Selbstorganisation mit Vorgängen
Inhaltsübersicht „Selbstorganisation mit Vorgängen“
Vorgänge hervorheben
Ist ein Vorgang besonders wichtig, kann er über das Symbol „wichtig“ im Kopfbereich des Vorgangs markiert werden.
Durch einen Klick auf dieses Symbol ändert sich dessen Farbe von Blau auf Rot. Der Vorgang wird nun überall in Fettschrift dargestellt und mit einem senkrechten roten Markierungsbalken versehen.
Vorgänge im Auge behalten
Eine Möglichkeit, einen Vorgang nicht aus dem Blick zu verlieren, ist, ihn über das Symbol „im Auge behalten“ im Kopfbereich des Vorgangs zu markieren.
Durch einen Klick auf dieses Symbol ändert sich dessen Farbe von Blau auf Rot und der Vorgang wird in die Box „im Auge behalten“ auf der eigenen Startseite verknüpft, solange dieser an dem Vorgang beteiligt ist. Ist man noch nicht an den Vorgang beteiligt, wird man als Beteiligter hinzugefügt.
Reihenfolge der Vorgänge festlegen
Um nach dem „Postkorb-Prinzip“ die Reihenfolge der Vorgänge auf der Startseite festzulegen kann man die „graue Box zum Verschieben“ in der Box „Vorgänge“ verwenden oder das Symbol „später erledigen“ (Voraussetzung: keine verpassten Termine vorhanden).
Wenn man mit dem Mauszeiger über die „graue Box zum Verschieben“ in der Liste der Vorgänge fährt, ändert sich der Mauszeiger in den Verschiebemauszeiger. Durch Klicken und Ziehen kann man den Vorgang an eine andere Stelle verschieben. Das Ziel wird hierbei durch eine Rot gestrichelte Linie dargestellt.
Nach Loslassen der Maustaste kann es, je nach Anzahl der vorhandenen Vorgänge, einen Augenblick dauern bis der Vorgang an der betreffenden Stelle erscheint.
Alternativ wird beim ersten Vorgang in der Vorgangsliste das Symbol „später erledigen“ angezeigt. Ein Klick darauf verschiebt den Vorgang an das untere Ende der Vorgangsliste in der Box „Vorgänge“.
Gibt es verpasste Termine in der Box „Verpasst“, wird das Symbol „später“ in dieser Box angezeigt.
Vorgänge bearbeiten
Um einen Vorgang zu bearbeiten, öffnet man diesen und klickt im Anschluss auf den Button „Bearbeiten“ im Kopfbereich des Vorgangs.
Nach dem Klick auf „Bearbeiten“ ändert sich die Hintergrundfarbe des Kopfbereichs in Grün und die Zeitanzeige unter dem Benutzerbild in der Beteiligtenleiste wird eingeblendet.
Einen Vorgang übernehmen
Möchte man einen Vorgang übernehmen, bei dem ein anderer Kontakt Bearbeiter ist und an dem man selbst noch nicht beteiligt ist, klickt man zuerst auf den Button „Bearbeiten“. Im Anschluss wird man selbst als beteiligter Kontakt dem Vorgang hinzugefügt.
Nun fährt man mit der Maus über den eigenen Kontakt, so das darunter das Zahnradsymbol eingeblendet wird.
Nach Klick auf das Zahnradsymbol öffnet sich die Beteiligung.
Durch Klick auf den Button "Übernehmen" kann man dann den Vorgang übernehmen.
Der eigene Kontakt erhält nun die blaue Umrandung und man wird selbst zum Bearbeiter des Vorgangs. Ab diesem Zeitpunkt wird der Vorgang auf der eigenen Startseite in der Box „Vorgänge“ angezeigt.
Einen Vorgang zu einem Vorgangsinhalt erstellen
Aus jedem Inhalt eines Vorgangs kann über einen Klick auf die drei Punkte am rechten Rand des Inhalts und einen anschließenden Klick auf das Symbol „Vorgang“ ein neuer Vorgang erstellt werden. Der neue Vorgang erhält den jeweiligen Inhalt als Bezugsobjekt. Dieser neue Vorgang wird in dem Ursprungsvorgang verknüpft. Die Inhalte werden nicht kopiert, sondern verlinkt.
Einen Vorgang zu einem Checklisteneintrag erstellen
Hat man in einem Vorgang eine Checkliste über die Applikation „Checklisten“ verknüpft wird die Checkliste inkl. Name über der Applikationsleiste angezeigt. Sie enthälft einzelne Checklisteneinträge, welche direkt im Vorgang ersichtlich sind.
Unerledigte Checklisteneinträge werden mit einem roten Quadrat dargestellt, erledigte Checklisteneinträge mit einem grünen Quadrat mit Haken. Ein Klick auf den Checklistennamen öffnet die Checkliste mit den einzelnen Checklisteneinträgen.
Um die Arbeit im Team zu verteilen, kann man in einer Checkliste einen Vorgang zu jedem Checklisteneintrag erstellen. Dieser Vorgang kann dann an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Der Vorgang selbst hat als Bezugsobjekt den Checklisteneintrag, aus welchem er erstellt wurde. Schließt ein Bearbeiter einen solchen Vorgang ab, wird der Bearbeiter des Vorgangs, der die Checkliste enthält, darüber per Benachrichtigung informiert und kann dann z. B. die nächsten Arbeitsschritte durchführen.
Um einen Vorgang zu einem Checklisteneintrag zu erstellen, geht man wie folgt vor: Zuerst Klickt man auf den Namen oder Checklisteneintrag in einem Vorgang. Dadurch öffnet sich die Checkliste mit den einzelnen Checklisteneinträgen.
In dieser Checklistenübersicht werden dann untereinander die einzelnen Checklisteneinträge aufgeführt. In jeder Zeile eines Checklisteneintrags gibt es den Link „Vorgang erstellen“.
Ein Klick auf diesen Link erstellt einen Vorgang, welcher als Bezugsobjekt diesen Checklisteneintrag hat.
Um diesen Vorgang nun an einen anderen Mitarbeitenden weiter zu leiten, klickt man auf das Symbol "Andere Person". Im Anschluss öffnet sich die Kommunikation mit dem Interaktionsbereich. Über das Suchfeld "Kontakte oder Geschäftsstellen" sucht man Nach dem Kontakt des Mitarbeitenden und wählt diesen aus.
Durch die Auswahl des Kontakt des Mitarbeitenden, wird dieser als Beteiligter am Vorgang hinzugefügt und im Interaktionsbereich hinterlegt.
Im Anschluss gibt man im Textfeld "Nachricht" den Text/Anweisung ein.
Ist dies erledigt, klickt man auf das Symbol "Vorgang weiterleiten" um den Vorgang zu delegieren.
Durch dieses Vorgehen wird der hinzugefügte Beteiligte zum Bearbeiter des Vorgangs und erhält eine Benachrichtigung auf seiner Startseite.
Hat der Bearbeiter die Aufgabe erfüllt und schließt den Vorgang ab, wird der Checklisteneintrag vom System auf „erfüllt“ gestellt und der Bearbeiter des Vorgangs mit der Checkliste per Benachrichtigung informiert.
Vorgänge Abschließen
Hat man in einem Vorgang alles erledigt, kann er durch einen Klick auf die Schaltfläche „Abschließen“ beendet werden.
Der Vorgang erhält dann den Status „abgeschlossen“ und die Farbe des Erlenmeyerkolbens wird auf Grau umgestellt.
Der Vorgang verschwindet von der Startseite des Bearbeiters. Er bleibt im System bestehen, und kann jederzeit über die Schaltfläche „wieder aufnehmen“ reaktiviert werden.