Eigenschaften (Anmeldungen)

Eigenschaften
Über die Eigenschaften können Informationen zum Teilnehmer und dessen Terminen, aber auch Abrechnungsdaten, eingesehen werden. Folgende Eigenschaften gibt es bei einer Anmeldung:

Eigenschaft	Bedeutung	Auswirkung
Veranstaltung	An dieser Veranstaltung nimmt der Teilnehmer teil.
Teilnehmer	Kontakt, der an der Veranstaltung teilnimmt.
Auftraggeber	Hier wird der Kontakt eingetragen, der den Vertrag über die Anmeldung abschließt.	Der Auftraggeber ist standardmäßig derjenige, der für die Veranstaltungsgebühr aufkommt.
Anmeldeart	Hier kann hinterlegt werden, wie sich der Teilnehmer angemeldet hat. Bei Anmeldungen über den Internetauftritt wird dieses Feld automatisch mit "Internet" gefüllt.	Ermöglicht statistische Auswertung zum Anteil der unterschiedlichen Anmeldearten.
Kursleiterinfo	Über dieses Feld kann zu der aktuellen Anmeldung eine Information für den Kursleiter hinterlegt werden.	Wird z. B. in der Teilnehmerliste mit ausgegeben.
Mitteilung	Gibt es im Internetauftritt ein Mitteilungsfeld zu der Veranstaltung, so wird die Mitteilung in diesem Feld gespeichert.	Kann für die Abfrage von Zusatzinformationen genutzt werden. Ob das Mitteilungsfeld bei einer Internetanmeldung ersichtlich ist, stellen Sie in der jeweiligen Veranstaltung ein.
Altersgruppe	Hier kann eine Altersgruppe eingetragen werden. Ist im Kontakt des Teilnehmers beim Geburtsdatum mind. das Geburtsjahr hinterlegt, errechnet das System die Altersgruppe.	Kann für eigene Auswertungen genutzt werden bzw. wird in der Statistik vieler Verbände genutzt.
Hinweis	Hinweis zu dieser speziellen Anmeldung z.B. "Herr XY hat noch nicht gezahlt"	Wird in jedem Report mit angezeigt.
Warnhinwies	Wichtiger Hinweis zur Anmeldung, welcher mit "Achtung" bei der Anmeldung in Reports dargestellt wird.	Bildet den Vorgabewert für alle Kontoeinträge in der Applikation Finanzen.
Anmeldedatum	Datum der Erstellung der Anmeldung, eine individuelle Anpassung ist möglich Bsp.: Einwurf am Friday und Bearbeitung am Monday. Die Reihenfolge der Warteliste ist dem Datum nach sortiert.
Text	Möglichkeit weitere vertragliche Inhalte einer Anmeldung zu erfassen.	Um gedruckt zu werden, muss ein entsprechender Platzhalter in dem gewünschten Dokument ergänzt werden.

Folgende Anmeldearten stehen zur Verfügung:

„E-Mail“
Anmeldung ist per E-Mail eingegangen.
„Fax“
Anmeldung ist per Fax eingegangen.
„Telefon“
Telefonische Anmeldung
„Brief“
Anmeldung ist per Post oder per Liste z.B. Weitermeldeliste eingegangen.
„persönlich“
Der Teilnehmer hat sich persönlich angemeldet.
„Ummeldung“
Die Anmeldung ist aus einer Ummeldung entstanden.
„unangemeldet erschienen“
Der Teilnehmer iat unangemeldet zur Veranstaltung erschienen.

Status

Eigenschaft	Bedeutung	Auswirkung
Status	Zeigt den Status der Anmeldung an. Wurde der Status geändert, kann man sich den Verlauf der Änderungen über den Link "Verlauf anzeigen" auflisten lassen.	Wirkt sich je nach Status auf die offenen Kontoeinträge bei den Finanzen aus.
bestätigt durch Auftraggeber	Vertragsbestätigung durch den Auftraggeber. Das Feld ist standardmäßig auf "ja" gesetzt und muss normal nicht bearbeitet werden.
bestätigt durch Auftragnehmer	Internetanmeldungen sind hier erst einmal unbestätigt. Diese werden über die Applikation "Anmeldungen" auf der Startseite kontrolliert und bestätigt. Von Mitarbeitern direkt eingegebene Anmeldungen stehen hier standardmäßig auf "ja" und müssen nicht extra bestätigt werden.
weitermelden	Das Feld kann genutzt werden, um Weitermeldungen im laufenden Programm gleich für das nächste Programm zu markieren. Dieser Schritt ist nicht zwingend notwendig.	Erzeugt eine Vorauswahl der weiterzumeldenden Anmeldungen.
weitergemeldet	Handelt es sich bei der Anmeldung um eine Weitermeldung, setzt man diese Eigenschaft auf "ja".
umgemeldet nach	Wird ein Teilnehmer über die Methode "ummelden" in der Applikation "Methoden" oder durch den Statuswechsel "umgemeldet durch..." in eine andere Veranstaltung umgemeldet, so wird die neue Anmeldung hier automatisch verbunden.
Teilnahme in Prozent	Die Teilnahme in Prozent wird aus den in der Applikation "Terminvereinbarungen" als "hat teilgenommen" markierten Terminen automatisch berechnet.	Der Wert kann in Dokumenten ausgelesen werden (z. B. bei Teilnahmebestätigungen).

Folgende „Status“ stehen zur Verfügung:

„abgebrochen durch Kunde“
(nach Kursbeginn)
Die Teilnahme an der Veranstaltung wurde durch den Kunden z.B. wegen Krankheit abgebrochen. Die Kontoeinträge bleiben unverändert. Teilzahlungen werden über den Link „Ermäßigung erstellen“ erstellt.
„abgebrochen durch... (Kürzel der Geschäftsstelle)“
(nach Kursbeginn)
Die Teilnahme an der Veranstaltung wurde durch die Organisation z.B. wegen Krankheit des Dozenten abgebrochen. Die Kontoeinträge bleiben unverändert. Teilzahlungen werden über den Link „Ermäßigung erstellen“ erstellt. (Honoraranpassungen im „Honorarvertrag“ über den Link „Minderung/Abzug erstellen“.)
Wird der Status einer Veranstaltung auf „abgebrochen“ gestellt, erhalten alle Anmeldungen diesen Status.
„Anmeldung“
Der Teilnehmer hat die Veranstaltung regulär besucht.
„Interessent“
Eine Person, die über den Internetauftritt einen Kurswunsch eingereicht hat.
Ein Kunde, der sich für die Veranstaltung interessiert, sich jedoch noch nicht verbindlich anmelden will, aber ggf. Informationen erhalten soll.
Eine Person, die von der Warteliste hätte nachrücken können, aber nicht nachrücken möchte/kann. Nur so ist gewährleistet, dass keine Wartelistenanmeldungen die Anmeldung über das Internet auf freie Plätze blockieren.
„Platzreservierung“
Ein Kunde der noch nicht weiß, ob er tatsächlich teilnehmen kann. Sollte der Kunden nicht teilnehmen können, kann auch dieser auf Interessent umgestellt werden.
„storniert durch Kunde“
(vor Kursbeginn)
Der Kunde tritt von der Anmeldung zurück. Ggf. fallen Stornogebühren an.
„storniert durch ... (Kürzel der Geschäftsstelle)“
(vor Kursbeginn)
Der Rücktritt dieser Anmeldung ist von der Organisation veranlasst.
Wird der Status einer Veranstaltung auf „ausgefallen“ gesetzt, erhalten alle Anmeldungen diesen Status.
„umgemeldet durch Kunde“
Der Kunde entschied sich für eine andere Veranstaltung und ließ sich ummelden. Ggf. fallen Ummeldegebühren an.
„umgemeldet durch ... (Kürzel der Geschäftsstelle)“
Die Organisation veranlasste die Ummeldung des Teilnehmers.
„Warteliste“
Der Kunde steht auf der Warteliste dieser Veranstaltung. Sollte der Kunden nicht nachrücken können, muss die Anmeldung von Warteliste auf Interessent umgestellt werden, um die Anmeldung über das Internet für freie Plätze nicht zu blockieren.

Sonstiges

Eigenschaft	Bedeutung	Auswirkung
Auftragnehmer	Hier wird automatisch die Hauptgeschäftsstelle eingefügt, die den Anmeldungsvertrag als Auftrag annimmt.
Serienanmeldung	Bei Anmeldungen, die über eine Serienanmeldung erstellt wurden, wird hier automatisch die Serienanmeldung eingetragen, über die die Anmeldung erstellt wurde.

Abrechnungsstatus

Eigenschaft	Bedeutung	Auswirkung
offener Betrag	Summe der offenen Beträge	Wirkt sich auf die dazu erstellten Abrechnungsreports und Dokumente aus.
offener Betrag Auftraggeber	Summe der offenen Beträge des Auftraggebers	Wirkt sich auf die dazu erstellten Abrechnungsreports und Dokumente aus.
abgerechneter Betrag	Summe der abgerechneten Beträge	Wirkt sich auf die dazu erstellten Abrechnungsreports und Dokumente aus.
Gesamtbetrag	Summe der offenen und abgerechneten Beträge	Wirkt sich auf die dazu erstellten Abrechnungsreports und Dokumente aus.

Finanzen

Eigenschaft	Bedeutung	Auswirkung
abrechnen	Hierüber können die Anmeldungen markiert werden, die abgerechnet werden sollen.	Wirkt sich auf die dazu erstellten Abrechnungsreports aus.
Bankverbindung	Gibt es beim Auftraggeber eine Bankverbindung, so wird diese automatisch als Bankverbindung bei der Anmeldung hinterlegt. ACHTUNG: Muss man die Bankverbindung zu einem späteren Zeitpunkt bei einem Kontakt erst noch anlegen, so muss man diese hier von Hand nachtragen!	Von dieser Bankverbindung wird bei der Zahlungsart "Lastschrift" der offene Betrag eingezogen.
Zahlungsart	Hier wird die vom Auftraggeber gewünschte Zahlungsart hinterlegt.	Bildet den Vorgabewert für alle Kontoeinträge in der Applikation "Finanzen".
Belegnummer	Die Belegnummer wird automatisch eingesetzt, wenn ein Rechnungsdokument mit Nummernkreis erstellt wird.
Zahlbar per Rechnung	Hier kann hinterlegt werden, ob der Auftraggeber eine Rechnung für die Anmeldung haben möchte.
Rechnung gestellt	Hier kann hinterlegt werden, ob der Auftraggeber für die Anmeldung bereits eine Rechnung bekommen hat.

Wichtige Applikationen in der linken Spalte (Anmeldungen)

Die Eigenschaften der Anmeldung enthalten die Daten der Anmeldung selbst. Mit jeder Anmeldung sind im cmxOrganize noch weitere Objekte verknüpft. Diese enthalten ebenfalls Daten. Diese zusätzlichen Daten können über die Applikationen in der linken Spalte angezeigt werden. Die wichtigsten Applikationen sind hier:

• „Terminvereinbarungen“
• „Preise“
• „Rabatte“
• „Dokumente“

„Teilnehmer-Informationen“

Durch Anklicken des „+“ vor dem Namen des Kontakts wird die „Teilnehmer-Information“ eingeblendet. Hier werden die wichtigsten Daten eines Kontakts angezeigt.
Ebenso kann mit dem Link „Teilnehmer entfernen“ der Teilnehmer in dieser Anmeldung gelöscht werden.
Der Teilnehmer kann gewechselt werden, indem entweder in das Eingabefeld unter der Überschrift „Teilnehmer wechseln“ Teile des Namens eingegeben, mit Enter bestätigt und in der dann erscheinenden Auswahl ein bestehender Kontakt angeklickt wird oder durch Klick auf den Link „Kontakt erstellen“ ein neuer Kontakt erstellt und eingefügt wird.

Fehlende Daten in der Teilnehmer-Information

Fehlen in der Teilnehmer-Information gewünschte Daten wie in dieser Beispielabbildung z.B. die E-Mailadresse, die im Kontakt vorhanden sind, dann überprüfen Sie bitte, ob diese Daten auf „aktiv: ja“ stehen. Inaktive Daten werden in der Teilnehmer-Information nicht angezeigt.

Gleiches gilt ebenso auch für die „Auftraggeber-Informationen“.