1 Allgemeine vorbereitende Arbeiten

1.1 Datenschutzkonformität – Rechte einschränken

Die datenschutzkonforme Nutzung dieser Funktionalität liegt in der Verantwortung des Auftraggebers. Die Rechte können vom Auftraggeber in Form eines speziellen Berechtigungssets selbst angelegt, oder nach Wunsch bei uns beauftragen werden.

Ein entsprechendes Berechtigungsset berechtigt dann zum "Lesen" und ggf. auch zum „Schreiben“ auf bestimmte Eigenschaften (Attribute) und / oder Objekte.

Hier eine kurze Ausführung zu den Rechten:

Sie können auf Ersteller, Besitzer oder Geschäftsstellenebene berechtigen. Im Falle der Arbeitszeitobjekte und Urlaube sind die Ersteller- und Besitzerebenen zu berechtigen.

Bitte stellen Sie daher sicher, dass die Person, die ein eingeschränktes Berechtigungsset hat, auch Besitzer der Datensätze ist, auf die sie Zugriff haben soll. Daher kommt auch die Anforderung, in den Metadaten des  Arbeitsvertrags den Kontakt der Person als Besitzer zu hinterlegen, auf die sich der Arbeitsvertrag bezieht und die mit dem Kontakt aus dem Arbeitsvertrag übereinstimmt. So werden alle abgeleiteten Arbeitszeiten etc. dieser Person als Besitzer zugewiesen und die Rechte entsprechend eingeschränkt. Analog verhält es sich bei den Krankmeldungen und den Krankheitstagen.

Bitte berücksichtigen Sie beim Urlaub (den der Mitarbeiter selbst erstellt), dass hier für die Mitarbeitenden mit eingeschränkten Rechten nur der Ersteller zu berechtigen ist.

Bitte prüfen Sie immer mit einem Testuser, ob die Rechte wie gewünscht eingeschränkt sind.

1.2 Empfohlene Applikationen (für jeden Benutzer)

  • Kontakt
    • Arbeitszeiten
    • Verfügbarkeiten
  • Erweiterung „Mitarbeiter“ (Kontakt)
    • Arbeitsverträge
    • Arbeitsjahr, -monat, -tage
    • Arbeitszeitnachweis
    • Arbeitszeitkonto
    • Urlausanspruch
    • Urlaub
    • Urlaubstag
    • Krankmeldung
    • Krankheitstag
    • Dokumente
  • Arbeitsvertrag
    • Arbeitszeiten
  • Arbeitsjahr
    • Arbeitsmonat
  • Arbeitsmonate
    • Arbeitstage

1.3 Stammdatenpflege Feiertage und Arbeitsort

Damit das System Krankheits- und Urlaubstage richtig erstellen kann müssen die Stammdaten im System gepflegt sein. Legen Sie Ihre Hauptgeschäftsstelle, sowie die Anschriften von Mitarbeitern, die aus dem Home-Office arbeiten als „Ort“ an. Hinterlegen Sie in allen Erweiterungen „Mitarbeiter“ bei „Arbeitsort“ den entsprechenden Ort. Bitte achten Sie darauf, dass in den zugehörigen Anschriften (Hauptgeschäftsstelle und Arbeitsort(e)) das entsprechende Bundesland hinterlegt ist.

Hinweis: Bundesweite Feiertage brauchen nur einmal und ohne Verknüpfung zu einem Bundesland angelegt werden. Bundeslandspezifische Feiertage müssen für jedes Bundesland einzeln angelegt, und mit dem entsprechenden Bundesland verknüpft werden.

1.4 Arbeitsvertrag anlegen

Das Objekt „Arbeitsverträge“ finden Sie am schnellsten über das zentrale Suchfeld (Suchen & Erstellen). Der angezeigte Report listet alle Arbeitsverträge. Klicken Sie oben in der Mitte auf die Methode „Arbeitsvertrag erstellen“. Hinweis: Für jeden Mitarbeitenden darf es nur einen Arbeitsvertrag geben, da über diesen die zugehörigen Arbeitstage generiert werden und es sonst zu Doppelungen kommt.

Verknüpfen Sie über die drei Punkte hinter „Kontakt“ die entsprechende Person und tragen Sie die zugehörigen Daten ein:

  •     Urlaubstage: Jahresurlaubstage
  •     Krankenkasse: Krankenkasse (optional) aktuell ein reines Textfeld
    • Hinweis: fällt hier weg und wird ersetzt durch Kontakt Krankenkasse in der Erweiterung Mitarbeiter
  • Sollarbeitszeit pro Woche: in Stunden (optional)
  • Sollarbeitszeit pro Monat: in Stunden (optional)
  • maximale Arbeitszeit pro Woche (optional)
  • maximale Arbeitszeit pro Monat (optional)
  • Maximale Überstunden (optional)
  • Maximale Minusstunden (optional)
  • Beginndatum Arbeitszeiterfassung (Zeitpunkt ab dem die Arbeitszeiten in  cmxOrganize hinterlegt werden sollen.)

Hinweis: In Abhängigkeit vom Beginndatum der Arbeitszeiterfassung und den Arbeitszeiten (siehe Punkt 1.6) erstellt das System die zugehörigen Arbeitstage inclusive Sollarbeitszeiten. Tragen Sie beim Beginndatum einen zurückliegenden Tag ein, muss in allen entstehenden Arbeitstagen die entsprechenden Arbeitszeiten eingetragen werden, da sonst Minusstunden entstehen.

Klicken Sie anschließend auf „Vertragsentwurf“, vergeben Sie einen Namen für den Vertrag (Beispiel: Arbeitsvertrag Maxi Mitarbeiter 40 Stunden), bei der Art wählen Sie „Arbeitsvertrag“ und klicken dann auf „Vertrag abschließen“ und bestätigen die Sicherheitsabfrage „Sind Sie sicher?“ mit . Damit wird der Vertrag auf „in Durchführung“ gestellt, bei „bestätigt durch Kontakt“ wird automatisch der aktuelle Benutzer eingetragen und bei „Bestätigt am“ ein Zeitstempel gesetzt.

1.5 Krankenkasse in der Erweiterung Mitarbeiter

  • Optionale Eigenschaft "Krankenkasse" "Mitarbeiter"
  • Sie können die Krankenkassen als Kontakte im System pflegen und in der Erweiterung Mitarbeiter bei „Krankenkasse“ den entprechenden Kontakt verknüpfen.

1.6  Arbeitszeiten anlegen

Gehen Sie aus dem Vertrag zurück in den Arbeitsvertrag, und gehen Sie hier auf die Applikation „Arbeitszeiten“ und klicken anschließend auf Arbeitszeit erstellen.

  • Kontakt: ist bereits verknüpft
  • Arbeitsvertrag: ist bereits verknüpft
  • Wochentag: für jeden Regelarbeitstag der Woche wird eine Arbeitszeit angelegt
  • Dauer: hier bitte die reine Arbeitszeit (ohne Pausenzeit) hinterlegen
  • Pausendauer: hier bitte die Gesamtdauer der Tages-Pausenzeit hinterlegen
  • Beginndatum / Endedatum: nur benötigt, wenn der Gültigkeitszeitraum der Arbeitszeit eingeschänkt werden soll (siehe Punkt 1.6.1)
  • Aktiv: Standardeinstellung ist „ja“
  • Gleitzeit - von / bis (optional)
  • Kernzeit - von / bis: hier bitte den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende eintragen (Pause eingeschlossen) – die Kernzeit wird benötigt, damit die Urlaubstage anzeigt werden

Haben Sie die Arbeitszeiten für den ersten Regel-Arbeitstag erstellt, können Sie diesen kopieren und brauchen dann nur noch die abweichenden Daten anpassen. Klicken Sie hierzu in dem bereits erstellten Arbeitstag auf den Header (damit werden die anwendbaren Methoden sichtbar) und dann auf „kopieren“. Sie werden direkt in die kopierte Arbeitszeit weitergeleitet (nur am Zeitstempel zu erkennen). Nun passen Sie den Wochentag und ggf. die Zeiten auf den nächsten Arbeitstag an. Kontakt und Arbeitsvertrag sind auch in der Kopie bereits verknüpft. Anschließend können Sie „Kopieren und Anpassen“ so lange wiederholen, bis alle Arbeitszeiten angelegt sind.

Für jeden Wochen-Arbeitstag, der über die Applikation „Arbeitszeiten“ gepflegt und mit dem entsprechenden Arbeitsvertrag verknüpft ist, werden die entsprechenden Arbeitstage für das laufende Jahr mit der Sollarbeitszeit erstellt, die durch die Dauer in den Arbeitszeiten definiert ist. Das System errechnet aus der Sollarbeitszeit und den gebuchten Arbeitszeitnachweisen einen täglichen Saldo.

1.6.1 Beginn- und Endedatum bei Änderung von Arbeitszeiten

Das Beginndatum und Endedatum wird bei der erstmaligen Anlage der Arbeitszeit nicht benötigt. 
Sollte sich die Arbeitszeit eines Mitarbeitenden im Laufe der Zeit ändern, können Sie vorgehen wie folgt:

  • Aktuelle Arbeitszeiten mit Endedatum versehen (nicht deaktivieren, sonst werden die Sollarbeitszeiten gelöscht)
  • Neue Arbeitszeit für den/die entsprechenden Wochentag/e erstellen und die folgenden Daten pflegen
    • Beginndatum (Endedatum bleibt leer)
    • Dauer
    • Pause
    • Kernarbeitszeit
  • Die entsprechenden Arbeitszeitobjekte werden mit Erstellung einer neuen Arbeitszeit geprüft. Alle ab dem Beginndatum der neuen Arbeitszeit liegenden Datensätze werden automatisch angepasst.

1.7 Arbeitszeitkonto

Das Arbeitszeitkonto (Applikation in der Erweiterung „Mitarbeiter“) bietet den Überblick über die Summen der Arbeitszeiten eines Arbeitsjahres und werden für jedes Jahr separat angelegt. Den Anfangssaldo jedes Arbeitszeitkontos tragen Sie bitte manuell eintragen, dieser werden aus dem Vorjahr nicht automatisch übernommen.

Bei einem unterjährigen Beginn der Arbeitszeiterfassung über cmxOrganize weist das Arbeitszeitkonto die Sollarbeitszeit aus, die sich über die angelegten Arbeitstage in Abhängigkeit vom Beginn-Datum der Arbeitszeiterfassung (siehe Arbeitsvertrag) errechnet.

  • Anfangssaldo: Saldo von Überzeiten/Minderzeiten aus dem Vorjahr (muss manuell eingetragen werden)
  • Ausbezahlte Arbeitszeit: Möglichkeit zur Dokumentation ausbezahlter Arbeitszeit (hier eingetragene Stunden werden vom "Arbeitszeit saldo" abgezogen)
  • Arbeitszeit: Soll-Arbeitszeit minus Ist-Arbeitszeit
  • Arbeitszeit: Anfangssaldo minus Soll-Arbeitszeit plus  Ist-Arbeitszeit minus ausbezahlter Arbeitszeit
  • Arbeitszeit gemäß Pausenregel (siehe Punkt 1.10.1)
  • Arbeitszeit saldo gemäß Pausenregel (siehe Punkt 1.10.1)

Für eine monatsaktuelle Auswertung gehen Sie ins Objekt „Arbeitsmonate“. Filtern Sie hier nach dem Kontakt, in der Spalte Monat nach den gewünschten Monaten (z.B. 1-2) und der Spalte "Jahr" nach dem gewünschten Jahr. Die unten angezeigte Summe ist der Arbeitszeit-Saldo der entsprechenden Monate. (Bitte beachten Sie, dass die Summe aus den auf der Seite angezeigten Datensätze gebildet wird. Bitte die Anzahl Zeilen pro Seite entsprechend erweitern.) Benötigen Sie auch die Zeiten aus dem Vorjahr, können Sie den Anfangssaldo des Arbeitszeitkontos manuell hinzurechnen.

Für eine tagesaktuelle Auswertung gehen Sie ins Objekt „Arbeitstage“. Filtern Sie hier nach dem Kontakt und der Spalte "Jahr" nach dem gewünschten Jahr, und geben im Datum den Filter „<heute“ ein. Die unten angezeigte Summe ist der Arbeitszeit-Saldo der entsprechenden Arbeitstage. (Auch hier bitte auf die Anzahl Zeilen pro Seite achten.)

Hinweis: Aus der Erweiterung „Mitarbeiter“ eines Mitarbeiterkontaktes kommen Sie über die Applikationen „Arbeitsmonat“ bzw. „Arbeitstage“ auf Reports, in denen der Mitarbeitende vorgefiltert ist.

1.8 Urlaubsanspruch

Gehen Sie zur Anlage des Urlaubsanspruchs in die Applikation Urlaubsanspruch in der Mitarbeitererweiterung des entsprechenden Kontaktes und klicken auf „Urlaubsanspruch erstellen“.

  • Mitarbeiter: ist bereits verknüpft
  • Jahr: Jahr des Urlaubsanspruchs
  • Art: Erholungs-, Bildungs- und Sonderurlaub
  • Resturlaub aus dem Vorjahr: optional (kann nur manuell gepflegt werden)
  • Urlaub gesamt: (Wochenarbeitstage beachten)
  • beantragter Urlaub / Urlaub in Vorbereitung / genehmigter Urlaub / Resturlaub
    • Hinweis: Wenn im Arbeitsvertrag der Urlaubsanspruch hinterlegt ist, errechnet sich der Resturlaub automatisch aus der Differenz zwischen „Urlaub gesamt“ und „genehmigter Urlaub“.

1.9 Verfügbarkeiten anlegen

In der Applikation Verfügbarkeiten (Kontakt) können Sie die Zeiträume eintragen, an denen der MA erreichbar ist, die entsprechenden Zeiträume in der Planung werden damit grün eingefärbt.

  • Name: (optional)
  • Ort: 
  • Ressource: ist bereits verknüpft
  • verfügbar für: ist bereits verknüpft
  • aktiv: Standardeinstellung ist „ja“
  • Wochentag: für jeden Regelarbeitstag der Woche wird eine Verfügbarkeit angelegt
  • Uhrzeit von: analog zur Kernzeit (Arbeitszeit)
  • Uhrzeit bis: analog zur Kernzeit (Arbeitszeit)
  • Beginndatum / Endedatum: nur benötigt, wenn der Gültigkeitszeitraum der Verfügbarkeit eingeschänkt werden soll (analog Punkt 1.6.1)

Hinweise:

  • Wie bei Arbeitszeiten (siehe Punkt 1.6) können Sie auch Verfügbarkeiten kopieren. Im Namen der Verfügbarkeit „(Kopie)“ entfernen und den Wochentag anpassen.
  • Verfügbarkeiten können auch für Orte angelegt werden

1.10 Pausenregelung und Monatsabschluss

1.10.1 Pausenregeln

Als Kontrollmöglichkeit für die Einhaltung der Pausenzeiten können im System „Pausenregeln“ hinterlegt werden. Gehen Sie hierzu auf das Objekt Pausenregeln, klicken Sie auf „Pausenregel erstellen“ und geben Sie die gewünschten Daten ein.

  • Arbeitszeit: geben Sie die Dauer der Arbeitszeit ein, ab der die Pause genommen werden muss.
  • Pausendauer: geben Sie die Zeit ein, die die Pause dauern muss.
  • Arbeitsvertrag: hier wird der Arbeitsvertrag verknüpft, für den die Pausenregel gelten soll

Sie können mehrere Pausenregeln hinterlegen, es wird immer die Regel der entsprechenden, geleisteten Arbeitszeit angewendet. (Z.B. ab 6 Stunden: 30 Minuten Pause, sobald die Arbeitszeit 9 Stunden erreicht: 45 Minuten Pause.)

Eine Pausendauer wird in den Arbeitstag automatisch eingetragen, sobald es in diesem Arbeitstag zwei Arbeitszeitnachweise gibt. Den ersten mit Beginn- und Endeuhrzeit und einen darauffolgende Arbeitszeitnachweis mit Beginnuhrzeit. Wird ein zweiter Arbeitsnachweis beendet und ein dritter gestartet, so entsteht eine zweite Pause. Es zählen nur Pausen ab einer Dauer von 15 Minuten, diese Pausen werden zu einer Gesamtpausendauer aufsummiert und eine mögliche Pausendifferenz im Arbeitstag automatisch berechnet.

Beispiel (Gesamtpausendauer 45 Minuten):

  1. Arbeitszeitnachweis08:00-12:00 Uhr
  2. Arbeitszeitnachweis12:30-15:00 Uhr = 1. Pause von 30 Minuten
  3. Arbeitszeitnachweis15:45-16:45 Uhr = 2. Pause von 15 Minuten

Die Eigenschaften „Arbeitszeit gemäß Pausenregel“ und „Arbeitszeit Differenz gemäß Pausenregel“ finden Sie im Arbeitstag, der Arbeitswoche, dem Arbeitsmonat, dem Arbeitsjahr und dem Arbeitszeitkonto (Differenz ist hier Saldo). Diese Eigenschaften haben die gleiche Funktionsweise wie „Arbeitszeit“ und „Differenz-Arbeitszeit“ mit dem Unterschied, dass die Differenz der Pause abgezogen wird, falls diese kleiner 0 ist, also nicht genug Pause gemacht wurde.

Hinweis:
Änderungen an der Pausenregel aktualisieren die Zeiten aller Arbeitstage des Arbeitsvertrags. Sollten sich Änderungen an Pausenregeln ergeben, die sich NICHT rückwirkend auf die Arbeitstage auswirken dürfen, so müssen die bisherigen Arbeitstage auf geprüft gestellt werden. Geprüfte Arbeitstage werden nicht angepasst.

1.11 vorbereitende Arbeiten zum Jahreswechsel

  • Arbeitszeitkonto für das Folgejahr erstellen
  • Urlaubsanspruch für das Folgejahr erstellen

Hinweis: Das System erstellt die Arbeitstage für ein Arbeitsjahr, sobald ein Arbeitszeitnachweis gestartet oder ein Urlaub für das entsprechende Jahr eingetragen wurde.

1.10.2 Monatsabschluss

Damit Sie einen Überblick bekommen und Arbeitszeiten nicht willkürlich und weit in die Vergangenheit geändert werden können, gibt es die Eigenschaft „geprüft“. Nach dem Umstellen von geprüft „nein“ auf „ja im Arbeitsmonat gilt dies für alle Arbeitszeitnachweise der zugehörigen Arbeitstage und damit deren Arbeitswochen. Wurden alle Arbeitsmonate eines Arbeitsjahres auf geprüft „ja“ gestellt, gilt dies auch für das zugehörige Jahr. Auch Feiertage / Urlaubstage / Krankentage können dann nicht mehr nachgetragen werden.

Falls ein Fehler aufgefallen ist, kann „geprüft“ wieder zurückgestellt werden. Beim Tag kann die Umstellung vorgenommen werden indem „geprüft“ von „ja“ auf „nein“ umgestellt wird. Damit wird die entsprechende Woche und der entsprechende Monat auf nein zurückgestellt. Anschließend kann die Zeit angepasst und wieder zurück auf geprüft „ja“ gestellt werden.

Wird ein übergeordnetes Arbeitszeitobjekt auf geprüft „ja“ gestellt, werden alle untergeordnete Arbeitszeitobjekte auch auf „ja“ gestellt. Beispiel: Arbeitsmonat geprüft „ja“ = alle Arbeitstage geprüft „ja“.