9 Funktionen für Honorarkräfte

9.1 Honorarkraft-Zugang zum Internetauftritt

9.1.1 Für neue Honorarkräfte

In jedem Kontakt, dem die Erweiterung „Honorarkraft“ zugewiesen ist, befindet sich oberhalb der Liste der Erweiterungen der Link „Zugang zum Internet“.

Nachdem hier eine E-Mailadresse eingetragen wird, besteht die Möglichkeit der Anmeldung im Internetauftritt.  Das Feld „Passwort“ sollte leer gelassen werden, da sich jede Honorarkraft über „Passwort vergessen / anfordern“ ein neues / eigenes Passwort einrichtet.

Achtung: Für den Zugang zum Internetauftritt darf jede E-Mailadresse nur einmal im System verwendet werden, es handelt sich hierbei um einen Benutzernamen, der eindeutig zugeordnet sein muß!

Es wird empfohlen, neuen Honorarkräften eine E-Mail zu schicken, in der erklärt wird, dass sie sich mit der E-Mailadresse und der Funktion „Passwort vergessen“ ein neues Passwort für den Zugriff erstellen und sich dann am Internetauftritt anmelden können um alle Honorarkraft-Funktionen zu nutzen.

9.1.2 Für vorhandene Honorarkräfte

Um den Honorarkraft-Zugang für vorhandene Honorarkräfte zu verwalten bzw. einzurichten, wird das folgende Vorgehen empfohlen:

  • Im Objekt "Honorarverträge" den Report "im Einsatz befindliche Honorarkräfte" (er listet alle Honorarkräfte auf, die einen aktiven Honorarvertrag mit Terminvereinbarungen in der Zukunft haben).
  • Hier über den Filter "null" in der Spalte "Benutzername/E-Mailadresse" alle Honorarkräfte auflisten, die noch keine E-Mailadresse unter "Zugang zum Internet" eingetragen haben.
  • Bei diesen Honorarkräften die im Kontakt hinterlegte E-Mailadresse eintragen
  • Anschließend alle Einträge der Spalte "Honorarkraft" markieren und über die Methode "Optionen -> Nachrichten senden" die Nachrichtenvorlage "Zugang zum internen Bereich unseres Internetauftritts" verschicken.

9.1.3 Übersicht

Zur einfachen Übersicht kann im Objekt "Honorarkräfte" der Report "Honorarkräfte mit Internetzugang" verwendet werden.
Hier werden alle Honorarkräfte aufgelistet, die eine E-Mailadresse hinterlegt haben. An der Spalte "Passwort erstellt am" lässt sich erkennen, ob und wann sie ein Passwort vergeben und so begonnen haben, den Zugang aktiv zu nutzen.

9.2 Persönliche Daten verwalten

Nach der Anmeldung im Internetauftritt können im Bereich „Mein Profil“ persönliche Daten angesehen und ergänzt bzw. geändert werden. Im Bereich „Mein Profil“ kann auch ein neues Passwort vergeben werden.

Meine Daten
In diesem Bereich sind die persönlichen Daten zu finden, die im System im Kontakt hinterlegt sind. Hier können die Attribute Anrede, Vorname, Name, Geburtsjahr und E-Mailadresse bearbeitet werden.

Passwort
In diesem Bereich kann das aktuelle Login-Passwort geändert werden. Hier ist auch vermerkt, wann das Passwort zum letzten Mal geändert wurde.
 
Adresse
In diesem Bereich können Daten zur Adresse abgerufen und geändert werden (Link „ändern“). Sind im System mehrere Adressen gespeichert, wird die als „wichtig“ markierte Adresse angezeigt.

Telefonnummer
In diesem Bereich können Daten zur Telefonnummer abgerufen und geändert werden (Link „ändern“). Angezeigt wird hier die aktuelle Telefonnummer. Sind mehrere Telefonnummern gespeichert, wird die als „wichtig“ markierte angezeigt.

Wichtig ist hier, bei Mobiltelefonnummern als „Art -> mobil“ auszuwählen, da nur dann SMS verschickt werden können.

Bankverbindung
In diesem Bereich wird die sanitarisierte (= teilanonymisierte) Bankverbindung angezeigt und kann geändert werden (Link „ändern“). Gibt es mehrere Bankverbindungen, wird die aktuell als „wichtig“ markierte angezeigt und verwendet.

Meine Channels
Sind Channels angelegt, auf die Zugriff besteht, werden sie unter dieser Überschrift angezeigt.

9.3 Meine Verträge

In diesem Bereich können alle vorhandenen Vertragsdokumente angesehen und (in der Detailansicht über einen blauen Link am Seitenende) als PDF-Datei heruntergeladen werden.

Der Link „Meine Verträge“ ist nur sichtbar, wenn Verträge für den Benutzer angelegt sind, in denen sich in der Applikation „Dokumente“ ein oder mehrere Dokumente befinden.

9.4 Teilnehmende Anmelden

Siehe Applikation „Weiteren Teilnehmer anmelden“

9.5 Anwesenheitslisten führen

In den einzelnen Terminen jeder Veranstaltung ist es möglich, eine digitale Anwesenheitsliste zu führen. Nach öffnen des Termins sehen Honorarkräfte eine Liste aller angemeldeten Teilnehmenden und das System geht davon aus, dass diese alle erschienen sind – wenn also die Klasse vollständig ist, muss nichts getan werden.

Virtuell Teilnehmende
Nimmt eine Person nicht in Präsenz teil, sondern über das Internet, kann das durch einen Klick auf das Wort „Präsenz“ unter dem Teilnehmernamen registriert werden. Die Anzeige springt dann um auf „virtuell“.

Nicht erschienene Teilnehmende
Erscheint ein Teilnehmer nicht zu dem Termin, genügt ein Klick auf den Namen um den Status auf „nicht teilgenommen“ zu schalten – in der darunter eingeblendeten roten Zeile kann zwischen „entschuldigt“ und „nicht entschuldigt“ gewählt werden.

Zu spät kommende und früher gehende Teilnehmende
Durch einen Klick auf die drei senkrecht angeordneten Punkte öffnet sich das Uhrzeitenmenü, in dem eingetragen werden kann, wann Teilnehmende erschienen sind und wann sie die Veranstaltung verlassen haben. 
Eine sorgfältige Pflege dieser Daten ist wichtig für die Berechnung der prozentualen Teilnahme an der Gesamtveranstaltung (z. B. bei geförderten Gesundheitskursen oder für die Erstellung von Teilnahmezertifikaten).

Mitarbeiter finden die Teilnehmerliste einer Veranstaltung innerhalb der Applikation „Anmeldungen“. Hier kann der Report „Teilnahmen verwalten“ eingefügt werden.

9.6 Dokumente mit Honorarkräften teilen

Um Honorarkräften im Internetauftritt Dokumente zur Verfügung zu stellen, gibt es folgende Möglichkeiten:

Hochladen in einen Channel
Wie im Abschnitt „Channel“ des Kapitels „Inhalte“ beschrieben kann ein Channel erstellt werden, entweder für alle Honorarkräfte oder für eine einzelne Person oder Gruppe.

Inhalte in Veranstaltungen
Über die Applikation „Inhalte“ können in jeder Veranstaltung Dokumente (z. B. PDF-Dateien) abgelegt und den Honorarkräften zum Download angeboten werden. 
Wichtig ist hier, den Zugriff über Berechtigungen einzuschränken (Rolle: Honorarkraft), damit die Dokumente nur Honorarkräften zur Verfügung stehen, die zu dieser Veranstaltung einen Bezug haben. Infos zu den Berechtigungen befinden sich in Abschnitt 3.11.

Werden keine Berechtigungen gesetzt, können alle Besucher der Internetseite die Dateien sehen. Das kann zum Beispiel verwendet werden um bei Ausflügen eine Broschüre als PDF-Datei zur Verfügung zu stellen oder eine Speisekarte bei Veranstaltungen mit Verpflegung.

9.7 Abgeschlossene Veranstaltungen

Eine Übersicht über alle abgeschlossenen Veranstaltungen finden Honorarkräfte unter dem Link „Beendete Veranstaltungen“.

9.8 „Mein Finanzüberblick“

Der Link „Mein Finanzüberblick“ listet Honorarkräften alle ausstehenden Honorarzahlungen und Informationen darüber, auf welches Bankkonto die einzelnen Zahlungen erfolgen werden auf.

9.9 Meine Channels

Unter dieser Überschrift sind alle Channels (siehe Abschnitt „Channels“ im Kapitel „Inhalte) aufgelistet, auf die Honorarkräfte Zugriff haben.

9.10 Veranstaltungen vorschlagen

Honorarkräfte haben die Möglichkeit, im Bereich „Meine Veranstaltungen“ neue Veranstaltungen vorzuschlagen. Sie klicken dazu auf den Link “Neue Veranstaltung vorschlagen” und geben einen aussagekräftigen Titel ein. Über die Schaltfläche „Veranstaltung vorschlagen” wird der Vorschlag dann eingereicht.

Veranstaltungsvorschläge können in der Applikation „Produktentwicklung“ veröffentlicht werden, indem das Attribut „publizierbar“ manuell auf „ja“ gesetzt wird.

9.11 Meine Veranstaltungen

Siehe Abschnitt „Meine Veranstaltungen“ im Kapitel „Applikationen“