2 Vorgänge
2.1 Allgemeine Informationen
Farben des Erlenmeyerkolbens
| Blau | Interner Vorgang Wenn beim Attribut „Kontakt“ im Vorgang kein Kontakt oder der Kontakt einer Geschäftsstelle verknüpft ist. |
| Orange | Externer Vorgang Wenn beim Attribut „Kontakt“ keine Geschäftsstelle, sondern eine Organisation verknüpft ist. |
| Grau | Der Vorgang ist abgeschlossen. |
Hintergrundfarbe des Kopfbereichs
| Grün | Der Vorgang wird aktuell vom angemeldeten Benutzer bearbeitet. |
| Blau | Der Vorgang wird aktuell von anderen Mitarbeitenden bearbeitet. |
| Hellblau | Der Vorgang wird aktuell von niemanden bearbeitet. |
Zeitanzeige unter dem Benutzerbild/Namen
Hat ein Bearbeiter oder Beteiligter einen Vorgang gestartet wird unter dem Benutzerbild/Namen angezeigt, wie lange er schon an diesen Vorgang arbeitet. Wird die Bearbeitung gestoppt und wieder aufgenommen, startet der Zähler neu. Alle
dokumentierten Zeiten der Leistungserbringung zum Vorgang können über die Applikation „Zeiten“ eingesehen werden.
2.2 Vorgang erstellen
2.2.1 Ohne Bezug
Ein neuer Vorgang kann durch Eingabe eines Namens/Bezeichnung in der Zentralen Suche und anschließendem Klick auf „Vorgang erstellen“ erstellt werden. In diesem Fall wird der Name/die Bezeichnung als Name des Vorgangs übernommen.
Klickt man in der Zentralen Suche ohne Eingabe eines Namens/Bezeichnung auf „Vorgang erstellen“, wird ein Vorgang ohne Namen erstellt.
Weitere Möglichkeiten zum Erstellen von Vorgängen:
- über die Terminierung in der Planung (ohne Namen)
- über die Methode „Vorgang erstellen“ in der Klasse „Vorgang“ (ohne Namen)
2.2.2 Mit Bezugsobjekt (mit Bezug, zu einer Klasse)
Im Kopfbereich aller Klassen (mit Ausnahme der Klasse „Vorgang“), befindet sich das Symbol „Vorgang erstellen und starten“. Mit einem Klick auf dieses Symbol wird ein neuer Vorgang erstellt und gestartet. Im Vorgang wird automatisch das Bezugsobjekt verlinkt, aus dem der Vorgang erstellt wurde. Bei manchen Bezugsobjekten werden Detailinformationen bearbeitbar dargestellt (z.B. Status einer Veranstaltung). Ein Klick auf das Bezugsobjekt führt in das verknüpfte Objekt, wie z. B. in die Veranstaltung.
Wird eine Nachricht aus einem Vorgang versendet, der eine Anmeldung oder einen Honorarvertrag als Bezugsobjekt hat, ist…
- in der Applikation "Vorgänge" des Bezugsobjekts der Vorgang verknüpft und sichtbar
- in der Applikation "Nachricht" des Bezugsobjekts die Nachricht verknüpft und sichtbar
Der Vorgang und die Nachricht werden auch über den Kontakt des Adressaten in Nachrichten gelistet.
Bezugsobjekt „Kontakt“: Beim Erstellen eines neuen Vorgangs aus einem Kontakt heraus, wird dieser Kontakt nicht als Bezugsobjekt verknüpft, sondern mit den Attributen „Ansprechperson“ und „Kontakt“ verknüpft. Des Weiteren wird der Kontakt in die Liste der Beteiligten aufgenommen.
Bezugsobjekt „Dokument“: Wird ein Vorgang aus einem Dokument heraus erstellt, wird dieses als Bezugsobjekt im Vorgang verknüpft. Versendet man nun aus dem Vorgang heraus eine E-Mail, wird das Dokument, welches als Bezugsobjekt im Vorgang verknüpft ist, als Dateianhang der E-Mail beigefügt.
Dies ist besonders nützlich, wenn z. B. Bescheinigungen oder Rechnungen versendet werden müssen.
Bezugsobjekt „Angebot“: Wird ein Vorgang aus einem Angebot heraus erstellt, wird das Angebot als Bezugsobjekt im Vorgang verlinkt. Wenn im Angebot ein Dokument generiert ist, wird es in E-Mails, die im Vorgang verschickt werden, angehängt. Hier ist es möglich mit Nachrichtenvorlagen zu arbeiten. Zusätzlich wird ein Link zu einer Onlineversion des Angebots generiert und in den E-Mailtext eingebettet. Nach Versand der E-Mail ändert sich der Status des Angebots auf „versendet“.
Öffnet der Empfänger die E-Mail kann er das Angebot als PDF herunterladen. Zusätzlich kann er über den eingebetteten Link die Onlineversion des Angebots öffnen und es direkt bestätigen oder ablehnen.
Bezugsobjekt „Checklisteneintrag“: Über die Methode „Vorgang erstellen” kann in einer Checkliste zu jedem Checklisteneintrag ein Vorgang erstellt werden. Hierdurch wird der Checklisteneintrag als Bezugsobjekt im Vorgang verknüpft. Wird der Vorgang abgeschlossen, wird automatisch der Checklisteneintrag, in der Checkliste auf “erledigt” gesetzt und abgehakt.
Anwendungsbeispiel „Veranstaltungsmanagement“
In einer Veranstaltung wird eine Checkliste hinzugefügt, die alle zu erledigenden Punkte erhält. Über die Methode „Vorgang erstellen“ (in der Checkliste) werden zu den einzelnen Checklisteneinträgen Vorgänge erstellt, die im Team verteilt und/oder terminiert werden. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen und Fristen eingehalten werden.
Bezugsobjekt „Besprechung“: In einer Besprechung kann über das Eingabefeld „Thema hinzufügen“ ein neues Thema hinzugefügt werden. Durch das Hinzufügen eines Themas wird ein gleichnamiger Vorgang erstellt. In diesem Vorgang wird das Bezugsobjekt nicht direkt eingetragen, sondern über einen Inhalt verknüpft. So kann ein Thema Bestandteil mehrerer Besprechungen sein.
Alternativ kann man in einem Vorgang über das Symbol „weiteren Beteiligte hinzufügen“ und anschließender Eingabe des Namens der Besprechung in das Suchfeld „Kontakt oder Geschäftsstelle“ nach einer Besprechung suchen und durch Auswahl der Besprechung, diesen Vorgang als Thema hinzufügen. Auch hier wird das Bezugsobjekt nicht direkt befüllt, sondern über einen Inhalt verknüpft.
Ein Vorgang, der einer Besprechung zugewiesen ist, wird nicht in der Box „Vorgänge“ auf der Startseite angezeigt.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Neues Thema hinzufügen.
2.2.3 Ein Bezugsobjekt nachträglich verknüpfen
Um nachträglich ein Bezugsobjekt zu einem Vorgang hinzuzufügen, klickt man auf die 3 Punkte im unteren Bereich des Vorgangs.
Als nächstes wählt man im Auswahlmenü die zu verknüpfende Klasse (z. B. Ort) aus.
Nachdem man die Klasse ausgewählt hat, klickt man erneut auf die drei Punkte (rechts neben der ausgewählten Klasse).
In dem sich nun öffnenden Detailfenster kann man nach einem Objekt suchen oder das entsprechende Objekt aus der Auswahlliste auswählen.
Dieses Vorgehen ist aktuell für folgende Klassen freigegeben:
Ort, Veranstaltung, Termin, Angebot, Vertrag, Projekt und Vorgang
Um eine Verknüpfung zu entfernen, wird das Auswahlmenü „Klasse“ aufgeklappt und der erste (leere) Eintrag aus der Liste gewählt.
Schnellzugriff auf den ersten, leeren Eintrag:
Klasse anklicken
„Pos1“ auf der Tastatur drücken
Enter-Taste drücken
2.3 Benutzeroberfläche im Vorgang
Die Benutzeroberfläche von Vorgängen ist dynamisch aufgebaut und kann sich je nach Bearbeitungsstand des Vorgangs oder den durchgeführten Aktionen verändern / anpassen.
2.3.1 Kopfbereich
Der Kopfbereich eines Vorgangs besteht (von links nach rechts) aus einer klickbaren Titelzeile, blauen Schaltflächen, mehreren Symbolen, der Geschäftsstelle und dem Symbol „Berechtigungen“.
Klickbare Titelzeile
Oben links wird der Name des Vorgangs angezeigt. Darunter stehen der Name des Erstellers sowie der Datums-/Zeitstempel der Erstellung.
Der Name des Vorgangs kann jederzeit über das Attribut „Name“ geändert werden. Ein Klick auf die Titelzeile öffnet das Kontextmenü. Hier lassen sich Methoden ausführen, Metadaten bearbeiten und der Verlauf einsehen.
Blaue Schaltflächen:
Bearbeiten / Stoppen: Ein Klick auf diese Schaltfläche startet oder stoppt die Bearbeitung des Vorgangs.
Abgeben: Ein Klick auf diese Schaltfläche entfernt den Status „Bearbeiter“ und legt den Vorgang als offenen Vorgang in den Bereich „Offen“ in der Geschäftsstelle ab. Die zugewiesene Geschäftsstelle wird oben rechts im Vorgang angezeigt.
Zurückstellen: Später zu bearbeitende Vorgänge werden durch einen Klick auf diese Schaltfläche in den Bereich „zurückgestellte Vorgänge“ auf der Startseite des Bearbeiters sowie der Geschäftsstelle verschoben. Der Status des Bearbeiters wird hierbei nicht entfernt. Die zugewiesene Geschäftsstelle wird oben rechts im Vorgang angezeigt.
Abschließen: Schließt den Vorgang ab und entfernt ihn von der Startseite der bearbeitenden Person sowie aus dem Bereich der zugewiesenen Geschäftsstelle.
wieder aufnehmen: Ein Klick auf „wieder aufnehmen“, öffnet und startet den abgeschlossenen Vorgang. War man selbst nicht Bearbeiter oder Beteiligter am Vorgang, wird man automatisch als Beteiligter im Vorgang hinzugefügt. Ab dem Zeitpunkt des wiederaufnehmen wird der Vorgang auf der Startseite des hinterlegten Bearbeiters sowie im Bereich der zugewiesenen Geschäftsstelle angezeigt.
Symbole
Symbol „Diesen Datensatz löschen“ (Mülleimer)
Ein Klick auf dieses Symbol leitet den Löschvorgang des Vorgangs und dessen Inhalte ein. Nach Bestätigung der Löschabfrage „Wollen Sie folgende Objekte unwiederbringlich löschen?“ werden alle gelisteten Elemente unwiderruflich gelöscht!
Symbol „Planung“ (Uhr mit Pfeil)
Ein Klick auf dieses Symbol öffnet die Planung der Beteiligten dieses Vorgangs. Alternativ kann man diese auch durch Herunterscrollen im Vorgang erreichen.
Symbol „wichtig“ (Sternchen)
Markiert den Vorgang als „wichtig“. Damit wird er überall im System in Fettschrift und mit einem senkrechten roten Balken dargestellt.
Symbol „im Auge behalten“
Ein Klick auf dieses Symbol markiert den Vorgang, so dass er auf der Startseite in die Box „im Auge behalten“ des angemeldeten Benutzers aufgenommen wird. Dies gilt auch für abgeschlossene Vorgänge. Besteht keine Beteiligung an dem Vorgang, wird durch den Klick auf das Symbol eine Beteiligung erstellt.
Hinweis: Wird die Beteiligung eines Kontakts entfernt, der diesen Vorgang über das Symbol markiert hat, wird der Vorgang aus seiner Box „im Auge behalten“ entfernt.
Geschäftsstelle
Rechts neben den Symbolen wird die Geschäftsstelle angezeigt, der dieser Vorgang zugewiesen ist.
Die Geschäftsstelle kann mit einem Klick auf den Namen der Geschäftsstelle und Auswahl einer anderen Geschäftsstelle gewechselt werden. Alternativ kann man sie über die Metadaten des Vorgangs oder durch Weiterleiten des Vorgangs in eine andere Geschäftsstelle ändern.
Weitere Informationen zu Geschäftsstellen finden Sie in den Kapiteln „Geschäftsstellen“ und „Arbeiten mit Geschäftsstellen“.
Symbol „Berechtigungen“ (Schloss)
Über dieses Symbol können die Zugriffsberechtigungen für einen Vorgang und dessen Inhalte direkt eingeschränkt werden. Es ist möglich, Berechtigungen für einzelne oder mehrere Mitarbeitende bzw. Mitglieder einer Geschäftsstelle zu setzen, unabhängig von der Geschäftsstelle, die im Vorgang hinterlegt ist.
2.3.2 Kollaborationsbereich
Symbollink „Konversationen zeigen“
Dieser Link öffnet eine chronologische Ansicht aller empfangenen und versendeten Nachrichten im Kontext dieses Vorgangs. Die Nachrichten sind auch im Inhaltsbereich (Verlauf) des Vorgangs gelistet.
Symbollink „Alle Beteiligten“
Dieses Symbol ist nur sichtbar, wenn mehrere Personen an einem Vorgang beteiligt sind. Nach dem Klick auf das Symbol öffnet sich der Interaktionsbereich. Dieser Bereich dient dazu, interne und/oder externe Nachrichten zu versenden. Des Weiteren kann darüber eine Besprechung angelegt oder der Vorgang in eine bestehende Besprechung als Thema aufgenommen werden.
Beteiligte Kontakte
Beteiligte Kontakte werden entweder rechts neben dem Symbol „Konversation anzeigen“ oder rechts neben dem Symbol „Alle Beteiligten“ (wenn es schon mehrere Beteiligte am Vorgang gibt), angezeigt.
Die Kontakte werden über das hinterlegte Foto dargestellt. Ist kein Foto beim Kontakt hinterlegt, wird der Name oder das im Kontakt hinterlegte Kürzel / Personalkürzel angezeigt. Der aktuelle Bearbeiter des Vorgangs wird hierbei mit einer blauen Umrahmung hervorgehoben.
Ein Klick auf einen Kontakt zeigt immer einen Link zum Kontakt selbst, gefolgt von eine / zwei der folgenden blauen Schaltflächen an:
Bearbeiter
Klickt man auf einen beteiligten internen Kontakt, der aktuell nicht Bearbeiter ist, kann man ihn über die Schaltfläche „Bearbeiter“ zum Bearbeiter des Vorgangs machen. Der Kontakt bekommt dann die blaue Umrandung.
Hinweis: der Kontakt wird darüber nicht benachrichtigt.
Beteiligung entfernen
Manchmal ist es gewünscht, die Beteiligung an einem Vorgang zu beenden, z. B. wenn ein beteiligter Kontakt dem Vorgang versehentlich hinzugefügt wurde. Nach einem Klick auf das Kontaktfeld der Person kann die Beteiligung an dem Vorgang durch Klick auf die Schaltfläche „Beteiligung entfernen“ entfernt werden. Dieser Kontakt erhält keine Benachrichtigungen mehr über Änderungen und Fortschritte.
Als Bearbeiter entfernen
Klickt man auf den Bearbeiter des aktuell offenen Vorgangs, kann man über die Schaltfläche „Als Bearbeiter entfernen“ diese Person als Bearbeiter entfernen.
Hinweis: Grundsätzlich sollte ein Vorgang immer einen Bearbeiter haben, da er sonst nur im Bereich „Offen“ in der ihm zugewiesenen Geschäftsstelle angezeigt wird.
Übernehmen
Klickt man in der Übersicht der beteiligten Personen auf sich selbst, kann man über die Schaltfläche „Übernehmen“ sich selbst zum Bearbeiter des Vorgangs machen.
Symbollink „Weitere Beteiligte hinzufügen“
Über dieses Symbol können interne und externe Kontakte als Beteiligte zum aktuellen Vorgang hinzugefügt. Nach dem Klick auf diesen Symbollink wird die Suche eingeblendet. Über das Suchfeld kann man nach einem Kontakt suchen und diesen dann auswählen. Hierdurch wird der Kontakt als Beteiligter am Vorgang hinzugefügt.
2.3.3 Interaktionsbereich
Klickt man auf einen beteiligten Kontakt, erscheint unter dem Kollaborationsbereich ein Interaktionsbereich mit der Empfängerleiste. Je nach ausgewählten/m Kontakt/en, kann man in diesem Bereich interne Nachrichten und/oder externe E-Mails versenden, Besprechungen anlegen oder Vorgänge weiterleiten. Die Oberfläche ändert sich je nach ausgewählten/m Kontakt/en und den daraus resultierenden Funktionen.
Interaktionen mit einem internen Kontakt:
- Interne Nachricht oder E-Mail schreiben
- Vorgang weiterleiten
- Neue Besprechung anlegen
- Vorgang zu vorhandene Besprechung hinzufügen
Interaktionen mit mehreren internen Kontakten:
- Interne Nachricht oder E-Mail schreiben
- Neue Besprechung anlegen
- Vorgang in vorhandene Besprechung einfügen
Interaktionen mit einem internen und externen Kontakt:
- Interne Nachricht und externe E-Mail schreiben
- Neue Besprechung anlegen
- Vorgang zu vorhandene Besprechung hinzufügen
Interaktionen mit einem externen Kontakt:
- externe E-Mail erstellen
- externe E-Mail aus Nachrichtenvorlage erstellen
- Neue Besprechung anlegen
- Vorgang zu vorhandene Besprechung hinzufügen
Interaktionen mit mehreren externen Kontakten:
- externe E-Mail erstellen
- externe E-Mail aus Nachrichtenvorlage erstellen
- Neue Besprechung anlegen
- Vorgang zu vorhandene Besprechung hinzufügen
2.3.4 Attribute
Name
Hier wird, wie in dem Betreff einer Nachricht, dass Thema / der Inhalt des Vorgangs, um den es geht als Name hinterlegt. Die Verwendung von kurzen, aussagekräftigen Namen erleichtert die Arbeit und das Wiederfinden von Vorgängen.
Art
Die Art dient dazu, den Vorgang näher zu beschreiben. Ist ein Auswahlmenü hinterlegt, werden Auswahl und Auswertung stark vereinfacht.
So kann ein Vorgang, der in der Geschäftsstelle Personal liegt, näher beschrieben werden, wie z. B. Personalauswahl oder Mitarbeitergespräch.
Ansprechpartner
Ansprechpartner für einen Vorgang können intern oder extern sein:
| Intern | Ansprechpartner innerhalb der eigenen Organisation |
| Extern | Ansprechperson in der Organisation, auf die sich der Vorgang bezieht |
Kontakt
Kontakte für einen Vorgang können intern oder extern sein:
| Intern | Die Geschäftsstelle der Ansprechperson |
| Extern | Die Organisation, zu der die Ansprechperson gehört |
Ist der ausgewählte Kontakt im Attribut „Ansprechpartner“ z. B. über die Rolle „Mitarbeiter/in“ mit einem Kontakt (Firma) verknüpft, der die Erweiterung „Organisation“ hat, wird dieser automatisch im Vorgang unter Kontakt eingefügt.
Projekt
Ist der Vorgang Bestandteil eines Projekts, wird dies hier offen dargestellt. Möchte man den Vorgang einem Projekt zuweisen, so klickt man auf die 3 Punkte. Im Anschluss kann man über das Suchfeld oder die Liste der Projekte nach dem gewünschten Projekt suchen und es durch Auswahl hinzufügen. Alternativ kann man über den Link „Projekt erstellen“ ein neues Projekt erstellen und mit dem Vorgang verknüpfen.
Link „keine Leistung“ / Attribut: Leistung
Manchmal ist es nötig, die Zeiten, die in Vorgängen durch die Bearbeitung auflaufen, in Rechnung zu stellen. Damit man dies tun kann, muss ein Vorgang mit einer Leistung verknüpft sein, damit die Zeiterfassung korrekt funktioniert. Ist ein Vorgang nicht mit einer Leistung verknüpft wird der Link „keine Leistung“ angezeigt.
Ein Klick auf den Link „keine Leistung“ ändert die Ansicht im Vorgang. Im Anschluss werden die Attribute „kostenpflichtig“ und „Leistung“ eingeblendet.
- Kostenpflichtig
Dieses ja/nein Attribut bestimmt, ob die Zeiten dieses Vorgangs in Rechnung gestellt werden müssen oder nicht. Ist hier „ja“ ausgewählt, werden die erfassten Zeiten aller beteiligten Mitarbeiter des Vorgangs mit der geplanten Bearbeitungszeit der Leistung verrechnet. - Leistung
Ist über dieses Attribut noch keine Leistung verknüpft wird hier ein Suchfeld angezeigt. Unter dem Suchfeld werden alle Leistungen des im Attribut „Kontakt“ verknüpften Kontakts angezeigt. Der Kontakt entspricht also dem Kontakt, welcher im Attribut „Empfänger“ in der Leistung verknüpft ist. Es werden nur Leistungen angezeigt, welche den Status „Durchführung“, „in Prüfung durch Verantwortlichen“, „in Prüfung durch Leistungsempfänger“ und „erfüllt“ haben angezeigt.
Nach Suche und Auswahl einer Leistung wird diese mit dem Vorgang im Attribut „Leitung“ verknüpft. Ab diesem Zeitpunkt wir die verknüpfte Leistung inkl. der verstrichenen und verbleibenden Zeit im Vorgang angezeigt und alle erfassten Zeiten aller beteiligten Mitarbeiter des Vorgangs, mit der geplanten Laufzeit der Leistung verrechnet.
Über den Link „Leistung entfernen“ kann diese wieder entfernt werden.
Link „Details“
Ein Klick auf den Link „Details“ blendet die Detailattribute des Vorgangs ein.
Bezugsobjekt (3 Punkte)
Werden hier drei Punkte angezeigt ist im Vorgang kein Bezugsobjekt verknüpft.
Möchte man im Nachhinein ein Bezugsobjekt verknüpfen, wird dies im Kapitel „Ein Bezugsobjekt nachträglich verknüpfen“ beschrieben. Wie man einen Vorgang mit Bezugsobjekt erstellt, steht im Kapitel „mit Bezugsobjekt (Bezug zu einer Klasse)“.
2.3.5 Applikationsleiste
Die Applikationsleiste befindet sich unter den Attributen des Vorgangs und enthält die Links zu Medien, Reports und den Applikationen für den Vorgang.
Über den Link „Medien“ werden automatisch alle Dokumente, Bilder und Texte verknüpft, welche als Inhalte im Vorgang hinzugefügt werden. Sie werden in diesem Bereich strukturiert angezeigt und ermöglichen so ein besseres Wiederfinden von Informationen bei sehr umfangreichen Vorgängen. Alternativ können hier auch Dokumente, Videos, Bilder oder Zusatztexte unabhängig von den Inhalten des Vorgangs hinterlegt werden.
Über den Link „Reports“ können vorgangsspezifische Reports aufgerufen werden.
Zusätzlich können für Vorgänge relevante Applikationen über den Link „Applikationen bearbeiten“ eingebunden/entfernt werden. Dies können z. B. Applikationen wie Zeiten, Checklisten und Termine sein, welche zusätzliche Funktionen zur Verfügung stellen und dann im Vorgang in der Applikationsleiste angezeigt werden.
2.3.6 Box „nachfolgende Vorgänge“
Wurden in einem geöffneten Vorgang, Nachfolgevorgänge oder Aufgaben erstellt, wird unter den Inhalten des Vorgangs, die Box „nachfolgende Vorgänge“ mit dem gleichnamigen Link angezeigt. Ein Klick darauf blendet die Übersicht aller Aufgaben und Nachfolgevorgänge ein, welche aus dem aktuell geöffneten Vorgang entstanden sind. Hierbei ist es egal ob diese noch offen oder schon geschlossen sind. Durch diese Übersicht lassen sich Rückschlüsse ziehen, in welchen Zusammenhang ein Vorgang entstanden ist.
2.4 Inhalte in Vorgängen
Jeder Vorgang hat unterhalb des Vorgangs die blauen Schaltflächen “Text”, “Bild” und “Dokument”.
Mit einem Klick darauf werden im Vorgang entsprechende Inhalte erstellt und unter Medien verknüpft.
Hinweis: Wechselt ein Vorgang die Geschäftsstelle, wird für alle Vorgangsinhalte die Geschäftsstelle entsprechend angepasst.
Schaltfläche „Text“
Ein Klick auf die Schaltfläche „Text“ erstellt einen leeren Text als Inhalt im Vorgang.
Nach Klick auf die 3 Punkte öffnet sich der Texteditor. In diesem können Texte eingegeben und gespeichert werden, wie z. B. Gesprächs-/Notizen und Mitschriebe. Nach dem Speichern werden diese als Inhalt dargestellt und können von jedem gelesen werden, der Zugriff auf diesen Vorgang hat. Die Funktionalität entspricht der aller anderen Textfelder im System, welche mit dem Texteditor erstellt, werden können.
Schaltfläche „Bild“
Ein Klick auf die Schaltfläche „Bild“ erstellt ein Bild als neuen Inhalt im Vorgang. Im Anschluss wird die Detailseite des Bildes geöffnet.
Auf der Detailseite kann über den Upload-Bereich ein Bild durch Hineinziehen vom lokalen System eingefügt werden. Benötigt man nur einen Ausschnitt von dem hochgeladenen Bild, kann dies über den Anpassungsrahmen im Nachhinein angepasst werden. Die als Bildinhalt hinterlegen Bilder werden automatisch unter Medien verknüpft, dadurch ist es möglich wichtige Scans, Screenshots und Bilder/-Entwürfe im Vorgang zu hinterlegen. Unter anderem werden die folgenden Bildformate unterstützt: jpg, jpeg, gif, bmp, apng, png, ico.
Funktion „Bild aufnehmen“
Durch einen Klick auf den Link „Bild aufnehmen“ im rechten Bereich ist es möglich, Bilder über eine vorhandene Webcam oder per Handy in den Vorgang einzufügen. Diese Funktion kann man z. B. nutzen, um ein Foto, Nachweise, Mitschriebe oder Skizzen zu fotografieren und direkt in den Vorgang hochzuladen.
Hinweis: Je nach Browser-Sicherheitseinstellung / Betriebssystem kann eine zusätzliche Sicherheitsabfrage auf dem PC / Handy angezeigt werden, welche vor der Nutzung der Webcam/Kamera-Funktion bestätigt werden muss. |
Im Anschluss wird ein Live-Vorschaubild der Webcam/Kamera angezeigt:
| Über den Button „Kamera wechseln" kann zwischen den Kameras gewechselt werden. Ein Klick auf den roten „Kreisbutton" erstellt ein Bild der aktuellen Aufnahme, welches dann als Bildinhalt dem Vorgang hinzugefügt wird. Über das X kann die Webcam Aufnahme abgebrochen werden. |
Funktion „Unterschrift anlegen“
Die Funktion „Unterschrift anlegen“ ist nur auf mobilen Geräten mit Toucheingabe möglich, wie zum Beispiel Handy oder Tablet. Auf Desktop PCs und Laptops (auch mit Toucheingabe) steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
Durch einen Klick auf den Link „Unterschrift anlegen“ öffnet sich ein Eingabefeld zum Unterschreiben.
Ein Klick auf den roten Kreis mit X, bricht diesen Vorgang ab. Ein Klick auf den grünen Kreis mit dem Haken bestätigt die Unterschrift. Klickt man im Anschluss auf die Schaltfläche „Unterschrift bestätigen“ wird die Unterschrift bestätigt und als Inhalt (Bild) im Vorgang hinterlegt.
Durch diese Funktion ist es möglich, eine Unterschrift in einem Vorgang einzubinden und dann weiter zu verwenden.
Schaltfläche „Dokument“
Ein Klick auf die Schaltfläche „Dokument“ erstellt einen neuen Inhalt im Vorgang.
Über den Upload-Bereich (rechte Seite) kann eine Datei durch hinein ziehen vom lokalen System eingefügt werden. Dies können z. B. Flyer, Einladung, Agenda einer Besprechung oder der Entwurf eines Konzepts sein.
2.5 Checkliste zu einem Vorgang hinzufügen
Um die gewünschte Prozessstabilität im Rahmen des Vorgangs zu gewährleisten, können Checklisten in einem Vorgang eingefügt werden. Dies geschieht mittels der Applikation „Checklisten“ im Applikationsbereich des Vorgangs. Ein Klick auf diese Applikation öffnet die Checklistenansicht und über den Link „Checkliste erstellen“ kann entweder eine leere Checkliste erstellt werden oder eine neue Checkliste auf Basis einer Vorlage. Die Checkliste selbst wird im Anschluss über der Applikationsleiste angezeigt.
Weitere Informationen zu Checklisten finden Sie in den Kapiteln „Checklisten und Checklisteneinträge verarbeiten“ oder „Anlegen von Checklistenvorlagen“.
2.6 Vorteil von Vorgängen gegenüber einem „reinen“ E-Mail-System
Vorgänge sind hervorragend geeignet, um einen (zeitlichen) Verlauf inkl. aller Sachverhalte zu dokumentieren, um Sie später nachvollziehen zu können. E-Mails (externe Konversation) mischen sich im zeitlichen Verlauf mit internen Nachrichten im Team, Checklisten, ergänzenden Gesprächs/- Notizen und ggf. Fotoprotokollen und Dokumenten sowie Besprechungsterminen. Es ist jederzeit nachvollziehbar, was bereits dokumentiert wurde und wie der aktuelle Bearbeitungsstand aussieht.
Dadurch ist es z. B. in einem Vorgang möglich, eine systematische, checklistengestützte Abarbeitung einer Beschwerde durchzuführen und alles zu dokumentieren.
2.7 Vorgänge in Bezug zueinander setzen
Unsere Tätigkeiten und Aufgaben sind häufig in komplexer Art und Weise miteinander verknüpft.
So müssen z. B. verschiedene Aufgaben erledigt werden, um ein Thema vollständig abzubilden.
Darüber hinaus stehen Vorgänge unter Umständen durch Bedingungen oder Voraussetzungen miteinander in Beziehung. So kann beispielweise eine Aufgabe erst gestartet werden, wenn eine andere abgeschlossen ist.
Hier ein Beispiel:
Planung nächstes Programm = Hauptvorgang
Vorgang 1: Schwerpunktthema definieren (ist die Aufgabe 1)
Vorgang 2: Titelbild für gedrucktes Programm (ist die Aufgabe 2, hat aber als Voraussetzung den Vorgang 1)
Vorgang 3: Werbepartnerschaften (ist Aufgabe 3 welche nachträglich verknüpft wird)
Vorgang 4: Neuerungen 1/2024 (ist ein Nachfolge Vorgang)
2.7.1 Aufgaben zu Vorgängen erstellen oder zuweisen
Durch Eingabe eines Namens in das rechte Multifunktionsfeld „Aufgabe oder Vorgang“ können aus dem bestehenden Vorgang heraus Aufgaben erstellt werden, die im Kontext dieses Vorgangs zu erledigen sind.
Um eine Aufgabe zu erstellen, gibt man den Namen der Aufgabe in das rechte Multifunktionsfeld ein und drückt die Enter-Taste oder Klickt auf die blaue Schaltfläche „Aufgabe“.
Nach Klick auf die blaue Schaltfläche „Aufgabe“ oder drücken der Enter-Taste wird man direkt in den neuen Vorgang weitergeleitet. Im Anschluss kann man als Text z. B. definieren was gemacht werden soll, weitere Beteiligte hinzufügen oder alternativ die Aufgabe weiter delegieren.
Alternativ können auch bereits bestehende, offene Vorgänge nachträglich als Aufgaben mit einem Vorgang verknüpft werden. Dazu wird der Name des zu verknüpfenden Vorgangs über das Multifunktionsfeld gesucht. Durch Klick auf den gewünschten Vorgang in den Suchergebnissen, wird dieser als Aufgabe verknüpft.
Wird ein Vorgang abgeschlossen, welcher als Aufgabe mit einem anderen Vorgang verknüpft ist, wird dieser in die Box „erledigte Aufgaben“ in der rechten Spalte verschoben. Alle Beteiligten des Vorgangs erhalten darüber eine Benachrichtigung auf der Startseite. Die Liste der erledigten Aufgaben kann aufgeklappt werden.
2.7.2 Projekt oder Kontext
In der linken Spalte in einem Vorgang wird der Kontextvorgang oder das Projekt angezeigt, mit dem der aktuell geöffnete Vorgang als Aufgabe verknüpft ist. Da ein Vorgang beliebig vielen Kontextvorgängen oder Projekten zugewiesen sein kann (Mehrfachverknüpfung), können in der linken Spalte auch mehrere Kontextvorgänge bzw. Projekte angezeigt werden.
Die Verknüpfung erfolgte entweder wie unter „Aufgaben zu Vorgängen erstellen oder zuweisen“ beschrieben, oder der Name des offenen Kontextvorgangs oder Projekts wird über das Multifunktionsfeld gesucht. Durch Klick auf ein Suchergebnis wird dieser Vorgang/Projekt verknüpft.
Der nun verknüpfte Kontext- / Projektvorgang wird im Anschluss in der rechten Spalte des offenen Vorgangs angezeigt. Außerdem wird der Vorgang im Projekt in der entsprechenden Kategorie (je nach Status) gelistet.
Projekte sind daran zu erkennen, dass statt des Erlenmeyerkolbens das Symbol eines aufgerollten Gantt-Diagramms angezeigt wird.
2.7.3 Voraussetzungen für einen Vorgang definieren
Oberhalb des Vorgangsinhaltes befindet sich ein breites Multifunktionsfeld „Voraussetzungen“.
Über dieses Suchfeld können andere offene Vorgänge gesucht und ausgewählt werden, welche als Voraussetzung zur weiteren Bearbeitung des aktuellen Vorgangs abgeschlossen werden müssen.
Sie werden dem aktuellen Vorgang als “Voraussetzung” zugeordnet.
Das bedeutet sie erscheinen oberhalb des Kopfbereichs und sind rot umrandet, bis sie abgeschlossen werden. So lassen sich sehr effizient Arbeitsabläufe darstellen.
Hinweis: Wird ein Vorgang abgeschlossen, welcher eine Voraussetzung für einen anderen Vorgang war, wird der Bearbeiter des Vorgangs über eine Benachrichtigung darüber informiert.
Beispiel für eine mögliche Vorgangskette:
Abschließen des Vorgangs „Schwerpunkt definieren” ist Voraussetzung dafür, dass der Vorgang „Titelbild für gedrucktes Programm” bearbeitet werden kann.
2.7.4 Nachfolgende Vorgänge
Schaltfläche „Vorgang“:
Auf die gleiche Art und Weise wie bei Aufgaben, kann über das Multifunktionsfeld auch ein Vorgang erstellt werden, der indirekt mit dem aktuell offenen Vorgang zu tun hat und nicht in der rechten Spalte eingetragen wird. Hierzu gibt man einen Namen für den Vorgang in das Multifunktionsfeld ein und klickt auf den Button „Vorgang“. Im Anschluss wird man in diesen Vorgang weitergeleitet.
Der Nachfolgevorgang wird stattdessen unter der Applikationsleiste / Inhalten in der Box „nachfolgende Vorgänge“ im Ausgangsvorgang aufgelistet.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Box „nachfolgende Vorgänge".
2.7.5 Vorgänge mit Kontext aus einem Vorgang heraus erstellen
Auswahlmenü „Klasse“:
Mit dem Auswahlmenü für Klassen unter dem Multifunktionsfeld auf der rechten Seite, ist es möglich, neue Vorgänge und Aufgaben direkt mit einem neuen Bezugsobjekt darin zu erstellen.
Dies funktioniert für Ort, Veranstaltung, Termin, Angebot, Vertrag, Projekt und Vorgang.
Hierzu gibt man einen Namen für den Vorgang in das Multifunktionsfeld ein und klickt dann auf das Auswahlmenü für Klassen. Hat man die gewünschte Klasse ausgewählt, klickt man auf „Aufgabe“ oder „Vorgang“. Im Anschluss wird man in den neuen Vorgang weitergeleitet, der das ausgewählte Bezugsobjekt enthält. Durch einen Klick auf das Bezugsobjekt kann man das Objekt öffnen und weiter ergänzen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Mit Bezugsobjekt (Bezug zu einer Klasse).