4 Zusammenarbeit im Team
Im System können zur besseren Zusammenarbeit Geschäftsstellen und Arbeitsgruppen als Strukturelemente aufgebaut und genutzt werden.
4.1 Geschäftsstellen
Geschäftsstellen sind Organisationseinheiten, die der Strukturierung dienen. Sie sorgen für mehr Übersicht und erleichtern das gemeinsame, koordinierte abarbeiten von Aufgaben.
Geschäftsstellen sind organisatorische Einheiten und spiegeln u. a. die Einheiten des Organigramms wider.
Jede Geschäftsstelle hat eine eigene Startseite, auf der sich eine strukturierte Übersicht aller Vorgänge befindet, die dieser Geschäftsstelle zugewiesen sind. Diese Startseite ist allen Mitgliedern einer Geschäftsstelle zugänglich. Die Verantwortlichen der Geschäftsstelle können die Auslastung innerhalb der Geschäftsstelle auf einen Blick beurteilen. Außerdem wird die Zusammenarbeit im Team durch die interne Kommunikation (Nachricht an alle Mitglieder der Geschäftsstelle), die Möglichkeit der Organisation von Besprechungen und die Terminierung von Vorgängen für alle Beteiligten der Geschäftsstelle auf ein neues Niveau gehoben.
Mitarbeiter werden über Geschäftsstellenreferenzen mit einer oder mehreren Geschäftsstellen verknüpft. Existiert für den Kontakt der Geschäftsstelle ein E-Mailkonto, kann dieses je nach Einstellung „sendend“ oder „sendend und empfangend“ von allen Beteiligten der Geschäftsstelle genutzt werden.
Ein Klick auf den Namen der Geschäftsstelle in der Geschäftsstellenleiste leitet auf deren Startseite weiter.
Hier befinden sich folgende Inhalte:
- Übersicht der Mitglieder der Geschäftsstelle.
- Link zu den bestehenden Besprechungen, an denen alle Mitglieder der Geschäftsstelle beteiligt sind.
- Link „Neue Besprechung“: Ein Klick darauf erstellt eine neue Besprechung inkl. Besprechungsvorgang, an dem alle Mitglieder der Geschäftsstelle beteiligt sind und weist den Vorgang automatisch als neues Thema hinzu. Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Besprechungen.
- Textfeld für den internen Nachrichtenversand (ohne Vorgang) an alle Mitglieder der Geschäftsstelle.
- Link zum Kontakt der Geschäftsstelle.
Wird über den Symbollink „Hinzufügen“ temporär ein weiterer Adressat, z. B. ein externer Kontakt, hinzugefügt, blendet das System den vollwertigen E-Mail-Client ein.
In diesem Fall wird beim Versenden der Nachricht ein Vorgang erstellt.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Externe Kommunikation.
Im unteren Bereich der Geschäftsstelle findet man:
- Den Link „Alle Nachrichten anzeigen“ Blendet alle Konversationen inkl. der Beteiligten ein, welche in der Geschäftsstelle geschrieben worden sind)
- Eine Liste aller aktuellen, noch nicht verarbeiteten Nachrichten (Posteingang) sowie alle offenen Vorgänge im Bereich „offen", die noch keinen Bearbeiter haben und abzuarbeiten sind.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Geschäftsstellenleiste. - Alle aktiven Projekte der Geschäftsstelle untergliedert in die einzelnen Status.
- Alle aktiven Vorgänge, gruppiert nach Status.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Überblick aller Vorgänge einer Geschäftsstelle.
- Die Attribute der Geschäftsstelle
- Applikationsleiste
- Die Planung der Geschäftsstelle (Kalenderansicht):
Jahresübersicht
Beim Öffnen der Planung wird im oberen Bereich das aktuell ausgewählte Kalenderjahr unterstrichen hervorgehoben. Links davon werden drei Vorjahre und rechts davon drei Folgejahre angezeigt.
Monatsübersicht
Unter dem ausgewählten Jahr befindet sich die Monatsauswahl dieses Jahres. Der aktuell ausgewählte Monat ist auch hier unterstrichen hervorgehoben. Durch die Auswahl (Klick auf einen anderen Monat) wird die Darstellung im Bereich der Kalenderwochen dynamisch angepasst.
Tagesübersicht
Unter der Monatsübersicht wird eine Übersicht des aktuellen Kalendertags angezeigt. Die Spalte für die Gruppenplanung befindet sich ganz links, gefolgt von den Spalten der Planung der einzelnen Mitglieder der Geschäftsstelle mit deren Terminen.
Durch weiteres herunterscrollen in der Planung können die Folgetage aufgerufen werden. Durch Klick auf den eingekreisten Pfeil auf der rechten Seite der Planungsübersicht kommt man schnell wieder zur Ausgangsposition.
4.2 Arbeitsgruppen
Über das Symbol „Team“ auf der linken Seite in der Hauptleiste kann man die Seite „Team“ öffnen. Diese Seite listet alle Arbeitsgruppen, in denen man Mitglied ist. Die aktuell ausgewählte Arbeitsgruppe ist hierbei fett hervorgehoben. Im Unteren Bereich wird der Interaktionsbereich eingeblendet sowie alle in Bearbeitung befindlichen Vorgänge aller Mitarbeitenden der Arbeitsgruppe und deren Planung.
| Wurden noch keine Arbeitsgruppen im System erstellt, in der man als Mitglied hinzugefügt wurde, wird durch eine entsprechende Nachricht darauf hingewiesen. |
Wurden bereits Arbeitsgruppe(n) erstellt, in denen man Mitglied ist, werden diese im oberen Bereich angezeigt. Jede Arbeitsgruppe hat eigene Mitglieder und verfügt über einen eigenen Interaktionsbereich. Arbeitsgruppen dienen der schnellen und gezielten Kommunikation.
4.2.1 Arbeitsgruppen mit internen Kontakten
Nachrichten an die Mitglieder der Arbeitsgruppe können, ohne vorher einen Vorgang zu erstellen, versendet werden. Ist man mehreren Arbeitsgruppen als Mitglied zugewiesen, sieht man alle Arbeitsgruppen in oberen Bereich. Zwischen den Arbeitsgruppen kann einfach per Klick gewechselt werden. Die aktuell ausgewählte Arbeitsgruppe ist dabei fett hervorgehoben.
Versendet man Nachrichten über den Interaktionsbereich, werden diese im Verlauf angezeigt. Beim Versand von Nachrichten erhalten alle Mitglieder der Arbeitsgruppe (außer dem Versender) diese als Benachrichtigung auf der Startseite und sehen die Nachricht in der Box „Konversationen“.
Über den jeweiligen Buttons in der Benachrichtigung auf der Startseite kann man entweder die Konversation öffnen und direkt antworten oder die Nachricht als gelesen markieren.
Weitere Informationen zu den Buttons und deren Funktion befinden sich im Kapitel „Automatische Systembenachrichtigungen“.
Alternativ kann man auf das Symbol „Team“ gehen, die Arbeitsgruppe anklicken und dort alle ungelesenen Nachrichten durch Klick auf den Button „Nachricht(en) gelesen“ auf gelesen stellen.
In diesem Fall verschwindet die Benachrichtigung von der Startseite und aus der Box „Konversationen“.
Ein Klick auf den Link „Alle Nachrichten anzeigen“ in einer Arbeitsgruppe öffnet eine chronologische Übersicht aller geschriebenen Nachrichten dieser Arbeitsgruppe. Somit ist alles transparent und jederzeit nachvollziehbar.
4.2.2 Arbeitsgruppen mit internen und externen Kontakten
Besteht eine Arbeitsgruppe aus externen Kontakten und Mitarbeitern oder wird über das Auswahlfeld zum Hinzufügen weiterer Adressaten ein externer Kontakt (temporär) hinzugefügt, blendet das System den vollwertigen E-Mail-Client ein. Befüllt man die Felder „Nachricht“ und „Betreff“, wird beim Versenden der Nachricht ein Vorgang erstellt, in den man weitergeleitet wird.
Im Vorgang wird der versendende Kontakt zum Bearbeiter. Alle weiteren Mitglieder der Arbeitsgruppe sowie externe Kontakte sind Beteiligte. Die Mitglieder der Arbeitsgruppe erhalten eine Benachrichtigung auf Ihrer Startseite und sehen die Nachricht in der Box „Konversation“, während externe Kontakte eine normale E-Mail vom Bearbeiter (Versender) bekommen. In der E-Mail sehen externe Kontakte nur den Versender (Bearbeiter), jedoch nicht die weiteren Mitglieder der Arbeitsgruppe.
Antwortet ein externer Kontakt auf diese E-Mail, bekommt der Versender (Bearbeiter des Vorgangs) eine Benachrichtigung und sieht die Nachricht in der Box „Konversationen“ auf seiner Startseite. Alle anderen Mitglieder der Arbeitsgruppe sehen die Nachricht ausschließlich in der Box „Konversationen“.
So können zum Beispiel Arbeitsgruppen im Rahmen von Projekten gebildet werden, in denen der komplette Kommunikations-Verlauf eingesehen werden kann. Zusätzlich sind die Nachrichten mit den einzelnen Kontakten verknüpft.
4.2.3 Arbeitsgruppen und deren Planung (Kalenderansicht)
Über die ausgewählte Arbeitsgruppe (fett hervorgehoben) kann man ganz leicht Termine für alle Mitglieder erstellen. Die Planung befindet sich am unteren Bildschirmrand. Hier dient die erste Spalte zur gemeinsamen Planung, rechts daneben werden die Planungen der Mitglieder spaltenweise nebeneinander dargestellt. Über diese Ansicht ist eine einfache Terminfindung möglich.
Weitere Informationen hierzu befinden sich im Kapitel Aktionen in der Planung (Kalenderansicht).
4.2.4 Übersicht der Vorgänge in Bearbeitung
In der ausgewählten Arbeitsgruppe (fett hervorgehoben) werden zwischen dem Interaktionsbereich und der Planung alle Vorgänge angezeigt, die aktuell von Mitgliedern dieser Arbeitsgruppe bearbeitet werden.
4.2.5 Erstellen von Arbeitsgruppen
Um eine Arbeitsgruppe zu erstellen, klickt man auf das Symbol „Team“ in der Hauptleiste am oberen Bildschirmrand.
Im Anschluss wird die Detailseite der Arbeitsgruppe angezeigt. Ist noch keine Arbeitsgruppe im System vorhanden, wird in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Wenn Schon Arbeitsgruppen vorhanden sind, werden Sie im oben Bereich eingeblendet.
Um eine neue oder weitere Arbeitsgruppe zu erstellen, klickt man auf den Link „Arbeitsgruppen“. Im Anschluss öffnet sich die der Report zu der Klasse „Arbeitsgruppen“. In dem Report befindet sich im oberen Bereich der Link „Arbeitsgruppe erstellen“.
Ein Klick auf diesen Link erstellt eine neue, leere Arbeitsgruppe.
Es wird empfohlen, zuerst einen aussagekräftigen Namen für die Arbeitsgruppe im Attribut „Name" einzugeben. Eine Beschreibung ist optional. Über den Bereich „Auswahl neue Mitglieder" auf der linken Seite können angezeigte Kontakte der Mitarbeiter direkt angeklickt und zur Arbeitsgruppe hinzugefügt werden.
Ist ein Mitarbeiter dort nicht gelistet, kann man durch Eingabe des Namens über das Suchfeld „Kontakt hinzufügen" nach dem Kontakt des Mitarbeiters suchen. Wird der Kontakt des Mitarbeiters gefunden, wird er im Bereich „Auswahl neuer Mitglieder" angezeigt und kann durch einen Klick auf den Kontakt hinzugefügt werden.
Sind alle Mitarbeiter Kontakte als Mitglieder hinzugefügt können diese auf die erstellte Arbeitsgruppe über das Symbol „Team" in der Hauptleiste darauf zugreifen.
4.2.6 Anpassung von Arbeitsgruppen
Die Arbeitsgruppen können zu jeder Zeit angepasst werden. Hierzu öffnet man die Detailseite der Arbeitsgruppe. Im Anschluss kann die Liste der Mitglieder durch Hinzufügen oder Entfernen der Mitarbeiterkontakte ergänzt werden.
Um Mitarbeiterkontakte zu entfernen, klickt man auf das Symbol Entfernen, welches rechts neben dem Kontakt angezeigt wird. Neue Mitarbeiter können über das Suchfeld „Kontakt hinzufügen“ als Kontakt gesucht und durch einen Klick auf den gefundenen Kontakt hinzugefügt werden.
4.2.7 Ändern der Reihenfolge der Mitglieder der einer Arbeitsgruppe
Wenn nötig kann die Reihenfolge der Mitglieder einer Arbeitsgruppe umgestellt werden. Dies hat Einfluss auf die dargestellte Reihenfolge der Kontakte in der Planung.
Hierzu öffnet man über die Zentrale Suche die Klasse "Arbeitsgruppen" und wählt die zu bearbeitende Arbeitsgruppe aus. In der Detailansicht führt ein Klick auf die verknüpfte Gruppe ("Erweiterung von Gruppe <Name der Arbeitsgruppe>") auf die Detailseite dieser Gruppe. Hier lässt sich die Reihenfolge der Gruppenmitglieder durch Klicken und Ziehen über den grauen Verschiebepunkt hinter dem jeweiligen Namen ändern.