2 Umgang mit Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit
2.1 Arbeitszeit
2.1.1 Starten und stoppen Arbeitszeitnachweis
Nach dem Einloggen kann jeder Mitarbeitende auf den oben rechts angezeigten Namen, bzw. das Bild (aktuellen Benutzer) klicken und kommt damit auf die Erweiterung „Mitarbeiter“.
- Hier kann dann die Arbeitszeit des aktuellen Tages gestartet und gestoppt werden, egal ob es sich um einen Regel-Arbeitstag handelt oder nicht. Es sind beliebig viele Zeitblöcke buchbar.
- Die Methode „Starte Arbeitszeit“ steht zur Verfügung, wenn keine Arbeitszeit läuft. Die Methode „Stoppe Arbeitszeit“ steht zur Verfügung, wenn aktuell eine Arbeitszeit läuft.
Hinweis: Durch das Schließen des Browsers oder das Abmelden vom System wird die Arbeitszeit NICHT gestoppt.
2.1.2 Nachträgliches Buchen von Arbeitszeitnachweisen
Einzelne Arbeitszeitnachweise können nachträglich manuell erstellt werden, wenn die Buchung am Arbeitstag selbst nicht möglich gewesen ist. Beispielsweise:
- Teilnahme an auswärtigen Veranstaltungen
- Schulbesuch (Auszubildende)
- Vorlesungszeiten (duale Studenten)
Gehen Sie hierzu in die Applikation „Arbeitstage“ in der Mitarbeitererweiterung des entsprechenden Kontaktes.
- Handelt es sich um einen regulären Arbeitstag:
- Gehen Sie in den entsprechenden Arbeitstag, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „erstelle Arbeitszeit“ und tragen Sie die Beginn- und die Endeuhrzeit ein.
- Wurde an diesem Tag eine Pause gemacht, klicken Sie unter dem aktuellen Arbeitszeitnachweis erneut auf „Erstelle Arbeitszeit“ und tragen Sie die weiteren Uhrzeiten ein. Durch Eingabe der Uhrzeiten bei Beginn und Ende des Arbeitszeitnachweisewerden die Arbeitszeitzeiten automatisch erfasst. Es können beliebig viele Arbeitszeitnachweise für einen Arbeitstag erstellt werden.
- Ist für den entsprechenden Tag kein „Standard“-Arbeitstag angelegt:
- Gehen Sie auf Ihren „Mitarbeiter“ und erstellen Sie über „Starte Arbeitszeit“ und „Stoppe Arbeitszeit“ die benötigten Arbeitszeitnachweise. (Also bei einer Pause zwei Arbeitszeitnachweise.)
- Passen Sie zunächst die Beginn- und Ende-Uhrzeit/en an. Anschließend können Sie das richtige Datum eintragen. (Sobald Sie das Datum angepasst haben, wird der Arbeitszeitnachweis in dem zum Datum zugehörigen Arbeitstag angezeigt und nicht mehr im aktuellen Arbeitstag aufgeführt, in dem Sie sich gerade befinden.)
2.1.3 Übersicht und Dokumentation von Arbeitszeitnachweisen
Über die Applikation „Arbeitszeitnachweis“ in der Erweiterung Mitarbeiter erhalten Sie die Übersicht aller Arbeitstage des entsprechenden Mitarbeitenden. Hier können Sie z. B. in der Spalte „Beginndatum“ nach einem Tag filtern. Um eine Zeit zu korrigieren, klicken Sie auf den entsprechenden „Arbeitszeitnachweis“ und passen Beginn- und/oder Endeuhrzeit wie benötigt an.
Um die dokumentierten Arbeitszeiten vom Mitarbeitenden bestätigen zu lassen können Sie in der Erweiterung Mitarbeiter auf die Applikation Dokumente klicken und die Dokumentenvorlage " Arbeitszeitübersicht des Vormonats (Muster) auswählen.
Alternativ können Sie im Report „Arbeitszeitnachweis“ in der Spalte Beginndatum nach einem Monat filtern und die Übersicht über „drucken“ als Dokument ausgeben.
Hinweis: Für Reinigungskräfte, die nur Ihre Arbeitszeiten über cmxOrganize buchen sollen, kann ein Zugang (2,-€ / mtl.) eingerichtet werden, der nur eine Buchung „Starte Arbeitszeit“ und „Stoppe Arbeitszeit“ zulässt.
2.1.4 Arbeitszeitkonto – Plus- und Minusstunden
Im laufenden Jahr angefallene Stunden, deren Ursprung nicht über cmxOrganize gebucht wurde, können im Arbeitszeitkonto bei „Anfangssaldo“ erfasst werden. Ab dem folgenden Jahr können Sie dann dort den „Arbeitszeitsaldo“ aus dem Arbeitszeitkonto des vorherigen Jahres eintragen (wird nicht automatisch übernommen).
2.1.5 Freizeitausgleich für Überstunden
Gewähren Sie Mitarbeitenden für geleistete Überstunden, einen Freizeitausgleich brauchen Sie nichts weiter tun. Da an diesem Tag keine Arbeitszeit gebucht wird, entstehen im entsprechenden Arbeitstag Minus-Stunden. Dieser negative Saldo, wird dann von den Plus-Stunden abgezogen.
Über die Nutzung des Vorgangssystems kann für diesen Zeitraum der Abwesenheit ein Vorgang erstellt werden. Durch die Vergabe eines Termins für diesen Vorgang, wird dann die Abwesenheit des Mitarbeitenden in der Planung dokumentiert.
2.1.6 Arbeitsjahr, -monat, -tage
• Diese Applikationen dienen zur Auswertung der Arbeitszeiten im Kontext der verschiedenen Zeiträume.
Hinweis: Die Arbeitswoche zeigt die Arbeitszeit einer bestimmten Kalenderwoche an, auch wenn diese monatsübergreifend ist.
2.2 Urlaub erstellen
Im Objekt „Urlaube“ kann für Mitarbeitende ein Urlaub erstellt werden. Klicken Sie hierzu auf „Urlaub erstellen“. Sobald im Urlaub ein Mitarbeiterkontakt eingetragen wird, wird dieser als Besitzer eingetragen. Wird der Urlaub direkt in der Erweiterung Mitarbeiter über die Applikation „Urlaube“ erstellt, ist automatisch der Kontakt des Mitarbeitenden als Besitzer in den Urlaub eingetragen.
- Art: Erholungs-, Bildungs- und Sonderurlaub
- beginnt am / endet am:
- Anzahl Tage: Die Anzahl der Urlaubstage, die geplant werden, können hier manuell eingetragen werden. Bitte beachten Sie dabei Feiertage und Tage für die keine Regelarbeitszeit angelegt wurde, dürfen nicht eingerechnet werden. Das System errechnet diese Urlaubstage nicht automatisch.
- Über die Statusvergaben können Sie Ihren Genehmigungsprozess abbilden. Hierzu empfiehlt es sich, dass im System implementierte Vorgangssystem nutzen.
- Statusangaben:
- In Vorbereitung: Der Mitarbeitende kann hiermit möglichen Urlaub planen und andere Mitarbeitende können nachschauen, ob hier bereits jemand ggf. Urlaub nehmen möchte.
- Beantragt: Der Mitarbeitende möchte den Urlaub definitiv und kann diesen über einen Vorgang an die verantwortliche Person übermitteln.
- Genehmigt: Die verantwortliche Person hat den Urlaubsantrag genehmigt. Mit dem Umstellen auf „genehmigt“ werden die zugehörigen Urlaubstage in der Planung des Mitarbeitenden als Urlaub angezeigt, und im Urlaubsanspruch von „Urlaub gesamt“ abgezogen.
- Nicht genehmigt: Die verantwortliche Person hat den Urlaubsantrag nicht genehmigt.
- Storniert: Der Mitarbeitender hat Urlaubswunsch zurückgezogen. Mit dem Umstellen auf „storniert“ werden die zugehörigen Urlaubstage aus der Planung des Mitarbeitenden als Urlaub gelöscht, und im Urlaubsanspruch zum „Urlaub gesamt“ wieder hinzugerechnet.
2.3 Krankmeldung erstellen
Meldet sich eine Person krank, gehen Sie in die entsprechende Erweiterung „Mitarbeiter“ und klicken Sie auf die Applikation „Krankmeldung“ und anschließend auf „Krankmeldung erstellen“.
- Mitarbeiter: Kontakt ist bereits verknüpft (oder wird manuell hinterlegt und dadurch als Besitzer in den Metadaten eingetragen)
- Art: Erstbescheinigung oder Folgebescheinigung (Leer lassen, wenn es bei einzelnen Krankentagen ohne Arztbesuch keine AU gibt.)
- Arbeitsunfähig seit: Erster Tag der Arbeitsunfähigkeit (Bei einer Folgebescheinigung tragen Sie bitte NICHT das Datum aus der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein, sondern den Arbeitstag, der auf das Datum folgt, das in der vorherigen Bescheinigung bei „Voraussichtlich arbeitsunfähig bis einschließlich“ eingetragen wurde. Das System erstellt sonst die Krankheitstage mehrfach.)
- Arbeitsunfähig bis (einschließlich): letzter Tag der Arbeitsunfähigkeit
- Anzahl der Tage: Wie bei Urlaub ist hier die Anzahl der Tage manuell einzutragen.
- Festgestellt: Datum der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit.
- Das System erstellt automatisch für die im angegebenen Zeitraum angefallenen, regulären Arbeitstage einen Krankheitstag.
- Fällt ein Krankheitstag auf einen Urlaubstag, wird der entsprechende Urlaubstag deaktiviert und der Urlaub um einen Tag verkürzt. War das der einzige Urlaubstag des Urlaubs, wird der Urlaub storniert.
- Die Sollarbeitstage werden in Krankheitsfällen mit den daraus resultierenden Minusstunden des MA verrechnet, so dass keine Minus stehen bleibt.
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Ja/nein auswählen (Informationsfeld)
- Die vorgelegte AU-Bescheinigung kann über „Medien“ in die Krankmeldung eingebunden werden (Text, Foto,Dokument)
2.3.1 Krankmeldung während eines Arbeitstages
Meldet sich ein Mitarbeitender im Laufe eines Arbeitstages krank, so können Sie auch für diesen Tag eine Krankmeldung erstellen. Die Beginn- und Endeuhrzeit dieses Krankentages wird automatisch berechnet.
- Sind Arbeitszeitnachweise für diesen Tag vorhanden, verwendet das System die Endeuhrzeit des letzten Arbeitszeitnachweises als Beginnuhrzeit für den Krankheitstag.
- Als Endeuhrzeit des Krankentages wird die Endeuhrzeit der Arbeitszeit verwendet.
2.3.2 Krankmeldung im Urlaub
Fällt eine Krankmeldung in einen Urlaub (Arbeitstag mit Urlaub), werden alle Urlaubstage deaktiviert und der Urlaub um die entsprechende Anzahl verkürzt. Waren das alle Urlaubstage des Urlaubs, wird der Urlaub storniert.
2.3.3 Arbeitsbeginn vor dem Ende Krankmeldung
Bei einer einvernehmlichen Arbeitsaufnahme während einer Krankmeldung wird das Ende der Krankmeldung auf den letzten Tag der tatsächlichen Abwesenheit durch Krankheit umgestellt. Damit werden die nicht genommen Krankentage deaktiviert und die Zeiten des Arbeitstages werden neu berechnet.
2.3.4 Vertretung bei Urlaub / Krankheit
Über die Rollen kann hinterlegt werden, wer wen im Fall von Urlaub / Krankheit vertritt. Hierbei kann "Vertretung" und "Vertretung (Ersatz)" angegeben werden können. Darüber wird definiert, wer im Urlaubs- oder Krankheitsfall die Vertretung übernimmt.
Im Report "Vertretung (mit Ersatz)" können alle Vertretungen eingesehen werden. In den Rollen des Kontaktes die Vertretungen des jeweiligen Kontaktes. Wird ein Urlaub genehmigt muss sich der MA darum kümmern, dass seine Vertretung Bescheid weiß und dann die Startseite prüft.
Bei Krankheit kann durch die Personalabteilung ein Vorgang erstellen und an die Vertretung (oder Ersatzvertretung) versenden. Wird die Vertretung während einer Urlaubs- oder Krankheitsvertretung krank, dann kann über Rollen geprüft werden, wer die Vertretung vertritt, und diese wird von der Personalabteilung informiert.
Sind beide Vertretungen krank/im Urlaub kann die Personalabteilung den Vorgang in die entsprechende Geschäftsstelle weiterleiten, damit sich von dort jemand kümmert.
2.4 Darstellung von Urlaub und Krankheit in der Planung
Sind die Rechte eingeschränkt, so kann nur der Besitzer und der Ersteller sehen, ob es sich bei dem Eintrag in der Planung um einen Urlaubs- (Palmensymbol) oder einen Krankentag (Symbol mit Stift und Kalender) handelt. Nicht berechtigte Nutzer sehen hier nur den Eintrag und den Hinweis „abwesend“, auch ist der Eintrag für nicht berechtigte Nutzer nicht anklickbar.