Statistik BVV
1 Veranstaltungen überprüfen / vorbereiten
1.1 In der Veranstaltung
In der Detailansicht einer Veranstaltung sind folgende Attribute Statistikrelevant:
- Alle Attribute in der Gruppe „Statistik“ (z. B. Programmbereich, Fachgebiet, Veranstaltungsart)
- Das Attribut „Szenario“ in der Gruppe „Methodik und Didaktik“
- Die Gesamtteilnehmerzahl (automatisch berechnet aus „aktuelle Teilnehmerzahl + Basisbelegung + abgebrochene Anmeldungen“)
- Bei Veranstaltungen ohne Anmeldungen (z. B. Vorträge mit Abendkasse) kann direkt in der Veranstaltung die „aktuelle Teilnehmerzahl“ eingetragen werden. Das Attribut „automatisch berechnen“ schaltet dadurch automatisch auf „nein“ um.
1.2 Attribut „Szenario“
- Präsenz
- Präsenz (mit digitalen Lernangeboten)
- Hybrid in Präsenz oder virtuell
- Hybrid in Präsenz oder virtuell (mit digitalen Lernangeboten)
- Hybrid in Präsenz und virtuell
- Hybrid in Präsenz und virtuell (mit digitalen Lernangeboten)
- Blended Learning
- Blended Learning (mit digitalen Lernangeboten)
- Online
- Online (mit digitalen Lernangeboten)
- E-Learning mit tutorieller Betreuung (mit digitalen Lernangeboten)
- E-Learning ohne tutorielle Betreuung
1.3 Report „Statistikangaben der Veranstaltung“ in der Klasse „Veranstaltung“
Dieser Report kann verwendet werden, um die meisten Statistikangaben übersichtlich angeordnet zu überprüfen und zu ändern.
- Über die Spalte „Beginnt am“ wird das gewünschte Statistikjahr oder der Zeitraum für die Statistik eingeschränkt (z. B. „2023“ für das gesamte Jahr oder „01.01.2023 – 31.06.2023“ für das erste Halbjahr).
- Um in einer Spalte nur Veranstaltungen anzuzeigen, bei denen nichts eingetragen wurde, kann der Filter „null“ verwendet werden. Dadurch ist es möglich, nur Veranstaltungen aufzulisten, bei denen eine Eingabe vergessen wurde.
- Die statistikrelevanten Felder sind im Report direkt bearbeitbar, es muss zur Korrektur, oder um etwas einzutragen, nicht die Detailansicht der jeweiligen Veranstaltung geöffnet werden.
- Die Angabe eines Szenarios ist für jede Veranstaltung verpflichtend für die BVV-Statistik
- Die Attribute "Fachgebiet" und "Veranstaltungsart" sind Pflichtangaben für die DVV Statistik. Als Hilfestellung kann das Attribut „Programmbereich“ verwendet werden. Wenn alle Informationen bereits bei der Veranstaltungsplanung eingetragen werden, ist die DVV Statistik mit wenigen Klicks erledigt.
- In 2018 wurden die Veranstaltungsarten des DVV überarbeitet. Steht hintr dem Namen einer Veranstaltungsart noch „bis 2017“, muss sie durch die passende, aktuelle Veranstaltungsart ausgetauscht werden.
- Die Attribute „Veranstaltungsziel“, „Zielgruppe“ und „Kooperation“ müssen nur dann ausgefüllt werden, wenn eine der Auswahlen auf die aktuelle Veranstaltung zutrifft.
1.4 Report „Pflege Geburtsangabe (Statistik BVV)“ in der Klasse „Anmeldung“
2 Auswertung erstellen
Die Attribute „Veranstaltungsziel“, „Zielgruppe“ und „Kooperation“ müssen nur dann ausgefüllt werden, wenn eine der Auswahlen auf die aktuelle Veranstaltung zutrifft.
- Name: Es empfiehlt sich, im Namen sowohl das Jahr als auch die Auswertungsart zu verwenden, um sie später identifizieren zu können (z. B. „2023 – BVV“)
- Auswertungsart: Bayerischer Volkshochschulverband e.V.
- Beginn- und Endedatum: Diese Angaben legen fest, welche Veranstaltungen in der Auswertung berücksichtigt werden. Ausschlaggebend für den BVV ist das Datum des ersten Termins einer Veranstaltung (Beispiel: für eine vollständige Statistik des Jahres 2023 ist das Beginndatum der 01.01.2023 und das Endedatum der 31.12.2023). Vorgabe des BVV ist, dass eine Auswertung immer für ein ganzes oder ein halbes Kalenderjahr erstellt werden soll.
3 Auswertungssets erstellen
4 Auswertungssets prüfen und korrigieren
4.1 Aktiv / nicht aktiv
- nach Erstellung des Auswertungssets ausgefallen ist
- keine Termine hat
- keine Teilnehmer hat
4.2 Fehlermeldungen
Fehlermeldungen / Hinweise und mögliche Lösungen dazu:
- Veranstaltung ausgefallen
- Auswertungsset wird automatisch deaktiviert
- BAMF Hauptveranstaltung
- Auswertungsset wird automatisch deaktiviert
- Veranstaltung in Phase Planung
- Auswertungsset wird automatisch deaktiviert
- Keine Teilnehmer vorhanden
- Auswertungsset wird automatisch deaktiviert
- Keine Veranstaltungsart vorhanden
- Veranstaltungsart pflegen (Veranstaltung und/oder Auswertungsset)
- Veranstaltungsart für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelle Veranstaltungsart austauschen.
- Veranstaltungsart pflegen (Veranstaltung und/oder Auswertungsset)
- Veranstaltungsziel für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelles Veranstaltungsziel austauschen.
- Veranstaltungsart pflegen (Veranstaltung und/oder Auswertungsset)
- Kooperation für aktuelle Statistik nicht möglich. Gegen aktuelle Kooperation austauschen.
- Kooperation pflegen (Veranstaltung und/oder Auswertungsset)
- Kooperation für aktuelles Fachgebiet nicht möglich. Gegen aktuelle Kooperation austauschen.
- Fachgebiet pflegen (Veranstaltung und/oder Auswertungsset)
- Rohwerte nicht komplett vorhanden. Auswertungsset löschen und neu erstellen
- Auswertungsset löschen und neu erstellen
- Kursnummer fehlt
- Titel in der Veranstaltung vergeben
- Erster Termin der Veranstaltung liegt außerhalb des Auswertungzeitraums
- Auswertungsset deaktivieren
- Letzter Termin der Veranstaltung liegt außerhalb des gültigen Zeitraums
- Auswertungsset deaktivieren
- Veranstaltung hat keinen Starttermin
- In der Veranstaltung ein Beginndatum angeben
- Veranstaltung hat keinen Endtermin
- In der Veranstaltung ein Enddatum angeben
- Starttermin und Endtermin sind unterschiedlich. Maximale Anzahl der Tage in der Veranstaltungsart liegt aber bei eins
- Veranstaltungsart anpassen
- Minimale Anzahl der Veranstaltungstage unterschritten
- Veranstaltungsart anpassen
- Maximale Anzahl der Veranstaltungstage überschritten
- Veranstaltungsart anpassen
- Maximale Dauer pro Tag überschritten
- Veranstaltungsart anpassen
- Doppelstundenanzahl ist zu gering
- Veranstaltungsart anpassen
- Doppelstundenanzahl ist zu groß
- Veranstaltungsart anpassen
- Maximale Veranstaltungsdauer überschritten
- Veranstaltungsart anpassen
- Verweildauer angeben, obwohl Veranstaltungsart keine Verweildauer erlaubt ist
- Verweildauer in Rohwerten entfernen
- Teilnehmerzahlen der Altersgruppen stimmen nicht mit Gesamtteilnehmerzahl überein
- Teilnahmen prüfen
- Minimale Teilnehmeranzahl nicht erreicht
- Teilnahmen prüfen, ggf. Veranstaltungsart anpassen
- Teilnehmerzahlen nach Geschlecht und Alter aufgeteilt ergeben nicht die minimale Teilnehmerzahl
- Teilnahmen prüfen
- Minimale Anzahl der Übernachtungen unterschritten
- Anzahl Übernachtungen in Rohwerten anpassen
- Maximale Anzahl der Übernachtungen überschritten
- Anzahl Übernachtungen in Rohwerten anpassen
- Veranstaltung steht auf "anrechenbar", hat aber nur x statt der geforderten 3 Teilnehmer.
- auf nicht anrechenbar umstellen
- Veranstaltung steht auf "anrechenbar", hat aber nur x statt der geforderten 3 erwachsenen Teilnehmer.
- auf nicht anrechenbar umstellen
- Veranstaltung steht auf "anrechenbar", die Veranstaltungsart x ist jedoch nicht anrechenbar
- auf nicht anrechenbar umstellen
4.3 Verweildauer in Veranstaltungen
Die Verweildauer muss für Auswertungen des BVV in so genannten „Schlüsselwerten“ hinterlegt werden. Ausgehend von der Verweildauer in Minuten, müssen folgende Werte eingetragen werden:
Dauer | Doppelstunden | Schlüsselwert |
15 Minuten | 1/6 | 1 |
30 Minuten | 1/3 | 2 |
45 Minuten | 1/2 | 3 |
60 Minuten | 0,6 | 4 |
90 Minuten | 1 | 5 |
120 Minuten | 1,3 | 6 |
180 Minuten | 2 | 7 |
5 Auswertungsdatei erstellen
5.1 Vortragende aus Einzelveranstaltungen
Der Report „BVV Vortrangende aus Einzelveranstaltungen“ (Klasse „Veranstaltung“) liefert Informationen, die im Erhebungsbogen, Blatt 1, unter „Vortragende aus Einzelveranstaltungen“ benötigt werden.
5.2 Ermäßigungen – personenbezogen
Der Report „BVV Ermäßigungen – personenbezogen“ (Klasse „Veranstaltung“) liefert Informationen, die im Erhebungsbogen, Blatt 3, unter „Anzahl der personenbezogenen Ermäßigungen“ benötigt werden.