitarbeiter auf die Nachricht in der Box "Konversation" wird er in die Konversation des Vorgangs weitergeleitet.
Durch dieses Vorgehen können zum Beispiel Arbeitsgruppen im Rahmen von Projekten gebildet werden. Durch versenden von Nachrichten in den Arbeitsgruppen werden bei der Initial-Nachricht ein entsprechender Vorgang erstellt. Und über den Vorgang im Anschluss die komplette Kommunikation inkl. des kompletten Kommunikations-Verlaufs. Zusätzlich sind die Nachrichten und auch die Antworten mit den versendenden und empfangendem Kontakten verknüpft .
Hinweis: Im der Arbeitsgruppe ist der Verlauf nicht ersichtlich, da nach der ersten Nachricht die Folgekommunikation im Vorgang stattfindet auf welchen jedoch alle Beteiligten zugriff haben und auch Antworten können.
Übersicht der laufenden Vorgänge der internen Kontakte (Mitarbeiter) in Arbeitsgruppen
Hat man eine Arbeitsgruppe geöffnet werden zwischen dem Interaktionsbereich und der Planung (Kalenderansicht) die laufenden Vorgänge internen Kontakte der Arbeitsgruppe angezeigt.
Somit ist schnell ersichtlich, welcher interne Kontakt gegebenenfalls Zeit hat um Fragen zu beantworten um ggf. andere Kommunikationsmöglichkeiten zu nutzen.
Planung (Kalenderansicht) der internen Kontakte der Arbeitsgruppe
Hat man eine Arbeitsgruppe über das Symbol "Team" geöffnet, wird im unteren Bereich die Planung der Kontakte der ausgewählten Arbeitsgruppe angezeigt.
In der Planung dient die erste Spalte zur gemeinsamen Planung, rechts daneben werden die Planungen der Mitglieder spaltenweise nebeneinander dargestellt. Über diese Ansicht ist eine einfache Terminfindung möglich. Terminierungen in der Planung sind für einzelne Kontakte oder alle Mitglieder der Arbeitsgruppe dadurch schnell umzusetzen.
Achtung: Erstellt man über die Spalte zur gemeinsamen Planung einen Termin, wird im Anschluss ein Vorgang inkl Termin erstellt. Im Vorgang selbst werden alle Kontakte der Arbeitsgruppe als Beteiligte hinzugefügt und der erstellende Kontakt zum Bearbeiter gemacht. Des Weiteren wird als Name automatisch der Name der Arbeitsgruppe übernommen sowie die Arbeitsgruppe als Bezugsobjekt verlinkt.
Wird das selbe Vorgehen in der Spalte eines einzelnen Kontakts gemacht, wird ebenfalls ein Vorgang inkl Termin erstellt. Im Vorgang selbst wird der erstellen Kontakt zum Bearbeiter und der Kontakt der Spalte Beteiligter des Vorgangs. Das Attribut "Name" sowie das Bezugsobjekt werden in diesem Fall jedoch nicht befüllt.
Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Aktionen in der Planung (Kalenderansicht).
Erstellen von Arbeitsgruppen
Um eine Arbeitsgruppe zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten:
Möglichkeit 1.)Man klickt auf das Symbol „Team“ in der Hauptleiste am oberen Bildschirmrand.Im Anschluss wird die Detailseite der Arbeitsgruppe angezeigt. Ist noch keine Arbeitsgruppe im System vorhanden, wird in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Wenn Schon Arbeitsgruppen vorhanden sind, werden Sie im oben Bereich eingeblendet.Entweder wird dann die Meldung "Es wurde noch keine Arbeitsgruppe angelegt" angezeigt oder es werden die vorhandenen Arbeitsgruppen angezeigt, in welchen man selbst als Mitglied hinzugefügt ist. Um eine neue oder weitere Arbeitsgruppe zu erstellen, klickt man auf den Button „Arbeitsgruppe erstellen“.
Möglichkeit 2.)In der Hauptleiste über die zentrale Suche (Suchen & Erstellen) nah dem Objekt "Arbeitsgruppen" suchen und dieses öffnen. Im Objekt selbst kann über den Report (Button "Arbeitsgruppe erstellen") eine neue Arbeitsgruppe erstellt werden. Des Weiteren werden hier alle im System vorhanden Arbeitsgruppen angezeigt. Also auch Arbeitsgruppen in welchen man nicht als Mitglied ist.
Egal welche der beiden genannten Möglichkeiten man nimmt, wird nach dem klick auf den Button "Arbeitsgruppe erstellen" eine neue leere Arbeitsgruppe im Objekt "Arbeitsgruppen" erstellt. Des Weiteren wird man in die neu erstellte Arbeitsgruppe weitergeleitet und deren Detailseite angezeigt.
Es wird empfohlen, zuerst einen aussagekräftigen Namen für die Arbeitsgruppe im Attribut „Name" einzugeben. Eine Beschreibung über das Attribut "Beschreibung" ist optional. Im Bereich "Mitglieder" kann man über das Suchfeld durch Eingabe des Namens nach Kontakten gesucht werde, welche man als Mitglied der Arbeitsgruppe hinzufügen möchte.
Durch Klick auf den Kontakt beim Suchergebnis, wird dieser als Mitglied hinzugefügt.
Alternativ kann steht über den Bereich "Auswahl neuer Mitglieder" eine Vorauswahl an Kontakten zur Verfügung. Klickt man einen der hier aufgeführten Kontakte an, wird dieser als Mitglied der Arbeitsgruppe hinzugefügt.
Sind alle entsprechenden Kontakte als Mitglieder hinzugefügt wechselt man einfach auf die Startseite. Im Anschluss können alle internen Kontakte welche man als Mitglied der Arbeitsgruppe hinzugefügt hat auf diese über das Symbol "Team" darauf zugreifen.
Anpassung von Mitglieder in vorhandenen Arbeitsgruppen
Vorhandene Arbeitsgruppen können zu jeder Zeit angepasst werden. Hierzu öffnet man die Klasse "Arbeitsgruppen" über "Suchen & Erstellen". Durch Klick auf eine der hier angezeigten Arbeitsgruppen. öffnet sich die Detailseite der Arbeitsgruppe. Im Anschluss kann die Liste "Mitglieder" durch Hinzufügen oder Entfernen der Mitarbeiterkontakte ergänzt werden.
Um Mitarbeiterkontakte zu entfernen, klickt man auf das Symbol Entfernen, welches rechts neben dem Kontakt angezeigt wird. Neue Mitarbeiter können über das Suchfeld „Kontakt hinzufügen“ als Kontakt gesucht und durch einen Klick auf den gefundenen Kontakt hinzugefügt werden.
Ändern der Reihenfolge der Mitglieder der einer Arbeitsgruppe
Wenn nötig kann die Reihenfolge der Mitglieder einer Arbeitsgruppe umgestellt werden. Dies hat Einfluss auf die dargestellte Reihenfolge der Kontakte in der Planung einer Arbeitsgruppe.
Um diese Ansicht an zu passen, öffnet man über die Zentrale Suche die Klasse "Arbeitsgruppen" und wählt die zu bearbeitende Arbeitsgruppe aus.
In der Detailansicht führt ein Klick auf die verknüpfte Gruppe ("Erweiterung von Gruppe <Name der Arbeitsgruppe>") auf die Detailseite dieser Gruppe. Die dort angezeigte Reihenfolge der Kontakte in der Liste, entspricht der Reihenfolge der Kontakte in der Planung der Arbeitsgruppe.
Ändert man nun die Reihenfolge durch Klicken und Ziehen über den grauen Verschiebepunkt bei dem jeweiligen Kontakt:
So hat diese Änderung eine direkte Auswirkung auf die Reihenfolge der Kontakte in der Planung der Arbeitsgruppe: