1 Veranstaltungen überprüfen / vorbereiten

1.1 In der Veranstaltung

In der Detailansicht einer Veranstaltung sind folgende Attribute Statistikrelevant:

  • Alle Attribute in der Gruppe „Statistik“ (z. B. Programmbereich, Fachgebiet, Veranstaltungsart)
  • Das Attribut „Szenario“ in der Gruppe „Methodik und Didaktik“
  • Die Gesamtteilnehmerzahl (automatisch berechnet aus „aktuelle Teilnehmerzahl + Basisbelegung + abgebrochene Anmeldungen“)
  • Bei Veranstaltungen ohne Anmeldungen (z. B. Vorträge mit Abendkasse) kann direkt in der Veranstaltung die „aktuelle Teilnehmerzahl“ eingetragen werden. Das Attribut „automatisch berechnen“ schaltet dadurch automatisch auf „nein“ um.
Sonderfall „anrechenbar“: Beim BVV ergibt sich die Anrechnbarkeit aus dem Regelwerk für Veranstaltungen. Sie wird im Auswertungsset automatisch auf „ja“ gesetzt, wenn eine Mindestteilnehmerzahl von 3 erreicht ist. Der in einer Veranstaltung gesetzte Wert wird dabei ignoriert.
In Auswertungssets kann die automatisch gesetzte Anrechnbarkeit manuell überschrieben werden.

1.2 Attribut „Szenario“

Ab der Statistik für 2023 (Abgabe in 2024) muss bei allen Veranstaltungen angegeben werden, ob sie unter Verwendung von digitalen Lernangeboten durchgeführt wurden.
„Mit digitalen Lernangeboten“ bedeutet das in der Veranstaltung digitale Hilfsmittel zur Vermittlung der Informationen verwendet werden (z. B. Teilnehmer laden eine Vokabel-App herunter).

Die folgenden Szenarien stehen zur Auswahl:

  • Präsenz
  • Präsenz (mit digitalen Lernangeboten)
  • Hybrid in Präsenz oder virtuell
  • Hybrid in Präsenz oder virtuell (mit digitalen Lernangeboten)
  • Hybrid in Präsenz und virtuell
  • Hybrid in Präsenz und virtuell (mit digitalen Lernangeboten)
  • Blended Learning
  • Blended Learning (mit digitalen Lernangeboten)
  • Online
  • Online (mit digitalen Lernangeboten)
  • E-Learning mit tutorieller Betreuung (mit digitalen Lernangeboten)
  • E-Learning ohne tutorielle Betreuung

1.3 Report „Statistikangaben der Veranstaltung“ in der Klasse „Veranstaltung“

Dieser Report kann verwendet werden, um die meisten Statistikangaben übersichtlich angeordnet zu überprüfen und zu ändern.

  • Über die Spalte „Beginnt am“ wird das gewünschte Statistikjahr oder der Zeitraum für die Statistik eingeschränkt (z. B. „2023“ für das gesamte Jahr oder „01.01.2023 – 31.06.2023“ für das erste Halbjahr).
  • Um in einer Spalte nur Veranstaltungen anzuzeigen, bei denen nichts eingetragen wurde, kann der Filter „null“ verwendet werden. Dadurch ist es möglich, nur Veranstaltungen aufzulisten, bei denen eine Eingabe vergessen wurde.
  • Die statistikrelevanten Felder sind im Report direkt bearbeitbar, es muss zur Korrektur, oder um etwas einzutragen, nicht die Detailansicht der jeweiligen Veranstaltung geöffnet werden.
  • Die Angabe eines Szenarios ist für jede Veranstaltung verpflichtend für die BVV-Statistik
  • Die Attribute "Fachgebiet" und "Veranstaltungsart" sind Pflichtangaben für die DVV Statistik. Als Hilfestellung kann das Attribut „Programmbereich“ verwendet werden. Wenn alle Informationen bereits bei der Veranstaltungsplanung eingetragen werden, ist die DVV Statistik mit wenigen Klicks erledigt.
    • In 2018 wurden die Veranstaltungsarten des DVV überarbeitet. Steht hintr dem Namen einer Veranstaltungsart noch „bis 2017“, muss sie durch die passende, aktuelle Veranstaltungsart ausgetauscht werden.
    • Die Attribute „Veranstaltungsziel“, „Zielgruppe“ und „Kooperation“ müssen nur dann ausgefüllt werden, wenn eine der Auswahlen auf die aktuelle Veranstaltung zutrifft.

1.4 Report „Pflege Geburtsangabe (Statistik BVV)“ in der Klasse „Anmeldung“

Mit diesem Report können die Geburtsdaten der Teilnehmer überprüft und ggf. eingetragen werden (die Spalte „Geburtsdatum“ ist direkt im Report bearbeitbar). 
Das Geburtsdatum wird verwendet um das Alter eines Teilnehmers zum Zeitpunkt der Anmeldung zu berechnen. Daraus ergibt sich die Einordnung in Altergruppen der BVV-Statistik.

Für Veranstaltungen im Bereich „Familienbildung“ (Veranstaltungsart 38) muss das Geburtsdatums aller Teilnehmer für die Statistik des BVV erfasst werden.

Ist in Veranstaltungen, die nicht zur „Familienbildung“ gehören, kein Geburtsdatum in den Teilnehmerkontakten der Anmeldungen hinterlegt, gibt das System einen Hinweis aus. Da das Geburtsdatum hier keine Pflichtangabe ist, werden die Daten trotzdem als „plausibel“ markiert und können weiterverarbeitet werden.