4 Auswertungssets prüfen und korrigieren

Ein anschließender Klick auf die Methode „Alle prüfen“ überprüft, ob alle Informationen die für die gewählte Auswertungsart relevant sind, vollständig sind und den Vorgaben der jeweiligen Statistik entsprechen (= plausibel sind).

Alle Auswertungssets werden als Liste angezeigt. Ein Klick auf den Link „Details“, neben dem Titel einer Veranstaltung, öffnet und schließt die Detailansicht, in der Daten kontrolliert und ggf. geändert werden können.

Der empfohlene Arbeitsablauf ist, alle nicht plausiblen Auswertungssets nacheinander zu öffnen und die angezeigten Fehler direkt in der Veranstaltung zu korrigieren.

Ein anschließender Klick auf „Rohwerte nochmals aus Veranstaltung übernehmen“ (unterhalb der Rohwerte in der rechten Spalte der Detailansicht) liest die Informationen aus einer Veranstaltung neu ein. Ein Klick auf „jetzt prüfen“ überprüft sie nochmals auf ihre Plausibilität.

Wurden viele Veranstaltungen nachbearbeitet, kann der Link „Rohwerte aktualisieren“ oberhalb der Auswertungssets verwendet werden, um alle Daten neu einzulesen.

Achtung: Manuelle Änderungen an den Auswertungssets gehen dadurch verloren. Es werden alle Daten aus den Veranstaltungen neu eingelesen und die vorhandenen ersetzt!

Sollte es in Einzelfällen nicht möglich sein, die Änderungen in einer Veranstaltung vorzunehmen, können auch die Rohdaten direkt bearbeitet werden (Link "Details", siehe oben).

Ändern der Teilnehmerzahl oder Veranstaltungsart

Werden Teilnehmerzahl oder Veranstaltungsart nachträglich bearbeitet (z. B. bei einer Veranstaltung mit Abendkasse, bei der keine Anmeldungen vorliegen), muss ggf. der Status „anrechenbar“ manuell auf "ja" gesetzt werden.

Eigenschaft "anrechenbar"

Beim BVV wird die Information ob eine Veranstaltung anrechenbar ist aus der Eigenschaft "anrechenbar" der Veranstaltungsart gezogen. Die Einstellung in der Veranstaltung selbst hat für den BVV keine Bedeutung.

Veranstaltungen die weniger als 3 Teilnehmer haben werden automatisch auf "nicht anrechenbar" gesetzt (Eigenschaft steht auf "nein").

4.1 Aktiv / nicht aktiv

Auswertungssets, die nicht in die Statistik einfließen, werden bei der Prüfung automatisch auf „nicht aktiv“ gestellt. Eine Begründung für die automatische Deaktivierung wird angezeigt, wenn ein Auswertungsset manuell auf „aktiv“ umgestellt wird (z. B. „Keine Teilnehmer vorhanden“).

Eine Veranstaltung wird als „nicht aktiv“ markiert, wenn sie …

nach Erstellung des Auswertungssets ausgefallen ist
keine Termine hat
keine Teilnehmer hat

Abgebrochene Veranstaltungen werden dann mit ausgewertet, wenn zum Zeitpunkt des Abbruchs Anmeldungen vorlagen.

4.2 Fehlermeldungen

Fehlermeldungen / Hinweise und mögliche Lösungen dazu:

Veranstaltung ausgefallen
Auswertungsset wird automatisch deaktiviert

BAMF Hauptveranstaltung
Auswertungsset wird automatisch deaktiviert

Veranstaltung in Phase Planung
Auswertungsset wird automatisch deaktiviert

Keine Teilnehmer vorhanden
Auswertungsset wird automatisch deaktiviert

Keine Veranstaltungsart vorhanden
Veranstaltungsart eintragen

Veranstaltungsart für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelle Veranstaltungsart austauschen.
Veranstaltungsart ändern

Veranstaltungsziel für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelles Veranstaltungsziel austauschen.
Veranstaltungsart ändern

Kooperation für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelle Kooperation austauschen.
Kooperation bearbeiten

Kooperation für aktuelles Fachgebiet nicht möglich. Gegen aktuelle Kooperation austauschen.
Fachgebiet ändern

Rohwerte nicht komplett vorhanden. Auswertungsset löschen und neu erstellen
Auswertungsset löschen und neu erstellen

Kursnummer fehlt
Titel in der Veranstaltung vergeben

Erster Termin der Veranstaltung liegt außerhalb des Auswertungzeitraums
Auswertungsset deaktivieren

Letzter Termin der Veranstaltung liegt außerhalb des gültigen Zeitraums
Auswertungsset deaktivieren

Veranstaltung hat keinen Starttermin
In der Veranstaltung ein Beginndatum angeben

Veranstaltung hat keinen Endtermin
In der Veranstaltung ein Enddatum angeben

Starttermin und Endtermin sind unterschiedlich. Maximale Anzahl der Tage in der Veranstaltungsart liegt aber bei eins
Veranstaltungsart anpassen

Minimale Anzahl der Veranstaltungstage unterschritten
Veranstaltungsart anpassen

Maximale Anzahl der Veranstaltungstage überschritten
Veranstaltungsart anpassen

Maximale Dauer pro Tag überschritten
Veranstaltungsart anpassen

Doppelstundenanzahl ist zu gering
Veranstaltungsart anpassen

Doppelstundenanzahl ist zu groß
Veranstaltungsart anpassen

Maximale Veranstaltungsdauer überschritten
Veranstaltungsart anpassen

Verweildauer angeben, obwohl Veranstaltungsart keine Verweildauer erlaubt ist
Verweildauer in Rohwerten entfernen

Teilnehmerzahlen der Altersgruppen stimmen nicht mit Gesamtteilnehmerzahl überein
Teilnahmen überprüfen

Minimale Teilnehmeranzahl nicht erreicht
Teilnahmen prüfen, ggf. Veranstaltungsart anpassen

Teilnehmerzahlen nach Geschlecht und Alter aufgeteilt ergeben nicht die minimale Teilnehmerzahl
Teilnahmen prüfen

Minimale Anzahl der Übernachtungen unterschritten
Anzahl Übernachtungen in den Rohwerten anpassen

Maximale Anzahl der Übernachtungen überschritten
Anzahl Übernachtungen in den Rohwerten anpassen

Veranstaltung steht auf "anrechenbar", hat aber nur x statt der geforderten 3 Teilnehmer.
auf nicht anrechenbar umstellen

Veranstaltung steht auf "anrechenbar", hat aber nur x statt der geforderten 3 erwachsenen Teilnehmer.
auf nicht anrechenbar umstellen

Veranstaltung steht auf "anrechenbar", die Veranstaltungsart x ist jedoch nicht anrechenbar
auf nicht anrechenbar umstellen

4.3 Verweildauer in Veranstaltungen

Die Verweildauer für Veranstaltungen kann in der Eigenschaft "Verweildauer" des jeweiligen Auswertungssets manuell eingetragen werden.

Sie muss für Auswertungen des BVV in so genannten „Schlüsselwerten“ hinterlegt werden. Ausgehend von der Verweildauer in Minuten, müssen folgende Werte eingetragen werden:

Dauer	Doppelstunden	Schlüsselwert
15 Minuten	1/6	1
30 Minuten	1/3	2
45 Minuten	1/2	3
60 Minuten	0,6	4
90 Minuten	1	5
120 Minuten	1,3	6
180 Minuten	2	7

Bei Veranstaltungsarten die eine Verweildauer zwingend vorschreiben, wird der Vorgabewert „2“ automatisch vorgegeben. Alle anderen Veranstaltungen erhalten standardmäßig den Wert „0“.

Abgleichen von Veranstaltungsdaten

Wir raten davon ab, Veranstaltungsreports zu verwenden, um die gemeldeten Statistik-Informationen mit den Veranstaltungen im System abzugleichen.

Veranstaltungsreports berücksichtigen nicht die Inhalte von Auswertungssets und sind daher nicht zum Abgleich geeignet.

Veranstaltugnsreports enthalten beispielsweise

Hauptveranstaltungen, die nicht gemeldet werden (bei BAMF z. B. werden nur die Module gemeldet, nicht aber die Hauptveranstaltungen)
Veranstaltungen ohne Teilnehmer, die nicht auf "ausgefallen" stehen
ausgefallene Veranstaltungen
Veranstaltungen, die sich in der Planungsphase befinden
Veranstaltungen die nach den Regelungen des Landesverbandes nicht mit in die Statistik aufgenommen werden (z. B. beim RLP Veranstaltungen ohne Unterrichtsstunden oder beim KEB nicht anrechenbare Veranstaltungen)
alle Unterrichtseinheiten, auch wenn eine Veranstaltung über den Jahreswechsel hinaus läuft und auf zwei Statistiken aufgeteilt wird