1 Startseite
Nach dem Login ins System öffnet sich die Startseite des angemeldeten Benutzers. Die Startseite ist wie eine Abbildung eines Schreibtisches aus dem realen Leben. Sie dient als zentrale Anlaufstelle und gibt einen Überblick über aktuelle Aufgaben, Termine und Benachrichtigen. Des Weiteren dient Sie als Startpunkt für die meisten täglich anfallenden Aufgaben.
1.1 Hauptleiste
Die Hauptleiste mit der Zentralen Suche (Suchen & Erstellen) und Symbolen für den Schnellzugriff auf wichtige Funktionen, befindet sich immer im oben Bereich auf dem Bildschirm.
Die Elemente von links nach rechts sind:
Timer
Der Timer am linken Rand zeigt die verbleibende Zeit bis zum nächsten Termin/Wiedervorlage an.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Termine und Wiedervorlagen.
Symbol „Team“
Das Symbol „Team“ ruft eine Übersicht der Arbeitsgruppen auf, in welchen man Mitglied ist. Über einen Klick auf die jeweilige Arbeitsgruppe, kann diese gewechselt werden. Zu jeder Arbeitsgruppe werden die Mitglieder und alle laufenden Vorgänge angezeigt. Unter den Arbeitsgruppen befindet sich der Link „Alle Nachrichten anzeigen“, der zum Nachrichtenverlauf der gewählten Arbeitsgruppe führt. Über das Textfeld „Nachricht“ können alle Mitglieder der aktuellen Arbeitsgruppe angeschrieben werden.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Arbeitsgruppen.
Symbol „Planung“
Ein Klick auf das Symbol „Planung“ öffnet die eigene Planung (Kalenderansicht). Alternativ erreicht man diese auch durch Herunterscrollen auf der Startseite.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Planung (Kalenderansicht).
Symbol „Start“
Ein Klick auf das Symbol „Start“ befördert den aktuellen angemeldete Benutzer zurück auf die persönliche „Startseite“. Eine kleine Zahl neben dem Symbol weist auf neue Benachrichtigungen hin.
Zentrale Suche
Über die Zentrale Suche (Suchen & Erstellen) können Vorgänge, Kontakte und Veranstaltungen gesucht werden. Sie unterstützt das Suchen von Voll- und Teilsuchbegriffen. Außerdem dient sie zum direkten Aufrufen von Klassen und zur schnellen Erstellung neuer Kontakte und Vorgänge.
Klassennavigation
Die Symbole in der Klassennavigation sind durch die individuellen Berechtigungen vorgegeben. Sie führen jeweils direkt zum Standartreport dieser Klasse, die sie repräsentieren. Befindet sich rechts Seite 6 neben den Symbolen ein kleines Plus-Zeichen, ist es möglich, die angezeigten Klassen selbst zu bearbeiten.
Sprachenauswahl
Bei mehrsprachigen Systemen kann hier die Sprache der Benutzeroberfläche ausgewählt werden. Bei einsprachigen Systemen hat eine Auswahl keine Funktion.
Benutzerlink
Dieser Link führt zur Detailansicht der eigenen Erweiterung „Mitarbeiter“ des angemeldeten Benutzers. Hier befindet sich unter anderem die Arbeitszeiterfassung.
1.2 Unterhalb der Hauptleiste
Aktueller Vorgang
Ist aktuell ein Vorgang in Bearbeitung, wird dieser unterhalb der Hauptleiste angezeigt. Arbeitet ein weiterer Mitarbeiter am selben Vorgang, so ist dies ersichtlich. Der Mitarbeiter wird rechts neben dem eigenen Bild/Namen angezeigt.
Angehaltene Vorgänge
Mitarbeitende können immer nur einen Vorgang aktiv in Bearbeitung haben. Wird die Bearbeitung eines zweiten Vorgangs gestartet, während man den ersten Vorgang noch in Bearbeitung hat, wird die Zeiterfassung für den ersten Vorgang automatisch gestoppt und dieser als „angehalten“ gekennzeichnet.
Beendet man das die Bearbeitung des zweiten Vorgangs und wechselt wieder auf die Startseite, wird der erste Vorgang dort in der Box „Vorgänge die automatisch angehalten wurden“ angezeigt. Durch einen Klick auf „Bearbeiten“ kann die Bearbeitung so zu einem später Zeitpunkt fortgeführt werden. Ist eine weitere Bearbeitung nicht erforderlich kann durch Klicken auf „OK“ der Vorgang aus dieser Ansicht entfernt werden.
Verlauf
Die Schaltfläche “Verlauf” führt zu einer chronologischen Übersicht aller bearbeiteten Vorgänge.
1.3 Geschäftsstellenleiste
In der Geschäftsstellenleiste werden alle Geschäftsstellen aufgelistet, mit denen der Mitarbeiter über eine Geschäftsstellenreferenz verknüpft ist. Die Geschäftsstelle, die in der Mitarbeiter-Erweiterung des Kontakts beim Attribut „Geschäftsstelle“ hinterlegt ist, wird hierbei fett hervorgehoben.
Wird neben der Geschäftsstelle eine Zahl auf einem dunkelblauen Quadrat angezeigt, spiegelt die Zahl die Anzahl der neuen Vorgänge bzw. Nachrichten im Posteingang der Geschäftsstelle wider. Wird ein dunkelblauer Punkt angezeigt, befinden sich offene, zu bearbeitende Vorgänge in der Geschäftsstelle.
Ist das angezeigte Quadrat oder der Punkt rot, ist der angemeldete Benutzer als Verantwortlicher oder stellvertretender Verantwortlicher in dieser Geschäftsstelle hinterlegt.
Wird nur der Name der Geschäftsstelle angezeigt, ist der Posteingang leer und es gibt keine offenen Vorgänge.
1.4 Benachrichtigungen
Damit einem Mitarbeiter keine wichtigen Informationen entgehen, werden unter der Geschäftsstellenleiste alle eingehenden Benachrichtigungen zentral eingeblendet. Über die grauen Pfeile (links und rechts) kann man durch die Benachrichtigungen blättern. Hat man alle aktuellen Benachrichtigungen durchgeblättert, wird am Ende ein grüner Haken angezeigt. Klickt man darauf, beginnen die Benachrichtigungen von vorne bis man diese bearbeitet hat.
Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Benachrichtigungen, Nachrichten und Konversationen auf der Startseite.
1.5 Hauptbereich
Der Hauptbereich der Startseite ist in drei Spalten aufgeteilt.
1.5.1 linke Spalte
Box „Besprechungen“
Ein Klick auf den Link „Besprechungen“ klappt eine Übersicht aller Besprechungen auf, an denen der aktuell angemeldete Benutzer beteiligt ist. Alle Besprechungen mit dem Symbol „Planung“ (Kalender) sind terminierte Besprechungen. Angezeigte Besprechungen ohne das Symbol wurden noch nicht terminiert.
Box „Applikationen“
Diese Box bietet einen Schnellzugriff auf spezielle Applikationen. Abhängig von den Berechtigungen sind die dort angezeigten Applikationen entweder fest definiert oder können über den Link „Applikationen bearbeiten“ (Zahnrad-Symbol) angepasst werden.
Möglichkeiten sind:
- Hinzufügen von Applikationen
- Entfernen von Applikationen
- Ändern der Reihenfolge der Applikationen
Box „Reports"
Diese Box bietet einen objektübergreifenden Schnellzugriff auf die Reports verschiedener Klassen.
Abhängig von den Berechtigungen sind die dort angezeigten Reports entweder fest definiert oder können über den Link „Reports bearbeiten“ (Zahnrad-Symbol) angepasst werden.
Möglichkeiten sind:
- Hinzufügen von Applikationen
- Entfernen von Applikationen
- Ändern der Reihenfolge der Applikationen
1.5.2 mittlere Spalte
Box „Verpasste & laufende Termine“:
In dieser Box werden alle verpassten Termine und Wiedervorlagen sowie die laufenden Termine als Liste dargestellt. Termine und Wiedervorlagen die älter als heute sind werden als „veraltet“ angezeigt. Verpasste Termine und Wiedervorlagen vom aktuellen Tag mit Uhrzeit.
Wiedervorlagen kann man optisch von Terminen unterscheiden, da Sie zusätzlich das Wort „Wiedervorlage“ in der Ansicht enthalten.
- Veraltete Termine / Wiedervorlagen
Klickt man auf einen veralteten Termin oder Wiedervorlage, wird der zugehörige Termin eingeblendet.
Hier hat man folgende Möglichkeiten:
- Über den Link „nicht abgesagt“ kann man den Termin nachträglich absagen. Dadurch wird der Vorgang wieder auf der Startseite des Bearbeiters angezeigt.
- Über den Link „nicht erledigt“ kann man den Termin auf erledigt stellen. Dadurch wird der Vorgang wieder auf der Startseite des Bearbeiters angezeigt.
- Mit einem Klick auf das Datum kann man den Termin / die Wiedervorlage umterminieren. Alle Beteiligten werden darüber per Benachrichtigung informiert.
- Mit einem Klick auf die Start- / Endeuhrzeit, kann man die Zeiten des Termins / der Wiedervorlage ändern. Alle Beteiligten werden darüber per Benachrichtigung informiert.
- Termin / Wiederrvorlage des aktuellen Tages
Klickt man auf den Namen eines Termin / Wiederrvorlage des aktuellen Tages (ersichtlich an der Uhrzeit), wird der dazugehörige Vorgang geöffnet. Ein Klick auf das Planungssymbol öffnet den Termin, so das diese anderweitig verarbeitet werden kann.
Hinweis: Wiedervorlagen werden so lange angezeigt, bis Sie über den Button „um einen Tag verschieben“ verschoben oder mit dem Button mit "Ok" bestätigt wurden.
- Laufende Termine
Laufende Termine werden in der Box so lange angezeigt, bis deren Enduhrzeit erreicht wurde.
Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten eines Termiens ihn schnell finden und nicht erst in der Planung suchen müssen. Des Weiteren kann man schnell erkennen ob Beteiligte Kontakte schon an dem Vorgang arbeiten oder nicht.
Wird eine Vorgang mit einem laufendem Termin vorzeitig abgeschlossen, kann über die Anpassung der Endurzeit des Termins, dieser aus der Übersicht in der Box entfernt werden.
Box „Nächster Termin":
In dieser Box wird der nächste Termin und/oder Wiedervorlage für den aktuellen Tag angezeigt. Ein Klick darauf öffnet den dazugehörigen Vorgang, um Ihn zu bearbeiten. Ein Klick auf das Planungssymbol öffnet den Termin, so das diese anderweitig verarbeitet werden kann. Des Weiteren wird in der Hauptleiste (oben links) ein Timer eingeblendet, der die verbleibende Zeit bis zum Start des Termins anzeigt.
Box „Vorgänge":
Diese Box listet aller Vorgänge des aktuellen Benutzers auf, die noch zu bearbeiten sind oder sich in Bearbeitung befinden. Ausgenommen hiervon sind Vorgänge des aktuellen Benutzers, die in einer Besprechung liegen oder terminiert sind. Durch Klicken und Ziehen mit der „grauen Box zum Verschieben“ können die Vorgänge in der Liste umsortiert und priorisiert werden. Der erste Vorgang in der Liste hat zusätzlich das Symbol „später“. Mit einem Klick auf dieses Symbol kann der Vorgang direkt an das Ende der Liste verschoben werden.
Gibt es verpasste Termine in der Box „Verpasst“, wird das Symbol „später“ in dieser Box angezeigt.
Box „zurückgestellte Vorgänge“:
Ein Klick auf diese Box zeigt eine Liste alle Vorgänge mit dem Status „zurückgestellt“ an, an denen der aktuelle Benutzer dieser Startseite beteiligt ist.
Hinweis: Alle hier beschriebenen Boxen aus der mittleren Spalte werden nur angezeigt, wenn Vorgänge und Termine beim aktuellen Benutzer vorhanden sind. Sind keine Daten vorhanden, werden diese ausgeblendet.
1.5.3 rechte Spalte
Systemblock mit:
Symbol „Nachrichten":
Öffnet eine Übersicht aller persöhnlichen versendeten und empfangenen Nachrichten in chronologischer Reihenfolge.
Symbol „E-Mail abholen“:
Ein Klick auf dieses Symbol überprüft ob neue E-Mails vorhanden sind, und holt Sie ab.
Symbol „Benachrichtigungen“:
Öffnet eine chronologische Übersicht aller Benachrichtigungen. Eine kleine Zahl neben dem Symbol weist auf neue ungelesene Benachrichtigungen hin.
Symbol „Arbeitstag“:
Öffnet die Detailansicht des aktuellen Arbeitstages inkl. der bearbeiteten Vorgänge (Vorgangsliste) und der Arbeitszeiterfassung.
Symbol „Vom System abmelden“:
Ein Klick auf dieses Symbol meldet den aktuell angemeldeten Benutzer vom System ab.
Box „Konversationen“
Die Box „Konversationen“ zeigt alle noch nicht gelesenen Nachrichten inklusive der beteiligten Kontakte/Gruppe an.
Ein Klick auf eine Nachricht öffnet die entsprechende Konversation und zeigt den vollständigen Inhalt an.
Im unteren Bereich der Konversation kann man entscheiden, wie man weiter verfahren möchte. War die Nachricht nur informativ, kann man durch einen Klick auf das Symbol „Start“ zurück zu Startseite wechseln.
Durch das Öffnen der Nachricht, wird die Interaktion der betreffenden Konversation auf „gelesen“ gesetzt, und die Nachricht verschwindet aus der Box.
Der Link „Konversationen“ im unteren Bereich der Box „Konversationen“ führt zu einer chronologischen Übersicht aller Konversationen, an welchen der angemeldete Benutzer direkt oder indirekt beteiligt ist. Des Weiteren werden die Beteiligten/Gruppe der jeweiligen Konversation angezeigt. In der Übersicht gibt es zusätzlich eine Markierung mit einem Kreis und einer Zahl. Diese zeigt an wie viele ungelesene Nachrichten in dieser Konversation vorhanden sind. Die Reihenfolge ist umgekehrt chronologisch.
Box „Im Auge behalten“
Diese Box listet alle Vorgänge auf, an denen man selbst beteiligt ist und bei denen das Symbol „Im Auge behalten“ gesetzt wurde. Es werden sowohl offene als auch abgeschlossene Vorgänge angezeigt.
Wird man als Beteiligter an einem solchen Vorgang entfernt, verschwindet der Vorgang aus der Box „Im Auge behalten“. Alternativ kann man den Vorgang öffnen und ihn durch erneuten Klick auf das Symbol „im Auge behalten“ aus der Liste entfernen.
1.6 Planung (Kalenderansicht)
Die Planung (am unteren Ende der Startseite) bietet eine Übersicht aller Termine und Wiedervorlagen des aktuellen Benutzers. Man kann Sie entweder durch Herunterscrollen auf der eigenen Startseite oder mit einem Klick auf das Symbol „Planung“ in der Hauptleiste erreichen.
Um die Planung eines anderen Mitarbeiters zu öffnen, gibt man in der Zentralen Suche (Suchen & Erstellen) den Namen des Mitarbeiters ein und wählt diesen aus. Hierdurch gelangt man auf dessen Startseite. Hat man die Startseite eines anderen Mitarbeitenden geöffnet und scrollt nach unten, wird dessen Planung angezeigt.
Achtung: Klickt man auf das Symbol „Planung“ in der Hauptleiste, während man sich auf der Startseite eines anderen Mitarbeitenden befindet, wird die eigene Planung angezeigt!
Generell verfügen alle Ressourcenobjekte (Kontakt, Ort, Betriebsmittel) über eine Planung. In Veranstaltungen ist die Planung über die gleichnamige Applikation erreichbar. Dadurch ist es möglich über die Belegung eines Ortes oder den nächsten Einsatz einer Honorarkraft, die entsprechende Planung schnell einzusehen.
1.6.1 Aufbau der Planung (Kalenderansicht)
Um von der Planung (Kalender) zum Anfang des Kalenders / der Startseite zu gelangen, kann der eingekreiste Pfeil oben rechts angeklickt werden.
(1) Jahresübersicht
Beim Öffnen der Planung wird im oberen Bereich das aktuell ausgewählte Kalenderjahr unterstrichen hervorgehoben. Links davon werden drei Vorjahre und rechts davon drei Folgejahre angezeigt.
(2) Monatsübersicht
Unter dem ausgewählten Jahr befindet sich die Monatsauswahl dieses Jahres. Der aktuell ausgewählte Monat ist auch hier unterstrichen hervorgehoben. Durch die Auswahl (Klick auf einen anderen Monat) wird die Darstellung im Bereich der Kalenderwochen dynamisch angepasst.
(3) Kalenderwoche
Links unter der Monatsübersicht wird die aktuelle Kalenderwoche blau markiert angezeigt.
Hinweis: Wählt man einen vergangenen Monat aus, wird immer die erste Woche dieses Monats eingeblendet. Unter der ersten Woche werden die Kalenderwochen bis zur aktuellen Kalenderwoche eingeblendet.
Durch Auswahl einer der angezeigten Kalenderwochen kann diese eingeblendet werden.
(4) Wochenübersicht
Unter der aktuellen Kalenderwoche wird die Wochenübersicht für die ausgewählte Kalenderwoche angezeigt. Der aktuelle Tag ist hierbei blau hervorgehoben. Sind schon Tage in der laufenden Woche Seite 14verstrichen, werden diese grau dargestellt. Beim Herunterscrollen werden die folgenden Wochenübersichten fortlaufend angezeigt. Durch Klick auf den eingekreisten Pfeil auf der rechten Seite der Planung kommt man wieder zur Ausgangsposition.
In der Planung (Kalender) werden alle im System hinterlegten Feiertage ohne Bundeslandzuweisung angezeigt. Feiertage mit Bundeslandzuweisung werden nur angezeigt, wenn der Arbeitsort des angemeldeten Benutzers im entsprechenden Bundesland liegt.
1.6.2 Aktionen in der Planung (Kalenderansicht)
Anklicken eines Termins oder einer Wiedervorlage
- Öffnet den dazugehörigen Vorgang, die Besprechung oder den Termin der Veranstaltung.
Klicken und Ziehen mit gedrückter linker Maustaste (freie Terminvergabe)
- Durch Klicken und Ziehen in der Kalenderansicht (mit gedrückter linker Maustaste) wird ein Termin erstellt und mit einem neuen Vorgang verknüpft. Der Termin steht dann im oben gelb markierten Bereich im Vorgang. Der aktuelle Benutzer wird im Vorgang als Bearbeiter eingetragen. Des Weiteren wird für den aktuellen Benutzer eine Terminvereinbarung im Termin hinterlegt.
- Erstellt man einen Termin im Kalender eines anderen Kontakts, wird ebenfalls ein Vorgang mit einem Termin erstellt. Der aktuelle Benutzer wird als Bearbeiter und der Kontakt, in dessen Planung man sich befindet, als Beteiligter hinzugefügt. Des Weiteren wird für beide eine Terminvereinbarung im Termin hinterlegt.
- Befindet man sich in der Planung eines Vorgangs, wird für diesen Vorgang ein Termin gesetzt.
- Ist man alleiniger Bearbeiter, wird die eigen Planung angezeigt und eine Terminvereinbarung zum Termin, für einen selbst erstellt.
- Hat man einen Vorgang geöffnet, in dem ein anderer Kontakt aktuell Bearbeiter ist, es aber keine weiteren Beteiligten gibt, wird dessen Planung angezeigt. Erstellt man nun einen Termin, wird eine Terminvereinbarung für diesen Kontakt erstellt.
- Ist man selbst Bearbeiter des Vorgangs und weitere Kontakte am Vorgang beteiligt, wird in der Planung die Spalte der gemeinsamen Planung sowie die Spalten aller Beteiligten nebeneinander angezeigt.
Ist ein Kürzel im Kontakt hinterlegt, wird statt des Namens das Kürzel des Kontakts in der Spalte angezeigt.
- Hier hat man jetzt folgende Möglichkeiten:
- Über die erste Spalte (1) (Planung für die Gruppe), kann ein Termin mit Terminvereinbarung für alle Beteiligten erstellt werden.
- Die Spalten rechts daneben (2) zeigen die Planung und Verfügbarkeiten der Beteiligten an. Diese Ansicht kann angepasst werden, indem Personen entfernt (direktes anklicken des Kontakts) oder hinzugefügt werden (Symbol „Kontakt hinzufügen“). Möchte man nur für eine Person einen Termin erstellen, kann derTermin in der jeweiligen Spalte durch Klicken und Ziehen erstellt werden. Ein Klick auf den Link „Meine Planung“ zeigt nur die Planung des aktuellen Benutzers an.
Einfacher Mausklick ohne ziehen (Wiedervorlage):
- Ein einfacher Mausklick in der eigenen Planung (Kalenderansicht) erstellt eine Wiedervorlage und einen neuen Vorgang, der damit verknüpft ist. Erstellt man eine Wiedervorlage in der Planung (Kalenderansicht) eines anderen Kontakts, ist man selbst wieder Bearbeiter des Vorgangs und der Kontakt Beteiligter am Vorgang. Der Vorgang muss ggf. weitergeleitet oder der Bearbeiter gewechselt werden.
- Befindet man sich in der Planung eines Vorgangs, wird für diesen Vorgang eine Wiedervorlage erstellt.
- Ist man selbst nur Bearbeiter und es sind keine weiteren Beteiligten vorhanden, wird die eigene Planung angezeigt.
- Hat man einen Vorgang geöffnet, in welchem ein anderer Kontakt der aktuelle Bearbeiter des Vorgangs ist, es aber aktuell keine weiteren Beteiligten gibt, wird dessen Planung angezeigt.
- Gibt es mehrere Beteiligte an dem geöffneten Vorgang, kann über die erste Spalte (Planung für die Gruppe) eine Wiedervorlage für alle Beteiligten erstellt werden.Möchte man nur für einen dieser Kontakte eine Wiedervorlage erstellen, kann dies durch einen einfachen Klick in der jeweiligen Spalte getan werden.
Die Spalten können angepasst werden, indem Kontakte entfernt (direktes anklicken des Kontakts) oder hinzugefügt werden (Symbol „Kontakt hinzufügen“). Ein Klick auf den Link „Meine Planung“ zeigt nur die Planung des aktuellen Benutzers an.